Regeling deelname Rijk aan de Regeling Het Zeeuws Archief

In deze gemeenschappelijke regeling wordt verstaan onder:

• a. de minister: de Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen;

• b. de gemeenten: de gemeenten Middelburg en Veere;

• c. archiefbescheiden: archiefbescheiden als bedoeld in artikel 1, onderdeel c, van de Archiefwet 1995.

• 1 Er is een openbaar lichaam, het Zeeuws Archief, dat gevestigd is in Middelburg.

• 2 Het Zeeuws Archief is ingesteld met het doel de belangen van de minister en de gemeenten Middelburg en Veere bij alle aangelegenheden betreffende de archiefbescheiden die berusten in de rijksarchiefbewaarplaats in de provincie Zeeland en in de gemeentelijke archiefbewaarplaatsen van Middelburg en Veere in gezamenlijkheid te behartigen.

• 3 Aan het Zeeuws Archief zijn daartoe de navolgende werkzaamheden, taken en bevoegdheden van de minister en de gemeenten opgedragen:

  • a. de beheerstaken, te onderscheiden in het behouden, bewerken en benutten van de archiefbescheiden die berusten in de in het tweede lid genoemde archiefbewaarplaatsen;

  • b. de taken en bevoegdheden, bedoeld in de artikelen 15, derde lid, 16, tweede lid, 17, 18, 20, 26, tweede lid, 31 en 32 van de Archiefwet 1995;

  • c. het adviseren en het doen van voorstellen aan de minister en de gemeenten over de taken en bevoegdheden, die door de minister of de gemeenten worden uitgevoerd ingevolge de artikelen 5, 6, 7, 8, 12, 13, 15, eerste en tweede lid, 30 en 32, tweede lid, van de Archiefwet 1995;

  • d. het verrichten van door de minister of de gemeenten opgedragen andere taken die verband houden met de behartiging van de belangen, bedoeld in het tweede lid.

• 4 Het Zeeuws Archief voert bij de behartiging van de belangen, bedoeld in het tweede lid, het archiefbeleid van de minister en de gemeenten mede uit.

• 5 De minister en de gemeenten kunnen gezamenlijk algemene aanwijzingen geven omtrent de wijze waarop het Zeeuws Archief de belangen, bedoeld in het tweede lid, behartigt.

Het Zeeuws Archief brengt de kosten, bedoeld in de artikelen 14 en 18, zesde lid, van de Archiefwet 1995 in rekening volgens de regels die de minister ingevolge artikel 19 van de Archiefwet 1995 daaromtrent vaststelt.

• 1 Het algemeen bestuur bestaat uit vijf leden.

• 2 De minister wijst twee leden aan. Deze leden hebben dubbel stemrecht.

• 3 De raad van de gemeente Middelburg wijst uit zijn midden twee leden aan, waaronder het lid van het college van burgemeester en wethouders, dat belast is met de portefeuille archiefzaken.

• 4 De raad van de gemeente Veere wijst uit zijn midden, de voorzitter van de raad inbegrepen, een lid aan.

• 5 Het lidmaatschap van het algemeen bestuur eindigt op het tijdstip waarop de zittingsperiode van de gemeenteraad afloopt.

• 6 Het lidmaatschap van de leden die door de raden van de gemeenten zijn aangewezen, eindigt tevens bij beëindiging van het lidmaatschap van de raden of de colleges van B en W waaruit het lid is aangewezen.

• 7 Een persoon waarvan het lidmaatschap ingevolge het vierde lid is geëindigd, kan opnieuw worden aangewezen.

• 8 De raden van de gemeenten beslissen uiterlijk in de tweede vergadering van elke zittingsperiode van de raden over de aanwijzing, bedoeld in het derde lid.

• 9 Indien tussentijds een zetel van een lid van het algemeen bestuur vacant komt, wijzen de raden of de minister zo spoedig mogelijk een nieuw lid aan.

• 10 Een lid van het algemeen bestuur dat zijn lidmaatschap ter beschikking heeft gesteld, blijft in functie totdat een nieuw lid is aangewezen.

• 11 Bij het bestaan van één of meer vacatures blijven de resterende bestuursleden bevoegd besluiten te nemen.

• 1 Het voorzitterschap van het algemeen bestuur wordt vervuld door het lid dat daartoe door de minister is aangewezen.

• 2 Het algemeen bestuur regelt de vervanging van de voorzitter.

• 1 Aan het algemeen bestuur behoren ter uitvoering van de aan het Zeeuws Archief toegekende taak alle bevoegdheden die niet aan een ander orgaan zijn opgedragen.

• 2 Aan het algemeen bestuur worden de volgende taken en bevoegdheden toegekend:

  • a. de bevoegdheid van de raden van de gemeenten om ingevolge artikel 31 van de Archiefwet 1995 de gemeentelijke archiefbewaarplaats aan te wijzen;

  • b. de bevoegdheid van de minister om de rijksarchivaris in de provincie Zeeland, bedoeld in artikel 26, tweede lid, van de Archiefwet 1995, te benoemen, te schorsen en te ontslaan;

  • c. de bevoegdheid van de raden van de gemeenten om ingevolge artikel 32, derde lid, van de Archiefwet 1995 de gemeentearchivaris te benoemen, te schorsen en te ontslaan.

• 3 Het algemeen bestuur kan de directeur, bedoeld in artikel 29, tot rijksarchivaris in de provincie Zeeland en tot gemeentearchivaris van de gemeenten Middelburg en Veere benoemen.

• 4 Het algemeen bestuur kan een personeelslid van het Zeeuws Archief aanwijzen dat onder de bevelen van de directeur in het bijzonder belast is met het beheer van de archiefbescheiden en collecties van de gemeenten of van één van de gemeenten.

Het algemeen bestuur verstrekt zo spoedig mogelijk schriftelijk aan de raden van de gemeenten, aan de colleges van B en W van de gemeenten en aan de minister de door hen gevraagde inlichtingen.

• 1 Een lid van het algemeen bestuur verstrekt aan de raden van de gemeenten, die hem hebben aangewezen zo spoedig mogelijk doch in ieder geval binnen 45 dagen de door een of meer leden van die raad in een vergadering van de raad of schriftelijk aan dat lid gevraagde inlichtingen.

• 2 Een lid van het algemeen bestuur verstrekt aan de minister die hem heeft aangewezen zo spoedig mogelijk doch in ieder geval binnen 45 dagen de door de minister gevraagde inlichtingen.

De minister en de raden van de gemeenten kunnen een door hen aangewezen lid van het algemeen bestuur, dat hun vertrouwen niet meer geniet, ontslag verlenen.

• 1 Het dagelijks bestuur bestaat uit de voorzitter van het algemeen bestuur, en de leden van het algemeen bestuur.

• 2 Het lidmaatschap van het dagelijks bestuur eindigt zodra men ophoudt lid te zijn van het algemeen bestuur.

• 3 Artikel 4, tiende en elfde lid, is van overeenkomstige toepassing.

Het dagelijks bestuur vergadert zo dikwijls als één of meer leden van het dagelijks bestuur dit nodig oordelen.

Het dagelijks bestuur stelt regels voor zijn vergaderingen vast.

Het dagelijks bestuur is in ieder geval belast met:

• a. de zorg voor de uitvoering van de aan het openbaar lichaam opgedragen bevoegdheden en taken, zoals genoemd in artikel 2, voorzover die niet zijn opgedragen aan het algemeen bestuur;

• b. het voorbereiden, voorzover dit niet aan anderen is opgedragen van al hetgeen in het algemeen bestuur ter overweging moet worden gebracht;

• c. het uitvoeren van de besluiten van het algemeen bestuur, voorzover dit niet aan anderen is opgedragen;

• d. het beheer van de activa en passiva van het Zeeuws Archief;

• e. de zorg, voorzover deze van het dagelijks bestuur afhangt voor de controle op het geldelijk beheer en de boekhouding van het Zeeuws Archief;

• f. het nemen van alle conservatoire maatregelen zowel in als buiten rechte en het doen van alles wat nodig is ter voorkoming van verjaring van recht of bezit;

• g. met betrekking tot het verstrekken van inlichtingen aan het algemeen bestuur is artikel 8 voor zoveel mogelijk van overeenkomstige toepassing.

• 1 De voorzitter is belast met de leiding van de vergaderingen van het algemeen bestuur en van het dagelijks bestuur.

• 2 De voorzitter is belast met de uitvoering van de besluiten van het dagelijks bestuur.

• 3 De voorzitter tekent de stukken die van het algemeen bestuur of het dagelijks bestuur uitgaan, tenzij hij aan de directeur het tekenen van bepaalde stukken heeft opgedragen.

• 4 De voorzitter vertegenwoordigt het Zeeuws Archief in en buiten rechte. De vertegenwoordiging kan hij opdragen aan een door hem aan te wijzen gevolmachtigde.

• 1 Het algemeen bestuur kan besluiten dat de leden van het algemeen bestuur, voorzover zij niet de functie vervullen van burgemeester of wethouder van de gemeenten, of als ambtenaar in rijks- of gemeentedienst werkzaam zijn, een vergoeding ontvangen voor hun werkzaamheden ten behoeve van het Zeeuws Archief.

• 2 De leden van het algemeen bestuur ontvangen een tegemoetkoming in de kosten, waartoe worden gerekend reis- en verblijfkosten ten behoeve van het bijwonen van de vergaderingen van het algemeen bestuur.

• 3 De in de voorgaande leden bedoelde vergoeding en tegemoetkoming worden door het algemeen bestuur vastgesteld.

• 1 De voor de uitvoering van deze regeling ter beschikking te stellen middelen worden verschaft door de minister en de raden van de gemeenten, door het verstrekken van jaarlijkse bijdragen, op basis van een goedgekeurde begroting.

• 2 De jaarlijkse bijdragen voor de minister en de gemeenten Middelburg en Veere worden bepaald op respectievelijk 75%, 20% en 5% van de in het eerste lid bedoelde middelen.

• 3 Bij de start van het Zeeuws Archief en voor de uitvoering van deze regeling kunnen door de partners vermogensbestanddelen worden ingebracht waarover nadere afspraken gemaakt worden.

• 4 De minister en de raden van de gemeenten kunnen gezamenlijk de te verstrekken bijdragen wijzigen in relatie tot de taken van het Zeeuws Archief.

• 5 De bijdrage wordt verleend onder de voorwaarden, bedoeld in artikel 4:34, eerste lid, van de Algemene wet bestuursrecht.

• 6 Indien de minister of de gemeenten een bijzondere taak opdragen als bedoeld in artikel 2, derde lid, onderdeel d, waarvan de kosten niet zijn op te vangen in de begroting, wordt daarvoor door de opdrachtgever in aanvulling op de jaarlijkse bijdrage een tevoren overeengekomen vergoeding betaald.

• 1 Het dagelijks bestuur stelt eenmaal per vier jaar een vierjarig beleidsplan en een meerjarenbegroting op.

• 2 Een periode van vier jaren als bedoeld in het eerste lid valt samen met de periode van een cultuurnota als bedoeld in artikel 3 van de Wet op het specifiek cultuurbeleid.

• 3 Het dagelijks bestuur zendt het ontwerpbeleidsplan en de ontwerpmeerjarenbegroting aan het algemeen bestuur. Het algemeen bestuur stelt ze vast. Dertien maanden voorafgaand aan de periode waarop het beleidsplan en de meerjarenbegroting betrekking hebben, worden deze toegezonden aan de minister en de raden van de gemeenten.

• 4 De minister en de gemeenten maken, binnen twee maanden na ontvangst van de in het derde lid genoemde stukken, gezamenlijk afspraken met het Zeeuws Archief over te behalen resultaten voor de komende vier jaren.

• 1 Het dagelijks bestuur stelt jaarlijks vóór 1 mei een ontwerpbegroting en een toelichting op voor het volgende kalenderjaar, een en ander met inachtneming van het archiefbeleid, bedoeld in artikel 2, vierde lid, de algemene aanwijzingen, bedoeld in artikel 2, vijfde lid en met inachtneming van de afspraken, bedoeld in artikel 17, vierde lid.

• 2 In de toelichting worden de aard en de omvang van de voorgenomen activiteiten beschreven. Daarbij wordt aangegeven welke belangen en resultaten het Zeeuws Archief met de activiteiten nastreeft, op welke wijze de activiteiten zullen worden uitgevoerd en voor welke doelgroepen zij zijn bestemd.

• 3 De begroting geeft inzicht in de baten en lasten van de activiteiten van dat jaar. De begroting is voorzien van een postgewijze toelichting.

• 4 Het dagelijks bestuur zendt de ontwerpbegroting met toelichting onverwijld toe aan het algemeen bestuur, de raden van de gemeenten en de minister.

• 5 De ontwerpbegroting met toelichting wordt door de zorg van de gemeenten en de minister voor een ieder ter inzage gelegd en, tegen betaling van kosten, algemeen verkrijgbaar gesteld.

• 6 De raden van de gemeenten en de minister kunnen het dagelijks bestuur voor 1 juni van hun gevoelen omtrent de ontwerpbegroting en toelichting doen blijken.

• 7 Het algemeen bestuur stelt de begroting met toelichting vast uiterlijk 1 juli van het jaar, voorafgaande aan dat waarvoor de begroting moet dienen.

• 8 Terstond na de vaststelling wordt aan de raden van de gemeenten en de minister de begroting ter goedkeuring toegezonden.

Met betrekking tot wijzigingen van de begroting is artikel 18 voor zoveel mogelijk van overeenkomstige toepassing.

• 1 De gemeenten en de minister voldoen de verschuldigde bijdrage bij wijze van voorschot in twaalf maandelijkse termijnen.

• 2 In afwijking van het eerste lid kunnen de gemeenten en de minister de bijdragen bij wijze van voorschot voldoen in door hen nader te bepalen termijnen.

• 1 Het Zeeuws Archief brengt jaarlijks aan de minister en de raden van de gemeenten voor 1 april een financieel verslag uit, dat vergezeld gaat van een verklaring omtrent de getrouwheid en de rechtmatigheid, afgegeven door een accountant als bedoeld in artikel 393 van Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek.

• 2 Het bestuur van het Zeeuws Archief draagt er zorg voor dat medewerking wordt verleend aan door of namens de accountant van de gemeenten of de accountant van de minister in te stellen onderzoeken naar de door de accountant, bedoeld in het eerste lid, verrichte (controle)werkzaamheden.

• 3 Het Zeeuws Archief brengt jaarlijks een verslag aan de minister en de raden van de gemeenten uit van de werkzaamheden, het gevoerde beleid in het algemeen en de doelmatigheid en doeltreffendheid van zijn werkzaamheden en werkwijze in het bijzonder in het afgelopen kalenderjaar.

• 4 Het Zeeuws Archief stelt de in het eerste en derde lid bedoelde stukken algemeen verkrijgbaar.

• 1 Een batig saldo kan worden bestemd voor vorming van of toevoeging aan de reserve. De hoogte van deze reserve wordt bepaald door het algemeen bestuur, gehoord de raden van de gemeenten en de minister. Voorzover een batig saldo niet wordt aangewend voor de reserve wordt het saldo naar rato van de jaarlijkse bijdrage uitgekeerd aan de gemeenten en de minister.

• 2 De reserve in enig jaar bedraagt niet meer dan vijf procent van de gezamenlijke bijdragen van de minister en de gemeenten van dat jaar tenzij de minister en de raden van de gemeenten gezamenlijk een ander percentage vaststellen.

Na ontvangst van het financieel verslag en het jaarverslag stellen de minister en de raden van de gemeenten de definitieve bijdragen vast. Zij delen dit mede aan het Zeeuws Archief.

• 1 Het algemeen bestuur stelt regels vast met betrekking tot de organisatie van de financiële administratie en van het kasbeheer en de boekhouding van het Zeeuws Archief. Deze regels behoeven de goedkeuring van de minister en de gemeenten.

• 2 Bij deze regels wordt bepaald welke ambtenaren van het Zeeuws Archief met het doen van ontvangsten en betalingen worden belast.

• 3 Het algemeen bestuur stelt regels vast met betrekking tot de controle op de financiële administratie en het kasbeheer. Deze regels behoeven de goedkeuring van de minister en de gemeenten.

De minister en de gemeenten kunnen gezamenlijk nadere regels over stellen het financieel en materieel beheer, over de inrichting van de begroting, het financieel verslag, jaarverslag en aandachtspunten voor de accountantscontrole.

• 1 Overeenkomstig door het algemeen bestuur vast te stellen regels, die aan gedeputeerde staten worden medegedeeld, draagt het dagelijks bestuur zorg voor de archiefbescheiden van het Zeeuws Archief.

• 2 De archiefbescheiden van het Zeeuws Archief die op grond van de Archiefwet 1995 moeten worden overgebracht, komen te berusten in de rijksarchiefbewaarplaats in de provincie Zeeland.

• 1 Het Zeeuws Archief verstrekt desgevraagd aan de minister en de gemeenten de voor de uitoefening van hun taak benodigde inlichtingen. De minister en de gemeenten kunnen inzage vorderen van zakelijke gegevens en bescheiden, voorzover dat voor de vervulling van hun taak redelijkerwijs nodig is.

• 2 Het Zeeuws Archief stelt de minister en de gemeenten te allen tijde in de gelegenheid toezicht te houden op het bepaalde bij of krachtens de Archiefwet 1995 ten aanzien van de archiefbescheiden die berusten in de rijksarchiefbewaarplaats in de provincie Zeeland en de gemeentelijke archiefbewaarplaatsen van de gemeenten.

• 1 De bestuursorganen van de gemeenten en de minister doen het dagelijks bestuur mededeling van de bij hen in voorbereiding zijnde maatregelen en plannen die voor de behartiging van de belangen, bedoeld in artikel 2, voor het Zeeuws Archief van belang zijn.

• 2 De bestuursorganen van de gemeenten en de minister kunnen, bij de in het eerste lid bedoelde mededeling, het gevoelen vragen van het dagelijks bestuur. Ook ongevraagd kan het dagelijks bestuur zijn zienswijze daaromtrent aan de gemeenten of minister kenbaar maken.

• 1 Het algemeen bestuur beslist omtrent benoeming, schorsing en ontslag van de directeur van het Zeeuws Archief.

• 2 Het dagelijks bestuur maakt voor de benoeming van de directeur een voordracht op.

• 1 De directeur is belast met de uitvoering van de werkzaamheden, taken en bevoegdheden van het Zeeuws Archief die voortvloeien uit de behartiging van de belangen, bedoeld in artikel 2, derde lid, voorzover die uitvoering niet is opgedragen aan het algemeen bestuur, dagelijks bestuur of de voorzitter.

• 2 Het algemeen bestuur stelt voor de directeur een instructie vast.

• 3 Het dagelijks bestuur regelt de vervanging van de directeur.

• 1 De directeur staat het algemeen bestuur, het dagelijks bestuur en de voorzitter bij de uitoefening van hun taak terzijde. Hij is in de vergaderingen van het algemeen en dagelijks bestuur aanwezig en heeft daarin een adviserende stem.

• 2 Met inachtneming van artikel 15, derde lid, worden alle stukken die van het algemeen of het dagelijks bestuur uitgaan door de directeur mede ondertekend.

Het overige personeel wordt in dienst genomen, geschorst of ontslagen door het dagelijks bestuur. Het dagelijks bestuur is bevoegd deze bevoegdheden aan de directeur te mandateren.

De rechtspositieregeling van de gemeente Middelburg, zoals deze thans luidt en in de toekomst na wijziging zal luiden, is op het personeel van overeenkomstige toepassing, tenzij het algemeen bestuur van het Zeeuws Archief een op onderdelen anders luidende regeling vaststelt.

• 1 Gedeputeerde staten ontvangen tegelijk met de leden van het algemeen en dagelijks bestuur de agenda van de vergaderingen van het algemeen en dagelijks bestuur.

• 2 Een door gedeputeerde staten aan te wijzen ambtenaar kan, op uitnodiging, de vergaderingen van het algemeen of dagelijks bestuur bijwonen. In die gevallen heeft hij een adviserende stem.

Toetreding tot de regeling kan geschieden bij een daartoe strekkend gezamenlijk besluit van de raden van de gemeenten, de minister en de toe te treden bestuursorganen of rechtspersonen.

• 1 Uittreding, in geval van drie of meer partijen, uit de regeling kan geschieden door toezending van een daartoe strekkend besluit van de raden van de gemeenten of de minister.

• 2 Het algemeen bestuur regelt de gevolgen van de uittreding. De uittreding gaat in op de eerste dag van het jaar volgende op die waarop door de zorg van het dagelijks bestuur de bekendmaking van de uittreding in de Nederlandse Staatscourant is geschied.

• 3 De kosten van uittreding komen voor rekening van de uittredende partij.

Deze regeling kan worden gewijzigd bij besluit van de raden van de gemeenten en de minister gezamenlijk.

Deze regeling kan worden opgeheven bij besluit van de raden van de gemeenten en de minister gezamenlijk. Het algemeen bestuur regelt de gevolgen van de opheffing en de liquidatie.

Deze regeling treedt in werking met ingang van de tweede dag na de dagtekening van de Staatscourant waarin zij wordt geplaatst.

Deze regeling kan worden aangehaald als: Regeling Het Zeeuws Archief.