Besluit deelname Rijk aan Regeling RHC Drents Archief

In deze gemeenschappelijke regeling wordt verstaan onder:

• a. de minister: de Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap;

• b. de gemeente: de gemeente Assen;

• c. archiefbescheiden: archiefbescheiden als bedoeld in artikel 1, onderdeel c, van de Archiefwet 1995;

• d. collecties: de verzameling historische voorwerpen, boeken en overige schriftelijke en elektronische bescheiden in de meest ruime zin des woords, niet zijnde archiefbescheiden, in eigendom van of beheer bij de minister en de gemeente voor zover het betreft voorwerpen of bescheiden bij de rijksarchiefbewaarplaats in de provincie Drenthe en de archiefbewaarplaats van de gemeente.

1. Er is een openbaar lichaam, RHC Drents Archief, dat gevestigd is in Assen.

2. Het RHC Drents Archief is ingesteld met het doel de belangen van de minister en de gemeente bij alle aangelegenheden betreffende de archiefbescheiden en collecties die berusten in de rijksarchiefbewaarplaats in de provincie Drenthe en de archiefbewaarplaats van de gemeente, in gezamenlijkheid te behartigen.

3. Aan het RHC Drents Archief zijn daartoe de navolgende werkzaamheden, taken en bevoegdheden van de minister en de gemeente opgedragen:

• a. de beheerstaken, te onderscheiden in het behouden, bewerken en benutten van de archiefbescheiden die berusten in de in het tweede lid genoemde archiefbewaarplaatsen;

• b. de taken en bevoegdheden, bedoeld in de artikelen 15, derde lid, 16, tweede lid, 17, 18, 20, 26, tweede lid, 31 en 32 van de Archiefwet 1995, met uitzondering van artikel 32, tweede lid, eerste volzin, voor zover het betreft de bevoegdheid van burgemeester en wethouders om bevelen te geven, en van artikel 32, tweede lid, tweede volzin, van die wet;

• c. het adviseren en het doen van voorstellen aan de minister en de gemeente over de taken en bevoegdheden, die door de minister of de gemeente worden uitgevoerd ingevolge de artikelen 5, 6, 7, 8, 12, 13, 15, eerste en tweede lid, 30 en 32, tweede lid, van de Archiefwet 1995;

• d. het verrichten van door de minister of de gemeente opgedragen andere taken die verband houden met de behartiging van de belangen, bedoeld in het tweede lid.

4. Het RHC Drents Archief voert bij de behartiging van de belangen, bedoeld in het tweede lid, het archiefbeleid en het cultuurbeleid van de minister en de gemeente mede uit.

5. De minister en de gemeente kunnen gezamenlijk algemene aanwijzingen geven omtrent de wijze waarop het RHC Drents Archief de belangen, bedoeld in het tweede lid, behartigt.

6. De minister en de raad van de gemeente dragen er zorg voor dat het openbaar lichaam te allen tijde beschikt over voldoende middelen om aan zijn verplichtingen te voldoen. Dit met inachtneming van artikel 16, achtste lid.

Het RHC Drents Archief brengt de kosten, bedoeld in de artikelen 14 en 18, zesde lid, van de Archiefwet 1995 in rekening volgens de regels die de minister ingevolge artikel 19 van de Archiefwet 1995 daaromtrent vaststelt.

1. Het algemeen bestuur bestaat uit vier leden.

2. De minister wijst twee leden aan.

3. De raad van de gemeente, de voorzitter inbegrepen, wijst uit zijn midden of uit de kring van wethouders twee leden aan.

4. Het lidmaatschap van het algemeen bestuur eindigt op het tijdstip waarop de zittingsperiode van de gemeenteraad afloopt.

5. Het lidmaatschap van de leden die door de raad van de gemeente zijn aangewezen, eindigt tevens bij beëindiging van het lidmaatschap van die leden van de raad of het college van B&W waaruit het lid is aangewezen.

6. Een persoon waarvan het lidmaatschap ingevolge het vierde lid is geëindigd, kan opnieuw worden aangewezen.

7. De raad van de gemeente beslist uiterlijk in de tweede vergadering van elke zittingsperiode van de raad over de aanwijzing, bedoeld in het derde lid.

8. Indien tussentijds een zetel van een lid van het algemeen bestuur vacant komt, wijzen de betrokken minister of de raad van de gemeente zo spoedig mogelijk een nieuw lid aan.

9. Een lid van het algemeen bestuur dat zijn lidmaatschap ter beschikking heeft gesteld, blijft in functie totdat een nieuw lid is aangewezen.

10. Bij het bestaan van één of meer vacatures blijven de resterende bestuursleden bevoegd besluiten te nemen.

1. Het algemeen bestuur wijst een van de leden die door de minister zijn aangewezen aan als voorzitter van het bestuur van het RHC Drents Archief.

2. Het algemeen bestuur regelt de vervanging van de voorzitter.

1. Aan het algemeen bestuur behoren ter uitvoering van de aan het RHC Drents Archief toegekende taak alle bevoegdheden die niet aan een ander orgaan zijn opgedragen.

2. Aan het algemeen bestuur worden de volgende taken en bevoegdheden toegekend:

• a. de bevoegdheid van de raad van de gemeente om ingevolge artikel 31 van de Archiefwet 1995 de gemeentelijke archiefbewaarplaats(en) aan te wijzen;

• b. de bevoegdheid van de minister om de rijksarchivaris in de provincie Drenthe, bedoeld in artikel 26, tweede lid, van de Archiefwet 1995, te benoemen, te schorsen, en te ontslaan;

• c. de bevoegdheid van de raad van de gemeente om ingevolge artikel 32, derde lid, van de Archiefwet 1995 de gemeentearchivaris te benoemen, te schorsen en te ontslaan;

3. Het algemeen bestuur kan de directeur, bedoeld in artikel 29, tot rijksarchivaris in de provincie Drenthe en tot gemeentearchivaris van Assen benoemen.

4. Aan de bevoegdheden van het algemeen bestuur worden geen beperkingen opgelegd ingevolge artikel 31 van de Wet gemeenschappelijke regelingen, mits het totaal van de aangegane verplichtingen binnen de goedgekeurde begroting valt. Voor het aangaan van verplichtingen door het algemeen bestuur buiten de goedgekeurde begroting wordt vooraf toestemming gevraagd aan de minister en de raad van de gemeente, ingevolge de artikelen 18 en 19 van deze regeling.

Het algemeen bestuur verstrekt zo spoedig mogelijk schriftelijk aan de minister, de raad en het college van burgemeester en wethouders van de gemeente de door hen gevraagde inlichtingen.

1. Een lid van het algemeen bestuur verstrekt aan de minister die hem heeft aangewezen zo spoedig mogelijk doch in ieder geval binnen 45 dagen de door de minister gevraagde inlichtingen.

2. Een lid van het algemeen bestuur verstrekt aan de raad van de gemeente zo spoedig mogelijk doch in ieder geval binnen 45 dagen de door een of meer leden van die raad in een vergadering van die raad dan wel schriftelijk aan dat lid gevraagde inlichtingen.

De minister en de raad van de gemeente kunnen een door hen aangewezen lid van het algemeen bestuur, dat hun vertrouwen niet meer geniet, ontslag verlenen.

1. Het dagelijks bestuur bestaat uit de voorzitter van het algemeen bestuur en de overige leden van het algemeen bestuur.

2. Het lidmaatschap van het dagelijks bestuur eindigt zodra men ophoudt lid te zijn van het algemeen bestuur.

3. Artikel 4, negende en tiende lid is van overeenkomstige toepassing.

Het dagelijks bestuur vergadert zo dikwijls als één of meer leden van het dagelijks bestuur dit nodig oordelen.

Het dagelijks bestuur stelt regels voor zijn vergaderingen vast.

Het dagelijks bestuur is in ieder geval belast met:

• a. de zorg voor de uitvoering van de aan het openbaar lichaam opgedragen bevoegdheden en taken, zoals genoemd in artikel 2, voorzover die niet zijn opgedragen aan het algemeen bestuur;

• b. het voorbereiden, voor zover dit niet aan anderen is opgedragen van al hetgeen in het algemeen bestuur ter overweging moet worden gebracht;

• c. het uitvoeren van de besluiten van het algemeen bestuur, voor zover dit niet aan anderen is opgedragen;

• d. het beheer van de activa en passiva van het RHC Drents Archief;

• e. de zorg, voor zover deze van het dagelijks bestuur afhangt, voor de controle op het geldelijk beheer en de boekhouding van het RHC Drents Archief;

• f. het nemen van alle conservatoire maatregelen zowel in als buiten rechte en het doen van alles wat nodig is ter voorkoming van verjaring van recht of bezit.

1. De voorzitter is belast met de leiding van de vergaderingen van het algemeen bestuur en van het dagelijks bestuur.

2. De voorzitter is belast met de uitvoering van de besluiten van het dagelijks bestuur.

3. De voorzitter tekent de stukken die van het algemeen bestuur of het dagelijks bestuur uitgaan, tenzij hij aan de directeur het tekenen van bepaalde stukken heeft opgedragen.

4. De voorzitter vertegenwoordigt het RHC Drents Archief in en buiten rechte. De vertegenwoordiging kan hij opdragen aan een door hem aan te wijzen gevolmachtigde.

1. Het algemeen bestuur kan besluiten dat de leden van het algemeen of dagelijks bestuur, voor zover zij niet de functie vervullen van burgemeester of wethouder, of als ambtenaar in rijks- of gemeentedienst werkzaam zijn, een vergoeding ontvangen voor hun werkzaamheden ten behoeve van het RHC Drents Archief.

2. De leden van het algemeen en het dagelijks bestuur, bedoeld in het eerste lid, ontvangen een tegemoetkoming in de kosten, waartoe worden gerekend reis- en verblijfkosten ten behoeve van het bijwonen van de vergaderingen van het algemeen en dagelijks bestuur.

3. De in de voorgaande leden bedoelde vergoeding en tegemoetkoming worden door het algemene bestuur vastgesteld en als afzonderlijke post opgenomen in de jaarlijkse begroting.

1. De voor de uitvoering van deze regeling ter beschikking te stellen middelen worden verschaft door de minister en de raad van de gemeente, door het verstrekken van jaarlijkse bijdragen, op basis van een goedgekeurde begroting. Bij de aanvang van het RHC Drents Archief luiden de bijdragen zoals vastgesteld in de bijlage bij de regeling.

2. De bijdrage van de minister kan jaarlijks worden aangepast in verband met de ontwikkeling van lonen of prijzen met een percentage, zoals dit in voorkomend geval door de minister in de loop van het begrotingsjaar voor het geheel van zijn bijdrage wordt vastgesteld. De gemeente volgt in deze de minister in de aanpassing van haar bijdrage.

3. Het RHC Drents Archief kan bij de vaststelling van de begroting een percentage opnemen als voorlopige raming van het door de minister en de gemeente vast te stellen percentage als bedoeld in het tweede lid.

4. Bij de start van het RHC Drents Archief en voor de uitvoering van deze regeling kunnen door de verschillende partners vermogensbestanddelen worden ingebracht waarover nadere afspraken gemaakt worden.

5. De minister en de raad van de gemeente kunnen gezamenlijk de te verstrekken bijdragen wijzigen in relatie tot de taken van het RHC Drents Archief.

6. De huurovereenkomst binnen de staat (Rijksarchiefdienst-Rijksgebouwendienst) zal met ingang van de datum van inwerkingtreding van deze regeling worden omgezet in een huurovereenkomst tussen de Rijksgebouwendienst en het RHC Drents Archief. Voor zo ver mogelijk worden de voorwaarden uit de aanvankelijke huurovereenkomst gerespecteerd en overgenomen in de vervangende huurovereenkomst.

7. De bijdrage wordt verleend onder de voorwaarden, bedoeld in artikel 4:34, eerste lid, van de Algemene wet bestuursrecht.

8. Indien de minister of de gemeente een bijzondere taak opdraagt als bedoeld in artikel 2, derde lid, onderdeel d, waarvan de kosten niet zijn op te vangen in de begroting, wordt daarvoor door de opdrachtgever in aanvulling op de jaarlijkse bijdrage een tevoren overeengekomen vergoeding betaald.

1. Het dagelijks bestuur stelt eenmaal per vier jaar een vierjarig beleidsplan en een meerjarenbegroting op.

2. Een periode van vier jaren als bedoeld in het eerste lid valt samen met de periode van een cultuurnota als bedoeld in artikel 3 van de Wet op het specifiek cultuurbeleid.

3. Het dagelijks bestuur zendt het ontwerpbeleidsplan en de ontwerpmeerjarenbegroting aan het algemeen bestuur. Het algemeen bestuur stelt ze vast. Dertien maanden voorafgaand aan de periode waarop het beleidsplan en de meerjarenbegroting betrekking hebben, worden deze toegezonden aan de minister en de raad van de gemeente.

4. De minister en de gemeente maken, binnen twee maanden na ontvangst van de in het derde lid genoemde stukken, gezamenlijk afspraken met het RHC Drents Archief over te behalen resultaten voor de komende vier jaren.

1. Het dagelijks bestuur stelt jaarlijks vóór 1 mei een ontwerpbegroting en een toelichting op voor het volgende kalenderjaar, een en ander met inachtneming van het archiefbeleid en het cultuurbeleid, bedoeld in artikel 2, vierde lid, de algemene aanwijzingen, bedoeld in artikel 2, vijfde lid en met inachtneming van de afspraken, bedoeld in artikel 17, vierde lid.

2. In de toelichting worden de aard en de omvang van de voorgenomen activiteiten beschreven. Daarbij wordt aangegeven welke belangen en resultaten het RHC Drents Archief met de activiteiten nastreeft, op welke wijze de activiteiten zullen worden uitgevoerd en voor welke doelgroepen zij zijn bestemd.

3. De begroting geeft inzicht in de baten en lasten van de afzonderlijke activiteiten van dat jaar. De begroting is voorzien van een postgewijze toelichting.

4. Het dagelijks bestuur zendt de ontwerpbegroting met toelichting onverwijld toe aan het algemeen bestuur, de minister en de raad van de gemeente.

5. De ontwerpbegroting met toelichting wordt door de zorg van de minister en de gemeente voor een ieder ter inzage gelegd en, tegen betaling van kosten, algemeen verkrijgbaar gesteld.

6. De minister en de raad van de gemeente kunnen het dagelijks bestuur voor 1 juni van hun gevoelen omtrent de ontwerpbegroting en toelichting doen blijken.

7. Het algemeen bestuur stelt de begroting met toelichting vast uiterlijk 1 juli van het jaar, voorafgaande aan dat waarvoor de begroting moet dienen.

8. Terstond na de vaststelling wordt aan de minister en de raad van de gemeente de begroting ter goedkeuring toegezonden.

Met betrekking tot wijzigingen van de begroting is artikel 18 zo veel mogelijk van overeenkomstige toepassing.

1. De minister en de gemeente voldoen de verschuldigde bijdrage bij wijze van voorschot in twaalf maandelijkse termijnen.

2. In afwijking van het eerste lid kunnen de minister en de gemeente de bijdragen bij wijze van voorschot voldoen in door hen nader te bepalen termijnen.

1. Het algemeen bestuur brengt jaarlijks aan de minister en de raad van de gemeente voor 1 april een financieel verslag uit, dat vergezeld gaat van een verklaring omtrent de getrouwheid en de rechtmatigheid, afgegeven door een accountant als bedoeld in artikel 393 van Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek.

2. Het algemeen bestuur draagt er zorg voor dat medewerking wordt verleend aan door of namens de accountant(s) van de minister en de gemeente in te stellen onderzoeken naar de door de accountant, bedoeld in het eerste lid, verrichte (controle)werkzaamheden.

3. Het algemeen bestuur brengt jaarlijks aan de minister en de raad van de gemeente voor 1 april een inhoudelijk verslag uit van de werkzaamheden, het gevoerde beleid in het algemeen en de doelmatigheid en doeltreffendheid van zijn werkzaamheden en werkwijze in het bijzonder in het afgelopen kalenderjaar.

4. Het algemeen bestuur stelt de in het eerste en derde lid bedoelde stukken algemeen verkrijgbaar.

1. Een batig saldo kan worden bestemd voor vorming van of toevoeging aan de reserve. De hoogte van deze reserve wordt bepaald door het algemeen bestuur, gehoord de minister en de raad van de gemeente. Voor zover een batig saldo niet wordt aangewend voor de reserve wordt het saldo naar rato van de jaarlijkse bijdrage uitgekeerd aan de minister en de gemeente.

2. De reserve in enig jaar bedraagt niet meer dan tien procent van de gezamenlijke bijdragen van de minister en de gemeente van dat jaar tenzij de minister en de raad van de gemeente gezamenlijk een ander percentage vaststellen.

Na ontvangst van het financieel verslag en het jaarverslag stellen de minister en de raad van de gemeente de definitieve bijdragen vast. Zij delen dit mede aan het RHC Drents Archief.

1. Het algemeen bestuur stelt regels vast met betrekking tot de organisatie van de financiële administratie en van het kasbeheer en de boekhouding van het RHC Drents Archief. Deze regels behoeven de goedkeuring van de minister en de gemeente. Bij deze regels wordt bepaald welke ambtenaren van het RHC Drents Archief met het doen van ontvangsten en betalingen worden belast.

2. Het algemeen bestuur stelt regels vast met betrekking tot de controle op de financiële administratie en het kasbeheer. Deze regels behoeven de goedkeuring van de minister en de gemeente.

De minister en de gemeente kunnen gezamenlijk nadere regels stellen over het financieel en materieel beheer, over de inrichting van de begroting, het financieel verslag, jaarverslag en aandachtspunten voor de accountantscontrole.

1. Overeenkomstig door het algemeen bestuur vast te stellen regels, die aan gedeputeerde staten worden medegedeeld, draagt het dagelijks bestuur zorg voor de archiefbescheiden van het RHC Drents Archief.

2. De archiefbescheiden van het RHC Drents Archief die op grond van de Archiefwet 1995 moeten worden overgebracht, komen te berusten in de rijksarchiefbewaarplaats in de provincie Drenthe.

1. Het RHC Drents Archief verstrekt desgevraagd aan de minister en de gemeente de voor de uitoefening van hun taak benodigde inlichtingen. De minister en de gemeente kunnen inzage vorderen van zakelijke gegevens en bescheiden, voor zover dat voor de vervulling van hun taak redelijkerwijs nodig is.

2. Het RHC Drents Archiefstelt de minister en de gemeente te allen tijde in de gelegenheid toezicht te houden op het bepaalde bij of krachtens de Archiefwet 1995 ten aanzien van de archiefbescheiden die berusten in de rijksarchiefbewaarplaats in de provincie Drenthe en de archiefbewaarplaatsen van de gemeente.

1. De bestuursorganen van de minister en de gemeente doen het dagelijks bestuur mededeling van de bij hen in voorbereiding zijnde maatregelen en plannen die voor de behartiging van de belangen, bedoeld in artikel 2, voor het RHC Drents Archief van belang zijn.

2. De bestuursorganen van de minister en de gemeente kunnen, bij de in het eerste lid bedoelde mededeling, het gevoelen vragen van het dagelijks bestuur. Ook ongevraagd kan het dagelijks bestuur zijn zienswijze daaromtrent aan de minister en de gemeente kenbaar maken.

1. Het algemeen bestuur beslist omtrent benoeming, schorsing en ontslag van de directeur van het RHC Drents Archief.

2. Het dagelijks bestuur maakt voor de benoeming van de directeur een voordracht op.

1. De directeur is belast met de uitvoering van de werkzaamheden, taken en bevoegdheden van het RHC Drents Archief die voortvloeien uit de behartiging van de belangen, bedoeld in artikel 2, derde lid, voor zover die uitvoering niet is opgedragen aan het algemeen bestuur, dagelijks bestuur of de voorzitter.

2. Het algemeen bestuur stelt voor de directeur een instructie vast.

3. Het dagelijks bestuur regelt de vervanging van de directeur.

1. De directeur staat het algemeen bestuur, het dagelijks bestuur en de voorzitter bij de uitoefening van hun taak terzijde. Hij is in de vergaderingen van het algemeen en dagelijks bestuur aanwezig en heeft daarin een adviserende stem.

2. Met inachtneming van artikel 14, derde lid, worden alle stukken, die van het algemeen of het dagelijks bestuur uitgaan door de directeur mede ondertekend.

Het overige personeel wordt in dienst genomen, geschorst of ontslagen door het dagelijks bestuur. Het dagelijks bestuur is bevoegd deze bevoegdheden aan de directeur te mandateren.

De rechtspositie- en arbeidsvoorwaardenregeling van het rijk zoals deze thans luidt en in de toekomst na wijziging zal luiden, is op het personeel van overeenkomstige toepassing, tenzij het algemeen bestuur van het RHC Drents Archief een op onderdelen anders luidende regeling vaststelt. Een dergelijke afwijkende regeling behoeft de instemming van de regionale vakbondsbestuurders.

Toetreding tot de regeling kan geschieden bij een daartoe strekkend gezamenlijk besluit van de minister, de raad en het college van burgemeester en wethouders van de gemeente alsmede de toe te treden bestuursorganen of rechtspersonen.

1. Uittreding uit de regeling kan geschieden door toezending van een daartoe strekkend besluit van de minister, de raad en het college van burgemeester en wethouders van de gemeente.

2. Het algemeen bestuur regelt de gevolgen van de uittreding. De uittreding gaat in op de eerste dag van het jaar volgend op dat waarin door de zorg van het dagelijks bestuur de bekendmaking van de uittreding in de Nederlandse Staatscourant is geschied.

3. De kosten van uittreding komen voor rekening van de uittredende partij.

Deze regeling kan worden gewijzigd bij gezamenlijk besluit van de minister, de raad en het college van burgemeester en wethouders van de gemeente.

Deze regeling kan worden opgeheven bij gezamenlijk besluit van de minister, de raad en het college van burgemeester en wethouders van de gemeente. Het algemeen bestuur stelt een liquidatieplan op dat voorziet in de verplichting van de minister, de raad van de gemeente om alle rechten en plichten van het openbaar lichaam over de deelnemers te verdelen op een in het plan te bepalen wijze.

Deze regeling treedt in werking met ingang van de eerste dag van de kalendermaand, volgend op die waarin de regeling is ingeschreven overeenkomstig artikel 26 van de Wet gemeenschappelijke regelingen.

Deze regeling wordt aangehaald als: Regeling RHC Drents Archief.

De staatssecretaris van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap heeft in de brief van 7 februari 2000 aan de voorzitter van de Tweede Kamer (Kamerstuk 1999–2000, 26591, nr. 13) aangegeven de samenwerking tussen archieven onderling en archieven en andere culturele instellingen te willen bevorderen. Concreet wordt gestreefd naar de vorming van regionale historische centra waar onder meer rijksarchieven in opgaan en die een brede cultuurhistorische publieksfunctie dienen te vervullen. De integratie moet de efficiency en effectiviteit van het archiefbeheer ten goede komen. Enerzijds zal één archiefdienst – in plaats van twee afzonderlijke diensten – tot een minder kostbare bedrijfsvoering leiden zodat er middelen voor effectiever beheer vrijkomen. Anderzijds komen door integratie de specifieke deskundigheden die bij de verschillende integrerende diensten aanwezig zijn, ook voor de partners beschikbaar. Op deze manier zal het publiek beter toegang krijgen tot het archiefmateriaal en worden de mogelijkheden vergroot nieuwe publieksgroepen in contact te brengen met de historische informatie uit de archieven.

Het beheer van archiefbescheiden vindt normaliter plaats door de verschillende overheden zelf op grond van de Archiefwet 1995. Die wet bepaalt welke taken de verschillende overheden op het gebied van het archiefbeheer moeten uitvoeren en welke bevoegdheden hen daarvoor ten dienste staan. Uit onderzoek naar de mogelijke bestuursvormen voor de beoogde samenwerking blijkt dat er thans voor samenwerking mede ter uitvoering van een publiekrechtelijke taak op grond van de Archiefwet 1995 slechts één bestuursvorm voor de samenwerking geschikt is, namelijk een gemeenschappelijke regeling in het kader van de Wet gemeenschappelijke regelingen (hierna te noemen: WGR). Voor het in gezamenlijkheid beheren van de archiefbescheiden is daarom een gemeenschappelijke regeling getroffen onder de naam RHC Drents Archief. Het betreft een regeling die gebaseerd is op de artikelen 96 en 97 van de WGR waarbij tevens gebruik is gemaakt van de bevoegdheid die artikel 8 van de WGR verleent om bij een gemeenschappelijke regeling een openbaar lichaam met eigen rechtspersoonlijkheid in het leven te roepen.

Bij de keuze voor de WGR om de integratie vorm te geven, is voldaan aan een aantal randvoorwaarden. De belangrijkste daarvan is het behoud van de in de Archiefwet 1995 neergelegde verantwoordelijkheid van de betrokken overheden voor de zorg voor de eigen archiefbescheiden. In beginsel betreft de integratie het beheer. Daarnaast is voldaan aan de randvoorwaarde dat er voldoende sturingsinstrumenten moeten zijn om het beleid dat de verschillende betrokken overheden (zorgdragers) voor het archiefbeheer wenselijk achten binnen de samenwerking tot uitvoering te brengen.

Op de (belangrijke) randvoorwaarde dat de verantwoordelijkheid van de betrokken overheden voor de zorg voor de eigen archiefbescheiden behouden moet blijven (met de term zorg heeft de Archiefwet 1995 de bestuurlijke verantwoordelijkheid voor de eigen archiefbescheiden voor ogen) worden enkele uitzonderingen gemaakt in die zin dat enkele taken en bevoegdheden die de Archiefwet 1995 aan de zorgdragers toekent, aan het RHC Drents Archief worden overgedragen. Het betreft:

• – het opheffen dan wel ten aanzien van een verzoeker buiten toepassing laten van beperkingen aan de openbaarheid (artikel 15, derde lid, Archiefwet 1995)1;

• – het stellen van beperkingen aan de openbaarheid van archiefbescheiden die uit anderen hoofde in de archiefbewaarplaats zijn opgenomen om daar te berusten (artikel 16, tweede lid, Archiefwet 1995);

• – de benoeming van de (directeur van de dienst die als) rijksarchivaris en tevens (als) gemeentearchivaris (gaat functioneren) (artikel 32, derde lid, Archiefwet 1995);

• – het aanwijzen van de gemeentelijke archiefbewaarplaatsen (artikel 31 Archiefwet 1995).

Naast de beheerstaken en enkele zorgtaken zal het RHC Drents Archief een adviserende en voorbereidende rol vervullen ten aanzien van de zorgtaken die de Archiefwet 1995 in handen van de zorgdrager legt. In artikel 2, derde lid, onderdeel c, zijn die taken opgesomd. Het gaat dan bijvoorbeeld om taken en bevoegdheden met betrekking tot het ontwerpen van selectielijsten, het beslissen omtrent vervanging en vervreemding van archiefbescheiden en het vaststellen van een gemeentelijke archiefverordening.

Aan rijkszijde treedt de Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap op als partij bij de gemeenschappelijke regeling het RHC Drents Archief. Immers volgens artikel 23 van de Archiefwet 1995 draagt hij de zorg voor de archieven die berusten bij de rijksarchiefbewaarplaatsen.

Het RHC Drents Archief zal zijn gevestigd in Assen. Zoals in het algemeen deel van deze toelichting al is geschreven, blijft de zorg, dat wil zeggen de bestuurlijke verantwoordelijkheid voor de uitvoering van de Archiefwet 1995 ten aanzien van de gemeentelijke archieven in zijn algemeenheid berusten bij de raad en het college van B&W, ten aanzien van de rijksarchieven bij de minister. Op dat beginsel worden om praktische redenen een aantal uitzonderingen gemaakt zoals hiervoor al uiteengezet is.

Het openbaar lichaam het RHC Drents Archief voert onder meer de taken uit die aan een beheerder van een archiefbewaarplaats zijn opgedragen, te weten het archiefwettelijke beheer van de overgebrachte archieven. Daarnaast heeft het RHC Drents Archief als taak de zorgdragers te adviseren over een aantal archiefwettelijke zorgtaken die door de zorgdragers uitgeoefend (blijven) worden.

Op basis van het derde lid, sub d, kunnen een of meer partners ook andere taken opdragen die verband houden met de behartiging van de belangen die in het tweede lid van dit artikel bedoeld zijn. Voor financiering van deze taken uit de algemene middelen van het RHC Drents Archief is vereist dat deze taken zijn beschreven en genoemd in een door de partners goedgekeurd beleidsplan en goedgekeurde begroting. Daarnaast is het mogelijk dat het RHC Drents Archief op uitdrukkelijk afzonderlijk verzoek van één of meerdere partners een taak verricht. Het RHC Drents Archief is slechts tot uitvoering hiervan gehouden indien de opdrachtgever tegelijkertijd ook voldoende aanvullende middelen ter beschikking stelt (zie artikel 16, zevende lid).

Tot het moment van instelling van het RHC Drents Archief was de rijksarchiefbewaarplaats in de provincie Drenthe een onderdeel van de rijksarchiefdienst. Die bewaarplaats maakte dus samen met alle andere rijksarchiefbewaarplaatsen in de provincies organisatorisch deel uit van een door de rijksarchiefdienst centraal gestuurd netwerk waarin het rijksbeleid met betrekking tot het archiefbeheer als vanzelf tot uitvoering kwam. Omdat het RHC Drents Archief in juridisch organisatorische zin geen deel meer uitmaakt van de rijksarchiefdienst is ervoor gekozen om in het vierde lid uitdrukkelijk vast te leggen dat het RHC Drents Archief het archiefwettelijke beheer mede voert op basis van het door de minister en gemeente gevoerde beleid op het terrein van het archiefbeheer; het gaat bijvoorbeeld om het beleid van de minister in het kader van de cultuurnota. Dat beleid is dan ook uitdrukkelijk richtsnoer bij het opstellen van de meerjarige en jaarlijkse beleidsplannen en begrotingsstukken.

Het zesde lid is opgenomen ter garantstelling aan kredietverstrekkers (zie de Circulaire Aansprakelijkheid voor schulden van openbare lichamen op grond van de Wet Gemeenschappelijke Regelingen – BZK, 8 juli 1999).

Het wordt niet in het belang van de bezoekers geacht als aan de zich langzamerhand landelijk ontwikkelende uniformiteit ten aanzien van de tarieven afbreuk gedaan zou worden. Daarom is er uitdrukkelijk voor gekozen om voor de in de artikelen 14 en 18 van de Archiefwet 1995 bedoelde kosten de tarieven te volgen, die zijn vastgesteld door of namens de minister.

Met overeenkomstige toepassing van artikel 8, derde lid, van de WGR wordt in dit artikel geregeld welke archiefwettelijke (zorg)taken van de overheden, die aan het RHC Drents Archief zijn overgedragen door het algemeen bestuur worden uitgeoefend. Vastgelegd is tevens dat het algemeen bestuur de directeur benoemt. Het algemeen bestuur kan de directeur benoemen tot rijksarchivaris en gemeentearchivaris indien de directeur in het bezit is van het diploma voor de archivistiek. Indien de directeur niet tevens rijksarchivaris/gemeentearchivaris is dan moet een ander (die wel in het bezit is van het diploma voor de archivistiek) als zodanig worden benoemd.

Het dagelijks bestuur stelt zelf de regels ten aanzien van zijn vergaderingen vast. Hierbij kan het model dat de VNG heeft opgesteld inzake de vergaderingen van burgemeesters en wethouders, voorzover dit nuttig en dienstig is, worden gevolgd.

Het derde lid regelt de ondertekening van de stukken door de voorzitter. Voor alle duidelijkheid wordt er op deze plaats op gewezen dat de meeste stukken die van het algemeen of het dagelijks bestuur uitgaan ingevolge artikel 31, tweede lid, eveneens de handtekening van de directeur krijgen.

In aansluiting op artikel 16 lid 1 van de Regeling openbaar lichaam RHC Drents Archief wordt bepaald dat de minister en de raad van de gemeente, op basis van een goedgekeurde begroting, een jaarlijkse bijdrage verstrekken, ter uitvoering van deze regeling.

Structurele bijdragen

• – De jaarlijkse structurele bijdragen (inclusief huurlasten) van de partners in de regeling zijn, vanwege de overzichtelijkheid, vermeld in de bijlage bij de regeling. Deze bijdragen hebben het karakter van een vast budget.

• – De partners maken vierjaarlijks afspraken met het RHC Drents Archief. Binnen die kaders dient zich de jaarlijkse begroting te bewegen. Na de jaarlijkse verantwoording wordt de bijdrage definitief vastgesteld. Verwezen wordt naar het Algemeen deel van deze toelichting onder Begrotingscyclus.

• – De structurele bijdrage kan jaarlijks in verband met loon- en prijsontwikkelingen worden aangepast met een door de minister vast te stellen percentage. De gemeente volgt in deze de minister in de aanpassing van haar bijdrage.

• – De bijdrage vangt aan op het moment dat de regeling ‘RHC Drents Archief’ in werking treedt. Indien dit niet samenvalt met het begin van een kalenderjaar, wordt de bijdrage naar evenredigheid toegekend, met ingang van de eerste dag van de maand waarin de regeling wordt afgekondigd.

• – Het Rijk en de gemeente zullen er steeds voor zorgdragen dat de bovengenoemde bijdragen expliciet in hun respectieve begrotingen worden opgenomen.

Incidentele bijdragen

• – De incidentele bijdragen en de verleende garanties in het kader van de start van de nieuwe organisatie, zijn eveneens geregeld in de afzonderlijke bijlage.

In het vierde lid wordt bepaald dat afspraken gemaakt dienen te worden over de inbreng van vermogensbestanddelen. Wat betreft de vermogensbestanddelen die door het Rijk aan het RHC Drents Archief worden overgedragen is de beleidslijn ‘overdracht van vermogensbestanddelen’ van het ministerie van Financiën van toepassing. Deze beleidslijn houdt in dat moet worden afgerekend over de overgedragen vermogensbestanddelen. In lid vijf wordt vermeld dat bij gewijzigde financiering zo veel mogelijk een relatie wordt gelegd met de door het RHC Drents Archief te verrichten taken. In het zesde lid wordt bepaald dat de huurovereenkomst tussen de Rijksgebouwendienst en het Rijksarchief met het inwerkingtreden van deze regeling wordt omgezet in een huurovereenkomst tussen de Rijksgebouwendienst en het RHC Drents Archief. In het zevende lid wordt bepaald dat de financiering van het RHC Drents Archief geschiedt onder het voorbehoud dat de begrotingswetgever voldoende gelden fourneert. Het achtste lid regelt dat als een opdrachtgever een bijzondere opdracht geeft (zie hiervoor de toelichting op artikel 2) de kosten hiervan gedragen worden door de opdrachtgever.

De cultuurbegroting van het Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap wordt voor een belangrijk deel geregeerd door het cultuurnotatraject, waarin de beschikbare begrotingsgelden van het Rijk voor perioden van vier jaar aan de verschillende terreinen van de cultuur worden toegewezen (uiteraard onder het voorbehoud dat de begrotingswetgever jaarlijks met die voornemens instemt). Ook de financiering van de Rijksarchiefdienst die weer mede bepalend is voor de financiering van het RHC Drents Archief loopt in dat traject mee. Om die reden is geregeld dat het RHC Drents Archief een meerjarenbegroting en beleidsplan opstelt. Op basis van de meerjarenbegroting en het beleidsplan maken de minister en de gemeente resultaatafspraken met het RHC Drents Archief (vierde lid).

Het dagelijks bestuur stelt ook een jaarlijkse begroting met toelichting op. Deze begroting is verplicht in het kader van de WGR wetgeving. De begroting dient inzicht te geven in de baten en lasten van de afzonderlijke activiteiten en de beoogde resultaten van dat jaar. Omdat de overheden zo veel mogelijk willen aansluiten op de cultuurnotacyclus is de meerjarenbegroting uitgangspunt en dient de jaarlijkse begroting daarop te worden afgestemd.

Het kan zijn dat de ingediende (meerjaren)begroting gewijzigd dient te worden bijvoorbeeld omdat de resultaatafspraken daarin onvoldoende verdisconteerd zijn of als gevolg van gewijzigde omstandigheden. In dat geval dient de procedure van artikel 18 zoveel mogelijk doorlopen te worden.

De jaarrekening en het jaarverslag dienen als basis voor het afleggen van rekening en verantwoording tegenover de minister en gemeente. Die stukken omvatten ten minste een overzicht van inkomsten en uitgaven (exploitatierekening), een balans, alsmede een toelichting op beide stukken. Voor de inhoud van deze stukken kan aansluiting worden gezocht bij de bepalingen van de afdelingen 1 tot en met 6 van Boek 2, titel 9 van het Burgerlijk Wetboek. De inrichting van de begroting en van het jaarverslag zijn op elkaar afgestemd. De jaarrekening en het jaarverslag worden zowel op getrouwheid als op rechtmatigheid onderzocht. Zie ook de toelichting op artikel 25.

Het RHC Drents Archief werkt binnen de vastgestelde begroting. Een eventueel batig saldo kan worden bestemd voor de reserve. Een eventueel tekort in enig jaar kan ten laste van de reserve worden gebracht. Indien de reserve niet toereikend is en er aldus een vermogenstekort ontstaat, stelt het dagelijks bestuur in verband daarmee een gewijzigde begroting voor het lopende jaar op. Hierin worden de voorgenomen maatregelen ter bestrijding van het tekort vermeld. Op grond van artikel 19 is op de gewijzigde begroting de procedure van artikel 18 zoveel mogelijk van overeenkomstige toepassing.

De mogelijkheid om regels te stellen over het financieel beheer en de inrichting van de (meerjaren) begroting, het jaarverslag en de jaarrekening en de aandachtspunten voor de accountantscontrole zijn voor de minister en gemeente van van belang voor de beoordeling van de wijze waarop het RHC Drents Archief de opgedragen taak behartigt en meer in het bijzonder voor de beoordeling van de jaarlijks te bereiken resultaten, bedoeld in artikel 17. Ook kunnen dergelijke regels van belang zijn voor de intensiteit van de accountantscontrole. Om een ordelijk financieel beheer te waarborgen zullen nog nadere regels worden gesteld. Hierbij zal rekening worden gehouden met Boek 2, titel 9 van het Burgerlijk Wetboek en kan desgewenst gebruik worden gemaakt van het ‘Handboek financiële verantwoording Historische Centra’ van de Rijksarchiefdienst of het ‘Het handboek verantwoording cultuursubsidies’ van het Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap.

Bij dit artikel gaat het om de archieven die door het RHC Drents Archief zelf gevormd worden. De Archiefwet 1995 verplicht immers om in geval van een gemeenschappelijke regeling een voorziening te treffen omtrent de zorg voor de eigen te produceren archiefbescheiden. Met de onderhavige bepaling wordt die verplichting nagekomen.

Teneinde de verantwoordelijkheid van de minister en de gemeente voor de staat van de archieven te kunnen waarborgen, is opgenomen dat de minister en de gemeente te allen tijde toezicht daarop kunnen uitoefenen.

De in het tweede lid bedoelde voordracht voor een directeur kan uit meerdere namen bestaan. Gebruikelijk is dat de instantie die de beslissing neemt, zich houdt aan de voorgedragen volgorde.

Uit artikel 30 blijkt dat de dagelijkse werkzaamheden verbonden aan het archiefbeheer alsmede archiefwettelijke taken en bevoegdheden die aan het RHC Drents Archief zijn overgedragen in hoofdzaak in handen gelegd zijn van de directeur.

Een van de voordelen van een gemeenschappelijke regeling is dat hierdoor een eenduidige rechtspositie van de medewerkers kan worden bereikt. In de regeling is gekozen voor het toepassen van de rechtspositie- en arbeidsvoorwaardenregeling van het rijk.

Gezien het feit dat het archiefwezen in Nederland in verandering is en dat het werkgebied van de rijkspartner, het rijksarchief in de provincie Drenthe, in deze gemeenschappelijke regeling de gehele provincie Drenthe bestrijkt, wordt de mogelijkheid van toetreding tot deze regeling van andere partners die werkzaam zijn op het terrein van het cultureel erfgoed nadrukkelijk opengehouden.

De inwerkingtreding is gekoppeld aan de inschrijving van de regeling overeenkomstig artikel 26 WGR. Inschrijving zal evenwel pas kunnen plaatsvinden nadat de gemeente de goedkeuring van de provincie (artikel 36 WGR) heeft verkregen en de minister via de procedure van artikel 97, tweede lid, WGR de instemming van het parlement heeft verkregen.

In deze bijlage zijn de afspraken rond de structurele en incidentele bijdragen van partners aan het RHC Drents Archief nader gespecificeerd (art. 16, lid 1).

Er is afgesproken dat de beschikbare exploitatiebudgetten van de afzonderlijke instellingen waaruit het RHC Drents Archief ontstaat, zullen worden samengevoegd. Uit deze exploitatiebudgetten zullen de exploitatiekosten worden bestreden van het RHC Drents Archief, waarbij de behaalde efficiencyvoordelen zullen worden aangewend voor nieuw beleid ten behoeve van de publieksfunctie.

De jaarlijkse structurele bijdragen van de partners zijn, inclusief huurlasten als volgt:

De bijdragen van het Rijk en de gemeente Assen kunnen jaarlijks worden aangepast met een nog nader vast te stellen percentage voor loon- en prijscompensatie, conform de methodiek vermeld in artikel 16, lid 2 van deze regeling.

• – De huurcomponent is in de structurele bijdrage van het Rijk (DCE/RAD) bepaald op € 258.100,– (prijspeil 2004). Met betrekking tot deze component geldt de voorwaarde dat deze specifiek is bestemd om te kunnen voldoen aan de verplichtingen voortvloeiende uit de gebruikersovereenkomst die is afgesloten met de Rijksgebouwendienst.

• – De huurcomponent voor de archiefbewaarplaats op de eerste etage gevestigd aan de Noordersingel 33 te Assen, is in de structurele bijdrage van de gemeente Assen bepaald op € 30.000. Met betrekking tot deze component geldt het volgende:

  • • De archiefbewaarplaats wordt blijvend van de gemeente afgenomen.

  • • De gemeente stelt de gehele archiefbewaarplaats op de eerste etage op termijn ter beschikking van de nieuwe organisatie. Een en ander is gekoppeld aan het tempo waarin de gemeente de geconstateerde achterstanden in de bewerking van haar archief wegwerkt.

  • • Het bedrag wordt met gesloten beurs afgerekend en wordt feitelijk in mindering gebracht op de hierboven genoemde bijdrage van de gemeente Assen.

  • • Alle exploitatiekosten (energie, luchtzuivering, onderhoud, monitoring installaties enzovoorts) met betrekking tot deze archiefbewaarplaats komen voor rekening van de gemeente Assen.

De bijdragen van de partners vangen aan op het moment dat de Regeling RHC Drents Archief in werking treedt. Als dit niet samenvalt met het begin van een kalenderjaar zal de bijdrage naar evenredigheid worden toegerekend met ingang van de eerste dag van de maand, waarin de regeling in werking treedt. De partners zullen er voor zorgdragen dat de bovengenoemde bijdragen in hun respectievelijke begrotingen worden opgenomen.

Het Rijk (DCE/RAD) stelt in de periode 2005 tot en met 2008 voor de uitvoer van een behoudsplan conservering projectgelden beschikbaar, zijnde € 23.000,– per jaar.

Daarnaast brengt het fusieproces eenmalige extra kosten met zich mee, die door de fusiepartners gefinancierd worden. Het betreft:

• – Eenmalige kosten voor PR, accountant en projectorganisatie ad € 51.500,–

• – Eenmalige kosten voor functiewaardering, opleiding en arbo ad € 15.000,–

• – Kosten voor de verhuizing van de meest gevraagde gemeente archieven naar depot rijksarchiefgebouw ad € 7.500,–

De financiering is als volgt:

• – € 65.000,– Rijk;

• – € 9.000,– Gemeente Assen.

Met betrekking tot de geconstateerde achterstanden in de collectie van het gemeentearchief Assen geldt het volgende:

• – Toegankelijk maken statische archieven: de output moet voldoen aan gestelde kwaliteitsnormen. Het plan wordt in overleg nader uitgewerkt.

• – Overdracht van semi-statische archieven: deze achterstand blijft de verantwoordelijkheid van de gemeente Assen en zal aan de gestelde kwaliteitsnormen moeten voldoen.

• – Met betrekking tot de inspectietaak geldt het volgende:

• – Op basis van een nulmeting is de omvang van het werk in overleg met de provinciaal archiefinspecteur bepaald op 600 uren. De gemeente stelt daartoe een eenmalig budget van € 34.200 beschikbaar aan de nieuwe organisatie.

Door de partners worden de volgende vermogensbestanddelen ingebracht:

Door het Rijk:

• – Aan vaste activa: alle aanwezige activa voor de waarde waarop deze op de eindbalans 2003 van het Drents Archief voorkomen.

• – Alle vlottende activa, zoals deze op de eindbalans 2003 van het Drents Archief voorkomen.

• – De rekening courant met de Rijksarchiefdienst, de openstaande leningen en het eigen vermogen, zoals aanwezig op de eindbalans 2003, worden afgerekend met de Rijksarchiefdienst.

Door de gemeente Assen:

• – De inventaris aanwezig in de archiefbewaarplaats van de gemeente Assen blijft eigendom van de gemeente.

• – Er worden geen andere inventarisgoederen, openstaande schulden en/of vorderingen van de gemeente overgedragen aan de nieuwe organisatie.

• – Er vindt geen afrekening plaats van openstaande posten.

Het RHC Drents Archief neemt contact op met de belastinginspecteur ter verkrijging van een nieuwe BTW beschikking voor het hele instituut. Over de inhoud van die beschikking en de mogelijke consequenties voor de begroting is nog geen 100% zekerheid.