Selectielijst
[Regeling vervallen per 17-08-2014]
Opmerking vooraf over de nummering van de handelingen.
De nummers volgen elkaar niet meer logisch op. De oorzaak daarvoor ligt in het feit
dat het Structuurplan Documentaire Informatievoorziening dat op grond van een conceptversie
van dit BSD al is opgesteld bij wijze van pilot ook reeds gedeeltelijk is geïmplementeerd.
Tijdens deze implementatie is het BSD nog enkele malen gewijzigd, met consequenties
voor de nummering. Uiteindelijk is besloten om de nummers van de handelingen die bij
de implementatie relevant waren, gelijk te laten blijven.
Interne organisatie
1.
Handeling: Het aanwijzen van een plaatsvervangend voorzitter.
Periode: 1994–
Grondslag: Wet Centraal Orgaan opvang asielzoekers, art. 5, lid 3 (Stb. 1994, 422)
Product: Aanwijzingsbesluit
Waardering: V, 6 jaar na beëindiging dienstverband
2.
Handeling: Het benoemen, schorsen en ontslaan van een algemeen directeur.
Periode: 1994–
Grondslag: Wet Centraal Orgaan opvang asielzoekers, art. 8, lid 2 (Stb. 1994, 422)
Product: Benoemingsbesluit
Waardering: V, 75 jaar na geboorte
3.
Handeling: Het stellen van regels met betrekking tot de taken en bevoegdheden van
de algemeen directeur en de centrum- en clusterdirecteuren.
Periode: 1994–
Grondslag: Wet Centraal Orgaan opvang asielzoekers, art. 8, lid 3 (Stb. 1994, 422)
Product: Regelgeving
Opmerking: Vanaf 1998 is het COA gaan werken met clusters. Zie hiervoor de paragraaf
hieronder over OBM.
Waardering: B4
4.
Handeling: Het opstellen van een bestuursreglement.
Periode: 1994–
Grondslag: Wet Centraal Orgaan opvang asielzoekers, art. 6, lid 1 (Stb. 1994, 422)
Product: Bestuursreglement
Waardering: B1
5.
Handeling: Het benoemen van een secretaris en een penningmeester uit het midden van
het bestuur.
Periode: 1994–
Grondslag: Bestuursreglement Centraal Orgaan opvang asielzoekers, art. 2 (Stcrt. 1994,
248)
Product: Benoemingsbesluiten
Waardering: V, 75 jaar na geboorte
6.
Handeling: Het instellen van een commissie.
Periode: 1994–
Grondslag: Bestuursreglement Centraal Orgaan opvang asielzoekers, art. 24 (Stcrt.
1994, 248)
Product: Besluit
Opmerking: Deze handeling heeft zich tot nu toe nog niet voorgedaan. Ze is toch vermeld
vanwege haar wettelijke grondslag.
Waardering: B4
Bedrijfsvoering
7.
Handeling: Het instellen, wijzigen en opheffen van organisatie-eenheden
Periode: 1994–
Product: Besluiten, plannen, notulen
Opmerking: Een goed voorbeeld is OBM.
Waardering: B4
8.
Handeling: Het behandelen van klachten van personeel van het COA.
Periode: 1994–
Grondslag: Algemene wet bestuursrecht, art. 9:2 (Stb. 1992, 315), zoals laatstelijk
gewijzigd bij Stb. 2002, 69
Bron: Interview met dhr. J. Medendorp.
Product: Ontvangstbevestiging
Bericht over wel of niet behandelen
Besluit tot instelling van een commissie + algemene werkinstructies
Oproepingen van getuigen
Verslagen van hoorzittingen
Beslissing
Opmerking:Voor deze handeling bestaat een klachtencommissie onder leiding van een
externe voorzitter. In deze commissie hebben externe en interne medewerkers zitting.
Ze is ondergebracht in een apart kantoor van Centrale Arbeidsvoorwaarden OverheidsPersoneel
(COAP).
De uitkomst van een klachtenprocedure kan zijn dat het beleid wordt aangepast.
Waardering: V, 10 jaar na afhandeling van de klacht
De Wet op de Ondernemingsraden bij de overheid
Algemeen
72/138.
Handeling: Het inrichten van de medezeggenschapsstructuur binnen de organisatie.
Periode: 1994–
Grondslag: Wet op de ondernemingsraden, 28 januari 1971, Stb. 1971/54, zoals gewijzigd
bij wet van 13 april 1995, Stb. 1995/231, art. 2-5a en 33
Waardering: B4
72/141
Handeling: Het instellen van dienstcommissies/ondernemingsraden voor bepaalde dienstvakken
of dienstonderdelen.
Periode: 1945–
Grondslag: Wet op de ondernemingsraden, 28 januari 1971, Stb. 1971/54, zoals gewijzigd
bij wet van 13 april 1995, Stb. 1995/231, art. 2-5a en 33
Waardering: V, 5 jaar na vervallen van het besluit
Werkwijze ondernemingsraad
72/151.
Handeling: Het (in overleg) vaststellen van de procedure voor overleg met de dienstcommissie/ondernemingsraad.
Periode: 1994–
Grondslag: Wet op de ondernemingsraden, 28 januari 1971, Stb. 1971/54, zoals gewijzigd
bij wet van 13 april 1995, Stb. 1995/231, art. 23a
Opmerking: Het betreft hier het overleg tussen de bestuurder of de door deze bevoegd
verklaarde functionaris met de dienstcommissie/ondernemingsraad.
In 1982 zijn deze bepalingen verder uitgebouwd. De bepalingen gelden onder meer voor:
– Het voorzitterschap van overlegvergaderingen;
– Het uitnodigen van deskundigen voor de overlegvergaderingen door het diensthoofd;
– Het maken van afspraken over de vergaderfrequentie, de agenda, de verslaglegging,
de wijze van schorsing van de vergadering ten behoeve van afzonderlijk beraad.
Waardering V, 5 jaar na vervanging
72/158.
Handeling: Het vaststellen van regel voor vergaderfaciliteiten en andere voorzieningen
voor leden van de dienstcommissie/ondernemingsraad.
Periode: 1982–
Grondslag: Wet op de ondernemingsraden, 28 januari 1971, Stb. 1971/54, zoals gewijzigd
bij wet van 13 april 1995, Stb. 1995/231, art. 17, 18 en 22
Opmerking: De faciliteiten bestaan onder meer uit regelingen voor reis- en verblijfskosten,
vrijstelling van werkzaamheden, vergaderen binnen de normale werktijd, het verlenen
van buitengewoon verlof voor scholing en vorming.
Waardering: V, 5 jaar na vervanging
72/163.
Handeling: Het betalen van een heffing voor de scholing en vorming van ondernemingsraadsleden.
Periode: 1996–
Grondslag: Besluit heffing scholing en vorming OR-leden bij de overheid 1996–1997,
Stb. 1996/160, art. 2 en 6
Besluit heffing scholing en vorming ondernemingsraadsleden bij de overheid, Stb. 1997/319,
art. 2 en 4
Waardering: V, 5 jaar
Taken en bevoegdheden
72/166.
Handeling: Het toekennen van bijzondere bevoegdheden aan de ondernemingsraad.
Periode: 1995–
Grondslag: Wet van 1 januari 1990, Stb. l. 1990/93, art. 32
Waardering: B1
72/167.
Handeling: Het voeren van overleg met de dienstcommissie/ondernemingsraad
Periode: 1945–
Grondslag: Wet op de ondernemingsraden, 28 januari 1971, zoals gewijzigd 13 april
1995, Stb. 1995/231, art. 23 en 24
Waardering:V, 5 jaar
72/168.
Handeling: Het vaststellen van de onderwerpen die door de dienstcommissie/ondernemingsraad
mogen worden behandeld
Periode: 1945–
Grondslag: Wet op de ondernemingsraden, 28 januari 1971, zoals gewijzigd 13 april
1995, Stb. 1995/231, art. 23a.4
Opmerking: In eerste instantie werden de onderwerpen door de voorzitter aangedragen.
In 1956 is er sprake van onderwerpen die in algemene zin van belang zijn voor de uitvoering
van de rechtspositieregelingen ten aanzien van de ambtenaren voor wie de dienstcommissie
is ingesteld, alsmede onderwerpen betreffende de technische en economische dienstuitvoering.
Voor zover de behandeling van onderwerpen niet aan de centrale commissie of – indien
aanwezig – aan de bijzondere commissie van overleg voor het betreffende onderdeel
is voorbehouden mag de dienstcommissie ook onderwerpen die nauw verband houden met
de algemene sociale omstandigheden van het personeel in behandeling nemen. Daartoe
behoren:
– de invoering en het gebruik in de burgerlijke Rijksdienst van systemen van functiebeschrijving,
werkclassificatie en personeelsbeoordeling;
– de grondslagen van de rangsbevordering binnen de vastgestelde formaties;
– de vakopleiding en de ambtelijke vorming van het burgerlijk Rijkspersoneel;
– de medische en sociale zorg voor het burgerlijk Rijkspersoneel.
Voorts is elk lid bevoegd om bepaalde tot de taak van de commissie behorende onderwerpen
ter plaatsing op de agenda op te geven.
Waardering: B1
Documentaire Informatievoorziening
9.
Handeling: Het stellen van regels voor de post, het archief en documentatie.
Periode: 1994–
Bron: Tot 1997: Bekostigingsbesluit COA, art. 8, lid 1 (Sb. 1994, 637)
Vanaf 1998:
Product: Regelgeving
Waardering: B5
11.
Handeling: Het uitvoeren van regelgeving voor de post, het archief en documentatie.
Periode: 1994–
Grondslag: Tot 1997: Bekostigingsbesluit COA, art. 8, lid 1 (Stb. 1994, 637)
Vanaf 1998: niet bekend.
Product: Werkplannen, beheersinstrumenten
Opmerking: Taken:
– Het (laten) ontwikkelen en beheren van beheersinstrumenten ten behoeve van de informatievoorziening;
– Het beheren van archiefbescheiden;
– Het (laten) bewerken en inventariseren van archiefbescheiden;
– Het voorbereiden en vaststellen van registratuur- of ordeningsplannen;
– Het verzorgen van interne en externe poststromen;
– Het aanschaffen, beheren en beschikbaar stellen van publicaties.
Waardering: V, 10 jaar, of na vervanging. Van ordeningsplannen en inventarissen wordt
één exemplaar bewaard
In aanvulling op de zojuist genoemde handelingen, is een verwijzing op zijn plaats
naar RIO 125, Cultuurbeheer. Daarin wordt ondermeer vermeld welke handelingen door zorgdragers voor archieven
worden uitgevoerd.
Helaas was het BSD Cultuurbeheer op het moment van vervaardiging van dit BSD nog niet voltooid. Daarom worden op onderstaande
handelingen voorlopig de waarderingen van handeling 10 en 11 toegepast.
Archiefbeheersregels en vernietiging
125/322.
Handeling: Het vaststellen van archiefbeheersregels.
Periode: 1968–
Grondslag: Archiefbesluit (Stb. 1968/200): art. 49 lid 1, Archiefbesluit: 1995 (Stb.
1995/671): art. 14
Product: Beheersregels
Opmerking: Het gaat hier om archiefbescheiden voor zover deze niet zijn overgebracht
naar een rijksarchiefbewaarplaats. Voor zover het Besluit post- en archiefzaken rijksadministratie
1950 (Stb. 1950/K 425) op de zorgdrager van toepassing was geschiedde het beheer overeenkomstig
de regels van dat besluit, dat per 1 april 1984 werd vervangen door het Besluit algemene
secretarie-aangelegenheden rijksadministratie (Stb. 1980/182) (ingetrokken per 1 januari
1996). Vanaf 1996 is elke zorgdrager verplicht zelf nadere regels inzake het beheer
te stellen.
Waardering: B5
125/354.
Handeling: Het machtigen van de algemene rijksarchivaris of de rijksarchivaris in
de provincie tot vernietiging van in een rijksarchiefbewaarplaats berustende archiefbescheiden.
Periode: 1945–1995
Grondslag: Besluit van 7 oktober 1919 (Stb. 1919/596), tot vaststelling van de algemene
maatregel van bestuur, bedoeld in artikel 5 der Archiefwet 1918 (Stb. 1918/378): art.
2, Archiefbesluit (Stb. 1968/200): art. 4
Product: Machtiging, brief
Opmerking: De toestemming van de (voormalige) zorgdrager is vanaf 1968 vereist.
Waardering: V, 10 jaar, of na vervanging
125/355.
Handeling: Het machtigen van de Minister van Cultuur tot vernietiging van in een rijksarchiefbewaarplaats
berustende archiefbescheiden
Periode: 1996–
Grondslag: Archiefwet 1995 (Stb. 1995/276): art. 6
Product: Machtiging, brief
Waardering: V, 10 jaar, of na vervanging
Selectie en driehoeksoverleg
125/371.
Handeling: Het opstellen van een (ontwerp)-selectielijst.
Periode: 1996–
Grondslag: Archiefwet 1995 (Stb. 1995/276): art. 5 lid 1, Archiefbesluit 1995 (Stb.
1995/671): art. 2, art. 3, art. 5
Product: (Ontwerp-)selectielijst
Opmerking: In het kader van de PIVOT-convenanten stelt ook de Rijksarchiefdienst (ontwerpselectielijsten
en de daarbij behorende RIO’s op.
Waardering: V, 10 jaar, of na vervanging
125/372.
Handeling: Het voeren van het driehoeksoverleg over (ontwerp)selectielijsten.
Periode: 1996–
Grondslag: Archiefbesluit 1995 (Stb. 1995/671): art. 3
Product: Notulen, driehoeksverslag
Opmerking: Het driehoeksoverleg resulteert in een ontwerpselectielijst, die door de
zorgdrager bij de Minister van Cultuur wordt ingediend. De lijst wordt gedurende acht
weken ter inzage gelegd. Hierop kan iedereen een reactie geven. De Minister van Cultuur
verzamelt deze reacties en overhandigt ze tegelijk met de adviesaanvraag aan de Raad
voor cultuur.
Waardering: V, 10 jaar, of na vervanging
Vervanging
125/387.
Handeling: Het opstellen van een verklaring van vervanging.
Periode: 1968–
Grondslag: Archiefbesluit (Stb. 1968/200): art. 3 lid 2, Archiefwet 1995 (Stb. 1995/276):
art. 7, Archiefbesluit 1995 (Stb. 1995/671): art. 2, art. 6, art. 8
Product: Verklaring van vervanging, aanvraag tot machtiging
Opmerking: De archiefbescheiden worden vervangen door reproducties en daarna vernietigd.
Het gaat hierbij om vervanging van te vernietigen archiefbescheiden binnen de gestelde
vernietigingstermijn dan wel van niet te vernietigen archiefbescheiden. Indien het
gaat om archiefbescheiden die niet als te vernietigen zijn aangemerkt, is een machtiging
van de Minister van Cultuur (mandaat verleend aan de algemene rijksarchivaris) vereist.
De zorgdrager bewaart een exemplaar van de verklaring van vervanging.
Waardering V, 10 jaar, of na vervanging
Openbaarheid en toegankelijkheid
125/400.
Handeling: Het stellen van beperkingen aan de openbaarheid van archiefbescheiden bij
de overbrenging
Periode: 1945-
Grondslag: Archiefwet 1918 (Stb. 1918/378): art. 1, Archiefwet 1962 (1962/313) zoals
gewijzigd bij Wet openbaarheid van bestuur (Stb. 1991/703): art. 7a lid 1, Archiefwet
1995 (Stb. 1995/276): art. 15 lid 1, Archiefbesluit 1995 (Stb. 1995/671): art. 10
Product: Besluit
Opmerking: Dit zijn beperkingen met het oog op de eerbiediging van de persoonlijke
levenssfeer en het voorkomen van onevenredige bevoordeling of benadeling van betrokken
personen. Vanaf 1996 is hier het belang van de Staat of zijn bondgenoten aan toegevoegd.
De beperkingen gelden niet voor archiefbescheiden ouder dan 100 jaar, respectievelijk
75 jaar (vanaf 1996).
Waardering: V, 10 jaar, of na vervanging
125/404.
Handeling: Het adviseren van de Minister van Cultuur bij het opheffen of buiten toepassing
laten van beperkingen aan de openbaarheid van archiefbescheiden na overbrenging.
Periode: 1992–
Grondslag Archiefwet 1962 (1962/313) zoals gewijzigd bij Wet openbaarheid van bestuur
(Stb. 1991/703): art. 7a, lid 3, Archiefwet 1995 (Stb. 1995/276): art. 15 lid 3
Product: Advies
Waardering: V, 10 jaar, of na vervanging
Vervreemding
125/427.
Handeling: Het beslissen tot vervreemding van niet in een rijksarchiefbewaarplaats
berustende archiefbescheiden.
Periode: 1945–
Grondslag: Besluit van 7 oktober 1919 (Stb. 1919/596), tot vaststelling van de algemene
maatregel van bestuur, bedoeld in artikel 5 der Archiefwet 1918 (Stb. 1918/378) zoals
gewijzigd bij Besluit van 14 juni 1929 (Stb. 1929/316): art. 7, Archiefbesluit (Stb.
1968/200): art. 8, Archiefwet 1995 (Stb. 1995/276): art. 8 lid 1 en 2, Archiefbesluit
1995 (Stb. 1995/671): art. 2 lid 1, art. 3 lid 1, art. 7, art. 8
Product: Besluit, verklaring van vervreemding, aanvraag tot machtiging
Opmerking: Vanaf 1996 worden deskundigen zoals bedoeld in artikel 3 lid 1 van het
Archiefbesluit 1995 (Stb. 1995/671) betrokken bij de voorbereiding van een besluit
tot vervreemding indien de archiefbescheiden niet komen te berusten in een archiefbewaarplaats.
Waardering: V, 10 jaar, of na vervanging
125/442.
Handeling: Het machtigen van de Minister van Cultuur tot het vervreemden van archiefbescheiden
die in een rijksarchiefbewaarplaats berusten.
Periode: 1996–
Grondslag: Archiefwet 1995 (Stb. 1995/276): art. 8 lid 3
Product: Machtiging
Waardering: V, 10 jaar, of na vervanging
Huisvesting
10.
Handeling: Het uitvoeren van het huisvestingsbeleid en (gebruiks)goederenbeheer met
betrekking tot kantoren van het COA.
Periode: 1994–
Product: Werkplannen, instructies
Opmerking: Onder de uitvoering van het huisvestingsbeleid wordt een heel arsenaal
aan activiteiten bedoeld:
– Het verzorgen en begeleiden van bouwkundige activiteiten en onderhoudswerkzaamheden
– Het verstrekken, in stand houden en inrichten van technische bedrijfsbenodigdheden,
installaties, ruimtes en netwerken
– Het nemen van maatregelen op het gebied van beveiliging van mensen, gebouwen, bedrijfsruimten,
middelen en goederen
– Het aanschaffen, onderhouden, repareren en gebruiken van (gebruiks)goederen
Waardering: V, 5 jaar
Behalve bovenstaande handeling, kunnen in het kader van bedrijfsvoering ook handelingen
worden uitgevoerd die verderop genoemd zijn onder kerntaak 2, Het verwerven, beheren
en afstoten van accommodaties.
Personeel & Organisatie
12.
Handeling: Het stellen van nadere regels ten aanzien van personeelszaken.
Periode: 1994–
Product: Beleidsnota’s, beleidsnotities, rapporten, adviezen, evaluaties enz.
Bijvoorbeeld de notitie ‘COA-personeel op weg naar 2000’
Opmerking:
Taken:
– Het opstellen en evalueren van regels omtrent indienstneming en ontslag, alsmede
het loon en andere arbeidsvoorwaarden van het personeel.
– Het financieel verantwoorden van de centrale personeels-, salaris- en formatieadministratie.
– Het opstellen van procedures voor P&O-werkzaamheden.
– Het voorbereiden van beleid t.a.v. de CAO Welzijn en het deelnemen aan CAO-overleg
in de Maatschappelijk Ondernemersgroep.
Waardering: B5
13.
Handeling: Het uitvoeren van regelgeving ten aanzien van personeelszaken.
Periode: 1994–
Product: Persoonsdossiers, administratie, arbeidscontracten, functieomschrijvingen,
formatieberekeningen, functiewaarderingskaders
Opmerking:
Taken:
– Het uitvoeren van de salarisadministratie;
– het uitvoeren van de centrale formatieadministratie;
– het uitvoeren van het arbeidsvoorwaardenbeleid;
– het benoemen of aanstellen van personeel;
– het vaststellen van de formatie van de personeelsadministratie;
– het uitvoeren van beleid ten aanzien van de arbeidsmobiliteit;
– het verzorgen van opleidingen voor het personeel;
– het opstellen van functiewaarderingskaders/-tabellen/ functieniveaumatrix (FNM);
– het inhuren van tijdelijk personeel;
– het registreren bij verzuim van ziekte;
– het opstellen van jaarlijkse opgaven ziekteverzuim.
Waardering: V, 6 jaar
Persoonsdossiers: V, 75 jaar na geboorte
14.
Handeling: Het opstellen van een ARBO-beleidsvisie en -jaarplan.
Periode: 1994–
Bron: Jaarverslag 1995, Kaderbrief 2002
Product: ARBO-beleidsvisie en -jaarplan
Waardering: B1
15.
Handeling: Het aanstellen van vertrouwenspersonen/agogisch medewerkers ten behoeve
van het personeel.
Periode: 1994–
Bron: Jaarverslag 1997
Product: Aanstellingsbeschikking
Waardering: V, 10 jaar na einde dienstverband
16.
Handeling: Het uitvoeren van sociaal beleid.
Periode: 1994–
Bron: Jaarverslag 1998
Product: Stukken met betrekking tot Stg. Sociaal Fonds COA
Opmerking: Deze stichting is in 1998 opgericht voor medewerkers in ernstige financiële
moeilijkheden.
Waardering: V, 10 jaar
Vrijwilligers
17.
Handeling: Het coördineren van de aanname en werkzaamheden van vrijwilligers.
Periode: 1994–
Bron: Jaarverslag 1997
Product: Roosters, onderdeel van handboek personeel, vrijwilligerscontracten.
Waardering: V, 10 jaar
Finance & Control
De onderstaande handelingen betreffen alleen de secundaire werkprocessen. Handelingen
van op het gebied van finance & control die te maken hebben met het primaire werkproces
worden vermeld in het gedeelte over handelingen op het beleidsterrein.
18.
Handeling: Het vaststellen van modellen voor formulieren die in het administratieve
verkeer met derden moeten worden gebruikt.
Periode: 1994–
Bron: Interview met J. Krijger
Product: Formulieren
Waardering: V, 6 jaar na vervanging
19.
Handeling: Het stellen van regels omtrent het beheer van financiën, de lonen en andere
vergoedingen en de vorming van fondsen.
Periode: 1994–
Bron: Interview met J. Krijger
Product: Regelgeving
Waardering: B5
22.
Handeling: Het voeren van het financieel beheer.
Periode: 1994–
Bron: Interview met J. Krijger
Product Financiële bescheiden, grootboeken, bank- en giroafschriften
Opmerking:
Taken:
– Het opstellen van procedures voor het onderhoud van P-normen en andere budgettaire
normen
– Het beheren en onderhouden van de bankrekening.
– Het beheren van het Grootboekrekeningenschema
Waardering: V, 7 jaar
20.
Handeling: Het aanvragen van subsidies.
Periode: 1994–
Bron: Interview met J. Krijger
Product: Aanvraag (aanvullende) subsidies, rapportages
Waardering: V, 7 jaar
21.
Handeling: Het aangaan of garanderen van geldleningen.
Periode: 1994–
Bron: Interview met J. Krijger
Product: Overeenkomsten, garanties
Waardering: V, 10 jaar na aflossing
23.
Handeling: Het verzekeren van de wettelijke aansprakelijkheid van het COA tegenover
derden.
Periode: 1994–
Grondslag: Bekostigingsbesluit COA, art. 8, lid 1 (Stb. 1994, 637), vervangen door
het Subsidiebesluit (Stb. 1997, 764).
Product: Verzekeringsovereenkomsten
Waardering: V, 7 jaar
60.
Handeling: Het verzekeren van onroerende zaken van het COA tegen brandschade en diefstal
op hoofdkantoor en in de opvangaccommodaties.
Periode: 1994–
Grondslag: Bekostigingsbesluit COA, art. 8, lid 2 (Stb. 1994, 637), vervangen door
het Subsidiebesluit (Stb. 1997, 764).
Product: Verzekeringsovereenkomsten
Waardering: V, 10 jaar na beëindiging overeenkomst
Communicatie en Voorlichting
24.
Handeling: Het op de hoogte houden van het personeel van interne en externe ontwikkelingen.
Periode: 1994–
Product: Informatiemateriaal, berichten, verslagen, notulen
Waardering: V, 3 jaar of na vervanging
V 50 jaar: magazine van het COA (COAccent), 1 exemplaar van elke oplage
25.
Handeling: Het (laten) ontwikkelen en beheren van applicaties ten behoeve van de informatievoorziening.
Periode: 1994–
Grondslag: Kaderbrief 2002
Product: Functionele ontwerpen, testplannen, handboeken, formulieren, overzichten
Waardering: V, 6 jaar na afstoting van de applicatie.
26.
Handeling: Het houden en beheren van BIS-MO/COSMOS/CREP/OMG.
Periode: 1996–
Grondslag: Reglement Persoonsregistratie Overdracht Medische Gegevens, art. 1.6 en
1.7, 5.1, 7.5, 12 (Stcrt. 1996, 227)
Product: Algemene kennisgeving over het bestaan van de registratie, het reglement
en inzage daarin.
Correspondentie en besluiten m.b.t. verzoeken van derden tot gebruik van gegevens
uit deze registratiesystemen.
Wijzigingen van dit reglement.
Opmerking: BIS-MO/COSMOS/CREP/OMG zijn registratiesystemen.
Waardering: V, 10 jaar na afstoting van de applicatie
27.
Handeling: Het opleiden van medewerkers voor gebruik van applicaties.
Periode: 1994–
Product: Deelnemerslijsten, programma’s
Waardering: V, 5 jaar na afstoting van de applicatie.
Handelingen op het werkterrein
Algemene handelingen
Onderstaande handelingen kunnen betrekking hebben op elke subtaak.
De handelingen die gaan over beleid, gelden op ook op het gebied van bedrijfsvoering.
28.
Handeling: Het voorbereiden, vaststellen, wijzigen en evalueren van beleid.
Periode: 1994–
Product: Basisdocument COA, Kaderbrief, Koersbrief, beleidskaders, meerjarenbeleidsplan,
investeringsplan, communicatieplan, veranderingsdocumenten, evaluatierapporten.
Opmerking: In de, vanaf 1995 jaarlijkse, kaderbrief staan de randvoorwaarden waarbinnen
de kerntaken van het COA door de centra moeten worden uitgevoerd.
Waardering: B1, 2
29.
Handeling: Het bepalen van de wijze waarop beleid op hoofdlijnen wordt uitgevoerd.
Periode: 1994–
Product: Richtlijnen, stappenplannen, begrotingsbrief, budgetverdeelplan
Waardering: B5
30.
Handeling: Het instellen van stuur- werk- en klankbordgroepen ter ontwikkeling en
uitvoering van beleid.
Periode: 1994–
Product: In- en aanstellingsbesluiten, nota’s, rapporten
Waardering: B1
31.
Handeling: Het opstellen van instrumenten ter uitvoering van beleid.
Periode: 1994–
Product: Uitvoeringswerkplannen, werkinstructies, stappenplannen, Administratieve
Organisatiedocumenten, activiteitenbeschrijvingen.
Opmerkingen: Handeling 31, Het bepalen van de wijze waarop beleid op hoofdlijnen wordt
uitgevoerd, vindt op een hoger niveau plaats dan deze handeling. Terwijl de neerslag
van handeling 31 ook nog beleidsstukken zijn, blijft de neerslag van deze handeling
beperkt tot concrete instructies op uitvoeringsniveau.
De handeling is verricht op het niveau van meer dan één centrum. De neerslag van deze
handeling kan belangrijk materiaal bevatten voor onderzoek naar de bejegening van
asielzoekers door het COA en de wijze waarop de overheid het beleid ten aanzien van
de opvang in de uitvoering vertaalt.
De handeling resulteert in neerslag die informatie kan bevatten met betrekking tot
de beeldvorming over de opvang van asielzoekers.
Waardering: B5
33.
Handeling: Het verantwoorden van beleid aan externe actoren.
Periode: 1994–
Product: Ontwerpen voor rapportages, managementrapportages (MARAP’s), tussentijdse
rapportages
Opmerking: Een voorbeeld van een externe actor is een ministerie.
zie ook handelingen m.b.t. jaarverslagen
Waardering: B3
34.
Handeling: Het opstellen van rapportages t.b.v. de interne bedrijfsvoering.
Periode: 1994–
Product: Ontwerpen voor rapportages, managementrapportages (MARAP’s), tussentijdse
rapportages
Waardering: V, 10 jaar na het opstellen
32.
Handeling: Het opstellen van een jaarverslag.
Periode: 1994–
Grondslag: Wet Centraal Orgaan opvang asielzoekers, art. 15, lid 1 (Stb. 1994, 422),
zoals gewijzigd bij Stb. 1996, 334
Product: Jaarverslag
Opmerking: Dit verslag wordt aan de Minister van Justitie (voorheen Minister van Welzijn,
Volksgezondheid en Cultuur) gezonden, die het weer naar de Staten-Generaal doorstuurt.
Opmerking: Er worden ook maandverslagen aan de Minister van Justitie gestuurd.
Er worden ook per organisatieonderdeel, per cluster en regio jaarverslagen opgesteld.
Waardering: B3
37.
Handeling: Het houden van klanttevredenheidsonderzoeken.
Periode: 1994–
Product: Onderzoeksgegevens, rapportages.
Opmerking: Deze handeling heeft in vergelijking met de volgende handeling meer met
audits te maken in het kader van bedrijfsvoering. Deze audits werden geregeld uitgevoerd
zonder dat daar altijd direct een opdracht voor werd geformuleerd. Daarom is het onderscheid
aangebracht.
De neerslag van deze handeling kan inzicht geven in de wijze waarop de opvang werd
gewaardeerd door asielzoekers.
Waardering: B5
35.
Handeling: Het vaststellen van de opdracht en het eindproduct van een intern of extern
(wetenschappelijk) onderzoek.
Periode: 1994–
Product: Besluit tot vaststelling van de opdracht en het eindproduct van een intern
of extern (wetenschappelijk) onderzoek
Offertes
Onderzoeksrapporten, aanbevelingen; bijvoorbeeld het Interdepartementaal Beleidsonderzoek
(IBO)
Bijvoorbeeld:
– Intern: medewerkerstevredenheidsonderzoek
– Extern:
NIPO-onderzoek over bekendheid, informatiebehoefte en imago van het COA, 2000.
Onderzoek over de lokale opvang van asielzoekers in vergelijkend perspectief, door
de Utrecht School of Governance, 2001.
Waardering: B2
36.
Handeling: Het begeleiden van een intern of extern (wetenschappelijk) onderzoek.
Periode: 1994–
Product: Brieven of notities ten behoeve van de begeleiding van het onderzoek.
Waardering: V, 5 jaar na afronding van het onderzoek
38.
Handeling: Het verzamelen en bewerken van gegevens ten behoeve van (wetenschappelijk)
onderzoek.
Periode: 1994–
Product: Onderzoeksmateriaal.
Waardering: V, 5 jaar na afronding van het onderzoek.
39.
Handeling: Het financieren van onderzoek.
Periode: 1994–
Product: Rekeningen, declaraties
Waardering: V, 7 jaar na afronding van het onderzoek.
43.
Handeling: Het uitvoeren van voorlichtingsactiviteiten.
Periode: 1994–
Product: Voorlichtingsmateriaal, Basisdocument, correspondentie, contracten, overeenkomsten,
programma’s, draaiboeken.
Bijvoorbeeld: Handvest Publieke verantwoording; Positiebepaling publieke verantwoording
Opmerking:
Taak:
– Het organiseren van congressen en conferenties, zowel over interne zaken als over
zaken op het werkterrein, en het organiseren van deelname aan congressen en conferenties
van andere organisaties.
– Het organiseren van evenementen ter verbetering van het contact van asielzoekers
met de omwonenden en daarmee ter verbetering het maatschappelijk draagvlak voor de
opvang.
Waardering: Eindproducten: B5; de rest: V, 5 jaar
44.
Handeling: Het beantwoorden van vragen en klachten van individuele burgers, bedrijven,
gemeenten en instellingen.
Periode: 1994–
Bron: Interview met dhr. J. Medendorp en met mw. L. van den Berg
Product: Programma’s van bewonersoverleggen, informatiemateriaal, Ontvangstbevestigingen,
berichten over wel of niet behandelen van een klacht, rapportages naar aanleiding
van klachten, klachtenoverzichten
Opmerking: De uitkomst van een klachtenprocedure kan zijn dat het beleid wordt aangepast.
Waardering: V, 3 jaar na afhandeling van de klacht
45.
Handeling: Het behandelen van klachten van asielzoekers.
Periode: 1994–
Grondslag: Bestuursreglement Centraal Orgaan opvang asielzoekers, art. 29 (Stb. 1994,
248)
Product: Correspondentie
Opmerking: In eerste instantie wordt getracht om de klacht decentraal af te handelen.
Als dat niet lukt, kan het Centraal Bureau in actie komen.
Waardering: V, 5 jaar na afhandeling van de klacht
46.
Handeling: Het uitvoeren van voorlichtingsactiviteiten aan asielzoekers.
Periode: 1994–
Product: COA-informatiemap, informatie over terugkeer
Waardering: Eindproducten: B5; de rest: V, 5 jaar
40.
Handeling: Het informeren van de Commissies voor de Verzoekschriften en andere tot
onderzoeken van klachten bevoegde commissies uit de Kamers der Staten Generaal en
de nationale ombudsman naar aanleiding van klachten over de uitvoering of de gevolgen
van het beleid betreffende het werkterrein van het COA.
Periode: 1994–
Product: Correspondentie
Waardering: B3
48.
Handeling: Het voorbereiden van antwoorden op kamervragen.
Periode: 1994–
Product: Antwoorden op kamervragen, stukken met betrekking tot kamervragen
Waardering: B3
41.
Handeling: Het uitbesteden van de werkzaamheden, die de uitvoering van taken van het
COA betreffen, aan derden.
Periode: 1994–
Grondslag: Wet Centrale Organisatie opvang asielzoekers, art. 7, lid 2 (Stb. 1994,
422) Bekostigingsbesluit COA, art. 19, lid 3 (Stb. 1994, 637), vervangen door het
Subsidiebesluit (Stb. 1997, 764).
Product: Besluit, contracten
Opmerking: Deze handeling kan vertaald worden als het inhuren van organisaties of
bedrijven. Het betreft hier dus zowel zachte als harde inkooprelaties.
Bijvoorbeeld Stichting NIDOS (voorheen De Opbouw), ARBO-dienst Maetis, IVP (Instituut
voor Psychotrauma) en NIM (Bedrijfsmaatschappelijk werk).
Waardering: B4
42.
Handeling: Het uitbesteden van de wettelijke taken van het COA aan derden.
Periode: 1994–
Bron: Interview met dhr. J. Medendorp.
Product: Besluit, contracten
Opmerking: Bijvoorbeeld COAssist, de Medische Opvang van Asielzoekers.
Waardering: B4
49.
Handeling: Het uitbetalen van subsidie aan vaste subsidierelaties.
Periode: 2000–
Grondslag: Is niet geheel duidelijk; hiernaar wordt onderzoek verricht.
Product:
Opmerking: Voorbeelden van vaste subsidierelaties zijn stichting Valentijn en VluchtelingenWerk
Nederland
Waardering: V, 7 jaar
52.
Handeling: Het aangaan van samenwerkingsverbanden met andere organisaties en gemeenten.
Periode: 1994–
Grondslag: Diverse interviews
Product: Overeenkomsten
Waardering: B 5
54.
Handeling: Het aangaan van overeenkomsten met bedrijven.
Periode: 1994-
Bron: Interview met J. Krijger
Product: Overeenkomsten
Opmerking: Hieronder wordt ook gerekend het systeem van Europese aanbestedingen.
Waardering: V, 10 jaar na beëindiging van de overeenkomst
50.
Handeling: Het vaststellen van een financieel kader in overleg met het Ministerie
van Justitie.
Periode: 1994–
Bron: Interview met J. Krijger
Product: Begrotingen, ramingen
Waardering: V, 7 jaar
51.
Handeling: Het vaststellen van de (aanvullende) begroting en de jaarrekening.
Periode: 1994–
Grondslag: Wet Centraal Orgaan opvang asielzoekers, art. 16, lid 1, art. 17, lid 1
en 2 (Stb. 1994, 422), zoals gewijzigd bij Stb. 1996, 334 en Stb. 1997, 510
Product: Vaststellingsbesluiten
Opmerking: Het werkplan en de begroting worden ter goedkeuring aan de verantwoordelijke
minister gezonden (aanvankelijk de Minister van Welzijn, Volksgezondheid en Cultuur,
vanaf medio 1994 naar de Minister van Justitie)
Waardering: V, 7 jaar
53.
Handeling: Het opstellen van een financieel verslag t.b.v. externe verantwoording.
Periode: 1994–
Grondslag: Wet Centraal Orgaan opvang asielzoekers, art. 18, lid 1 (Stb. 1994, 422),
zoals laatstelijk gewijzigd bij Stb. 1997, 510
Product: Financieel verslag
Waardering: B3
55.
Handeling: Het opstellen van een exploitatieoverzicht.
Periode: 1994–
Grondslag: Bekostigingsbesluit COA, art. 10, lid 2 (Stb. 1994, 637), vervangen door
het Subsidiebesluit (Stb. 1997, 764).
Product: Exploitatieoverzicht
Opmerking: Dit overzicht wordt aan de Minister van Justitie verstrekt.
Waardering: B3
56.
Handeling: Het voor asielzoekers in de opvangaccommodaties regelen van een verzekering
tegen de financiële gevolgen van wettelijke aansprakelijkheid.
Periode: 1994–
Grondslag: Regeling opvang asielzoekers, art. 5, lid 1, sub f, en 10 (Stcrt. 1987,
75), zoals laatstelijk gewijzigd bij Stcrt. 1994, 177/
Regeling verstrekkingen asielzoekers en andere categorieën vreemdelingen, art. I,
lid 1 (Stcrt. 1994, 94), zoals laatstelijk gewijzigd bij (Stcrt. 1995, 160) en vervangen
door:
Regeling verstrekkingen asielzoekers en andere categorieën vreemdelingen, 1997, art.
5, lid 1, sub e en f, art. 6 en 8 (Stcrt. 1997, 246), zoals gewijzigd bij Stcrt. 1999,
237
Product: Contracten; correspondentie; rapportages; verslagen.
Waardering: V, 10 jaar na afloop van de verzekeringsovereenkomst
Handelingen op internationaal vlak
57.
Handeling: Het sluiten van overeenkomsten met betrekking tot de uitwisseling van medewerkers.
Periode: 1994–
Bron: Interview met dhr. J. Medendorp
Product: Overeenkomsten
Opmerking: De uitwisseling wordt gecoördineerd door COAnder, een projectorganisatie
onder leiding van de directie AZ.
Waardering: V, 10 jaar na afloop van de overeenkomst
58.
Handeling: Het werven van Europese subsidies.
Periode: 1994–
Bron: Interview met dhr. J. Medendorp
Product: Aanvraag, correspondentie.
Opmerking: Subsidies die in EU verband worden aangevraagd, betreffen projecten zoals
de opzet van de AMA-campussen (niet de uitvoering ervan), opleidingen voor asielzoekers,
opzetten van OLC’s (Open Leer Centra) in de opvanglocaties, Europese uitwisseling
van medewerkers, onderzoek ‘vrouwen en veiligheid’.
Waardering: B5
59.
Handeling: Het ontwikkelen en onderhouden van internationale contacten.
Periode: 1994–
Bron: Interview met dhr. J. Medendorp
Product: Verslagen, correspondentie.
Opmerking: De werkzaamheden vallen binnen de internationale raamwerken die de ministeries
van Binnenlandse Zaken en Justitie hebben opgezet.
Bijvoorbeeld vanuit de Kerngroep Internationale Samenwerking (KIS).
Waardering: B5
Handelingen per kerntaak
1. Het in-, door- en uitplaatsen van asielzoekers en verblijfsgerechtigden
65.
Handeling: Het bepalen in welk centrum een asielzoeker wordt geplaatst, wanneer hij
naar een ander centrum wordt overgeplaatst en wanneer hij het centrum dient te verlaten
in verband met het beschikbaar komen van een gemeentelijke opvangplaats.
Periode: 1994–
Grondslag: Regeling opvang asielzoekers, art. 6, lid 1 (Stcrt. 1987, 75), zoals laatstelijk
gewijzigd bij Stcrt. 1994, 177/
Regeling verstrekkingen asielzoekers en andere categorieën vreemdelingen, art. I,
lid 1 (Stcrt. 1994, 94), zoals laatstelijk gewijzigd bij (Stcrt. 1995, 160) en vervangen
door:
Regeling verstrekkingen asielzoekers en andere categorieën vreemdelingen, 1997, art.
7, lid 1 (Stcrt. 1997, 246), zoals gewijzigd bij Stcrt. 1999, 237
Product: Beslissing, vermelding in persoonsdossier
Opmerking:
Taken:
– Registratie, bijhouden, verwerken, analyse en coördinatie van respectievelijk in-
en doorstroom van asielzoekers van AC’s naar OC’s.
– Registratie, bijhouden, verwerken en analyse van doorstroom van asielzoekers tussen
opvangcentra; van OC’s naar AZC- en AVO-locaties.
– Bemiddeling van uitstroom van statushouders vanuit de centrale opvangcentra naar
reguliere huisvesting in gemeenten.
– Bemiddeling asielzoekers naar COW.
– Registratie, bijhouden en verwerken van de uitstroom van statushouders.
Waardering: V, 10 jaar
61.
Handeling: Het regelen van de verantwoordelijkheid over minderjarigen van wie niet
in het ouderlijk gezag is voorzien, van COA naar Stichting NIDOS.
Periode: 1994–
Bron: Jaarverslagen, beleidskaders
Product: Besluiten, notities, correspondentie over aanmeldingen van minderjarigen.
Waardering: B5
62.
Handeling: Het coördineren van de uitplaatsing van uitgenodigde vluchtelingen naar
de gemeente.
Periode: 1994–
Bron: Interview met L. Boogerd
Product: Advies- en evaluatierapporten
Waardering: V, 10 jaar
63.
Handeling: Het leveren van een bijdrage aan de coördinatie van de opvang van uitgenodigde
vluchtelingen.
Periode: 2000–
Bron: Jaarverslag 2000, interview met L. Boogerd
Product: handboek voor de opvang van uitgenodigde vluchtelingen.
Opmerking: De neerslag van deze handeling betreft geen individuele dossiers van asielzoekers.
Het gaat hierbij om het COA als een van de instellingen die deelneemt aan de coördinatie.
Andere deelnemende instellingen zijn het Ministerie van Buitenlandse Zaken, the International
Organisation for Migration (IOM) en de Immigratie- en Naturalisatiedienst (IND). Als
uitgenodigde vluchtelingen opvang in Nederland nodig hebben voor zij zich ergens kunnen
vestigen, verzorgt het COA de opvang. Vluchtelingen kunnen ook elders worden gehuisvest.
De opvang zelf behelst dan dezelfde processen als welke gelden voor alle asielzoekers
die worden opgevangen.
Waardering: B5
69.
Handeling: Het begeleiden van de uitstroom van verblijfsgerechtigden als bedoeld in
artikel 60a, onderdeel a, van de Huisvestingswet naar door burgemeester en wethouders
beschikbaar gestelde huisvesting.
Periode: 1994–
Grondslag: Wet Centraal Orgaan opvang asielzoekers, art. 3, lid 1 (Stb. 1994, 422),
zoals laatstelijk gewijzigd bij Stb. 2000, 496
Product: Prestatie-afspraken, correspondentie, prognoses, actieplannen, aanbiedingsbrieven
Opmerking: In artikel 60a, onderdeel a, wordt onder verblijfsgerechtigden verstaan
degenen die als vluchteling zijn toegelaten en houders van een vergunning tot verblijf
op humanitaire gronden.
Waardering: V, 10 jaar
70.
Handeling: Het maken en bewaken van bestuurlijke afspraken met gemeenten over de wijze
van uitplaatsing van verblijfsgerechtigden en vergunninghouders.
Periode: 1995–2002
Grondslag: Beschikking nr. 4977003/95//DVB tot uitvoering financieel beheer door het
COA, genoemd in de artikelen 24, 25 en 26 van de Zorgwet VVTV, door het COA.
Protocol nr. CIM 98/997, ter uitwerking van de werkzaamheden tot uitvoering van het
financieel beheer, art. 5, sub b
Product: Bestuurlijke afspraken
Waardering: B5
64.
Handeling: Het zorgdragen voor het ontvangen van de opgave door de burgemeester en
wethouders van het aantal vergunninghouders voor wie zij de zorg hebben.
Periode: 1995–2002
Grondslag: Regeling uitvoering Zorgwet VVTV, art. 2 (Stcrt. 1995, 123), vervangen
door:
Regeling nadere regels Zorgwet VVTV, art. 2 (Stcrt. 1997, 142)
Product: Correspondentie
Waardering: V, 10 jaar
72.
Handeling: Het van gemeenten overnemen van de zorg voor mensen in de ROA-regeling
en de ex-VVTV-ers.
Periode: 2002–
Grondslag: Kaderbrief 2002, brief van de Staatssecretaris van Justitie aan het College
van Burgemeesters en Wethouders i.a.a. Centraal Orgaan opvang asielzoekers, Interprovinciaal
Overleg en de Vereniging Nederlandse Gemeenten inzake ‘Overdracht uitvoering ROA/Zorgwet
VVTV’, 20 juli 2001
Product: Overeenkomsten, voortgangsberichten
Waardering: B1
66.
Handeling: Het als lid van een stuurgroep adviseren van de directeur-generaal van
het ministerie met betrekking tot de managementcontracten tussen diensten die het
terugkeerbeleid uitvoeren.
Periode: 2000
Grondslag: Notitie Terugkeerbeleid, § 6.1, Minister van Justitie (1999)
Product: Adviesnota’s
Opmerking: Het LOTO, dat verantwoordelijk was voor het opstellen van de managementcontracten,
werd in 2001 opgeheven. Er was toen 1 contract gesloten. Sindsdien zijn er geen contracten
meer gesloten.
Waardering: V, 5 jaar
67.
Handeling: Het beëindigen van de opvang.
Periode: 1994–
Bron: Stappenplan 1999/Oud/III/ Stappenplan 2000, Activiteitenbeschrijving Terugkeer
VW 2000, Overgangsregeling VW 2000
Product: Opdracht tot het voeren van een gesprek met een asielzoeker over het voornemen
tot beëindiging van de opvang;
gespreksverslagen;
beëindigingbeschikking.
Opmerking: Zoals beschreven in de context is deze handeling in de loop der jaren volgens
verschillende richtlijnen uitgevoerd. Dat houdt in dat in het kader van deze handeling
de activiteiten regelmatig zijn veranderd. Enkele daarvan:
– Het uitvoeren van een marginale toetsing van dossiers met de ‘vaststelling’ niet
meewerken;
het voeren van een gesprek met de asielzoeker ter vaststelling van zijn reactie op
het voornemen tot beëindiging van de opvang;
– het voeren van vertrekgesprekken (het vertrekgesprek wordt na iedere (negatieve)
beschikking (IND) of uitspraak (rechter) gevoerd);
– het slaan van een beëindigingbeschikking.
Er is een onderscheid te maken tussen de doorstroom enerzijds en de beëindiging van
de opvang anderzijds omdat deze verschillende soorten neerslag vormen. Deze handeling
is meer juridisch van aard dan handeling 65.
Het archief bevat voornamelijk vertrekdossiers van asielzoekers. Deze dossiers vormden
de neerslag van deze handeling. Een groot deel van de vertrekdossiers bevat de beschikking
van de IND in kopie en de verslagen van de vertrekgesprekken die met de asielzoekers
worden gevoerd. Ook andere van belang zijnde stukken kunnen worden toegevoegd. Deze
dossiers zijn er alleen op papier en gelden niet alle asielzoekers. Van asielzoekers
die op eigen initiatief uit de centra vertrekken wordt geen vertrekdossier aangelegd.
Een groot deel van de vertrekdossiers betreft mensen die zijn vertrokken met onbekende
bestemming. Deze dossiers bevatten in het algemeen alleen de beschikking van de IND
en een uitnodiging voor een vertrekgesprek.
In de overige vertrekdossiers zit de neerslag van de vertrekgesprekken. In het algemeen
houdt dat in dat het dossier de kopie van de beschikking van de IND bevat, de uitnodiging
van de COA aan de asielzoeker voor het gesprek en een gesprekformulier, waarin wordt
aangegeven welke punten aan de orde zijn geweest. Het verslag bevat geen weergave
van het eigenlijke gesprek.
Daarnaast bevat een deel van deze dossiers, in het geval een persoon bezwaar aantekende
tegen de beschikking tot verwijdering, stukken betreffende de behandeling van dit
bezwaar. Het gaat om stukken als uitnodiging voor een hoorzitting, briefwisseling
met advocaat of andere vertegenwoordigers, kopieën van stukken van de IND, proces-verbaal
van de politie. Dit zijn voornamelijk stukken uit de IND-dossiers. Deze dossiers bevatten
de stukken die mw. dr. Schrover eerder aanduidde met klachtendossiers.
Uit de vertrekdossiers blijkt dat een beschikking van het COA tot beëindiging van
de opvang vrijwel altijd genomen wordt na een beschikking van de IND waarbij een asielzoeker
geen verblijfstitel krijgt. De beschikking van het COA is gebaseerd op de negatieve
beschikking van het IND. Er zijn geen inhoudelijke afwegingen voor beëindiging van
de opvang.
Waardering: V, 10 jaar na beëindiging van de opvang
Zaken die te maken hebben met de ontruimingsprocedure worden vastgelegd door de IND.
2. Het verwerven, beheren en afstoten van accommodaties
80.
Handeling: Het (laten) ontwikkelen van bouwprojecten.
Periode: 1994–
Bron: Deloitte & Touche, implementatieplan vastgoedbeheer, 28-4-2000, p. 29
Product: Ontwerpplannen, budgetaanvragen, groenlichtaanvragen, vergunningen
Waardering: V, 10 jaar na sluiting van het centrum.
81.
Handeling: Het (laten) uitvoeren van bouwprojecten.
Periode: 1994–
Bron: Deloitte & Touche, implementatieplan vastgoedbeheer, 28-4-2000, p. 29
Product: Bestekken, aanbestedingen, gunningen
Waardering: V, 10 jaar na sluiting van het centrum.
82.
Handeling: Het aangaan, verlengen en beëindigen van (huur)overeenkomsten met eigenaars/uitbaters
van kleine accommodaties om de capaciteit van de opvang te vergroten.
Periode: 1994–
Grondslag: Faciliteitenbesluit opvangcentra, art. 5, lid 1 (Stb. 1994, 636), zoals
gewijzigd bij Stb. 1996, 620 en Stb. 1998, 347;
Bekostigingsbesluit COA, art. 11, sub a (Stb. 1994, 637)
Product: Huurovereenkomst, AVO-contracten
Opmerking: De overeenkomsten worden gesloten met eigenaars van hotels, pensions en
andere accommodaties die maximaal 100 personen onder kunnen brengen.
De neerslag van deze handeling kan inzicht geven in de leefwereld van asielzoekers
en tevens in de aanbieders van accommodaties op kleine schaal. Deze handeling kan
met name interessant zijn voor de beginjaren van het COA en voor het verschaffen van
inzicht in de vertaling van het beleid naar de uitvoering. Juist bij deze kleine accommodaties
kan er sprake zijn van correspondentie over de wijze waarop de opvang diende plaats
te vinden. Bij de grotere centra die door het COA zelf werden beheerd is meer eenheid
in uitvoering te verwachten.
Waardering: B5
83.
Handeling: Het aangaan, verlengen en beëindigen van koop- en verkoopovereenkomsten
van gebouwen en grond.
Periode: 1994–
Bron: Inrichtingsplan Verwerving, Plaatsing en Vastgoed, februari 2000, p. 13
Product: Koop- en verkoopovereenkomsten
Waardering: V, 7 jaar na afloop van de overeenkomst
76.
Handeling: Het sluiten van overeenkomsten tot het kopen, vervreemden of bezwaren van
registergoederen.
Periode: 1994–
Product: Overeenkomsten
Waardering: V, 10 jaar na vervreemding/afbraak
84.
Handeling: Het afsluiten van bestuursovereenkomsten met gemeenten inzake de opvang
van asielzoekers in AZC’s.
Periode: 1994–
Grondslag: Besluit Bevoegdheden Centraal Orgaan opvang asielzoekers, art. 1 (Stcrt.
1994, 170)
Bron: Inrichtingsplan Verwerving, Plaatsing en Vastgoed, februari 2000, p. 14, 20
Product: Bestuursovereenkomsten
Opmerking Aanvankelijk trad het COA op namens het toenmalige Ministerie van Welzijn
Volksgezondheid en Cultuur. Krachtens besluit herindeling van de ministeriële taak
met betrekking tot opvang van asielzoekers (Stb. 1994, 682) heeft het Ministerie van
Justitie de taken op het terrein van de opvang van asielzoekers overgenomen. Sindsdien
treedt het COA dus op namens het Ministerie van Justitie.
Onder deze handeling valt:
Het vaststellen van het aantal capaciteitsplaatsen van een opvangcentrum in een gemeente,
op grond van Faciliteitenbesluit opvangcentra, art. 2, lid 2.
Waardering: B5
85.
Handeling: Het besluiten tot (voortijdige) sluiting van een opvangcentrum.
Periode: 1994–
Bron: Deloitte & Touche, implementatieplan vastgoedbeheer, 28-4-2000, p. 30
Product: Besluit
Waardering: B5
86.
Handeling: Het inrichten en ombouwen van centra.
Periode: 1994–
Product: Inhuisplan, facturen
Waardering: V, 3 jaar na inrichting of ombouwing
87.
Handeling: Het uithuizen in het kader van sluiting van centra.
Periode: 1994–
Product: Inventarislijst, PU-planning, uithuisplan
Waardering: V, 3 jaar na inrichting of ombouwing
88.
Handeling: Het stellen van regels en plannen inzake calamiteiten met betrekking tot
asielzoekers.
Periode: 1994–
Product: Beleidsstukken, incidentenprocedures
Waardering: B5
89.
Handeling: Het (laten) uitvoeren van werkzaamheden i.h.k.v. beheer van opvangaccommodaties.
Periode: 1994–
Product: Brandpreventieplannen, onderhoudsplannen.
Opmerking:
Taken:
Het opstellen en uitvoeren van brandpreventieplannen.
Het opstellen en uitvoeren van onderhoudsplannen voor de opvangacccomodaties.
Waardering: V, 5 jaar
3. Het leveren van materiële verstrekkingen en diensten
90.
Handeling: Het verstrekken van onderdak aan asielzoekers in de opvangaccommodaties.
Periode: 1994–
Grondslag: Regeling opvang asielzoekers, art. 5, lid 1, sub a, en 16 (Stcrt. 1987,
75), zoals laatstelijk gewijzigd bij Stcrt. 1994, 177/
Regeling verstrekkingen asielzoekers en andere categorieën vreemdelingen, art. I,
lid 1 (Stcrt. 1994, 94), zoals laatstelijk gewijzigd bij (Stcrt. 1995, 160) en vervangen
door:
Regeling verstrekkingen asielzoekers en andere categorieën vreemdelingen, 1997, art.
5, lid 1, sub a, art. 6 en 8 (Stcrt. 1997, 246), zoals gewijzigd bij Stcrt. 1999,
237
Product: Besluiten tot het aanbieden van onderdak
Opmerking: Wettelijk is bepaald dat de woonruimte in een goede staat moet verkeren,
is voorzien van de noodzakelijke meubilering, stoffering en gebruiksvoorwerpen, en
dat er verwarming, energie en water voorhanden is.
Waardering: V, 3 jaar na het einde van de procedure
68.
Handeling: Het verstrekken van onderdak aan asielzoekers buiten de opvangcentra.
Periode: 1998–2001
Grondslag: Regeling toekenning bevoegdheid aan COA tot uitsluiting bepaalde categorieën
asielzoekers van verstrekkingen Rva 1997, art. 1 (Stb. 1998, 67).
Product: Brieven aan gemeenten ter informatie over verhuizing van asielzoekers van
opvangcentrum naar adres buiten het opvangcentrum.
Waardering: V, 3 jaar na het einde van de procedure
71.
Handeling: Het verstrekken van voedingsmiddelen aan asielzoekers in de opvangaccommodaties.
Periode: 1994–1998
Grondslag: Regeling opvang asielzoekers, art. 5, lid 1, sub b (Stcrt. 1987, 75), zoals
laatstelijk gewijzigd bij Stcrt. 1994, 177/
Regeling verstrekkingen asielzoekers en andere categorieën vreemdelingen, art. I,
lid 1 (Stcrt. 1994, 94), zoals laatstelijk gewijzigd bij (Stcrt. 1995, 160) en vervangen
door:
Regeling toekenning bevoegdheid aan COA tot uitsluiting bepaalde categorieën asielzoekers
van verstrekkingen Rva 1997, art. 1 (Stb. 1998, 67), zoals gewijzigd bij Stcrt. 1999,
237
Product: Besluiten
Opmerking: Handelingen 71 en 73 betreffen het daadwerkelijk verstrekken van de middelen
van bestaan (maaltijden). De neerslag betreffende beleid en instrumenten voor uitvoeren
van het beleid – waaronder de verstrekking van middelen – zijn onderdeel van handeling
31.
Waardering: V, 7 jaar na verstrekking
73.
Handeling: Het zorgdragen voor de maaltijden in centra waarin de bewoners niet in
de gelegenheid zijn deze zelf te verzorgen.
Periode: 1998–
Grondslag: Regeling verstrekkingen asielzoekers en andere categorieën vreemdelingen,
1997, art. 11, lid 8 (Stcrt. 1997, 246), zoals gewijzigd bij Stcrt.1999, 237
Product:
Opmerking: Handelingen 71 en 73 betreffen het daadwerkelijk verstrekken van de middelen
van bestaan (maaltijden). De neerslag betreffende beleid en instrumenten voor uitvoeren
van het beleid – waaronder de verstrekking van middelen – zijn onderdeel van handeling
31.
Waardering: V, 1 jaar
74.
Handeling: Het verstrekken van kleedgeld aan asielzoekers in de opvangaccommodaties.
Periode: 1994–
Grondslag: Regeling opvang asielzoekers, art. 5, lid 1, sub c (Stcrt. 1987, 75), zoals
laatstelijk gewijzigd bij Stcrt. 1994, 177/
Regeling verstrekkingen asielzoekers en andere categorieën vreemdelingen, art. I,
lid 1 (Stcrt. 1994, 94), zoals laatstelijk gewijzigd bij (Stcrt. 1995, 160) en vervangen
door:
Regeling verstrekkingen asielzoekers en andere categorieën vreemdelingen, 1997, art.
4, 5, lid 1, sub c, art. 6 en 8 (Stcrt. 1997, 246), zoals gewijzigd bij Stcrt. 1999,
237
Regeling toekenning bevoegdheid aan COA tot uitsluiting bepaalde categorieën asielzoekers
verstrekkingen Rva 1997 (Stcrt. 1998, 67)
Product: Betaaloverzichten, dagafschriften, ontvangstbevestigingen
Waardering: V, 7 jaar na verstrekking
75.
Handeling: Het verstrekken van zakgeld aan asielzoekers in de opvangaccommodaties.
Periode: 1987–1998
Grondslag: Regeling opvang asielzoekers, art. 5, lid 1, sub d, en 9, lid 1 (Stcrt.
1987, 75), zoals laatstelijk gewijzigd bij Stcrt. 1994, 177/
Regeling verstrekkingen asielzoekers en andere categorieën vreemdelingen, art. I,
lid 1 (Stcrt. 1994, 94), zoals laatstelijk gewijzigd bij (Stcrt. 1995, 160) en vervangen
door:
Regeling verstrekkingen asielzoekers en andere categorieën vreemdelingen, 1997, art.
4, lid 1 (Stcrt. 1997, 246), zoals gewijzigd bij Stcrt. 1999, 237
Regeling toekenning bevoegdheid aan COA tot uitsluiting bepaalde categorieën asielzoekers
verstrekkingen Rva 1997 (Stcrt. 1998, 67)
Product: Betaaloverzichten, dagafschriften, ontvangstbevestigingen
Opmerking: Wettelijk is bepaald dat het COA de tijd en plaats vaststelt van de vooruitbetaling
van het zakgeld.
Waardering: V, 7 jaar na verstrekking
77.
Handeling: Het verstrekken van een wekelijkse financiële toelage.
Periode: 1998–
Grondslag: Regeling verstrekkingen asielzoekers en andere categorieën vreemdelingen,
1997, art. 4, 5, lid 1, sub b, art. 6 en 8 (Stcrt. 1997, 246), zoals gewijzigd bij
Stcrt. 1999, 237
Product: Procedures voor het electronisch betalen, betaaloverzichten, dagafschriften,
ontvangstbevestigingen
Opmerking: Taken:
Wettelijk is bepaald dat het COA de tijd en plaats vaststelt van de vooruitbetaling
van het zakgeld.
Het verzorgen van de volmacht voor een asielzoeker om van de COA-rekening te incasseren.
Waardering: V, 7 jaar na verstrekking
78.
Handeling: Het besluiten tot het verrichten van verstrekkingen op basis van de RVB.
Periode: 1998–
Grondslag: Regeling Verstrekkingen Bepaalde categorieën vreemdelingen (RVB), art.
2, lid 1
Product: Besluiten
Waardering: V, 3 jaar na het einde van de procedure
79.
Handeling: Het betalen van buitengewone kosten van een asielzoeker.
Periode: 1994–
Grondslag: Regeling opvang asielzoekers, art. 11, lid 1 (Stcrt. 1987, 75), zoals laatstelijk
gewijzigd bij Stcrt. 1994, 177/
Regeling verstrekkingen asielzoekers en andere categorieën vreemdelingen, art. I,
lid 1 (Stcrt. 1994, 94), zoals laatstelijk gewijzigd bij (Stcrt. 1995, 160) en vervangen
door:
Regeling verstrekkingen asielzoekers en andere categorieën vreemdelingen, 1997, art.
5, lid 1, sub g, art. 6, 8 en 14, lid 3 (Stcrt. 1997, 246), zoals gewijzigd bij Stcrt.
1999, 237
Product: Besluiten tot toekenning van het recht op kostenvergoeding; ontvangstbevestigingen
Opmerking: Een voorbeeld hiervan vormen de vergoedingen voor reiskosten naar instanties
voor juridische ondersteuning.
Waardering: V, 7 jaar na verstrekking
91.
Handeling: Het geven van toestemming aan een vreemdeling die een verblijfsstatus heeft
gekregen, om verstrekkingen te kunnen blijven ontvangen.
Periode: 1998–
Grondslag: Regeling verstrekkingen asielzoekers en andere categorieën vreemdelingen,
1997, art. 9 (Stcrt. 1997, 246), zoals gewijzigd bij Stcrt. 1999, 237
Product: Besluit
Opmerking: N.B.: het gaat hier dus niet meer om asielzoekers, maar om statushouders.
Waardering: V, 3 jaar na het einde van de procedure
92.
Handeling: Het vaststellen of eventueel terugvorderen van de mogelijke eigen bijdrage
van de asielzoeker aan de kosten van de opvang, op basis van zijn opgave van eigen
inkomen of eigen vermogen.
Periode: 1998–
Grondslag: Regeling verstrekkingen asielzoekers en andere categorieën vreemdelingen,
1997, art. 17 en 18 (Stcrt. 1997, 246), zoals gewijzigd bij Stcrt. 1999, 237
Regeling eigen bijdrage asielzoekers (Reba) (Stcrt. 1998, 166)
Product: Verzoek om opgave van eigen vermogen of inkomen
Terugvorderingsbrief
Waardering: V, 3 jaar na vaststelling of terugvordering
93.
Handeling: Het beëindigen van verstrekkingen.
Periode: 1994–
Grondslag: Regeling opvang asielzoekers, art. 5, lid 1, sub d, en 9, lid 1 (Stcrt.
1987, 75), zoals laatstelijk gewijzigd bij Stcrt. 1994, 177/
Regeling verstrekkingen asielzoekers en andere categorieën vreemdelingen, art. I,
lid 1 (Stcrt. 1994, 94), zoals laatstelijk gewijzigd bij (Stcrt. 1995, 160) en vervangen
door:
Regeling verstrekkingen asielzoekers en andere categorieën vreemdelingen, 1997, art.
4, lid 1 (Stcrt. 1997, 246), zoals gewijzigd bij Stcrt. 1999, 237
Regeling toekenning bevoegdheid aan COA tot uitsluiting bepaalde categorieën asielzoekers
verstrekkingen Rva 1997 (Stcrt. 1998, 67)
Product: Besluit
Waardering: V, 7 jaar na beëindiging
94.
Handeling: Het uitsluiten van bepaalde categorieën asielzoekers van de ontvangst van
de verstrekkingen.
Periode: 1998–
Grondslag: Regeling verstrekkingen asielzoekers en andere categorieën vreemdelingen,
1997, art. 4, lid 1 (Stcrt. 1997, 246), zoals gewijzigd bij Stcrt. 1999, 237
Regeling toekenning bevoegdheid aan COA tot uitsluiting bepaalde categorieën asielzoekers
verstrekkingen Rva 1997 (Stcrt. 1998, 67)
Product: Besluit
Opmerking: Voordat de directie van een opvangcentrum van het COA een dergelijk besluit
kan nemen, moet het daartoe eerst expliciet door de Minister van Justitie de bevoegdheid
krijgen toebedeeld, op grond van bijzondere omstandigheden, zoals een capacitaire
noodsituatie.
Een besluit als hierboven genoemd geldt voor alle verstrekkingen tegelijk.
Waardering: B5
95.
Handeling: Het stellen van regels ten behoeve van de handhaving van de orde op iedere
door het COA verzorgde verblijfplaats van asielzoekers, behalve TNV.
Periode: 1994–
Grondslag: Regeling verstrekkingen asielzoekers en andere categorieën vreemdelingen,
1997, art. 6 en 16 (Stcrt. 1997, 246), zoals gewijzigd bij Stcrt. 1999, 237
Product: Huishoudelijk Reglement, Reglement Onthouding Verstrekkingen (ROV)
Waardering: B5
96.
Handeling: Het nemen van een strafmaatregel tegen bewoners in de opvang vanwege het
overtreden van de regels om de orde te handhaven.
Periode: 1994–
Grondslag: Regeling verstrekkingen asielzoekers en andere categorieën vreemdelingen,
1997, art. 6 (Stcrt. 1997, 246), zoals gewijzigd bij Stcrt. 1999, 237
Product: Beschikking, bijvoorbeeld tot (tijdelijke) onthouding van een verstrekking.
Opmerking: Onderdeel van het ROV-protocol is bijvoorbeeld het voeren van een ROV-gesprek.
De neerslag kan interessant zijn voor onderzoek in welke gevallen sprake is van overtreding
van welke regels en welke maatregelen het COA kan en wil nemen.
In het archief bevinden zich ook dossiers welke betrekking hebben op strafmaatregelen
die het COA bevoegd is te nemen. Bij het opleggen van een strafmaatregel wordt aan
asielzoekers een kennisgeving van de strafmaatregel verstrekt. De stukken betreffende
de strafmaatregel en het verbaal worden naar het centraal kantoor gestuurd en daar
bewaard.
Deze dossiers bevatten bijvoorbeeld dagrapporten waarin melding wordt gedaan van incidenten
waarbij asielzoekers betrokken waren, verslagen van gesprekken met betrokkenen, briefwisselingen
met advocaten, medische rapporten.
Waardering: B5
4. Het uitbetalen van rijksbijdragen aan gemeenten in opdracht van het Rijk
109.
Handeling: Het toekennen van voorschotten aan gemeenten ten behoeve van de huisvesting
van vergunninghouders.
Periode: 1995–2002
Grondslag: Beschikking nr. 4977003/95//DVB tot uitvoering financieel beheer door het
COA, genoemd in de artikelen 24, 25 en 26 van de Zorgwet VVTV, door het COA.
Protocol nr. CIM 98/997, ter uitwerking van de werkzaamheden tot uitvoering van het
financieel beheer, art. 3, lid 1, sub b en c.
Product: Beschikking
Opmerkingen: In het kader van de Zorgwet VVTV berekende het COA de voorschotten en
verzorgde het de administratieve afhandeling namens de Minister van Binnenlandse Zaken
en Koninkrijksrelaties/Minister voor Grote Steden- en Integratiebeleid.
Onder deze handelingen wordt ook verstaan het in behandeling nemen van bezwaarschriften
tegen de vaststelling van de voorschotten.
Waardering: V, 7 jaar
110.
Handeling: Het jaarlijks aan een gemeente verstrekken van een uitkering op basis van
het aantal door asielzoekers permanent te bezetten capaciteitsplaatsen.
Periode: 1994–
Grondslag: Faciliteitenbesluit opvangcentra, art. 3, lid 1 (Stb. 1994, 636), zoals
gewijzigd bij Stb. 1996, 620 en Stb. 1998, 347
Product: Beschikking
Opmerking: Het aantal capaciteitsplaatsen is hier dus bepalend voor de hoogte van
de uitkering.
Waardering: V, 7 jaar na het verstrijken van de bestuursovereenkomst
111.
Handeling: Het aan een gemeente waarin een opvangcentrum is gevestigd, verstrekken
van een uitkering voor een aantal woonruimten of voor voorzieningen om de capaciteit
van de opvang te vergroten.
Periode: 1994–
Grondslag: Faciliteitenbesluit opvangcentra, art. 4, lid 1; art. 5, lid 1 (Stb. 1994,
636), zoals gewijzigd bij Stb. 1996, 620 en Stb. 1998, 347
Product: Beschikking
Opmerking: Hier wordt niet de term ‘opvangcentrum’ gebruikt omdat het Centraal Bureau
voor de Statistiek (CBS) een opvangcentrum niet als woonruimte beschouwt. Het COA
beschouwt 5 ingerichte opvangplaatsen als 1 woonruimte.
Met ‘voorzieningen om de capaciteit van de opvang te vergroten’ wordt noodopvang (NO)
bedoeld. Ook al vindt die opvang in pensions en hotels plaats, ze brengt ook voor
de gemeente extra kosten met zich mee.
Waardering: V, 7 jaar na het verstrijken van de bestuursovereenkomst
112.
Handeling: Het verstrekken van een uitkering aan gemeenten ten behoeve van de huisvesting
van nieuwe voorzieningen voor basisonderwijs aan asielzoekers.
Periode: 1998–
Grondslag: Faciliteitenbesluit opvangcentra, art. 5a, lid 1 (Stb. 1994, 636), zoals
gewijzigd bij Stb. 1996, 620 en Stb. 1998, 347
Product: Besluiten, betalingsafschriften
Opmerking: De uitkering bestaat uit bijdragen in:
– De investerings- of huurlasten
– De kosten van de eerste inrichting, onderwijsleerpakket en meubilair;
– De kosten van de stichting en materiële instandhouding van de gymnastiekaccommodatie
ten behoeve van het primair onderwijs;
– De onroerende zaakbelastingen;
– De kosten van de verzekering van de roerende en onroerende zaken.
De berekening van de bijdragen wordt toegelicht in de Regeling onderwijshuisvestingsbudgetten
asielzoekers (OHBA-regeling) (Stcrt. 1998, 181)
Waardering: V, 7 jaar na sluiting van het betrokken opvangcentrum
113.
Handeling: Het aan de gemeente waarbinnen de instellingen waarmee overeenkomsten zijn
aangegaan ter vergroting van de opvangcapaciteit, verstrekken van uitkeringen voor
de duur van de overeenkomst.
Periode: 1994–
Grondslag: Faciliteitenbesluit opvangcentra, art. 5, lid 1 (Stb. 1994, 636) zoals
gewijzigd bij Stb. 1996, 620 en Stb. 1998, 347
Product: Beschikking
Waardering: V, 7 jaar na het verstrijken van de bestuursovereenkomst
114.
Handeling: Het bij de vestiging van een opvangcentrum aan een gemeente verstrekken
van een eenmalige uitkering als bijdrage in de kosten van door de gemeenten te verzorgen
taken in het kader van voorlichting met betrekking tot de vestiging van het opvangcentrum
en de subsidiëring van vrijwilligersgroepen die werkzaamheden verrichten in of ten
behoeve van het opvangcentrum.
Periode: 1994–
Grondslag: Faciliteitenbesluit opvangcentra, art. 6, lid 1 (Stb. 1994, 636) zoals
gewijzigd bij Stb. 1996, 620 en Stb. 1998, 347
Product: Beschikking
Waardering: V, 7 jaar na het verstrijken van de bestuursovereenkomst
97.
Handeling: Het uitvoeren van art. 27 a en 27 b van het Besluit subsidiëring en stimulering
voorzieningen van maatschappelijk en sociaal-cultureel welzijn (Stb. 1988, 17) zoals
laatstelijk gewijzigd bij Stb. 1994, 581 en ingetrokken bij Bekostigingsbesluit Welzijnsbeleid
(Stb. 1994, 909), zoals gewijzigd bij Stb. 1995, 650, art. 60.
Periode: 1995
Grondslag: Besluit Bevoegdheden bestuur Centraal Orgaan opvang asielzoekers, art.
1 (Stcrt. 1995, 2)
Bron: Correspondentie met dhr. A. van den Akker
Product:
Opmerking: Volgens Bekostigingsbesluit Welzijnsbeleid blijft het Besluit subsidiëring
en stimulering voorzieningen van maatschappelijk en sociaal-cultureel welzijn ondanks
zijn intrekking wel van toepassing op de subsidies en uitkeringen die op grond van
dat besluit voor inwerkingtreding van het Bekostigingsbesluit zijn verleend.
Na ’95 heeft het ministerie van VWS deze besluiten weer zelf uitgevoerd. Het COA was
hier niet meer bij betrokken.
Waardering: V, 7 jaar
98.
Handeling: Het uitvoeren van de Bijdrageregeling integratieprogramma’s verblijfsgerechtigden
(Stcrt. 1993, 165) zoals gewijzigd bij Stcrt. 1994, 177, Stcrt. 1994, 251 en Stcrt.
1995, 139 en ingetrokken bij Welzijnsregeling inburgering nieuwkomers, art. 14 (Stcrt.
1995, 246).
Periode: 1995
Grondslag: Besluit Bevoegdheden bestuur Centraal Orgaan opvang asielzoekers, art.
1 (Stcrt. 1995, 2)
Bron: Correspondentie met dhr. A. van den Akker
Product:
Waardering: V, 7 jaar
5. Het verzorgen van trajectbegeleiding en informatievoorziening
117.
Handeling: Het opstellen van programma’s en methodieken voor recreatieve activiteiten
aan asielzoekers in de opvangaccommodaties.
Periode: 1994–1998
Grondslag: Regeling opvang asielzoekers, art. 5, lid 1, sub e (Stcrt. 1987, 75), zoals
laatstelijk gewijzigd bij Stcrt. 1994, 177/
Regeling verstrekkingen asielzoekers en andere categorieën vreemdelingen, art. I,
lid 1 (Stcrt. 1994, 94), zoals laatstelijk gewijzigd bij (Stcrt. 1995, 160) en vervangen
door:
Regeling verstrekkingen asielzoekers en andere categorieën vreemdelingen, 1997, art.
5, lid 1, sub d, art. 6 en 8 (Stcrt. 1997, 246), zoals gewijzigd bij Stcrt. 1999,
237
Product: ‘Wisselwerking’: methode voor maatschappijoriëntatie voor asielzoekers.
Waardering: B5
99.
Handeling: Het uitvoeren van recreatieve activiteiten aan asielzoekers in de opvangaccommodaties.
Periode: 1994–1998
Grondslag: Regeling opvang asielzoekers, art. 5, lid 1, sub e (Stcrt. 1987, 75), zoals
laatstelijk gewijzigd bij Stcrt. 1994, 177/
Regeling verstrekkingen asielzoekers en andere categorieën vreemdelingen, art. I,
lid 1 (Stcrt. 1994, 94), zoals laatstelijk gewijzigd bij (Stcrt. 1995, 160) en vervangen
door:
Regeling verstrekkingen asielzoekers en andere categorieën vreemdelingen, 1997, art.
5, lid 1, sub d, artt. 6 en 8 (Stcrt. 1997, 246), zoals gewijzigd bij Stcrt. 1999,
237
Product: Besluiten tot onthouding van deelname aan de activiteiten
Beschikking tot beëindiging van deelname aan de activiteiten.
Opmerking: Deze handeling kan volgens de RVA 1997 afhankelijk worden gesteld van de
betaling door de asielzoeker van een waarborgsom.
Onder deze handeling valt ook:
Het aanbieden van introductieactiviteiten en activiteiten die strekken tot bevordering
van de maatschappelijke oriëntatie van de asielzoeker.
Waardering: V, 5 jaar
100.
Handeling: Het opstellen van een programma voor dagstructurering.
Periode: 1998–
Grondslag: Regeling verstrekkingen asielzoekers en andere categorieën vreemdelingen
1997, art. 5, lid 3 en art. 15 (Stcrt. 1997, 246), zoals gewijzigd bij Stcrt. 1999,
237
Product: Plannen, notities
Opmerking: Een van de taken:
Het aanwijzen van werkzaamheden die door asielzoekers verricht kunnen worden, voor
de uitvoering waarvan door COA een vergoeding kan worden gegeven.
Waardering: B5
101.
Handeling: Het uitvoeren van een programma voor dagstructurering.
Periode: 1998–
Grondslag: Regeling verstrekkingen asielzoekers en andere categorieën vreemdelingen
1997, art. 5, lid 3 en art. 15 (Stcrt. 1997, 246), zoals gewijzigd bij Stcrt. 1999,
237
Product: notities
Waardering: V, 5 jaar
102.
Handeling: Het opstellen van programma’s in het kader van trajectbegeleiding.
Periode: 1999–
Bron: Kaderbrief, beleidskader 2002
Product: Leerplan 2000, module Trajectbegeleiding
Opmerking: Handelingen met betrekking tot de terugkeergesprekken of procesvertrekgesprekken
zijn weergegeven in de paragraaf over kerntaak 1, het in- door- en uitplaatsen van
asielzoekers, in het gedeelte over terugkeer.
Waardering: B5
103.
Handeling: Het uitvoeren van programma’s in het kader van trajectbegeleiding.
Periode: 1999–
Bron: Kaderbrief, beleidskader 2002
Product: Verslagen, ADSIS (zie bijlage over registratiesystemen)
Waardering: V, 5 jaar
Voor handelingen op het gebied van informatievoorziening verwijs ik naar handelingen
‘Het geven van voorlichting’ die bij de interne handelingen is geplaatst en ‘Het uitvoeren
van voorlichtingsactiviteiten aan asielzoekers’ en ‘-aan publiek, zusterorganisaties’.
6. Het toegankelijk maken van zorg- of andere maatschappelijke voorzieningen voor
bewoners van opvanglocaties
120.
Handeling: Het coördineren van de gezondheidszorg voor asielzoekers.
Periode: 1994–
Grondslag: Regeling opvang asielzoekers, art. 5, lid 1, sub f, en 10 (Stcrt. 1987,
75), zoals laatstelijk gewijzigd bij Stcrt. 1994, 177/
Regeling verstrekkingen asielzoekers en andere categorieën vreemdelingen, art. I,
lid 1 (Stcrt. 1994, 94), zoals laatstelijk gewijzigd bij (Stcrt. 1995, 160) en vervangen
door:
Regeling verstrekkingen asielzoekers en andere categorieën vreemdelingen, 1997, art.
5, lid 1, sub e en f, art. 6 en 8 (Stcrt. 1997, 246), zoals gewijzigd bij Stcrt. 1999,
237
Product: Correspondentie met zorgverleners, correspondentie met medewerkers MO, scholingsprogramma’s.
Opmerking: Onder deze handeling valt ook het faciliteren van de MOA.
De uitbesteding van de gezondheidszorg de MOA kan gezien worden als een variant van
de handeling 51, Het uitbesteden van de wettelijke taken van het COA aan derden.
Waardering: V, 5 jaar
104.
Handeling: Het voor asielzoekers in de opvangaccommodaties regelen van een verzekering
tegen ziektekosten.
Periode: 1994–
Grondslag: Regeling opvang asielzoekers, art. 5, lid 1, sub f, en 10 (Stcrt. 1987,
75), zoals laatstelijk gewijzigd bij Stcrt. 1994, 177/
Regeling verstrekkingen asielzoekers en andere categorieën vreemdelingen, art. I,
lid 1 (Stcrt. 1994, 94), zoals laatstelijk gewijzigd bij (Stcrt. 1995, 160) en vervangen
door:
Regeling verstrekkingen asielzoekers en andere categorieën vreemdelingen, 1997, art.
5, lid 1, sub e en f, art. 6 en 8 (Stcrt. 1997, 246), zoals gewijzigd bij Stcrt. 1999,
237
Product: Stukken m.b.t. de aanbestedingsprocedure van de zorgverzekering;
Collectieve verzekeringsovereenkomsten;
(Inkoop-)contracten met zorgverzekeraars;
Contractenset COA-LVGGD, Medische opvang asielzoekers, raamovereenkomst, maart 1999;
Contractenset Standaardovereenkomsten COA-GGD en Medische opvang asielzoekers, december
1999;
Correspondentie; rapportages; verslagen.
Opmerking: Het inkopen van diensten van zorgverleners verloopt via de zorgverzekeraars.
Dat geldt ook voor het inkopen van psycho-sociale zorg.
Waardering: V, 10 jaar (na beëindiging van het contract)
105.
Handeling: Het laten verrichten van een eerste onderzoek naar de gezondheidstoestand
van de asielzoeker.
Periode: 1994–1999
Grondslag: Regeling opvang asielzoekers, art. 5, lid 2 (Stcrt. 1987, 75), zoals laatstelijk
gewijzigd bij Stcrt. 1994, 177/
Regeling verstrekkingen asielzoekers en andere categorieën vreemdelingen, art. I,
lid 1 (Stcrt. 1994, 94), zoals laatstelijk gewijzigd bij (Stcrt. 1995, 160) en vervangen
door:
Regeling verstrekkingen asielzoekers en andere categorieën vreemdelingen, 1997, art.
5, lid 2 (Stcrt. 1997, 246), zoals gewijzigd bij Stcrt. 1999, 237
Product: Werkinstructies, protocollen, medische dossiers (ook op microfilm)
Opmerking: Vanaf 2000 wordt deze handeling verricht door de verzelfstandigde MOA.
In de afspraken omtrent de overdracht van verantwoordelijkheden is ook vastgelegd
dat de MOA zorg zal dragen voor het reeds gevormde en de nog te vormen archiefmaterialen
op dit gebied.
Waardering: V, 10 jaar (na beëindiging van het contract)
106.
Handeling: Het coördineren van de begeleiding van psycho-sociale aard aan asielzoekers
in een opvangcentrum van psycho-sociale begeleiding.
Periode: 1994–1999
Grondslag: Regeling opvang asielzoekers, art. 5, lid 5 (Stcrt. 1987, 75), zoals laatstelijk
gewijzigd bij Stcrt. 1994, 177/
Regeling verstrekkingen asielzoekers en andere categorieën vreemdelingen, art. I,
lid 1 (Stcrt. 1994, 94), zoals laatstelijk gewijzigd bij (Stcrt. 1995, 160) en vervangen
door:
Regeling verstrekkingen asielzoekers en andere categorieën vreemdelingen, 1997, art.
5, lid 4 (Stcrt. 1997, 246), zoals gewijzigd bij Stcrt. 1999, 237
Product: Beleidsnotities
Opmerking: Vanaf 2000 wordt deze handeling verricht door de verzelfstandigde MOA.
In de afspraken omtrent de overdracht van verantwoordelijkheden is ook vastgelegd
dat de MOA zorg zal dragen voor het reeds gevormde en de nog te vormen archiefmaterialen
op dit gebied.
In het archief bevinden zich ook dossiers van de maatschappelijke begeleiding door
het COA. Een beperkt aantal asielzoekers werd intensiever begeleid dan de anderen.
Neerslag betreffende de begeleiding van individuele asielzoekers is ook terug te vinden
in de notulen van het werkoverleg van de centra, waarbij de wijze van aanpak ten aanzien
van individuele asielzoekers, voorzover nodig geacht, werd besproken. Deze notulen
blijven bewaard.
Waardering: V, 5 jaar (na beëindiging van het contract)
107.
Handeling: Het faciliteren en coördineren van een goed verlopende schoolgang van minderjarigen.
Periode: 1995–
Bron: Interne stukken
Product: Overeenkomsten, bijvoorbeeld over contact tussen AMA-team, voogd en scholen.
Waardering: V, 5 jaar
125.
Handeling: Het begeleiden van AMA’s.
Periode: 1997–
Grondslag: Regeling opvang asielzoekers, art. 5, lid 4 en 5 (Stcrt. 1987, 75), zoals
laatstelijk gewijzigd bij Stcrt. 1994, 177/
Regeling verstrekkingen asielzoekers en andere categorieën vreemdelingen, art. I,
lid 1 (Stcrt. 1994, 94), zoals laatstelijk gewijzigd bij (Stcrt. 1995, 160) en vervangen
door:
Regeling verstrekkingen asielzoekers en andere categorieën vreemdelingen, 1997, art.
5, lid 4 (Stcrt. 1997, 246), zoals gewijzigd bij Stcrt. 1999, 237
Product: Protocollen, persoonsdossiers
Opmerking: In bovenstaande grondslagen staat deze handeling niet letterlijk genoemd.
Deze handeling is een afgeleide van de handeling van het coördineren van zorg aan
asielzoekers. Ze is apart genoemd omdat het een belangrijk werkproces vormt.
De dossiers van AMA’s vertonen geen grote verschillen met die van andere asielzoekers.
Onderwerpen van contacten tussen COA en voogdij-instellingen blijven beperkt tot logistieke
zaken, dus werkafspraken. De gesprekken gaan niet inhoudelijk in op het gedrag van
een AMA. Het COA mag zich niet bemoeien met de relatie tussen voogd en AMA.
Waardering: V, 5 jaar
V; 1. persoonsgegevens worden niet langer bewaard in een vorm die het mogelijk maakt
de betrokkene te identificeren, dan noodzakelijk is voor de verwerkelijking van de
doeleinden waarvoor zij worden verzameld of vervolgens worden verwerkt.
2. Persoonsgegevens mogen langer worden bewaard dan bepaald in het eerste lid voor
zover ze voor historische, statistische of wetenschappelijke doeleinden worden bewaard,
en de verantwoordelijke de nodige voorzieningen heeft getroffen ten einde te verzekeren
dat de desbetreffende gegevens uitsluitend voor deze specifieke doeleinden worden
gebruikt.