Besluit vaststelling selectielijst neerslag handelingen beleidsterrein Nederlands buitenlands beleid vanaf 1990 (Minister van Buitenlandse Zaken)

1.1. Doel en werking van het BSD

Ingevolge artikel 3 van de Archiefwet 1995 (Stb. 1995, 276) dient de overheid haar archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren. Onder ‘archiefbescheiden’ worden niet slechts papieren documenten verstaan, maar alle bescheiden ongeacht de drager die door een overheidsorgaan zijn ontvangen of opgemaakt en naar hun aard bestemd zijn daaronder te berusten. Ook digitaal vastgelegde informatie valt dus onder de werking van de archiefwetgeving.

Het in goede en geordende staat bewaren van archiefbescheiden houdt onder meer in dat een overheidsarchief op gezette tijden wordt geschoond. In dat verband schrijft de Archiefwet 1995 (Stb. 1995, 276) zowel een vernietigingsplicht (art. 3) als overbrengingsplicht (art. 12) voor. Beide verplichtingen rusten op degene die de bestuurlijke verantwoordelijkheid draagt voor het beheer van het desbetreffende archief: de zorgdrager.

De verplichting tot overbrenging bepaalt dat de zorgdrager zijn archiefbescheiden die niet voor vernietiging in aanmerking komen en ouder zijn dan twintig jaar voor blijvende bewaring overbrengt naar een archiefbewaarplaats. Wat de archiefbescheiden van de Ministeries en de Hoge Colleges van Staat betreft, is de aangewezen archiefbewaarplaats het Nationaal Archief in Den Haag. Het Nationaal Archief is een onderdeel van de Rijksarchiefdienst (RAD). Deze dienst ressorteert onder de Minister van Onderwijs Cultuur en Wetenschap en staat onder leiding van de Algemeen Rijksarchivaris.

In verband met de selectie van hun archiefbescheiden zijn zorgdragers op grond van artikel 5 van de Archiefwet 1995 verplicht hiertoe selectielijsten op te stellen. In een selectielijst dient te worden aangegeven welke archiefbescheiden voor vernietiging, dan wel voor blijvende bewaring in aanmerking komen. Voorts dient een selectielijst de termijnen aan te geven, waarna de te vernietigen bestanddelen dienen te worden vernietigd.

Een Basisselectiedocument (BSD) is de vorm waarin een of meerdere selectielijst(en), bedoeld in artikel 5 van de Archiefwet 1995 (Stb. 277), worden vastgesteld. Een selectielijst biedt de grondslag voor het vernietigen dan wel het ter blijvende bewaring overbrengen van de neerslag van handelingen van een zorgdrager en de onder hem ressorterende actoren. Een BSD kan bestaan uit één of meer selectielijsten.

Een BSD is gebaseerd op een vastgesteld Rapport Institutioneel Onderzoek (RIO) en bestrijkt dezelfde periode als dit rapport. Eventuele afwijkingen hiervan worden in het verslag van het driehoeksoverleg verantwoord.

Een BSD bevat in principe dezelfde handelingen als het RIO dat aan het BSD ten grondslag ligt. Eventuele afwijkingen hierop worden in het verslag van het gevoerde driehoeksoverleg verantwoord. Indien het RIO een begin- en eindperiode vermeldt wordt de eindperiode niet overgenomen in het BSD, omdat dit ten onrechte zou suggereren dat alle handelingen afgesloten zijn. Een dergelijke wijziging heeft een praktisch nut en betekent geen nader institutioneel onderzoek.

Het handelingenblok wijkt in zoverre af van dat van het RIO dat een veld voor de waardering wordt toegevoegd (zie leeswijzer onder 6).

Een selectielijst is een duurzaam instrument. Zo ook deze selectielijst. Enerzijds is deze lijst bedoeld om selectie uit te kunnen voeren van archieven die zijn gevormd in de periode 1990–2005. Anderzijds zal de lijst worden gebruikt om zogenaamde selectie aan de bron te kunnen toepassen. Dat wil zeggen dat voor archief dat zal worden gevormd tussen 2006 en 2026, zal gelden dat bij het aanmaken van een dossier al zoveel mogelijk een koppeling wordt gelegd met een handeling afkomstig uit de selectielijst. Wanneer deze selectielijst formeel is vastgesteld, kan niet alleen archief uit de periode 1990–2005 worden geselecteerd, de lijst is tevens van toepassing op archief dat wordt gevormd gedurende de twintig jaren na 2005. Dit zal de uiteindelijke selectie van archieven vereenvoudigen aangezien dit dossier in feite al bij het ontstaan ervan een (voorlopige) waardering wordt toegekend. Een selectielijst vormt zo een belangrijk onderdeel van het instrumentarium voor het beheer van de documentaire informatievoorziening in een overheidsorganisatie.

Voor de zorgdrager dient het BSD als verantwoording tegenover de recht- en bewijszoekende burger, die de mogelijkheid heeft tijdens de ter inzage legging invloed uit te oefenen op het bewaar- en vernietigingsbeleid (Archiefbesluit 1995, art. 2, eerste lid, onder d). Voor de zorgdrager kan het BSD bovendien van belang zijn voor de bedrijfsvoering als basis voor ordeningsplannen. Bij BZ zal het BSD ook op deze wijze worden gebruikt. De selectielijst is in samenhang met een ordenings- en beschrijvingsinstrumentarium ontwikkeld. Dit zal toepassing van de selectielijst in de dynamische fase van dossiervorming vereenvoudigen (bij het aanmaken van een dossier wordt al zoveel mogelijk een koppeling gelegd met een handeling ten behoeve van de uiteindelijke selectie).

Voor de Minister die is belast met het cultuurbeleid (vertegenwoordigd door de Algemeen Rijksarchivaris) is het BSD de verantwoording inzake het bewaar- en vernietigingsbeleid vanuit cultureel-historisch belang (Archiefbesluit 1995, art. 2, eerste lid, onder c).

Voor de Nationaal Archief is het BSD (tezamen met het RIO) het uitgangspunt voor de Institutionele Toegangen.

1.2. Totstandkoming

Een BSD is een bijzondere vorm van een selectielijst. In de regel heeft een BSD niet zozeer betrekking op (alle) archiefbescheiden van één (enkele) organisatie, als wel op het geheel van de bescheiden die de administratieve neerslag vormen van het overheidshandelen op een bepaald beleidsterrein. Het BSD geldt dus in principe voor de archiefbescheiden van verschillende overheidsorganen (veelal ook diverse zorgdragers), en wel voor zover de desbetreffende actoren op het terrein in kwestie werkzaam zijn (geweest).

In onderliggend BSD is echter gekozen voor een andere opzet. Het aantal handelingen dat is geformuleerd waarbij anderen dan de Minister van Buitenlandse Zaken (BZ) of de Minister voor Ontwikkelingssamenwerking (OS)als actor aan de orde komen, is zeer beperkt. De beleidsterreinen BZ en Ontwikkelingssamenwerking zijn in dit document beschreven vanuit het perspectief van (de organisatie van) het Ministerie van BZ. Er is in overleg met het Nationaal Archief gekozen voor deze afbakening aangezien het een overbodige exercitie zou zijn om voor alle instanties die (al dan niet een actieve) rol vervullen ten aanzien van het Nederlands buitenlands beleid, handelingen te formuleren. Vrijwel elk ander departement naast BZ heeft in zijn werkzaamheden te maken met een buitenlandaspect. De werkzaamheden die deze departementen op dit terrein verrichten zijn veelal in kaart gebracht door de organisaties zelf. Zodoende zijn de overige departementen in staat geweest om geheel naar eigen inzicht de handelingen te formuleren op het voor hen gewenste abstractieniveau.

Een BSD wordt opgesteld op basis van institutioneel onderzoek. In een Rapport Institutioneel Onderzoek (RIO) wordt het betreffende beleidsterrein beschreven, evenals de taken en bevoegdheden van de betrokken actoren op dat beleidsterrein. De handelingen van de overheid op het beleidsterrein staan normaliter in het RIO in hun functionele context geplaatst. Ook in dit opzicht wijkt het RIO dat samenhangt met dit BSD af van hetgeen standaard is. De onderzoekers hebben ervoor gekozen geen handelingen op te nemen in het RIO maar die alleen in het BSD weer te geven. De volgende overweging lag hieraan ten grondslag: het Ministerie van BZ is een matrixorganisatie. Dat wil zeggen dat besturing via regio’s, beleidsthema’s en internationale organisaties zo veel mogelijk geïntegreerd plaatsvindt. Zodoende wordt de thematische invalshoek gecombineerd met een regionale invalshoek en eventueel een organisatorische invalshoek. Deze geïntegreerde besturing van de BZ-organisatie ziet men duidelijk terug in het BSD, waarin werkprocessen centraal staan. Een werkproces als ‘het volgen van ontwikkelingen en het bijhouden en ontwikkelen van kennis en ideeën’ kan betrekking hebben op zowel een thema, een regio als een forum. Om deze reden was het niet wenselijk handelingen bij één bepaalde beschrijving in het RIO te zetten, ze gaan immers doorgaans op voor verschillende thema’s en programma’s. In het RIO is wel een hoofdstuk opgenomen dat betrekkingen heeft op de voornaamste werkprocessen. Deze werkprocessen corresponderen met de categorieën die zijn gebruikt om de handelingen in te delen in het BSD. Op deze wijze is toch een direct verband gelegd tussen het RIO en het BSD.

Door de beleidsterreingerichte benadering komen verschillende aspecten van het beheer van de eigen organisatie van de zorgdrager (personeelsbeleid, financieel beleid, etc.) niet aan bod. Voor het selecteren van de administratieve neerslag die betrekking heeft op de instandhouding en ontwikkeling van de eigen organisaties van overheidsorganen dienen een aantal zogeheten ‘horizontale’ BSD’s. Deze horizontale BSD’s zijn van toepassing op alle organisaties van de rijksoverheid. Horizontale lijsten worden in de praktijk ook dikwijls PIOFACH-selectielijsten genoemd, waarmee wordt verwezen naar selectielijsten op het gebied van: Personeel, Informatie, Organisatie, Financiën, Administratie, Communicatie en Huisvesting.

Het niveau waarop geselecteerd wordt, is niet dat van de stukken zelf, maar dat van de handelingen waarvan die archiefbescheiden de administratieve neerslag vormen. Een BSD is dus geen opsomming van (categorieën) stukken, maar een lijst van handelingen van overheidsactoren, waarbij elke handeling is voorzien van een waardering (B voor bewaren en V voor vernietigen) en indien van toepassing een vernietigingstermijn. Deze handelingen zijn gebaseerd op werkprocessen. In een enkel uitzonderlijk geval is, omwille van selectiedoeleinden, wel een categorie stukken opgenomen. Dat is bijvoorbeeld het geval bij handeling 25: ‘het opstellen en afsluiten van een beschikking of contract (commiteren).’

Bij het ontwerpen van een selectielijst dient krachtens art. 2, lid 1 van het Archiefbesluit 1995 (Stb. 1995, 671) rekening gehouden te worden met:

• – de taak van het desbetreffende overheidsorgaan;

• – de verhouding van dit overheidsorgaan tot andere overheidsorganen;

• – de waarde van de archiefbescheiden als bestanddeel van het cultureel erfgoed;

• – het belang van de in de bescheiden voorkomende gegevens voor overheidsorganen, recht- of bewijszoekenden en historisch onderzoek.

Voorts moeten ingevolge art. 3 van het Archiefbesluit 1995 (Stb. 1995, 671) bij het ontwerpen van een selectielijst ten minste betrokken zijn:

• – een deskundige op het gebied van de organisatie en taken van het desbetreffende overheidsorgaan;

• – een deskundige ten aanzien van het beheer van de archiefbescheiden van dat orgaan;

• – (een vertegenwoordiger van) de Algemeen Rijksarchivaris.

Voor de totstandkoming van onderliggend Basis Selectie Document alsmede het daartoe behorend Rapport Institutioneel Onderzoek zijn ongeveer 150 ambtenaren van het Ministerie van BZ geïnterviewd. In de meeste gevallen betrof het beleidsmedewerkers of themadeskundigen, afdelingshoofden en (plaatsvervangend) directeuren. De interviewverslagen zijn gedocumenteerd en vormden een belangrijke informatiebron voor zowel het RIO als het BSD.

Het beleidsterrein Nederlands buitenlands beleid kent reeds twee vastgestelde selectielijsten, te weten: Basisselectiedocument Buitenland 1945–1990 en Basisselectiedocument Ontwikkelingssamenwerking 1965–1990. Deze BSD’s zijn gepubliceerd in de Staatscourant in november 2002. Beide BSD’s zijn gebaseerd op Gedane Buitenlandse Zaken. Een institutioneel onderzoek naar het beleidsterrein buitenland, ontwikkelingssamenwerking en het Ministerie van Buitenlandse Zaken, 1945–1990 [1994]. Het Ministerie van BZ heeft besloten beide selectiedocumenten te herzien. Aan deze beslissing lag voornamelijk ten grondslag dat de selectielijsten die betrekking hadden op archief dat is gevormd in de periode 1945–1990 voornamelijk handelingen op organisatie(onderdeel) beschreven. Organisatiestructuren zijn doorgaans onderhevig aan verandering en dat ging ten koste van de duurzaamheid van de lijsten. Dat deed BZ besluiten de lijsten te actualiseren en deze in te richten op de voornaamste werkprocessen van de Minister van BZ en/of de Minister voor Ontwikkelingssamenwerking. Zodoende is onderliggend BSD tot stand gekomen. Dit BSD is gebaseerd op het rapport institutioneel onderzoek nr……, Het Nederlands Buitenlands Beleid Binnenstebuiten gekeerd opgesteld door drs. H. Kabos, drs. L. Boer, drs. B. Duizer en drs. M.C.L. Gimbrère, Den Haag 2006.

Zowel het geactualiseerde RIO als het BSD is in de conceptfase voorgelegd aan de Archiefcommissie van het Ministerie van BZ. Deze commissie werd in 2000 opnieuw ingesteld en heeft als doel het creëren van extra waarborgen ten aanzien van archiefbeheer en -selectie op het Ministerie door middel van het verstrekken van advies. Anno 2006 bestaat deze commissie uit zo’n zeven vaste leden die allen kunnen worden beschouwd als deskundigen ten aanzien van het Nederlands buitenlands beleid. De commissie wordt momenteel voorgezeten door prof. dr. A.E. Kersten.

Wat betreft de geldigheidsduur van onderliggende selectielijst wordt uitgegaan van de wettelijke periode van twintig jaar vanaf de vaststelling. Dit laat uiteraard onverlet dat de selectielijst (of een bepaald onderdeel daarvan) binnen deze termijn zal komen te vervallen, indien dit mocht worden bepaald bij de vaststelling (via de aangewezen archiefwettelijke weg) van een nieuwe dan wel herziene selectielijst. Elke selectielijst wordt na advies van de Raad voor Cultuur vastgesteld door de Minister van OCW en de Minister wie het mede aangaat. De vastgestelde lijsten worden in de Staatscourant gepubliceerd.

2.1. Omschrijving

Het beleidsterrein Buitenlandse Zaken en Ontwikkelingssamenwerking bestaat uit een breed scala van deelaspecten. Deze deelaspecten hebben als overeenkomst dat ze bedoeld zijn om de Nederlandse overheid instrumenten te bieden om het Nederlands buitenlands beleid vorm te geven. Dit BSD bestrijkt alle deelaspecten. In het bijbehorend RIO Het Nederlands Buitenlands Beleid Binnenstebuiten gekeerd treft u een uitgebreide beschrijving aan van de beleidsterreinen Buitenlandse Zaken en Ontwikkelingssamenwerking in de periode 1990–2005.

2.2. Doelstellingen

Elke dag en elk uur behartigt het Ministerie van BZ de belangen van het Koninkrijk der Nederlanden in het buitenland. Als naar buiten gericht land zet Nederland zich van oudsher in voor de internationale rechtsorde. Nederland bouwt mee aan een veilige, stabiele en welvarende wereld. Daarnaast zet ons land zich in om conflicten, armoede en onrecht tegen te gaan. BZ geeft, in overleg met andere Ministeries, vorm aan het Europa van de toekomst en zorgt ervoor dat Nederland in de EU met één stem spreekt. Op meer dan 150 plekken in de wereld en in Den Haag doen landgenoten, bedrijven en instellingen een beroep op de kennis van medewerkers van het Ministerie van BZ.

Doelstellingen van buitenlands beleid zijn het bevorderen van de betrekkingen tussen het Koninkrijk der Nederlanden en andere landen en het bevorderen van een rechtvaardige wereld waarin vrede en veiligheid, welzijn en menselijke waardigheid zijn gewaarborgd. Deze doelstellingen zijn afkomstig uit het Introductiedossier 2002 opgesteld door het Bureau Secretaris-Generaal (juli 2002). In brede zin richt het beleid zich op vijf hoofddoelstellingen, te weten:

• – Bevorderen internationale ordening;

• – Bevorderen vrede, veiligheid en stabiliteit;

• – Bevorderen Europese integratie;

• – Bestrijden duurzame armoede;

• – Bevorderen Nederlandse bilaterale betrekkingen.

Het Nederlands buitenlands beleid is bij uitstek een beleidsterrein dat veel raakvlakken heeft met andere beleidsterreinen. De taken van het Ministerie van BZ bestaan onder meer uit het voorbereiden en het uitvoeren van beleid dat betrekking heeft op thema’s die specifiek behoren tot het beleidsterrein van Buitenlandse Zaken en Ontwikkelingssamenwerking (te denken valt onder meer aan het veiligheidsbeleid en institutionele aangelegenheden in het kader van de Europese Unie); het verlenen van diensten aan Nederlanders in den vreemde; en het onderhouden van betrekkingen met buitenlandse regeringen en internationale organisaties. Daarnaast is het Ministerie van BZ verantwoordelijk voor de coördinatie van het Nederlands buitenlands beleid in zijn geheel. De coördinerende taak van BZ lijkt wat minder tastbaar te zijn dan de overige taken van het Ministerie van BZ. Daarom volgt hier een korte uitleg over deze specifieke taak. De coördinerende rol houdt in dat BZ de eenheid van het Nederlands buitenlands beleid bewaakt ongeacht het aan de orde zijnde beleidsterrein. De coördinerende taak loopt dwars door alle beleidsmatige en dienstverlenende taken heen. Hierover meer in Gedane Buitenlandse Zaken. Een institutioneel onderzoek naar de beleidsterreinen buitenland en ontwikkelingssamenwerking 1945–1990 (Den Haag 2000).

De coördinatie is gericht op het bepalen en inbrengen van het intra- en/of interdepartementale standpunt en omvat een of meer van de volgende activiteiten:

• – het organiseren van het leveren van inhoudelijke bijdragen;

• – het zorg dragen voor (organiseren van) de afstemming van het standpunt;

• – de eindredactie van documenten waarin het standpunt is verwoord, eventueel in de vorm van een instructie;

• – het plegen van vooroverleg met andere deelnemers van het (internationale) forum teneinde medestanders voor het (Nederlands of BZ-) standpunt te vinden (lobbyen);

• – het inbrengen van het (Nederlands of BZ-) standpunt in het (internationale) forum;

• – het opstellen van een verslag (of anderszins terugkoppelen van bereikte resultaten);

• – het inlichten van de andere betrokken departementen omtrent de resultaten;

• – het organiseren van of het toezien op de uitvoering van genomen besluiten.

De coördinerende rol van BZ werd nog eens benadrukt door de kabinetten-Balkenende I en II. Zij gaven aan een multidimensionale aanpak voor te staan van vraagstukken waar Nederland internationaal mee wordt geconfronteerd. Het Kabinet formuleerde het als volgt: ‘Alleen een integrale benadering biedt kans van slagen. De regering zal zowel binnen het Ministerie van Buitenlands Zaken als interdepartementaal en internationaal blijven werken aan een gecoördineerde en coherente benadering van de internationale vraagstukken, met inzet van de meest effectieve en efficiënte combinatie van diplomatieke- en veiligheidspolitieke middelen.’ Deze passage is afkomstig uit Al doende leren en al lerende doen (Den Haag 2005), een rapport van het Ministerie van BZ.

2.3 Afbakening

Vrijwel alle overige Ministeries hebben te maken met een buitenlands aspect wat betreft de beleidsterreinen waarvoor zij verantwoordelijkheid dragen. Hieronder zal daar nader op worden ingegaan. Van alle overige zorgdragers zijn de beleidsterreinen inclusief bijbehorende rapporten institutioneel onderzoek benoemd die in belangrijke mate een internationale component in zich dragen. Uitzonderingen zijn de Minister van Algemene Zaken en de Minister van Sociale Zaken en Werkgelegenheid. De beleidsterreinen van beide Ministers richten zich voornamelijk op nationale aangelegenheden en vertonen in veel mindere mate overlap met de beleidsterreinen Buitenlandse Zaken en Ontwikkelingssamenwerking dan andere beleidsterreinen.

Vreemdelingenbeleid (rapportnummer 23): Minister van Justitie

De Minister van BZ heeft naast de Minister van Justitie een belangrijke stem in het vreemdelingenvraagstuk en dan met name de groep asielzoekers cq. vluchtelingen. De verantwoordelijkheid van de Minister van BZ richt zich onder meer op het asiel- en vluchtelingenbeleid, het paspoortenbeleid, het visumbeleid en de consulaire zorg. Op het terrein van het toelaten van vluchtelingen blijkt overduidelijk dat de werkzaamheden van Justitie en BZ in elkaars verlengde liggen. De Minister van BZ kreeg op basis van het Vluchtelingenbesluit van 1 januari 1957 medebeslissingsrecht in de toelating van vluchtelingen. Dit medebeslissingsrecht hield weliswaar in 1991 op te bestaan maar de informatietaak bleef behouden . De Minister van BZ legt in de vorm van algemene en individuele ambtsberichten aan de Minister van Justitie de situatie in het land van herkomst van de desbetreffende vluchteling voor. De Minister van Justitie maakt van deze informatie gebruik bij zijn beslissing om al dan niet toelating te verschaffen. Bovendien coördineert de Minister van BZ internationaal overleg op dit terrein. Ook op het gebied van visumverlening vervult BZ een belangrijke taak. Afhankelijk van de aard van de visumaanvraag, vindt behandeling van de aanvraag van een visum plaats binnen het Ministerie van BZ of Justitie. Ten slotte zet de laatste jaren een nieuwe trend door en wordt de Minister voor Ontwikkelingssamenwerking betrokken bij het ontwikkelen van het nationale vluchtelingenbeleid. Duidelijk moge zijn dat ten aanzien van het vreemdelingenvraagstuk taken regelmatig over en weer zijn geschoven tussen de twee genoemde departementen. De taken die de Minister van Justitie inzake het vreemdelingenbeleid verricht staan beschreven in het RIO (23) De toelating van vreemdelingen. Een institutioneel onderzoek naar het beleidsterrein de toelating van vreemdelingen van het Ministerie van Justitie, 1945–1993.

Militaire operatiën (rapportnummer 50): Minister van Defensie

Militaire operatiën is een beleidsterrein met een overduidelijke internationale component. De Minister van BZ en de Minister voor Ontwikkelingssamenwerking spelen een niet te verwaarlozen rol op dit beleidsterrein en werken nauw samen met de eerstverantwoordelijke, de Minister van Defensie. Deze samenwerking komt onder meer tot uitdrukking in de volgende werkzaamheden: het afstemmen met de Minister van Defensie over de uitvoering van humanitaire noodhulp, het zorg dragen van de handhaving en bevordering van de internationale rechtsorde en het voorbereiden en vaststellen van wet- en regelgeving met betrekking tot de Staat van Oorlog, Staat van Beleg of een andere (militaire) uitzonderingstoestand, in overleg met de Minister van Defensie. Militaire operatiën vinden plaats in het kader van het handhaven van de internationale vrede en veiligheid, een thema dat in de Nederlandse politiek hoog op de agenda staat. Nederland vaart op dit terrein geen solistische koers en zoekt aansluiting bij diverse internationale fora zoals de NAVO, WEU en EG/EU. De Ministers van Defensie en BZ bereiden in het algemeen samen de besluitvorming voor inzake Nederlandse deelname aan crisisbeheersingsoperaties die tegenwoordig doorgaans in internationaal verband plaatsvinden. Het beleidsterrein militaire operatiën komt aan bod in het RIO (50) Te land, ter zee en in de lucht. Een institutioneel onderzoek naar taken en handelingen op het beleidsterrein militaire operatiën van het Ministerie van Defensie en voorgangers, 1945–1993.

Internationaal financieel en monetair beleid (126): Minister van Financiën

De Minister voor Ontwikkelingssamenwerking is met de Minister van Financiën medeverantwoordelijk voor het beleid van de Wereldbank en de regionale ontwikkelingsbanken. Om en om benoemen de Ministers van Financiën en BZ de Nederlandse vertegenwoordigers bij de Wereldbank en regionale ontwikkelingsbanken. Ook de Minister van BZ verricht werkzaamheden die te maken hebben met het internationale financiële en monetaire beleid. Zo bestaat tussen de Minister van Financiën en de Minister van BZ een gedeelde verantwoordelijkheid betreffende het beleid van de European Bank for Reconstruction and Development (EBRD), en is de Minister van BZ eerstverantwoordelijke bewindspersoon voor de Ontwikkelingsbank van de Raad van Europa. Een van de taken die deze verantwoordelijkheid met zich meebrengt is dat het Eigenmiddelenbesluit EU op de agenda van de Minister van BZ staat. De samenwerking tussen beide bewindspersonen staat beschreven in het RIO (126) Internationaal financieel en monetair beleid. Een institutioneel onderzoek naar de handelingen en taken van de rijksoverheid ten aanzien van het beleidsinstrument internationaal financieel en monetair beleid, 1945–1995 van het Ministerie van Financiën.

Agrarische handelspolitiek en exportbevordering (80): Minister van Landbouw, Natuur en Voedselkwaliteit

Op dit beleidsterrein spelen drie actoren een belangrijke rol, te weten de Minister van Landbouw, Natuur en Voedselkwaliteit, de Minister van Economische Zaken en de Minister van BZ. De taak van de laatste spits zich toe tot de algemene coördinatie van het buitenlandse beleid. Nederland zet in op liberalisatie van de handel. Dit mede met het oog op het creëren van meer markttoegang van ontwikkelingslanden tot de globale markt. De agrarische handelspolitiek en exportbevordering zijn in dit verband belangrijke onderwerpen. De Minister voor Ontwikkelingssamenwerking heeft dit als aandachtsgebied en werkt in die zin samen met de Minister van Landbouw, Natuur en Voedselkwaliteit. De agrarische handelspolitiek is beschreven in het RIO (80) Agrarische handelspolitiek en handelsbevordering. Een institutioneel onderzoek naar taken en handelingen van actoren op het gebied van de agrarische handelspolitiek, internationale samenwerking en exportbevordering ten aanzien van agrarische en visserijproducten, en naar de agrarische vertegenwoordiging in het buitenland, vanaf 1945. Ministerie van Landbouw, Natuur en voedselkwaliteit.

Telecommunicatie en post (4): Minister van Verkeer en Waterstaat

Met de toenemende Europese integratie van de afgelopen decennia zijn in Europees verband ten aanzien van verschillende beleidsterreinen aparte commissies en raden opgericht. Een voorbeeld daarvan is de Telecommunicatie- en Postraad. Indien besluiten van algemeen politieke aard moeten worden genomen, vormen de Ministers van BZ van de lidstaten de Raad; in andere gevallen de Ministers die bevoegd zijn voor de onderwerpen die op de agenda staan. De vergaderingen van de Raad worden voorbereid tijdens de Coreper-instructievergadering. Deze vergadering wordt voorgezeten door een ambtenaar van het Ministerie van BZ. Wanneer een officieel Nederlands standpunt in de Telecommunicatie- en Postraad wordt verkondigd, wordt dit voorbereid in een bijeenkomst van de Coördinatiecommissie voor Europese Integratie en Associatieproblemen (CEIA of CoCo). Dergelijke vergaderingen worden voorgezeten door de staatssecretaris van Europese Zaken. Het beleidsterrein Telecommunicatie en Post wordt besproken in het RIO (4) Telecommunicatie en de post in Nederland : een institutioneel onderzoek op het beleidsterrein telecommunicatie en post, 1945–1990. Ministerie van Verkeer en Waterstaat.

Bevolkingsadministratie en reisdocumenten (138): Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties

De Minister van Binnenlandse Zaken is eerstverantwoordelijke voor het beleid ten aanzien van bevolkingsadministratie en reisdocumenten. De Minister van BZ speelt op dit terrein ook een rol. Bijvoorbeeld bij het onderwerp biometrie is dit het geval. In Europees verband zijn de afgelopen jaren aangescherpte foto-eisen doorgevoerd o.a. met betrekking tot kwaliteit en maatvoering. Met de invoering van de nieuwe reisdocumenten hingen ook beleidsmatige aspecten samen. Zo kwam de vraag aan de orde in welke mate de nieuwe reisdocumenten in overeenstemming waren met de paspoortwet en -regelgeving. BZ was betrokken bij interdepartementaal overleg op dit terrein en was bewaker van de eenheid van het Nederlands buitenlands beleid. Het interdepartementaal overleg werd aangestuurd door een BZ-werkgroep onder leiding van de BZ-biometriecoördinator. Meer over dit specifieke beleidsterrein is te vinden in het RIO (138) bevolkingsadministratie en reisdocumenten, 1945–1999. Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties.

Wetenschapsbeleid (96): Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap

Het wetenschapsbeleid heeft ook een internationale component. Met name de Minister voor Ontwikkelingssamenwerking houdt zich een gedeelte van haar tijd met dit onderwerp bezig. Een voorbeeld hiervan is de Raad van Advies voor het Wetenschappelijk Onderzoek in het kader van Ontwikkelingssamenwerking (RAWOO), die is ingesteld door de Minister voor Ontwikkelingssamenwerking. Deze raad brengt strategische adviezen uit over onderzoek naar ontwikkelingssamenwerking. Ambtenaren van BZ, Landbouw, Natuurbeheer en Voedselkwaliteit en Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen zijn als adviserende leden aan de RAWOO verbonden. Een van de taken van de Raad is het afstemmen van onderzoek op maatschappelijke behoeften in ontwikkelingslanden. Het wetenschapsbeleid staat beschreven in het RIO (96) Wetenschapsbeleid : een institutioneel onderzoek naar het wetenschapsbeleid van de rijksoverheid in de periode, 1945–1999. Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap.

Buitenlandse Economische Betrekkingen (145): Minister van Economische Zaken

Het Ministerie van Economische Zaken beschikt over een apart organisatieonderdeel dat zich intensief bezighoudt met buitenlandse economische betrekkingen (BEB). Tussen de BEB en de Minister van BZ bestaat intensieve samenwerking. Dit komt op een aantal terreinen tot uitdrukking waaronder het terrein van de totstandkoming van investeringsbeschermingsovereenkomsten en het bijdragen aan het Internationaal Centrum voor de regeling van Investeringsgeschillen (ICSID). Economische betrekkingen zijn doorgaans niet los te zien van diplomatieke betrekkingen met andere landen. Ten aanzien van economische betrekkingen met het buitenland uit deze betrokkenheid zich bijvoorbeeld op het gebied van het (mede) tot stand brengen van (bilaterale) verdragen die onder andere zijn gericht op handelsbevordering en het bijdragen aan de Nederlandse inbreng tijdens internationale conferenties. Het beleidsterrein buitenlandse economische betrekkingen is bij uitstek een terrein waarop de twee Ministers acteren. Dit staat uitgebreid beschreven in het RIO (145) Buitenlandse Economische Betrekkingen, 1945–2006. Ministerie van Economische Zaken.

Internationaal milieubeheer (94): Minister van Volkshuisvesting, Ruimtelijke Ordening en Milieu

Milieuproblemen hebben een grensoverschrijdend karakter. Een effectief beleid kan slechts worden gevoerd indien internationale afstemming plaatsvindt. Deze afstemming loopt voor een deel parallel met internationale contacten op economisch terrein, omdat er normen worden gesteld aan ondernemingen. De internationale afspraken op dit beleidsterrein zijn enerzijds de verantwoordelijkheid van de Minister van Volkshuisvesting, Ruimtelijke Ordening en Milieu. Anderzijds zijn de Ministers van BZ en voor Ontwikkelingssamenwerking betrokken met name daar waar het gaat om internationale verdragen en onderhandelingen met internationale organisaties zoals de Verenigde Naties en de Europese Unie. Dit staat onder andere beschreven in het RIO (94) Milieubeheer : een institutioneel onderzoek naar de handelingen van diverse actoren op het beleidsterrein milieubeheer en de thans daaronder vallende taken van het Ministerie van Volkshuisvesting, Ruimtelijke Ordening en Milieubeheer, 1945–1994. Ministerie van Volkshuisvesting, Ruimtelijke Ordening en Milieu.

Internationale samenwerking in de volksgezondheid (115): Minister van Volksgezondheid, Welzijn en Sport

Het beleidsterrein volksgezondheid heeft ook een internationale component. Ziekten houden niet op bij grenzen en daarom is internationale samenwerking nodig. Bovendien is steeds meer behoefte aan de uitwisseling van expertise voor het voeren van een actief internationaal volksgezondheidsbeleid. Het internationale volksgezondheidsbeleid is steeds meer onder invloed komen te staan van het beleid van de Ministeries BZ en Economische Zaken. Om de doelstellingen van het internationale volksgezondheidsbeleid te realiseren, zijn tal van multilaterale verdragen gesloten. Deze trend is al ingezet vanaf de jaren vijftig en is sindsdien niet meer afgenomen. BZ is nauw betrokken bij de totstandkoming van dergelijke verdragen, zowel in de fase van de onderhandelingen als de uiteindelijke vaststelling van de verdragstekst. De samenwerking die plaatsvindt tussen de Minister van BZ en de Minister van Volksgezondheid, Welzijn en Sport staat ook beschreven in het RIO (115) Internationale samenwerking in de volksgezondheid:een institutioneel onderzoek naar het overheidshandelen op het terrein van de internationale volksgezondheid, 1945–1996. Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport.

2.4. Actoren opgenomen in het BSD

In onderliggend selectiedocument is slechts een beperkt aantal ‘overige actoren’ genoemd. De opstellers van dit BSD hebben er bewust voor gekozen hoofdzakelijk handelingen op te stellen die worden uitgevoerd door de actor Minister BZ of de Minister voor Ontwikkelingssamenwerking. Gezien het feit dat vrijwel elk departement handelingen verricht die (deels) een internationaal karakter dragen, is besloten de formulering van deze handelingen over te laten aan de desbetreffende vakdepartementen. Zodoende worden de vakdepartementen in staat gesteld de internationaal getinte handelingen naar eigen inzichten te formuleren en het gewenste abstractieniveau daarin aan te geven. Het Ministerie van BZ is steeds betrokken geweest bij de vaststelling van dergelijke handelingen middels het driehoeksoverleg dat standaard deel uitmaakt van de PIVOT-vaststellingsprocedure. De ‘overige actoren’ die wel in de lijst zijn opgenomen, zijn organen van de rijksoverheid die ressorteren onder de Minister van BZ of de Minister voor Ontwikkelingssamenwerking, of organen die een van beide Ministers gevraagd of ongevraagd voorzien van advies (adviescommissies).

Van onderstaande actoren zijn handelingen opgenomen:

Minister van Buitenlandse Zaken

De voornaamste taken van de Minister van BZ zijn als volgt te omschrijven: het onderhouden en verzorgen van betrekkingen van Nederland met vreemde mogendheden en internationale organisaties; het behartigen en beschermen van belangen van Nederlanders met betrekking tot of in het buitenland; het verzamelen en verstrekken van inlichtingen over het buitenland aan de regering en aan Nederlanders; het behandelen van aangelegenheden betreffende vreemdelingen in Nederland verblijvende, of zich uit of naar Nederland begevende. De beleidsthema’s die van oudsher tot het takenpakket van de Minister van BZ behoren zijn onder andere Europese Samenwerking, veiligheid, het onderhouden van formele betrekkingen en consulaire en protocollaire zaken.

Minister voor Ontwikkelingssamenwerking/Staatssecretaris voor Ontwikkelingssamenwerking

Vanaf de jaren ’90 hebben zowel Ministers voor Ontwikkelingssamenwerking als een staatssecretaris voor Ontwikkelingssamenwerking de verantwoordelijkheid gedragen voor dit beleidsterrein. In de periode 1990 (1989)–2002 trad een Minister voor ontwikkelingssamenwerking op als eerstverantwoordelijke. Gedurende de formatie van het eerste kabinet-Balkenende werd besloten dit ambt terug te brengen tot dat van staatssecretaris. Deze wijziging was geen lang leven beschoren. Op 27 mei 2003 werd Van Ardenne-Van der Hoeven benoemd tot Minister voor Ontwikkelingssamenwerking in het tweede kabinet-Balkenende. Met het oog op uniformiteit wordt in onderliggend BSD en bijbehorend RIO louter gesproken van de Minister voor Ontwikkelingssamenwerking.

Overzicht ambt Minister voor Ontwikkelingssamenwerking/Staatssecretaris voor Ontwikkelingssamenwerking:

• – Kabinet-Lubbers III 1989–1994. Minister voor Ontwikkelingssamenwerking drs. J.P. Pronk.

• – Kabinet-Kok I 1994–1998. Minister voor Ontwikkelingssamenwerking drs. J.P. Pronk.

• – Kabinet-Kok II 1998–2002. Minister voor Ontwikkelingssamenwerking mr. E.L. Herfkens.

• – Kabinet-Balkenende I 2002–2003. Staatssecretaris voor Ontwikkelingssamenwerking A.M.A. Van Ardenne-Van der Hoeven.

• – Kabinet-Balkenende II 2003–heden. Minister voor Ontwikkelingssamenwerking A.M.A. Van Ardenne-Van der Hoeven.

Staatssecretaris van Buitenlandse Zaken (belast met Europese Zaken)

In 1956 werd het ambt van staatssecretaris van BZ ingesteld. Deze is belast met Europese Zaken. Rond de eeuwwisseling kreeg de staatssecretaris bovendien enkele andere taken toebedeeld: tussen 1998–2002 was hij tevens belast met asiel- en migratievraagstukken en vanaf 2002 tot heden is hij verantwoordelijk voor het internationale cultuurbeleid. De staatssecretaris ressorteert onder de Minister van BZ en zodoende is deze laatste eindverantwoordelijke voor het doen en laten van de staatssecretaris bij de vervulling van zijn taken. Aangezien de staatssecretaris een ondergeschikte positie bekleedt ten aanzien van de Minister, wordt hij niet als actor vermeld in onderliggend BSD en bijbehorend RIO.

Overzicht ambt staatssecretaris van BZ:

• – Kabinet-Lubbers III 1989–1994. Staatsecretaris van BZ (belast met Europese samenwerking), P. Dankert.

• – Kabinet-Kok I 1994–1998. Staatssecretaris van BZ (belast met Europese samenwerking), mr. M. Patijn.

• – Kabinet-Kok II 1998–2002. Staatssecretaris van BZ (belast met Europese zaken en asiel- en migratievraagstukken), drs. D.A. Benschop.

• – Kabinet-Balkenende I 2002–2003. Staatssecretaris van BZ (belast met Europese samenwerking en internationaal cultuurbeleid), mr. drs. A. Nicolaï.

• – Kabinet-Balkenende II 2003–heden. Staatssecretaris van BZ (belast met Europese samenwerking en internationaal cultuurbeleid, nu met als titel in buitenlandse contacten ‘Minister for European Affairs’), mr. drs. A. Nicolaï. Op 7 juli 2006 werd Nicolaï benoemd tot Minister voor Bestuurlijke Vernieuwing en Koninkrijksrelaties (BVK) van het kabinet-Balkenende III. De functie van staatssecretaris van BZ is sindsdien onvervuld gebleven.

(Advies)commissies:

Er kan onderscheid worden gemaakt wat betreft commissies die een rol spelen in het Nederlands buitenlandse beleid. Ten eerste kan er sprake zijn van interdepartementale commissies waarvan BZ het secretariaat voert. Dat geldt bijvoorbeeld voor de Coördinatiecommissie voor Europese Integratie- en Associatieproblemen (CoCo) en de Coördinatiecommissie voor Internationale Milieuaangelegenheden (CIM). Ten tweede kan het gaan om interdepartementale commissies waarin BZ zitting heeft en die worden voorgezeten door andere departementen. Voorbeelden hiervan zijn de Ministeriële commissie voor de inlichtingen- en veiligheidsdiensten en de commissie van advies voor de zaken betreffende de burgerlijke staat en nationaliteit. Daarnaast worden de Ministers van BZ en voor Ontwikkelingssamenwerking in raad en daad bijgestaan door verschillende (externe) adviescommissies. Van dergelijke commissies is een handeling opgenomen in onderliggend BSD (nummer 117). Enkele voorbeelden van adviescommissies zijn de Adviescommissie Mensenrechten Buitenlands beleid (ACM) en de Adviesraad Internationale Vraagstukken (AIV). Ten slotte is een aantal overige commissies van belang voor het werkterrein van de Ministers van BZ en voor Ontwikkelingssamenwerking. Dit zijn met name de commissies die zijn opgericht in internationaal verband zoals het Committee on the Challenge of Modern Society (CCMS) en Permanente Consultatieve Commissie voor Buitenlandse Politiek (Comité de coordination politique; COCOPO ), die voornamelijk het doel hebben internationale samenwerking te bevorderen. Voor een uitgebreide opsomming van commissies die acteren op het beleidsterrein BZ en Ontwikkelingssamenwerking, zie bijlage 1.

3.1. Selectiedoelstelling

De doelstelling van het Nationaal Archief bij de selectie van overheidsarchieven is dat de belangrijkste bronnen van de Nederlandse samenleving en cultuur veilig worden gesteld voor blijvende bewaring. Met het te bewaren materiaal moet het mogelijk zijn om een reconstructie te maken van de hoofdlijnen van het handelen van de rijksoverheid ten opzichte van haar omgeving, maar ook van de belangrijkste historisch-maatschappelijke gebeurtenissen en ontwikkelingen, voor zover deze zijn te reconstrueren uit overheidsarchieven.

Deze selectiedoelstelling wordt in het BSD toegepast op het betreffende beleidsterrein.

3.2. Selectiecriteria

Om de selectiedoelstelling te bereiken worden de handelingen in het BSD gewaardeerd aan de hand van de onderstaande algemene selectiecriteria. Deze criteria zijn in 1997 door het Convent van Rijksarchivarissen vastgesteld en geaccordeerd door PC DIN en KNHG.

Handelingen die gewaardeerd worden met B(ewaren)

1. Handelingen die betrekking hebben op voorbereiding en bepaling van beleid op hoofdlijnen

Algemeen selectiecriterium

Toelichting: Hieronder wordt verstaan agendavorming, het analyseren van informatie, het formuleren van adviezen met het oog op toekomstig beleid, het ontwerpen van beleid of het plannen van dat beleid, alsmede het nemen van beslissingen over de inhoud van beleid en terugkoppeling van beleid. Dit omvat het kiezen en specificeren van de doeleinden en de instrumenten.

2. Handelingen die betrekking hebben op evaluatie van beleid op hoofdlijnen

Toelichting: Hieronder wordt verstaan het beschrijven en beoordelen van de inhoud, het proces of de effecten van beleid. Hieruit worden niet per se consequenties getrokken zoals bij terugkoppeling van beleid.

3. Handelingen die betrekking hebben op verantwoording van beleid op hoofdlijnen aan andere actoren

Toelichting: Hieronder valt tevens het uitbrengen van verslag over beleid op hoofdlijnen aan andere actoren of ter publicatie.

4. Handelingen die betrekking hebben op (her)inrichting van organisaties belast met beleid op hoofdlijnen

Toelichting: Hieronder wordt verstaan het instellen, wijzigen of opheffen van organen, organisaties of onderdelen daarvan.

5. Handelingen die bepalend zijn voor de wijze waarop beleidsuitvoering op hoofdlijnen plaatsvindt

Toelichting: Onder beleidsuitvoering wordt verstaan het toepassen van instrumenten om de gekozen doeleinden te bereiken.

6. Handelingen die betrekking hebben op beleidsuitvoering op hoofdlijnen en direct zijn gerelateerd aan of direct voortvloeien uit voor het Koninkrijk der Nederlanden bijzondere tijdsomstandigheden en incidenten

Toelichting: Bijvoorbeeld in het geval de Ministeriele verantwoordelijkheid is opgeheven en/of wanneer er sprake is van oorlogstoestand, staat van beleg of toepassing van noodwetgeving.

Naast de algemene criteria kunnen door de zorgdrager(s) en het Nationaal Archief, eveneens binnen het kader van de selectiedoelstelling, gezamenlijk beleidsterrein-specifieke criteria worden geformuleerd. Deze criteria worden doorlopend genummerd, waarbij wordt aangesloten bij de zes algemene criteria (dus vanaf 7).

Conform het Archiefbesluit 1995, art. 5, onder d 1° worden in het BSD de algemene criteria en eventuele beleidsterrein-specifieke criteria opgesomd om verantwoording te geven van de wijze waarop toepassing is gegeven aan het selectiebeleid.

Overigens verlangt art. 5, onder e, van het Archiefbesluit 1995 (Stb. 1995, 276) dat selectielijsten de mogelijkheid bieden om neerslag die met een V is gewaardeerd in speciale gevallen te bewaren op grond van een uitzonderingscriterium. Hiertoe wordt de volgende formule in het BSD opgenomen:

Ingevolge artikel 5, onder e, van het Archiefbesluit 1995 kan neerslag van bepaalde, als te vernietigen gewaardeerde handelingen betreffende personen en/of gebeurtenissen van bijzonder cultureel of maatschappelijk belang, van vernietiging worden uitgezonderd.

Door BZ is nader invulling gegeven aan bovengenoemd uitzonderingscriterium (art. 5E van het archiefbesluit). Voor de periode 1990–2005 is een zogenaamde lijst met bijzondere gebeurtenissen opgesteld. Per organisatieonderdeel is geïnventariseerd welke dossiers feitelijk gezien na selectie zouden moeten worden vernietigd maar welke op grond van hun maatschappelijke en historische waarde toch voor bewaring in aanmerking komen. Te denken valt aan de dossiers betreffende de visumaanvragen van Poncke Princen en het strafproces van de Thaise overheid tegen Machiel Kuijt. Het Ministerie van BZ is voornemens in de toekomst jaarlijks een inventarisatie van dergelijke dossiers te makenOorspronkelijk bestond het idee om de lijst van bijzondere gebeurtenissen en personen als bijlage aan deze selectielijst toe te voegen. Gezien de omvang van deze lijst is hiervan afgezien. Voor geïnteresseerden is deze lijst op te vragen bij de Directie Documentaire Informatievoorziening van het ministerie van Buitenlandse Zaken..

4.1. Inleiding

Om een selectielijst optimaal toepasbaar te maken, is het van belang dat deze zo dicht mogelijk aansluit bij de bestaande archiveringspraktijk. In 2003 is binnen het Ministerie van BZ een project gestart om de archiveringsmethodiek deels te herzien en aan te laten sluiten bij de komende digitalisering van de informatiehuishouding van BZ. Eén van de producten van dit project is een raamwerk voor een procesclassificatie.

Een procesclassificatie is een beschrijving en categorisering van werkprocessen. Het is een classificatiesysteem voor de werkprocessen van BZ. Het heeft een tweeledige functie: het is een instrument voor de benoeming van werkprocessen en het is een instrument voor ordening van archiefbestanddelen.

Als uitgangspunt is een procesclassificatie gebruikt, die tijdens het digitaliseringstraject bij het Ministerie van Binnenlandse Zaken is opgesteld. Voor zover de werkprocessen van het Ministerie van BZ afwijken van die van het Ministerie van Binnenlandse Zaken, zijn er – op basis van het institutioneel onderzoek – wijzigingen aangebracht.

Voor een overkoepelende ordening van het archief van BZ zou een van de volgende grondslagen kunnen worden gekozen: ordening naar organisatiestructuur; ordening naar onderwerp; ordening naar functie (handeling); ordening naar Van Beleidsbegroting Tot Beleidsverantwoording (VBTB); of ordening naar processen (werkprocessen). Om de volgende redenen wordt gekozen voor een ordening op de grondslag van processen in plaats van een van de andere grondslagen. Organisatieonderdelen en onderwerpen (en hun benoeming) veranderen vaak, processen minder vaak: een ordening naar processen vermindert de beheerlast. De structuur van het geheel van handelingen, gebaseerd op de benoeming van functies in wet- en regelgeving, wijkt soms af van de structuur van het geheel van werkprocessen en is daarom te weinig herkenbaar. Dit geldt eveneens voor de VBTB-structuur. Een secundaire ordening op basis van processen sluit aan bij de zaakswijze ordening als primaire ordening: beide zijn gebaseerd op het werkproces.

De Methode van Institutioneel Onderzoek gaat ook uit van analyse en beschrijving van werkprocessen (lees: handelingen). Voor de indeling van de in deze selectielijst beschreven handelingen en voor de methode van analyse is aansluiting gezocht bij de indeling die ook in de procesclassificatie is gehanteerd. In feite zijn de handelingenlijst (of selectielijst) en de procesclassificatie via één gelijktijdig uitgevoerde analyse tot stand gekomenIn een enkel geval wijken de procesclassificatie en de handelingenlijst van elkaar af. De procesclassificatie heeft als doel een zuivere functionele analyse van alle werkprocessen binnen BZ tot stand te brengen, gericht op beschrijving, terwijl voor een selectielijst een optimale selectie het primaire doel is. Hierdoor zijn in de praktijk enkele minimale afwijkingen ontstaan.. Hierdoor is de verwachting gerechtvaardigd dat in de komende jaren de dossiervorming zo zal worden ingericht, dat al tijdens de vorming van de dossiers rekening kan worden gehouden met de vastgestelde bewaar- en vernietigingstermijnen.

4.2. Hoofdwerkprocessen bij het Ministerie

Aan de procesclassificatie ligt het volgende model van het proces van BZ ten grondslag. Dit model is in hoofdzaak gebaseerd op de Informatie-Atlas Ministerie van Buitenlandse Zaken (O&I, 1996), het Rapport institutioneel onderzoek (RIO) over BZ in de periode 1945–1990 (DDI, 1994) en op Toelichting op het ordeningsmodel (Ministerie van Binnenlandse Zaken, 2004) en de website van het Ministerie van BZ (2006).

Bepalend voor de taakinhoud van een Ministerie is de algemene beleidsdoelstelling van dat Ministerie. De huidige algemene doelstelling van BZ luidt: ‘Het bevorderen van het welzijn van het Koninkrijk in zijn betrekkingen met het buitenland en het beschermen van het Koninkrijk tegen aantasting van buitenaf, alsmede het bevorderen van een rechtvaardige wereld, meer specifiek vrede en veiligheid, menselijk welzijn en menselijke waardigheid.Buitenlands beleid belicht, ministerie van Buitenlandse Zaken (17 september 1991). – Gecit. in: Gedane buitenlandse zaken 2000, 18.

Deze algemene beleidsdoelstelling is uitgewerkt in de vijf hoofddoelstellingen van het buitenlands beleid, namelijk:

• 1. Bevorderen van internationale ordening;

• 2. Bevorderen van internationale vrede, veiligheid en stabiliteit;

• 3. Europese samenwerking;

• 4. Duurzame armoedebestrijding;

• 5. Onderhouden en bevorderen van bilaterale betrekkingen.

Om deze vijf hoofddoelstellingen te bereiken worden de volgende zeven hoofdprocessen uitgevoerd:

• 1. Kennisontwikkeling

• 2. Beleidsontwikkeling

• 3. Beleidsuitvoering

• 4. Formele betrekkingen onderhouden

• 5. Dienstverlening

• 6. Structureel overleg

• 7. Verantwoording

De in dit model geïdentificeerde hoofdprocessen van BZ zijn in de loop van de afgelopen decennia in de kern ongewijzigd gebleven Ibidem, 18-20.. Er past wel een kanttekening bij. BZ is verantwoordelijk voor de eenheid van het buitenlands beleid. Deze coördinatie loopt veelal dwars door de beleidsmatige en dienstverlenende taak heen en is om die reden niet als zelfstandig hoofdproces opgenomen.

Deze hoofdprocessen zijn nader onderverdeeld in de procesclassificatie. De handelingen in dit BSD zijn daarop gebaseerd. De handelingen zoals in deze lijst worden gehanteerd, komen dus overeen met werkprocessen. In het bijhorende Rapport Institutioneel Onderzoek zijn de onderwerpen beschreven ten aanzien waarvan deze handelingen worden uitgevoerd. Zo wordt er bijvoorbeeld beleid ontwikkeld ten aanzien van alle thema’s die in het RIO zijn beschreven. Hiervoor is niet telkens per thema een aparte handeling opgenomen, maar geldt de relatief abstracte handeling nr. 5 (het voorbereiden, opstellen en (laten) vaststellen van de hoofdlijnen van het beleid).

4.3. Classificatieschema

1. Primaire processen

1.1. Kennisontwikkeling

1.1.1. Kennisontwikkeling algemeen

1.1.2. Rapportages en analyses

1.1.3. Wetenschappelijk onderzoek

1.1.3.1. Opdracht en vaststelling

1.1.3.2. Onderzoek

1.2. Beleidsontwikkeling

1.2.1. Beleid

1.2.1.1. Beleid hoofdlijnen

1.2.1.2. Beleid ad hoc

1.2.2. Jaarplannen en -verslagen

1.2.3. Advisering Regering

1.2.3.1. Informeren staatsorganen

1.2.3.2. Advisering Ministerraad

1.2.3.3. Advisering Onderraden

1.2.4. Beleidsinstrumenten

1.2.5. Evaluatie beleid

1.2.5.1. Evaluaties

1.2.5.2. Evaluatie beleidsuitvoering

1.2.5.3. Statistieken beleidsuitvoering

1.2.5.4. Rapportages OESO/DAC

1.2.5.5. Peer reviews OESO/DAC

1.3. Beleidsuitvoering

1.3.1. Beleidsuitvoering algemeen

1.3.2. Advisering andere departementen

1.3.3. Uitvoeringskader

1.3.3.1. Instelling beleidsinstrument

1.3.4. Themavoering

1.3.4.1. Budgetten thema’s

1.3.5. Financiering en uitvoering projecten

1.3.5.1. Identificatie

1.3.5.2. Beoordeling

1.3.5.3. Beschikkingen, contracten en mandaten

1.3.5.4. Uitvoering en monitoring

1.3.5.5. Beëindiging en evaluatie

1.3.5.6. Twijfelparagraaf

1.3.6. Financiering en uitvoering programma’s

1.3.6.1. Programma’s

1.3.6.1.1. Instelling, wijziging en beëindiging

1.3.6.1.2. Beschikkingen, contracten en mandaten

1.3.6.1.3. Uitbesteding

1.3.6.1.4. Uitvoering en monitoring

1.3.6.1.5. Evaluatie

1.3.6.1.6. Twijfelparagraaf

1.3.6.1.7. Afbouwregeling

1.3.6.2. Macrosteun

1.3.6.2.1. Beoordeling

1.3.6.2.2. Beschikkingen en contracten

1.3.6.2.3. Verstrekking

1.3.6.2.4. Track records

1.3.6.2.5. Uitvoering en monitoring

1.3.6.2.6. Evaluatie

1.3.6.2.7. Schuldverlichting

1.3.6.3. Sectorsteun

1.3.6.3.1. Sectorverkenning en -analyse

1.3.6.3.2. Besluit

1.3.6.3.3. Beschikkingen, contracten en mandaten

1.3.6.3.4. Monitoring

1.3.6.3.5. Evaluatie

1.3.7. Financiering organisaties

1.3.7.1. Vrijwillige bijdragen

1.3.7.1.1. Beoordeling

1.3.7.1.2. Uitvoering

1.3.7.1.3. Monitoring

1.3.7.1.4. Evaluatie

1.3.7.2. Vaste bijdragen

1.3.7.2.1. Onderhandeling

1.3.7.2.2. Verstrekking

1.3.8. Internationaal beleid

1.3.8.1. Internationale verdragen

1.3.8.1.1. Onderhandeling

1.3.8.1.2. Tekst en toelichting

1.3.8.1.3. Voorleggen Ministerraad

1.3.8.1.4. Voorleggen Staten-Generaal

1.3.8.1.5. Bekendmaking

1.3.8.1.6. Ondertekening

1.3.8.1.7. Depositaris

1.3.8.2. Kandidaturen

1.3.8.2.1. Nederlandse kandidaten

1.3.8.2.2. Buitenlandse kandidaten

1.3.8.2.3. Nederland als kandidaat

1.3.8.2.4. Derde land als kandidaat

1.3.8.3. Nationale uitvoering van internationaal beleid

1.3.8.4. Organisatie internationale conferenties

1.3.9. Economische en culturele belangenbehartiging

1.3.9.1.Producten ontwikkelingslanden

1.3.9.2. Economische belangenbehartiging

1.3.9.3. Culturele belangenbehartiging

1.3.10. Coördinatie volkenrecht

1.3.10.1. Volkenrecht

1.3.10.2. Richtlijnen Europees recht

1.3.10.3. Advisering Europese wet- en regelgeving

1.4. Formele betrekkingen onderhouden

1.4.1. Formele betrekkingen onderhouden algemeen

1.4.1.1. Herdenking mijlpalen

1.4.2. Buitenlandse vertegenwoordigingen en instellingen

1.4.2.1. Ondersteuning

1.4.2.2. Administratie

1.4.3. Bezoeken

1.4.3.1. Organisatie

1.4.3.2. Advisering staatsbezoeken

1.4.3.3. Uitgaande bezoeken

1.4.3.4. Inkomende bezoeken

1.4.4. Protocol

1.4.4.1. Agrément

1.4.4.2. Decoraties

1.4.4.3. Felicitaties e.d.

1.4.5. Diplomatieke belangenbehartiging voor derde landen

1.4.5.1. Besluit

1.4.5.2. Uitvoering

1.4.6. Diplomatieke belangenbehartiging voor Nederland

1.4.6.1. Besluit

1.4.6.2. Uitvoering

1.5. Dienstverlening

1.5.1. Consulaire dienstverlening

1.5.1.1. Consulair-maatschappelijke taken

1.5.1.2. Consulair-juridische taken

1.5.1.3. Legalisatie en verificatie

1.5.1.4. Burgelijke stand e.d.

1.5.1.5. WUV/oorlogsgetoffenen

1.5.2. Personenverkeer

1.5.2.1. Paspoortwet

1.5.2.2. Vreemdelingen- en visumwet

1.5.2.3. Ambtsberichten asiel

1.5.2.4. Hervestigingsprogramma

1.5.2.5. Reisadviezen

1.5.2.6. Rampenbestrijding

1.5.2.7. Bestrijding documentfraude

1.5.2.8. Visumbeleid en buitenlandse beleid

1.5.2.9. Asielbeleid derden

1.6. Structureel overleg

1.6.1. Internationaal overleg algemeen

1.6.1.1. Internationaal overleg

1.6.1.2. Voorzitterschap internationale organisaties

1.6.1.3. Internationale werkgroepen

1.6.2. Europees overleg

1.6.2.1. IGC en Europese Raad

1.6.2.2. High level groepen en Raad van Ministers

1.6.2.3. Europese Commissie

1.6.2.4. Raadswerkgroepen

1.6.2.5. Expertgroepen EU

1.6.2.6. Ad hoc organen EU

1.6.2.7. Raadgevende, beheers- en reglementeringscomités

1.6.2.8. Coördinatie EU

1.6.2.9. Voorzitterschap EU

1.6.2.10. Voorzitterschap Raadswerkgroepen

1.6.2.11. Voorzitterschap Europese gremia

1.6.2.12. Voorzitterschap minder draagkrachtige landen

1.6.3. Nationaal overleg

1.6.4. Maatschappelijke vertegenwoordigingen en bedrijfsleven

1.6.5. Nationale commissies

1.6.5.1. Instelling

1.6.5.2. Benoeming leden

1.6.5.3. Adviezen

1.6.5.3.1. Aanvragen en reacties adviezen

1.6.5.4. Faciliteiten

1.6.6. Interdepartementaal overleg

1.6.6.1. Interdepartementale commissies

1.6.6.2. Interdepartementale commissies (secretariaat)

1.6.7. Departementaal overleg

1.7. Verantwoording

1.7.1. Parlementaire behandeling – plenair

1.7.1.1. Kamervragen

1.7.1.2. Begroting

1.7.1.3. Enquêtes en onderzoeken

1.7.2. Parlementaire behandeling – commissies

1.7.2.1. Algemeen overleg

1.7.2.2. Nota-overleg

1.7.2.3. Wetgevingsoverleg

1.7.2.4. Procedurevergadering

1.7.3. Nationale Ombudsman (Klachtencoördinatie)

1.7.4. Procesvoering

1.7.4.1. Nationale rechter

1.7.4.1.1. Bezwaarschriften

1.7.4.2. Internationale tribunalen

1.7.4.3. Europees recht

1.7.4.3.1. Richtlijnen Europees recht

1.7.4.3.2. Advisering Europese wet- en regelgeving

1.7.4.4. Geschillenbeslechting Koninkrijk (Arbitrage)

1.7.4.5. Buitenlandse gerechtshoven

1.7.4.5.1. Schadevergoedingen oorlogswandaden en nationalisaties

1.7.4.5.2. Schadevergoedingen onrechtmatig handelen

1.7.4.6. Advisering derden

1.7.5. Burgerbrieven

1.7.6. WOB

1.7.7. Informeren derden

1.7.7.1. Informeren derden algemeen

1.7.7.2. Voorlichting derden

1.7.7.3. Voorlichting posten

1.7.8. Informeren departementsleiding

1.7.9. Periodieke verslagen

4.4. Toelichting

In het onderstaande wordt een toelichting gegeven op de hoofdindeling van de werkprocessen van BZ en worden de belangrijkste handelingen groepsgewijs kort besproken.

In de procesclassificatie wordt een onderscheid gemaakt in de primaire (beleids-) en secundaire (ondersteunende) processen van BZ en Ontwikkelingssamenwerking. In deze selectielijst zijn alleen handelingen opgenomen die betrekking hebben op primaire processen. Handelingen op het gebied van ondersteunende processen, zoals personeel, financieel-administratieve aangelegenheden, bibliotheek en documentatie en gebouwenbeheer komen in andere selectielijsten aan de ordeDe procesclassificatie zal binnen BZ ook worden gebruikt voor de secundaire processen. Vandaar dat daar in de nummering rekening mee is gehouden, door de categorieën in het primaire proces als eerste nummer een 1 toe te kennen; de secundaire zullen vooraf worden gegaan door het cijfer 2.. Processen die op het snijvlak liggen van beleid en ondersteuning zijn opgenomen voor zover ze beleidsmatig van aard zijn. Zo zijn voor een deel van de juridische functie en voor voorlichting handelingen opgenomen in deze selectielijst.

De werkterreinen van de primaire processen van BZ zijn thematisch of geografisch bepaald. Het werkterrein wordt in de eerste plaats bepaald door de personen en organisaties waarmee BZ rechtstreeks in contact treedt. Voor BZ zijn dit:

• – Op de geografisch bepaalde werkterreinen: regeringen van landen die bilateraal en multilateraal optreden;

• – Op de thematisch bepaalde werkterreinen: thematisch gerichte internationale gouvernementele organisaties en nationale en internationale niet-gouvernementele organisaties.Omdat in een groot aantal gevallen de invalshoek van het thema en de invalshoek van een internationale organisatie samenvallen (bijvoorbeeld de NAVO en veiligheidsvraagstukken en de verschillende thema’s van de gespecialiseerde VN-organisaties) worden hier niet apart, als derde type, de door een internationale organisatie bepaalde werkterreinen onderscheiden, en worden de twee uitzonderingen (het werkterrein van de Europese Unie en dat van de VN) als thematisch bepaald werkterrein beschouwd. (Herijkingsnota 1995, pp. 40-41).

1.1. Kennisontwikkeling

De werkprocessen van BZ zijn kennisintensief. De opbouw van kennis en het ontwikkelen van visie op een bepaald thema, forum, land of regio is een wezenlijke taak van elk dienstonderdeel. Het verzamelen en vastleggen van deze informatie wordt daarom als het afzonderlijke bedrijfsproces kennisontwikkeling aangemerkt.Informatie-Atlas 1996.

1.2. Beleidsontwikkeling

Beleidsontwikkeling kan worden gedefinieerd als het nemen van beslissingen (de besluitvorming) over de inhoud van een beleid, waarbij mede het kiezen en specificeren van de doeleinden, de middelen en de tijdstippen worden inbegrepen. Beleidsontwikkeling is een proces dat binnen de primaire processen van BZ op verschillende niveaus plaatsvindt. In deze selectielijst is een onderscheid gemaakt tussen het beleid op hoofdlijnen, waarin veelal voor een lange periode de richting, doeleinden en middelen worden bepaald. Meestal wordt beleid op dit niveau weergegeven in beleidsnota’s die aan de Tweede Kamer worden voorgelegd.

Tijdens het proces van beleidsontwikkeling voeren betrokken actoren op het beleidsterrein overleg (onder meer met andere departementen, in onderraden van de Ministerraad, maatschappelijke organisaties, bedrijfsleven, maar ook bilaterale partners). Ook het opstellen van de Memorie van Toelichting, aangenomen moties en gedane toezeggingen worden tot beleidsontwikkeling gerekend.

Naast het beleid op hoofdlijnen voor een bepaald thema, forum, land of regio worden ook in specifieke situaties doeleinden, middelen en tijdstippen bepaald en vindt, volgens de gegeven definitie, beleidsontwikkeling plaats. In de selectielijst is deze handeling benoemd als ‘het voorbereiden en vaststellen van de positie van Nederland in relatie tot andere landen of internationale vraagstukken naar aanleiding van ad-hocgebeurtenissen.’ Het voorbereiden, wijzigen, of intrekken van wet- en regelgeving op het beleidsterrein wordt ook tot beleidsontwikkeling gerekend.

Als het Ministerie van BZ een bijdrage levert aan bijvoorbeeld een vergadering van een orgaan van de VN wordt dit gezien als beleidsuitvoering. Het standpunt dat wordt ingenomen en uitgedragen zal immers veelal gebaseerd zijn op eerder vastgesteld beleid.

Advisering Regering

Het informeren en adviseren van de regering.

Deze categorie omvat:

• – Met name het informeren van de Minister-president, diverse onderraden en Ministeriële commissies over (inter-)nationale ontwikkelingen en het Nederlands buitenlands en ontwikkelingsbeleid. Het gaat hierbij om het (eenzijdig) verstrekken van een toelichting op het beleid;

• – Het adviseren van andere departementen over onderwerpen die primair op het terrein van andere departementen liggen, maar waar BZ en Ontwikkelingssamenwerking vanuit hun perspectief over adviseren (bijvoorbeeld over wapenexport). Soms gaat het ook over onderwerpen waarvoor de Minister van BZ of voor Ontwikkelingssamenwerking medeverantwoordelijk is (bijvoorbeeld het buitenlands cultuurbeleid of uitzending van troepen voor vredesmissies);

• – Het adviseren van het Kabinet van de Koningin over staatsbezoeken;

• – Het adviseren van de Ministerraad of rijksMinisterraad over onderwerpen die niet door BZ of Ontwikkelingssamenwerking zijn ingebracht. (Een voorbeeld hiervan is het onder de aandacht brengen van gevolgen van voorstellen van de Minister van Financiën op het gebied van fiscale regelgeving voor ambtenaren die in het buitenland zijn geplaatst).

1.3. Beleidsuitvoering

Beleidsuitvoering is een omvangrijke categorie. Het gaat in het algemeen om het inzetten van een of meer beleidsinstrumenten in concrete, specifieke situaties. Deze beleidsinstrumenten kunnen zeer uiteenlopend zijn.

Formatie organisatieonderdelen

Dit heeft betrekking op het wijzigen van de organisatie door middel van reorganisatie, verzelfstandiging van onderdelen en het overhevelen van taken. Deze handelingen vallen onder het BSD Organisatie Rijk.

Themavoering

Themavoering is een term die binnen BZ veel wordt gebruikt. Er vallen diverse activiteiten onder die deels intern zijn gericht. De belangrijkste hiervan zijn: het ontwikkelen van kennis over een bepaald thema op het beleidsterrein van BZ of OS en ervoor zorgen dat die kennis wordt verspreid binnen het departement (directies en posten). Daarnaast is het van belang ervoor te zorgen dat posten en maatschappelijke organisaties aandacht en geld besteden aan zo’n thema. Verder hoort ook de verantwoordelijkheid voor de coördinatie van het budget tot de activiteiten.

Financiering en uitvoering projecten

Hieronder valt het uitvoeren van het beleid d.m.v. het proces van geldoverdracht en het uitvoeren van een project. De volgende onderverdeling kan worden aangebracht:

Projecten

Projecten zijn overwegend te vinden op het gebied van Ontwikkelingssamenwerking, maar ook BZ maakt gebruik van projecten om beleidsdoelen te realiseren. In het begin van de onderzoeksperiode (1990–1996) voerden ambassades nog projecten uit in eigen beheer in samenwerking met beleidsdirecties. Inmiddels komt dit vrijwel niet meer voor.

Beleidsuitvoering door middel van een project omvat een van tevoren als tijdelijk bepaalde activiteit op basis van een projectplan. Het project kan eenvoudig of complex en van korte of lange duur zijn.

Voorbeelden

Het verstrekken van financiële bijdragen aan het Hubert Balsfonds (met name gericht op het ondersteunen van scriptontwikkeling door auteurs uit ontwikkelingslanden).

Financiering programma’s

Programma’s zoals hier wordt bedoeld, worden met programmafinancieringsovereenkomsten uitbesteed aan organisaties (bijvoorbeeld het medefinancieringsprogramma aan Oxfam Novib, Hivos en dergelijke of het programma Hoger Onderwijs aan de Nuffic). Ontwikkelingssamenwerking stelt het doel van het programma vast en de criteria waaraan aanvragen moeten voldoen (het beleidskader) en volgt de voortgang en uitvoering van het programma op enige afstand met periodiek overleg en op basis van rapportage door de uitvoerende organisatie.

Twijfelparagraaf

In programmafinancieringsovereenkomsten wordt vaak een bepaling opgenomen dat activiteiten waarvan wordt voorgesteld die te financieren niet strijdig mogen zijn met het Nederlands buitenlands beleid. Als hierover twijfel bestaat, dienen deze voorstellen eerst aan het departement te worden voorgelegd voor een toetsing. Dit is de zogenaamde twijfelparagraaf.

Programmahulp

Beleidsuitvoering door middel van het financieren van een programma is een vorm van financiering op basis van een programma van de ontvanger waarmee de gever instemt. Dit betekent dat niet een specifieke activiteit van de ontvanger wordt gefinancierd maar een al dan niet nader gespecificeerde reeks van activiteiten die voldoen aan de voorwaarden die in het programma zijn vastgelegd.

Binnen de Nederlandse ontwikkelingssamenwerking is programmahulp een verzamelnaam voor alle hulpbijdragen die beschikbaar worden gesteld voor algemene, niet projectmatige, financiële ondersteuning van het ontwikkelingsbeleid en de ontwikkelingsprogramma’s van een land (conform een definitie van OESO/DAC). Deze financiering via de begroting van het ontvangende land kent twee vormen: (niet-geoormerkte) macrosteun en (geoormerkte) sectorsteun.

Macrosteun

Het uitvoeren van het beleid door het geven van macrogeoriënteerde programmahulp (macrosteun) Macrosteun heeft betrekking op programmahulp die niet voor individuele sectoren of projecten wordt gegeven en omvat in de praktijk begrotingssteun, betalingsbalanssteun, en cofinanciering van programma’s op multisectoraal of sectoroverstijgend niveau. Macrosteun kan structureel of incidenteel zijn.Landenbeleid structurele bilaterale hulp 2001 (Tweede Kamer der Staten-Generaal, vergaderjaar 2000–2001, 26433).

Voorbeelden

• – Schuldverlichting

• – (Co-)financiering van sectoroverstijgende hervormingen

• – Algemene begrotingssteun

Sectorsteun

Sectorsteun (sinds 1998 in de vorm van de zogenaamde sectorale benadering) is het uitvoeren van het beleid door het geven van sectorgeoriënteerde programmahulp. Bij sectorgeoriënteerde programmahulp geeft het ontvangende land aan welke sectoren hulpbehoevend zijn (vraaggestuurde benadering). De donorlanden bieden vervolgens gezamenlijk ondersteuning aan deze sectoren via de begroting van het ontvangende land (zogenaamde on-budgetsteun). Zodoende ligt de eindverantwoordelijkheid (ownership) van formulering en uitvoering van het beleid bij de overheid van het ontvangende land. In principe sluit men ook aan bij het controlesysteem van deze overheid. Indien dit systeem afwezig is, zoals in veel ontvangende landen, zet men (vaak nog in de vorm van projecten) zo’n systeem op.

Voorbeelden

• – Sectorale programmahulp voor de onderwijssector in Mali

• – Char Development and Settlement Project (CDSP) in Bangladesh, gericht op kustontwikkeling, steunt programma’s voor integraal kustbeheer die zorgen voor meer veiligheid en minder armoede

Schuldverlichting

Schuldverlichting kan in bilateraal of multilateraal verband. Multilateraal gebeurt dit via de Club van Parijs. Bilaterale schuldverlichting komt nog maar sporadisch voor. In het begin van de jaren negentig gebeurde dit meer.

Financiering organisaties

Onder deze noemer vallen zowel vrijwillige bijdragen aan Nederlandse maatschappelijke organisaties in de vorm van instellingssubsidiesBij een instellingssubsidie besluit het ministerie dat het doel van een (thematische) organisatie dermate overeenkomt met één van de doelstellingen van het ontwikkelingssamenwerkingsbeleid, dat geen subsidie wordt verstrekt voor de uitvoering van een of meer programma(´s) van zo´n organisatie, maar dat de gehele organisatie voor een bepaalde periode wordt gesubsidieerd. als vrijwillige bijdragen aan internationale organisaties in multilateraal verband (VN-organisaties: WHO, ILO en dergelijke). Deze activiteit omvat de financiering van een organisatie waarvan de activiteiten bijdragen aan de uitvoering van het Nederlandse beleid. De organisaties kunnen van uiteenlopende aard zijn: multilaterale instellingen, particuliere ontwikkelingshulporganisaties, enzovoort. Ook de juridische grondslag kan van uiteenlopende aard zijn: de Nederlandse subsidiewetgeving, een internationaal verdrag, enzovoort. De werkprocessen die hieraan verbonden zijn kunnen ook uiteenlopend zijn wat de complexiteit en betrokken factoren betreft, maar bestaan in het algemeen uit het ontvangen van een aanvraag tot financiering, het periodiek beoordelen van (de uitvoering van) de aanvragen en het toekennen of weigeren van de financiering. Ook de aard van de financiering kan uiteenlopen: van vaste en vrijwillige bijdragen aan instellingen waarvan Nederland lid is tot subsidiëring van een medefinancieringsorganisatie.

Voorbeeld

Het betalen van de contributies aan internationale organisaties (gewoonlijk wordt de hoogte daarvan vastgelegd in het ontstaansverdrag van zo’n organisatie).

Vaste bijdragen

Het uitvoeren van het beleid door het financieren van een organisatie met vaste bijdragen.

Vrijwillige bijdragen

Het uitvoeren van het beleid door het financieren van een organisatie met vrijwillige bijdragen.

Voorbeeld

De Nederlandse vrijwillige bijdrage voor UNAIDS.

Afbouw- en overgangsregelingen

De geldoverdracht kan om allerlei redenen worden beëindigd. De mensenrechtensituatie, corruptie, de veranderende economische situatie, veranderende programma’s of een strategische beperking van het aantal landen waarmee Nederland een ontwikkelingsrelatie onderhoudt, kunnen daarbij een rol spelen. Vanwege deze diversiteit worden er ook diverse afbouw- en overgangsregelingen toegepast.

Internationaal beleid

Het inbrengen van het Nederlandse standpunt in een internationaal forum. Dit proces behelst het leveren van een bijdrage aan de beleidsontwikkeling van een internationale organisatie. Het Nederlandse standpunt dat wordt ingebracht, is gebaseerd op Nederlands beleid. Aangezien dit Nederlandse beleid geacht wordt al geformuleerd te zijn, is het inbrengen van het Nederlandse standpunt vanuit BZ bezien beleidsuitvoering.

Voorbeelden

• – Coördinatie internationaal milieubeleid

• – Coördinatie nationale inbreng in EU-regelgeving en EU-raden

• – Coördinatie Nederlandse inbreng in de milieupoot van de OESO

• – Beleidsbeïnvloeding van de VN-instellingen om de hoofddoelstellingen van het Nederlands beleid te realiseren

• – Het initiëren van en deelnemen aan internationaal overleg om te komen tot donorharmonisatie

Internationale verdragen

Het inbrengen van het Nederlands standpunt in de onderhandelingen over en het zorg dragen voor de ratificatie van een internationaal verdrag. Overleggen en onderhandelen over internationale verdragen en overeenkomsten draagt bij aan het tot stand komen van internationale wetgeving. Hieronder valt ook het toezien op de implementatie van internationale verdragen in de Nederlandse wetgeving.

Voorbeeld

Het onderhandelen over en het zorg dragen voor de ratificatie van internationale verdragen.

Kandidaturen

Het steun verwerven voor een Nederlandse kandidaat voor een hoge internationale post of het verlenen van steun aan een buitenlandse kandidaat voor een hoge internationale post. Nederland kan zelf ook kandidaat zijn, of steun verlenen aan een ander land voor bijvoorbeeld een lidmaatschap of rol als voorzitter.

Bij het steunen van een buitenlandse kandidaat gaat het erom de beste kandidaat benoemd te krijgen. Als er meer geschikte kandidaten zijn, spelen ook strategische motieven een rol en kan steunruil worden toegepast. (Nederland steunt land X, maar verwacht daarvoor in ruil bij komende andere verkiezingen steun voor de Nederlandse kandidaat).

Belangenbehartiging

Belangenbehartiging is een breed begrip. Het kan gaan om belangenbehartiging voor het Nederlandse bedrijfsleven (vanuit de optiek van ontwikkelingssamenwerking) en om de belangen van het bedrijfsleven uit ontwikkelingslanden; belangenbehartiging in diplomatieke zin; het behartigen van de belangen van een derde land door Nederland in het buitenland of het door een derde land laten behartigen van de belangen van Nederland in een land waar Nederland geen vertegenwoordiging heeft (hierbij gaat het onder meer om bemiddeling bij visumaanvragen).

1.4. Formele betrekkingen onderhouden

Het onderhouden van betrekkingen is nodig om de andere taken van BZ uit te kunnen voeren. Tot het onderhouden van betrekkingen behoren inhoudelijke en representatieve taken:

• – Het opstellen van politieke rapportages door Nederlandse vertegenwoordigingen in het buitenland en het opstellen van analyses daarvan;

• – Het uitvoeren van representatieve taken zoals het uitwisselen van felicitaties, condoleances en dankbetuigingen met een ander land en uitnodigingen voor officiële recepties en dergelijke;

• – Het inhoudelijk voorbereiden en coördineren van buitenlandse (staats-)bezoeken van leden van het koninklijk huis, de Minister-president, de Minister van BZ, de Minister voor Ontwikkelingssamenwerking en een Nederlandse parlementaire delegatie en van collega-bewindslieden aan Nederland en het opstellen van dossiers hiervoor;

• – Het inhoudelijk voorbereiden en verslagleggen van een bezoek van een buitenlands staatshoofd, Minister of regeringsleider;

• – Het indienen van of het beantwoorden van een verzoek om agrément voor de plaatsing van een ambassadeur. Het Verdrag van Wenen bepaalt dat voor een ambassadeur agrément moet zijn verleend en dat de ontvangende staat agrément kan weigeren.

1.5. Dienstverlening

Onder dienstverlening valt het consulaire werk en het personenverkeer.

Consulair

Het consulaire werk omvat onder meer:

• – Consulair-maatschappelijke taken: het verlenen van financiële bijstand, hulp of bemiddeling aan Nederlanders in nood in het buitenland. Het kan gaan om detentie, ziekte, ongevallen, vermissing, calamiteiten, gijzelingen, evacuaties en dergelijke;

• – Consulair-juridische taken: onder meer het vaststellen van de nationaliteit, het beoordelen van de burgerlijke staat, het verlenen van bemiddeling in geval van kinderontvoering door één van de ouders en het verlenen van bemiddeling op het terrein van de internationale rechtshulp in straf- en civiele zaken;

• – Het legaliseren en verifiëren van documenten die bestemd zijn om in Nederland te worden gebruikt;

• – Het uitoefenen van consulaire bevoegdheden op het terrein van o.a. de burgerlijke stand, het notariaat en de vrijwillige rechtspraak. Hiertoe behoort onder meer het vastleggen van rechtsfeiten in aktevorm, het beheren van de registers en het afgeven van en/of uittreksels uit de akten;

• – Het mede uitvoeren van de Wet Uitkeringen Vervolgingsslachtoffers (WUV) en andere wetten ten aanzien van oorlogsgetroffenen.

Personenverkeer

Taken op het gebied van het personenverkeer zijn onder meer:

• – Het geven van uitvoering aan de Paspoortwet en daaraan gerelateerde uitvoeringsbepalingen (het toezien op uitvoering van de Paspoortwet is primair de verantwoordelijkheid van de Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties);

• – Het geven van uitvoering aan de Vreemdelingen- en Visumwet door het beoordelen van aanvragen, het afgeven en weigeren van visa en Machtigingen voor Voorlopig Verblijf (MVV’s) en het vaststellen van richtlijnen op grond van lokale omstandigheden. Het vreemdelingenbeleid behoort primair tot de verantwoordelijkheid van de Minister van Justitie;

• – Het leveren van een bijdrage aan de bestrijding van documentfraude (door bijvoorbeeld besluitvorming over de invoering van biometrische kenmerken in documenten en de ontwikkeling van fraudebestendige stempels);

• – Het opstellen van algemene en individuele ambtsberichten die informatie geven over de noodzaak al dan niet asiel te verlenen. De Minister van Justitie gebruikt deze informatie bij de beantwoording van de vraag of in het individuele geval sprake is van reden voor toelating;

• – Het (mede) uitvoeren van het hervestigingsprogramma;

• – Het opstellen van reisadviezen en zorg dragen voor publicatie van de adviezen;

• – Het coördineren van de Nederlandse hulpactiviteiten bij internationale rampenbestrijding. Deze coördinerende rol krijgt BZ toebedeeld vanwege de internationale aspecten en de betrokken beleidssectoren, te weten consulaire en humanitaire hulpverlening. Doorgaans wordt samengewerkt met Samenwerkende Hulporganisaties, partners in het veld (bijvoorbeeld de ANWB) en andere departementen.

Protocol

Protocol wordt hier onder dienstverlening geschaard. De volgende werkzaamheden vallen onder protocol:

• – Het administratief en organisatorisch voorbereiden van in- en uitgaande officiële bezoeken van staatshoofden, regeringsleiders, Ministers en topambtenaren;

• – Het verrichten van ondersteunende werkzaamheden voor medewerkers van buitenlandse ambassades, consulaten en internationale organisaties (bijvoorbeeld het bemiddelen bij kwesties rond immuniteiten, fiscale regelingen en diplomatieke kentekenbewijzen);

• – Het beheren van administratieve gegevens over buitenlandse diplomaten en hun gezinsleden en personeelsleden die in Nederland werkzaam zijn of zijn geweest;

• – Het behandelen van verzoeken om decoraties en het registreren van toegekende decoraties.

1.6. Structureel overleg

Internationaal overleg

Het voeren van periodiek overleg in institutioneel internationaal verband (internationale fora).

De Minister van BZ is verantwoordelijk voor de eenheid van beleid bij de Nederlandse inbreng in internationale fora. Om het Nederlandse standpunt te bepalen, vindt frequent interdepartementaal overleg plaats, waarbij BZ doorgaans de rol heeft van onpartijdige voorzitter. Als het om onderwerpen gaat waarbij de eenheid van het buitenlands beleid in het geding is (wanneer diverse Nederlandse departementen tegenstrijdige belangen hebben) initieert BZ het overleg, doet zonodig compromisvoorstellen, maakt verslag van het overleg en doet een voorstel voor een instructie. Vaak speelt de Permanente Vertegenwoordiging een rol bij de uitvoering van de instructie. Bij vaktechnische onderwerpen gaat, waarbij de eenheid van het buitenlands beleid niet in het geding is, is BZ veel minder intensief betrokken.

Bij onderwerpen die de opbouw of werking van de instituties van de internationale fora betreffen of onderwerpen die specifiek betrekking hebben op buitenlandse politiek, is BZ zelf partij. Bij onderwerpen die te maken hebben met ontwikkelingssamenwerking is BZ (bij eventuele tegenstrijdige inzichten van betrokken departementen) onpartijdig voorzitter en wordt het Directoraat-Generaal Internationale Samenwerking als elk ander vakdepartement behandeld. Voor een uitgebreide beschrijving van de betrokkenheid van Buitenlandse Zaken bij Europa zie het RIO Buitenlandse Zaken Binnenstebuiten gekeerd, 1990–2005.

Voorbeelden

Overleg in:

• – VN-organisaties

• – NAVO

• – Internationale Financiële Instellingen

• – Economische overlegorganen zoals de GATT

• – Bijeenkomsten van de DAC

Europees overleg

Het voeren van periodiek overleg op Europees niveau.

De Minister van BZ is verantwoordelijk voor de eenheid van beleid bij de Nederlandse inbreng in Europa. Om het Nederlandse standpunt te bepalen, vindt frequent interdepartementaal overleg plaats, waarbij BZ gewoonlijk de rol heeft van onpartijdige voorzitter. Als het om onderwerpen gaat waarbij de eenheid van het buitenlands beleid in het geding is (wanneer diverse Nederlandse departementen tegenstrijdige belangen hebben) initieert BZ het overleg, doet zo nodig compromisvoorstellen, maakt verslag van het overleg en doet een voorstel voor een instructie. Vaak speelt de Permanente Vertegenwoordiging een rol bij de uitvoering van de instructie. Bij vaktechnische onderwerpen, waarbij de eenheid van het buitenlands beleid niet in het geding is, is BZ veel minder intensief betrokken.

Bij onderwerpen die de opbouw of werking van de instituties van de Europese Unie betreffen of buitenlandse politiek, is BZ zelf partij. Bij onderwerpen die te maken hebben met ontwikkelingssamenwerking is BZ (bij eventuele tegenstrijdige inzichten van betrokken departementen) onpartijdig voorzitter en wordt het Directoraat-Generaal Internationale Samenwerking als elk ander vakdepartement behandeld.

Voorbeelden

– Interdepartementaal overleg tussen Nederlandse vakdepartementen en BZ

– Bijeenkomsten van de Europese Raad

– Overleg van de vakdepartementen van de lidstaten

– Comité van Permanente Vertegenwoordigingen te Brussel (COREPER)

Over het Nederlandse voorzitterschap van de Europese Unie is een aparte subparagraaf opgenomen, aangezien dit specifieke taken en verantwoordelijkheden en een aparte rol met zich brengt. Een voorzitter brengt voorstellen in en stelt compromissen voor. De haalbaarheid daarvan voor de gehele gemeenschap speelt hierbij een grote rol en daarom is het soms noodzakelijk concessies te doen aan de eigen beleidsuitgangspunten.Interviews Institutioneel Onderzoek.

Structureel overleg is een vergadering die regelmatig wordt gehouden en waarin een veelheid van onderwerpen wordt behandeld. Vanwege deze twee kenmerken (regelmaat en veelheid van onderwerpen) wordt het als afzonderlijk proces onderscheiden.

Nationaal overleg

Het voeren van periodiek overleg op nationaal niveau.

Voorbeelden

• – Raad voor Europese en Internationale Aangelegenheden (REIA)

• – Bijeenkomsten Ministerraad

Maatschappelijke vertegenwoordigingen en bedrijfsleven

Nationale adviescommissies

Een nationale adviescommissie wordt ingesteld met een meer of minder specifieke opdracht. Naarmate de opdracht minder specifiek is en de commissie langer bestaat, zal die de kenmerken van structureel overleg vertonen(periodiek en over een veelheid van onderwerpen). Een nationale adviescommissie kan gevraagd en ongevraagd adviseren.

Voorbeelden

• – Staatscommissie voor de te nemen maatregelen ter bevordering der codificatie van het internationaal privaatrecht

• – Adviescommissie inzake Volkenrechtelijke vraagstukken

• – Adviescommissie Mensenrechten Buitenlands Beleid (ACM)

• – Nationale raad van advies inzake hulpverlening aan minder-ontwikkelde landen (NAR)

• – Adviesraad Internationale Vraagstukken (AIV)

Interdepartementaal overleg

Het voeren van periodiek overleg op interdepartementaal niveau. Er zijn twee varianten bij interdepartementaal overleg:

• – het Ministerie van BZ voert het secretariaat en heeft de rol van onpartijdig voorzitter;

• – het Ministerie van BZ levert een bijdrage aan het overleg maar een ander departement voert het secretariaat en is eerstverantwoordelijke.

Voorbeelden van commissies waarvan BZ het secretariaat voert:

• – Coördinatiecommissie voor Internationale Aangelegenheden (CoRIA)

• – Coördinatiecommissie Ontwikkelingssamenwerking (COCOS)

• – Coördinatiecommissie voor Europese integratie- en associatieproblemen (CoCo)

• – Interdepartementale Commissie Europees Recht (ICER)

• – Coördinatiecommissie voor Internationale Milieuvraagstukken (CIM)

• – Interdepartementale Coördinatiecommissie Minderhedenbeleid (ICM)

Departementaal overleg

Het voeren van periodiek overleg op departementaal niveau. Dit overleg is vooral gericht op de besturingsfunctie. Voorbeelden hiervan zijn werkoverleg op het niveau van een afdeling, een directie of van de secretaris-generaal met de directeuren-generaal. In alle gevallen kan het gaan om een veelheid aan onderwerpen.

1.7. Verantwoording

Hieronder volgen verschillende vormen van verantwoording afleggen aan politiek en burger. Daarnaast geldt voor Ontwikkelingssamenwerking een speciale vorm van verantwoording aan het Development Assistence Committee (DAC) van de OESO.

Parlementaire behandeling – plenair

Het behandelen van het beleid in een plenair overleg met de Kamer. Het overleg met de Staten-Generaal heeft de vorm van een plenair debat of een debat met leden van een Kamercommissie. Het plenaire overleg kent de volgende vormen: plenaire vergadering, vragenuurtje, interpellatie en regeling van werkzaamheden.

Het behandelen van Kamervragen, interpellaties en moties. De behandeling kan zowel schriftelijk als mondeling plaatsvinden.

Voorbeeld

Het behandelen van de motie van Tweede Kamerlid Hessing over de 15%-norm voor basic education.

Begroting

Het ter goedkeuring voorleggen van de begroting aan de Kamer. De Kamer heeft het recht van begroting, ofwel budgetrecht. Dit is de bevoegdheid van de Kamer om begrotingen van de departementen goed of af te keuren en om die te amenderen.Naar de Kamer 2002, 34. Handelingen die betrekking hebben op de begroting zijn opgenomen in een ander RIO (Begroting).

Het voorbereiden, wijzigen en indienen van de BZ-hoofdstukken van de rijksbegroting. In de praktijk zijn de handelingen die hierop betrekking hebben opgenomen in het BSD Rijksbegroting en niet in de selectielijst voor BZ en Ontwikkelingssamenwerking. Voor de volledigheid is deze categorie wel vermeld.

Enquêtes en onderzoeken

Het onderzoeken van het beleid in een parlementaire enquête of een parlementair onderzoek. Op basis van het recht van enquête kan de Kamer besluiten een speciale commissie in te stellen van Kamerleden uit verschillende fracties om in een bepaalde kwestie het regeringsbeleid te onderzoeken. De enquêtecommissie heeft bij wet geregelde bevoegdheden en kan onder andere getuigen onder ede horen en instanties verzoeken bewijsmateriaal af te staan.

Minder zwaar dan een formele enquête is het parlementair onderzoek. Opgeroepen getuigen staan hierbij niet onder ede en zijn niet verplicht te verschijnen.

Rapporten van onderzoeks- en enquêtecommissies worden besproken in een plenair debat, waarin de Kamer de bij het onderzoek betrokken personen en instanties – en ten slotte de verantwoordelijke bewindspersonen – politiek beoordeelt.Ibidem, 9.

Parlementaire behandeling – commissies

Het behandelen van het beleid in een overleg met een Kamercommissie. Het overleg met de Staten-Generaal heeft de vorm van een plenair debat of een debat met leden van een Kamercommissie. De meeste werkzaamheden vinden plaats in commissies. De Kamer is verdeeld in commissies die zich ieder met een bepaald beleidsterrein bezighouden. De belangrijkste commissies voor BZ zijn de vaste commissie voor BZ (sinds de herijking inclusief Ontwikkelingssamenwerking) en de Algemene Commissie voor Europese Zaken.

Overleg met Kamercommissies kent de volgende vormen: Algemeen Overleg, nota-overleg, wetgevingsoverleg en de procedurevergadering. Het Algemeen Overleg (AO) is de meest voorkomende vorm van overleg tussen bewindspersonen en commissies. Als een AO niet het gewenste resultaat oplevert, kan het worden voortgezet in een plenaire vergadering. Het verslag van het Algemeen Overleg (VAO) is dan uitgangspunt voor de plenaire voortzetting.

Algemeen overleg

Het behandelen van het beleid in een AO met een Kamercommissie. Een AO is de meest voorkomende vorm van overleg. Hier wordt over het beleid van de Minister in het algemeen gesproken of over een actueel onderwerp. Commissieleden houden hun interventies en de bewindspersonen antwoorden daarop (normaliter in twee termijnen).Ibidem, 34.

Nota-overleg

Het behandelen van het beleid in een nota-overleg met een Kamercommissie. In een nota-overleg kunnen allerlei stukken worden besproken: niet alleen nota’s, maar bijvoorbeeld ook brieven, notities en evaluaties. Het indienen van moties is hierbij mogelijk.Ibidem, 34.

Wetgevingsoverleg

Het behandelen van een wetsvoorstel in een Kamercommissie. Wetsvoorstellen worden niet in een nota-overleg besproken, maar in een wetgevingsoverleg. Bij een wetgevingsoverleg kunnen allerlei specialistische en technische details aan de orde komen. Zo kan men zich tijdens plenaire debatten concentreren op de hoofdlijnen. Een voorbeeld is het begrotingsonderzoek voorafgaand aan de (plenaire) begrotingsbehandeling.Ibidem, 35.

Procedurevergadering

Het overleggen met een Kamercommissie in een procedurevergadering. Een procedurevergadering is een soort huishoudelijke vergadering: commissies vergaderen in principe elke donderdag om werkafspraken te maken, AO’s en eventuele reizen te plannen, enzovoort.Ibidem, 35.

Nationale Ombudsman (klachtencoördinatie)

Het beantwoorden van vragen van de Nationale Ombudsman en het reageren op rapporten van de Nationale Ombudsman.

Het gaat hierbij om het informeren van de Nationale Ombudsman en een parlementaire onderzoekscommissie naar aanleiding van klachten over de gevolgen van of uitvoering van het beleid inzake Nederlands buitenlands beleid of ontwikkelingssamenwerking.

Procesvoering

Het voeren van procedures voor de nationale rechter of voor een internationaal tribunaal. BZ kan hierin Nederland of een Nederlandse onderdaan vertegenwoordigen.

Nationale rechter

Het procederen voor de nationale rechter. Het gaat hierbij om nationale procedures die worden aangespannen tegen BZ over het beleid of de uitvoering op het gebied van buitenlandse zaken of ontwikkelingssamenwerking.

Voorbeeld

Het behandelen van een bezwaarschrift van de NCDO (Nationale Commissie voor Internationale Samenwerking en Duurzame Ontwikkeling) tegen het besluit van het Ministerie van BZ om geen gehoor te geven aan een subsidieverzoek van het Medisch Comité Nederland-Vietnam.

Internationale tribunalen

Het procederen voor een internationaal tribunaal. Onderscheiden worden zaken bij het Hof van Justitie van de EG (Luxemburg), het Europees Hof voor de Rechten van de Mens (Straatsburg), het Internationaal Gerechtshof (Den Haag) en bij overige rechtelijke instanties zoals het Benelux-hof en het Joegoslavië-tribunaal.

Europees recht

Het op verzoek adviseren van andere departementen over de toepassing van Europese wet- en regelgeving. Daarnaast stelt BZ handleidingen en richtlijnen op over het Europees recht.

Geschillenbeslechting koninkrijk (arbitrage)

Het voeren van (of adviseren over) een arbitrageprocedure. Bij arbitrage moeten de strijdende partijen bij het geschil zelf een scheidsgerecht oprichten. Het meest gebruikelijke is dat iedere partij één scheidsman benoemt en dat beide scheidsmannen een derde benoemen die voorzitter is van het scheidsgerecht. In veel, vooral bilaterale verdragen, staan bepalingen over arbitrage waarin (een deel van) de rechtsprocedure is geregeld. Juristen van BZ voeren namens Nederland een dergelijk proces.

Voorbeeld

Juristen van BZ voerden namens Nederland het proces in de arbitragezaak over de IJzeren Rijn, een spoorweg die de doorgaande verbinding vormt tussen Antwerpen en Duitsland. Het gaat hierbij om het behandelen van een bezwaarschrift dat is ingediend door een externe belanghebbende naar aanleiding van een beschikking van BZ.

Buitenlandse gerechtshoven

Het ondersteunen van onderdanen met de Nederlandse nationaliteit of Nederlandse instellingen die andere staten aanspreken vanwege schade die zij hebben geleden door oorlogswandaden, nationalisaties of andere vormen van onrechtmatig handelen.

Voorbeeld

Nederland heeft bemiddeld bij het verkrijgen van materiële genoegdoening voor Nederlanders die in Japanse interneringskampen hebben geleefd.

Wob en Archiefwet

Het behandelen van informatieverzoeken op basis van de Wet openbaarheid van bestuur.

Voorbeeld

Het behandelen van een verzoek om inzage in de dossiers over de Nederlandse betrokkenheid bij de havenontwikkeling in Gaza.

Informeren derden/burgerbrieven

Het beantwoorden van vragen van en het verstrekken van inlichtingen aan individuele burgers, bedrijven en instellingen over het beleidsterrein. Ook het geven van voorlichting aan derden in binnen- en buitenland hoort hierbij. Bij het geven van voorlichting ligt het initiatief voor het verstrekken van informatie bij het departement zelf.

Als aparte handeling is onder dit kopje benoemd: het geven van aanwijzingen voor woordvoering aan Nederlandse vertegenwoordigingen over hoe het Nederlandse buitenlandse of ontwikkelingssamenwerkingbeleid toe te lichten.

Voorbeeld

Het informeren van de medefinancieringsorganisaties over het voorgestelde beleid inzake het werven van fondsen.

Informeren departementsleiding

Het informeren van de departementsleiding over het gevoerde beleid.

Periodieke verslagen

Het periodiek informeren over het gevoerde beleid.

Voorbeeld

Het uitbrengen van het blad Internationale Samenwerking

In januari 2007 is het ontwerp-BSD door het Ministerie van Buitenlandse Zaken aan de Minister van OC&W aangeboden, waarna deze het ter advisering heeft ingediend bij de Raad voor Cultuur (RvC). Van het gevoerde driehoeksoverleg over de waarderingen van de handelingen is een verslag gemaakt, dat tegelijk met het BSD naar de RvC is verstuurd. Vanaf 1 juni 2007 lag de selectielijst gedurende zes weken ter publieke inzage bij de registratiebalie van de studiezaal en op de website van het Nationaal Archief evenals op de website van het Ministerie van OCW, hetgeen was aangekondigd in de Staatscourant en in het Archievenblad.

Op 31 juli 2007 bracht de RvC advies uit [aca-2007.03984/1], hetwelk behoudens enkele tekstuele correcties geen aanleiding heeft gegeven tot wijziging van de ontwerp-selectielijst.

Daarop werd het BSD op 8 augustus 2007 door de algemene rijksarchivaris, namens de Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen, en de Minister van Buitenlandse Zaken [C/S&A/07/1334] vastgesteld.

Handelingnummer: De handelingen zijn genummerd overeenkomstig de nummering in het RIO, zodat eenduidigheid is gewaarborgd en het naast elkaar gebruiken van RIO en BSD wordt vereenvoudigd.

Handeling: Een handeling is een complex van activiteiten verricht door een actor. Deze handeling wordt verricht ter uitvoering van een taak of op basis van een bevoegdheid. Aangezien handelingen voortvloeien uit taken en bevoegdheden is het mogelijk dat een vermelde handeling in de praktijk nimmer is uitgevoerd. Dit maakt gelet op de structurele functie van een BSD evenwel niets uit. Het is immers altijd mogelijk dat een ‘lege’ handeling in de toekomst wel zal plaatsvinden.

Periode: Deze rubriek betreft in beginsel het tijdvak waarbinnen de handeling (ongeacht de frequentie) is of kan zijn uitgevoerd, gelet op de wettelijke grondslag daarvoor of gezien de gebruikte bronnen. Bij slechts eenmaal uitgevoerde handelingen kan in voorkomende gevallen uit de periode-aanduiding de duur van de handeling worden afgeleid.

Grondslag: De grondslag is de formele wettelijke basis voor het verrichten van een handeling binnen een bepaalde periode. Het betreft hier geen uitputtend overzicht van alle wet- en regelgeving op grond waarvan de handeling verricht wordt. De grondslag van een handeling kan tevens zijn een interview met een beleidsdeskundige op het desbetreffende beleidsterrein. Een lijst met geïnterviewden is opgenomen als bijlage in het RIO.

Opmerking: Zo nodig is een korte toelichting gegeven voor een beter begrip van de handeling zelf, of wordt een aanvulling verstrekt op de informatie in een andere rubriek. De rubriek is in de regel gebruikt voor een inhoudelijke toelichting op de handelingen.

Waardering: De ‘B’ staat voor ‘bewaren’, dat wil zeggen het na afloop van de wettelijke overbrengingstermijn overdragen aan het Nationaal Archief (NA) van de documentaire neerslag (ongeacht de gegevensdrager) van de handeling, in overeenstemming met de geldende archiefwettelijke bepalingen en conform de normen voor de goede en geordende staat van de Rijksarchiefdienst/PIVOT. Zie voor deze normen de brochure Om de kwaliteit van het behoud: normen goede en geordende staat (RAD/PIVOT, Ministerie van WVC, ’s-Gravenhage 1993). Bij een B-handeling is achter de selectiebeslissing aangegeven welk selectiecriterium is toegepast.

De ‘V’ staat voor ‘vernietigen (op termijn)’ oftewel ‘niet overbrengen’. Bij de desbetreffende handelingen wordt de vernietigingstermijn vermeld. Deze termijn betreft het aantal volle jaren dat dient te zijn verlopen sinds het einde van het jaar waarin een archiefbestanddeel (dossier) is afgesloten dat de neerslag van de handeling bevat, voordat tot vernietiging van dat bestanddeel wordt overgegaan. Een uitzondering hierop is gemaakt in handeling 71. Hier is een vernietigingstermijn aangegeven, die ingaat vanaf het moment dat de betreffende richtlijn is vervangen.

1.1.1. Kennisontwikkeling algemeen

1

Actor: Minister van BZ/Minister voor Ontwikkelingssamenwerking

Handeling: Het volgen van ontwikkelingen en het opdoen van kennis en vormen van ideeën

Periode: 1990–

Product: Verslagen van conferenties en themabijeenkomsten, discussiestukken die geen aanleiding geven tot nieuw beleid, folders, conferentiemappen, krantenknipsels. Ook de neerslag die het resultaat is van dienstreizen en van reizen van landenteams kan tot deze handeling behoren.

Bron: Informatieatlas 1996 (de Informatieatlas is een door de centrale directie Organisatie en Informatie opgesteld overzicht van de werkprocessen van BZ, november 1996, Ministerie van BZ).

Opmerking: De werkprocessen van BZ zijn zeer kennisintensief. De opbouw van kennis en het ontwikkelen van visie m.b.t. thema, forum, land of regio is een wezenlijke taak van elk dienstonderdeel.

Uit deze vorm van kennisontwikkeling komt geen inhoudelijke rapportage voort. Is dit wel het geval dan valt de neerslag onder de handeling betreffende het rapporteren. Voor deelname aan internationale conferenties (bijvoorbeeld conferentie in Jomtien in 1992 over onderwijs) met als doel het uitdragen van het Nederlands standpunt, zie handeling 39.

De neerslag die het resultaat is van dienstreizen en van reizen van landenteams valt in sommige gevallen binnen de categorie ‘kennisontwikkeling’ (handeling 1). Ook is het mogelijk dat dienstreizen en reizen van landenteams aanleiding geven tot rapportage, de neerslag valt dan binnen de categorie ‘rapportages en analyses’ (handeling 2). Het is eveneens mogelijk dat dergelijke reizen leiden tot de formulering van nieuw beleid, de neerslag valt dan binnen de categorie ‘beleidsontwikkeling’ (handeling 5).

Voorbeelden:

– De werkzaamheden van de ECER (expertisecentrum Europees Recht)

– Kennisvergaring (in internationaal verband) en kennisdeling door het bijwonen van bijeenkomsten en conferenties

– Het in kaart brengen van het asielbeleid van omringende landen en standpunten van betrokken organisaties (waaronder de UNHCR) binnen de kaders van bestaande verdragen (bijvoorbeeld Schengen)

– Het in samenwerking met de RAWOO (Raad voor advies voor het wetenschappelijk onderzoek in het kader van Ontwikkelingssamenwerking) organiseren van conferenties en lunchlezingen

Waardering: V 5 jaar

1.1.2. Rapportages en analyses

2

Actor: Minister van BZ/Minister voor

Ontwikkelingssamenwerking

Handeling: Het opstellen van politieke en economische rapportages

Periode: 1990–

Product: Rapportages, analyses

Bron: Functieprofiel hoofd politieke zaken van een ambassade Tweede Kamer, 1986–1987, 20 222 nr 1 (notitie over onder meer de taakinvulling van Buitenlandse Zaken uit 1987); Startnotitie: naar een nieuw Ministerie van Buitenlandse Zaken, Den Haag: Ministerie van Buitenlandse Zaken,

Opmerking: De neerslag van deze handeling bestaat uit rapportages van Nederlandse vertegenwoordigingen in het buitenland en analyses

Waardering: B (criterium 5)

1.1.3. Wetenschappelijk onderzoek

1.1.3.1. Opdracht en vaststelling

3

Actor: Minister van BZ/Minister voor Ontwikkelingssamenwerking

Handeling: Het vaststellen van de opdracht en het eindproduct van (wetenschappelijk) onderzoek en het eventueel

reageren hierop

Periode: 1990–

Product: Eindrapport, beleidsreactie

Bron: Interview

Waardering: B (criterium 2)

1.1.3.2. Onderzoek

4

Actor: Minister van BZ/Minister voor Ontwikkelingssamenwerking

Handeling: Het (laten) verrichten van (wetenschappelijk) onderzoek

Periode: 1990–

Product: Conceptrapporten, (tussentijdse) rapportages, correspondentie

Bron: Interviews

Waardering: V 10 jaar

1.2.1. Beleid

1.2.1.1. Beleid hoofdlijnen

5

Actor: Minister van BZ/Minister voor Ontwikkelingssamenwerking

Handeling: het voorbereiden, opstellen en (laten) vaststellen van de hoofdlijnen van het beleid

Periode: 1990–

Product: Beleidsnota’s, beleidsnotities, rapporten, adviezen.

Bron: Tweede Kamer, 1986–1987, 20 222 nr 1 (notitie over onder meer de taakinvulling van BZ uit 1987)

Opmerking: deze handeling omvat niet het overleg met interdepartementale commissies: zie daarvoor handelingen 8 en 9

Onder deze handeling wordt tevens verstaan:

– Het voeren van beleidsmatig overleg met de andere betrokken actoren op het beleidsterrein (het betreft actoren buiten het Ministerie) over het beleid dat zich vertaalt in een beleidsnotitie, wetgeving e.d.;

– Het voorbereiden van een standpunt over een onderwerp dat wordt ingebracht door de Minister van BZ of voor Ontwikkelingssamenwerking in de Ministerraadvergaderingen en onderraden (bijv. REIA) voor beraad en besluitvorming;

– Het voorbereiden en voeren van overleg met de Staten–Generaal;

– Het behandelen van moties en het doen van toezeggingen en rapporteren over de uitvoering ervan aan de Kamer;

– Het aanleveren van spreekpunten die betrekking hebben op het beleid aan de politieke leiding;

– Het presenteren van beleidsvoornemens ter behandeling aan de Staten-Generaal;

– het voorbereiden van een Memorie van Toelichting op de Rijksbegroting het beleidsterrein;

Voorbeelden: het opstellen van en het voorleggen aan de Staten-Generaal van de beleidsnota Onderwijs is een recht voor iedereen.

Waardering: B (criterium 1)

1.2.1.2. Wet- en regelgeving

6

Actor: Minister van BZ/Minister voor Ontwikkelingssamenwerking

Handeling: Het voorbereiden van de totstandkoming, wijziging of intrekking van wet- en regelgeving

Periode: 1990–

Product: Wet- en regelgeving

Bron: Grondwet 2002; artikel 82

Waardering: B (criterium 1)

1.2.2. Jaarplannen en -verslagen

7

Actor: Minister van BZ/Minister voor Ontwikkelingssamenwerking

Handeling: Het voorbereiden en opstellen van jaarplannen en -verslagen

Periode: 1990–

Product: Jaarplannen en -verslagen en verslagen van besprekingen en vaststellingen

Waardering: B (criterium 1)

1.2.3. Advisering regering

1.2.3.1. Informeren staatsorganen

8

Actor: Minister van BZ/Minister voor Ontwikkelingssamenwerking

Handeling: Het informeren van de Minister-president, diverse onderraden en Ministeriële commissies over internationale ontwikkelingen en het Nederlands buitenlands- en ontwikkelingsbeleid

Periode: 1990–

Product: Brieven en memo’s ter informatie

Bron: Interviews

Opmerking: In tegenstelling tot handeling 5 gaat het in deze handeling niet om beleidsmatig overleg, maar alleen om het (eenzijdig) verstrekken van een toelichting op het beleid

Waardering: B (criterium 5)

1.2.3.2. Advisering Ministerraad

9

Actor: Minister van BZ/Minister voor Ontwikkelingssamenwerking

Handeling: Het adviseren van de regering (RijksMinisterraad of Ministerraad) bij beraadslaging en besluitvorming over onderwerpen die niet door de Minister van BZ of de Minister voor Ontwikkelingssamenwerking zijn ingebracht

Periode: 1990–

Product: Ministerraadsadvisering

Bron: Grondwet 2002; artikel 45

Opmerking: Het betreft advisering inzake andere beleidsterreinen. Voorbeeld: discussie over het aftrekken van de hypotheekrente van ambtenaren van het Ministerie van BZ die tijdelijk in het buitenland wonen

Waardering: V 20 jaar

1.2.4. Beleidsinstrumenten

10

Actor: Minister van BZ/Minister voor Ontwikkelingssamenwerking

Handeling: Het ontwikkelen van instrumenten voor de uitvoering van het beleid

Periode: 1990–

Bron Informatieatlas (1996)

Product: Instellingsbesluit

Opmerking: Onder deze handeling valt bijvoorbeeld de neerslag betreffende het instellen van sectorale benadering. Het betreft de technische vormgeving van het programma (beleidsmatige vormgeving valt onder handeling 5). Een voorbeeld van technische vormgeving is: de wijze waarop de CoCa-lijst vorm wordt gegeven (de CoCa-lijst is de neerslag van een ex ante risicoanalyse die wordt opgesteld ten aanzien van de partij met welke BZ voornemens is een verplichting aan te gaan en passende beheersmaatregelen te treffen.).

Waardering: B (criterium 5)

1.2.5. Evaluatie beleid

1.2.5.1. Evaluatie beleid

1.2.5.2. Evaluaties

11

Actor: Minister van BZ/Minister voor Ontwikkelingssamenwerking

Handeling: Het evalueren van het beleid

Periode: 1990–

Product: IOV-rapporten (tot 1996), IOB-rapporten (na 1996), programma-evaluaties

Bron: Startnotitie 1995: naar een nieuw Ministerie van Buitenlandse Zaken/ – Den Haag: Ministerie van Buitenlandse Zaken

Opmerking: Onder deze handeling wordt niet verstaan de evaluatie van projecten. Dergelijke neerslag wordt geschaard onder de handelingen betreffende projecten

Waardering: B (criterium 2)

1.2.5.3. Statistieken beleidsuitvoering

12

Actor: Minister van BZ/Minister voor Ontwikkelingssamenwerking

Handeling: Het verzamelen, verwerken en verifiëren van statistische gegevens met het oog op het bewaken van effectiviteit en kwaliteit van de uitvoering van het beleid

Periode: 1990–

Product: Spreadsheets, (zeer gedetailleerde) instructies statistische gegevens, analyses, rapportage

Bron: Interview

Opmerking: Het gaat voornamelijk om de gegevens over de uitgaven aan, voortgang en resultaten van ontwikkelingssamenwerkingprojecten die Nederland heeft uitgevoerd. Het is een ondersteunende, interne handeling

Waardering: V 5 jaar

Rapportages OESO/DAC

13

Actor: Minister van BZ/Minister voor Ontwikkelingssamenwerking

Handeling: Het rapporteren over (de effectiviteit en kwaliteit van) de uitvoering van het (ontwikkelingssamenwerkings)beleid aan de OESO/DAC

Periode: 1990–

Product: DAC-rapportage

Bron: Interview (en reglement DAC)

Opmerking: Rapportage aan de OESO/DAC moet aan speciale richtlijnen voldoen wat betreft inhoud en format van de rapportage

Waardering: B (criterium 2)

Peer reviews OESO/DAC

14

Actor: Development Assistance Committee (DAC) van de OESO

Handeling: Het periodiek opstellen van een peer review voor het evalueren van de uitvoering van het Nederlandse ontwikkelingsbeleid. Peer review: in dit verband door andere landen die lid zijn van het DAC

Periode: 1990–

Product: Peer review van het DAC

Bron: Interview (en reglement DAC)

Waardering: B (criterium 2)

1.3.1. Beleidsuitvoering algemeen

1.3.1.1. Beleid ad hoc

15

Actor: Minister van BZ/Minister voor Ontwikkelingssamenwerking

Handeling: Het voorbereiden en vaststellen van het Nederlandse standpunt binnen het kader van het eerder op hoofdlijnen geformuleerde beleid

Periode: 1990–

Product: Beleidsmemoranda, beleidsnotities, adviezen, demarches

Bron: Interviews

Opmerking: Bezoek van een of meer diplomaten aan een buitenlandse regering om een belangrijke boodschap van Nederland over te brengen. Het kan gaan om:

– pogingen om een onderhandeling aan te knopen of iets gedaan te krijgen

– beleefd en discreet protesteren

Voorbeelden:

– Het adviseren van de politieke leiding om de Palestijnse Autoriteit al dan niet te ontmoeten naar aanleiding van recente gebeurtenissen;

– Het adviseren over het uitoefenen van politieke druk door (onder meer) het uitvoeren van een demarche, economische sancties, stille diplomatie;

– Het inzetten van het visumbeleid als instrument van het Nederlands buitenlands beleid;

– Het nemen van een politiek besluit over het openen of sluiten van een post.

Waardering: B (criterium 5)

1.3.2. Advisering andere departementen

16

Actor: Minister van BZ/Minister voor Ontwikkelingssamenwerking

Handeling: Het adviseren van andere departementen en Hoge Colleges van Staat

Periode: 1990–

Product: Adviezen

Waardering: V 20 jaar;

Hieronder volgen enkele vormen van advisering van andere departementen, die vanwege hun specifieke en terugkerende karakter als aparte handelingen zijn benoemd.

17

Actor: Minister van BZ/Minister voor Ontwikkelingssamenwerking

Handeling: Het adviseren van de Minister van Defensie ten aanzien van buitenlands politieke aspecten van ontwikkeling en aanschaf van nieuw defensiematerieel

Periode: 1990–

Product: Adviezen

Bron: Interviews

Waardering: V 20 jaar;

18

Actor: Minister van BZ/Minister voor Ontwikkelingssamenwerking

Handeling: Het bemiddelen inzake het afstoten van overtollig geworden Nederlands defensiematerieel

Periode: 1990–

Product: Adviezen

Bron: Interviews

Waardering: V 20 jaar;

19

Actor: Minister van BZ/Minister voor Ontwikkelingssamenwerking

Handeling: Het toetsen van vergunningaanvragen voor wapenexport op buitenlands politieke aspecten

Periode: 1990–

Product: Adviezen aan Economische Zaken

Bron: Interview

Opmerking: Het complete dossier bevindt zich bij het Ministerie van Economische Zaken. De interne afweging van BZ is niet traceerbaar in dit dossier. Daarom wordt de neerslag van deze handeling bewaard

Waardering: B (criterium 5)

20

Actor: Minister van BZ/Minister voor Ontwikkelingssamenwerking

Handeling: Het op (interdepartementaal) ambtelijk niveau voorbereiden en vaststellen van een voorstel voor Nederlandse inzet op het gebied van conflictpreventie, vredesoperaties, militaire en/of civiele samenwerking

Periode: 1990–

Product: Artikel 100 brief

Bron: Grondwet 2002; artikel 100

Opmerking: Een Artikel 100-brief wordt opgesteld samen met de Minister van Defensie

Waardering: B (criterium 1)

1.3.3. Uitvoeringskader

1.3.3.1. Instelling beleidsinstrument

21

Actor: Minister van BZ/Minister voor Ontwikkelingssamenwerking

Handeling: Het voorbereiden en vaststellen van interne richtlijnen voor de uitvoering van het beleid

Periode: 1990–

Product: Instructies

Waardering: B (criterium 5)

1.3.4. Themavoering

22

Actor: Minister van BZ/Minister voor Ontwikkelingssamenwerking

Handeling: Het voeren van overleg met organisaties om hen te bewegen aandacht en geld te besteden aan diverse thema’s

Periode: 1990–

Product: Gespreksnotities, spreekpunten, speeches en dergelijke

Bron: Interviews

Opmerking: Bijvoorbeeld de directie DDE brengt het thema maatschappelijk verantwoord onder de aandacht van posten, maar vraagt hiervoor ook aandacht van het bedrijfsleven. Onder deze handeling vallen ook lobbyactiviteiten, waarmee wordt bedoeld (poging tot) beïnvloeding van besluitvorming (binnen desbetreffende organisaties). Ook het omgekeerde kan gebeuren (een organisatie probeert het Ministerie van BZ te bewegen aandacht te besteden aan een bepaald thema) en valt onder deze handeling. Voor concrete verzoeken om financiering, zie handeling 24 t/m 48

Waardering: B (criterium 5)

1.3.4.1. Budgetten thema’s

23

Actor: Minister van BZ/Minister voor Ontwikkelingssamenwerking

Handeling: Het beheren en vaststellen van budgetten ten behoeve van thema’s

Periode: 1990–

Product: Gespreksnotities, financiële overzichten, rapportages e.d.

Bron: Interviews

Opmerking: Posten verrichten uitgaven ten behoeve van diverse thema’s. Die uitgaven worden door een themadirectie gecoördineerd om hierover eenduidig verantwoording af te kunnen leggen

Waardering: V 10 jaar

1.3.5. Financiering en uitvoering projecten

Een project omvat een van tevoren als tijdelijk bepaalde activiteit op basis van een projectplan. Het project kan eenvoudig of complex en van korte of lange duur zijn.

NB. Het gaat hierbij alleen om activiteiten op het gebied van Buitenlandse Zaken of Ontwikkelingssamenwerking; activiteiten op het gebied van PIOFACH vallen hier niet onder.

1.3.5.1. Identificatie

24

Actor: Minister van BZ/Minister voor Ontwikkelingssamenwerking

Handeling: Het identificeren van een project

Periode: 1990–

Product: Identificatiememorandum, na 1996: MT-formulier

Bron: Procedurebundel uitvoering Ontwikkelingssamenwerking en Handboek Bedrijfsvoering Buitenlandse Zaken (vanaf juni 2000 is de Procedurebundel Uitvoering Ontwikkelingssamenwerking deel gaan uitmaken van het Handboek Bedrijfsvoering Buitenlandse Zaken)

Waardering: B (criterium 5) voor projecten die worden goedgekeurd

V 10 jaar voor afwijzingen; van de afgewezen projecten wordt één op de twintig integraal bewaard (door middel van een steekproef)

1.3.5.2. Beoordeling

25

Actor: Minister van BZ/Minister voor Ontwikkelingssamenwerking

Handeling: Het beoordelen van een projectvoorstel

Periode: 1990–

Product: Beoordelingsmemorandum en projectvoorstel

Bron: Procedurebundel uitvoering Ontwikkelingssamenwerking en Handboek Bedrijfsvoering Buitenlandse Zaken

Waardering: B (criterium 5) voor projecten die worden goedgekeurd

V 10 jaar voor afwijzingen; van de afgewezen projecten wordt één op de twintig integraal bewaard (door middel van een steekproef)

1.3.5.3. Beschikkingen, contracten en mandaten

26

Actor: Minister van BZ/Minister voor Ontwikkelingssamenwerking

Handeling: Het opstellen van een beschikking, contract of mandaat (commiteren) ten aanzien van een project

Periode: 1990–

Product: Contract, (subsidie)beschikking, commiteringsbrief (incidenteel), joint financing partnership, silent partnership

Bron: Procedurebundel uitvoering Ontwikkelingssamenwerking en Handboek Bedrijfsvoering Buitenlandse Zaken

Opmerking: Contracten en mandaten en beschikkingen worden in tweevoud bewaard. De originelen blijven in een apart register en een gewaarmerkte kopieën van contracten en mandaten werden in de betreffende zaakdossiers bewaard.

Waardering: B (criterium 5)

V 30 jaar: contracten- en mandatenregister.

V 15 jaar: beschikkingeregister

1.3.5.4. Uitvoering en monitoring

27

Actor: Minister van BZ/Minister voor Ontwikkelingssamenwerking

Handeling: Het (laten) uitvoeren en monitoren van een project

Periode: 1990–

Product: Tussentijdse rapportage, financiële bescheiden, waarderingssysteem (per 2002), aanschaf projectgoederen (inclusief clearing) en informatie ove betrokken deskundigen

Bron: Procedurebundel uitvoering Ontwikkelingsamenwerking en Handboek Bedrijfsvoering Buitenlandse Zaken

Opmerking: Bij de vaststelling van de waardering is rekening gehouden met het Rapport Institutioneel Onderzoek Per slot van Rijksrekening: een institutioneel onderzoek naar het beleidsterrein beheer van de rijksbegroting over de periode 1945–1993: Rijksarchiefdienst-PIVOT nr. 15 (Den Haag, 1994). In de bijbehorende selectielijst wordt een termijn van 7 jaar gehanteerd voor financiële bescheiden. Het Ministerie van BZ is medevaststeller van deze selectielijst en heeft daarom voor deze handeling de termijn van 7 jaar overgenomen

Waardering: V 7 jaar met de volgende uitzonderingen:

– Van projecten, programma’s, programmahulp en sectorale benadering wordt van één op de twintig alle informatie (inclusief uitvoering en monitoring) bewaard; (door middel van een steekproef)

– Van projecten, programma’s, programmahulp of sectorale benadering inzake een van de concentratielanden wordt van één op de tien alle informatie (inclusief uitvoering en monitoring) bewaard; (door middel van een steekproef)

– Van projecten met een duidelijke politieke component (niet zijnde projecten die zijn gerelateerd aan ontwikkelingssamenwerking) blijft de neerslag eveneens bewaard. Het betreft voornamelijk projecten die zijn uitgevoerd in het kader van het Programma Ondersteuning Buitenlands Beleid (POBB).

1.3.5.5. Beëindiging en evaluatie

28

Actor: Minister van BZ/Minister voor Ontwikkelingssamenwerking

Handeling: Het beëindigen en evalueren van een project

Periode: 1990–

Product: Eindverslag (door uitvoerende partij), slotdocument, eindevaluatie (door Buitenlandse Zaken: objectief), financiële gegevens in informatiesystemen Midas (tot 2003) en Piramide

Bron: Procedurebundel uitvoering Ontwikkelingsamenwerking en Handboek Bedrijfsvoering Buitenlandse Zaken

Waardering: B (criterium 5)

1.3.5.6. Twijfelparagraaf

29

Actor: Minister van BZ/Minister voor Ontwikkelingssamenwerking

Handeling: Het toetsen van subsidieaanvragen in het kader van de twijfelparagraaf

Periode: 1990–

Product: Adviezen van betrokken politieke adviseurs (directies binnen Buitenlandse Zaken/Ontwikkelingssamenwerking) en eventueel verslag van overleg tussen Minister en betrokken Nederlandse organisatie, dan wel een aanwijzing

Bron: Kaderwet subsidies Ministerie van Buitenlandse Zaken (24 december 1998). Medefinancieringsovereenkomst met de desbetreffende organisaties

Waardering: B (criterium 5)

Programma’s zoals hier wordt bedoeld, worden met programmafinancieringsovereenkomsten uitbesteed aan organisaties. Er kunnen diverse activiteiten uit één programma worden gefinancierd. Ontwikkelingssamenwerking stelt het doel van het programma vast en de criteria waaraan aanvragen moeten voldoen (het beleidskader) en volgt de voortgang en uitvoering van het programma op enige afstand met periodiek overleg en op basis van rapportage door de uitvoerende organisatie.

1.3.6. Financiering en uitvoering van programma’s

Binnen de Nederlandse ontwikkelingssamenwerking is programmahulp een verzamelnaam voor alle hulpbijdragen die beschikbaar worden gesteld voor algemene, niet projectmatige, financiële ondersteuning van het ontwikkelingsbeleid en de ontwikkelingsprogramma’s van een land (conform een definitie van OESO/DAC). Deze financiering via de begroting van het ontvangende land kent twee vormen: (niet-geoormerkte) macrosteun en (geoormerkte) sectorsteun.

1.3.6.1. Programmahulp

1.3.6.1.1. Instelling, wijziging en beëindiging

30

Actor: Minister van BZ/Minister voor Ontwikkelingssamenwerking

Handeling: Het instellen, wijzigen en beëindigen van programma’s voor de financiering van activiteiten

Periode: 1990–

Product: Programma

Bron: Tweede Kamer, 1986–1987, 20 222 nr 1 (notitie over onder meer de taakinvulling van Buitenlandse Zaken uit 1987)

Waardering: B (criterium 5)

1.3.6.1.2. Beschikkingen, contracten en mandaten

31

Actor: De Minister voor Ontwikkelingssamenwerking

Handeling: Het opstellen van een beschikking, contract of mandaat ten aanzien van een programma

Periode: 1990–

Product: Commitering (incidenteel), contract, mandaatregeling, beschikking, joint financing partnership, silent partnership

Bron: Procedurebundel uitvoering Ontwikkelingssamenwerking en Handboek Bedrijfsvoering Buitenlandse Zaken

Opmerking: Contracten en mandaten en beschikkingen worden in tweevoud bewaard. De originelen blijven in een apart register en een gewaarmerkte kopieën van contracten en mandaten werden in de betreffende zaakdossiers bewaard.

Waardering: B (criterium 5)

V 30 jaar: contracten- en mandatenregister.

V 15 jaar: beschikkingeregister

1.3.6.1.3. Uitbesteding

32

Actor: Minister van BZ/Minister voor Ontwikkelingssamenwerking

Handeling: Het uitbesteden van de uitvoering van een programma

Periode: 1990–

Product: Programmafinancieringsovereenkomst

Bron: Procedurebundel uitvoering Ontwikkelingssamenwerking en Handboek Bedrijfsvoering Buitenlandse Zaken

Opmerking: Hierbij wordt het programma als geheel uitbesteed aan een derde partij. Op basis van de overeenkomst wordt periodiek overleg gevoerd met de organisatie die het programma uitvoert (MFO’s (GOM), Nuffic)

Waardering: B (criterium 5)

1.3.6.1.4. Uitvoering en monitoring

33

Actor: Minister van BZ/Minister voor Ontwikkelingssamenwerking

Handeling: Het (laten) uitvoeren en monitoren van een programma

Periode: 1990–

Product: Tussentijdse rapportage, financiële bescheiden, waarderingssysteem (per 2002), aanschaf goederen (inclusief clearing) en informatie betreffende betrokken deskundigen

Bron: Procedurebundel uitvoering Ontwikkelingssamenwerking en Handboek Bedrijfsvoering Buitenlandse Zaken

Opmerking: Bij de vaststelling van de waardering is rekening gehouden met het Rapport Institutioneel Onderzoek Per slot van Rijksrekening: een institutioneel onderzoek naar het beleidsterrein beheer van de rijksbegroting over de periode 1945–1993: Rijksarchiefdienst-PIVOT nr. 15 (Den Haag, 1994). In de bijbehorende selectielijst wordt een termijn van 7 jaar gehanteerd voor financiële bescheiden. Het Ministerie van BZ is medevaststeller van deze selectielijst en heeft daarom voor deze handeling de termijn van 7 jaar overgenomen

Onder deze handeling valt ook de neerslag van de door de Minister voor Ontwikkelingssamenwerking ingestelde Begeleidingscommissie Programma Uitzending Managers. Zie hiervoor categorie 6 van de bijlage ‘Commissies’.

Waardering: V 7 jaar met de volgende uitzonderingen:

– Van projecten, programma’s, programmahulp en sectorale benadering wordt van één op de twintig alle informatie (inclusief uitvoering en monitoring) bewaard; (door middel van een steekproef)

– Van projecten, programma’s, programmahulp of sectorale benadering inzake een van de concentratielanden wordt van één op de tien alle informatie (inclusief uitvoering en monitoring) bewaard; (door middel van een steekproef)

1.3.6.1.5. Evaluatie

34

Actor: Minister van BZ/Minister voor Ontwikkelingssamenwerking

Handeling: Het evalueren van een programma

Periode: 1990–

Product: Evaluatierapporten

Bron: Procedurebundel uitvoering Ontwikkelingssamenwerking en Handboek Bedrijfsvoering Buitenlandse Zaken

Waardering: B (criterium 5) eindrapport (en opdracht)

V 10 jaar conceptrapporten en logistiek t.a.v. de evaluatie

1.3.6.1.6. Twijfelparagraaf

Zie handeling 28

1.3.6.1.7. Afbouwregeling

35

Actor: Minister van BZ/Minister voor Ontwikkelingssamenwerking

Handeling: Het treffen van een afbouw- en overgangsregeling voor programma’s

Periode: 1990–

Product: Overeenkomsten, verslagen

Bron: Procedurebundel uitvoering Ontwikkelingssamenwerking en Handboek Bedrijfsvoering Buitenlandse Zaken

Opmerking: Dergelijke regelingen worden opgesteld als een bepaald OS-programma (in een bepaald land) wordt beëindigd en geeft concrete richtlijnen voor de afbouw ervan (afwikkeling van aangegane verplichtingen en toezeggingen)

Waardering: B (criterium 5)

1.3.6.1.8. Uitzenden personeel

36

Actor: Minister van BZ/Minister voor Ontwikkelingssamenwerking

Handeling: Het (laten) uitzenden van personeel naar ontwikkelingslanden in het kader van technische assistentie, het vrijwilligers- en deskundigen- en suppletieprogramma

Periode: 1990–

Product: Persoonsdossiers uitgezondenen, financiële bescheiden, logistiek

Opmerking: Tot het suppletieprogramma behoren onder meer uitzendingen in het kader van Personele Samenwerking Ontwikkelingslanden (PSO) en uitzendingen geïnitieerd door de Stichting Nederlandse Vrijwilligers (SNV)

Deze handeling heeft betrekking op specifieke benoemingen (waarbij overigens wel sprake is van rechtspositionele verhouding). Voor overige handelingen betreffende personeel van BZ zie selectielijst ‘P-direct’.

Waardering: V 75 jaar persoonsdossiers of V 5 na overlijden

V 10 jaar overig

1.3.6.2. Macrosteun

1.3.6.2.1. Beoordeling

37

Actor: De Minister voor Ontwikkelingssamenwerking

Handeling: Het beoordelen van een voorstel voor macrosteun

Periode: 1990–

Product: Beoordelingsmemorandum en eventueel voorstel

Bron: Procedurebundel uitvoering Ontwikkelingssamenwerking en Handboek Bedrijfsvoering Buitenlandse Zaken

Waardering: B (criterium 5) voor goedgekeurde voorstellen

V 10 jaar voor afwijzingen; van de afgewezen projecten wordt één op de twintig integraal bewaard (door middel van een steekproef)

1.3.6.2.2. beschikkingen. Contracten en mandaten

38

Actor: De Minister voor Ontwikkelingssamenwerking

Handeling: Het opstellen van een beschikking, contract of mandaat ten aanzien van macrosteun

Periode: 1990–

Product: Commitering (incidenteel), contract, mandaatregeling, beschikking, joint financing partnership, silent partnership

Bron: Procedurebundel uitvoering Ontwikkelingssamenwerking en Handboek Bedrijfsvoering Buitenlandse Zaken

Opmerking: Contracten en mandaten en beschikkingen worden in tweevoud bewaard. De originelen blijven in een apart register en gewaarmerkte kopieën van contracten en mandaten werden in de betreffende zaakdossiers bewaard.

Waardering: B (criterium 5)

V 30 jaar: contracten- en mandatenregister.

V 15 jaar: beschikkingeregister

1.3.6.2.3. Verstrekking

39

Actor: De Minister voor Ontwikkelingssamenwerking

Handeling: Het verstrekken van incidentele of structurele macrosteun

Periode: 1990–

Product: Financiële bewijsstukken, financiële gegevens in Midas (tot 2003) en Piramide

Bron: Procedurebundel uitvoering Ontwikkelingssamenwerking en Handboek Bedrijfsvoering Buitenlandse Zaken

Opmerking: Onder deze handeling wordt verstaan het overmaken van een geldelijke bijdrage aan de begroting van een ontwikkelingsland. Bij de vaststelling van de waardering is rekening gehouden met het Rapport Institutioneel Onderzoek Per slot van Rijksrekening: een institutioneel onderzoek naar het beleidsterrein beheer van de rijksbegroting over de periode 1945–1993: Rijksarchiefdienst-PIVOT nr. 15 (Den Haag, 1994). In de bijbehorende selectielijst wordt een termijn van 7 jaar gehanteerd voor financiële bescheiden. Het Ministerie van BZ is medevaststeller van deze selectielijst en heeft daarom voor deze handeling de termijn van 7 jaar overgenomen

Waardering: V 7 jaar met de volgende uitzonderingen:

– Van projecten, programma’s, programmahulp en sectorale benadering wordt van één op de twintig alle informatie (inclusief uitvoering en monitoring) bewaard; (door middel van een steekproef)

– Van projecten, programma’s, programmahulp of sectorale benadering inzake een van de concentratielanden wordt van één op de tien alle informatie (inclusief uitvoering en monitoring) bewaard; (door middel van een steekproef)

1.3.6.2.4. Track records

40

Actor: De Minister voor Ontwikkelingssamenwerking

Handeling: Het opstellen van een track record voor het bepalen van een financieringsmodaliteit

Periode: 1998–

Product: Track record

Bron: Procedurebundel uitvoering Ontwikkelingssamenwerking en Handboek Bedrijfsvoering Buitenlandse Zaken

Opmerking: In 1994/5 werd het instrument track record door het DGIS voor het eerst in gebruik genomen voor de beoordeling of een land al dan niet in aanmerking kwam voor macrosteun. Later werd het gebruik van het instrument uitgebreid en werd aan de hand van een track record beoordeeld voor welke financieringsmodaliteit een ontwikkelingsland in aanmerking kwam. Programmahulp, waar mogelijk begrotingssteun, was de meest gewenste hulpvorm. Programmahulp was minder geoormerkt dan projecthulp en tracht meer aan te sluiten bij zowel het eigen beleid als de begroting of begrotingsprocessen van het land zelf (d.i. alignment)

Zoals in Aan Elkaar Verplicht (AEV) is vermeld, vindt de uitvoering van bilaterale ontwikkelingssamenwerking plaats op basis van een flexibele inzet van hulpmodaliteiten, waarbij steeds per land wordt afgewogen wat de meest effectieve inzet is. Dit track record speelt bij deze afweging een bepalende rol. Programmahulp, waar mogelijk begrotingssteun, is hierbij de meest gewenste hulpvorm

Waardering: B (criterium 5)

1.3.6.2.5. Uitvoering en monitoring

41

Actor: De Minister voor Ontwikkelingssamenwerking

Handeling: Het (laten) uitvoeren en monitoren van programmahulp

Periode: 1990–

Product: Tussentijdse rapportage, financiële bescheiden, waarderingssysteem (per 2002), aanschaf goederen (inclusief clearing) en informatie betreffende betrokken deskundigen.

Bron: Procedurebundel uitvoering Ontwikkelingssamenwerking en Handboek Bedrijfsvoering Buitenlandse Zaken

Opmerking: Bij de vaststelling van de waardering is rekening gehouden met het Rapport Institutioneel Onderzoek Per slot van Rijksrekening: een institutioneel onderzoek naar het beleidsterrein beheer van de rijksbegroting over de periode 1945–1993: Rijksarchiefdienst-PIVOT nr. 15 (Den Haag, 1994). In de bijbehorende selectielijst wordt een termijn van 7 jaar gehanteerd voor financiële bescheiden. Het Ministerie van BZ is medevaststeller van deze selectielijst en heeft daarom voor deze handeling de termijn van 7 jaar overgenomen

Waardering: V 7 jaar met de volgende uitzonderingen:

– Van projecten, programma’s, programmahulp en sectorale benadering wordt van één op de twintig alle informatie (inclusief uitvoering en monitoring) bewaard; (door middel van een steekproef)

– Van projecten, programma’s, programmahulp of sectorale benadering inzake een van de concentratielanden wordt van één op de tien alle informatie (inclusief uitvoering en monitoring) bewaard; (door middel van een steekproef)

1.3.6.2.6. Evaluatie

42

Actor: De Minister voor Ontwikkelingssamenwerking

Handeling: Het evalueren van programmahulp

Periode: 1990–

Product: Evaluatierapporten

Bron: Procedurebundel uitvoering Ontwikkelingssamenwerking en Handboek Bedrijfsvoering Buitenlandse Zaken

Waardering: B (criterium 5) eindrapport (en opdracht)

V 10 jaar conceptrapporten en logistiek t.a.v. de evaluatie

1.3.6.2.7. Schuldverlichting

43

Actor: De Minister voor Ontwikkelingssamenwerking

Handeling: Het verlichten van de bilaterale schulden van ontwikkelingslanden

Periode: 1990–1997

Product: Financiële bewijsstukken, verslagen, beoordelingen

Bron: Programmahulpbrief 2003 (DVF/AS, 26 april 2004) DVF/AS/beleid (isn: 854163)/Kenmerk: DVF/AS-062/04

Opmerking: Tot 1997, toen de Procedurebundel Ontwikkelingssamenwerking verscheen, geschiedde de verlichting van bilaterale Ontwikkelingssamenwerkingschulden voornamelijk op ad-hocbasis: elk besluit tot het verlenen of verlengen van schuldverlichting werd door de Minister persoonlijk genomen of bekrachtigd (‘schuldengesprekken’). Bilaterale schuldverlichting waartoe bilateraal wordt besloten, vindt vandaag de dag nog slechts sporadisch plaats. Vrijwel altijd wordt in multilateraal verband, in de Club van Parijs, over schuldverlichting – ook van bilaterale schulden – besloten. De besluitvormingscyclus is dan niet van toepassing. De neerslag die hieruit voortkomt, wordt ondervangen door de andere handelingen betreffende financiële steunverlening, en structureel overleg. Bij de vaststelling van de waardering is rekening gehouden met het Rapport Institutioneel Onderzoek Per slot van Rijksrekening: een institutioneel onderzoek naar het beleidsterrein beheer van de rijksbegroting over de periode 1945–1993: Rijksarchiefdienst-PIVOT nr. 15 (Den Haag, 1994). In de bijbehorende selectielijst wordt een termijn van 7 jaar gehanteerd voor financiële bescheiden. Het Ministerie van BZ is medevaststeller van deze selectielijst en heeft daarom voor deze handeling de termijn van 7 jaar overgenomen

Waardering: B criterium 5

V 7 jaar financiële stukken

1.3.6.3. Sectorsteun

1.3.6.3.1. Sectorverkenning en analyse

44

Actor: De Minister voor Ontwikkelingssamenwerking

Handeling: Het verkennen en analyseren van een sector

Periode: 1998–

Product: (Voorlopige) sectoranalyse, COCA-lijst

Bron: Interviews en Procedurebundel uitvoering Ontwikkelingssamenwerking en Handboek Bedrijfsvoering Buitenlandse Zaken

Opmerking: Onder deze handeling wordt verstaan het voeren van overleg met het betrokken ontwikkelingsland, de donoren en de maatschappelijke organisaties. Daarnaast worden voor deze analyse bestaande beleidsdocumenten en studies gebruikt. Onder deze handeling valt ook het maken van een inschatting van een organisatie als samenwerkingspartner door het invullen van de COCA-lijst

Waardering: B (criterium 5)

1.3.6.3.2. Besluit

45

Actor: De Minister voor Ontwikkelingssamenwerking

Handeling: Het besluiten over de vorm en duur van de ondersteuning van een sector

Periode: 1998–

Product: Sector- of uitvoeringsplan

Bron: Interviews

Waardering: B (criterium 5)

1.3.6.3.3. Beschikkingen, contracten en mandaten

46

Actor: De Minister voor Ontwikkelingssamenwerking

Handeling: Het opstellen van een beschikking, contract of mandaat ten aanzien van sectorsteun

Periode: 1990–

Product: Commitering (incidenteel), contract, mandaatregeling, beschikking, joint financing partnership, silent partnership

Bron: Procedurebundel uitvoering Ontwikkelingssamenwerking en Handboek Bedrijfsvoering Buitenlandse Zaken

Opmerking: Contracten en mandaten en beschikkingen worden in tweevoud bewaard. De originelen blijven in een apart register en een gewaarmerkte kopieën van contracten en mandaten werden in de betreffende zaakdossiers bewaard.

Waardering: B (criterium 5)

V 30 jaar: contracten- en mandatenregister.

V 15 jaar: beschikkingeregister

1.3.6.3.4. Monitoring

47

Actor: De Minister voor Ontwikkelingssamenwerking

Handeling: Het monitoren van de uitvoering van sectorsteun

Bron: Interviews en Procedurebundel uitvoering Ontwikkelingssamenwerking en Handboek Bedrijfsvoering Buitenlandse Zaken

Periode: 1998–

Product: Sector- of uitvoeringsplan

Opmerking: Onder deze handeling wordt verstaan het overleggen met de regering van het ontwikkelingsland; het (halfjaarlijks) bijstellen en vernieuwen van de afspraken met de gezamenlijke partners over de uitvoering; het bijstellen van sectorplan en -analyse (elke drie jaar)

Waardering: V 20 jaar met de volgende uitzonderingen:

– Van projecten, programma’s, programmahulp en sectorale benadering wordt van één op de twintig alle informatie (inclusief uitvoering en monitoring) bewaard; (door middel van een steekproef)

– Van projecten, programma’s, programmahulp of sectorale benadering inzake een van de concentratielanden wordt van één op de tien alle informatie (inclusief uitvoering en monitoring) bewaard; (door middel van een steekproef)

1.3.6.3.5. Evaluatie

48

Actor: De Minister voor Ontwikkelingssamenwerking

Handeling: Het evalueren van sectorsteun

Periode: 1990–

Product: Evaluatierapporten

Bron: Procedurebundel uitvoering Ontwikkelingssamenwerking en Handboek Bedrijfsvoering Buitenlandse Zaken

Waardering: B (criterium 5) eindrapport (en opdracht)

V 10 jaar conceptrapporten en logistiek t.a.v. de evaluatie

1.3.7. Financieren van een organisatie in de vorm van vrijwillige contributie of een verdragscontributie

Vrijwillige bijdrage: een bijdrage aan de algemene middelen (core funding) van een (vaak regionaal of wereldwijd) programma van een internationale organisatie. Neemt de vorm aan van instellingssubsidie; een mandaatregeling; of programmafinanciering.

Verdragscontributie: bijdragen in het kader van verplichtingen voortvloeiende uit verdragen met internationale instellingen (Uit: Procedurebundel Ontwikkelingsssamenwerking, december 1996)

1.3.7.1. Vrijwillige bijdragen

1.3.7.1.1. Beoordeling

49

Actor: De Minister van BZ/Minister voor Ontwikkelingssamenwerking

Handeling: Het beoordelen van een voorstel tot een vrijwillige bijdrage

Periode: 1990–

Product: Beoordelingsmemorandum

Bron: Interviews

Waardering: B (criterium 5) voor goedgekeurde voorstellen

V 10 jaar afgewezen aanvragen; van de afgewezen projecten wordt één op de twintig integraal bewaard (door middel van een steekproef)

1.3.7.1.2. Uitvoering

50

Actor: De Minister van BZ/Minister voor Ontwikkelingssamenwerking

Handeling: Het uitvoeren van het besluit tot een vrijwillige bijdrage

Periode: 1990–

Product: Financiële bewijsstukken, financiële gegevens in informatiesystemen Midas (tot 2003) en Piramide

Bron: Procedurebundel uitvoering Ontwikkelingssamenwerking en Handboek Bedrijfsvoering Buitenlandse Zaken

Opmerking: Onder deze handeling wordt verstaan het overmaken van een geldelijke bijdrage aan een organisatie. Bij de vaststelling van de waardering is rekening gehouden met het Rapport Institutioneel Onderzoek Per slot van Rijksrekening: een institutioneel onderzoek naar het beleidsterrein beheer van de rijksbegroting over de periode 1945–1993: Rijksarchiefdienst-PIVOT nr. 15 (Den Haag, 1994). In de bijbehorende selectielijst wordt een termijn van 7 jaar gehanteerd voor financiële bescheiden. Het Ministerie van BZ is medevaststeller van deze selectielijst en heeft daarom voor deze handeling de termijn van 7 jaar overgenomen

Waardering: V 7 jaar

1.3.7.1.3. Monitoring

51

Actor: De Minister van BZ/Minister voor Ontwikkelingssamenwerking

Handeling: Het monitoren van de besteding van een vrijwillige bijdrage

Periode: 1990–

Product: Tussentijdse rapportage, appreciaties

Bron: Interviews

Opmerking Hieronder valt het opstellen van appreciaties (door posten en forumdirecties)

Waardering: V 10 jaar

1.3.7.1.4. Evaluatie

52

Actor: De Minister van BZ/Minister voor Ontwikkelingssamenwerking

Handeling: Het evalueren van de besteding van een vrijwillige bijdrage

Periode: 1990–

Product: Evaluatie

Bron: Interview

Waardering B (criterium 5)

1.3.7.2. Vaste bijdragen

1.3.7.2.1. Onderhandeling

53

Actor: De Minister van BZ/Minister voor Ontwikkelingssamenwerking

Handeling: Het onderhandelen over de hoogte van een vaste bijdrage

Periode: 1990–

Product: Instructies, correspondentie, verslagen van vergaderingen

Bron: Interview

Opmerking In de dagelijkse praktijk wordt dikwijls de term contributie gebruikt in plaats van vaste bijdrage

Waardering: B (criterium 5)

1.3.7.2.2. Verstrekking

54

Actor: De Minister van BZ/Minister voor Ontwikkelingssamenwerking

Handeling: Het verstrekken van een vaste bijdrage

Periode: 1990–

Product: Financiële bewijsstukken, financiële gegevens in informatiesystemen Midas (tot 2003) en Piramide

Bron: Overeenkomst met de desbetreffende organisatie

Opmerking: Onder deze handeling wordt verstaan het overmaken van een geldelijke bijdrage aan een organisatie. Bij de vaststelling van de waardering is rekening gehouden met het Rapport Institutioneel Onderzoek Per slot van Rijksrekening: een institutioneel onderzoek naar het beleidsterrein beheer van de rijksbegroting over de periode 1945–1993: Rijksarchiefdienst-PIVOT nr. 15 (Den Haag, 1994). In de bijbehorende selectielijst wordt een termijn van 7 jaar gehanteerd voor financiële bescheiden. Het Ministerie van BZ is medevaststeller van deze selectielijst en heeft daarom voor deze handeling de termijn van 7 jaar overgenomen

Waardering: V 7 jaar

1.3.8. Internationaal beleid

1.3.8..1 Internationale verdragen

1.3.8.1.1. Onderhandeling

55

Actor: Minister van BZ/Minister voor Ontwikkelingssamenwerking

Handeling: Het voeren van onderhandelingen over internationale verdragen

Periode: 1990–

Product: Voorstellen en onderhandelingsverslagen

Bron: Algemene taakomschrijving van het Ministerie van BZ

Opmerking Onder internationale verdragen worden tevens zetelovereenkomsten verstaan. Zetelovereenkomsten zijn overeenkomsten die door de Staat der Nederlanden worden gesloten met internationale organisaties die zich vestigen in Nederland. Een zetelovereenkomst bevat onder meer afspraken over privileges en immuniteiten die medewerkers van dergelijke organisaties in sommige gevallen genieten

Waardering: B (criterium 1)

1.3.8.1.2. Tekst en toelichting

56

Actor: Minister van BZ/Minister voor Ontwikkelingssamenwerking

Handeling: Het coördineren van de vaststelling van de tekst en de toelichting van een internationaal verdrag

Periode: 1990–

Product: Verdragstekst en ontwerptoelichting

Bron: Algemene taakomschrijving van het Ministerie van BZ

Waardering: B (criterium 1)

1.3.8.1.3. Voorleggen Ministerraad

57

Actor: Minister van BZ/Minister voor Ontwikkelingssamenwerking

Handeling: Het ter instemming voorleggen van een internationaal verdrag aan de Ministerraad

Periode: 1990–

Product: Verzoek om instemming

Bron: Algemene taakomschrijving van het Ministerie van BZ

Waardering: B (criterium 1)

1.3.8.1.4. Voorleggen Staten-Generaal

58

Actor: Minister van BZ/Minister voor Ontwikkelingssamenwerking

Handeling: Het ter (stilzwijgende) goedkeuring voorleggen van internationale verdragen aan de Staten-Generaal

Periode: 1990–

Product: Verzoek om instemming en memorie van toelichting

Bron: Rijkswet goedkeuring en bekendmaking verdragen (7 juli 1994)

Waardering: B (criterium 1)

1.3.8.1.5. Bekendmaking

59

Actor: Minister van BZ/Minister voor Ontwikkelingssamenwerking

Handeling: Het zorg dragen voor bekendmaking van een internationaal verdrag in het Tractatenblad en in de Staatscourant

Periode: 1990–

Product: Publicatie van het verdrag

Bron: Rijkswet goedkeuring en bekendmaking verdragen (7 juli 1994)

Waardering: V 20 jaar

1.3.8.1.6. Ondertekening

60

Actor: Minister van BZ/Minister voor Ontwikkelingssamenwerking

Handeling: Het (doen) ondertekenen van een internationaal verdrag

Periode: 1990–

Product: Akte van aanvaarding, akte van bekrachtiging

Bron: Algemene taakomschrijving van het Ministerie van BZ

Opmerking: Een akte van aanvaarding wordt ondertekend door de Minister van BZ, een akte van bekrachtiging door de koning(in)

Waardering: B (criterium 1)

1.3.8.1.7. Depositaris

61

Actor: Minister van BZ/Minister voor Ontwikkelingssamenwerking

Handeling: Het beheren van originele exemplaren van bilaterale verdragen en van gewaarmerkte afschriften van multilaterale verdragen

Periode: 1990–

Product: Geactualiseerd overzicht van verscheidene internationale verdragen

Bron: Verdrag van Wenen inzake het verdragenrecht, Wenen 23 mei 1969 (Trb. 1985, 79)

Opmerking: Indien verdragen worden gewijzigd of indien zich wijzigingen voordoen met betrekking tot de verdragsluitende partijen, behoort het tot de taak van de depositaris de verdragspartijen hiervan te verwittigen

Waardering: B (criterium 5)

1.3.8.2. Kandidaturen

1.3.8.2.1. Nederlandse kandidaten

62

Actor: Minister van BZ/Minister voor Ontwikkelingssamenwerking

Handeling: Het verlenen van steun aan Nederlandse kandidaten voor functies in internationale en Europese organisaties

Periode: 1990–

Product: Steuntoezeggingen, instructies, verslagen van besprekingen

Bron: Interview (en Reglementen zoals die van de VN)

Opmerking: Deze handeling is van toepassing op steuntoezegging ten aanzien van kandidaten op het niveau van directeur-generaal en hoger, alsmede op steuntoezeggingen jegens magistraten die opteren voor een ambt bij een van de internationale gerechtshoven.

Onder deze handeling valt ook het voordragen van personen voor benoeming in raadgevende, beheers- of reglementeringscomités of het ambtenarenapparaat van de EU

Zie in dit verband ook de neerslag van de Werkgroep Internationale Ambtenaren genoemd onder categorie 5 in bijlage ‘commissies’. Het betreft dan de steunverlening van een lager niveau dan politieke benoemingen.

Waardering: B (criterium 5) politieke benoemingen (zoals die van Lubbers, Wijffels en Melkert)

V 10 voor benoemingen van een lager niveau dan directeur-generaal of magistraat

1.3.8.2.3. Buitenlandse kandidaten

63

Actor: Minister van BZ/Minister voor Ontwikkelingssamenwerking

Handeling: Het verlenen van steun aan buitenlandse kandidaten voor functies in internationale en Europese organisaties

Periode: 1990–

Product: Steuntoezeggingen, instructies, verslagen van besprekingen

Bron: Interview (en bijvoorbeeld Reglementen zoals die van de EU en een Verdrag over het Internationaal Strafhof)

Opmerking: Deze handeling is van toepassing op steuntoezegging ten aanzien van kandidaten op het niveau van directeur-generaal en hoger, alsmede op steuntoezeggingen jegens magistraten die opteren voor een ambt bij een van de internationale gerechtshoven

Waardering: V 10 jaar

1.3.8.2.4. Nederland als kandidaat

64

Actor: Minister van BZ/Minister voor Ontwikkelingssamenwerking

Handeling: Het verwerven van steun voor Nederland als kandidaat voor deelname aan of

voorzitterschap van een internationale organisatie

Periode: 1990–

Product: Steuntoezeggingen, instructies, verslagen van besprekingen

Bron: Interview (en reglementen zoals die van de VN)

Opmerking: Zo was Nederland bijvoorbeeld in 2003 kandidaat voor een positie in de Commission on Human Rights (CHR) van de VN.

Waardering: B (criterium 5)

1.3.8.2.4. Derde land als kandidaat

65

Actor: Minister van BZ/Minister voor Ontwikkelingssamenwerking

Handeling: Het verlenen van steun aan landen die zich kandidaat stellen voor deelname aan of voorzitterschap van een internationale organisatie

Periode: 1990–

Product: Steuntoezeggingen, instructies, verslagen van besprekingen

Bron: Interview (en reglementen zoals die van de VN)

Opmerking: Zo was Engeland bijvoorbeeld in 2003 kandidaat voor een positie in de Commission on Human Rights (CHR) van de VN.

Waardering: V 10 jaar

1.3.8.4. Organisatie internationale conferenties

66

Actor: Minister van BZ/Minister voor Ontwikkelingssamenwerking

Handeling: Het organiseren van (internationale) conferenties

Periode: 1990–

Product: Lijsten van genodigden, stukken betreffende organisatorische aangelegenheden

Bron: Interviews, informatieatlas

Opmerking: Het betreft bijvoorbeeld de organisatie van een internationale milieuconferentie van het Intergovernmental Panel on Climate Change (ipcc) in Den Haag in 1993. Het gaat om logistieke en organisatorische werkzaamheden. Voor de inbreng van het Nederlands standpunt tijdens (internationale) conferenties, zie handeling 99. Hierbij kan Nederland zowel de rol vervullen van voorzitter als deelnemer aan een conferentie.

Waardering: V 10 jaar

1.3.9. Economische en culturele belangenbehartiging

1.3.9.1. Producten ontwikkelingslanden

67

Actor: Minister van BZ/Minister voor Ontwikkelingssamenwerking

Handeling: Het leveren van een bijdrage aan het creëren van een gunstigere afzetmarkt voor producten uit ontwikkelingslanden

Periode: 1990–

Product: Onder meer: overeenkomsten over productnormen

Bron: Ondernemen tegen armoede, Notitie over economie en ontwikkeling (november 2000)

Opmerking: Dit kan bijvoorbeeld door het leveren van een bijdrage aan het opstellen van productnormen voor producten afkomstig uit ontwikkelingssamenwerkingslanden. De handeling heeft ook betrekking op het geven van advies over de infrastructuur, zoals het wegennet, treinverbindingen, landingsrechten

Waardering: B (criterium 5)

1.3.9.2. Economische belangenbehartiging

68

Actor: Minister van BZ/Minister voor Ontwikkelingssamenwerking

Handeling: Het behartigen van de Nederlandse economische belangen in het buitenland

Periode: 1990–

Product: Verslagen van handelsmissies (aan Nederland of van een Nederlands delegatie aan het buitenland)

Bron: Tweede Kamer, 1986–1987, 20 222 nr 1 (notitie over onder meer de taakinvulling van BZ uit 1987)

Opmerking: Handelsmissies waaraan bewindslieden en of leden van het Koninklijk Huis deelnemen, vallen onder de handeling 78 over (Ministeriële) bezoeken aan het buitenland

Waardering: V 10 jaar

1.3.9.3. Culturele belangenbehartiging

69

Actor: Minister van BZ/Minister voor Ontwikkelingssamenwerking

Handeling: Het behartigen van de Nederlandse culturele belangen in het buitenland

Periode: 1990–

Product: Cultureel programma, expositie, boekpresentatie

Bron: Cultuurnota 2001–2004

Voorbeeld: Voorstellingen van het Nederlands Dansgenootschap in Hongarije

Waardering: V 10 jaar

1.3.10. Coördinatie internationaal recht

1.3.10.1. Volkenrecht

70

Actor: Minister van BZ/Minister voor Ontwikkelingssamenwerking

Handeling: Het bewaken van de eenheid in de volkenrechtelijke opvattingen van de Staat

Periode: 1990–

Product: Coördinatie van in voorbereiding zijnde verdragen, adviezen etc.

Bron: Tweede Kamer, 1986–1987, 20 222 nr 1 (notitie over onder meer de taakinvulling van BZ uit 1987); Startnotitie: naar een nieuw Ministerie van Buitenlandse Zaken/– Den Haag : Ministerie van Buitenlandse Zaken.

Waardering: B (criterium 1)

1.3.10.2. Richtlijnen Europees recht

71

Actor: Minister van BZ/Minister voor Ontwikkelingssamenwerking

Handeling: Het voorbereiden en opstellen van (interdepartementale) handleidingen en richtlijnen met betrekking tot Europees recht.

Periode: 1990–

Product: Handleidingen, richtlijnen

Bron: Beschrijving Taken DJZ/ER (intranet BZ)

Opmerking: DJZ/ER staat voor Directie Juridische Zaken/Afdeling Europees Recht

Naast DJZ/ER bestaat er ook een Expertise Centrum Europees Recht, waarin DJZ/ER is vertegenwoordigd. De neerslag die deze commissie voortbrengt wordt bewaard.

Waardering: B (criterium 5)

1.3.10.3. Advisering Europese wet- en regelgeving

72

Actor: Minister van BZ/Minister voor Ontwikkelingssamenwerking

Handeling: Het adviseren over de toepassing van Europese wet- en regelgeving

Periode: 1990–

Product: Adviezen

Bron: Interview

Opmerking: Dit betreft primair een taak van Justitie. BZ adviseert alleen indien hierom door andere Ministeries wordt verzocht

Waardering: V 20 jaar

1.4.1. Formele betrekkingen onderhouden algemeen

1.4.1.1. herdenking mijlpalen

73

Actor: Minister van BZ

Handeling: Het herdenken van bijzondere mijlpalen in de betrekkingen tussen Nederland en een ander land of internationale organisatie

Periode: 1990–

Product: Draaiboeken, uitnodigingen, financiële bescheidenbrieven, lezingen, publicaties en stukken van inhoudelijke aard

Bron: Interview

Opmerking: Bijvoorbeeld de viering van 400 jaar betrekkingen tussen Nederland en Australië, en Nederland en Japan

Waardering: B (criterium 1) Lezingen, publicaties en stukken van inhoudelijke aard

V 5 jaar Logistieke voorbereiding

1.4.2. Buitenlandse vertegenwoordigingen en instellingen

1.4.2.1. Ondersteuning

74

Actor: Minister van BZ/Minister voor Ontwikkelingssamenwerking

Handeling: Het verrichten van ondersteunende werkzaamheden voor medewerkers van buitenlandse ambassades, consulaten en internationale organisaties

Periode: 1990–

Product: Correspondentie over bijvoorbeeld immuniteiten, fiscale regelingen en diplomatieke kentekenbewijzen

Bron: Protocol Guide for Diplomatic Missions and Consular Posts; 2005 Intranetsite van het Ministerie van BZ

Waardering: V 10 jaar

1.4.2.2. Administratie

75

Actor: Minister van BZ/Minister voor Ontwikkelingssamenwerking

Handeling: Het beheren van administratieve gegevens over buitenlandse diplomaten en hun gezins- en personeelsleden in Nederland

Periode: 1990–

Product: Database ‘ProBas’, (Protocolaire Basisadministratie)

Bron: Protocol Guide for Diplomatic Missions and Consular Posts; 2005 Intranetsite van het Ministerie van BZ

Waardering: B (criterium 5)

1.4.3. Bezoeken

1.4.3.1. Organisatie

76

Actor: Minister van BZ/Minister voor Ontwikkelingssamenwerking

Handeling: Het administratief en organisatorisch voorbereiden van inkomende en uitgaande officiële bezoeken van staatshoofden, regeringsleiders, Ministers en topambtenaren

Periode: 1990–

Product: Draaiboeken, logistiek

Bron: Protocol Guide for Diplomatic Missions and Consular Posts; 2005 Intranetsite van het Ministerie van BZ

Waardering: V 10 jaar

1.4.3.2. Advisering staatsbezoeken

77

Actor: Minister van BZ/Minister voor Ontwikkelingssamenwerking

Handeling: Het adviseren van het Kabinet van de Koningin over staatsbezoeken

Periode: 1990–

Product: Adviezen

Bron: Interview

Opmerking: Dergelijke adviezen worden niet bewaard door het archief van het Kabinet van de Koningin

Waardering B (criterium 5)

1.4.3.3. Uitgaande bezoeken

78

Actor: Minister van BZ

Handeling: Het inhoudelijk voorbereiden en coördineren van uitgaande buitenlandse bezoeken van leden van het Koninklijk Huis, de Minister-president, bewindslieden en parlementaire delegaties

Periode: 1990–

Product: Dossiers voor staatsbezoeken van de Minister van BZ, de Minister voor Ontwikkelingssamenwerking, de staatssecretaris van BZ, de Minister-president, en de koningin, en andere bewindslieden bestaande uit een steering note, spreekpunten, en achtergrondinformatie (een toelichting, cv’s van staatslieden die worden bezocht of ontvangen). In een steering note worden kort de achtergrond en het doel van het bezoek toegelicht

Bron: Interviews

Waardering: Steering note en spreekpunten: B (criterium 5)

Achtergrondinformatie (toelichting, cv’s): V 10 jaar

1.4.3.4. Inkomende bezoeken

79

Actor: Minister van BZ

Handeling: Het inhoudelijk voorbereiden en begeleiden van het bezoek van een buitenlands staatshoofd, Minister of regeringsleider

Periode: 1990–

Product: Dossier, verslag

Bron: Interviews

Waardering: B (criterium 5)

1.4.4. Protocol

1.4.4.1. Agrément

80

Actor: Minister van BZ

Handeling: Het indienen of beantwoorden van een verzoek om agrément voor de plaatsing van een ambassadeur

Periode: 1990–

Product: Verzoek om agrément

Bron: Artikel 4 van het Verdrag van Wenen inzake Diplomatiek Verkeer van 1961

Opmerking: Het Verdrag van Wenen bepaalt dat voor een ambassadeur agrément moet zijn verleend en dat de ontvangende staat agrément kan weigeren

Waardering: V 10 jaar

1.4.4.2. Decoraties

81

Actor: Minister van BZ/Minister voor Ontwikkelingssamenwerking

Handeling: Het behandelen van verzoeken om decoraties en het registreren van toegekende decoraties

Periode: 1990–

Opmerking: Deze handeling is opgenomen in het BSD Adelbeleid, maar dat is door BZ niet mede ingediend. In dit BSD wordt gesteld dat tot 1997 alle neerslag van deze handeling moet worden bewaard. Vanaf 1997 mogen departementen zelf een bewaartermijn vaststellen.

Waardering: B (criterium 5) voor alle neerslag tot 1997 (opgemaakt in het oude stelsel)

V 3 jaar na overlijden gedecoreerd persoon vanaf 1996 (opgemaakt in het nieuwe stelsel)

1.4.4.3. Felicitaties e.d.

82

Actor: Minister van BZ

Handeling: Het uitvoeren van representatieve taken tegenover andere landen zoals het doen uitgaan van felicitaties, condoleances, dankbetuigingen, uitnodigingen voor recepties en dergelijke

Periode: 1990–

Product: Brieven, instructies over vlaggenprotocol en dergelijke

Bron: Protocol Guide for Diplomatic Missions and Consular Posts; 2005 Intranetsite van het Ministerie van BZ

Waardering: V 5 jaar

1.4.5. Diplomatieke belangenbehartiging voor derde landen

1.4.5.1. Besluit

83

Actor: Minister van BZ/Minister voor Ontwikkelingssamenwerking

Handeling: Het besluiten tot het behartigen van de belangen van een derde land door Nederland in het buitenland

Periode: 1990–

Product: Formeel besluit om de belangen te behartigen, correspondentie over standpunten van en met een derde land en de belangenbehartiging (ook bemiddeling bij visumaanvragen en dergelijke)

Bron: Verdrag van Wenen; de Consulaire Wet (Stb. 1871, 91), zoals deze laatstelijk is gewijzigd bij de Rijkswet van 16 februari 1978, Stb. 158 (uit: Staatsblad van het Koninkrijk der Nederlanden, Jaargang 1978 no. 159).

Consulair besluit van 23 november 1981. Gewijzigd bij besluit van 22 juni 1993, Stb. 330, in werking getreden op 1 juli 1993 (uit: Staatsblad van het Koninkrijk der Nederlanden, Jaargang 1981 no. 776)

Opmerking: (Bij gebrek aan ambassade) Luxemburg, Israël

Waardering: B (criterium 5)

1.4.5.2. Uitvoering

84

Actor: Minister van BZ/Minister voor Ontwikkelingssamenwerking

Handeling: het uitvoeren van belangenbehartiging van een derde land door Nederland in het buitenland

Periode: 1990–

Product: Visumaanvragen, diplomatieke uitingen

Bron: Verdrag van Wenen; de Consulaire Wet (Stb. 1871, 91), zoals deze laatstelijk is gewijzigd bij de Rijkswet van 16 februari 1978, Stb. 158 (uit: Staatsblad van het Koninkrijk der Nederlanden, Jaargang 1978 no. 159).

Consulair besluit van 23 november 1981. Gewijzigd bij besluit van 22 juni 1993, Stb. 330, in werking getreden op 1 juli 1993 (uit: Staatsblad van het Koninkrijk der Nederlanden, Jaargang 1981 no. 776)

Waardering: V 20 jaar

1.4.6. Diplomatieke belangenbehartiging voor Nederland

1.4.6.1. Besluit

85

Actor: Minister van BZ/Minister voor Ontwikkelingssamenwerking

Handeling: Het besluiten tot het laten behartigen van de belangen van Nederland door een derde land in het buitenland

Periode: 1990–

Product: Formeel besluit om de belangen te behartigen, correspondentie over standpunten van Nederland en de belangenbehartiging (ook bemiddeling bij visumaanvragen en dergelijke)

Bron: Verdrag van Wenen; de Consulaire Wet (Stb. 1871, 91), zoals deze laatstelijk is gewijzigd bij de Rijkswet van 16 februari 1978, Stb. 158 (uit: Staatsblad van het Koninkrijk der Nederlanden, Jaargang 1978 no. 159)

Consulair besluit van 23 november 1981. Gewijzigd bij besluit van 22 juni 1993, Stb. 330, in werking getreden op 1 juli 1993 (uit: Staatsblad van het Koninkrijk der Nederlanden, Jaargang 1981 no. 776)

Waardering: B (criterium 5)

1.4.6.2. Uitvoering

86

Actor: Minister van BZ/Minister voor Ontwikkelingssamenwerking

Handeling: Het laten behartigen van de Nederlandse belangen door een derde land in het buitenland

Periode: 1990–

Product: Visumaanvragen, diplomatieke uitingen

Bron: Verdrag van Wenen; de Consulaire Wet (Stb. 1871, 91), zoals deze laatstelijk is gewijzigd bij de Rijkswet van 16 februari 1978, Stb. 158 (uit: Staatsblad van het Koninkrijk der Nederlanden, Jaargang 1978 no. 159)

Consulair besluit van 23 november 1981. Gewijzigd bij besluit van 22 juni 1993, Stb. 330, in werking getreden op 1 juli 1993 (uit: Staatsblad van het Koninkrijk der Nederlanden, Jaargang 1981 no. 776)

Waardering: V 20 jaar

De neerslag die voortkomt uit consulaire handelingen kan in principe conform onderstaande waarderingen worden geselecteerd. Echter als het gaat om traumatische gebeurtenissen zoals rampen, gijzelingen dan wel het verlenen van consulaire bijstand in geval van doodvonnissen, dient de neerslag van de handelingen hieromtrent te worden bewaard. Deze opmerking kan van toepassing zijn op handeling 87, 90 en 97

1.5.1. Consulaire dienstverlening

1.5.1.1. Consulair maatschappelijke taken

87

Actor: Minister van BZ/Minister voor Ontwikkelingssamenwerking

Handeling: Het verrichten van consulair-maatschappelijke taken

Periode: 1990–

Product: Financiële stukken, overzichten van Nederlandse gedetineerden in het buitenland., kopieën van officiële documenten

Bron: De Consulaire Wet (Stb. 1871, 91) en het Consulair besluit van 23 november 1981

Opmerking: Onder deze handeling valt onder meer het verlenen van financiële bijstand, hulp of bemiddeling aan Nederlanders in geval van arrestatie, detentie, ziekte, ongevallen, opsporing, calamiteiten, gijzelingen, evacuaties e.d. Bij de vaststelling van de waardering is rekening gehouden met het Rapport Institutioneel Onderzoek Per slot van Rijksrekening: een institutioneel onderzoek naar het beleidsterrein beheer van de rijksbegroting over de periode 1945–1993: Rijksarchiefdienst-PIVOT nr. 15 (Den Haag, 1994). In de bijbehorende selectielijst wordt een termijn van 7 jaar gehanteerd voor financiële bescheiden. Het Ministerie van BZ is medevaststeller van deze selectielijst en heeft daarom voor deze handeling de termijn van 7 jaar overgenomen.

Waardering: B (criterium 5) bijhouden van de database Prison

V 7 jaar

1.5.1.2. Consulair juridische taken

88

Actor: Minister van BZ/Minister voor Ontwikkelingssamenwerking

Handeling: Het verrichten van consulair-juridische taken

Periode: 1990–

Product: Beoordelingen, correspondentie met lokale autoriteiten

Bron: Nederlandse personen- en familierecht en internationaal privaatrecht

Opmerking: Onder deze handeling valt onder meer het vaststellen van de nationaliteit, het beoordelen van de burgerlijke staat, het verlenen van bemiddeling in geval van kinderontvoering door een van de ouders, het behandelen van naturalisatieverzoeken en het verlenen van bemiddeling op het terrein van de internationale rechtshulp in straf- en civiele zaken

Waardering: V 10 jaar

B (criterium 5) voor bemoeienis van BZ met de Oorlogsgravenstichting (o.a. inzake inspectie van erevelden)

1.5.1.3. Legalisatie en verificatie

89

Actor: Minister van BZ/Minister voor Ontwikkelingssamenwerking

Handeling: Het legaliseren en verifiëren van in Nederland te gebruiken documenten

Periode: 1990–

Product: Legalisaties en verificaties

Bron: Overeenkomst betreffende de afgifte van bepaalde uittreksels uit akten van de burgerlijke stand bestemd voor het buitenland. Parijs, 27 september 1956 Trb. 1957, 119. Overeenkomst inzake kostenloze afgifte en vrijstelling van legalisatie van afschriften en uittreksels van akten van de burgerlijke stand. Luxemburg, 26 september 1957 Trb. 1958, 168

Opmerking: Tot de neerslag van deze handeling behoort ook een weigeringsbeschikking en het rapporteren over zaken die van belang zijn bij de bestrijding van documentfraude

Waardering: V 11 jaar (de afwijkende termijn van 11 jaar is tot stand gekomen in overleg met en op verzoek van de Directie Consulaire Zaken)

1.5.1.4. Burgerlijke stand e.d.

90

Actor: Minister van BZ/Minister voor Ontwikkelingssamenwerking

Handeling: Het uitoefenen van consulaire bevoegdheden op het terrein van o.a. de burgerlijke stand, notariaat en de vrijwillige rechtspraak

Periode: 1990–

Product: Akten, registers

Bron: De Consulaire Wet (Stb. 1871, 91) en het Consulair besluit van 23 november 1981

Opmerking: Tot de neerslag van deze handeling behoort onder meer het vastleggen van rechtsfeiten in aktevorm, het beheren van de registers en het afgeven van en/of uittreksels uit de akten

Waardering: V 5 jaar

1.5.1.5. WUV/oorlogsgetroffenen

91

Actor: Minister van BZ/Minister voor Ontwikkelingssamenwerking

Handeling: Het (mede) uitvoeren van de Wet Uitkeringen Vervolgingsslachtoffers (WUV)

Periode: 1990–

Product: Correspondentie

Bron: Wet Uitkering Vervolgingsslachtoffers 1940–1945. Deze wet regelt de toekenning van uitkeringen aan (nabestaanden van) personen die tijdens de Duitse of Japanse bezetting werden vervolgd op grond van hun ras, geloof, wereldbeschouwing, homoseksualiteit of onttrekking aan verplichte tewerkstelling. Bij de Japanse bezetter speelde Europese afkomst, -georiënteerdheid of -gezindheid bij de vervolging een grote rol.

Opmerking: In het kader van de Wet Uitkering Vervolgingsslachtoffers leidt BZ aanvragen door aan de Pensioen Uitkeringsraad (PUR) en assisteert bij het uitkeren van pensioenen aan in het buitenland wonende rechthebbenden

Waardering: V 10 jaar

1.5.2. Personenverkeer

5.1.2.1. Paspoortwet

92

Actor: Minister van BZ/Minister voor Ontwikkelingssamenwerking

Handeling: Het uitvoeren van de Paspoortwet en daaraan gerelateerde uitvoeringsbepalingen

Periode: 1990

Product: Beoordelingsmemoranda, adviezen

Bron: Stb 1994, 78, laatstelijk gewijzigd op 01 april 2001, Stb 2001, 132

Opmerking: Tot de neerslag van deze handeling behoort onder meer het beoordelen van paspoortaanvragen en het inwilligen dan wel weigeren van paspoortverzoeken. Het toezien op de uitvoering van de paspoortwet is primair een verantwoordelijkheid van de Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties

Deze handelingen komen (iets gedetailleerder) ook voor in RIO 23 ‘Toelating van vreemdelingen’. Het gaat hierbij om handeling 169 tot en met 188). BZ heeft dit RIO echter niet mede ingediend.

Waardering: V 13 jaar (de afwijkende termijn van 13 jaar is tot stand gekomen in overleg met en op verzoek van de Directie Consulaire Zaken)

1.5.2.2. Vreemdelingen- en visumwet

93

Actor: Minister van BZ/Minister voor Ontwikkelingssamenwerking

Handeling: Het uitvoeren van de Vreemdelingen- en Visumwet

Periode: 1990–

Product: Goedkeuringen of weigeringen op verzoeken om visa of MVV’s

Bron: Vreemdelingenwet 2000, toelating en opvang van vreemdelingen in Nederland. Hoofdlijnennotitie Visumwet (TK, 2000/01, 26106, nr. 4)

Opmerking: Tot de neerslag van deze handeling behoort onder meer het beoordelen van aanvragen, het afgeven en weigeren van visa en MVV’s en het vaststellen van richtlijnen op grond van lokale omstandigheden. Het beleid ten aanzien van vreemdelingen behoort primair tot de verantwoordelijkheid van de Minister van Justitie.

Tot 2002 werd er onderscheid gemaakt in de verplichte bewaartermijn van goedgekeurde en geweigerde afgifte van visa en MVV’s. Daarna werd besloten zowel goedkeuringen als weigeringen een zelfde bewaartermijn toe te kennen.

Deze handelingen komen (iets gedetailleerder) ook voor in RIO 23 ‘Toelating van vreemdelingen’. Het gaat hierbij om handeling 169 tot en met 188). BZ heeft dit RIO echter niet mede ingediend.

Waardering: V 10 jaar

1.5.2.3. Ambtsberichten asiel

94

Actor: Minister van BZ/Minister voor Ontwikkelingssamenwerking

Handeling: Het opstellen van algemene en individuele ambtsberichten over de noodzaak tot asielverlening

Periode: 1990–

Product: Algemene en individuele ambtsberichten

Opmerking: De Minister van Justitie gebruikt deze informatie bij de beantwoording van de vraag of in het individuele geval sprake is van reden voor toelating

Deze handelingen komen (iets gedetailleerder) ook voor in RIO 23 ‘Toelating van vreemdelingen’. Het gaat hierbij om handeling 169 tot en met 188).

BZ heeft dit RIO echter niet mede ingediend.

Een dossier over een algemeen ambtsbericht bestaat uit 4 delen:

Deel 1: Correspondentie met justitie,

De planning en de concepten.

Deel 2: Verslagen/onderzoek van de post,

Verslagen van (door de aab-schrijver gevoerde gesprekken)

Overige vertrouwelijke stukken, hetgeen dan bijvoorbeeld alle relevante codes uit de verslagperiode zijn, (chronologisch gerangschikt.)

Deel 3: Alle nieuwsberichten die voor het ambtsbericht zijn gebruikt, van elkaar gescheiden door tabbladen per maand (op chronologische volgorde) .

Deel 4: Rapporten (en geraadpleegde websites) gerangschikt naar organisatie. Bijvoorbeeld: Amnesty International, Europese Commissie, Human Rights Watch et cetera

Waardering: B (criterium 5) individuele ambtsberichten en deel 1 en 2 van de dossiers algemene ambtsberichten

V 15 jaar deel 3 en 4 van de dossiers algemene ambtsberichten

1.5.2.4. Hervestigingsprogramma

95

Actor: Minister van BZ/Minister voor Ontwikkelingssamenwerking

Minister van Justitie

Handeling: Het (mede)uitvoeren van het Hervestigingsprogramma

Periode: 1990–

Product: Verslagen van de selectiemissies, adviezen

Bron: BZ-blad 01/04/05, Selectiemissie nodigt Colombiaanse vluchtelingen uit

Opmerking: Onder deze handeling valt het voorbereiden en uitvoeren van selectiemissies

Waardering: B criterium 5 voor het eindverslag van de missies

V 10 jaar voor alle voorbereiding en logistieke verrichtingen

1.5.2.5. Reisadviezen

96

Actor: Minister van BZ/Minister voor Ontwikkelingssamenwerking

Handeling: Het opstellen van reisadviezen en zorg dragen voor publicatie van de adviezen

Periode: 1990–

Product: Adviezen en inlichtingen

Waardering: V 20 jaar

1.5.2.6. Rampenbestrijding

97

Actor: Minister van BZ/Minister voor Ontwikkelingssamenwerking

Handeling: Het coördineren van de Nederlandse hulpactiviteiten in het kader van internationale rampenbestrijding

Periode: 1990–

Opmerking: Deze coördinerende rol krijgt BZ toebedeeld gezien de internationale aspecten en de betrokken beleidssectoren, te weten consulaire- en humanitaire hulpverlening. Doorgaans wordt samengewerkt met Samenwerkende Hulporganisaties (SHO), partners in het veld (bijvoorbeeld de ANWB) en andere departementen

Waardering: V 20 jaar

1.5.2.7. Bestrijding documentfraude

98

Actor: Minister van BZ/Minister voor Ontwikkelingssamenwerking

Handeling: Het leveren van een bijdrage aan de bestrijding van documentfraude

Periode: 1990–

Product: Overlegverslagen, beoordelingen van proeven

Opmerking: Onder deze handeling valt onder meer de besluitvorming omtrent de invoering van biometrische kenmerken in documenten alsmede de ontwikkeling van fraudebestendige stempels

Waardering: V 20 jaar

1.6.1. Internationaal overleg

1.6.1.1. Internationaal overleg algemeen

99

Actor: Minister van BZ/Minister voor Ontwikkelingssamenwerking

Handeling: Het inbrengen van het Nederlands standpunt in internationaal structureel overleg

Periode: 1990–

Product: Instructies en verslagen

Opmerking: Indien het Nederlandse standpuntbepaling ten aanzien van een internationaal verdrag betreft, zie handeling 55 t/m 61

Onder deze handeling valt onder meer de neerslag van structureel overleg van internationale commissies. Deze commissies vallen onder categorie 4 in bijlage ‘Commissies’.

Waardering: B (criterium 5)

1.6.1.2. Voorzitterschap internationale organisaties

100

Actor: Minister van BZ/Minister voor Ontwikkelingssamenwerking

Handeling: Het coördineren (en het inhoudelijk voorbereiden) van de Nederlandse standpuntbepaling die tijdens internationale bijeenkomsten of binnen organen wordt uitgedragen

Periode: 1990–

Product: Instructies en verslagen

Waardering: B (criterium 5)

1.6.1.3. Internationale werkgroepen

Handeling laten vervallen want de neerslag kan worden ondergebracht bij de twee voorgaande handelingen of bij de handeling Het organiseren van internationale conferenties

1.6.2. Europees overleg

1.6.2.1. IGC en Europese Raad

101

Actor: Minister van BZ/Minister voor Ontwikkelingssamenwerking

Handeling: Het voorbereiden, coördineren en opstellen van de Nederlandse bijdrage in de Intergouvernementele Conferentie (IGC) of Europese Raad

Periode: 1990–

Product: Instructies, verslagen

Waardering: B (criterium 5)

1.6.2.2. High level groepen en Raad van Ministers

102

Actor: Minister van BZ/Minister voor Ontwikkelingssamenwerking

Handeling: Het voorbereiden, coördineren en opstellen van Nederlandse inbreng in ad hoc High Level groepen en de Raad van Ministers

Periode: 1990–

Product: Instructies

Opmerking: Hieronder vallen de werkzaamheden van de CoCo

Waardering: B (criterium 5)

1.6.2.3. Europese Commissie

103

Actor: Minister van BZ/Minister voor Ontwikkelingssamenwerking

Handeling: Het voorbereiden, coördineren en opstellen van een eerste interdepartementale standpuntbepaling inzake (wets-)voorstellen en mededelingen van de Europese Commissie

Periode: 1990–

Product: Fiches

Opmerking: Deze standpuntbepaling vindt plaats in de interdepartementale BNC-werkgroep. Voordat een fiche kan worden vastgesteld, dient overeenstemming over een eerste standpunt te zijn bereikt in de BNC-werkgroep. De fiches dienen als uitgangspunt voor de onderhandelingen in Brussel en worden voorgelegd aan de Tweede Kamer.

Hieronder vallen ook de reacties op Groenboeken

Waardering: B (criterium 5)

1.6.2.4. Raadswerkgroepen

104

Actor: Minister van BZ/Minister voor Ontwikkelingssamenwerking

Handeling: Het voorbereiden, coördineren en opstellen van de Nederlandse inbreng in Europese raadswerkgroepen

Periode: 1990–

Product: Instructies

Opmerking: De instructies voor EU-raadswerkgroepen komen van het departement dat beleidsinhoudelijk verantwoordelijk is. Voor BZ gaat het onder andere om OS en institutionele zaken

Waardering: B (criterium 5)

1.6.2.5. Expertgroepen EU

105

Actor: Minister van BZ/Minister voor Ontwikkelingssamenwerking

Handeling: Het voorbereiden, coördineren en opstellen van de Nederlandse inbreng in expertgroepen van de Europese Commissie

Periode: 1990–

Opmerking: Een voorbeeld is het Europees Agentschap voor Luchtvaartveiligheid (EASA)

Waardering: B (criterium 5)

1.6.2.6. Ad hoc organen EU

106

Actor: Minister van BZ/Minister voor Ontwikkelingssamenwerking

Handeling: Het voorbereiden, coördineren en opstellen van de Nederlandse inbreng in Europese ad-hocorganen

Periode: 1990–

Product: instructies en verslagen

Opmerking: Ook de stukken met betrekking tot de Europese Conventie vallen onder deze handeling

Waardering: B (criterium 5) niveau Ministers en Permanent Vertegenwoordigers

V 10 jaar overig

1.6.2.7. Raadgevende, beheers- en reglementeringscomités

107

Actor: Minister van BZ/Minister voor Ontwikkelingssamenwerking

Handeling: Het voorbereiden, coördineren en opstellen van de Nederlandse inbreng in raadgevende, beheers- en reglementeringscomités

Periode: 1990–

Product: Instructies, verslagen, notities.

Opmerking: De Europese Unie kent honderden van deze comités. De comités bestaan uit ambtenaren uit de lidstaten en controleren en adviseren de Europese Commissie inzake regelgeving en beheer. Ze nemen daardoor een belangrijk deel van de Europese besluitvorming voor hun rekening

Waardering: B (criterium 5)

1.6.2.8. Coördinatie EU

108

Actor: Minister van BZ/Minister voor Ontwikkelingssamenwerking

Handeling: Het volgen van de Europese agenda en de inbreng van andere departementen in de Europese raadswerkgroepen.

Periode: 1990–

Opmerking: BZ bewaakt de eenheid van het buitenlands beleid. Wanneer er meningsverschillen zijn tussen departementen, vervult BZ een actieve coördinerende rol (in de fase raadswerkgroepen/raadscomités) → zie handeling 103. In andere gevallen (die hier worden bedoeld) verzorgen de vakdepartementen geheel zelfstandig de instructies op dit niveau en neemt BZ daarvan slechts kennis

Waardering: V 5 jaar

109

Actor: Minister van BZ/Minister voor Ontwikkelingssamenwerking

Handeling: Het voorbereiden, coördineren en opstellen en van de Nederlandse inbreng in ad hoc groepen Raden-attachés en het Coreper

Periode: 1990–

Product: Instructies, achtergrondnotities van PV-medewerkers.

Opmerking: De instructies komen tot stand in het wekelijkse PV-instructieoverleg, het voorzitterschap en secretariaat liggen bij BZ.

Het CSA valt eveneens onder deze handeling

Waardering: B (criterium 5)

1.6.2.9. Voorzitterschap EU

110

Actor: Minister van BZ/Minister voor Ontwikkelingssamenwerking

Handeling: Het voorbereiden, coördineren en voorzitten van het Coreper, de Raad van Ministers en de Europese Raad en andere organen die samenhangen met een voorzitterschap en waaraan Permanent Vertegenwoordigers of Ministers deelnemen

Periode: 1990–

Product: Europese standpuntbepaling, agendabepaling, verslagen

Bron: EG-Verdrag, OVSE-verdrag

Opmerking: Wanneer Nederland voorzitter is van de Europese Unie (zoals bijvoorbeeld in 2004), staat algemene Europese belangenbehartiging voorop en komt het Nederlandse belang op een tweede plaats

Onder deze handeling vallen ook de overige bijeenkomsten die Permanent Vertegenwoordigers of Ministers organiseren of voorzitten, zoals de Ministeriëles, de HOMS-bijeenkomsten (Hom: Head of Missions, ambassadeurs bij onder meer de permanente vertegenwoordigingen van landen die zijn vertegenwoordigd in Brussel) en de informele bijeenkomst van Europese Ministers van BZ (‘Gymnich’).

Het voorzitterschap van de OVSE valt eveneens onder deze handeling

Waardering: B (criterium 5)

1.6.2.10. Voorzitterschap raadswerkgroepen

111

Actor: Minister van BZ/Minister voor Ontwikkelingssamenwerking

Handeling: Het organiseren en voorzitten van raadswerkgroepen en raadscomités ten tijde van een Nederlands voorzitterschap

Periode: 1990–

Product: Agendabepaling, verslagen

Bron: EG-verdrag

Opmerking: De neerslag van het voorbereiden en voorzitten van werkgroepen en comités op hoog ambtelijk en Ministerieel niveau wordt wel bewaard (zie hiervoor handeling 110)

Waardering: V 20 jaar

1.6.2.11. Voorzitterschap Europese gremia

112

Actor: Minister van BZ/Minister voor Ontwikkelingssamenwerking

Handeling: Het verrichten van logistieke handelingen, het bevorderen van organisatorische samenwerking en het afhandelen van financiële zaken met het oog op het vervullen van de voorzittersrol van onder andere diverse Europese gremia

Periode: 1990–

Product: Centrale kalender, verslagen van bijeenkomsten met sponsoren

Bron: Interview

Opmerking: Onder deze handeling valt onder meer: interdepartementale afstemming, het onderhouden van contacten met Europese instellingen, het opstellen en beheren van de centrale kalender, het coördineren van eventuele sponsoring van het voorzitterschap en zorg dragen voor externe beveiliging van bijeenkomsten

Waardering: V 10 jaar (er is gekozen voor een termijn van 10 jaar aangezien de neerslag van deze handeling niet alleen bestaat uit financiële stukken maar tevens uit andere zaken. Indien uit het uit het oogpunt van de bedrijfsvoering wenselijk wordt geacht, is het mogelijk de neerslag te bewaren tot een jaar na het volgend voorzitterschap).

1.6.2.12. Voorzitterschap kleine lidstaten

113

Actor: Minister van BZ/Minister voor Ontwikkelingssamenwerking

Handeling: Het ondersteunen van het voorzitterschap van kleine lidstaten

Periode: 1990–

Product: Overeenkomsten, toezeggingen, personele uitwisseling

Bron: Interview

Waardering: B (criterium 5)

1.6.3. Nationaal overleg

1.6.4. Maatschappelijke vertegenwoordigingen en bedrijfsleven

114

Actor: Minister van BZ/Minister voor Ontwikkelingssamenwerking

Handeling: Het consulteren van maatschappelijke vertegenwoordigingen en het bedrijfsleven

Periode: 1990–

Product: Verslagen

Bron: Interviews

Waardering: B (criterium 5)

1.6.5. Nationale commissies

1.6.5..1 Instelling

115

Actor: Minister van BZ/Minister voor Ontwikkelingssamenwerking

Handeling: Het instellen van commissies

Periode: 1990–

Product: Instellingsbeschikking

Bron: Grondwet 2002 artikel 79

Opmerking: Deze handeling is zowel van toepassing op advies- als coördinatiecommissies als commissies van andere aard

Waardering: B (criterium 4)

1.6.5.2. Benoeming leden

116

Actor: Minister van BZ/Minister voor Ontwikkelingssamenwerking

Handeling: Het benoemen van leden van commissies

Periode: 1990–

Product: Benoemingen en ontslagverlening

Bron: Grondwet 2002 artikel 79

Opmerking: Deze handeling is zowel van toepassing op advies- als coördinatiecommissies als commissies van andere aard

Waardering: V 10 jaar na beëindiging van het lidmaatschap

1.6.5.3. Adviezen

117

Actor: Externe adviescommissies

Handeling: Het voorbereiden en opstellen van adviezen

Periode: 1990–

Product: Verslagen van overleg van de commissie, adviezen

Bron: Instellingsbeschikking van een commissie

Opmerking: Deze handeling is zowel van toepassing op advies- als coördinatiecommissies als commissies van andere aard. Voorbeelden van commissies: Staatscommissie voor de te nemen maatregelen ter bevordering der codificatie van het internationaal privaatrecht; Adviescommissie Mensenrechten Buitenlands Beleid (ACM); Nationale raad van advies inzake hulpverlening aan minder ontwikkelde landen (NAR); Adviesraad Internationale Vraagstukken (AIV); Coördinatiecommissie voor Internationale Aangelegenheden (CORIA)

Deze commissies vallen onder categorie 2 in bijlage ‘Commissies’

Waardering: B (criterium 5)

1.6.5.3.1. Aanvragen en reacties adviezen

118

Actor: Minister van BZ/Minister voor Ontwikkelingssamenwerking

Handeling: Het verzoeken om en reageren op een advies van een adviescommissie

Periode: 1990–

Product: Verzoeken om advies en reacties daarop

Bron: Instellingsbeschikking van een adviescommissie

Opmerking: In sommige gevallen geeft een adviescommissie een advies op verzoek van BZ en soms doet ze dat op eigen initiatief. Ook de adviesaanvraag door BZ wordt onder deze handeling begrepen

Waardering: B (criterium 5) adviezen

V 5 jaar, Voorbereiding

1.6.5.4. Faciliteiten

119

Actor: Minister van BZ/Minister voor Ontwikkelingssamenwerking

Handeling: Het faciliteren van commissies

Periode: 1990–

Product: Vergoedingen, zaalreserveringen en dergelijke

Bron: Instellingsbeschikking van een commissie

Opmerking: Deze handeling is zowel van toepassing op advies- als coördinatiecommissies als commissies van andere aard. bij de vaststelling van de waardering is rekening gehouden met het Rapport Institutioneel Onderzoek Per slot van Rijksrekening: een institutioneel onderzoek naar het beleidsterrein beheer van de rijksbegroting over de periode 1945–1993: Rijksarchiefdienst-PIVOT nr. 15 (Den Haag, 1994). In de bijbehorende selectielijst wordt een termijn van 7 jaar gehanteerd voor financiële bescheiden. Het Ministerie van BZ is medevaststeller van deze selectielijst en heeft daarom voor deze handeling de termijn van 7 jaar overgenomen

Waardering: V 7 jaar

1.6.6. Interdepartementaal overleg

1.6.6.1. Interdepartementale commissies (BZ secretariaat)

120

Actor: Minister van BZ/Minister voor Ontwikkelingssamenwerking

Handeling: Het voorbereiden, coördineren en opstellen van de inbreng van het Ministerie van BZ in interdepartementale coördinatiecommissies en (ad hoc) interdepartementale overlegstructuren waarvan het Ministerie van BZ het secretariaat voert

Periode: 1990–

Product: Adviezen, instructies, verslagen

Bron: Instellingsbesluit

Opmerking: Voor deze handeling geldt dat BZ het secretariaat voert. Enkele voorbeelden zijn de Coördinatiecommissie voor Internationale Milieuvraagstukken (CIM) en de Coördinatiecommissie Ontwikkelingssamenwerking (COCO).

Voor handelingen waarbij commissies als actor optreden, zie handeling 117

Deze commissies vallen onder categorie 1 in bijlage ‘Commissies’

Waardering: B (criterium 5)

121

Actor: Interdepartementale commissie

Handeling: Het afstemmen en coördineren van besluitvorming met als doel het bevorderen van een coherente visie van de verschillende Ministeries op diverse onderdelen van het Nederlands buitenlands en ontwikkelingssamenwerkingsbeleid

Periode: 1990–

Product: Adviezen, instructies, verslagen en subsidiebeschikkingen en jaarverslagen

Bron: Instellingsbesluit

Opmerking: Voor deze handeling geldt dat BZ het secretariaat voert. Enkele voorbeelden zijn de Coördinatiecommissie voor Internationale Milieuvraagstukken (CIM) en de Coördinatiecommissie Ontwikkelingssamenwerking (COCO).

Deze commissies vallen onder categorie 1 in bijlage ‘Commissies’

Waardering: B (criterium 5) neerslag van het inhoudelijk interdepartementaal afstemmen en coördineren

V neerslag van logistieke of facilitaire aard

1.6.6.2. Interdepartementale commissies

122

Actor: Minister van BZ/Minister voor Ontwikkelingssamenwerking

Handeling: Het voorbereiden, coördineren en opstellen van de inbreng van het Ministerie van BZ in interdepartementale coördinatiecommissies en (ad hoc) interdepartementale overlegstructuren, waarvan een ander departement het secretariaat voert

Periode: 1990–

Product: Adviezen, instructies, verslagen

Opmerking: De neerslag die in verband met deze commissies wordt gevormd, wordt minimaal 10 jaar bewaard, of indien dit uit oogpunt van de bedrijfsvoering noodzakelijk is, langer. Het Ministerie dat penvoerder is van de commissie heeft immers de primaire verantwoordelijkheid t.a.v. archivering van het commissie-archief. Wanneer BZ secretariaat voert van een commissie (bijvoorbeeld van het interdepartementaal OESO-overleg) wordt de neerslag bij BZ bewaard.

Het betreft hier handelingen van commissies die vallen onder categorie 3 van bijlage ‘Commissies’.

Bron: Instellingsbesluit

Waardering: V 10 jaar

1.6.7. Departementaal overleg

123

Actor: Minister van BZ/Minister voor Ontwikkelingssamenwerking

Handeling: Het voorbereiden, coördineren en opstellen van inbreng in interne overlegstructuren

Periode: 1990–

Product: Verslagen, notulen, instructie

Bron: Interviews (en dossiers van deze overleggen)

Opmerking: Het gaat om zowel structureel (afdelingsoverleg, SGDG-beraad, DG-beraad) als ad-hocoverleg

Waardering: B (criterium 1) Verslagen SGDG-beraad, DG-beraad:

V 10 jaar Overig

1.7.1. Parlementaire behandeling – plenair

1.7.1.1. Kamervragen

124

Actor: Minister van BZ/Minister voor Ontwikkelingssamenwerking

Handeling: Het behandelen van Kamervragen

Periode: 1990–

Product: Brieven en notities

Bron: Grondwet; artikel 68

Voorbeeld: Het informeren van de Kamer over de 15%-norm inzake onderwijs

Waardering: B (criterium 3)

1.7.1.2. Begroting

Voor handelingen over begroting zie RIO Rijksbegroting.

Voor bijdragen aan Memorie van Toelichting, zie handeling 2 (beleidsvorming).

1.7.3. Nationale ombudsman (klachtencoördinatie)

125

Actor: Minister van BZ/Minister voor Ontwikkelingssamenwerking

Handeling: Het informeren van de Nationale Ombudsman naar aanleiding van klachten over de gevolgen of uitvoering van het beleid

Periode: 1990–

Product: Brieven en notities

Bron: Grondwet 2002 artikel 78a lid 1

Opmerking: Zie ook PIVOT-rapport Behoorlijk Behandeld over de Nationale Ombudsman

Waardering: B (criterium 3)

1.7.4. Procesvoering

1.7.4.1. Nationale rechter

1.7.4.1.1. Bezwaarschriften

126

Actor: Minister van BZ/Minister voor Ontwikkelingssamenwerking

Handeling: Het behandelen van bezwaarschriften

Periode: 1990–

Product: Reactie op een bezwaarschrift en eventuele jurisprudentie in het geval het een zaak wordt die aan de rechter wordt voorgelegd

Bron: Algemene Wet Bestuursrecht

Opmerking: Het betreft onder meer bezwaarschriften die worden ingediend naar aanleiding van een besluit dat is genomen over de weigering van visumverlening en weigering van subsidieverlening

Waardering: V 20 jaar

1.7.4.2. Internationale gerechtelijke instanties

127

Actor: Minister van BZ/Minister voor Ontwikkelingssamenwerking

Handeling: Het vertegenwoordigen van het Koninkrijk der Nederlanden in procedures voor internationale gerechtelijke instanties

Periode: 1990–

Product: Gerechtelijke stukken

Bron: Geschillen en procesvertegenwoordiging (DJZ december 2004)

Waardering: B (criterium 5)

1.7.4.3. Europees recht

Voor handelingen Europa, zie handelingen uitvoering 1.3.10.

1.7.4.4. Geschillenbeslechting Koninkrijk (Arbitrage)

128

Actor: Minister van BZ/Minister voor Ontwikkelingssamenwerking

Handeling: Het voeren van een arbitrageprocedure

Periode: 1990–

Product: Processtukken en beslecht geschil

Bron: Statuut Permanente Hof voor Arbitrage in Den Haag (29 juli 1899)

Opmerking: Een arbitrageprocedure wordt in sommige gevallen tussentijds gestaakt

Waardering: B (criterium 1)

1.7.4.5. Buitenlandse gerechtshoven

1.7.4.5.1. Schadevergoeding onrechtmatig handelen

129

Actor: Minister van BZ/Minister voor Ontwikkelingssamenwerking

Handeling: Het ondersteunen van Nederlandse personen of instellingen in schadevergoedingsprocedures jegens andere staten

Periode: 1990–

Product: Informatie

Bron: Notitie Schadeclaims van Nederlandse personen of instanties op derde landen, Ministerie van BZ/Directie Juridische Zaken (december 2004)

Opmerking: Bij deze handeling moet bijvoorbeeld worden gedacht aan oorlogswandaden of nationalisaties

Waardering: B (criterium 5)

1.7.4.6. Advisering derden

130

Actor: Minister van BZ/Minister voor Ontwikkelingssamenwerking

Handeling: Het adviseren van derden (o.a. andere departementen, diplomatieke vertegenwoordigingen in Nederland etc.) omtrent juridische kwesties

Periode: 1990–

Product: Adviezen

Bron: Interview

Waardering: V 20 jaar

1.7.5. Burgerbrieven

131

Actor: Minister van BZ/Minister voor Ontwikkelingssamenwerking

Handeling: Het beantwoorden van vragen van burgers en particuliere organisaties en bedrijven

Periode: 1990–

Product: Burgerbrieven, antwoordbrieven, notities

Bron: Interviews

Waardering: V 5 jaar

1.7.6. WOB

132

Actor: Minister van BZ/Minister voor Ontwikkelingssamenwerking

Handeling: Het behandelen van een informatieverzoek op basis van de Wet openbaarheid van bestuur (Wob)

Periode: 1990–

Product: Antwoordbrieven, kopieën uit dossiers en inventarissen

Bron: Wet Openbaarheid Bestuur

Opmerking Het betreft verzoeken om inzage in documenten die door BZ-ambtenaren uit hoofde van hun functie zijn opgesteld

Waardering: V 10 jaar

1.7..7 Informeren derden

1.7.7.1. Informeren derden algemeen

Zie handeling 131

1.7.7.2. Voorlichting derden

133

Actor: Minister van BZ/Minister voor Ontwikkelingssamenwerking

Handeling: Het geven van voorlichting aan derden (burgers en particuliere organisaties en bedrijven)

Periode: 1990–

Product: Speeches, persconferenties, persberichten

Bron: Taakomschrijving DVL (intranet)

Opmerking: Hieronder wordt niet verstaan het verwoorden van het Nederlands standpunt bij onderhandelingen in internationale organisaties

Waardering: V 10 jaar

1.7.7.3. Voorlichting Nederlandse vertegenwoordigingen

134

Actor: Minister van BZ/Minister voor Ontwikkelingssamenwerking

Handeling: Het geven van aanwijzingen voor woordvoering aan de Nederlandse vertegenwoordigingen

Periode: 1990–

Product: Instructies

Bron: Omgaan met de pers, interne richtlijn van Directie Voorlichting; intranetsite BZ

Waardering: B (criterium 1)