Instrument voor de selectie – ter vernietiging dan wel blijvende bewaring – van de
administratieve neerslag van de zorgdrager
Minister van Buitenlandse Zaken
Project Wegwerken Archief Achterstanden (PWAA)
Vastgestelde Versie oktober 2007
Lijst van afkortingen
A&O-fonds: Arbeidsmarkt- en opleidingsfonds
ABD Algemene: Bestuursdienst
AMO: Adviescentrum voor Managementontwikkeling
ARAR: Algemeen Rijksambtenarenreglement
BHR: Bezetting Hogere Functies Rijksdienst
BIA: Beleidscommissie Internationale Ambtenaren
BBRA :Bezoldigingsbesluit Burgerlijke Rijksambtenaren
BSD: Basis Selectie Document
CCGOA: Centrale Commissie voor Overleg in Ambtenarenzaken
CIER: Contactorgaan Intern Emancipatiebeleid Rijksdienst
CIVOB: Centraal Instituut Vorming en Opleiding Bestuursdienst
COBA: Commissie voor Beleidsanalyse
CWO: Commissie Werkclassificatie Overheidspersoneel
DGMP: Directoraat-Generaal Management en Personeelsbeleid
DGOP: Directoraat-Generaal voor Overheidspersoneelsbeleid
EDO: Emancipatie en Deeltijdarbeid als aspecten van het Overheidspersoneelsbeleid
EMO: Etnische Minderheden bij de rijksoverheid
FC: Formatiecommissie
FOA: Formatie-administratie
FUWASYS: Functiewaarderingssysteem
GBA: Gewestelijk Arbeidsbureau
ICPR: Interdepartementale Coördinatievergadering Personeelsbeleid Rijksdienst
ICVO: Interdepartementale Contactvergadering Vorming en Opleiding
MAB: Mobiliteitsadviesbureau
MAR: Mobiliteitsadviesraad
MD: Management development
OVO: Ontwikkeling, Voorlichting en Opleiding
PAVO: Positieve Actie voor Vrouwen bij de Overheid
PIVOT: Project Invoering Verkorting Overbrengingstermijn
PMR: Personele meerjarenraming
RBC: Rijks Bestuursstudie Centrum
RGD: Rijks Geneeskundige Dienst
RIO: Rapport Institutioneel Onderzoek
ROC: Rijks Opleidings Centrum
ROI: Rijks Opleidings Instituut
RPD: Rijks Psychologische Dienst
SAJO: Subsidieregeling Additionele Jongerenbanen bij de Overheid
SOR: Stuurgroep Opleidingsbeleid Rijksoverheid
Stb.: Staatsblad van het Koninkrijk der Nederlanden
Stcrt.: Nederlandse Staatscourant
V&O: Vorming en Opleiding
VUT: Vervroegde uittreding
WAGW: Wet arbeid gehandicapte werknemers
WBEAA: Wet bevordering evenredige arbeidsdeelname allochtonen
WIA: Werkgroep Internationale Ambtenaren
Verantwoording
Doel en Werking van het Basis Selectiedocument
Een Basis Selectiedocument (BSD) is een bijzondere vorm van een selectielijst. In
de regel heeft een BSD niet zozeer betrekking op (alle) archiefbescheiden van één
(enkele) organisatie, als wel op het geheel van de bescheiden die de administratieve
neerslag vormen van het overheidshandelen op een bepaald beleidsterrein.
Het BSD geldt dus voor de archiefbescheiden van verschillende overheidsorganen (veelal
ook diverse zorgdragers), en wel voor zover de desbetreffende actoren op het terrein
in kwestie werkzaam zijn (geweest). Dit betekent dat er geen handelingen van particuliere
actoren worden opgenomen.
Een BSD wordt normaliter opgesteld op basis van institutioneel onderzoek. In het rapport
institutioneel onderzoek (RIO) wordt dan het betreffende beleidsterrein beschreven,
evenals de taken en bevoegdheden van de betrokken organen. De handelingen van de overheid
op het beleidsterrein staan in het RIO in hun functionele context geplaatst. In het
BSD zijn de handelingen overgenomen, alleen nu geordend naar de actor. Bovendien is
bij elke handeling aangegeven of de administratieve neerslag hiervan bewaard dan wel
vernietigd moet worden.
Door de beleidsterreingerichte benadering komen verschillende aspecten betreffende
het beheer van de eigen organisatie van de zorgdrager (financieel beleid, bijvoorbeeld)
niet aan bod. Voor het selecteren van de administratieve neerslag die betrekking heeft
op de instandhouding en ontwikkeling van de eigen organisaties van overheidsorganen
dienen een aantal zogeheten ‘horizontale’ BSD’s. Deze horizontale BSD’s zijn van toepassing
op alle organisaties van de rijksoverheid. Dit BSD is een dergelijk horizontaal selectiedocument.
Het niveau waarop geselecteerd wordt, is dus niet dat van de stukken zelf, maar dat
van de handelingen waarvan die archiefbescheiden de administratieve neerslag vormen.
Een BSD is derhalve geen opsomming van (categorieën) stukken, maar een lijst van handelingen
van overheidsactoren, waarbij elke handeling is voorzien van een waardering en indien
van toepassing een vernietigingstermijn.
Definitie van het beleidsterrein
De overheid heeft diverse taken op het beleidsterrein betreffende het formatiebeleid,
arbeidsmarktbeleid en personeelsontwikkeling en mobiliteit. De hoofdlijnen zijn: het
inrichten en waarderen van functies (formatieplaatsen) en het uitoefenen van toezicht
op formatiewijzigingen (formatiebeleid), het versterken van de arbeidsmarktpositie
van de overheid en het leveren van een bijdrage aan de terugdringing van de werkloosheid
(arbeidsmarktbeleid) en het stimuleren van de ontwikkelingsmogelijkheden en de flexibele
inzetbaarheid van ambtenaren (personeelsontwikkeling en mobiliteit).
Dit BSD bestrijkt uitsluitend de handelingen die binnen de (rijks)overheid op deze
gebieden verricht zijn.
Omschrijving en afbakening van de deelbeleidsterreinen
Formatiebeleid
Formatiebeleid houdt in het bepalen van, en toezicht houden op, de personeelsformaties
van de onderdelen van de rijksoverheid, de ministeries en Hoge Colleges van Staat.
Personeelsformatie kan in dit verband gedefinieerd worden als het aantal functies
(ook wel formatieplaatsen genoemd) met de daaraan verbonden (functie)niveaus. Formatiebeleid
heeft als doel een adequate verdeling van arbeidsplaatsen over de onderdelen van de
rijksoverheid, gelet op de taken die ze dienen te verrichten.
Arbeidsmarktbeleid
Onder de gemeenschappelijke noemer ‘arbeidsmarktbeleid’ vallen drie inhoudelijk van
elkaar te onderscheiden beleidsgebieden. In de eerste plaats wordt onder arbeidsmarktbeleid
verstaan het beleid gericht op het behouden of versterken van de arbeidsmarktpositie
van de rijksoverheid als werkgever in concurrentie met werkgevers in de marktsector.
In de tweede plaats valt onder arbeidsmarktbeleid het werkgelegenheidsbeleid, de bijdrage
die de rijksoverheid vanuit zijn verantwoordelijkheid als werkgever levert aan de
terugdringing van de werkloosheid. In de derde plaats wordt tot arbeidsmarktbeleid
gerekend het beleid ter bevordering van de herplaatsing van ambtenaren die ontslagen
zijn of bedreigd worden met ontslag, vanuit de sociale verantwoordelijkheid van de
overheidswerkgever tegenover zijn personeel.
Het arbeidsmarktbeleid heeft raakvlakken met verschillende andere deelbeleidsterreinen
zoals arbeidsvoorwaarden rijkspersoneel. Het gevoerde arbeidsmarktbeleid heeft directe
gevolgen voor de procedures van werving en selectie die bij de rijksoverheid gehanteerd
worden. Zie hiervoor het RIO Overheidspersoneel, deelbeleidsterrein Arbeidsvoorwaarden rijkspersoneel (PIVOT-rapport nr. 73) en het bijbehorende BSD.
Tenslotte dient vermeld te worden dat de minister van Sociale Zaken de eerstverantwoordelijke
minister voor het algemene arbeidsmarkt- en werkgelegenheidsbeleid is. Hij is initiator
van wetgeving op dit terrein die ook op de rijksoverheid van toepassing is en ontwikkelt
instrumenten voor werkgelegenheidsbevordering.
Personeelsontwikkeling en mobiliteit
Personeelsontwikkeling bij de rijksoverheid houdt in scholing, training en vorming
van rijksambtenaren. Deze activiteiten zijn gericht op het veranderen van de kennis,
vaardigheden en houding van individuele ambtenaren en van groepen ambtenaren. Het
mobiliteitsbeleid voegt hier de elementen van job-rotation en het vervullen van interim-functies
aan toe. Het mobiliteitsbeleid beoogt ambtenaren te laten doorstromen naar andere
functies, hetzij binnen het eigen ministerie, hetzij op een ander ministerie.
Op het gebied van de personeelsontwikkeling heeft het ministerie van Binnenlandse
Zaken naast zijn beleidsbepalende taak vanouds ook een uitvoerende taak vervuld. Onder
dit ministerie ressorteerde lange tijd (1959–1993) een centrale opleidingsinstantie
waar ambtenaren van alle ministeries terecht konden voor vorming en opleiding. Ook
de departementen zelf verzorgden opleidingsactiviteiten. Tenslotte werd een deel van
de opleidingen bij externe opleidingsinstituten gevolgd.
Een aparte categorie wordt gevormd door de vakgerichte opleidingen die sommige ministeries
voor speciale groepen ambtenaren aanbieden. In veel gevallen dient een bepaalde vereiste
vooropleiding hiermee te worden aangevuld. Voorbeelden van dergelijke functie-opleidingen
zijn onder andere opleidingen voor ambtenaren van het kadaster, de belastingdienst,
de politie, het parket, de brandweer, het defensie-apparaat en de buitenlandse dienst.
Omdat het initiatief en de competentie tot deze opleidingen in het algemeen lagen
bij de desbetreffende beleidssectoren zijn deze functie-opleidingen niet in dit BSD
opgenomen.
Ten aanzien van de arbeidsmobiliteit heeft het ministerie van Binnenlandse Zaken ook
een beleidscoördinerende en kaderstellende rol. Daarnaast is het ministerie op het
uitvoerende vlak actief geweest (bemiddeling bij de vervulling van de vacatures voor
de hogere functies in de rijksdienst). Afgezien hiervan speelt het ministerie van
Binnenlandse Zaken van oudsher ook een grote rol bij de (interdepartementale) herplaatsing
van (ontslagen) ambtenaren. Dit kan men ook opvatten als mobiliteit. Het herplaatsingsbeleid
valt echter niet onder personeelsontwikkeling en mobiliteit, maar onder arbeidsmarktbeleid.
Personeelsontwikkeling en mobiliteit hebben daarnaast tal van raakvlakken met andere
aspecten van het overheidspersoneelsbeleid. Opleidingen maken dikwijls onderdeel uit
van een introductie-programma voor nieuwe ambtenaren. Bij vacaturevervulling worden
steeds vaker eisen ten aanzien van de mobiliteit van de ambtenaar gesteld. Omscholing
kan dienen om de herplaatsing van ontslagen ambtenaren te vergemakkelijken. Studiefaciliteiten
en mobiliteitseisen zijn vastgelegd in rechtspositionele regelingen als het Algemeen Rijksambtenarenreglement en maken deel uit van de arbeidsvoorwaarden. Zelfs met medezeggenschap zijn er raakvlakken.
Ambtenaren die in de dienstcommissies c.q. ondernemingsraden vertegenwoordigd zijn
krijgen cursussen op dit gebied aangeboden. Al deze handelingen, net als die met betrekking
tot functioneringsgesprekken in het kader van loopbaanbeleid, maken deel uit van de
BSD Arbeidsvoorwaarden Rijkspersoneel.
Totstandkoming BSD
Het onderliggende BSD is gebaseerd op het RIO Overheidspersoneel: formatiebeleid,
arbeidsmarktbeleid en personeelsontwikkeling en mobiliteit. Een rapport institutioneel
onderzoek naar het deelbeleidsterrein formatiebeleid, arbeidsmarktbeleid en personeelsontwikkeling
en mobiliteit bij de (rijks)overheid in de periode 1945–1996.
In juli–augustus 2000 is het ontwerp-BSD met betrekking tot formatiebeleid, arbeidsmarktbeleid
en personeelsontwikkeling en mobiliteit door de ministers van Binnenlandse Zaken en
Koninkrijksrelaties, Onderwijs, Cultuur en Wetenschap, Volksgezondheid, Welzijn en
Sport, Defensie, Landbouw, Natuur en Voedselkwaliteit, Verkeer en Waterstaat, Financiën,
Justitie, Algemene Zaken, Economische Zaken en Volkshuisvesting, Ruimtelijke Ordening
en Milieubeheer aan de Staatssecretaris van OC&W aangeboden, waarna deze het ter advisering
heeft ingediend bij de Raad voor Cultuur (RvC). Van het gevoerde driehoeksoverleg
over de waarderingen van de handelingen is een verslag gemaakt, dat tegelijk met het
ontwerp-BSD naar de RvC is verstuurd. Vanaf 13 september 2000 lag het ontwerp-BSD
gedurende acht weken ter publieke inzage bij de informatiebalie in de studiezaal van
het Algemeen Rijksarchief evenals in de bibliotheken van de universiteiten, het Ministerie
van OC&W en de rijksarchieven in de provincie, hetgeen was aangekondigd in de Staatscourant
nr. 177 van 13 september 2000.
Tijdens het driehoeksoverleg was, op voordracht van de Archiefcommissie van het Koninklijk
Nederlands Historisch Genootschap, ook een deskundige op het beleidsterrein aanwezig.
Van andere (historische) organisaties of individuele burgers is geen commentaar ontvangen.
In de vergadering van de Bijzondere Commissie Archieven van de RvC van 21 november
2000 is het ontwerp-BSD behandeld, waarbij ook het verslag van het driehoeksoverleg
bij de voorbereiding van het advies is meegenomen.
Op 8 februari 2001 bracht de RvC advies uit (kenmerk arc-2000.2116/2), hetwelk geen
aanleiding heeft gegeven tot wijziging van de handelingen met betrekking tot de vakminister.
Daarop is het BSD vastgesteld in de Staatscourant nr. 201 van 17 oktober 2001.
De minister van Buitenlandse Zaken heeft echter het BSD Formatiebeleid, arbeidsmarktbeleid
en personeelsontwikkeling en mobiliteit niet vastgesteld. Daarom wordt deze selectielijst
voor de actoren de minister van Buitenlandse Zaken als vakminister en de plaatsingscommissie/herplaatsingscommissie
alsnog voorgelegd ter vaststelling.
Aangezien het BSD Formatiebeleid, arbeidsmarktbeleid en personeelsontwikkeling en
mobiliteit al eerder uitvoerig is besproken voor zowel de primaire zorgdrager (BZK)
als de secundaire zorgdragers (handelingen vakminister), is in samenspraak met het
NA besloten tot een versnelde vaststellingsprocedure. Voor meer informatie over de
doelstellingen van de overheid of de actoren op dit beleidsterrein kan het bovengenoemde
RIO worden geraadpleegd.
In verband met de vaststelling van het BSD P-Direct zijn sommige handelingen uit
dit BSD overbodig geworden. Zij zijn daarom uit dit document gelaten. In bijlage 1
van het BSD P-Direct (pagina 14 en verder) is een tabel opgenomen waarin deze handelingen
staan vermeld. Hier is bovendien een concordans te vinden van de handelingsnummers
die in de plaats van de vervallen handelingen komen.
Selectiedoelstelling
In de productbeschrijving BSD van maart 2004 is de selectiedoelstelling van het Nationaal
Archief als volgt verwoord. ‘De doelstelling van het Nationaal Archief bij de selectie
van overheidsarchieven is dat de belangrijkste bronnen van de Nederlandse samenleving
en cultuur veilig worden gesteld voor blijvende bewaring. Met het te bewaren materiaal
moet het mogelijk zijn om een reconstructie te maken van de hoofdlijnen van het handelen
van de rijksoverheid ten opzichte van haar omgeving, maar ook van de belangrijkste
historisch-maatschappelijke gebeurtenissen en ontwikkelingen, voor zover deze zijn
te reconstrueren uit overheidsarchieven.’
Selectiecriteria
Selecteren is het aanmerken van de neerslag van een handeling voor bewaren of vernietigen.
Als de neerslag aangewezen wordt ter bewaring, wil dat zeggen dat deze neerslag, ongeacht
de vorm waaruit zij bestaat, voor eeuwig bewaard moet worden. De bewaarplaats waar
deze neerslag na het verlopen van de wettelijke overbrengingstermijn van twintig jaar
moet worden overgebracht, is het Nationaal Archief. Bij de handeling in dit BSD staat
in dit geval bij waardering een B (van bewaren).
Als de neerslag van een handeling wordt aangewezen ter vernietiging, wil dat zeggen
dat deze neerslag, ongeacht de vorm waaruit zij bestaat, na verloop van de in het
BSD vastgestelde termijn kan worden vernietigd. De vernietigingstermijn is een minimum
eis: stukken mogen niet eerder dan na het verstrijken van die termijn worden vernietigd
door de voor het beheer verantwoordelijke dienst. De duur van de vernietigingstermijn
wordt bepaald door de administratieve belangen en de belangen van de burgers, enerzijds
ten behoeve van het adequaat uitvoeren van de overheidsadministratie en de verantwoordingsplicht
van de overheid en anderzijds voor de recht- en bewijszoekende burger. Bij de handeling
in dit BSD staat in dit geval bij waardering een V (van vernietigen).
Het aanwijzen van handelingen waarvan de neerslag bewaard moet blijven gebeurt op
grond van criteria die tot stand zijn gekomen in overleg tussen zorgdrager en het
Nationaal Archief.
De gehanteerde algemene selectiecriteria zijn:
HANDELINGEN DIE WORDEN GEWAARDEERD MET B (Bewaren)
1. Handelingen die betrekking hebben op voorbereiding en bepaling van beleid op hoofdlijnen
Toelichting: Hieronder wordt verstaan agendavorming, het analyseren van informatie, het formuleren
van adviezen met het oog op toekomstig beleid, het ontwerpen van beleid of het plannen
van dat beleid, alsmede het nemen van beslissingen over de inhoud van beleid en terugkoppeling
van beleid. Dit omvat het kiezen en specificeren van de doeleinden en de instrumenten.
2. Handelingen die betrekking hebben op evaluatie van beleid op hoofdlijnen
Toelichting: Hieronder wordt verstaan het beschrijven en beoordelen van de inhoud, het proces of
de effecten van beleid. Hieronder valt ook het toetsen van en het toezien op beleid.
Hieruit worden niet per se consequenties getrokken zoals bij terugkoppeling van beleid.
3. Handelingen die betrekking hebben op verantwoording van beleid op hoofdlijnen aan
andere actoren
Toelichting: Hieronder valt tevens het uitbrengen van verslag over beleid op hoofdlijnen aan andere
actoren of ter publicatie.
4. Handelingen die betrekking hebben op (her)inrichting van organisaties belast met
beleid op hoofdlijnen
Toelichting: Hieronder wordt verstaan het instellen, wijzigen of opheffen van organen, organisaties
of onderdelen daarvan.
5. Handelingen die bepalend zijn voor de wijze waarop beleidsuitvoering op hoofdlijnen
plaatsvindt
Toelichting: Onder beleidsuitvoering wordt verstaan het toepassen van instrumenten om de gekozen
doeleinden te bereiken.
6. Handelingen die betrekking hebben op beleidsuitvoering op hoofdlijnen en direct
zijn gerelateerd aan of direct voortvloeien uit voor het Koninkrijk der Nederlanden
bijzondere tijdsomstandigheden en incidenten
Toelichting: Bijvoorbeeld in het geval de ministeriële verantwoordelijkheid is opgeheven en/of
wanneer er sprake is van oorlogstoestand, staat van beleg of toepassing van noodwetgeving.
Ingevolge artikel 5, onder e, van het Archiefbesluit 1995 kan neerslag van bepaalde, als te vernietigen gewaardeerde handelingen betreffende
personen en/of gebeurtenissen van bijzonder cultureel of maatschappelijk belang, van
vernietiging worden uitgezonderd.
Naast de algemene criteria kunnen er in een BSD, eveneens binnen het kader van de
selectiedoelstelling, in overleg met het NA, beleidsterreinspecifieke criteria worden
geformuleerd. Deze criteria worden doorlopend genummerd, waarbij wordt aangesloten
bij de zes algemene criteria (dus vanaf 7). In dit BSD is geen aanvullend selectiecriterium
toegekend.
Actoren
Actoren onder de zorg van de minister van Buitenlandse Zaken
Minister van Buitenlandse Zaken als vakminister
Sinds 1946 heeft de vakminister de bevoegdheid de formatie van zijn ministerie vast
te stellen en te wijzigen. Voordien was die bevoegdheid voorbehouden aan de Kroon.
Het formatiewerk wordt gedaan door het lijnmanagement, personeelsfunctionarissen (in
het bijzonder formatiedeskundigen) en de departementsleiding en omvat:
• het onderzoeken van afzonderlijke of groepen functies ten behoeve van de functiewaardering;
• het adviseren en het doen van voorstellen over de samenstelling en waardering van
functies, de formatieomvang en de organisatiestructuur;
• het vaststellen van de voorgestelde formaties door het bevoegd gezag (de minister
c.q. het diensthoofd).
Plaatsingscommissie/herplaatsingscommissie
Deze commissie wordt ingesteld door de vakminister en adviseert het bevoegd gezag
over de uitvoering van reorganisaties.
Vaststellingsprocedure
Op 4 juni 2007 is het ontwerp-BSD door het Project Wegwerken Archiefachterstanden
(PWAA) namens de minister van Buitenlandse Zaken aan de minister van OC&W aangeboden,
waarna deze het ter advisering heeft ingediend bij de Raad voor Cultuur (RvC). Van
het gevoerde driehoeksoverleg over de waarderingen van de handelingen is een verslag
gemaakt, dat tegelijk met het BSD naar de RvC is verstuurd. Vanaf 2 juli 2007 lag
de selectielijst gedurende zes weken ter publieke inzage bij de registratiebalie van
de studiezaal en op de website van het Nationaal Archief evenals op de website van
het ministerie van OCW, hetgeen was aangekondigd in de Staatscourant en in het Archievenblad.
Op 30 augustus 2007 bracht de RvC advies uit [aca-2007.03943/5], hetwelk behoudens
enkele tekstuele correcties geen aanleiding heeft gegeven tot wijziging van de ontwerp-selectielijst.
Daarop werd het BSD op 11 september 2007 door de algemene rijksarchivaris, namens
de minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen, en het Project Wegwerken Archiefachterstanden
namens de minister van Buitenlandse Zaken [C/S&A/07/2237] vastgesteld.
Leeswijzer
De selectielijst is primair ingedeeld naar actoren. De secundaire indeling is de volgorde
van de handelingen.
Handelingenblokken
De handelingen zijn verwerkt in uniek genummerde gegevensblokken die als volgt zijn
opgebouwd:
(nummer): Het nummer van het handelingenblok.
Handeling: Een complex van activiteiten, dat verricht wordt door één of meer actoren
en dat veelal een product naar de omgeving oplevert.
Periode: Hier worden de jaren weergegeven waarin de handeling werd verricht.
Grondslag/Bron: Dit is de (wettelijke) basis van de handeling. De aanduiding bron
wordt gebruikt indien een handeling geen duidelijke wettelijke basis heeft, maar de
handeling is geformuleerd op basis van interviews, literatuur of andere bronnen.
Product: Dit is de weergave van het juridisch-bestuurlijk niveau van het eindproduct
van de handeling. Indien niet duidelijk is in welke soort documentaire neerslag een
handeling heeft geresulteerd of als uit de beschrijving van de handeling al duidelijk
is welk product de handeling oplevert, ontbreekt dit item.
Opmerkingen: Hier worden eventuele bijzonderheden over bovengenoemde items weergegeven.
Waardering: Hier wordt aangegeven of de neerslag van een handeling bewaard moet worden
of dat deze op termijn vernietigd kan worden.
De ‘B’ staat voor bewaren, ofwel: het na afloop van de overbrengingstermijn krachtens
de Archiefwet 1995 overdragen aan het Nationaal Archief. De ‘V’ staat voor vernietigen na afloop van
de aangegeven termijn. Achter de ‘B’ of ‘V’ is aangegeven welk selectiecriterium,
zoals geformuleerd in de inleiding, is toegepast.
Selectielijsten
Actoren onder de zorg van de minister van Buitenlandse Zaken
Actor: Vakminister
1 Formatiebeleid
1.1 Formatiebeleid
(14.)
Handeling: Het opstellen van formatiebeleidsplannen
Periode: 1945–
Opmerking: Dit omvat o.a. het opstellen van beleidsplannen ter realisering van afslankingsoperaties.
Waardering: B (1)
(15.)
Handeling: Het opstellen van personele meerjarenramingen
Periode: 1945–
Waardering: V 5 jaar
(19.)
Handeling: Het indienen bij de voorzitter van de Raad van Ministers van een voorstel
tot wijziging van de personeelsformatie van een departement
Periode: (1938) 1945–1946
Grondslag: Besluit tot vaststelling van bepalingen betreffende de personeelsbezetting
bij de departementen van algemeen bestuur, 4 mei 1938, Stb. 1938/140, art. 13.1
Opmerking: De voorzitter brengt het voorstel in de Raad van Ministers na het inwinnen
van het advies van de commissie van onderzoek naar de formatie van de departementen
van algemeen bestuur.
Waardering: V 5 jaar
(23.)
Handeling: Het indienen bij de voorzitter van de Raad van Ministers van voorstellen
tot bevordering tot een hogere rang van ambtenaren die niet voldoen aan de eisen van
benoembaarheid tot die rang
Periode: (1938) 1945–1946
Grondslag: Besluit tot vaststelling van bepalingen betreffende de personeelsbezetting
bij de departementen van algemeen bestuur, 4 mei 1938, Stb. 1938/140, art. 12.1
Opmerking: De eisen voor benoembaarheid hebben betrekking op de genoten scholing en
opleiding van de ambtenaar en zijn vastgelegd in art. 6 van dit besluit. De ambtenaar
die niet aan deze vereisten voldoet kan toch voor bevordering in aanmerking komen
‘op grond van bekwaamheid en geschiktheid, verkregen door eigen studie, inspanning
en toewijding’. De Raad van Ministers beslist over een dergelijke bevordering.
Waardering: V 5 jaar
(26.)
Handeling: Het vaststellen of wijzigen van de departementale personeelsformatie
Periode: 1947–
Product Formatiebesluiten
Opmerking: Deze handeling werd verricht door het lijnmanagement (vanaf ca.1990), personeelsfunctionarissen
(in het bijzonder formatiedeskundigen) en de departementsleiding en omvat:
– het onderzoeken van afzonderlijke of groepen functies ten behoeve van de functiewaardering;
– het adviseren en het doen van voorstellen over de samenstelling en waardering van
functies, de formatieomvang en de organisatiestructuur;
– het vaststellen van de voorgestelde formaties door het diensthoofd c.q. de minister.
Waardering: V 10 jaar
(39.)
Handeling: Het jaarlijks aan de minister van Binnenlandse Zaken rapporteren over het
gevoerde formatiebeheer
Periode: 1985–
Bron Nota ‘Uitwerking decentralisatie formatiebeleid’, bijlage bij brief van de minister
van Binnenlandse Zaken aan de ministers d.d. 10 juni 1985, nr. AF85/U391; Nota ‘Het
formatiebeheer in de rijksoverheid’ (1992).
Opmerking: Sinds 1993 is deze rapportage de bijdrage aan Mensen & Management (uitgave
van het ministerie van BZK).
Waardering: B (3)
(44.)
Handeling: Het formaliseren van de decentralisatie van het formatiebeheer door middel
van decentralisatiestatuten
Periode: 1985–1990
Bron Nota ‘Het formatiebeheer in de rijksoverheid’ (1992)
Waardering: B (1)
(45.)
Handeling: Het opstellen van mandaatregelingen op het gebied van formatiezaken
Periode: 1985–
Bron Nota ‘Het formatiebeheer in de rijksoverheid’ (1992)
Waardering: B (4)
1.2 Functiewaarderingsbeleid
(48.)
Handeling: Het in overeenstemming met de minister van Binnenlandse Zaken vaststellen
van een normeringsstelsel voor het bepalen van de zwaarte van functies
Periode: 1994–
Grondslag: Besluit houdende wijziging van het Bezoldigingsbesluit Burgerlijke Rijksambtenaren
1984, 13 juni 1994, Stb. 1994/452, art. 1
Opmerking: Andere normeringsstelsels, vastgesteld door de vakminister, moeten vergelijkbare
functiewaarderingsuitkomsten hebben als FUWASYS.
Waardering: B (1)
(49.)
Handeling: Het toekennen van een waardering aan functies
Periode: 1945–
Grondslag: Bezoldigingsbesluit Burgerlijke Rijksambtenaren 1948, 20 juni 1949, Stb.
1949/J 261
Bezoldigingsbesluit Burgerlijke Rijksambtenaren 1984, 1 november 1983, Stb. 1983/571,
art. 5.3
Besluit houdende wijziging van het Bezoldigingsbesluit Burgerlijke Rijksambtenaren
1984, 13 juni 1994, Stb. 1994/452, art. 1
Opmerking: Tot de decentralisatie van formatiebevoegheden in de jaren tachtig waren
de vakministers verplicht over de waardering van (individuele) functies het advies
van de minister van Binnenlandse Zaken in te winnen. Sinds 1984 worden functies gewaardeerd
aan de hand van de algemene karakteristieken en functietyperingen. Vanaf 1994 geldt
FUWASYS als basis voor de waardering.
Waardering: V 10 jaar na wijziging
(57.)
Handeling: Het bij gemeenschappelijke beschikking vaststellen van functielijsten,
waarop de waardering van functies met behulp van de genormaliseerde methode van werkclassificatie
tot uitdrukking wordt gebracht
Periode: 1960–
Grondslag: Besluit houdende nadere regelen ten aanzien van de bezoldiging van de rijkswerklieden,
21 juli 1960, Stb. 1960/330, art. V
Waardering: B (1)
2 Arbeidsmarktbeleid
(80.)
Handeling: Het treffen van maatregelen ter uitvoering van het overheidspersoneelsbeleid
met betrekking tot de arbeidsmarkt en de werkgelegenheid binnen de rijksdienst
Periode: 1983–
Waardering: B (5)
(82.)
Handeling: Het organiseren van en deelnemen aan banenmarkten, voorlichtingsbijeenkomsten,
publiciteitscampagnes, traineeprojecten etc., met het oog op de versterking van de
positie van de rijksoverheid (c.q. ministerie) op de arbeidsmarkt
Periode: 1987–
Waardering: V 5 jaar
(85.)
Handeling: Het rapporteren aan de minister van Sociale Zaken over de invulling van
de toegewezen arbeidsplaatsen
Periode: 1980–
Opmerking: De driemaandelijkse voortgangsrapportages werden vervolgens aan de Tweede
Kamer aangeboden.
Waardering: B (3)
(97.)
Handeling: Het rapporteren aan de minister van Binnenlandse Zaken over de uitvoering
van het voorkeursgroepenbeleid
Periode: 1987–
Opmerking: Deze rapportages werden door het ministerie van Binnenlandse Zaken gebruikt
als basis voor de rapportages aan de Tweede Kamer.
Waardering: B (3)
(107.)
Handeling: Het rapporteren aan de minister van Binnenlandse Zaken over de uitvoering
van positieve actieprogramma’s voor vrouwen bij de rijksoverheid
Periode: 1987–
Waardering: B (3)
(109.)
Handeling: Het aanmelden van vacatures voor leden van etnische minderheden bij de
vacaturebank van de Wervingservice Voorkeursgroepen
Periode: 1988–
Waardering: V 3 jaar
(110.)
Handeling: Het rapporteren aan de minister van Binnenlandse Zaken over de uitvoering
van het werkgelegenheidsbeleid voor minderheden
Periode: 1987–
Waardering: B (3)
(111.)
Handeling: Het registreren van de etnische afkomst van het personeel
Periode: 1987–
Grondslag: O.a. Wet bevordering evenredige arbeidsdeelname allochtonen, 11 mei 1994,
Stb. 1994/423, art. 4
Opmerking: Etnische registratie gebeurt op vrijwillige basis. De volgende gegevens
worden geregistreerd:
Datum van aanstelling;
Salarisschaal bij aanstelling;
Geboortedatum;
Geslacht;
de etnische minderheidsgroep waartoe het personeelslid behoort (nationaliteit en geboorteland);
de beëindiging van de arbeidsverhouding met een personeelslid;
de datum van beëindiging van de arbeidsverhouding.
Waardering: V 5 jaar
(114.)
Handeling: Het indienen van een bezwaarschrift bij de minister van Sociale Zaken tegen
een eis van het Districtshoofd van de Arbeidsinspectie inzake het aanpassen van de
werkzaamheden en de werkplek aan de gehandicapte werknemer
Periode: 1986–
Grondslag: Wet arbeid gehandicapte werknemers, 16 mei 1986, Stb. 1986/300, art. 6.4
Waardering: V 3 jaar na definitief worden beslissing
(115.)
Handeling: Het registreren van het aandeel gehandicapte werknemers in het personeelsbestand
Periode: 1989–
Grondslag: Circulaire van de minister van Binnenlandse Zaken aan de ministers (betreffende
de uitvoering van de WAGW), 18 oktober 1989, Stcrt. 1989/224
Waardering: V 5 jaar
(116.)
Handeling: Het rapporteren aan de minister van Binnenlandse Zaken omtrent de uitvoering
van de Wet arbeid gehandicapte werknemers
Periode: 1989–
Grondslag: Circulaire van de minister van Binnenlandse Zaken aan de ministers (betreffende
de uitvoering van de WAGW), 18 oktober 1989, Stcrt. 1989/224
Waardering: B (3)
(121.)
Handeling: Het aanmelden van een ontstane of verwachte vacature bij de minister van
Binnenlandse Zaken
Periode: 1946–
Grondslag: Plaatsingsbesluit 1946, 18 december 1946, Stb. 1946/G 368, art. 5
Besluit Coördinatie Rijkspersoneelsaangelegenheden, 25 juni 1958, Stb. 1958/316, art.
4.1 en 4a
Besluit herplaatsingsbeleid, 16 maart 1993, Stb. 1993/194, art. 4.1
Regeling procedure bij reorganisatie, 26 maart 1996, Stcrt. 1996/80, art. 5.3
Opmerking: Een vacature die ontstond of verwacht werd ten gevolge van een ontslag
waaraan recht op een vut-uitkering verbonden was, diende bij Binnenlandse Zaken gemeld
te worden op grond van art. 4a.1 van het Besluit Coördinatie Rijkspersoneelsaangelegenheden
(ingevoegd bij Koninklijk Besluit van 3 december 1979, Stb. 1979/751).
Waardering: V 3 jaar
(133.)
Handeling: Het instellen van een plaatsingscommissie/herplaatsingscommissie
Periode: 1996–
Grondslag: Regeling procedure bij reorganisatie, 26 maart 1996, Stcrt. 1996/80, art.
7.1
Waardering: B (4)
(134.)
Handeling: Het benoemen van de voorzitter, secretaris en leden van de plaatsings-
en herplaatsingscommissie
Periode: 1996–
Grondslag: Regeling procedure bij reorganisatie, 26 maart 1996, Stcrt. 1996/80, art.
7.2
Waardering: V 5 jaar na beëindiging van het lidmaatschap
3 Personeelsontwikkeling en mobiliteit
3.1 Algemene handelingen
(152.)
Handeling: Het voorbereiden van het departementale beleid inzake personeelsontwikkeling
en mobiliteit
Periode: 1945-
Opmerking: Dit omvat het opstellen van opleidingsprogramma’s, management development
programma’s.
Waardering: B (1)
3.2 Handelingen mobiliteit
(186.)
Handeling: Het vaststellen van voorschriften omtrent loopbaanvorming in het algemeen
en omtrent daarmee verband houdende bijzondere regelingen ter bepaling van de voor
de ambtenaar geldende salarisschaal
Periode: 1983–
Grondslag: Algemeen Rijksambtenarenreglement, 12 juni 1931, Stb. 1931/248, zoals gewijzigd
bij Besluit van 1 november 1983, Stb. 1983/571, art. 13.2
Opmerking: De vakminister kan de voorschriften vaststellen voorzover deze niet door
de Kroon of de minister van Binnenlandse Zaken worden vastgesteld. Voorwaarde is dat
de voorschriften passen in het gecoördineerde (functiewaarderings-)beleid van de minister
van Binnenlandse Zaken.
Waardering: B (1)
(191.)
Handeling: Het benoemen van dienstonderdelen in de zin van het Besluit mobiliteitseisen
Periode: 1986–
Grondslag: Besluit mobiliteitseisen, 29 mei 1986, Stcrt. 1986/121, art. 4
Opmerking: Voordat een ambtenaar, anders dan bij eerste indiensttreding, in een beleids-,
staf- of algemene beheersfunctie in schaal 12, 13 of 14 kan worden benoemd, moet hij
minstens bij één ander dienstonderdeel een functie hebben bekleed. Elke minister bepaalt
voor zijn ministerie wat onder dienstonderdeel wordt verstaan. Hierbij kan men denken
aan een directoraat-generaal, directie of afdeling.
Waardering: B (5)
(192.)
Handeling: Het uitsluiten van functies in de salarisschalen 12, 13 en 14 (BBRA 1984)
van de werking van het Besluit mobiliteitseisen op grond van het specifieke karakter
van de betreffende functies
Periode: 1986–
Grondslag: Besluit mobiliteitseisen, 29 mei 1986, Stcrt. 1986/121, art. 5
Waardering: B (5)
(193.)
Handeling: Het stellen van nadere regels ten aanzien van de mobiliteitseisen, gesteld
in art. 2 en art. 3 van het Besluit mobiliteitseisen
Periode: 1986–
Grondslag: Besluit mobiliteitseisen, 29 mei 1986, Stcrt. 1986/121, art. 5
Opmerking: Art. 2 en art. 3 bepalen in hoofdlijnen welke ambtenaren onder welke voorwaarden
in aanmerking komen voor beleids-, staf- of algemene beheersfuncties.
Waardering: B (5)
(204.)
Handeling: Het aanmelden van vacatures voor hogere ambtelijke functies in de rijksdienst
bij het Bureau van de ABD
Periode: 1995–
Waardering: V 3 jaar
(217.)
Handeling: Het doen van een opgave aan de BIA van jonge, veelbelovende hoofdambtenaren,
voor wie hij tijdelijke tewerkstelling bij een internationale organisatie voor hun
verdere loopbaan in Nederland van belang acht
Periode: 1975–
Grondslag: Circulaire van de minister van Binnenlandse Zaken (betreffende buitengewoon
verlof van lange duur in verband met functieaanvaarding bij internationale organisaties),
26 mei 1975, nr. AB/75/U776
Waardering: V 3 jaar
(221.)
Handeling: Het melden van vacatures bij internationale organisaties aan het secretariaat
van de BIA
Periode: 1975–
Grondslag: Circulaire van de minister van Binnenlandse Zaken (betreffende buitengewoon
verlof van lange duur in verband met functieaanvaarding bij internationale organisaties),
26 mei 1975, nr. AB/75/U776
Waardering: V 3 jaar
Actor: Plaatsingscommissie / herplaatsingscommissie
(135.)
Handeling: Het adviseren van het bevoegd gezag over de uitvoering van een reorganisatie
Periode: 1996–
Grondslag: Regeling procedure bij reorganisatie, 26 maart 1996, Stcrt. 1996/80, art.
7.1
Waardering: B (1).
