Regeling procedure bij reorganisaties OCW 2004

In dit besluit wordt verstaan onder:

• a. ministerie: Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap;

• b. minister: Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap;

• c. secretaris-generaal: secretaris-generaal van het ministerie of diens plaatsvervanger;

• d. directeur HRM: directeur Human Resources Management van het ministerie;

• e. bevoegd gezag: het op grond van de Organisatie- en mandaatregeling OCW 2004 bevoegde gezag;

• f. dienst of dienstonderdeel: onderdeel van het ministerie;

• g. medewerker: medewerker van het ministerie die op grond van het Algemeen Rijksambtenarenreglement in tijdelijke dienst voor een proeftijd of in vaste dienst is aangesteld;

• h. reorganisatie: reorganisatie als bedoeld in artikel 49b, tweede lid, van het Algemeen Rijksambtenarenreglement;

• i. personele consequenties: gevolgen voor de rechtspositie van één of meer medewerkers;

• j. organisatie: op basis van het takenpakket vastgestelde structuur van het ministerie of een dienst en de inrichting daarvan;

• k. nieuwe organisatie: organisatie van het ministerie of een onderdeel daarvan nà reorganisatie;

• l. flexibele organisatie: organisatie waarvan de structuur, de omvang of de taakinhoud kunnen wijzigen binnen de aangegeven grenzen in het organisatie- en formatieplan, bedoeld in artikel 5, of in de reorganisatienota, bedoeld in artikel 6;

• m. formatie: formeel vastgesteld samenstel van functiestramienen of functies met waarderingsniveaus en het aantal plaatsen, uitgedrukt in eenheden, waarover een dienst beschikt, gegeven zijn organisatie;

• n. functie: hetgeen daaronder wordt verstaan in artikel 2, onderdeel h, van het Bezoldigingsbesluit Burgerlijke Rijksambtenaren 1984 en zoals vastgelegd in een functiebeschrijving of een ander door het bevoegd gezag vastgesteld document;

• o. functiestramien: algemeen geformuleerde, rolgerichte functiereeks, die als instrument dient voor de vaststelling van het waarderingsniveau voor de aan de medewerker op te dragen werkzaamheden;

• p. functievolger: medewerker wiens functiestramien of functie voor ten minste 65% ongewijzigd terugkomt in de nieuwe organisatie, zonder dat de salarisschaal wijzigt;

• q. niet-functievolger: medewerker wiens functiestramien of functie is opgeheven of die door vermindering van het aantal formatieplaatsen voor zijn functiestramien of functie overtollig is geworden;

• r. overtolligheid: situatie waarbij meerdere medewerkers in een functiestramien werkzaam zijn of een vergelijkbare of uitwisselbare functie vervullen en de formatieve ruimte binnen het functiestramien dan wel het aantal vergelijkbare of uitwisselbare functies zodanig wordt verminderd dat niet alle betrokken medewerkers hun functiestramien of functie kunnen volgen;

• s. convenant:het convenant tussen partijen in het DGO bij het ministerie, over het aanvullende sociaal beleidskader voor reorganisaties bij het ministerie tot 2007;

• t. sleutel- en managementfuncties: sleutel- en managementfuncties als bedoeld in het convenant;

• u. PAC: plaatsingsadviescommissie als bedoeld in artikel 7 van de Regeling procedure bij reorganisaties;

• v. plaatsingsplan: overzicht van de functiestramienen of functies in de nieuwe organisatie waarin, met uitzondering van de sleutelposities, wordt aangegeven welke medewerkers in welke functiestramienen of op welke functies worden geplaatst, welke medewerkers niet worden geplaatst en welke vacatures na plaatsing bestaan;

• w. herplaatsingskandidaat: niet-functievolger voor wie bij de start van de nieuwe organisatie geen passende functie beschikbaar is;

• x. pre-herplaatsingskandidaat: medewerker wiens functiestramien of functie binnen afzienbare tijd zal worden opgeheven of die als overtollig zal worden aangemerkt als bedoeld in artikel 49q Algemeen Rijksambtenarenreglement;

• y. passende functie: hetgeen daaronder wordt verstaan in artikel 49h, eerste en tweede lid, van het Algemeen Rijksambtenarenreglement;

• z. DGO: departementaal georganiseerd overleg met de centrales van verenigingen van ambtenaren als bedoeld in artikel 113 van het Algemeen Rijksambtenarenreglement;

• aa. OR: ondernemingsraad;

• bb. WOR: Wet op de ondernemingsraden;

• cc. OFP: Organisatie- en formatieplan of een daarmee vergelijkbaar document.

Toelichting

De procedureregels OCW zijn van toepassing op zowel het kernministerie als alle buitendiensten die behoren tot het Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap. In tegenstelling tot de meeste andere OCW-regelingen is het begrip medewerker in deze regeling beperkt tot medewerkers met een vaste aanstelling en medewerkers met een tijdelijke aanstelling op proef. De reden hiervoor is gelegen in artikel 49d van het ARAR. Het hoofdstuk over rechten en verplichtingen bij reorganisaties is niet van toepassing op werknemers die op een andere grond tijdelijk zijn aangesteld of die op een andere basis werkzaamheden voor OCW verrichten, zoals ingehuurde arbeidskrachten. Wel zal het bevoegd gezag uit oogpunt van goed werkgeverschap deze werknemers ook volledig moeten informeren over de reorganisatie en waar mogelijk deze werknemers ondersteunen bij het vinden van een andere betrekking binnen of buiten OCW.

Onder organisatie kan heel het ministerie worden verstaan maar ook een onderdeel ervan, zoals een afdeling, één of meer directies of een directoraat-generaal.

Bij een flexibele organisatie is het OFP zo opgesteld dat er ruimte is voor toekomstige wijzigingen om goed in te kunnen spelen op actuele ontwikkelingen.

Bij steeds meer organisaties wordt het begrip functie losgelaten en vervangen door functiestramienen, functiereeksen of functiefamilies. In deze regeling wordt de term functiestramien gebruikt, maar functiereeks of functiefamilie kan min of meer als synoniem worden beschouwd. Uitgangspunt is dat medewerkers die werkzaam zijn op dezelfde trede in een functiestramien onderling uitwisselbaar zijn, tenzij deze onderlinge uitwisselbaarheid is begrensd in het OFP.

De definitie van een reorganisatie is overgenomen uit artikel 49b, tweede lid, van het ARAR. Van een reorganisatie is sprake indien de structuur, de omvang of de taakinhoud van de OCW-organisatie of een onderdeel daarvan wijzigt ten opzichte van de bestaande situatie. In een OFP is de beschrijving van de organisatie neergelegd. Indien het bevoegd gezag zijn dienst of een onderdeel daarvan anders wil organiseren dan in het OFP is beschreven, is er sprake van een reorganisatie indien dit personele consequenties heeft. De omvang van de wijziging is daarbij niet van belang. Zelfs het opheffen van of wijzigen van een functiestramien of functie kan al onder de definitie van een reorganisatie vallen.

In het derde lid van artikel 49b van het ARAR worden de bepalingen in hoofdstuk VII van het ARAR van overeenkomstige toepassing verklaard in geval van privatisering of verzelfstandiging van een dienstonderdeel van het ministerie. Dergelijke situaties komen minder voor, zijn specifieker van aard en vereisen veelal bijzondere voorzieningen. De procedure is op die situaties niet goed passend. Bij dergelijke situaties worden in de praktijk op basis van het ARAR in overleg met de OR en het DGO specifieke procedureafspraken gemaakt en wordt zonodig een sociaal plan opgesteld. Aangezien de bepalingen in het ARAR een zorgvuldige procedure in die situaties reeds voldoende waarborgen, zijn de bepalingen uit deze procedure niet van toepassing in geval van privatisering of verzelfstandiging van een dienstonderdeel van het ministerie.

Het ARAR is alleen niet van toepassing bij de overgang van personeelsleden naar een zelfstandig bestuursorgaan indien deze overgang bij wet is geregeld. In die gevallen gelden veelal specifieke regelingen, die in de betrokken wet zijn opgenomen of daarop zijn gebaseerd. Uiteraard dient ook in geval een privatisering of verzelfstandiging van een dienstonderdeel bij wet is geregeld, overeenstemming met het DGO te worden bereikt over de rechtspositionele gevolgen van de overgang voor ambtenaren.

In de definitie van reorganisaties is de eis besloten dat er sprake moet zijn van personele consequenties. Van personele consequenties is niet alleen sprake bij herplaatsingskandidaten of het aanwijzen van niet-functievolgers. Op grond van de jurisprudentie moet dit begrip namelijk ruim worden uitgelegd. Bijvoorbeeld wanneer de functie van een medewerker als gevolg van een organisatieverandering bij een andere afdeling wordt ondergebracht. Heeft de organisatieverandering echter geen gevolgen voor de positie van de medewerkers, dan zijn de regels bij reorganisaties niet van toepassing. Dit is bijvoorbeeld het geval indien de formatie van een functiestramien wordt uitgebreid en er voor de zittende medewerkers niets wijzigt.

Het begrip functievolger komt voort uit het reorganisatieprincipe mens volgt functie. Bij organisaties die werken met functiestramienen is dit reorganisatieprincipe aangepast tot mens volgt functiestramien. Aangezien het wijzigen van de naam van een functiestramien of functie niet betekent dat er dus sprake is van een andere functiestramien of functie, is getracht hier een zo objectief mogelijk criterium te hanteren. Een criterium dat een nadere invulling geeft aan het in de jurisprudentie gehanteerde begrip in overwegende mate, zonder dat hiermee een rekenkundige exactheid wordt nagestreefd. Het 65%-criterium doelt op de activiteiten behorende bij het functiestramien of de functie en de tijdbesteding die nodig is om die activiteiten goed te vervullen. Zo kan het zijn dat misschien maar één van de tien activiteiten overblijft, maar dat dit qua tijdsbesteding wel meer dan 65% van de totale activiteiten behorende bij het oorspronkelijke functiestramien of functie betreft. In de praktijk zal echter een functiestramien niet snel wijzigen, waardoor een medewerker bij een reorganisatie binnen een flexibele organisatie veelal zijn functie zal kunnen volgen tenzij er sprake is van overtolligheid.

De definitie van overtolligheid is ontleend aan artikel 49e ARAR. Hiervan is sprake als een functiestramien of een functie wel terugkomt in de nieuwe organisatie, maar het aantal formatieve eenheden (fte’s) is verminderd ten opzichte van de huidige organisatie en als gevolg daarvan niet alle medewerkers het functiestramien of de functie kunnen volgen.

De vormgeving van het plaatsingsplan is vrij. Wel dient het duidelijk te maken wie welke positie in de nieuwe organisatie gaat bekleden. Dit samenhangende overzicht stelt belanghebbenden in staat om na te gaan of de spelregels met betrekking tot de plaatsing juist zijn gehanteerd. Medewerkers waarvoor binnen de nieuwe organisatie geen passende functie beschikbaar is, worden aangewezen als herplaatsingskandidaat in de zin van artikel 49d ARAR en 49e en van de RPR.

Welke ondernemingsraad een rol speelt bij de reorganisatie, is afhankelijk van de omvang van de reorganisatie. Indien de reorganisatie beperkt blijft tot een dienstonderdeel, zal de ondernemingsraad van dat dienstonderdeel bij de reorganisatie worden betrokken. Is de omvang van de reorganisatie groter dan een dienstonderdeel, dan worden alle afzonderlijke ondernemingsraden of onderdeelcommissies betrokken. Indien de meerderheid van de dienstonderdelen van de bestuursdienst is betrokkene bij de reorganisatie, is de Groepsondernemingsraad van de bestuursdienst bevoegd. En indien de meerderheid van de dienstonderdelen van het ministerie bij de reorganisatie is betrokken, is de departementale ondernemingsraad (DOR) het bevoegde medezeggenschapsorgaan.

De in deze regeling toegekende bevoegdheden aan het bevoegd gezag kunnen in diens plaats door de secretaris-generaal worden uitgeoefend, indien de reorganisatie op meer dan een dienstonderdeel betrekking heeft.

Toelichting

Dit artikel geeft de secretaris-generaal (SG) de bevoegdheid om op treden als bevoegd gezag voor de reorganisatie, indien de reorganisatie dienstonderdeeloverstijgend is. Hiermee komt de leiding over een reorganisatie te liggen bij één persoon. Hierdoor wordt duidelijkheid gecreëerd naar betrokkenen die veelal behoefte hebben aan één aanspreekpunt. Het betreft hier echter geen verplichting waardoor de SG van deze bevoegdheid geen gebruik hoeft te maken. Zo kan hij van mening zijn dat de hoofden van dienst ook prima gezamenlijk leiding kunnen geven aan de reorganisatie.

Voor elke reorganisatie formuleert het bevoegd gezag een voornemen tot reorganisatie, waarbij hij in ieder geval gemotiveerd aangeeft of er wel of niet sprake is van een reorganisatie in de zin van artikel 4. Dit voornemen wordt ter goedkeuring aan de secretaris-generaal voorgelegd.

Zo spoedig mogelijk na goedkeuring door de secretaris-generaal worden de OR en het DGO op de hoogte gesteld van het voornemen.

Toelichting

Iedere reorganisatie vangt aan met een voornemen tot reorganisatie. Hiermee stelt het betrokken bevoegd gezag of, indien de reorganisatie betrekking heeft op meerdere dienstonderdelen van OCW, alle betrokken hoofden van dienst, de SG of diens plaatsvervanger op de hoogte van het voornemen om de structuur, omvang of taakinhoud van het dienstonderdeel te wijzigen. Het is hier niet de bedoeling dat al een uitgewerkt plan aan de SG wordt voorgelegd. In deze fase maakt het bevoegd gezag slechts gemotiveerd zijn wens tot veranderen aan de SG kenbaar en vraagt goedkeuring voor een reorganisatie. Het verdient de voorkeur om de SG hierover te informeren via de kwartaalrapportage. Deze wordt zodoende benut om zicht te houden op zaken die spelen rondom het thema organisatie en formatie. De SG zal zich hierbij laten adviseren door de directeur HRM. Bij het voornemen geeft het bevoegd gezag tevens aan of het zal gaan om een ingrijpende reorganisatie in de zin van artikel 4. Hiermee wordt meteen duidelijkheid verschaft aan de betrokkenen (OR, DGO en personeel) over de verder te volgen procedure.

Naast de SG zijn er nog andere belanghebbenden die een belangrijke rol spelen bij reorganisaties, zoals de centrales van verenigingen van ambtenaren (CvVA) vertegenwoordigd in het DGO, de medezeggenschap (OR) en het personeel.

Rol DGO

Op grond van artikel 113 ARAR vindt in het DGO overleg plaats met de bestuurder over onder andere alle voorgenomen besluiten tot een belangrijke reorganisatie. De CvVA behartigen de belangen van aangesloten ambtenaren. Het overleg in het DGO blijft beperkt tot de bijzondere rechtspositionele en sociale gevolgen van het besluit. Overeenstemming met het DGO is alleen aan de orde indien met de reorganisatie tevens nieuwe regels met rechten of verplichtingen van individuele ambtenaren worden ingevoerd of reeds bestaande regels met rechten of verplichtingen worden gewijzigd. Hierbij kan bijvoorbeeld gedacht worden aan een reorganisatie waarbij herplaatsingskandidaten zullen ontstaan waarvoor een sociaal plan wordt opgesteld of aan belangrijke wijzigingen in de standplaats of functie van medewerkers. Over de rechtspositionele gevolgen dient dan overeenstemming te worden bereikt met ten minste de helft van de tot het overleg toegelaten centrales.

Om het DGO in staat te stellen om zijn rol goed te vervullen, is in artikel 49ca ARAR de verplichting opgenomen om het DGO tijdig te informeren over ieder voorgenomen besluit tot reorganisatie. Het bevoegd gezag van de te reorganiseren dienst is verantwoordelijk voor de tijdige melding. De in het tweede lid van artikel 3 opgenomen informatieplicht vormt een nadere uitwerking van deze bepalingen en geeft aan wanneer het DGO dient te worden geïnformeerd. Het informeren dient schriftelijk te geschieden.

De informatie over het voorgenomen besluit tot reorganisatie stelt het DGO in de gelegenheid om te bepalen in hoeverre en op welke momenten hij bij de verdere procedure betrokken wenst te worden en of hij het een reorganisatie vindt waarover op enig moment overleg in het DGO dient plaats te vinden. Hiervan zal onder meer sprake zijn indien er mogelijk herplaatsingskandidaten uit de reorganisatie naar voren komen. Vandaar ook dat het bevoegd gezag in deze fase al moet aangegeven of het een ingrijpende reorganisatie zal worden in de zin van artikel 4. Indien daar in deze fase nog geen duidelijkheid over kan worden verstrekt, dient de procedure bij ingrijpende reorganisaties te worden gevolgd. In dat geval is namelijk het opstellen van een plan van aanpak voor de reorganisatie vereist. Dit plan van aanpak moet belanghebbenden het nodige inzicht verschaffen in de reorganisatie en de daarbij te volgen procedure. In dit plan van aanpak zal de rol van de het DGO worden uitgewerkt, aangezien één van de verplichte onderdelen van een plan van aanpak de planning van de informatie- en overlegmomenten met de OR, het DGO en het personeel is.

Aangezien de rol van het DGO is geregeld in het ARAR en de RPR zijn in deze procedure verder geen specifieke bepalingen met betrekking tot het inschakelen en overleg met het DGO opgenomen.

Informeren OR

De OR behartigt de belangen van zowel de organisatie als van het personeel voor zover deze de laatste niet reeds door het DGO worden behartigd. Om deze rol goed te kunnen vervullen, is er de in het tweede lid opgenomen informatieplicht die rechtstreeks voortkomt uit artikel 49ca ARAR. Met het opnemen van de woorden ‘zo spoedig mogelijk na goedkeuring’ is de eis van artikel 49ca ARAR, dat zowel het DGO als de OR tijdig dienen te worden geïnformeerd, concreter gemaakt. Deze informatieplicht heeft betrekking op alle reorganisaties binnen OCW. Het informeren gebeurt bij voorkeur schriftelijk via de directie HRM.

Informeren van personeel

Werknemers bepalen mede het succes van een reorganisatie. Om die reden wordt geadviseerd om ook de werknemers in een zo vroeg mogelijk stadium te informeren over de voorgenomen reorganisatie. Zo wordt voorkomen dat er een geruchtenstroom en als gevolg daarvan onnodige onrust bij de werknemers ontstaat. De wijze waarop de werknemers worden geïnformeerd is niet voorgeschreven. Wel verdient het aanbeveling om de werknemers in ieder geval ook te informeren via de normale werkverbanden zoals in een werkoverleg. Dit bevordert het communicatieproces.

1. Bij iedere ingrijpende reorganisatie stelt het bevoegd gezag een plan van aanpak op.

2. Van een ingrijpende reorganisatie is sprake indien als gevolg van de reorganisatie:

• a. herplaatsingskandidaten ontstaan die niet onmiddellijk kunnen worden herplaatst in een passende functie, of

• b. ten minste 10% van de medewerkers van het reorganiserende dienstonderdeel of van de reorganiserende dienstonderdelen, met een minimum van 10 medewerkers, wordt aangewezen als niet-functievolger.

Toelichting

In dit artikel wordt het begrip ingrijpende reorganisatie geïntroduceerd. Met ingrijpend wordt vooral gedoeld op de mogelijke rechtspositionele gevolgen voor de totale groep van medewerkers op wie de reorganisatie betrekking heeft.

Zelfs indien bijvoorbeeld bij de start van de reorganisatie al duidelijk is dat één medewerker in het functiestramien ontwikkeling en sturing van beleid niet zal kunnen worden herplaatst in de nieuwe organisatie, dan nog kan voor de totale groep van medewerkers de reorganisatie ingrijpend zijn. Immers bij de start van de reorganisatie is nog niet bekend wie er als herplaatsingskandidaat wordt aangewezen, waardoor alle medewerkers in het functiestramien ontwikkeling en sturing van beleid in potentie kunnen worden aangewezen als herplaatsingskandidaat.

Of een reorganisatie ingrijpend is in de zin van dit artikel is vooral van belang voor de verder te volgen procedure. Voor de rol van het DGO en de OR bij de reorganisatie is het begrip ingrijpend niet bepalend. De rol van het DGO en de OR wordt namelijk bepaald door respectievelijk artikel 113 ARAR en artikel 25 WOR. Dit laat onverlet dat het DGO wordt geïnformeerd over alle reorganisaties bij het ministerie, waarna partijen kunnen bepalen of er sprake is van een belangrijke reorganisatie in de zin van genoemde bepalingen.

Bij ingrijpende reorganisaties dient altijd een plan van aanpak te worden opgesteld. Bij twijfel of de reorganisatie ingrijpende gevolgen zal hebben voor de medewerkers, dient eveneens een plan van aanpak te worden opgesteld. De betrokkenen, zoals onder andere het DGO en de DOR, zullen namelijk ook in dat geval de procedure nauwlettend willen volgen.

Een reorganisatie wordt ingrijpend genoemd indien:

• a. herplaatsingskandidaten ontstaan die niet onmiddellijk kunnen worden herplaatst in een passende functie, of

• b. ten minste 10% van de medewerkers van het reorganiserende dienstonderdeel of van de reorganiserende dienstonderdelen (met een minimum van 10 medewerkers) wordt aangewezen als niet-functievolger.

Ad a. De eerste voorwaarde is afkomstig uit artikel 1, derde lid, onderdeel b, RPR. De voorwaarde geldt in de situatie wanneer onzeker is of meteen voor iedere medewerker een plek in de nieuwe organisatie beschikbaar zal zijn. Er zullen dan mogelijk herplaatsingskandidaten moeten worden aangewezen. De achterliggende gedachte van de voorwaarde is dat bij een reorganisatie met (niet meteen te herplaatsen) herplaatsingskandidaten er bij het DGO, de OR en bij het personeel behoefte is aan een plan van aanpak dat inzicht in de reorganisatie en de daarbij te volgen procedure verschaft. Hierdoor kunnen de rechtspositionele en sociale gevolgen voor de medewerkers goed worden overzien.

Ad b. De tweede voorwaarde is een specifieke OCW-voorwaarde en alleen van belang indien zeker is dat er geen herplaatsingskandidaten zullen ontstaan. Kortom: wanneer elke medewerker is verzekerd van een passende functie bij de start van de nieuwe organisatie. Desondanks is een plan van aanpak vereist omdat er bij reorganisaties met veel gewijzigde functies behoefte bij de SG, de OR en de medewerkers bestaat aan een gestructureerd document, dat een goed inzicht in de reorganisatie en de daarbij te volgen procedure verschaft. Bovendien zullen veel medewerkers het verplicht zoeken naar een andere betrekking als ingrijpend ervaren. Voor hen zal weer een functiestramien of functie in de nieuwe organisatie moeten worden gevonden. Zorgvuldige procedures zijn voor het slagen van een reorganisatie van groot belang. Om dit te waarborgen is een plan van aanpak een goed hulpmiddel. Echter, er zal wel de verwachting moeten zijn dat tenminste 10% van de bij het desbetreffende dienstonderdeel werkende medewerkers met een minimum aantal van 10 zal worden aangewezen als niet-functievolger. Het percentage van 10% is opgenomen omdat een ingrijpende reorganisatie altijd tevens belangrijk moet zijn voor de organisatie als geheel. Het hanteren van alleen een absoluut aantal is niet afdoende. Bij een dienstonderdeel van 220 medewerkers hoeft een reorganisatie met 10 niet-functievolgers niet ingrijpend te zijn, terwijl dat voor een dienstonderdeel met 50 medewerkers wel het geval zal zijn. Het noemen van een absoluut getal heeft bovendien als nadeel dat het niet goed mogelijk is een aantal te bepalen dat recht doet aan de verschillen in omvang tussen de dienstonderdelen van OCW. Daarnaast kost het opstellen en het uitvoeren van het plan van aanpak veel tijd, waardoor het wel in verhouding moet staan tot de doelen die ermee worden gediend. Kortom: het moet gaan om een belangrijk deel van de medewerkers, gerelateerd aan het totaal van de medewerkers van het reorganiserende dienstonderdeel of de reorganiserende dienstonderdelen, indien de reorganisatie meer dan een dienstonderdeel betreft.

1. Bij een niet-ingrijpende reorganisatie legt het betrokken bevoegd gezag de belangrijkste wijzigingen ten opzichte van de huidige organisatie, alsmede de personele, financiële en formatieve gevolgen daarvan schriftelijk vast in een nota en legt de nota ter goedkeuring voor aan de secretaris-generaal. De secretaris-generaal kan zich laten adviseren door de directeur HRM.

2. Indien het bevoegd gezag voornemens is van de plaatsingsvolgorde die volgt uit artikel 49e ARAR af te wijken, dient dit in de nota te worden gemeld.

3. Na goedkeuring informeert het bevoegd gezag de OR en het personeel over de inhoud van de nota en de verder te volgen procedure.

4. Het bevoegd gezag stelt de nota vast, nadat er overleg met de OR en het DGO over heeft kunnen plaatsvinden.

5. Het bevoegd gezag legt de nota opnieuw ter goedkeuring aan de secretaris-generaal voor, indien de nota na goedkeuring als bedoeld in het eerste lid nog wordt gewijzigd.

Toelichting

Dit artikel is van toepassing op alle reorganisaties die niet ingrijpend zijn in de zin van artikel 4. Het gaat hier om reorganisaties waarbij iedereen verzekerd is van een plaats in de nieuwe organisatie. Bovendien zijn er slechts enkele medewerkers die een andere plek in de organisatie krijgen. Dergelijke reorganisaties lenen zich voor een snelle en efficiënte procedure om te komen tot organisatieveranderingen. De reorganisatienota stelt het bevoegd gezag in staat om snel en slagvaardig te kunnen inspelen op veranderde omstandigheden.

Inhoud nota

Bij niet-ingrijpende reorganisaties is een korte nota met wijzigingen op hoofdlijnen voldoende voor de departementsleiding om het benodigde overzicht te kunnen houden. In de nota hoeven alleen de wijzigingen ten opzichte van de huidige organisatie te worden gemeld en de personele, financiële en formatieve gevolgen van de reorganisatie. Kortom: alleen die zaken die de SG nodig heeft om een besluit te kunnen nemen over het al dan niet goedkeuren van de wijzigingen. Te denken valt aan het aanwijzen van management- en sleutelfuncties. Ook daarbij geldt immers conform het convenant betreffende het Aanvullend Sociaal Beleidskader dat het bevoegd gezag moet motiveren waarom er sprake is van een sleutelfunctie. Ook dan zal de SG deze motivering vervolgens moeten voorleggen aan het DGO waarna het DGO binnen twee weken zal regeren. Het DGO zal daarbij beoordelen of er sprake is van een functie die in de nieuwe organisatie een cruciale rol/positie heeft. In het tweede lid is opgenomen dat afwijken van de plaatsingsvolgorde bij overtolligheid dient te worden gemeld in de nota. Op dit punt is echter wel overeenstemming vereist met het DGO op grond van artikel 113 ARAR. In het derde lid van dit artikel is namelijk opgenomen dat overleg met het DGO moet worden gevoerd over voorgenomen besluiten tot invoering of wijziging van regels met rechten of verplichtingen van individuele ambtenaren.

Besluitvorming

Na goedkeuring van de nota informeert het bevoegd gezag het personeel en de OR over de inhoud ervan. Verder zal het bevoegd gezag in ieder geval informatie verschaffen over de plaatsingsprocedure.

Rol OR

Aangezien deze procedure veelal zal worden toegepast bij kleinschalige reorganisaties, die niet als belangrijk in de zin van de WOR zijn aan te merken, heeft de OR meestal geen recht van advies. Desalniettemin is het belangrijk om bij alle reorganisaties de standpunten van de OR te kunnen meewegen in de definitieve besluitvorming. Om die reden is in het vierde lid opgenomen dat bij iedere reorganisatie ten minste één keer overleg moet worden gevoerd met de OR over de inhoud van de nota. Rekeninghoudend met de opmerkingen van de OR stelt het bevoegd gezag de nota vervolgens vast. Het bevoegd gezag is echter niet verplicht om de opmerkingen van de OR in de nota te verwerken. Indien de nota na de verkregen goedkeuring van de SG belangrijke wijzigingen ondergaat, dienen uiteraard ook de wijzigingen ter goedkeuring aan de SG te worden voorgelegd.

Er kunnen echter reorganisaties zijn, die geen ingrijpende personele gevolgen hebben voor het personeel, maar die wel belangrijk zijn in de zin van de WOR. Bij dergelijke reorganisaties kan worden volstaan met een reorganisatienota. In dat geval volgt uit de WOR dat de nota of passages daaruit tevens om advies aan de OR zullen moeten worden voorgelegd. Denk hierbij bijvoorbeeld aan de invaring van een groot dienstonderdeel, waarbij de garantie is afgegeven dat iedereen zijn huidige werkzaamheden zal kunnen blijven verrichten. Dit is een belangrijke uitbreiding van de organisatie in de zin van artikel 25, eerste lid, onder d, van de WOR, maar is geen ingrijpende reorganisatie in de zin van artikel 4 van deze procedure.

Rol DGO

Voor de rol van het DGO bij een reorganisatie is niet bepalend of het gaat om een ingrijpende of een niet-ingrijpende reorganisatie. De basis voor overleg en overeenstemming met het DGO is namelijk neergelegd in hogere regelgeving, namelijk artikel 113 ARAR. Daarin is een aantal onderwerpen opgenomen waarover overleg moet worden gevoerd. In de praktijk zal het DGO veelal ook zelf aangeven indien en waarover zij overleg wenst te hebben.

1. Het bevoegd gezag wijst de medewerker wiens functie binnen afzienbare tijd wordt opgeheven dan wel die binnen afzienbare tijd overtollig wordt aan als pré-herplaatsingskandidaat en stelt de medewerker hiervan schriftelijk in kennis.

2. De artikelen 49j, tweede lid, 49k, 49n en 49p ARAR zijn op pré-herplaatsingskandidaten van overeenkomstige toepassing.

Toelichting

Deze bepaling heeft als doel om herplaatsingskandidaten op termijn te voorkomen. Door de medewerkers van wie de functies binnen enkele maanden komen te vervallen aan te wijzen als pré-herplaatsingskandidaten, zijn ze reeds in een vroegtijdig stadium gehouden om een passende functie of functiestramien te aanvaarden en mee te werken aan om-,

her-, of bijscholing indien zij daarmee in een passende functie of stramien kunnen worden geplaatst. Bovendien kunnen zij aanspraak maken op de financiële prikkels die voor herplaatsingskandidaten openstaan.

1. Het bevoegd gezag wijst de medewerker wiens functie is opgeheven dan wel die overtollig is en die na een periode van ten minste drie maanden na aanwijzing als pré-herplaatsingskandidaat niet is geplaatst op een andere functie aan als herplaatsingskandidaat als bedoeld in artikel 49d of 49e van het ARAR en stelt de medewerker hiervan overeenkomstig artikel 49f van het ARAR schriftelijk in kennis.

2. Aanwijzing als herplaatsingskandidaat geschiedt niet eerder dan na verloop van ten minste drie maanden nadat de ondernemingsraad is geïnformeerd over het voornemen tot reorganisatie.

1. Het departementale loopbaan- en mobiliteitscentrum ZEBRA heeft tot taak het bevoegd gezag en de (pré-)herplaatsingskandidaat, onverminderd hun eigen verantwoordelijkheden, te ondersteunen bij het zoeken naar een andere, passende functie door middel van het opstellen van een individueel personeelsbegeleidingsplan, het geven van begeleiding en het uitvoeren van bemiddeling en andere activiteiten.

2. Ondersteuning door ZEBRA brengt geen wijziging in de verantwoordelijkheid van het bevoegd gezag ten aanzien van de (pré-)herplaatsingskandidaat.

3. De directeur HRM regelt de werkwijze van ZEBRA.

Indien binnen het ministerie een vacature ontstaat, stelt het desbetreffende bevoegd gezag ZEBRA hiervan onverwijld op de hoogte, met inbegrip van taakomschrijving en competentieprofiel, onverlet de verplichting tot aanmelding van de vacature bij de Mobiliteitsbank.

1. Het bevoegd gezag stelt in overleg met de herplaatsingskandidaat en ZEBRA zo spoedig mogelijk een begeleidingsplan op.

2. Het individueel begeleidingsplan wordt door het bevoegd gezag vastgesteld na ondertekening door de (pré-)herplaatsingskandidaat.

3. In het begeleidingsplan wordt in ieder geval opgenomen:

• a. naar welk soort functiestramienen of functies zal worden gezocht binnen het ministerie;

• b. naar welk soort functiestramienen of functies zal worden gezocht binnen of buiten de rijksoverheid;

• c. een competentieprofiel van de (pré-)herplaatsingskandidaat

• d. de afspraken over om-, her- en bijscholing;

• e. de duur van een eventueel outplacementtraject;

• f. de activiteiten die het bevoegd gezag en de (pré-)herplaatsingskandidaat zullen ontplooien;

• g. het verwachte gebruik van voorzieningen als bedoeld in deel B van deze regeling.

• h. op welke momenten nadere gesprekken tussen het bevoegd gezag, ZEBRA en de herplaatsingskandidaat zullen plaatsvinden.

4. Het bevoegd gezag of een door deze aangewezen functionaris nodigt de herplaatsingskandidaat ten minste iedere maand uit voor een gesprek over de voortgang. Van dit gesprek wordt een verslag gemaakt.

5. De herplaatsingskandidaat blijft de werkzaamheden vervullen die hij voor de reorganisatie vervulde, tot het tijdstip met ingang waarvan hem tijdelijk andere werkzaamheden worden opgedragen, hij wordt herplaatst of hem ontslag wordt verleend.

Toelichting

De verplichting om voor iedere herplaatsingskandidaat een individueel begeleidingsplan op te stellen komt voort uit artikel 5 RPR. De achterliggende gedachte is dat op een structurele wijze gedurende maximaal 18 maanden naar een passend functiestramien of passende functie moet worden gezocht. Bovendien zal in geval van ontslag moeten kunnen worden aangetoond, dat er alles aan is gedaan om voor de medewerker een passende functie te vinden.

Van belang is dat zowel het bevoegd gezag als de medewerker zich kunnen vinden in de inhoud van het plan. Beiden zullen het immers moeten uitvoeren. Om die reden is het aan te raden beide partijen het begeleidingsplan voor akkoord te laten ondertekenen.

Maandelijks of zoveel vaker als nodig is, wordt door of namens het bevoegd gezag de voortgang van het plan besproken. Daarbij zullen beide partijen moeten laten zien welke activiteiten ze de afgelopen tijd hebben verricht om een passende functie te vinden. Ten slotte is het derde lid opgenomen om te voorkomen dat de herplaatsingskandidaat thuis komt te zitten. Als tussenoplossing kan het bevoegd gezag de medewerker tijdelijk andere werkzaamheden laten verrichten. Hierbij kan worden gedacht aan interim functievervulling, detachering of een tijdelijke overplaatsing of het tijdelijk opdragen van andere werkzaamheden op grond van artikel 58 ARAR. Dergelijke oplossingen schorten de uitvoering van het personeelsbegeleidingsplan niet op, omdat dit plan het vinden van een structurele oplossing tot doel heeft.

Herplaatsingstermijn

De herplaatsingsprocedure duurt 18 maanden (artikel 49g ARAR). De termijn van 18 maanden kan worden verkort indien de herplaatsingskandidaat weigert te voldoen aan zijn verplichtingen in het kader van zijn herplaatsing, dan wel als het in overleg met de herplaatsingskandidaat duidelijk is dat geen passend functiestramien of passende functie vacant zal komen waarop deze kan worden geplaatst.

De termijn van 18 maanden kan worden verlengd of worden opgeschort indien bijvoorbeeld bekend is dat binnen afzienbare tijd een passend functiestramien of een passende functie vrij zal komen, of wanneer gedurende een korte periode om gegronde redenen niet actief kon worden gezocht naar een passend functiestramien of een passende functie.

De herplaatsingskandidaat wordt geïnformeerd over de aanvang van de 18-maandentermijn, en over het verkorten, verlengen of opschorten van deze termijn. Indien het ondanks aantoonbare inspanningen na ommekomst van de herplaatsingstermijn niet mogelijk is gebleken om een herplaatsingskandidaat in een passend functiestramien of een passende functie te herplaatsen, kan hem reorganisatie-ontslag worden verleend. Hierbij geldt een opzegtermijn van drie maanden.

Reorganisatie-ontslag

Aan de medewerker die in het kader van een reorganisatie is herplaatst kan alsnog reorganisatie-ontslag worden verleend, indien binnen een periode van uiterlijk één jaar te rekenen vanaf de datum waarop het functiestramien of de functie is opgedragen, blijkt dat de betreffende plaats niet passend is voor die medewerker en het niet mogelijk is om de medewerker binnen een redelijke termijn in een passend functiestramien of een passende functie te plaatsen. Hierbij geldt, ingevolge het ARAR, geen opzegtermijn. Betrokkene krijgt ten minste vier weken voor de ontslagdatum bericht van beëindiging van het dienstverband.

Aan de medewerker kan eervol ontslag worden verleend indien van hem in redelijkheid niet kan worden verlangd, dat hij zich zal voegen in zijn verplaatsing over een aanmerkelijke afstand ten gevolge van een verplaatsing van zijn werkzaamheden. Hierbij wordt een opzegtermijn van drie maanden in acht genomen.

Aan de medewerker kan binnen een periode van uiterlijk één jaar nadat hij is verplaatst over een aanmerkelijke afstand, alsnog een eervol ontslag worden verleend indien van hem in redelijkheid niet kan worden verlangd dat hij zich zal blijven voegen in zijn verplaatsing over een aanmerkelijke afstand ten gevolge van een verplaatsing van zijn functie. Hierbij geldt, ingevolge het ARAR, geen opzegtermijn. Betrokkene krijgt ten minste vier weken voor de ontslagdatum bericht van beëindiging van het dienstverband.

Bij ontslag kan aanspraak bestaan op een werkloosheidsuitkering krachtens de Werkloosheidswet, en eventueel op een uitkering op grond van het Besluit bovenwettelijke uitkeringen sector Rijk.

Overigens kunnen er in overleg met het DGO afspraken worden gemaakt over sociaal flankerende maatregelen, indien dit noodzakelijk wordt geacht door één van beide partijen.

1. Er is een Herplaatsing- en mobiliteitscommissie.

2. De commissie bestaat ten minste uit:

• a. een directeur-generaal als voorzitter,

• b. één directeur en de inspecteur-generaal Inspectie van het Onderwijs als leden, en

• c. twee leden van de DOR als leden.

3. De commissie wordt bijgestaan door een secretaris, werkzaam bij de directie HRM, en door een personeelsfunctionaris.

4. De secretaris-generaal benoemt de voorzitter, leden en de secretaris en personeelsfunctionaris van de commissie voor een periode van drie jaar en benoemt voor elk van hen één of meer plaatsvervangers.

5. De benoemingstermijn kan één keer worden verlengd met een periode van drie jaar.

6. De commissie heeft tot taak:

• a. gevraagd en ongevraagd advies uit te brengen aan het bevoegd gezag over het departementale herplaatsingsbeleid met inbegrip van de werkzaamheden van ZEBRA;

• b. gevraagd en ongevraagd advies uit te brengen aan het bevoegd gezag over het departementale selectieve wervings- en selectiebeleid;

• c. op verzoek van de secretaris-generaal advies uit te brengen over het openstellen van een vacature binnen het ministerie voor werving buiten de sector Rijk;

• d. op verzoek van het bevoegd gezag dan wel de herplaatsingskandidaat advies uit te brengen over de passendheid van een functie, bedoeld in artikel 49h van het ARAR, onderscheidenlijk de geschiktheid van een herplaatsingskandidaat als bedoeld in artikel 49i van het ARAR;

• e. op verzoek van het bevoegd gezag advies uit te brengen over de vraag of voorafgaand aan een voorgenomen reorganisatieontslag op grond van artikel 96 van het ARAR een voldoende zorgvuldig herplaatsingsonderzoek als bedoeld in artikel 49g van het ARAR is uitgevoerd;

• f. op verzoek van het bevoegd gezag dan wel de herplaatsingskandidaat advies uit te brengen over een eventuele verlenging van de herplaatsingstermijn.

7. De commissie is bevoegd om de bij de reorganisatie betrokken ambtenaren, alsmede de bij de voorbereiding en uitvoering van de reorganisatie betrokken ambtenaar te horen. De ambtenaren zijn verplicht om aan de uitnodiging van de commissie gevolg te geven en alle gevraagde inlichtingen te verschaffen.

Toelichting

De bevoegdheid om een Herplaatsing- en mobiliteitscommissie (HMC) in te stellen komt voort uit artikel 7 van de RPR. De minimale eisen die daarin aan een HC worden gesteld zijn in dit artikel nader uitgewerkt. De HMC heeft evenals de PAC heeft een adviserende rol. Anders dan de PAC is de HMC een permanente commissie.

1. Het bevoegd gezag verzoekt de secretaris-generaal de herplaatsingskandidaat te herplaatsen op een vacature die naar het oordeel van het bevoegd gezag passend kan worden geacht en stelt het bevoegd gezag die zeggenschap heeft over de vervulling van de vacature hiervan in kennis.

2. De secretaris-generaal doet, op advies van de Herplaatsing- en mobiliteitscommissie, uit de meest geschikte herplaatsingskandidaten voor wie een functiestramien of functie passend is, een voordracht aan het betrokken bevoegd gezag om de vacature te vervullen.

3. Het betrokken bevoegd gezag kan binnen twee weken na verzending van de voordracht schriftelijk zijn opvatting kenbaar maken over de voordracht bij de secretaris-generaal.

4. De secretaris-generaal maakt binnen vier weken zijn voorgenomen beslissing schriftelijk aan het bevoegd gezag bekend.

Toelichting

In de praktijk zal deze procedure alleen worden gevolgd indien de betrokken hoofden van dienst onderling of de herplaatsingskandidaat en het bevoegd gezag het niet eens zijn over de passendheid van een functie voor een herplaatsingskandidaat. De tussenkomst van de SG is uiteraard niet vereist indien alle betrokkenen het eens zijn over de al dan niet passendheid van een functie voor de herplaatsingskandidaat.

Het bevoegd gezag dat verantwoordelijk is voor de plaatsing van de herplaatsingskandidaat kan, indien naar zijn oordeel een mogelijk passende functie beschikbaar is binnen OCW, de SG verzoeken om de herplaatsingskandidaat op die functie te plaatsen. Vooraf of minimaal gelijktijdig informeert hij het bevoegd gezag dat zeggenschap heeft over het vervullen van de vacature over het verzoek. De SG laat zich bij de voorbereiding van een besluit op het verzoek adviseren door de HMC.

Ingevolge artikel 7 RPR kan de HMC de herplaatsingskandidaat uitnodigen om te worden gehoord, waarbij de herplaatsingskandidaat niet vrij is om aan de uitnodiging geen gehoor te geven. Tevens kan de HMC de herplaatsingskandidaat verplichten om alle verlangde inlichtingen te verschaffen. Ook de dienst zal de gewenste inlichtingen moeten verschaffen.

Voordracht

De SG selecteert uit de herplaatsingskandidaten op advies van de HMC de qua kennis, vaardigheden en ervaring meest geschikte kandidaat voor wie de functie passend is. Voordat de SG een definitief besluit neemt, stelt hij allereerst de betrokken hoofden van dienst in de gelegenheid om hun zienswijze kenbaar te maken over het voorgenomen besluit om de herplaatsingskandidaat al dan niet de functie op te dragen. Vervolgens neemt hij een standpunt in naar aanleiding van de bedenkingen.

De secretaris-generaal stelt de herplaatsingskandidaat schriftelijk in kennis van zijn voornemen hem te herplaatsen op een functiestramien of functie.

De herplaatsingskandidaat kan binnen twee weken schriftelijk zijn bedenkingen tegen het voornemen bij de secretaris-generaal kenbaar maken.

Ten minste twee leden van de Herplaatsing- en mobiliteitscommissie horen de herplaatsingskandidaat namens de secretaris-generaal over zijn bedenkingen. Van het horen wordt een verslag gemaakt dat in het dossier wordt gevoegd.

De secretaris-generaal besluit over het opdragen van een functiestramien of functie aan een herplaatsingskandidaat. Voordien kan de desbetreffende vacature niet worden vervuld.

Toelichting

De herplaatsingskandidaat wordt pas van het voorgenomen herplaatsingsbesluit in kennis gesteld, nadat de hoofden van dienst hun zienswijze kenbaar hebben kunnen maken aan de SG. Indien de SG dan nog steeds van oordeel is dat de vacature passend is voor de herplaatsingskandidaat, wordt de herplaatsingskandidaat in kennis gesteld van zijn voornemen om hem de functie op te dragen. Door eerst de procedure met de hoofden van dienst te volgen, wordt voorkomen dat de herplaatsingskandidaat het gevoel krijgt dat hij niet gewenst is. Het besluit tot plaatsing van de herplaatsingskandidaat is een personeelsbesluit waarop de Awb van toepassing is. Dit betekent onder andere dat er bezwaar en beroep tegen mogelijk is.

Vacaturevervulling

In het vierde lid is bepaald dat een vacature niet mag worden vervuld, zolang er bij de SG een verzoek ligt om een herplaatsingskandidaat op die vacature te plaatsen. Op grond van rijksbrede afspraken hebben herplaatsingskandidaten voorrang boven andere interne en externe sollicitanten.

Afspraken over aanvullend sociaal beleid bij reorganisaties bij het ministerie, die door de secretaris-generaal met ten minste de helft van de tot het DGO toegelaten centrales van verenigingen van ambtenaren zijn overeengekomen en als zodanig schriftelijk zijn vastgelegd en getekend door de secretaris-generaal en de desbetreffende centrales, worden geacht tot stand te zijn gekomen op basis van artikel 49a, tweede lid, van het Algemeen Rijksambtenarenreglement.

De medewerker van het dienstonderdeel waarop de reorganisatie betrekking heeft, kan zich voor advies of bijstand met betrekking tot diens rechtspositie wenden tot de vertrouwenspersoon die ter zake voor het desbetreffende dienstonderdeel is benoemd.

De secretaris-generaal kan in zeer bijzondere gevallen ten gunste van de (pré-)herplaatsingskandidaat andere of aanvullende voorzieningen treffen ten behoeve van herplaatsing of uitstroom, indien deze regeling niet voorziet in de specifieke situatie of een strikte toepassing van deze regeling tot onbillijke uitkomsten zou leiden.