Organisatie-, mandaat- en volmachtbesluit secretaris-generaal SZW 2009

In deze regeling en de daarop berustende bepalingen wordt verstaan onder:

• a. directie: een van de organisatieonderdelen, genoemd in artikel 2;

• b. directeur: een functionaris die leiding geeft aan een directie;

• c. RCN: Rijksdienst Caribisch Nederland.

Onder de secretaris-generaal ressorteren:

• a. de directie Communicatie;

• b. de directie Financieel Economische Zaken;

• c. de directie Wetgeving, Bestuurlijke en Juridische Aangelegenheden.

• 1 Elk van de directeuren is verantwoordelijk voor:

  • a. het leiding geven aan de eigen directie;

  • b. het door tussenkomst van de secretaris-generaal adviseren van de bewindspersonen ten aanzien van het werkterrein van de eigen directie en het attenderen van hen op politiek of maatschappelijk gevoelige aspecten;

  • c. het coördineren van de beleidsontwikkeling en -uitvoering van de eigen directie met de beleidsontwikkeling en -uitvoering van de andere onderdelen van het ministerie en van andere ministeries;

  • d. het zorgdragen voor een effectieve en efficiënte bedrijfsvoering, met uitzondering van de vaststelling van de formatie, voor periodieke evaluatie daarvan en voor planning en bewaking van de productie van de eigen directie;

  • e. de personeelsaangelegenheden van de onder elk van hen ressorterende functionarissen, met inbegrip van de uitvoering van het arbeidsomstandigheden- en ziekteverzuimbeleid, voor zover dit niet is voorbehouden aan de secretaris-generaal;

  • f. het zorgdragen voor de administratieve en financiële afhandeling van de uitvoering van de eigen personeelsaangelegenheden, voor zover deze niet is opgedragen aan anderen zoals de directie Bedrijfsvoering en de Stichting Pensioenfonds ABP;

  • g. het op orde hebben van de administratieve organisatie en informatiebeveiliging;

  • h. het formuleren en uitvoeren van jaarplannen voor de eigen directie binnen de door de secretaris-generaal vastgestelde uitgangspunten;

  • i. het rapporteren aan de secretaris-generaal over de uitvoering van de jaarplannen betreffende de eigen directie;

  • j. het, na overeenstemming daarover met de secretaris-generaal, aanwijzen van een plaatsvervangend directeur;

  • k. het zorgdragen voor de vastlegging van de organisatie van de eigen directie en de daarbinnen geldende mandaten, volmachten en machtigingen in een Organisatie-, mandaat- en volmachtbesluit voor de eigen directie;

  • l. de behandeling van klachten als bedoeld in artikel 9:1 van de Algemene wet bestuursrecht voor zover deze betrekking hebben op gedragingen van de onder hen ressorterende functionarissen;

  • m. het dynamisch archiefbeheer van zijn directie, te weten postbehandeling, registratie, voortgang- en afdoeningsbewaking, dossierbeheer, informatievoorziening, selectie, vernietiging en overdracht aan de directie Bedrijfsvoering, alsmede het opstellen, vaststellen en onderhouden van het ordeningsplan van de directie;

  • n. het materieel beheer overeenkomstig de Regeling materieelbeheer rijksoverheid 2006 en de Regeling materieelbeheer museale voorwerpen.

• 2 Het eerste lid, onderdelen h tot en met k is niet van toepassing op directeuren die leiding geven aan een directie met een omvang van maximaal 12 fulltime-equivalenten.

De directie Communicatie is verantwoordelijk voor:

• a. het ontwikkelen van het departementale voorlichtingsbeleid, het geven van voorlichting aan publiek en pers en het beschikbaar stellen van documentaire informatie;

• b. de ondersteuning van de bewindspersonen en de directies op het gebied van publiciteit en externe optredens en de advisering van de beleidsdirecties over de wijze waarop het beleid kan worden gecommuniceerd aan de voor hen relevante doelgroepen;

• c. het functioneel en inhoudelijk beheer van de departementale websystemen, waaronder het content managementsysteem, het internetloket, de zoekmachine en het algemene deel van SZW-web.

De directie Financieel Economische Zaken is verantwoordelijk voor:

• a. het uitvoeren van taken ten aanzien van de departementale begroting, het departementale financiële beheer en het toezicht daarop, de financiële administraties en informatiesystemen en de departementale jaarverantwoording als omschreven in de Comptabiliteitswet 2001 en de daarop berustende regelgeving. De coördinerende taken ten aanzien van het begrotingsproces strekken zich ook uit tot de premiegefinancierde uitgaven in de budgetdisciplinesector sociale zekerheid en arbeidsmarkt;

• b. het adviseren van de beleidsdirecties, de directeuren-generaal, de inspecteur-generaal Sociale Zaken en Werkgelegenheid, de plaatsvervangend secretaris-generaal, de secretaris-generaal en de bewindspersonen over beleidsvoornemens vanuit de optiek van doelmatigheid, doeltreffendheid, budgettaire inpasbaarheid, bekostigings- en financieringssystematiek en ordelijk financieel beheer;

• c. het coördineren van het verkeer met de Algemene Rekenkamer;

• d. het uitvoeren van bekostigingsactiviteiten die verband houden met de toekenning en de verrekening van subsidies, voorschotten en budgetten aan uitvoerende instellingen in het kader van wettelijke uitkerings- en subsidieregelingen, waarbij dit plaatsvindt aan de hand van vooraf opgestelde criteria, voorwaarden en modellen, voorzover dat niet is opgedragen aan het Agentschap SZW.

• 1 De directie Wetgeving, Bestuurlijke en Juridische Aangelegenheden is verantwoordelijk voor:

  • a. het bevorderen van de kwaliteit van wet- en regelgeving en van het bestuurlijk en juridisch handelen van het ministerie;

  • b. het behandelen van wetgevende, bestuurlijke en juridische aspecten van departements- en rijksbrede onderwerpen;

  • c. het adviseren over het gebruik van het instrument regelgeving en het ontwerpen van de teksten van alle wetten, algemene maatregelen van bestuur en ministeriële regelingen op het terrein van het ministerie;

  • d. het adviseren over en behandelen van bestuurlijke aangelegenheden op het terrein van het ministerie;

  • e. het adviseren over en behandelen van juridische vraagstukken op het terrein van het ministerie, waaronder aangelegenheden met betrekking tot de Wet openbaarheid van bestuur, en bezwaar- en beroepszaken met inbegrip van het nemen van een beslissing op een bezwaarschrift, voor zover deze niet onder de verantwoordelijkheid van de directie Bedrijfsvoering, de Inspectie Werk en Inkomen en het Expertisecentrum arbeidsjuridisch van het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties vallen en met uitzondering van het nemen van een beslissing op een beroepschrift;

  • f. het bijdragen aan de totstandkoming en implementatie van internationale verdragen respectievelijk regelingen, het toetsen van nationale (ontwerp)regelgeving aan het internationale recht en het behandelen van internationale procedures.

• 2 In afwijking van het eerste lid, onderdeel e, is de directie Wetgeving, Bestuurlijke en Juridische Aangelegenheden niet verantwoordelijk voor het behandelen van bezwaar- en beroepszaken, die betrekking hebben op besluiten die door de RCN-unit Sociale Zaken, gevestigd te Bonaire, Sint Eustatius en Saba, namens de minister zijn genomen.

• 1 Elk van de directeuren is bevoegd om namens een bewindspersoon besluiten te nemen, overeenkomsten aan te gaan en handelingen te verrichten die noch een besluit, noch een privaatrechtelijke rechtshandeling zijn, voor zover zij verband houden met de taken en verantwoordelijkheden van zijn directie, tenzij deze zijn voorbehouden aan een bewindspersoon, de secretaris-generaal of de plaatsvervangend secretaris-generaal, dan wel ingevolge artikel 10 onder de bevoegdheid van een andere directeur vallen.

• 2 Aan elke directeur wordt mandaat en machtiging verleend tot het nemen van besluiten over en het vaststellen en ondertekenen van stukken die betrekking hebben op:

  • a. de in artikel 3, eerste lid, onderdeel e, genoemde personeelsaangelegenheden;

  • b. de behandeling van klachten als bedoeld in artikel 9:1 van de Algemene wet bestuursrecht, voor zover deze klachten betrekking hebben op gedragingen van de onder elk van hen ressorterende functionarissen.

• 3 De in het eerste lid genoemde bevoegdheid omvat de bevoegdheid tot het verlenen en vaststellen van subsidies en rijksvergoedingen, het aangaan van verbetertrajecten en het korten op bevoorschotting, voor zover het de uitvoering betreft van regelingen op zijn werkterrein.

• 4 De in het eerste lid genoemde bevoegdheid omvat voorts de bevoegdheid tot het nemen van dwangsombesluiten die verband houden met het niet tijdig afdoen van een besluit, voor zover dit betrekking heeft op hun eigen verantwoordelijkheden.

• 5 De in het eerste lid genoemde bevoegdheid om overeenkomsten aan te gaan is beperkt tot overeenkomsten met een waarde per overeenkomst onder de laagste drempel voor aanbesteding conform de Europese aanbestedingsrichtlijnen, met dien verstande dat de volgende overeenkomsten mogen worden aangegaan tot een waarde van € 500.000,– per overeenkomst:

  • a. overeenkomsten welke gebaseerd zijn op een raamovereenkomst;

  • b. overeenkomsten voor het opleiden van medewerkers van de directie;

  • c. overeenkomsten voor het inhuren van personeel voor de uitvoering van werkzaamheden die onder de directe verantwoordelijkheid van het departementale management worden verricht;

  • d. arbeidsovereenkomsten naar burgerlijk recht;

  • e. overeenkomsten met betrekking tot raden en commissies;

  • f. overeenkomsten met betrekking tot onderzoek;

  • g. overeenkomsten met betrekking tot incidentele beleidsinformatie, met uitzondering van overeenkomsten met het Centraal bureau voor de statistiek.

• 1 De directeur Communicatie is bevoegd tot het aangaan van overeenkomsten met betrekking tot:

  • a. de organisatie van voorlichtings- en informatiecampagnes en de productie en distributie van voorlichtingsmateriaal;

  • b. externe advisering in het kader van voorlichtingsprojecten.

• 2 De directeur Financieel Economische Zaken is bevoegd tot het aangaan van overeenkomsten met het Centraal bureau voor de statistiek alsmede overeenkomsten met betrekking tot meerjarige, structurele beleidsinformatievoorziening die het verzamelen, bewerken en leveren van beleidsinformatie betreffen, voor zover deze informatie primair bedoeld is voor ramingen en verdeelmodellen, dan wel verband houdt met verplichtingen die voortvloeien uit de Regeling Prestatiegegevens en Evaluatieonderzoek Rijksoverheid zoals opgenomen in het Handboek Financiële Informatie en Administratie Rijksoverheid of met verplichtingen die voortvloeien uit internationale verdragen.

• 3 De directeur Financieel Economische Zaken is voorts bevoegd tot het nemen van besluiten over en het vaststellen en ondertekenen van stukken die betrekking hebben op kwijtschelding van vorderingen op derden tot EUR 5000,–.

• 4 De directeur Wetgeving, Bestuurlijke en Juridische Aangelegenheden is bevoegd tot het aangaan van overeenkomsten met de Landsadvocaat en andere juridische dienstverleners inzake advisering en procureurstelling alsmede het instellen van gerechtelijke procedures, voor zover het niet betreft beroepschriften van (ex-)medewerkers van het ministerie inzake aangelegenheden verband houdende met de dienstbetrekking en voor zover het niet betreft de invordering van geldvorderingen van de Staat.

• 5 De directeur Wetgeving, Bestuurlijke en Juridische Aangelegenheden is voorts bevoegd tot het nemen van dwangsombesluiten die verband houden met het niet tijdig afdoen van een bezwaarschrift.

• 6 De directeur Wetgeving, Bestuurlijke en Juridische Aangelegenheden is voorts bevoegd tot het ondertekenen van de beslissing op een bezwaarschrift, met uitzondering van de in artikel 8, tweede lid, bedoelde gevallen.

• 1 De directeuren kunnen hun vertegenwoordigingsbevoegdheden in een door hen te bepalen omvang doorverlenen aan onder hen ressorterende functionarissen, met dien verstande dat bevoegdheden met betrekking tot personeelsaangelegenheden slechts kunnen worden doorverleend aan rechtstreeks onder hen ressorterende functionarissen en slechts voor zover het betreft:

  • a. het opmaken, niet zijnde vaststellen, van een beoordeling van medewerkers;

  • b. het houden van manager-medewerker gesprekken;

  • c. verlof van medewerkers;

  • d. kleine beloningen, niet zijnde gratificaties, onder gelijktijdige mededeling daarvan aan de directeur.

• 2 In afwijking van het eerste lid kunnen directeuren bevoegdheden met betrekking tot personeelsaangelegenheden, genoemd in het eerste lid, onderdelen a tot en met d, doorverlenen aan functionarissen die rechtstreeks ressorteren onder rechtstreeks onder hen ressorterende functionarissen, voor zover dit noodzakelijk is vanwege de organisatiestructuur van de directie en voor zover de secretaris-generaal daarmee schriftelijk instemt.

• 3 Onverminderd het eerste lid kunnen directeuren, na voorafgaande schriftelijke toestemming van de secretaris-generaal, hun vertegenwoordigingsbevoegdheden doorverlenen aan functionarissen van een ander organisatieonderdeel, mits de betreffende functionaris daarmee schriftelijk instemt.

• 4 De (door)verlening van (onder-)mandaat, volmacht en machtiging kan uitsluitend bij een schriftelijk besluit geschieden.

Na de inwerkingtreding van deze regeling berusten de volgende regelingen die genomen zijn krachtens de artikelen 3, aanhef en onderdeel k, en 11 van het Organisatie-, mandaat- en volmachtbesluit SZW 2004 op de artikelen 3, eerste lid, aanhef en onderdeel k, en 11 van deze regeling:

• a. het Organisatie-, mandaat- en volmachtbesluit BSG SZW 2004;

• b. het Organisatie-, mandaat- en volmachtbesluit FEZ 2004.

• 1 Deze regeling treedt in werking met ingang van 1 januari 2009.

• 2 Deze regeling wordt aangehaald als: Organisatie-, mandaat- en volmachtbesluit secretaris-generaal SZW 2009.