Besluit vaststelling selectielijst neerslag handelingen beleidsterrein Arbeidsverhoudingen 1945 tot heden (Minister van Buitenlandse Zaken)

Een Basis Selectiedocument (BSD) is een bijzondere vorm van een selectielijst. In de regel heeft een BSD niet zozeer betrekking op (alle) archiefbescheiden van één (enkele) organisatie, als wel op het geheel van de bescheiden die de administratieve neerslag vormen van het overheidshandelen op een bepaald beleidsterrein.

Het BSD geldt dus voor de archiefbescheiden van verschillende overheidsorganen (veelal ook diverse zorgdragers), en wel voor zover de desbetreffende actoren op het terrein in kwestie werkzaam zijn (geweest). Dit betekent dat er geen handelingen van particuliere actoren worden opgenomen.

Een BSD wordt normaliter opgesteld op basis van institutioneel onderzoek. In het rapport institutioneel onderzoek (RIO) wordt dan het betreffende beleidsterrein beschreven, evenals de taken en bevoegdheden van de betrokken organen. De handelingen van de overheid op het beleidsterrein staan in het RIO in hun functionele context geplaatst. In het BSD zijn de handelingen overgenomen, alleen nu geordend naar de actor. Bovendien is bij elke handeling aangegeven of de administratieve neerslag hiervan bewaard dan wel vernietigd moet worden.

Door de beleidsterreingerichte benadering komen verschillende aspecten betreffende het beheer van de eigen organisatie van de zorgdrager (financieel beleid, bijvoorbeeld) niet aan bod. Voor het selecteren van de administratieve neerslag die betrekking heeft op de instandhouding en ontwikkeling van de eigen organisaties van overheidsorganen dienen een aantal zogeheten ‘horizontale’ BSD’s. Deze horizontale BSD’s zijn van toepassing op alle organisaties van de rijksoverheid. Dit BSD is een dergelijk horizontaal selectiedocument.

Het niveau waarop geselecteerd wordt, is dus niet dat van de stukken zelf, maar dat van de handelingen waarvan die archiefbescheiden de administratieve neerslag vormen. Een BSD is derhalve geen opsomming van (categorieën) stukken, maar een lijst van handelingen van overheidsactoren, waarbij elke handeling is voorzien van een waardering en indien van toepassing een vernietigingstermijn.

Het deelbeleidsterrein Arbeidsverhoudingen handelt over de relatie werkgever–werknemer bij de overheid. Deze relatie is in grote lijnen gebaseerd op overleg. Dit overleg vindt plaats in verschillende vormen tussen diverse betrokken partijen: enerzijds de overheid als werkgever, anderzijds de vakorganisaties als vertegenwoordiger van de ambtenaren. De overheid heeft er reeds in de negentiende eeuw voor gekozen om het overleg decentraal te doen laten plaatsvinden. Hieruit is een stelsel van diverse overlegvormen gegroeid. Bij de vaststelling van de Ambtenarenwet in 1929 heeft de wetgever het decentrale stelsel onaangetast gelaten. Artikel 125 eerste lid sub m van deze wet legt de overheid de plicht op om overleg te voeren met vakorganisaties over de rechtstoestand van de ambtenaren. Het tweede lid van dit artikel legt het bevoegde gezag van de provincies, gemeenten, waterschappen, veenschappen en veenpolders de verplichting op dezelfde onderwerpen bij verordening te regelen.

Binnen het overleg was een zekere hiërarchische structuur waarneembaar. Bovenaan de overlegladder stond het centraal georganiseerd overleg. Er bestaan meerdere vormen van georganiseerd overleg, afhankelijk van de betrokken overheidswerkgevers, zoals hierboven reeds is aangegeven. In dit BSD gaat het om het centraal georganiseerd overleg. Dit overleg vindt plaats tussen de vakcentrales voor overheidspersoneel en de Minister van Binnenlandse Zaken en betreft de arbeidsvoorwaarden van het burgerlijk rijkspersoneel. Tot 1993 werd het overleg gevoerd in de Centrale Commissie voor Georganiseerd Overleg in Ambtenarenzaken (CCGOA). De aanduiding centraal georganiseerd overleg was enigszins misleidend, omdat er in formele zin geen overlegsituatie was, waarin de rechtstoestand van alle ambtenaren aan de orde kwam. In de praktijk echter waren de hoofdlijnen van het arbeidsvoorwaardenbeleid, waarover met de CCGOA werd overlegd in hoge mate bepalend voor de rechtstoestand van alle ambtenaren bij het Rijk en de lagere overheden. Dit was vooral te danken aan de interne coördinatie tussen de diverse overheidswerkgevers.

Het centraal georganiseerd overleg vormde dus de basis voor de vaststelling van de arbeidsvoorwaarden van de rijksambtenaar. De bepalingen omtrent de vorm van het overleg en de samenstelling van de centrale commissie waren en zijn nog steeds vastgelegd in het Algemeen Rijksambtenarenreglement.

De opvattingen over de inhoud van het overleg liepen nogal eens uiteen. Gedurende het interbellum ging men er nog vanuit dat er alleen over de rechtspositie van de ambtenaar moest worden gesproken. In de loop der jaren is de overlegthematiek geleidelijk aan uitgebreid en werd het gehele personeelsbeleid bij de overheid punt van overleg. Vanaf het einde van de jaren tachtig verkende men de mogelijkheden om het overleg verder te decentraliseren. Men wilde het terugbrengen tot het zogenaamde sectoraal overleg. In 1993 was er uiteindelijk sprake van een volwaardig sectoroverleg en werd de CCGOA ontbonden. Vanaf dat moment wordt er gesproken van de sectorcommissie bestaande voor de sectoren Rijk, Defensie, Onderwijs en Wetenschappen, politie, rechterlijke macht, gemeenten, provincies en waterschappen.

In de tweede plaats is er het overleg in de bijzondere commissie. De bijzondere commissie kan worden ingesteld voor ambtenaren werkzaam bij één of meer diensten, bedrijven of instellingen, met voor deze ambtenaren geldende bijzondere dienstvoorwaarden. Afhankelijk van de situatie kunnen er dus meerdere bijzondere commissies binnen één departement aanwezig zijn. In veel gevallen wordt de bijzondere commissie per dienstonderdeel ingesteld.

De taak van de bijzondere commissie spitst zich toe op de groep van ambtenaren die zij vertegenwoordigd. In eerste instantie brengt de bijzondere commissie adviezen uit aan zowel de Minister als aan de CCGOA en vanaf 1993 met de SOR. Met name naar deze laatste speelde zij een belangrijke ondersteunende rol. Sinds 1956 beperkte de adviesrol zich tot het centraal georganiseerd overleg.

Door de komst van de ondernemingsraden bij de rijksoverheid in 1995 is de bijzondere commissie nogal onder druk komen te staan. Door de uitgebreide bevoegdheden van de ondernemingsraad is er in de praktijk een overlapping van de werkzaamheden opgetreden. De taakverdeling tussen beide organen is dan ook niet meer geheel duidelijk.

Medezeggenschap is de derde overlegvorm. In het Algemeen Rijksambtenarenreglement is in 1929 de mogelijkheid tot instelling van dienstcommissies opgenomen. In eerste instantie had de dienstcommissie de taak om de bijzondere commissie te adviseren. Zij stond dichter bij de werkvloer en kende de problemen en de opvattingen van het personeel. Tot 1982 moesten de leden van de dienstcommissie afkomstig zijn uit één van de tot het centraal georganiseerd overleg toegelaten vakorganisaties. Het overleg van de dienstcommissie werd door velen als te beperkt ervaren. Dit gold zowel voor de nauwe verbondenheid met de vakorganisaties, waardoor er van een ware personeelsafspiegeling geen sprake was, als voor het nagenoeg ontbreken van bevoegdheden in het overleg met het diensthoofd. Met de Wet op de ondernemingsraden als grote voorbeeld, zocht men in de jaren tachtig naar aansluiting bij het medezeggenschapsstelsel in de particuliere sector. Het bestaande stelsel kwam op de helling te staan. Zo ontstond er een dienstcommissie waarvan de leden op basis van passief en actiefkiesrecht gekozen werden.

Gedurende de jaren negentig onderzocht men of een verdere koppeling van de medezeggenschapsstructuur aan de Wet op de ondernemingsraden (WOR) mogelijk was. In 1995 werd tenslotte de WOR van toepassing verklaard voor de (rijks)overheid.

Tenslotte is er het werkoverleg, staande op de onderste sport van de overlegladder, maar zeker niet onbelangrijk. In de loop der jaren is men bij de overheid de waarde van het werkoverleg steeds meer gaan inzien. In het werkoverleg krijgt de individuele werknemer/ambtenaar de gelegenheid om mee te praten over zaken, die hem direct aangaan. Het houdt hem betrokken. Voor het werkoverleg bestaan slechts richtlijnen. Het is niet wettelijk vastgelegd.

Misschien ten overvloede moet hier nog eens benadrukt worden dat dit BSD zich uitsluitend richt op de overlegstructuren van de (Rijks)overheid. De resultaten voortkomend uit het overleg komen hier niet aan de orde.

Het deelbeleidsterrein Arbeidsverhoudingen handelt over de relatie werkgever–werknemer bij de overheid. Dit BSD gaat hoofdzakelijk in op de arbeidsverhoudingen van het burgerlijk rijksoverheidspersoneel. Daar buiten vallen de politie, het onderwijzend personeel, de rechterlijke macht en het militair personeel. Voor deze laatste groepen worden afzonderlijke regelingen getroffen. De arbeidsvoorwaarden van deze groepen zijn vastgesteld in een sector-eigen arbeidsreglement. De arbeidsverhoudingen van deze ambtenarengroepen zijn dan ook niet in dit BSD opgenomen. Dit is ook het geval voor de lagere overheden, dat zijn de gemeenten, de provincies en de waterschappen. Alleen de rol van de centrale overheid ten opzichte van de arbeidsvoorwaardenvorming bij de lagere overheden komt aan de orde.

Bepaalde aspecten van het beleid voor de arbeidsverhoudingen zijn echter geldig voor alle groepen van overheidspersoneel, te denken valt aan het stakingsrecht of de medezeggenschap. Deze algemene aspecten zijn in principe voor alle groepen in dit BSD meegenomen.

Het onderliggende BSD is gebaseerd op het RIO Overheidspersoneel: Arbeidsverhoudingen. Een rapport institutioneel onderzoek op het deelbeleidsterrein Arbeidsverhoudingen bij het overheidspersoneel in de periode 1945–1995 (1997).

In juli–augustus 2000 is het ontwerp-BSD door de Ministers van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties, Onderwijs, Cultuur en Wetenschap, Volksgezondheid, Welzijn en Sport, Defensie, Landbouw, Natuur en Voedselkwaliteit, Verkeer en Waterstaat, Financiën, Justitie, Algemene Zaken, Economische Zaken en Volkshuisvesting, Ruimtelijke Ordening en Milieubeheer aan de Staatssecretaris van OC&W aangeboden, waarna deze het ter advisering heeft ingediend bij de Raad voor Cultuur (RvC). Van het gevoerde driehoeksoverleg over de waarderingen van de handelingen is een verslag gemaakt, dat tegelijk met het ontwerp-BSD naar de RvC is verstuurd. Vanaf 13 september 2000 lag het ontwerp-BSD gedurende acht weken ter publieke inzage bij de informatiebalie in de studiezaal van het Nationaal Archief evenals in de bibliotheken van de universiteiten, het Ministerie van OC&W en de rijksarchieven in de provincie, hetgeen was aangekondigd in de Staatscourant nr. 177 van 13 september 2000.

Tijdens het driehoeksoverleg was, op voordracht van de Archiefcommissie van het Koninklijk Nederlands Historisch Genootschap, ook een deskundige op het beleidsterrein aanwezig. Van andere (historische) organisaties of individuele burgers is geen commentaar ontvangen.

In de vergadering van de Bijzondere Commissie Archieven van de RvC van 21 november 2000 is het ontwerp-BSD behandeld, waarbij ook het verslag van het driehoeksoverleg bij de voorbereiding van het advies is meegenomen.

Op 8 februari 2001 bracht de RvC advies uit (kenmerk arc-2000.2116/2), hetwelk geen aanleiding heeft gegeven tot wijzigingen in het BSD.

Daarop is het BSD vastgesteld in de Staatscourant nr. 200 van 16 oktober 2001.

De Minister van Buitenlandse Zaken heeft echter, ondanks deelname aan het driehoeksoverleg, het BSD Arbeidsverhoudingen in 2001 niet vastgesteld. Daarom wordt deze selectielijst voor de actoren de Minister van Buitenlandse Zaken, (de Minister van Buitenlandse Zaken als) vakMinister, de Bijzondere Commissie, de Dienstcommissie en de Ondernemingsraad alsnog voorgelegd ter vaststelling.

Aangezien het BSD Arbeidsverhoudingen al eerder uitvoerig is besproken voor zowel de primaire zorgdrager (BZK) als de secundaire zorgdragers (handelingen vakMinister), is in samenspraak met het NA besloten tot een versnelde vaststellingsprocedure. Voor meer informatie over de doelstellingen van de overheid of de actoren op dit beleidsterrein kan het bovengenoemde RIO worden geraadpleegd.

De vaststelling van het BSD P-Direct heeft geen aanleiding gegeven tot het intrekken van handelingen in dit BSD.

HANDELINGEN DIE WORDEN GEWAARDEERD MET B (Bewaren)

1. Handelingen die betrekking hebben op voorbereiding en bepaling van beleid op hoofdlijnen

Toelichting: Hieronder wordt verstaan agendavorming, het analyseren van informatie, het formuleren van adviezen met het oog op toekomstig beleid, het ontwerpen van beleid of het plannen van dat beleid, alsmede het nemen van beslissingen over de inhoud van beleid en terugkoppeling van beleid. Dit omvat het kiezen en specificeren van de doeleinden en de instrumenten.

2. Handelingen die betrekking hebben op evaluatie van beleid op hoofdlijnen

Toelichting: Hieronder wordt verstaan het beschrijven en beoordelen van de inhoud, het proces of de effecten van beleid. Hieronder valt ook het toetsen van en het toezien op beleid. Hieruit worden niet per se consequenties getrokken zoals bij terugkoppeling van beleid.

3. Handelingen die betrekking hebben op verantwoording van beleid op hoofdlijnen aan andere actoren

Toelichting: Hieronder valt tevens het uitbrengen van verslag over beleid op hoofdlijnen aan andere actoren of ter publicatie.

4. Handelingen die betrekking hebben op (her)inrichting van organisaties belast met beleid op hoofdlijnen

Toelichting: Hieronder wordt verstaan het instellen, wijzigen of opheffen van organen, organisaties of onderdelen daarvan.

5. Handelingen die bepalend zijn voor de wijze waarop beleidsuitvoering op hoofdlijnen plaatsvindt

Toelichting: Onder beleidsuitvoering wordt verstaan het toepassen van instrumenten om de gekozen doeleinden te bereiken.

6. Handelingen die betrekking hebben op beleidsuitvoering op hoofdlijnen en direct zijn gerelateerd aan of direct voortvloeien uit voor het Koninkrijk der Nederlanden bijzondere tijdsomstandigheden en incidenten

Toelichting: Bijvoorbeeld in het geval de Ministeriële verantwoordelijkheid is opgeheven en/of wanneer er sprake is van oorlogstoestand, staat van beleg of toepassing van noodwetgeving.

Ingevolge artikel 5, onder e, van het Archiefbesluit 1995 kan neerslag van bepaalde, als te vernietigen gewaardeerde handelingen betreffende personen en/of gebeurtenissen van bijzonder cultureel of maatschappelijk belang, van vernietiging worden uitgezonderd.

Naast de algemene criteria kunnen er in een BSD, eveneens binnen het kader van de selectiedoelstelling, in overleg met het NA, beleidsterreinspecifieke criteria worden geformuleerd. Deze criteria worden doorlopend genummerd, waarbij wordt aangesloten bij de zes algemene criteria (dus vanaf 7). In dit BSD is geen aanvullend selectiecriterium toegekend.

– Minister van Buitenlandse Zaken als vakMinister

– Bijzondere Commissie

– Dienstcommissie

– Ondernemingsraad

De handelingen zijn verwerkt in uniek genummerde gegevensblokken die als volgt zijn opgebouwd:

(nummer): Het nummer van het handelingenblok.

Handeling: Een complex van activiteiten, dat verricht wordt door één of meer actoren en dat veelal een product naar de omgeving oplevert.

Periode: Hier worden de jaren weergegeven waarin de handeling werd verricht.

Grondslag/Bron: Dit is de (wettelijke) basis van de handeling. De aanduiding bron wordt gebruikt indien een handeling geen duidelijke wettelijke basis heeft, maar de handeling is geformuleerd op basis van interviews, literatuur of andere bronnen.

Product: Dit is de weergave van het juridisch-bestuurlijk niveau van het eindproduct van de handeling. Indien niet duidelijk is in welke soort documentaire neerslag een handeling heeft geresulteerd of als uit de beschrijving van de handeling al duidelijk is welk product de handeling oplevert, ontbreekt dit item.

Opmerkingen: Hier worden eventuele bijzonderheden over bovengenoemde items weergegeven.

Waardering: Hier wordt aangegeven of de neerslag van een handeling bewaard moet worden of dat deze op termijn vernietigd kan worden.

De ‘B’ staat voor bewaren, ofwel: het na afloop van de overbrengingstermijn krachtens de Archiefwet 1995 overdragen aan het Nationaal Archief. De ‘V’ staat voor vernietigen na afloop van de aangegeven termijn. Achter de ‘B’ of ‘V’ is aangegeven welk selectiecriterium, zoals geformuleerd in de inleiding, is toegepast.

(103.)

Handeling: Het op aanvraag of uit eigen beweging adviseren van de Minister ten aanzien van onderwerpen, welke de bijzondere arbeids- en dienstvoorwaarden van de betrokken ambtenaren raken

Periode: 1945–1956

Grondslag: ARAR, 12 juni 1931, Stb. 1931, 248, art. 114.1, gewijzigd bij besluit van 4 juni 1956, Stb. 1956/331, art. 119

Waardering: B (1)

(104.)

Handeling: Het adviseren van de Centrale Commissie voor Georganiseerd Overleg in Ambtenarenzaken over alle onderwerpen die deze de bijzondere commissie voorlegt

Periode: 1945–1995

Grondslag: ARAR, 12 juni 1931, Stb. 1931/248, art. 115, gewijzigd bij besluit van 4 juni 1956, Stb. 1956/331, art. 117 en 119; gewijzigd bij besluit van 26 september 1968, Stb. 1968/475, art. 118a

Waardering: B (1)

(108.)

Handeling: Het bij de behandeling van bepaalde aangelegenheden (kunnen) uitnodigen van andere personen.

Periode: 1945–1956

Grondslag: ARAR, 12 juni 1931, Stb. 1931/248, art. 115.3

Waardering: V 5 jaar

(144.)

Handeling: Het vaststellen van het aantal leden en plaatsvervangende leden van een dienstcommissie dat door een vakorganisatie kan worden aangewezen

Periode: 1956–1982

Grondslag: ARAR, 12 juni 1931, Stb. 1931/248, zoals gewijzigd bij besluit van 4 juni 1956, Stb. 1956/331, art. 125.2, gewijzigd bij besluit van 26 september 1968, Stb. 1968/475, art. 124.2

Waardering: V 5 jaar

(149.)

Handeling: Het kiezen van een voorzitter, vice-voorzitter en secretaris

Periode: 1982–1995

Grondslag: ARAR, 12 juni 1931, Stb. 1931/248, zoals gewijzigd bij besluit van 13 september 1982, Stb 1982/526, art. 124d

Waardering: V 5 jaar na nieuwe verkiezingen

(154.)

Handeling: Het vaststellen van een reglement waarin de werkwijze van de dienstcommissie wordt geregeld

Periode: 1982–1995

Grondslag: ARAR, 12 juni 1931, Stb. 1931/248, zoals gewijzigd bij besluit van 13 september 1982, Stb. 1982/526, art. 125

Opmerking: Dit reglement bevat in ieder geval voorschriften omtrent:

– de gevallen waarin de dienstcommissie ten behoeve van de uitvoering van zijn taak bijeenkomt;

– de wijze van bijeenroeping van de dienstcommissie;

– het aantal leden dat aanwezig moet zijn om een vergadering te kunnen houden;

– de uitoefening van het stemrecht in de vergaderingen;

– de voorziening in het secretariaat;

– het opmaken en het bekend maken van de agenda;

– het opmaken en bekend maken van de verslagen van de vergaderingen.

Waardering: V 5 jaar na vervanging

(156.)

Handeling: Het (kunnen) uitnodigen van deskundigen tot het verstrekken van adviezen inzake bepaalde te behandelen thema’s

Periode: 1982–1995

Grondslag: ARAR, 12 juni 1931, Stb. 1931/248 art. 123.4, gewijzigd bij besluit van 4 juni 1956, Stb. 1956/331, art. 125.5, bij besluit van26 september 1968, Stb. 1968/475, art. 126

Waardering: V 3 jaar

(157.)

Handeling: Het opstellen van een jaarverslag van de werkzaamheden van de dienstcommissie

Periode: 1982–1995

Grondslag: ARAR, 12 juni 1931, Stb. 1931/248, zoals gewijzigd bij besluit van 13 september 1982, Stb 1982/526, art. 126a

Waardering: B (3)

(169.)

Handeling: Het adviseren van de bijzondere commissie of de centrale commissie voor georganiseerd overleg in ambtenarenzaken

Periode: 1956–1982

Grondslag: ARAR, 12 juni 1931, Stb. 1931/248 zoals gewijzigd bij besluit van 4 juni 1956, Stb. 1956/ 331, art. 129b, bij besluit van 26 september 1968, Stb 1968/475, art. 128a en bij besluit van 13 september 1982, Stb 1982/526

Opmerking: De voorzitter van de dienstcommissie brengt schriftelijk advies uit aan de bijzondere commissie, dan wel aan de Centrale Commissie voor Georganiseerd Overleg in Ambtenarenzaken.

Waardering: B (1)

(170.)

Handeling: Het adviseren van de bestuurder (diensthoofd)

Periode: 1982–1995

Grondslag: ARAR, 12 juni 1931, Stb. 1931/248, art. 126, gewijzigd bij besluit van 4 juni 1956, Stb. 1956/331, art. 129a en 129c, bij besluit van 26 september 1968, Stb. 1968/475, art. 123.2 en .3, 129a en 129c en bij besluit van 13 september 1982, Stb 1982/526, art. 127d en 128a

Product adviezen, verslagen van (overleg)vergaderingen

Waardering: V 5 jaar

(170.)

Handeling: Het adviseren van de bestuurder (diensthoofd)

Periode: 1995–

Grondslag: Wet op de ondernemingsraden, 28 januari 1971, Stb. 1971/54, zoals gewijzigd 13 april 1995, Stb. 1995/231, art. 23-25, 30

Product adviezen, verslagen van (overleg)vergaderingen

Waardering: V 5 jaar

(171.)

Handeling: Het uitoefenen van het instemmingsrecht

Periode: 1995–

Grondslag: Wet op de ondernemingsraden, 28 januari 1971, Stb. 1971/54, zoals gewijzigd 13 april 1995, Stb. 1995/231, art. 27

Waardering: V 5 jaar.