Vaststelling selectielijst beleidsterrein natuur- en landschapsbeheer Defensie

Wettelijk kader en achtergronden

Ingevolge artikel 3 van de Archiefwet 1995 (Stb. 276) dient de overheid haar archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren. Onder 'archiefbescheiden' wordt verstaan alle bescheiden, ongeacht de vorm, die door een overheidsorgaan zijn ontvangen of opgemaakt (en naar hun aard bestemd zijn daaronder te berusten), dus ook digitaal vastgelegde informatie.

Het in goede en geordende staat bewaren van archiefbescheiden houdt mede in dat een overheidsarchief op gezette tijden wordt geschoond. In dat verband geldt zowel een verplichting tot vernietiging als een overbrengingsplicht. Beide rusten op degene die de bestuurlijke verantwoordelijkheid draagt voor het beheer van het desbetreffende archief, de zorgdrager.

De vernietigingsplicht van de zorgdrager is in artikel 3 van de Archiefwet 1995 neergelegd, de verplichting tot overbrenging in artikel 12; dat bepaalt dat de zorgdrager zijn archiefbescheiden die niet voor vernietiging in aanmerking komen, ter blijvende bewaring overbrengt naar een archiefbewaarplaats wanneer zij ouder zijn dan twintig jaar.

Wat de archiefbescheiden van (onder meer) de ministeries en de Hoge Colleges van Staat aangaat, is de aangewezen archiefbewaarplaats het Algemeen Rijksarchief (ARA) te 's-Gravenhage, een onderdeel van de Rijksarchiefdienst (RAD). Deze dienst ressorteert onder de Minister van OCenW en staat onder leiding van de algemene rijksarchivaris.

In verband met de selectie van hun archiefbescheiden in een (op termijn) te vernietigen deel en een (na twintig jaar) over te brengen gedeelte zijn zorgdragers verplicht selectielijsten op te stellen. In een selectielijst dient te worden aangegeven welke archiefbescheiden voor vernietiging, dan wel voor blijvende bewaring in aanmerking komen. Voorts dient een selectielijst de termijnen aan te geven, waarna de te vernietigen bestanddelen inderdaad moeten worden vernietigd.

Een selectielijst is naar haar aard een duurzaam instrument. Het ligt in de rede dat een organisatie een vastgestelde lijst niet een enkele keer toepast op het reeds gevormde archief, maar haar bij de hand houdt om periodiek een bepaalde aanwas van archiefmateriaal af te voeren, enerzijds ter vernietiging, anderzijds voor overbrenging ter blijvende bewaring in een archiefbewaarplaats. Voor de hand ligt derhalve dat een overheidsorganisatie een selectielijst ook voor de administratieve inrichting en het beheer van haar archief benut: dossiers kunnen bij de vorming of het opbergen reeds worden geclassificeerd naar hun uiteindelijke bestemming, subsidiair gerangschikt op vernietigingsjaar. Een selectielijst vormt zo een belangrijk onderdeel van het instrumentarium voor het beheer van de documentaire informatievoorziening in een overheidsorganisatie. Wel moet na hooguit twintig jaar een selectielijst worden vervangen.

Bij het ontwerpen van een selectielijst dient ingevolge artikel 2, lid 1 van het Archiefbesluit 1995 rekening gehouden te worden met de taak van het betrokken overheidsorgaan en zijn verhouding tot andere overheidsorganen, met de waarde van de archiefbescheiden als bestanddeel van het cultureel erfgoed en met het belang van de in de bescheiden voorkomende gegevens voor de overheidsorganen, voor recht- of bewijszoekenden en voor historisch onderzoek.

Voorts moeten ingevolge artikel 3 van het Archiefbesluit 1995 bij het ontwerpen van een selectielijst ten minste betrokken zijn een deskundige op het gebied van de organisatie en taken van het desbetreffende overheidsorgaan, een deskundige ten aanzien van het beheer van de archiefbescheiden van dat orgaan en (een vertegenwoordiger van) de algemene rijksarchivaris: dit is het zogeheten (archiefwettelijke) driehoeksoverleg.

Een basis-selectiedocument (BSD) is een bijzondere vorm van een selectielijst. In de regel heeft een BSD niet zozeer betrekking op (alle) archiefbescheiden van een (enkele) organisatie, als wel op het geheel van de bescheiden die de administratieve neerslag vormen van het overheidshandelen op een bepaald terrein. Een BSD betreft doorgaans dan ook archiefbescheiden van verschillende overheidsorganen (veelal ook diverse zorgdragers), en wel voor zover de desbetreffende actoren op het terrein in kwestie werkzaam zijn (geweest).

Voorts is het niveau waarop geselecteerd wordt niet dat van de stukken zelf, maar dat van de handelingen waarvan die archiefbescheiden de administratieve neerslag vormen. Een BSD is derhalve geen opsomming van (categorieën) stukken, maar een lijst van handelingen van overheidsactoren, waarbij elke handeling is voorzien van een waardering en (indien van toepassing) een vernietigingstermijn. Wel geldt dat een BSD met het oog op het werkterrein van PIVOT beperkt blijft tot de handelingen van organen van de centrale overheid.

Ten slotte behoort bij een BSD een rapport institutioneel onderzoek (RIO), waarin het terrein waarop de selectielijst betrekking heeft wordt beschreven en waarin de handelingen die in het BSD voorkomen, in hun functionele context worden geplaatst en toegelicht, uitgaande van de taken en bevoegdheden van de betrokken organen.

De genoemde specifieke kenmerken van een BSD staan in verband met de hieronder gememoreerde selectiedoelstelling van de RAD en de in het kader van het selectiebeleid van de RAD ontwikkelde zogeheten PIVOT-methode. Het PIVOT-rapport `Natuur- en landschapsbeheer en relatienotbeleid, een institutioneel onderzoek naar taken en handelingen van actoren op het beleidsterrein natuur- en landschapsbeheer (1945-) en relatienotabeleid (1974) (PIVOT-rapport nr. 79. 's-Gravenhage, 2000)' vormt de grondslag van de voorliggende selectielijst. Het rapport geeft een overzicht van de actoren op het terrein van natuur- en landschapsbeheer en relatienotabeleid en beschrijft het handelen van de organen van de rijksoverheid op dat terrein.

Het voorliggende BSD is vervaardigd op basis van het bovengenoemde RIO met betrekking tot het terrein van natuur- en landschapsbeheer, actor minister van Defensie zoals deze vanaf 1945 handelingen op het beleidsterrein verricht.

Selectiedoelstelling

Het BSD is opgesteld tegen de achtergrond van de selectiedoelstelling van de RAD/PIVOT, zoals die door de Minister van WVC bij de behandeling van het ontwerp van de Archiefwet 1995 in de Tweede Kamer op 13 april 1994 is verwoord. De selectiedoelstelling luidt: het mogelijk maken van een reconstructie van de hoofdlijnen van het handelen van de overheid. Door het Convent van Rijksarchivarissen is de selectiedoelstelling vertaald in de richting van de (bewaar)doelstelling van de RAD als 'het selecteren van handelingen van de overheid om bronnen voor de kennis van de Nederlandse samenleving en cultuur veilig te stellen voor blijvende bewaring'.

De algemene selectiedoelstelling is geoperationaliseerd voor het terrein van de burgerluchtvaart na 1945. Dat wil zeggen dat de geformuleerde handelingen van alle betrokken overheidsactoren zijn gewaardeerd op de bijdrage die zij leveren aan de verwezenlijking van de selectiedoelstelling. De selectie gold derhalve de vraag ten aanzien van welke handelingen de administratieve neerslag noodzakelijk zou zijn om een reconstructie mogelijk te maken van de hoofdlijnen van het handelen op het beleidsterrein en op het taakveld van natuur- en landschapsbeheer.

Selectiecriteria

Uitgaande van de selectiedoelstelling heeft PIVOT in 1993 een lijst van algemene selectiecriteria geformuleerd. Met behulp van deze algemene criteria wordt in een BSD een waardering toegekend aan de handelingen die door middel van het institutioneel onderzoek in kaart zijn gebracht, gelet op de uit de contextbeschrijving naar voren gekomen hoofdlijnen van het overheidshandelen.

De algemene selectiecriteria van PIVOT zijn positief geformuleerd; het zijn bewaarcriteria. Is een handeling op grond van een criterium gewaardeerd met B ('blijvend te bewaren'), dan betekent dit dat de administratieve neerslag van die handeling te zijner tijd geheel dient te worden overgebracht naar het ARA. De neerslag van een handeling die niet aan een van de selectiecriteria voldoet, wordt dus in principe niet overgebracht. De waardering van de desbetreffende handeling luidt dan V (op termijn te vernietigen), onder vermelding van de periode waarna de vernietiging dient plaats te vinden. De neerslag die uit dergelijke handelingen voortvloeit, is niet noodzakelijk geacht voor een reconstructie van het overheidshandelen op hoofdlijnen.

De thans door PIVOT gehanteerde algemene bewaarcriteria luiden als volgt:

Handelingen die gewaardeerd worden met B(ewaren)

1. Handelingen die betrekking hebben op voorbereiding en bepaling van beleid op hoofdlijnen

Toelichting: Hieronder wordt verstaan agendavorming, het analyseren van informatie, het formuleren van adviezen met het oog op toekomstig beleid, het ontwerpen van beleid of het plannen van dat beleid, alsmede het nemen van beslissingen over de inhoud van beleid en terugkoppeling van beleid. Dit omvat het kiezen en specificeren van de doeleinden en de instrumenten.

2. Handelingen die betrekking hebben op evaluatie van beleid op hoofdlijnen

Toelichting: Hieronder wordt verstaan het beschrijven en beoordelen van de inhoud, het proces of de effecten van beleid. Hieruit worden niet per se consequenties getrokken zoals bij terugkoppeling van beleid.

3. Handelingen die betrekking hebben verantwoording van beleid op hoofdlijnen aan andere actoren

Toelichting: Hieronder valt tevens het uitbrengen van verslag over beleid op hoofdlijnen aan andere actoren of ter publicatie.

4. Handelingen die betrekking hebben op (her)inrichting van organisaties belast met beleid op hoofdlijnen

Toelichting: Hieronder wordt verstaan het instellen, wijzigen of opheffen van organen, organisaties of onderdelen daarvan.

5. Handelingen die bepalend zijn voor de wijze waarop beleidsuitvoering op hoofdlijnen plaatsvindt

Toelichting: Onder beleidsuitvoering wordt verstaan het toepassen van instrumenten om de gekozen doeleinden te bereiken.

6. Handelingen die betrekking hebben op beleidsuitvoering op hoofdlijnen en direct zijn gerelateerd aan of direct voortvloeien uit voor het Koninkrijk der Nederlanden bijzondere tijdsomstandigheden en incidenten

Toelichting: Bijvoorbeeld in het geval de ministeriële verantwoordelijkheid is opgeheven en/of wanneer er sprake is van oorlogstoestand, staat van beleg of toepassing van noodwetgeving.

De criteria zijn vooral ontwikkeld door de selectiedoelstelling te koppelen aan het uit de bestuurskunde afkomstige model van de beleidscyclus als voorstelling van feitelijk overheidshandelen. De fasen van de cyclus zijn achtereenvolgens beleidsvoorbereiding (inclusief agendavorming), -bepaling, -uitvoering en -evaluatie/terugkoppeling. De toepassing van het model bij de selectie van overheidsarchief is uiteengezet in de PIVOT-brochure Handelend optreden (Rijksarchiefdienst/PIVOT, 's-Gravenhage 1993).

Naast algemene criteria kunnen, eveneens binnen het kader van de selectiedoelstelling, in een BSD specifieke criteria worden geformuleerd voor handelingen die met behulp van de algemene criteria niet kunnen worden gewaardeerd. Daar de noodzaak hiertoe niet aanwezig werd geacht, is (ook) in dit BSD de mogelijkheid om specifieke selectiecriteria te formuleren niet benut.

Het BSD dient als selectie-instrument voor de bewaring of vernietiging van de archiefbescheiden die voortvloeien uit de handelingen van de rijksoverheid en door het rijk ingestelde ZBO's. Het BSD geldt als selectielijst zoals bedoeld in artikel 5 van de Archiefwet 1995. Het BSD wordt niet in zijn geheel vastgesteld, maar in etappen. Per zorgdrager wordt een deel van het BSD vastgesteld.

Het onderhavige document is gebaseerd op voornoemd RIO Natuur- en landschapsbeheer.

Tijdens archiefselectie- en inventarisatieprojecten van archiefbestanden gevormd door de zorgdrager minister van Defensie werden dossiers aangetroffen die het resultaat waren van handelingen die thuishoren onder het beleidsterrein natuur- en landschapsbeheer. Echter, deze actor was niet onderkend tijdens het onderzoek. In overleg met het ministerie van LNV werd door medewerkers van defensie een aanvullend onderzoek gedaan. Dit resulteerde in een aanpassing van het Rapport institutioneel onderzoek en voorliggend BSD.

De handelingen 1, 137-139 zijn alsnog ook toegekend aan de minister van Defensie. In PIVOT-rapport nummer 79 en het daarop gebaseerd BSD wordt als actor de minister van LNV genoemd. Nader archief en literatuuronderzoek heeft aangetoond dat voornoemde handelingen ook uitgevoerd worden door de minister van Defensie.

Daarnaast zijn twee nieuwe handelingen voor de actor minister van Defensie geformuleerd, te weten de handelingen 157 en 158.

Eerdere vernietigingslijsten

Het BSD bestrijkt een terrein dat in het verleden niet door een vernietigingslijst werd gedekt. Het is dus een nieuw instrument.

Defensie is één van de grote terreinbeherende organisaties in Nederland. Defensie neemt haar verantwoordelijkheid als beheerder van terreinen die nationaal en internationaal grote natuurwaarden vertegenwoordigen. Een verantwoorde afstemming tussen de militaire en de natuurfunctie gebeurt op zodanige wijze dat de krijgsmacht in staat wordt gesteld de gewenste geoefendheid te bereiken, waarbij tegelijkertijd de natuurwaarden in stand worden gehouden en waar mogelijk door gericht beheer verder worden ontwikkeld.

Rijksbeleid

Ten aanzien van natuur en landschap volgt Defensie het rijksbeleid, in het bijzonder zoals dit is vastgelegd in het Natuurbeleidsplan (1990) en het Structuurschema Groene Ruimte (1995). Centraal staat de vergroting van de biodiversiteit. De hoofddoelstelling van het natuur- en landschapsbeleid is: 'duurzame instandhouding, herstel en ontwikkeling van natuurlijke en landschappelijke waarden'. De verwezenlijking en bescherming van een Ecologische Hoofdstructuur (EHS) in Nederland is één van de belangrijkste middelen.

Stand van zaken bij Defensie

De meeste defensieterreinen grenzen aan of liggen in de EHS. Ze hebben veelal hoge natuurwaarden. Dit komt mede omdat Defensie veel investeert in het beheer van de terreinen.

Defensiebeleid

Binnen defensieterreinen worden, waar zinvol en mogelijk, militaire activiteiten geconcentreerd in bepaalde zones. Om de aanwezige natuurwaarden in de resterende gebiedsdelen te waarborgen, zal op deze terreindelen de natuurfunctie prevaleren boven de militaire functie. Defensie garandeert daarmee de duurzaamheid van zeldzame natuurwaarden op haar terreinen. Via passende beheers- en inrichtingsmaatregelen zullen de biodiversiteit en natuurwaarden op defensieterreinen verder worden gehandhaafd of vergroot. Defensie en de omliggende terreinbeheerders zullen gezamenlijk afspraken maken over een betere afstemming van het beheer. Met het ministerie van LNV zullen afspraken worden gemaakt over militair gebruik en natuurbeheer in relatie tot internationale aanwijzingen.

Om rekening te kunnen houden met natuurwaarden op defensieterreinen en het beheer te kunnen evalueren en bijstellen, is sinds 1996 in samenwerking met het ministerie van LNV een monitoringsysteem van natuurwaarden op defensieterreinen opgezet. Dit systeem bevordert een optimaal natuurbeheer. Elke vijf jaar wordt een evaluatie uitgevoerd. Defensie volgt hierin het beleid van andere grote rijks- en particuliere terreinbeherende organisaties. Het monitorsysteem zal in 2002, na de eerste evaluatie, volledig operationeel zijn.

Schade aan natuur bij gebruik en inrichting van defensie-objecten wordt zoveel mogelijk voorkomen of beperkt. Dit houdt onder meer in dat waar grote inrichtingen aan de orde zijn, die een wezenlijke aantasting van de bestaande natuurwaarden met zich meebrengen, eerst de afweging zal worden gemaakt of de inrichting van het desbetreffende terrein en het gebruik op die locatie noodzakelijk is. Defensie zet zich ervoor in natuurwaarden te compenseren die door militair gebruik of inrichting verloren gaan. Daar echter de meeste natuurwaarden op relatief korte termijn niet te compenseren zijn, heeft het voorkomen van schade de hoogste prioriteit.

De inzet van Defensie bij het beheer van haar terreinen is toe te werken naar een situatie dat bij 30 procent van de bossen het beheer is gericht op de omvorming van productie- of multifunctioneel bos naar natuurbos. Dit moet in 2004 zijn verwezenlijkt. Ook in de overige multifunctionele bossen op defensieterreinen zal het beheer verder richting Natuur verschuiven. In grotere natuurlijke systemen is begrazing de aangewezen methode om voor landschappelijke variatie te zorgen. Defensie wil meer terreinen die door begrazing worden beheerd. Op terreinen waar begrazing niet mogelijk is, kan variatie ontstaan door waardevolle overgangszones te creëren tussen verschillende soorten begroeiing. Via aangepast beheer kunnen in de overgangszones vegetaties worden verkregen waar talloze organismen een biotoop vinden.

De uitstoot van verzurende en vermestende stoffen hebben een sterk negatief effect op de natuurkwaliteit, evenals de verdroging als gevolg van drainage en waterwinning. Defensie zal, voor zover mogelijk, problemen bij de bron aanpakken. Om verdroging tegen te gaan is het van groot belang om doelmatig met (drink)water om te gaan. Defensie zal hiertoe in de komende periode meer aandacht besteden aan integraal waterbeheer. In het kader van duurzaam bouwen betekent dit het toepassen van waterbesparingstechnieken, het gebruikmaken van andere bronnen bij toiletspoeling en besparingsmaatregelen bij voertuigwasplaatsen. Daarnaast zal worden bevorderd dat regenwater niet wordt afgevoerd, maar op meer natuurlijke wijze in de bodem verdwijnt.

Defensie zal zich inzetten voor een vergroting van de natuurwaarden bij bebouwde objecten. Dit betekent kiezen voor inheemse soorten, het vaker toepassen van inheemse kruidenvegetaties in plaats van gazons. Verder zullen vaker voorzieningen voor bijvoorbeeld zwaluwen en vleermuizen worden verwezenlijkt.

In 2002 heeft Defensie voor het beheer van haar terreinen een monitoringsysteem waarmee de natuurwaarden blijvend worden geïnventariseerd en bewaakt. Vijfjaarlijks wordt een evaluatie uitgevoerd.

Het terreinbeheer wordt verzorgd door de Dienst Gebouwen, Werken en Terreinen, binnen welke organisatie deskundigheid aanwezig is op het gebied van natuurbeheer en ecologie.

Hierbij wordt nauw samengewerkt met het Ministerie van Landbouw, Natuurbeheer en Visserij (LNV). Enerzijds omvat deze samenwerking het leveren van specifieke deskundigheid vanuit het Expertisecentrum LNV, voorheen Informatie en KennisCentrum-Natuurbeheer (IKC-N) van LNV met als doel de natuurfunctie van de defensieterreinen te vergroten, een en ander passend binnen het natuurbeleid van LNV. Anderzijds omvat de samenwerking een gezamenlijke uitvoering van de inventarisatie en monitoring van de op de defensieterreinen aanwezige flora en fauna. Ook dit geschiedt vanuit het Expertisecentrum LNV. De hierbij verzamelde gegevens vormen de basis van de ecologische waardering van de defensieterreinen en van het te voeren beheer. Ze geven ook informatie aangaande de invloeden op flora en fauna als gevolg van het gebruik van de defensieterreinen.

De rol van de minister van Defensie op het beleidsterrein

De coördinator Ruimtelijke Ordening en Milieuzaken Defensie (CROMD) is verantwoordelijk voor het defensiebeleid op het gebied van ruimtelijke ordening en milieu. Ten aanzien van natuur en landschap volgt Defensie het rijksbeleid, in het bijzonder zoals dit is vastgelegd in het Natuurbeleidsplan (1990) en het Structuurschema Groene Ruimte (1995).

Gebruiksaanwijzing selectielijst

De handelingen in het BSD zijn gerangschikt volgens het in het RIO toegekende nummer, en volgens de in het RIO gegeven tekst, met toevoeging van:

- de waardering van die handeling (`B' of `V' van het archiefbestanddeel);

- het selectiecriterium op basis waarvan neerslag moet worden overgebracht (`B' of de vernietigingstermijn van de archiefbescheiden die vallen onder de zorg van de Minister van Defensie).

Voor wat betreft de periodisering van de handelingen is de bron als uitgangspunt genomen (wetten, ministeriële regels, rapporten, literatuur, etc.). Indien de bron geen duidelijkheid verschaft inzake het begin van de handeling is als begindatum 1945 genomen. Bij afgesloten handelingen is zowel de begin- als de einddatum aangegeven.

In de laatste kolom zijn de vernietigingstermijnen voor de neerslag van de handelingen, zoveel mogelijk op basis van bestaande (concept-) vernietigingslijsten, genoteerd.

(1.)

Actor Minister van Defensie

Handeling Het formuleren en evalueren van beleidsstandpunten inzake natuur- en landschapsbeheer

Periode 1945 -

Waardering: B, 1

(157.)

Handeling Het, in overleg met omliggende beheerders, opstellen en vaststellen van beheersplannen voor defensieterreinen ter handhaving of vergroting van de biodiversiteit en natuurwaarden

Periode 1996 -

Grondslag Defensie Milieubeleidnota 2000

Waardering: V, 10 jaar

(134.)

Actoren Minister van Defensie

Handeling Het (mede) ontwerpen van systemen inzake het monitoren van de toestand van de natuur in Nederland

Periode 1945 -

Product

Waardering: V, 10 jaar

(135.)

Actoren Minister van Defensie

Handeling Het (laten) opzetten en onderhouden van systemen inzake het monitoren van de toestand van de natuur in Nederland

Periode 1945 -

Opmerking Andere organisaties en instellingen kunnen bij deze handeling betrokken zijn.

Waardering: V, 10 jaar

(136.)

Actoren Minister van Defensie

Handeling Het (laten) monitoren van de toestand van de natuur in Nederland

Periode 1945 -

Opmerking Andere organisaties en instellingen kunnen bij deze handeling betrokken zijn.

Waardering: V, 10 jaar

(137.)

Actoren Minister van Defensie

Handeling Het opstellen van overzichten van de gegevens welke zijn verkregen door het monitoren van de toestand van de natuur in Nederland

Periode 1945 -

Opmerking Andere organisaties en instellingen kunnen bij deze handeling betrokken zijn.

Waardering: B, 5

(158.)

Actor Minister van Defensie

Handeling Het, in overleg met de minister van LNV, inventariseren van de op defensieterreinen aanwezige flora en fauna

Periode 1996 -

Grondslag Defensie Milieubeleidsnota 2000

Waardering: B, 5