Legalisatie en verificatie van buitenlandse bewijsstukken betreffende de staat van personen

Als hoofdregel geldt dat de herkomst van een buitenlands stuk betreffende de staat van een persoon dient te worden gecontroleerd door middel van legalisatie. Dat geldt, behoudens de hierna te noemen uitzonderingen, ongeacht het land waar het stuk is opgemaakt. Het geldt voorts zowel voor Nederlanders als voor vreemdelingen. Het desbetreffende stuk dient in het land van herkomst te worden gelegaliseerd door de daartoe bevoegde autoriteiten die boven de afgevende instantie staan. In de meeste gevallen zal dat het Ministerie van Buitenlandse Zaken van dat land zijn. Vervolgens dient het stuk te worden gelegaliseerd door de voor dat land bevoegde Nederlandse diplomatieke of consulaire vertegenwoordiging. Benadrukt zij dat het voor de zorgvuldigheid van de te verrichten controles van belang is dat de Nederlandse vertegenwoordiging in het buitenland het stuk als laatste instantie legaliseert.

• 2.1 Aan het legalisatievereiste hoeft niet te worden voldaan als het gaat om stukken die vallen onder een verdrag dat voorziet in vrijstelling of afschaffing van legalisatie en die afkomstig zijn uit een land dat partij is bij het desbetreffende verdrag. Te dien einde gaan hierbij als bijlagen een tot 10 januari 2000 geactualiseerd overzicht van de legalisatieverdragen, met vermelding van de landen die bij het desbetreffende verdrag zijn aangesloten, een verkort overzicht van de legalisatieverdragen, alsmede een landeninformatielijst .

• 2.2 Tevens zijn van legalisatie vrijgesteld afschriften en uittreksels van akten van de burgerlijke stand die zijn opgemaakt en afgegeven in Indonesië, Nieuw-Guinea en Suriname vóórdat deze landen op 27 december 1949, 1 oktober 1962 resp. 25 november 1975 de onafhankelijkheid verkregen.

  vóór de voormelde data aldaar opgemaakte en afgegeven akten kunnen immers worden beschouwd als akten die gelijkgesteld zijn aan de toentertijd in Nederland opgemaakte akten.

  Ten aanzien van de in Nieuw-Guinea opgemaakte akten zij verwezen naar de Officiële Mededeling nr. 2/1997 van de Commissie van advies voor de zaken betreffende de burgerlijke staat en de nationaliteit.

  Voor de goede orde zij benadrukt dat alle afschriften en uittreksels van akten van de burgerlijke stand die na de voormelde data in Indonesië, Nieuw-Guinea en Suriname zijn afgegeven, in principe aan legalisatie onderworpen zijn. Dat geldt dus ook voor afschriften en uittreksels van akten die vóór de onafhankelijkheid zijn opgemaakt. Zie verder onder 2.3.

• 2.3 Er is verder aanleiding om uit het buitenland afkomstige stukken die worden overgelegd door personen die in Nederland woonachtig zijn, vrij te stellen van legalisatie, indien de betrokkene met betrekking tot hetzelfde rechtsfeit reeds eerder een gelegaliseerd stuk heeft overgelegd en het desbetreffende gelegaliseerde stuk de basis heeft gevormd voor het opmaken van een akte van de burgerlijke stand in Nederland of voor de opname van gegevens over de desbetreffende persoon in de gba.

  Het later overgelegde niet-gelegaliseerde stuk dient inhoudelijk overeen te stemmen met de op grond van het eerder overgelegde gelegaliseerde stuk in de akte of in de gba opgenomen gegevens. Tevens dient vastgesteld te worden dat het latere stuk overeenstemt met het gelegaliseerde stuk zelf.

  De toetsing kan geschieden door vergelijking van het niet-gelegaliseerde stuk met de kopie die van het gelegaliseerde stuk is gemaakt.

  Indien er geen toetsing kan plaatsvinden omdat de kopie van het gelegaliseerde stuk, overeenkomstig de daarvoor geldende regelgeving, inmiddels vernietigd is, dient de betrokkene aan te tonen dat hij reeds een gelegaliseerd stuk heeft overgelegd waarvan de inhoud overeenstemt met die van het niet-gelegaliseerde stuk. Wanneer hij daartoe niet in staat is, dient legalisatie plaats te vinden.

  Het maakt hierbij niet uit of de desbetreffende persoon de Nederlandse nationaliteit bezit of een andere nationaliteit.

  Indien de gegevens van de later overgelegde stukken niet overeenstemmen met de gegevens die op grond van de eerder overgelegde stukken zijn opgenomen, dient tevens legalisatie plaats te vinden.

  In dat geval zal zonodig ook om verificatie van de inhoud van het later overgelegde stuk worden verzocht.

• 2.4 Voorts is er aanleiding om een vreemdeling behorende tot een van de hierna onder a, b, c of d genoemde categorieën vrij te stellen van het legalisatievereiste, indien de betrokkene bezwaar maakt tegen legalisatie.

  De reden hiervoor is dat het in deze gevallen onverantwoord is de betrokkene te verplichten contact op te nemen met de autoriteiten van het land van herkomst. Indien er twijfel bestaat omtrent de vraag of de betrokkene behoort tot een van de hierna genoemde categorieën, dient er contact opgenomen te worden met de desbetreffende vreemdelingen- dienst.

Het Ministerie van Buitenlandse Zaken verleent in beginsel geen tussenkomst bij legalisatie-aanvragen ten behoeve van vreemdelingen. In sommige landen is zelfs bezwaar gemaakt tegen een zodanige tussenkomst.

In verband daarmee dient de eis van legalisatie rechtstreeks aan de betrokken vreemdeling te worden opgelegd. Deze dient zich persoonlijk, schriftelijk, of via familie of kennissen tot de autoriteiten van het land van herkomst alsmede tot de Nederlandse vertegenwoordiging te wenden.

Ten aanzien van Nederlanders geldt dat de tussenkomst van het Ministerie van Buitenlandse Zaken slechts bij uitzondering dient te worden ingeroepen. Deze tussenkomst kan noodzakelijk zijn wanneer rechtstreekse contacten met de autoriteiten van het land van herkomst niet kunnen worden gelegd.

Ter vergemakkelijking van het doorvoeren van de richtlijn gaat hierbij een door het Ministerie van Buitenlandse Zaken opgestelde landeninformatielijst die een beschrijving bevat van de te volgen procedure.

Voor inlichtingen over procedures die niet in de voormelde lijst beschreven staan, kan men zich wenden tot het aan het slot van deze circulaire genoemde centrale informatiepunt.

Het is denkbaar dat de betrokkene omstandigheden aanvoert op grond waarvan hij in de onmogelijkheid verkeert de hiervoor geschetste legalisatieprocedure te volgen. In dat geval dient in overleg met het informatiepunt te worden bezien of onder de gegeven omstandigheden een andere legalisatieprocedure acceptabel is.

Overigens zij er uitdrukkelijk op gewezen dat het niet de bedoeling is dat ambtenaren van de burgerlijke stand of ambtenaren van de gemeentelijke basisadministratie zelfstandig overgaan tot het doen van verzoeken om legalisatie aan de autoriteiten van het land van herkomst van de betrokkene.

Op verschillende plaatsen in Nederland wordt nog steeds melding gedaan van vervalsingen van legalisaties van Nederlandse vertegenwoordigingen in het buitenland. In verband daarmee is het raadzaam ook de legalisaties zelf nauwlettend te controleren.

Bij twijfel dient het Ministerie van Buitenlandse Zaken te worden verzocht een onderzoek in te stellen.

Indien de huwelijksaangifte of de aangifte van de registratie van een partnerschap in een andere gemeente plaatsvindt dan de huwelijksvoltrekking of de registratie van het partnerschap, dienen de overlegging en de controle van de voor de huwelijksvoltrekking of registratie van het partnerschap benodigde bescheiden plaats te vinden in de gemeente waar aangifte wordt gedaan. Overigens doet dat geenszins af aan de eigen verantwoordelijkheid van de ambtenaar van de burgerlijke stand die het huwelijk voltrekt, dan wel de akte van registratie van een partnerschap opmaakt.

Een legalisatie kan alleen duidelijkheid verschaffen over de herkomst van een stuk. De procedure strekt er toe om door vergelijking van de op het stuk geplaatste handtekening(en) met een daartoe gedeponeerd specimen, een bevestiging te verkrijgen ten aanzien van de instantie die het stuk heeft afgegeven, dan wel gelegaliseerd en de bevoegdheid van degene die het stuk namens de desbetreffende instantie heeft ondertekend.

Hieruit blijkt dat legalisatie generlei garantie oplevert ten aanzien van de juistheid van de inhoud van een stuk.

Indien er twijfel bestaat over de inhoud van een stuk, kan het Ministerie van Buitenlandse Zaken worden verzocht te bewerkstelligen dat de autoriteiten van het land van herkomst het stuk verifiëren.

In het geval dat de betrokkene bezwaar maakt tegen verificatie in het land van herkomst, kan daarvan worden afgezien indien hij behoort dan wel behoord heeft tot een van de hiervoor onder B, punt 2.4. genoemde categorieën vreemdelingen.