Aanwijzing afloopberichten aan de verantwoordelijke

Door het zenden van een afloopbericht wordt de verantwoordelijke in staat gesteld de nodige maatregelen te treffen opdat politiegegevens juist en nauwkeurig zijn en hij deze kan verwijderen of vernietigen zodra de gegevens niet langer noodzakelijk zijn voor het doel waarvoor de politiegegevens zijn verwerkt. De verwerking van politiegegevens ingevolge artikel 9 van de Wet politiegegevens speelt in het kader van de afloopberichten een belangrijke rol.

Aangenomen mag worden dat hierbij functionarissen in de zin van art. 2:10 van het Besluit politiegegevens betrokken zullen zijn. Tussen de parketten en de politie zal afgesproken moeten worden aan wie de afloopberichten gestuurd worden.

Niet in alle gevallen waarin de verdachte niet is of zal worden veroordeeld, ter zake van het in proces-verbaal vermelde feit, is een afloopbericht aan de de verantwoordelijke noodzakelijk. Dit dient slechts te geschieden in de vier volgende gevallen:

• a. sepot 01 (ten onrechte als verdachte vermeld);

• b. sepot 07 (onrechtmatig verkregen bewijs);

• c. sepot 09 (rechtmatige geweldsaanwending);

• d. vrijspraak of ontslag van rechtsvervolging; en

• e. aanzienlijke discrepantie tussen registratie en veroordeling.

ad a. Sepot 01 wordt toegepast indien iemand achteraf ten onrechte als verdachte wordt aangemerkt als gevolg van (administratieve) fouten van politie of parket, dan wel omdat op het moment van inboeking nog niet vast stond wie als verdachte moest worden beschouwd en het dus kennelijk ten onrechte toch gebeurd is, dan wel omdat later blijkt dat de betreffende persoon ten onrechte als verdacht is aangemerkt, bijvoorbeeld na valse aangifte e.d.

ad b. Een van de uitgangspunten voor het verwerken van persoonsgegevens in politiegegevens is dat deze gegevens rechtmatig moeten zijn verkregen. Indien vaststaat dat de opgenomen gegevens niet rechtmatig zijn verkregen, dienen deze te worden verwijderd. Wanneer bijvoorbeeld een strafzaak niet eindigt in een veroordeling, omdat sprake is van onrechtmatig verkregen bewijs, dient de verantwoordelijke voor de betreffende gegevensverwerking hiervan in kennis te worden gesteld door middel van een afloopbericht.

In een dergelijk geval zijn in de regel de gronden van de verdenking niet komen te vervallen, maar kan sprake zijn van onrechtmatig verkregen gegevens die door de verantwoordelijke moeten worden verwijderd.

ad c. Sepotgrond 09 is opgenomen met betrekking tot de afdoening van de strafzaken die hun aanleiding hebben in strafrechtelijk onderzoek naar geweldsaanwending door een politieambtenaar. Bijvoorbeeld een onderzoek naar een schietincident, waarbij een politieambtenaar iemand heeft doodgeschoten. In een aantal gevallen zal een zodanig onderzoek ingeschreven moeten worden (bijvoorbeeld als een gerechtelijk vooronderzoek moet worden ingesteld). Als uit dit strafrechtelijk onderzoek blijkt dat er is gehandeld binnen de wettelijke kaders (bijvoorbeeld bij een schietincident binnen de kaders van de Ambtsinstructie) dan zal er geen (verdere) strafrechtelijk vervolging geïndiceerd zijn en kan de zaak worden geseponeerd. Van deze afdoening dient de verantwoordelijke op de hoogte gesteld te worden door middel van een afloopbericht.

ad d. De problematiek betreffende de verwijdering van politiegegevens houdt nauw verband met de mate waarin nog verdenking bestaat, met andere woorden de vraag naar het redelijk vermoeden van schuld genoemd in art. 27, lid 1 WvSv. Ingeval de strafzaak eindigt in een vrijspraak of een ontslag van rechtsvervolging, dient automatisch vanuit Compas/GPS een afloopbericht te worden gezonden aan de betreffende verantwoordelijke.

ad e. Wanneer de strafzaak leidt tot een veroordeling, bestaat er doorgaans geen noodzaak om verantwoordelijke een afloopbericht te zenden. De verwerking heeft in dat geval immers terecht plaatsgevonden. Toch kan de zorgplicht van de verantwoordelijke tevens impliceren dat bij de gegevensverwerkingen, naar aanleiding van een proces-verbaal, de vermelding van de afloop van de strafzaak noodzakelijk is om de gegevens juist en volledig te krijgen. Hierbij dient met name gedacht te worden aan gevallen waarin er een aanzienlijke discrepantie bestaat tussen het feit waarvoor proces-verbaal is opgemaakt (en dat als zodanig is geregistreerd) en het feit waarvoor betrokkene uiteindelijk is veroordeeld. Het gegeven bijvoorbeeld dat een proces-verbaal opgemaakt is ter zake van poging tot moord c.q. doodslag, krijgt immers een andere dimensie indien daarbij vermeld wordt dat vervolging op basis van het proces-verbaal op inhoudelijke gronden heeft geleid tot een veroordeling wegens rijden onder invloed. Zonder deze aanvulling moet het oorspronkelijke gegeven als onvolledig worden beschouwd.

In verband met de geautomatiseerde verwerking is het van belang dat het oorspronkelijke feit wordt geseponeerd en een nieuw feit wordt geïntroduceerd. Op basis van het nieuwe feit wordt de vervolgingsbeslissing genomen.

Het bericht aan de verantwoordelijke dient geautomatiseerd in briefvorm, gelijktijdig met de afloopberichtgeving over de zaak aan de justitiële documentatiedienst, plaats te vinden. Na ontvangst van het afloopbericht dient de verantwoordelijke een beslissing te nemen, overeenkomstig de daarvoor geldende privacyreglementen, over eventuele verwijdering of aanvulling van de politiegegevens. Het is hierbij niet van belang of de politiegegevens al dan niet in geautomatiseerde bestanden zijn opgenomen.

Onder gegevens worden in dit verband mede begrepen foto’s en vingerafdrukken.