Vaststellingsbesluit selectielijst beleidsterrein handelen Staten-Generaal 1945–2002 (Verenigde Vergadering der Staten-Generaal)

Ingevolge artikel 3 van de Archiefwet 1995 (Stb. 276) dient de overheid haar archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren. Onder archiefbescheiden worden niet slechts papieren documenten te verstaan, maar alle bescheiden – ongeacht hun vorm – die door een overheidsorgaan zijn ontvangen of opgemaakt en naar hun aard bestemd zijn daaronder te berusten. Ook digitaal vastgelegde informatie valt dus onder de werking van de archiefwetgeving.

Het in goede en geordende staat bewaren van archiefbescheiden houdt onder meer in dat een overheidsarchief op gezette tijden wordt geschoond. In dat verband kent de Archiefwet 1995 zowel een vernietigingsplicht (art. 3) als een overbrengingsplicht (art. 12). Beide plichten rusten op degene die de bestuurlijke verantwoordelijkheid draagt voor het beheer van het desbetreffende archief: de zorgdrager.

De verplichting tot overbrenging bepaalt dat de zorgdrager zijn archiefbescheiden die niet voor vernietiging in aanmerking komen en ouder zijn dan twintig jaar ter blijvende bewaring overbrengt naar een archiefbewaarplaats. Wat de archiefbescheiden van de ministeries en de Hoge Colleges van Staat betreft, is de aangewezen archiefbewaarplaats het Nationaal Archief (NA) in Den Haag. Het NA is een onderdeel van de Rijksarchiefdienst (RAD). Deze dienst ressorteert onder de minister van OCenW en staat onder leiding van de Algemeen Rijksarchivaris.

In verband met de selectie van hun archiefbescheiden zijn zorgdragers verplicht hiertoe selectielijsten op te stellen. In een selectielijst dient te worden aangegeven welke archiefbescheiden voor vernietiging, dan wel voor blijvende bewaring in aanmerking komen. Voorts dient een selectielijst de termijnen aan te geven waarna de te vernietigen bestanddelen dienen te worden vernietigd.

Een selectielijst is naar haar aard een duurzaam instrument. Het ligt in de rede dat een organisatie een vastgestelde lijst niet eenmalig toepast maar (zonodig in geactualiseerde vorm) blijft hanteren om de periodieke aanwas van archiefmateriaal te selecteren. Een selectielijst vormt zo een belangrijk onderdeel van het instrumentarium voor het beheer van de documentaire informatievoorziening in een overheidsorganisatie.

Bij het ontwerpen van een selectielijst dient krachtens art. 2, lid 1, van het Archiefbesluit 1995 (Stb. 1995, 671) rekening gehouden te worden met:

de taak van het desbetreffende overheidsorgaan;

de verhouding van dit overheidsorgaan tot andere overheidsorganen;

de waarde van de archiefbescheiden als bestanddeel van het cultureel erfgoed;

het belang van de in de bescheiden voorkomende gegevens voor overheidsorganen, recht- of bewijszoekenden en historisch onderzoek.

Voorts moeten ingevolge art. 3 van het Archiefbesluit 1995 bij het ontwerpen van een selectielijst ten minste betrokken zijn een deskundige op het gebied van de organisatie en taken van het desbetreffende overheidsorgaan, een deskundige ten aanzien van het beheer van de archiefbescheiden van dat orgaan en (een vertegenwoordiger van) de Algemeen Rijksarchivaris.

Wat betreft de geldigheidsduur van het BSD als selectielijst wordt uitgegaan van de wettelijke periode van twintig jaar vanaf de vaststelling. Dit laat uiteraard onverlet dat de selectielijst (of een bepaald onderdeel daarvan) binnen deze termijn zal komen te vervallen, indien dit mocht worden bepaald bij de vaststelling (via de aangewezen archiefwettelijke weg) van een nieuwe dan wel herziene selectielijst.

Een Basisselectiedocument (BSD) is een bijzondere vorm van een selectielijst. Het geldt als selectielijst zoals bedoeld in artikel 5, lid 1, van de Archiefwet 1995 (Stb. 276). In de regel heeft een BSD niet zozeer betrekking op (alle) archiefbescheiden van een enkele organisatie, als wel op het geheel van de bescheiden die de administratieve neerslag vormen van het overheidshandelen op een bepaald beleidsterrein.

Het BSD geldt dus voor de archiefbescheiden van verschillende overheidsorganen (veelal ook diverse zorgdragers), en wel voor zover de desbetreffende actoren op het terrein in kwestie werkzaam zijn (geweest). Dit betekent dat er geen handelingen van particuliere actoren worden opgenomen.

Een BSD wordt opgesteld op basis van institutioneel onderzoek. In het Rapport Institutioneel Onderzoek (RIO) wordt het betreffende beleidsterrein beschreven, evenals de taken en bevoegdheden van de betrokken organen. De handelingen van de overheid op het beleidsterrein staan in het RIO in hun functionele context geplaatst. In het BSD zijn de handelingen overgenomen, alleen nu geordend naar de actor. Bovendien is bij elke handeling aangegeven of de administratieve neerslag hiervan bewaard dan wel vernietigd moet worden.

Het niveau waarop geselecteerd wordt is dus niet dat van de stukken zelf, maar dat van de handelingen waarvan die archiefbescheiden de administratieve neerslag vormen. Een BSD is derhalve geen opsomming van (categorieën) stukken, maar een lijst van handelingen van overheidsactoren, waarbij elke handeling is voorzien van een waardering en indien van toepassing een vernietigingstermijn.

Door de beleidsterreingerichte benadering komen verschillende aspecten betreffende het beheer van de eigen organisatie van de zorgdrager (personeelsbeleid, financieel beleid, enz.) niet aan bod. Voor het selecteren van de administratieve neerslag die betrekking heeft op de instandhouding en ontwikkeling van de eigen organisaties van overheidsorganen dienen een aantal zogeheten ‘horizontale’ BSD’s. Deze horizontale BSD’s zijn van toepassing op alle organisaties van de rijksoverheid.

De procedure tot vaststelling van een BSD is als volgt:

• a. Het concept-BSD wordt besproken in het zogenaamde driehoeksoverleg. Deelnemers hieraan zijn vertegenwoordigers (deskundigen) van actoren op het beleidsterrein, een vertegenwoordiger namens de zorgdrager in verband met het archiefbeheer en een vertegenwoordiger namens de Rijksarchiefdienst. Tijdens dit overleg wordt rekening gehouden met het administratieve belang, het belang van de recht- en bewijszoekende burger en het historisch belang van de archiefbescheiden met betrekking tot het beleidsterrein.

• b. Het ontwerp-BSD wordt, tezamen met het verslag van het driehoeksoverleg, ter vaststelling ingediend bij de minister waaronder Cultuur ressorteert.

• c. Het ontwerp-BSD ligt gedurende een periode van 8 weken ter inzage.

• d. De minister waaronder Cultuur ressorteert hoort de Raad voor Cultuur.

• e. Eventuele wijzigingen kunnen alsnog worden aangebracht door de minister van OcenW in overleg met de betrokken zorgdrager.

• f. De lijsten van de Eerste en Tweede Kamer worden, evenals die van de andere Hoge Colleges van Staat, vastgesteld bij koninklijk besluit; de lijsten van de ministeries worden vastgesteld door de minister van OCenW en de betrokken minister; die van de overige organen door de minister van OCenW.

• g. De vastgestelde selectielijst wordt door de minister van OCenW gepubliceerd in de Staatscourant.

Het RIO Medewetgeving en controle. Een institutioneel onderzoek naar de Staten-Generaal 1945–2002 (PIVOT-rapport nr. 70) vormt de grondslag voor dit BSD. Binnen het beleidsterrein waarop de Staten-Generaal actief zijn, zijn drie zorgdragers te onderscheiden: de Verenigde Vergadering, de Tweede Kamer en de Eerste Kamer. De Griffier van de Eerste Kamer is beheerder van de archieven van de Verenigde Vergadering. In genoemd rapport wordt het handelen beschreven van achtereenvolgens de Verenigde Vergadering en de gemengde commissies, de Tweede Kamer en tenslotte de Eerste Kamer.

De Eerste en Tweede Kamer komen slechts sporadisch in Verenigde Vergadering bijeen. Dit gebeurt alleen wanneer moet worden beraadslaagd of besloten over belangrijke kwesties, bijvoorbeeld betreffende het functioneren van het staatshoofd, de troonopvolging of het uitroepen van de noodtoestand. Daarnaast zijn er bijeenkomsten van de Verenigde Vergadering met een ceremonieel karakter, zoals Prinsjesdag. De gemengde commissies zijn samengesteld uit vertegenwoordigers van beide kamers.

De twee hoofdtaken van de Staten-Generaal zijn medewetgeving en controle van de regering. Daarnaast zijn er een aantal neventaken zoals het ratificeren van verdragen, het behandelen van verzoekschriften en – alleen voor de Tweede Kamer – directe of indirecte bemoeienis met bepaalde benoemingen. Bij de uitvoering van deze taken ligt het zwaartepunt bij de Tweede Kamer. De Eerste Kamer speelt voornamelijk een rol bij het wetgevingsproces. De handelingen in het voorliggende BSD hebben in hoofdzaak betrekking op de politieke organisatie van de Staten-Generaal. Zowel de Eerste als de Tweede Kamer hebben daarnaast een eigen ambtelijke organisatie. Er zijn ook ook diensten die beide kamers dienen, zoals de Stenografische Dienst en de Griffie voor de interparlementaire betrekkingen. Voor een overzicht van de taken kan worden verwezen naar het RIO.

De taken van de Staten-Generaal hebben raakpunten en overlappingen met verschillende andere beleidsterreinen. Omdat deze in het RIO meer uitgebreid aan de orde worden gesteld, kan hier worden volstaan met een kort overzicht. Handelingen met betrekking tot het ambtelijk personeel van de beide kamers maken slechts zeer gedeeltelijk onderdeel uit van dit BSD. Het personeel van alle Hoge Colleges van Staat valt onder de sector Burgerlijk Rijkspersoneel. De schadeloosstelling, sociale zekerheid en het pensioen van de leden en voorzitters van de Eerste en Tweede Kamer vallen eveneens buiten het bestek van dit BSD. Het overheidspersoneel wordt behandeld in vijf afzonderlijke horizontale (deel)beleidsterrein. Hierna zijn alleen handelingen ten aanzien van personeel opgenomen voor zover nadrukkelijk in de respectievelijke reglementen van orde van de Tweede Kamer, Eerste Kamer en Verenigde Vergadering of andere door de kamers opgestelde reglementen vermeld.

Hetzelfde geldt in grote lijnen voor de huisvesting van de Eerste en Tweede Kamer. Deze valt onder de verantwoordelijkheid van de minister van Volkshuisvesting, Ruimtelijke Ordening en Milieu, die zijn bevoegdheden weer heeft gemandateerd aan de Rijksgebouwendienst. Dit is een afzonderlijk beleidsterrein. Er zijn echter wel handelingen opgenomen inzake de bemoeienis van (commissies van) de Tweede Kamer met de eigen huisvesting, met name met de nieuwbouw en verbouw.

De grondwettelijke positie van de Staten-Generaal is een onderwerp binnen het beleidsterrein Constitutionele zaken. Er zijn daarbinnen handelingen van de Tweede Kamer opgenomen. Het wetgevingsproces, waarbij de Staten-Generaal een belangrijke rol spelen, vormt ook een afzonderlijk beleidsterrein. Daarbinnen zijn echter geen handelingen opgenomen van de Tweede en Eerste Kamer. Op het beleidsterrein Rijksbegroting zijn ook slechts handelingen van de andere bij de beleidscyclus betrokken actoren opgenomen. Tenslotte zijn er raakpunten met de beleidsterreinen Raad van State, Algemene Rekenkamer en Nationale Ombudsman. Er zijn in het voorliggende BSD handelingen van de Tweede Kamer opgenomen met betrekking tot de benoeming van de leden van de leden van de Algemene Rekenkamer en de benoeming van de Nationale Ombudsman alsmede het uitbrengen van een jaarlijks verslag over de laatste. Binnen geen van de genoemde drie beleidsterreinen zijn handelingen van de Staten-Generaal opgenomen.

Het BSD is opgesteld in overeenstemming met de selectiedoelstelling van de RAD/PIVOT. Bij de behandeling van het ontwerp van de Archiefwet 1995 in de Tweede Kamer op 13 april 1994 verwoordde de minister van WVC deze doelstelling als volgt: het mogelijk maken van een reconstructie van de hoofdlijnen van het handelen van de overheid. Door het Convent van Rijksarchivarissen is de selectiedoelstelling vertaald in de richting van de (bewaar)doelstelling van de RAD als ‘het selecteren van handelingen van de overheid om bronnen voor de kennis van de Nederlandse samenleving en cultuur veilig te stellen voor blijvende bewaring’.

Uitgaande van de algemene selectiedoelstelling heeft PIVOT in 1998 een (gewijzigde) lijst van algemene selectiecriteria geformuleerd. Met behulp van die algemene criteria wordt in een BSD een waardering toegekend aan de handelingen die door middel van het institutioneel onderzoek in kaart zijn gebracht.

De algemene selectiecriteria van PIVOT zijn positief geformuleerd; het zijn bewaarcriteria.

Is een handeling op grond van een criterium gewaardeerd met B (‘blijvend te bewaren’), dan betekent dit dat de administratieve neerslag van die handeling te zijner tijd geheel dient te worden overgebracht naar het NA. De neerslag van een handeling die niet aan een van de selectiecriteria voldoet, wordt op termijn vernietigd. De waardering van de desbetreffende handeling luidt dan V (‘vernietigen’), onder vermelding van de periode waarna de vernietiging dient plaats te vinden. De neerslag die uit dergelijke handelingen voortvloeit, is dus niet noodzakelijk geacht voor een reconstructie van het overheidshandelen op hoofdlijnen.

Overigens verlangt art. 5, onder e, van het Archiefbesluit 1995 dat selectielijsten de mogelijkheid bieden om neerslag die met een V is gewaardeerd in exceptionele gevallen te bewaren op grond van een uitzonderingscriterium. PIVOT heeft daarom het volgende uitzonderingscriterium geformuleerd: 1

Ingevolge artikel 5, onder e, van het Archiefbesluit 1995 kan neerslag van bepaalde, als te vernietigen gewaardeerde handelingen betreffende personen en/of gebeurtenissen van bijzonder cultureel of maatschappelijk belang, van vernietiging worden uitgezonderd.

In het voorliggende BSD is van deze mogelijkheid overigens geen gebruikgemaakt. Gezien het belang van de Staten-Generaal zijn alle handelingen gewaardeerd met een ‘B’.

Om de selectiedoelstelling te bereiken worden de handelingen in het BSD gewaardeerd aan de hand van de volgende algemene selectiecriteria:

1. Handelingen die betrekking hebben op voorbereiding en bepaling van beleid op hoofdlijnen.

Toelichting: Hieronder wordt verstaan agendavorming, het analyseren van informatie, het formuleren van adviezen met het oog op toekomstig beleid, het ontwerpen van beleid of het plannen van dat beleid, alsmede het nemen van beslissingen over de inhoud van beleid en terugkoppeling van beleid. Dit omvat het kiezen en specificeren van de doeleinden en de instrumenten.

2. Handelingen die betrekking hebben op evaluatie van beleid op hoofdlijnen.

Toelichting: Hieronder wordt verstaan het beschrijven en beoordelen van de inhoud, het proces of de effecten van beleid. Hieruit worden niet per se consequenties getrokken zoals bij terugkoppeling van beleid.

3. Handelingen die betrekking hebben op verantwoording van beleid op hoofdlijnen aan andere actoren.

Toelichting: Hieronder valt tevens het uitbrengen van verslag over beleid op hoofdlijnen aan andere actoren of ter publicatie.

4. Handelingen die betrekking hebben op (her)inrichting van organisaties belast met beleid op hoofdlijnen.

Toelichting: Hieronder wordt verstaan het instellen, wijzigen of opheffen van organen, organisaties of onderdelen daarvan.

5. Handelingen die bepalend zijn voor de wijze waarop beleidsuitvoering op hoofdlijnen plaatsvindt.

Toelichting: Onder beleidsuitvoering wordt verstaan het toepassen van instrumenten om de gekozen doeleinden te bereiken.

6. Handelingen die betrekking hebben op beleidsuitvoering op hoofdlijnen en direct zijn gerelateerd aan of direct voortvloeien uit voor het Koninkrijk der Nederlanden bijzondere tijdsomstandigheden en incidenten.

Toelichting: Bijvoorbeeld in het geval de ministeriële verantwoordelijkheid is opgeheven en/of wanneer er sprake is van oorlogstoestand, staat van beleg of toepassing van noodwetgeving.

Op 16 juli 2003 is het ontwerp-BSD door de Verenigde Vergadering der Staten-Generaal aan de Staatssecretaris van OC&W aangeboden, waarna deze het ter advisering heeft ingediend bij de Raad voor Cultuur (RvC). Van het gevoerde driehoeksoverleg over de waarderingen van de handelingen is een verslag gemaakt, dat tegelijk met het BSD naar de RvC is verstuurd. Vanaf 3 mei 2004 lag de selectielijst gedurende acht weken ter publieke inzage bij de registratiebalie van het Nationaal Archief evenals in de bibliotheek van de Verenigde Vergadering der Staten-Generaal, het Ministerie van OC&W en de rijksarchieven in de provincie/regionaal historische centra, hetgeen was aangekondigd in de Staatscourant en in het Archievenblad.

Op 18 november 2004 bracht de RvC advies uit (kenmerk arc.2004.01583/3), hetwelk [naast enkele tekstuele correcties] aanleiding heeft gegeven tot de volgende wijziging in de ontwerp-selectielijst: de waardering van handeling 31 is gewijzigd van B in V 75 jaar.

In hoofdstuk 4 staan achtereenvolgens de handelingen van de Verenigde Vergadering, de Tweede Kamer en de Eerste Kamer der Staten-Generaal beschreven. Deze zijn per onderdeel naar actor geordend. De handelingen worden beschreven in een handelingenblok, zoals hierna aangegeven.

(X): Dit is het nummer van de handeling. Deze nummering is uit het bijbehorende RIO overgenomen. Een handeling kan echter door verschillende actoren (gelijktijdig of opeenvolgend in tijd) zijn uitgevoerd. In dit geval is de betrokken handeling in het BSD uitgesplitst naar de betreffende actoren. Een handeling kan dus onder hetzelfde unieke nummer onder meerdere actoren zijn opgenomen.

Handeling: Dit is een complex van activiteiten die een actor verricht ter vervulling van een taak of op grond van een bevoegdheid. In de praktijk komt een handeling meestal overeen met een procedure of een werkproces.

De formulering van de handelingen is in de regel toegespitst op het product. Echter, een handeling als zodanig omvat alle activiteiten die leiden tot het product. Dientengevolge is de neerslag van een handeling niet beperkt tot het (eind)product, maar omvat ze alle archiefbescheiden die in verband daarmee zijn voortgebracht. Zo betreft de neerslag van een beschikkende handeling niet alleen het originele besluit, maar ook alle voorstukken.

Aangezien handelingen voortvloeien uit taken en bevoegdheden is het mogelijk dat een vermelde handeling in de praktijk nimmer (volledig) is uitgevoerd.

Periode: Hier staat het tijdvak vermeld gedurende welke jaren de handeling is verricht. Wanneer er geen eindjaar staat vermeld wordt de handeling op het moment van het verschijnen van het RIO nog steeds uitgevoerd.

Grondslag: Dit is de wettelijke basis op grond waarvan de actor de handeling verricht. Wanneer er geen wettelijke grondslag voor een handeling bestaat, kan de bron worden genoemd waarin de betreffende handeling staat vermeld.

Product: Hier staat het product vermeld waarin de handeling resulteert of zou moeten resulteren. De gegeven opsommingen van producten zijn niet altijd uitputtend. Vaak wordt volstaan met een algemeen omschreven voorbeeld.

Opmerking: Deze aanvullende informatie wordt slechts vermeld wanneer de strekking van de handeling toelichting behoeft.

Waardering: De afkorting ‘B’ staat voor ‘bewaren’, dat wil zeggen het na afloop van de wettelijke overbrengingstermijn overdragen aan het NA van de documentaire neerslag (ongeacht de gegevensdrager) van de handeling. Bij een Behandeling is achter de selectiebeslissing aangegeven welk selectiecriterium is toegepast.

De afkorting ‘V’ staat voor ‘vernietigen (op termijn)’, oftewel ‘niet overbrengen’. Bij de desbetreffende handelingen wordt de vernietigingstermijn vermeld. Deze termijn betreft het aantal volle jaren dat dient te zijn verlopen sinds het einde van het jaar waarin een archiefbestanddeel (dossier, register, databestand) dat behoort tot de neerslag van de handeling, is afgesloten.

De actoren zijn per zorgdrager alfabetisch geordend.