Organisatieregeling CFI 2005

In deze regeling wordt verstaan onder:

• a. minister: Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap,

• b. ministerie: Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap,

• c. CFI: Centrale Financiën Instellingen,

• d. portefeuillehouder: voor CFI verantwoordelijke opdrachtgever en portefeuillehouder binnen het ministerie,

• e. HD.CFI: hoofddirecteur van CFI,

• f. directeur-generaal: directeur-generaal van het ministerie

• g. instelling: door de minister bekostigde onderwijs- of onderzoeksinstelling, en

• h. prestatiecontract: managementafspraak met CFI.

CFI heeft de status van baten-lastendienst als bedoeld in artikel 10, eerste lid, van de Comptabiliteitswet 2001.

• 1 CFI heeft als primaire taak het op rechtmatige en doelmatige wijze bekostigen van instellingen en het verstrekken van financiële middelen aan gemeenten conform wet- en regelgeving van de minister.

• 2 CFI voert alle aanvullende bekostiging- en subsidieregelingen uit tenzij de portefeuillehouder anders beslist.

• 3 CFI verzamelt, beheert, verwerkt en verstrekt gegevens aan de instellingen en de minister ter ondersteuning van het aanvragen en toekennen van bekostiging respectievelijk het verantwoorden, evalueren en ontwikkelen van beleid.

• 4 CFI is belast met uitvoeringstaken, anders dan bedoeld in het eerste en tweede lid, voorzover die schriftelijk zijn opgedragen door de portefeuillehouder.

• 1 De portefeuillehouder en HD.CFI ondertekenen het prestatiecontract. De portefeuillehouder is bevoegd tot het verlenen van aanvullende opdrachten aan CFI.

• 2 De HD.CFI richt de bedrijfsvoering met inachtneming van deze regeling, naar eigen inzicht in, onverminderd het Organisatie- en mandaatbesluit OCW 2005 en de bevoegdheid van de secretaris-generaal tot het vaststellen van regelingen voor deze taakgebieden die voor het gehele ministerie gelden.

• 3 Zonodig worden separaat en bij voorkeur in het prestatiecontract nadere afspraken tussen portefeuillehouder en HD.CFI vastgelegd omtrent de eigen bevoegdheid die CFI heeft op grond van het tweede lid.

• 4 De directeuren-generaal formuleren de eisen aan de uit te voeren taken en bewaken de uitvoering ervan voor de eigen beleidsterreinen.

• 5 De directeuren-generaal dragen zorg voor het tijdig betrekken van CFI bij het ontwikkelen van beleid. Beleidsvoornemens en veranderingen in wet- en regelgeving die een verandering impliceren van de uitvoering binnen CFI worden tijdig aan CFI voorgelegd.

• 6 Indien het voor de taken van CFI noodzakelijk wordt geacht wet- en regelgeving aan te passen zal HD.CFI dit kenbaar maken aan de verantwoordelijk directeur-generaal.

• 7 Als er problemen zijn vanuit de afstemming tussen de directeur-generaal en HD.CFI informeert de directeur-generaal of HD.CFI hierover de portefeuillehouder. Eventuele beslispunten worden schriftelijk aan de portefeuillehouder ter besluitvorming voorgelegd.

• 8 Indien de continuïteit van de uitvoering van de taken bij CFI onder druk komt te staan, zal HD.CFI de portefeuillehouder hiervan onverwijld op de hoogte stellen.

• 1 Voor het verrichten van andere werkzaamheden dan bedoeld in artikel 3, komen portefeuillehouder en HD.CFI een toetsingskader voor werk voor tweeden en derden overeen.

• 2 CFI voert alleen andere werkzaamheden dan bedoeld in artikel 3 uit als deze passen binnen het overeengekomen toetsingskader werk voor tweeden en derden en na schriftelijke toestemming door de portefeuillehouder.

• 1 HD.CFI stelt een meerjarig ondernemingsplan CFI op. De portefeuillehouder stelt het ondernemingsplan vast. HD.CFI betrekt portefeuillehouder en directeuren-generaal tijdig bij het opstellen van het ondernemingsplan.

• 2 In het ondernemingsplan worden afspraken gemaakt over onder andere:

  • a. een omgevingsanalyse en een analyse van sterkte, zwakte, kansen en bedreigingen,

    • b. missie, visie en strategische doelstellingen,

    • c. een meerjarige visie op taken en beleid ten aanzien van middelen, personeel en kwaliteit,

    • d. een projectenplan op hoofdlijnen, en

    • e. risicobeleid op strategisch niveau.

• 1 De portefeuillehouder en HD.CFI komen jaarlijks vóór 1 januari van het betreffende kalenderjaar een prestatiecontract overeen.

• 2 In het prestatiecontract worden afspraken gemaakt over onder andere:

  • a. de specificatie van uit te voeren taken en te leveren producten en diensten, inclusief prestatie-indicatoren en kwaliteitseisen; de producten betreffen uit te voeren regelingen en te leveren informatieproducten aan beleidsmakers binnen het ministerie, aan de instellingen en aan het publiek over de betreffende sectoren en -instellingen,

  • b. de uit te voeren projecten en te implementeren beleidsvoornemens,

  • c. de bijbehorende uitvoeringskosten, gebaseerd op een transparante toerekening van directe en indirecte kosten, een integrale kostprijs vanuit een transparant kostprijsmodel, rapportage, verantwoording en overlegstructuur,

  • d. een procedure meer- en minderwerk,

  • e. het toetsingskader en opsomming werken voor tweeden en derden,

  • f. een risicobeleid op tactisch en operationeel niveau, ook ten aanzien van de projecten, en

  • g. een geschillenregeling.

• 1 HD.CFI informeert gedurende en na afloop van het jaar door middel van voortgangsrapportages de directeuren-generaal.

• 2 HD.CFI legt gedurende het jaar door middel van voortgangsrapportages verantwoording af aan de portefeuillehouder.

• 3 HD.CFI legt na afloop van een kalenderjaar in een eindrapportage verantwoording af aan de portefeuillehouder over de uitgevoerde taken

• 4 De portefeuillehouder stelt het controleprotocol voor de accountantscontrole bij CFI vast.

• 5 HD.CFI overlegt een accountantsverklaring over de uitvoering van de taken over het voorafgaande kalenderjaar.

• 6 HD.CFI volgt bij de financiële verantwoording de richtlijnen van de minister die gelden voor het ministerie ten behoeve van een gezamenlijke externe verantwoording in het jaarverslag van het ministerie.

• 7 HD.CFI stelt onder eigen verantwoordelijkheid een jaarverslag CFI op. Het jaarverslag CFI betreft een verantwoording aan belanghebbenden en aan de instellingen. Het jaarverslag CFI wordt niet aan de Tweede Kamer aangeboden. De portefeuillehouder ontvangt het jaarverslag CFI voorafgaand aan externe publicatie.

• 1 Ten behoeve van het beheer van de apparaatskostenbudgetten wordt een boekhouding gevoerd die voldoet aan de principes van het baten/lasten-stelsel en aan de daarvoor geldende wet- en regelgeving.

• 2 Een voorziening voor een specifieke bestemming mag alleen worden aangelegd na schriftelijke instemming door de portefeuillehouder.

• 1 De organisatieregeling CFI (Uitleg Mededelingen OCenW 1996, 15/16) wordt ingetrokken.

• 2 Deze regeling treedt in werking met ingang van de tweede dag na dagtekening van de Staatscourant waarin zij wordt geplaatst.

• 3 Deze regeling wordt aangehaald als: Organisatieregeling CFI 2005.