Circulaire Werkkostenregeling Appa, uitbreiding samenloopartikel, vervallen gratificaties en aanpassing procedure bij ziekte burgemeesters

Indien uw gemeente besluit de werkkostenregeling (nog) niet toe te passen, geldt het regime zoals dat gold vóór 1 januari 2011. Voor al deze (onkosten)vergoedingen en verstrekkingen voor politieke ambtsdragers blijft gelden dat deze bruto worden vergoed. Over deze bruto (onkosten)vergoedingen en verstrekkingen betaalt de politieke ambtsdrager loonbelasting.

Het Besluit wijziging van de rechtspositiebesluiten decentrale politieke ambtsdragers 2010 is geschreven vanuit het uitgangspunt dat de werkkostenregeling al geldt. In de rechtspositieregelingen is daarom overgangsrecht opgenomen. Dit is te vinden in artikel 65a van het Rechtspositiebesluit burgemeesters, artikel 29b van het Rechtspositiebesluit wethouders en artikel 16 van het Rechtspositiebesluit raads- en commissieleden. In deze artikelen is bepaald dat de netto bedragen van het besluit bruto vergoed worden.

U hoeft deze bedragen niet zelf te bruteren. U kunt wat betreft de ambtstoelage en de onkostenvergoedingen uitgaan van de bedragen zoals die in de circulaire van 30 november 2010 bekend zijn gemaakt. Ook voor overige bedragen die onder de werkkostenregeling kunnen worden gebracht (zoals bij voorbeeld die voor de kilometervergoeding), geldt dat u die niet zelf hoeft te bruteren, maar uit kunt gaan van de eerder bekend gemaakte bedragen. Voor deze bedragen kunt u ook naar de meest recente versie van het desbetreffende rechtspositiebesluit dat te vinden is op www.overheid.nl.

Een gevolg van de aanwijzing als eindheffingsbestanddeel door de gemeente is dat voorzieningen aan politieke ambtsdragers zo veel mogelijk vrij van inhouding van belasting worden vergoed. Aangezien er dan geen belastingheffing bij de politieke ambtsdrager zelf plaatsvindt, is er uiteraard ook geen vergoeding van de verschuldigde belasting nodig. De bruto (onkosten)vergoedingen zijn daarom gewijzigd in netto bedragen (debrutering).

Om de netto onkostenvergoeding voor politieke ambtsdragers onder de werkkostenregeling gelijk te houden aan de vroegere situatie, is genoemde debrutering in de rechtspositiesfeer gepaard gegaan met de invoering van de verplichting aan gemeenten om die onkostenvergoedingen onder de werkkostenregeling aan te wijzen als eindheffingsbestanddeel. Indien een vergoeding is aangemerkt als een eindheffingsbestanddeel, betaalt niet de politieke ambtsdrager loonbelasting, maar betaalt de gemeente, voor zover de door de gemeente aan te wijzen vergoedingen en verstrekkingen hoger zijn dan de forfaitaire vrijstelling, een eindheffing over deze eindheffingsbestanddelen naar een vast tarief van 80%.

Die forfaitaire vrijstelling bedraagt 1,4% van de fiscale loonsom over een kalenderjaar voor allen waarvoor de gemeente inhoudingsplichtige is, dus ambtenaren en politieke ambtsdragers (zie artikel 31a van de Wet op de loonbelasting 1964). Dit forfait wordt aangevuld met een beperkt aantal gerichte vrijstellingen voor zakelijke kosten die door de wetgever zijn vastgesteld.

De loonsom waarop het forfait van een gemeente gebaseerd wordt, bestaat dus uit:

• a. het fiscale loon van alle ambtenaren van de gemeente, plus

• b. het fiscale loon van de politieke ambtsdragers (exclusief raadsleden die niet voor ‘opting-in’ hebben gekozen (op ‘opting in’ wordt ingegaan onder 2c).

Dat politieke ambtsdragers onder de werkkostenregeling vallen, betekent dus enerzijds dat het nominale forfait groter wordt. Anderzijds wordt een deel van het forfait mogelijk ook gevuld met vergoedingen en verstrekkingen die gemeenten toekennen aan politieke ambtsdragers als gevolg van de rechtspositionele verplichting die als eindheffingsbestanddeel aan te merken. De vergoedingen en verstrekkingen aan raadsleden die niet voor ‘opting-in’ hebben gekozen tellen daarbij niet mee (zie daarvoor hieronder onder 2c).

Voor zover de forfaitaire ruimte van 1,4% over de totale loonsom die de gemeente aan loon uitkeert, niet volledig is benut, hoeft de gemeente over deze vergoedingen geen loonbelasting af te dragen. In het geval het forfait wordt overschreden, vindt over het meerdere (boven het algemene forfait en voor zover niet onder een gerichte vrijstelling vallend) een eindheffing ten laste van de werkgever plaats van 80%. De eindheffing is dus afhankelijk van de vraag of het pakket aan aangewezen vergoedingen en verstrekkingen in de gemeente blijft binnen de grenzen van het forfait van 1,4%.

Voor de loonbelasting zijn politieke ambtsdragers ook werknemer waarvoor de gemeente optreedt als inhoudingsplichtige (zie voor de uitzondering onder 2c). Het forfait op loonsomniveau brengt met zich mee dat de werkgever de aangewezen vergoedingen en verstrekkingen niet meer op het niveau van de individuele ambtsdrager hoeft te toetsen. Er kan worden volstaan met verantwoording op werkgeversniveau (als inhoudingsplichtige).

De volgende elementen zijn op basis van het desbetreffende rechtspositiebesluit aangewezen als eindheffingsbestanddeel voor de loonbelasting, zoals bedoeld in artikel 31, eerste lid, onderdeel f, van de Wet op de loonbelasting 1964:

• a. de ambtstoelage of onkostenvergoeding;

• b. de vergoeding ter compensatie van de bijtelling als gevolg van het privégebruik van de dienstauto;

• c. de vergoeding voor het gebruik van de privé-telefoon ter uitoefening van de functie;

• d. de vergoeding voor reis- en verblijfkosten voor reizen gemaakt voor de uitoefening van het ambt, inclusief woon-werkverkeer voor zover niet vallend onder de gerichte vrijstelling van artikel 31a, tweede lid, onderdelen a en b, van de Wet op de loonbelasting 1964;

• e. de verstrekking van computer- en communicatieapparatuur en dergelijke;

• f. de vergoeding voor de aanleg- en de abonnementskosten voor de internetverbinding.

Afwijking van deze onderdelen is niet mogelijk. In het kader van de werkkostenregeling is het niet meer nodig de verschuldigde belasting over deze verstrekkingen voor vergoeding in aanmerking te laten komen. De belasting wordt dan immers niet meer op de vergoeding ingehouden, maar komt rechtstreeks voor rekening van de gemeente. Dit is te vinden in artikel 36 van het Rechtspositiebesluit burgemeesters, artikel 28a van het Rechtspositiebesluit wethouders en artikel 13a van het Rechtspositiebesluit raads- en commissieleden.

De hoogte van de bedragen van de verhuiskostenvergoedingen zullen nog bij ministeriële regeling worden gewijzigd van bruto naar netto bedragen.

Binnen de werkkostenregeling geldt voor een aantal vormen van loon in natura een zogenaamde nihilwaardering. Feitelijk wordt over deze elementen dus geen belasting geheven. Daardoor leggen deze elementen geen beslag op de forfaitaire ruimte van 1,4% van de totale loonsom. De belastingdienst bepaalt welke elementen onder deze categorie vallen. Het betreft onder andere:

• a. voorzieningen op de werkplek zoals het gebruik van de vaste computer, het kopieerapparaat en de vaste telefoon;

• b. arbo-voorzieningen en

• c. consumpties op de werkplek die geen deel uitmaken van een maaltijd.

Ook voor mobiele telefoons en portable computers, zoals notebooks en laptops, geldt een nihilwaardering, maar uitsluitend indien voldaan wordt aan de voorgeschreven mate van zakelijk gebruik. De computer mag op nihil worden gewaardeerd als deze voor 90% of meer zakelijk word gebruikt. Ook communicatieapparatuur mag op nihil worden gewaardeerd als deze voor 10% of meer zakelijk wordt gebruikt.

Net als burgemeesters en wethouders ontvangen raadsleden een vaste onkostenvergoeding. De hoogte van de onkostenvergoeding moet in de lokale verordening worden vastgesteld en is gemaximeerd door de minister van BZK. De hoogte van de vaste onkostenvergoedingen voor raadsleden wordt (ook vóór 1 januari 2011) bepaald door de keuze van het individuele raadslid om fiscaal gezien de status te hebben van:

• a. fictieve werknemer (opteren voor de loonbelasting via de mogelijkheid van ‘opting-in’) of

• b. ‘zelfstandige’ (genieter van belastbaar resultaat uit overige werkzaamheden).

In het eerste geval wordt de onkostenvergoeding tot het moment van overgang naar de werkkostenregeling bruto verstrekt. Op de onkostenvergoeding van het raadslid houdt de gemeente de loonbelasting in.

In het tweede geval krijgt het raadslid een onkostenvergoeding op basis van de niet-gebruteerde vergoedingentabel. Het raadslid ontvangt dus een netto onkostenvergoeding. Via de aangifte inkomstenbelasting wordt bepaald of het raadslid over deze onkostenvergoeding belasting moet betalen. Voor zover de gemaakte onkosten door middel van bonnen en andere bewijsstukken aantoonbaar zijn, kunnen deze namelijk als beroepskosten in aanmerking worden gebracht. De onkostenvergoeding moet voor de belastingheffing tot de opbrengst worden gerekend en de kosten kunnen in aftrek worden gebracht. Als de opbrengst en de aftrek even groot zijn, hoeft het raadslid per saldo geen belasting te betalen over de onkostenvergoeding. Als de opbrengst groter is dan de aftrek moet het raadslid over het verschil belasting betalen.

Nu uw gemeente (nog) niet heeft gekozen voor de werkkostenregeling blijft de regelgeving op dit punt hetzelfde als onder het regime zoals dat gold vóór 1 januari 2011. Dat betekent het volgende.

Maakt betrokkene de keuze voor fictief werknemerschap dan is de loonbelasting van toepassing. Omdat hij zijn kosten fiscaal niet kan aftrekken wordt de vergoeding voor hem gebruteerd.

Kiest betrokkene niet voor fictief werknemerschap dan is de loonbelasting niet van toepassing. Betrokkene moet zijn vergoeding in de inkomstenbelasting aangeven als resultaat overige werkzaamheden en kan zijn kosten op die vergoeding in mindering brengen (rekening houdend met de fiscale normen en beperkingen). De onkostenvergoeding wordt dan zonder brutering verstrekt.

In het kader van de werkkostenregeling is de hoofdregel dat alle individuen voor wie een gemeente verantwoordelijk is voor de inhouding van loonbelasting onder de werkkostenregeling vallen. Dat geldt ook voor de politieke ambtsdragers, maar niet voor de raadsleden die niet hebben gekozen voor de mogelijkheid van ‘opting-in’ en die daarmee door de belastingdienst als ‘zelfstandige’ worden gezien. De raadsleden met de status van ‘zelfstandige’ vallen niet binnen het bereik van de Wet op de loonbelasting 1964 en daardoor ook niet onder de werkkostenregeling. De niet-gebruteerde onkostenvergoeding voor raadsleden met de status van ‘zelfstandige’ wordt dan ook niet gewijzigd.

Dat betekent dat voor de vergoedingen het onderscheid tussen ‘fictieve werknemer’ of ‘zelfstandige’ na de overgang naar de werkkostenregeling niet meer van belang is.

De situatie zal dan zijn dat een raadslid dat gekozen heeft voor ‘opting-in’ hetzelfde bedrag aan onkostenvergoeding krijgt als het raadslid dat ‘zelfstandige’ is. Echter, de eerste hoeft over de vergoeding geen belasting te betalen en de tweede zal moeten blijven aantonen dat hij de onkosten ook daadwerkelijk heeft gemaakt om aanspraak te kunnen blijven maken op het gehele bedrag.