Regeling archiefbeheer Kadaster

In deze regeling wordt verstaan onder:

• a. wet: Archiefwet 1995;

• b. de Dienst: de Dienst voor het kadaster en de openbare registers, bedoeld in artikel 2 van de Organisatiewet Kadaster;

• c. archief: geheel van archiefbescheiden, ontvangen of opgemaakt door de Dienst en naar hun aard bestemd daaronder te berusten;

• d. archiefbeheer: feitelijke werkzaamheden te verrichten om de archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren;

• e. archiefbescheiden:archiefbescheiden als bedoeld in artikel 1 van de wet en nader gespecificeerd in het documentair structuurplan, bedoeld in artikel 3, derde lid;

• f. archiefbewaarplaats: bij of krachtens de wet voor blijvende bewaring van archiefbescheiden aangewezen bewaarplaats;

• g. archiefruimte: ruimte bestemd of aangewezen voor de bewaring van niet voor vernietiging in aanmerking komende archiefbescheiden in afwachting van hun overbrenging naar een archiefbewaarplaats;

• h. beheerder: directeur of hoofd van een organisatieonderdeel dan wel domeineigenaar;

• i. besturingsprogrammatuur: programmatuur bestemd voor de besturing van een informatiesysteem;

• j. conversie: om- of overzetten van gegevens in een ander opslagformaat als bedoeld in artikel 1, eerste lid, onderdeel k, van de Regeling geordende en toegankelijke staat archiefbescheiden;

• k. digitale archiefbescheiden: archiefbescheiden op optische, elektromagnetische of elektronische informatiedragers die uitsluitend geraadpleegd kunnen worden met behulp van besturings- of toepassingsprogrammatuur;

• l. documentatie: documentatie die door zijn nauwe verbondenheid met het archiefstuk, onderdeel is van archiefbescheiden;

• m. domeineigenaar: persoon die verantwoordelijk is voor een werkproces;

• n. dynamisch archiefbeheer: beheer van de archiefbescheiden die nog in de fase van bewerking dan wel in de fase van frequent administratief gebruik verkeren, tot welke laatstgenoemde fase in elk geval behoren ontvangst, registratie, voortgangs- en afdoeningsbewaking, bijhouden van de verblijfplaats, selectie en vernietiging van archiefbescheiden, overdracht ervan aan het semi-statisch archief, dossierbeheer en informatievoorziening;

• o. functionaris FB: hoofd van de afdeling Informatievoorziening, Multimedia en Grafische Technieken van de eenheid Facilitair Bedrijf van de concernstaf van de Dienst;

• p. informatiesysteem: systeem van documentatie, procedures, apparatuur en programmatuur, met behulp waarvan archiefbescheiden kunnen worden vervaardigd, bewerkt, verzonden, ontvangen en geraadpleegd;

• q. migratie: overzetten van gegevens en toepassingsprogrammatuur naar een ander platform als bedoeld in artikel 1, eerste lid, onderdeel l, van de Regeling geordende en toegankelijke staat archiefbescheiden;

• r. organisatieonderdeel: eenheid van de Dienst als bedoeld in artikel 1 van het Reglement inrichting organisatie Kadaster 1998, daaronder begrepen het Bureau Raad van bestuur, genoemd in onderdeel a, onder 1o, van dat artikel;

• s. raadpleging: beschikbaarstelling van archiefbescheiden voor inzage;

• t. selectielijst: document waarin voor de Dienst is omschreven welke archiefbescheiden voor blijvende bewaring of vernietiging in aanmerking komen;

• u. semi-statisch archiefbeheer: beheer van de archiefbescheiden die in een fase verkeren waarin het administratief gebruik afneemt, waarbij meestal fysieke verplaatsing ervan naar een archiefruimte heeft plaatsgevonden;

• v. terbeschikkingstelling: in tijdelijk gebruik geven van archiefbescheiden aan een ander organisatieonderdeel;

• w. toepassingsprogrammatuur: programmatuur bestemd voor de ondersteuning van de uitvoering van een werkproces;

• x. uitlening: tijdelijk in gebruik geven van archiefbescheiden aan medeoverheden;

• y. vervanging: vervangen van archiefbescheiden door reproducties, waarna de vervangen bescheiden worden vernietigd;

• z. vervreemding: overdracht van de zorgplicht aan een andere organisatie;

• aa. werkproces: uitvoering van de taak of handeling uit hoofde waarvan archiefbescheiden door de Dienst worden ontvangen of opgemaakt als naar hun aard bestemd om onder de Dienst te berusten.

Deze regeling is van toepassing op archiefbescheiden van de Dienst, onverminderd hetgeen bij of krachtens de Kadasterwet of een andere wet is bepaald ten aanzien van in deze regeling geregelde onderwerpen.

• 1 Het bestuur van de Dienst, dat op grond van artikel 41, eerste lid, onder a, van de wet zorgdrager voor de archiefbescheiden van de Dienst is, is binnen de Dienst eindverantwoordelijk voor de zorg voor de archiefbescheiden.

• 2 Het bestuur van de Dienst draagt zorg voor:

  • a. het inrichten en instandhouden van voldoende en doelmatige archiefruimten die voldoen aan de wettelijke vereisten;

  • b. b. voldoende deskundig personeel voor de werkzaamheden verbonden aan het beheer van de archiefbescheiden;

  • c. het op zodanige wijze plaatsvinden van de vervaardiging en de bewaring van de archiefbescheiden, dat het behoud van deze archiefbescheiden voldoende is gewaarborgd,

  • d. het voldoen van de archiefruimten van de Dienst, het onderhoud alsmede eventuele verbouwingen hiervan aan de eisen die de Regeling bouw en inrichting archiefruimten en archiefbewaarplaatsen daaraan stelt.

• 3 Het bestuur van de Dienst stelt een documentair structuurplan als bedoeld in artikel 1, eerste lid, onderdeel g, van de Regeling geordende en toegankelijke staat archiefbescheiden vast, waarin in een schema worden vastgelegd de archieforganisatie, de indeling van het archief en de manier waarop de bestanddelen daarbinnen dienen te worden gerangschikt.

• 1 Onverminderd de overige in deze regeling genoemde taken van de functionaris FB, is de functionaris FB belast met:

  • a. de voorbereiding van het beleid voor het archiefbeheer;

  • b. het voeren van overleg met de beheerders over de gang van zaken rondom het archiefbeheer;

  • c. het voorzien in het bijbrengen van benodigde kennis en het geven van instructies aan de beheerders;

  • d. het adviseren en ondersteunen van de organisatieonderdelen omtrent het archiefbeheer;

  • e. het professionaliseren van medewerkers met archieftaken;

  • f. het opstellen en onderhouden van een documentair structuurplan, bedoeld in artikel 3, derde lid, en

  • g. het uitvoeren van audits en inspecties als bedoeld in artikel 20.

• 2 De functionaris FB draagt er zorg voor dat een leverancier van in de artikelen 3 tot en met 7 van de Regeling duurzaamheid archiefbescheiden bedoelde materialen de in artikel 2, tweede lid, van die regeling bedoelde bewijsstukken aan hem doet toekomen.

• 3 De functionaris FB onderhoudt contacten en voert overleg met het Nationaal Archief, Regionale Historische Centra en de Rijksarchiefinspectie.

• 1 Onverminderd de overige in deze regeling genoemde taken van de beheerder, is de beheerder belast met het beheer van de archiefbescheiden die tot het werkterrein van zijn organisatieonderdeel behoren.

• 2 Tot het in het eerste lid bedoelde beheer behoort in elk geval:

  • a. het in goede, geordende en toegankelijke staat bewaren van de archiefbescheiden;

  • b. het dynamisch en semi-statisch archiefbeheer;

  • c. het bewaken van de duurzaamheid van de archiefbescheiden, bedoeld in de Regeling duurzaamheid archiefbescheiden;

  • d. de overbrenging van archiefbescheiden naar een archiefbewaarplaats, tenzij het archiefbescheiden betreft waarvoor aan het bestuur van de Dienst machtiging is verleend de overbrenging op te schorten, en

  • e. het bij de bouw en inrichting van archiefruimten voldoen aan de eisen daaromtrent gesteld in de artikelen 2 tot en met 6 van de Regeling bouw en inrichting archiefruimten en archiefbewaarplaatsen.

• 3 De beheerder draagt, met inachtneming van de beslissingen die het bestuur van de Dienst op grond van artikel 8 zo nodig heeft genomen ter beveiliging van informatie tegen onbevoegde kennisneming, zorg voor de geheimhouding van daarvoor in aanmerking komende documenten. Raadpleging en uitlening van documenten, die aan enige bijzondere vorm van geheimhouding zijn onderworpen, is behoudens toestemming van het bestuur van de Dienst slechts toegestaan aan die functionarissen die ambtelijk zijn belast met de behandeling van de desbetreffende aangelegenheid. De beheerder bepaalt tenminste eenmaal per jaar of verlenging van geheimhouding van de betreffende documenten noodzakelijk is. Aan het verlenen van toestemming als bedoeld in de eerste zin kan het bestuur van de Dienst voorwaarden verbinden.

• 4 De beheerder kan aan het bestuur van de Dienst voorstellen doen tot wijziging van:

  • a. de selectielijst,

  • b. deze regeling

• 5 De beheerder draagt er zorg voor:

  • a. dat ten aanzien van de binnen zijn eenheid berustende archiefbescheiden de zorg voor de bewaring en de ordening ervan plaatsvindt overeenkomstig de in artikel 7, eerste lid, bedoelde richtlijnen;

  • b. dat het bij het opmaken en bewaren van archiefbescheiden die bestemd zijn om blijvend te worden bewaard, gebruik wordt gemaakt van materialen die voldoen aan de bij of krachtens de wet voorgeschreven producteisen;

  • c. dat de archiefbescheiden die betrekking hebben op personeel, binnen zijn organisatieonderdeel gescheiden van de andere archiefbescheiden worden bewaard en dat zij slechts toegankelijk zijn voor medewerkers belast met personeelszaken en voor functionarissen voor wie dat uit hoofde van hun taak of functie noodzakelijk is;

  • d. dat bij het bewaren, wijzigen, verwijderen of vernietigen van archiefbescheiden de bij of krachtens de wet gegeven regels betreffende selectie en vernietiging worden toegepast.

Het bestuur van de Dienst stelt een procedure vast voor de registratie van archiefbescheiden en de bewaking van afdoeningstermijnen.

• 1 Het bestuur van de Dienst stelt richtlijnen vast voor de bewaring en de ordening van archiefbescheiden volgens een doelmatige en doeltreffende systematiek. Deze richtlijnen waarborgen de toegankelijke staat van archiefbescheiden zodanig dat:

• a. elk van de archiefbescheiden binnen een redelijke termijn kan worden gevonden, hetzij aan de hand van een onderwerp dat in het stuk is behandeld, hetzij aan de hand van het werkproces uit hoofde waarvan het stuk is ontvangen of opgemaakt, hetzij aan de hand van de afzender, dan wel de datum en het nummer dat door de afzender aan het stuk is gegeven, hetzij aan de hand van het nummer waaronder het stuk bij het ontstaan is geregistreerd;

• b. elk van de archiefbescheiden binnen een redelijke termijn leesbaar of waarneembaar te maken is;

• c. de ordening en toegankelijkheid van digitale archiefbescheiden zoals gerealiseerd door middel van apparatuur, besturingsprogrammatuur of toepassingsprogrammatuur, maken onverbrekelijk deel uit van de archiefbescheiden waarop ze betrekking hebben.

• 2 Het overzicht van blijvend te bewaren archiefbestanddelen is ingericht volgens het door het bestuur van de Dienst vastgestelde documentair structuurplan.

Het bestuur van de Dienst draagt zorg voor een adequate informatiebeveiliging, welke mede omvat de nodige procedurele en technische voorzieningen voor het tegengaan van wijziging, verwijdering, kopiëring of vernietiging van archiefbescheiden die daarvoor, gezien hun aard en status, niet in aanmerking komen.

• 1 Raadpleging en terbeschikkingstelling binnen een organisatieonderdeel is uitsluitend toegestaan aan medewerkers die zijn belast met behandeling van de desbetreffende aangelegenheid en kan door andere medewerkers van dat organisatieonderdeel slechts plaatsvinden na verkregen toestemming van de beheerder.

• 2 De beheerder beslist op een verzoek van een ander organisatieonderdeel tot raadpleging of terbeschikkingstelling van onder zijn beheer staande archiefbescheiden. Het nemen van de beslissing geschiedt met inachtneming van de wettelijke voorschriften inzake de bescherming van persoonsgegevens en inzake de openbaarheid van bestuur, alsmede met inachtneming van toepassing zijnde regelingen, richtlijnen en aanwijzingen van het bestuur van de Dienst.

• 3 De beheerder houdt bij welke archiefbescheiden uit de onder zijn beheer staande archiefbescheiden aan een ander organisatieonderdeel ter beschikking zijn gesteld en oefent controle uit op de tijdige terugbezorging ervan. Van de terbeschikkingstelling wordt een verklaring opgemaakt volgens een model dat als bijlage 1 bij deze regeling is gevoegd.

• 4 Bij het beslissen op een verzoek om terbeschikkingstelling gaat de beheerder steeds na of het mogelijk is aan het verzoek te voldoen door een kopie van de gevraagde archiefbescheiden te verstrekken. Indien dat mogelijk is, verstrekt de beheerder een kopie van het desbetreffende archiefbescheiden in plaats van het origineel.

• 5 Bij het verstrekken van een kopie is het derde lid niet van toepassing, tenzij de beheerder, gelet op de aard en inhoud van een archiefbescheiden, anders beslist.

• 6 Overdracht van archiefbescheiden en de verantwoordelijkheid hiervoor aan een ander organisatieonderdeel is slechts toegestaan:

  • a. in verband met de overgang van personeel van een organisatieonderdeel naar een ander organisatieonderdeel;

  • b. ter uitvoering van een besluit tot wijziging van de taak of kring van kantoren van de Dienst;

  • c. ingeval een aangelegenheid door een ander organisatieonderdeel dient te worden behandeld.

• 7 De beheerder van het overdragende organisatieonderdeel is, ingeval het gaat om overdrachten als bedoeld in het zesde lid, onderdelen a en b, verantwoordelijk voor het opmaken van een verklaring van overdracht van archiefbescheiden aan het andere organisatieonderdeel. De verklaring wordt in tweevoud opgemaakt op basis van een model dat als bijlage 2 bij deze regeling is gevoegd, en door de betrokken beheerders ondertekend. Een exemplaar van deze verklaring wordt blijvend bewaard bij het overdragende organisatieonderdeel en het andere bij het ontvangende organisatieonderdeel. Een overdracht van archiefbescheiden als bedoeld in het zesde lid, onderdeel c, geschiedt per brief.

• 1 Het bestuur van de Dienst beslist over verzoeken tot uitlening aan of raadpleging door derden. Artikel 9, tweede lid, tweede zin, en derde lid, is van overeenkomstige toepassing.

• 2 Van de uitlening wordt een verklaring in tweevoud opgemaakt, die een specificatie van de uitgeleende archiefbescheiden bevat. Deze specificatie bevat in elk geval een beschrijving van de archiefbescheiden en de periodes waarin zij zijn ontstaan. Tevens wordt in deze verklaring bepaald voor welk tijdvak de archiefbescheiden worden uitgeleend en onder welke voorwaarden, waaronder die ten aanzien van de beheerskosten voor de uitgeleende archiefbescheiden. De verklaring wordt opgesteld door de beheerder van het desbetreffende organisatieonderdeel op basis van een model dat als bijlage 3 bij deze regeling is gevoegd. Een exemplaar van deze verklaring wordt blijvend bewaard bij het overdragende organisatieonderdeel en het andere wordt na ondertekening ter hand gesteld aan de betrokken derde.

• 3 Artikel 9, vierde lid, is van overeenkomstige toepassing.

• 4 Met uitzondering van de raadplegingen, bedoeld in de artikelen 98b, 99 tot en met 107 van de Kadasterwet, wordt, ingeval een verzoek tot raadpleging als bedoeld in het eerste lid wordt toegewezen, daarvan een verklaring in tweevoud opgemaakt, die een specificatie bevat van de te raadplegen archiefbescheiden en de aan de raadpleging gestelde voorwaarden. De verklaring wordt opgesteld door de beheerder op basis van een model dat als bijlage 4 bij deze regeling is gevoegd. Een exemplaar van deze verklaring wordt blijvend bewaard bij het overdragende organisatieonderdeel en het andere wordt na ondertekening ter hand gesteld aan de betrokken derde.

• 1 Het bestuur van de Dienst beslist, op grond van een gezamenlijk advies van de functionaris FB en de desbetreffende beheerder, over vervreemding.

• 2 Van een vervreemding wordt door de desbetreffende beheerder een verklaring opgemaakt, die een specificatie van de vervreemde archiefbescheiden bevat en aangeeft op grond van welk wettelijk voorschrift dan wel machtiging als bedoeld in het derde lid de vervreemding is geschied. Tevens wordt in de verklaring aangegeven op welke wijze de vervreemding heeft plaatsgevonden. De verklaring wordt ondertekend door het bestuur van de Dienst. Verklaringen van vervreemding worden blijvend bewaard door de eenheid Facilitair Bedrijf van de concernstaf van de Dienst.

• 3 Voor vervreemding is een machtiging vereist van de Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap, tenzij de vervreemding plaatsvindt ter uitvoering van een wetsbepaling.

• 1 Het bestuur van de Dienst neemt de besluiten tot vervanging.

• 2 Het bestuur draagt zorg dat de vervanging alleen plaatsvindt, indien de vervanging gebeurt met juiste en volledige weergave van de in de te vervangen archiefbescheiden voorkomende gegevens.

• 3 Ten aanzien van blijvend te bewaren archiefbescheiden kan alleen tot vervanging worden overgegaan na verkregen machtiging van de Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap.

• 4 De vervanging geschiedt onder regie van de beheerder van het desbetreffende organisatieonderdeel.

• 5 Van de vervanging wordt een verklaring opgesteld die wordt ondertekend door het bestuur van de Dienst. De verklaring bevat een specificatie van de te vervangen archiefbescheiden, geeft aan de redenen van de vervanging en geeft aan op welke wijze de vervanging heeft plaatsgevonden. De verklaring wordt gepubliceerd in de Staatscourant en in afschrift toegezonden aan de beheerders.

• 1 De functionaris FB is belast met het ontwerpen en onderhouden van selectielijsten, het voorleggen ervan aan het bestuur van de Dienst en het ter vaststelling aanbieden aan de Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap. Bij het ontwerpen en onderhouden van selectielijsten worden ten minste de selectiecriteria, bedoeld in artikel 2, eerste lid, van het Archiefbesluit 1995 gehanteerd voor te vernietigen respectievelijk te bewaren archiefbescheiden. Ten aanzien van de in een selectielijst op te nemen bepalingen omtrent de bewaring en vernietiging van archiefbescheiden die persoonsgegevens bevatten, wordt tevens steeds betrokken de bij of krachtens de Wet bescherming persoonsgegevens gegeven bepalingen omtrent de bewaring en vernietiging van die archiefbescheiden.

• 2 De functionaris FB betrekt bij het ontwerpen en onderhouden van een selectielijst de medewerker deskundig en werkzaam op beleidsterreinen ten aanzien waarvan de selectielijst of onderdelen ervan wordt ontworpen of onderhouden.

• 3 Een keer per jaar vindt er onderhoud van de selectielijsten plaats. Onderhoud van de selectielijst vindt tevens plaats in geval van een ingrijpende reorganisatie, daaronder begrepen de opheffing van een organisatieonderdeel, alsmede in geval van privatisering of gehele of gedeeltelijke beëindiging van de verzelfstandiging van de Dienst.

• 4 Bij de overgang van een archiefbescheiden van het dynamische naar het semi-statische beheer wordt de vernietigingstermijn aangegeven op het desbetreffende archiefbescheiden.

• 5 De beheerder is belast met de uitvoering van de selectielijst, het (laten) uitvoeren van de vernietiging van archiefbescheiden en het opstellen van een verklaring van vernietiging.

• 6 De vernietiging van daarvoor in aanmerking komende archiefbescheiden vindt ten minste eenmaal per jaar plaats.

• 7 Van de vernietiging wordt een verklaring opgemaakt waarin duidelijk wordt aangegeven welke archiefbescheiden zijn vernietigd en op grond van welke bepalingen van de selectielijst de vernietiging heeft plaatsgevonden. De verklaring wordt ondertekend door de desbetreffende beheerder. De verklaring wordt blijvend bewaard door het desbetreffende organisatieonderdeel.

• 8 De te vernietigen archiefbescheiden worden aangeboden aan een daartoe gecertificeerd bedrijf dat garant dient te staan voor een juiste vernietiging van de archiefbescheiden.

• 9 De functionaris FB is belast met de controle op de uitvoering van selectielijsten en ziet er op toe dat selectie en vernietiging van archiefbescheiden met inachtneming van de geldende selectielijst geschiedt.

• 1 De beheerder draagt archiefbescheiden één jaar na beëindiging van het dynamische beheer over aan de beheerder van het semi-statisch archief.

• 2 Bij de overdracht van archiefbescheiden, bedoeld in het eerste lid, wordt de daarvoor door het bestuur van de Dienst vastgestelde procedure gevolgd. Van de overdracht wordt een verklaring opgesteld die blijvend bewaard wordt door de beheerder van het desbetreffende organisatieonderdeel.

• 1 De beheerder is belast met het overbrengen van de daarvoor in aanmerking komende archiefbescheiden naar een archiefbewaarplaats.

• 2 De beheerder draagt er zorg voor dat de over te brengen archiefbescheiden voldoen aan de in de Regeling geordende en toegankelijke staat archiefbescheiden genoemde dan wel bedoelde normen voor het in goede, geordende en toegankelijke staat brengen en bewaren van archiefbescheiden.

• 3 Van de overbrenging wordt in tweevoud een verklaring opgemaakt die ten minste een specificatie van de overgebrachte archiefbescheiden bevat. De verklaring van overbrenging wordt ondertekend door de beheerder en door de directeur van de desbetreffende archiefbewaarplaats. Van deze verklaring wordt een exemplaar blijvend bewaard door het desbetreffende organisatieonderdeel en het andere exemplaar wordt ter hand gesteld aan de directeur van de desbetreffende bewaarplaats.

• 4 De overbrenging vindt plaats in perioden, maar in principe niet later dan tien jaar nadat de archiefbescheiden twintig jaar zijn afgesloten, tenzij de Dienst machtiging is verleend tot opschorting van de overbrenging.

• 5 De daarvoor in aanmerking komende archiefbescheiden kunnen in overleg met de functionaris FB, en de beheerder van een archiefbewaarplaats, vervroegd worden overgebracht naar een archiefbewaarplaats.

• 6 Bij overbrenging van archiefbescheiden, bedoeld in artikel 12 van de wet wordt, ingeval het in een informatiesysteem opgenomen archiefbe- Uit: Staatscourant 6 mei 2004, nr. 86 / pag. 13 4 scheiden betreft, het informatiesysteem, voorzover onmisbaar voor raadpleging, overgebracht. Hierbij behoren ook de gegevens die noodzakelijk zijn om het systeem te kunnen beheren.

• 7 Ter voorbereiding op de overbrenging gaat de beheerder van het desbetreffende organisatieonderdeel bij de WOB-functionaris van de Dienst na of uit enig wettelijk voorschrift beperkingen met betrekking tot de openbaarheid voortvloeien.

• 8 Bij toepassing van bij of krachtens de wet gegeven bepalingen en van het eerste tot en met zevende lid geldt dat bescheiden die nog bewerking ondergaan of kunnen ondergaan, de termijn van twintig jaar eerst aanvangt op het tijdstip waarop zij zijn overgebracht naar het semi-statisch archief.

• 1 De in dit artikel opgenomen aanvullende bepalingen zijn met betrekking tot digitale archiefbescheiden van toepassing op zowel blijvend te bewaren archiefbescheiden als te vernietigen archiefbescheiden, tenzij uit de desbetreffende bepaling anders voortvloeit,

• 2 Het bestuur van de Dienst stelt eisen ten aanzien van de beschikbaarheid, exclusiviteit en integriteit van de besturingsprogrammatuur, de toepassingsprogrammatuur en de data van die toepassingsapparatuur. Deze eisen worden vastgelegd in het Handboek Beveiliging Informatie en Communicatie Technologie. Het op grond van deze afspraken getroffen basis ICT-uitwijkniveau waarborgt dat bij calamiteiten en systeemstoringen nooit meer (archief)gegevens verloren kan gaan dan tijdens de laatste achtenveertig uren voorafgaand aan de calamiteit dan wel systeemstoring zijn verwerkt.

• 3 De beheerder zorgt dat bij de ontwikkeling en onderhoud van geautomatiseerde toepassingen voldoende aandacht wordt besteed aan het treffen van maatregelen om de toegankelijke staat en authenticiteit van digitale archiefbescheiden te kunnen (blijven) borgen.

• 4 De beheerder draagt er zorg voor dat van geautomatiseerde toepassingen met blijvend te bewaren digitale archiefbescheiden een registratie (configuratie beheer data base) wordt bijgehouden waarin de volgende gegevens zijn opgenomen:

  • a. gegevens over de toepassingsprogrammatuur waarmee deze archiefbescheiden zijn ontvangen of opgemaakt (inclusief het versienummer);

  • b. gegevens over het platform, waarop de betreffende toepassingapparatuur is geïnstalleerd, waaronder begrepen de naam en de versie van de besturingsapparatuur en -programmatuur en de naam en het type van de apparatuur.

• 5 De directeur van de eenheid Information Technology Services van de concernstaf van de Dienst, hierna in dit artikel te noemen: de directeur ITS, informeert de desbetreffende beheerder als er een gerede kans bestaat dat, als gevolg van wijziging van apparatuur, besturingsprogrammatuur of toepassingsprogrammatuur de toegankelijke staat en authenticiteit van digitale archiefbescheiden wordt aangetast. Als dit naar het oordeel van de beheerder het geval is, geeft deze de directeur ITS opdracht voor conversie dan wel migratie van de betreffende digitale archiefbescheiden. De directeur ITS draagt zorg voor de noodzakelijke licenties als bedoeld in artikel 8, derde lid van de Regeling geordende en toegankelijke staat van archiefbescheiden.

• 6 De beheerder en de directeur ITS maken gezamenlijk van de conversie of migratie een verklaring op, die ten minste een specificatie van de geconverteerde- of gemigreerde digitale archiefbescheiden bevat en waarin tevens is aangegeven op welke wijze en met welk resultaat getoetst is of na de conversie of migratie aan de gestelde eisen voor de toegankelijke staat en authenticiteit van de digitale archiefbescheiden is of kan worden voldaan. De verklaring, bedoeld in de eerste zin wordt opgesteld op basis van een model dat als bijlage 5 is bijgevoegd en wordt blijvend bewaard door de eenheid Facilitair Bedrijf van de concernstaf van de Dienst.

• 7 Indien bij een conversie of migratie van blijvend te bewaren digitale archiefbescheiden de oorspronkelijke geordende en toegankelijke staat niet kan worden gegarandeerd, wordt voorafgaand aan de conversie of migratie een machtiging van de Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap gevraagd.

• 1 De beheerder is, in geval van verhuizing van het desbetreffende organisatieonderdeel, verantwoordelijk voor het verhuizen van het archief.

• 2 Bij het verhuizen van het archief wordt de daarvoor door het bestuur van de Dienst vastgestelde procedure gevolgd, beschreven in het documentair structuurplan, bedoeld in artikel 3, derde lid.

• 1 De beheerder draagt er zorg voor dat vervoer van archiefbescheiden plaatsvindt met inachtneming van de door het bestuur van de Dienst daartoe zonodig vastgestelde richtlijnen.

• 2 De beheerder draagt er zorg voor dat, ingeval archiefbescheiden tijdelijk bij een derde worden geplaatst, deze derde voldoende maatregelen neemt en voldoende waarborgen biedt dat de bij hem geplaatste archiefbescheiden worden bewaard overeenkomstig hetgeen daaromtrent is bepaald bij of krachtens de wet. De in de eerste zin bedoelde verplichtingen van die derde worden schriftelijk vastgelegd in een overeenkomst.

In geval van een reorganisatie is de beheerder belast met het afsluiten van het archief en het aanvangen van een nieuw te vormen archief in de nieuwe organisatie.

• 1 1. Het bestuur van de Dienst draagt er zorg voor dat bij ieder organisatieonderdeel één keer per twee jaar een audit op de toereikendheid van het archiefbeheer wordt uitgevoerd of zoveel vaker als door dat bestuur op grond van de controlebevindingen noodzakelijk wordt geacht. Het bestuur van de Dienst stelt daartoe een auditplan vast, dat in concept wordt voorbereid door de functionaris FB.

• 2 De beheerder verleent alle door de functionaris FB nodig geachte medewerking aan de uitvoering van de audit.

• 3 Naar aanleiding van een audit wordt door de functionaris FB een rapport opgesteld. Dit rapport geeft een duidelijk overzicht van de wijze waarop de archieftaken worden uitgevoerd, signaleert problemen en bevat eventueel adviezen.

• 4 De functionaris FB stelt naar aanleiding van een audit de rapportage vast na overleg met betrokken partijen.

• 5 De functionaris FB stelt eenmaal per jaar een totaalrapportage van de uitgevoerde audits op voor het bestuur van de Dienst.

• 6 De door het bestuur van de Dienst vastgestelde totaalrapportage, bedoeld in het vijfde lid, wordt toegezonden aan de rijksarchiefinspectie.

• 7 De beheerder is verplicht om alle benodigde medewerking te verlenen aan onderzoeken en inspecties, zowel vooraf aangekondigde als onaangekondigde, van de rijksarchiefinspectie.

• 1 Het bestuur van de Dienst stelt een calamiteitenplan vast waarin wordt aangegeven hoe te handelen in geval van calamiteiten zoals brand, instorting, wateroverlast of explosie.

• 2 De functionaris FB draagt, in samenspraak met het bestuur van de Dienst, er zorg voor dat, ingeval calamiteiten dit noodzakelijk maken, de desbetreffende archiefbescheiden onmiddellijk worden overgebracht naar veilige locaties. De functionaris FB stelt de rijksarchiefinspectie van een zodanige overbrenging onverwijld op de hoogte.

• 3 Indien een opgetreden calamiteit gevaar heeft opgeleverd voor archiefbescheiden, stelt de functionaris FB de rijksarchiefinspectie hiervan op de hoogte.

• 4 Het bestuur van de Dienst stelt, ingeval de Minister-President regels als bedoeld in artikel 9, tweede lid, van de wet heeft gesteld, ter uitvoering van die regels zo nodig een instructie vast over de wijze waarop en de voorwaarden waaronder in geval van oorlog, oorlogsgevaar of andere buitengewone omstandigheden, noodvernietiging van archiefbescheiden plaatsvindt. Deze instructie betreft zowel archiefbescheiden die voor vernietiging in aanmerking komen, als ook archiefbescheiden die voor blijvende bewaring in aanmerking komen. De functionaris FB stelt de rijksarchiefinspectie onverwijld op de hoogte van een noodvernietiging.

Deze regeling kan worden aangehaald als: Regeling archiefbeheer Kadaster.

• 1 De Richtlijnen Informatiebeheer Kadaster 2000 wordt ingetrokken.

• 2 De Procedure Postontvangst Kadaster van januari 1999 wordt ingetrokken.

• 3 De Procedure Postbehandeling Kadaster Concernstaf van april 2001wordt ingetrokken.

Deze regeling treedt in werking met ingang van de tweede dag na de dagtekening van de Staatscourant waarin zij wordt geplaatst.