Besluit routinematige digitale vervanging archiefbescheiden (OCW)

Het ministerie van OCW werkt sinds 2008 met het DMS/RMA Hummingbird E-Doc. Het systeem is een applicatie aangevuld met enkele modules zoals de Ascent Capture Kofax scanmodule en de BPM Workflowmodule. Het DMS/RMA en de scan- en workflowmodule worden gebruikt voor documentregistratie, dossierregistratie, digitale opslag van documenten, documentbeheer, digitalisering en het bijhouden van de workflow van documenten. E-Doc is ingevoerd ter ondersteuning van werkplek onafhankelijk en papierarm werken met documenten.

Het archiefbeheer bij het ministerie van OCW wordt ingericht in en ondersteund door de RM-module van E-Doc. Deze software wordt bij een aanzienlijk aantal overheden (ministeries, provincies, gemeenten) ingezet ter ondersteuning van (digitaal) archiefbeheer en is gecertificeerd. Het proces rond digitaal werken en digitale dossiervorming is zodanig ingericht, dat een maximale opname van verantwoordingsdocumenten met hun context in de digitale dossiers gegarandeerd is. Daarnaast wordt de uitvoering van het proces getoetst door de (senior)recordbeheerder die is belast met archivering. De monitoring is gericht op het minimaliseren van fouten door menselijk handelen en het controleren of op de voorgeschreven wijze gebruik wordt gemaakt van het DMS/RMA.

De digitale dossiervorming vindt bij aanvang en tijdens de afhandeling van werkprocessen plaats in de RM-module. De volledigheid en juiste metadatering van de processen wordt voor risicovolle onderwerpen (bijvoorbeeld fraudezaken) altijd en voor minder risicovolle onderwerpen (bijvoorbeeld aanschaf kantoorartikelen) steekproefsgewijs door de (senior)recordbeheerder getoetst, voordat definitieve archivering plaatsvindt.

Voor de ordening van informatie in de RM-module maakt het ministerie van OCW gebruik van een ordeningsstructuur. Deze ordeningsstructuur is onderdeel van de RM-module binnen E-Doc. Met de RM-module worden documenten en processen formeel en verantwoord ondergebracht in het digitaal archiefbeheer. Het DMS/RMA is gecertificeerd volgens de Amerikaanse standaard voor recordmanagement US DoD 5012.2-standaard 2007 voor digitaal archiefbeheer.

De ordeningsstructuur in het DMS/RMA kent 6 lagen. De eerste 3 lagen zijn de termenlagen. Daaronder bevindt zich laag 4 en 5, de dossiers en dossiermappen. Op laag 6 bevinden zich de documenten.

Een voorbeeld van de ordeningsstructuur is als bijlage 1 bij dit handboek gevoegd.

De werkwijze geldt voor alle onderdelen van het bestuursdepartement OCW die documenten registreren en archiveren in het DMS/RMA E-Doc.

De vervanging heeft betrekking op alle papieren documenten die het ministerie van OCW vanaf 31 maart 2008 ontvangt of opmaakt voor de uitoefening van haar taken. Deze documenten worden door scanning gedigitaliseerd en worden opgenomen en beheerd in het DMS/RMA E-Doc:

• – documenten die op papier binnenkomen;

• – documenten die op papier worden verstuurd (met 'natte' handtekening);

• – documenten die tijdens de zaakafhandeling enige tijd in papieren vorm beschikbaar zijn geweest en waarop ten aanzien van de inhoud belangrijke aantekeningen zijn gemaakt.

Bij de inrichting van het vervangingsproces is een relatie gelegd met de werkprocessen die digitaal van oorsprong zijn. Er wordt een koppeling gemaakt door middel van metadata, waardoor er één digitaal dossier ontstaat.

De machtiging is niet van toepassing op documenten die in de zin van de Archiefwet geen archiefbescheiden zijn. Voorbeelden hiervan zijn:

• – Nieuwsbrieven

• – Tijdschriften

• – Reclamefolders

• – Vrijblijvende offertes

• – Boekwerken

• – Antwoordkaartjes

De machtiging is niet van toepassing op documenten die betrekking hebben op personeelsleden van het ministerie van OCW. Deze documenten worden gedigitaliseerd en opgenomen in het CRMA van P-Direkt. Op deze documenten is het Besluit routinematige digitale vervanging archiefbescheiden personeelsdossiers OCW van toepassing.

De machtiging is ook niet van toepassing op gerubriceerde documenten ontvangen of opgemaakt door het ministerie van OCW. De gerubriceerde documenten worden geregistreerd in E-Doc, PARIS en/of MIRIS, worden niet gedigitaliseerd en in papieren vorm gearchiveerd;

Verder is deze machtiging niet van toepassing op documenten die een meerwaarde hebben voor het cultureel erfgoed. Deze documenten worden, voor zover mogelijk, gedigitaliseerd en geregistreerd in E-Doc. De papieren documenten zijn de originele archiefbescheiden en worden dienovereenkomstig gearchiveerd. De papieren archiefbescheiden worden na het verstrijken van de wettelijke termijn in goede, geordende en toegankelijke staat naar het Nationaal Archief overgebracht. Deze uitzondering is gebaseerd op de beleidsregel digitale vervanging archiefbescheiden, die beschrijft dat digitale vervanging in ieder geval onverenigbaar is met de waarde, bedoeld in artikel 2, eerste lid, onderdeel c, van het Archiefbesluit 1995, voor zover het vervanging betreft van archiefbescheiden:

• – waarvan de waarde als bestanddeel van het cultureel erfgoed geheel of gedeeltelijk betrekking heeft op de uitwendige vorm;

• – die als bestanddeel van het culturele erfgoed een symbolische waarde of historische belevingswaarde vertegenwoordigen.

Digitale vervanging is verder onverenigbaar met het belang, bedoeld in artikel 2, eerste lid, onderdeel d, van het Archiefbesluit 1995, voor zover het vervanging betreft van archiefbescheiden:

• – waarvan de authenticiteit of integriteit niet of onvoldoende vaststaat;

• – die krachtens verdragen of op grond van wettelijke bepalingen in hun oorspronkelijke vorm moeten worden bewaard.

Als het gaat om welke documenten/documentsoorten blijvend op papier worden bewaard, sluit het ministerie van OCW zich aan bij de 'elementen en kenmerken' zoals die in de Beleidsregel zijn geformuleerd.

De elementen en kenmerken uit de beleidsregel zijn de criteria waarop wordt bepaald welke documenten uitgezonderd worden van vervanging. Het overzicht criteria voor uitzondering van vervanging is als bijlage 2 bij dit handboek opgenomen. In de tabel taken informatiebeheer is de functionaris opgenomen die bepaalt welke documenten uitgezonderd worden van vervanging. Deze tabel is als bijlage 4 bij dit handboek gevoegd.

In het organisatie- en mandaatbesluit OCW is de organisatie van het ministerie beschreven. Voor een up to date weergave van de organisatie, het organisatie - en mandaatbesluit en het organigram wordt verwezen naar het intranet/internet van OCW.

FM&ICT/CEI is als centrale eenheid voor het gehele ministerie belast met het realiseren van een hoogwaardige informatiehuishouding. Dit geschiedt door middel van een regisserende en naar buiten gerichte actieve rol. CEI bestaat uit de units Documentmanagement, Recordbeheer en Scanning.

De opdracht van Documentmanagement is:

• – Het vervullen van een stimulerende en intermediaire rol, waarbij continuïteit van groot belang is;

• – De zorg voor het onderhoud en beheer van de sets metagegevens;

• – Het bewaken en beheren van eenduidigheid van de sets metagegevens;

• – Het borgen van de uitwisselbaarheid en connectiviteit met bron- en doelsystemen in de keten;

• – Het monitoren van de tijdigheid van bewerkingen;

• – Het borgen van het institutioneel geheugen;

• – De zorg voor het onderhoud en beheer van CEI-procedures.

De opdracht van Recordbeheer en Scanning is:

• – Het scannen van de inkomende, en indien noodzakelijk de interne en uitgaande, documentstroom;

• – Het distribueren van de gedigitaliseerde documentstroom;

• – De zorg voor de kwalitatieve intake van de inkomende documentstroom;

• – Het waarborgen van de beschikbaarstelling van de inkomende documentstroom aan gebruikers;

• – De verantwoordelijkheid voor het beheer van de documentaire informatie;

• – Het ondersteunen van gebruikers bij het informatiebeheer- en gebruik.

De minister van OCW heeft de verantwoordelijkheid voor de uitvoering van het beheer van de archiefbescheiden geregeld in de Regeling Informatiebeheer OCW 2009.

De Regeling Informatiebeheer OCW is als bijlage 3 bij dit handboek gevoegd.

De tabel taken informatiebeheer is als bijlage 4 bij dit handboek gevoegd.

Zoals in de inleiding van hoofdstuk 4 is beschreven heeft vervanging bij het ministerie van OCW de volgende kenmerken:

• – Papieren post die het ministerie van OCW van andere overheden, bedrijven en burgers ontvangt wordt gescand door middel van de batch ‘inkomend en inkomend vertrouwelijk scannen’;

• – Post die het ministerie van OCW op papier verzendt, voorzien van een handtekening (de z.g. ‘natte handtekening’), wordt gescand door middel van de batch ‘definitief scannen’;

• – Gedigitaliseerde documenten die op enig moment in het afhandelingproces worden geprint en waarop aantekeningen worden gemaakt, worden gescand door middel van de batch ‘tussentijds en definitief (bij)scannen’.

In diverse postronden wordt de inkomende en te deponeren post (uitgaand en geprint met aantekeningen), uitgesplitst per directie, door medewerkers van 4FM bij CEI/Recordbeheer en Scanning bezorgd.

Zoals bij 3.2 is aangegeven verricht CEI/R&S als centrale eenheid alle scanwerkzaamheden die binnen de scope van het DMS/RMA E-Doc vallen. De scanunit van CEI is gehuisvest op kamer 03.091. Voor het scannen van de documenten wordt gebruik gemaakt van vier scanwerkplekken. Drie werkplekken zijn uitgerust met scanners van het merk Kodak, type i620 en een werkplek is uitgerust met een scanner van het merk Fujitsu, type 5750c met bijbehorende werkstations en server. Alle scanners zijn ingesteld op 300 dpi. Scanning geschiedt in kleur, tenzij er geen kleur gedetecteerd wordt.

Voor het scannen gelden de volgende uitgangspunten:

• – Het scanproces mag niet uitvallen. Als een scan-PC, een server of de scansoftware niet (goed) functioneert, mag dit niet tot gevolg hebben dat niet meer kan worden gescand;

• – De scan dient dezelfde kwaliteit te hebben als het originele document. Aantekeningen dienen bij terugscanning goed leesbaar te zijn;

• – De scanners dienen geschikt te zijn voor het kunnen verwerken van de ingekomen post zowel kwalitatief als kwantitatief (capaciteit, hoeveelheid en snelheid);

• – Voor het scannen van de ingekomen post zijn er scheidingsvellen per directie beschikbaar. De scanmedewerker voorziet de te scannen documenten van scheidingsvellen met daarop een patch- en barcode die door de software gelezen kan worden. Op basis hiervan verstuurt de software vervolgens een gescand document naar de werkvoorraad. Per directie is er één postbak waarin alle gescande ingekomen documenten terecht komen. Vanuit deze werkvoorraad kan de voortgang worden opgestart;

• – Binnen het scanproces worden vier batchclasses onderscheiden:

  • • Inkomende post;

  • • Inkomende post vertrouwelijk;

  • • Bijscannen tussentijds (als bijlage);

  • • Bijscannen definitief (als definitieve versie)

• – Kleurherkenning is een geautomatiseerd proces. De VRS module bepaalt of de pagina van het betreffende document uiteindelijk in kleur of bitonaal (van 1-4-2008 t/m 30-9-2011) of in grijswaarden (vanaf 3-10-2011) wordt opgeslagen. Indien in kleur wordt gescand, wordt het digitale beeld opgeslagen in een sRGB kleurprofiel.

• – Bijlagen worden bij het brondocument gescand en niet als een aparte bijlage. Het geheel wordt als één E-Doc document opgeslagen.

• – Documenten moeten binnen 24 uur na scanning en registratie beschikbaar zijn in de werkvoorraad van de betreffende directie. De voorkeur gaat uit naar een eerdere beschikbaarheid.

• – Er dient op 300 dpi te worden gescand.

De instructie scannen documenten is als bijlage 7 bij dit handboek gevoegd.

De instellingen van de scanners is als bijlage 8 bij dit handboek gevoegd

Voor de scancontrole gelden de volgende uitgangspunten:

• – Een andere scanmedewerker, dan diegene die de scan(batch) heeft uitgevoerd, controleert direct na het uitvoeren van een scan(batch) de kwaliteit van de images visueel via het beeldscherm aan de hand van de criteria zoals beschreven in de Instructie scancontrole;

• – De (senior)recordbeheerders voeren een 100% controle uit op de scanning.

De prestatie indicatoren zijn:

• – Van de te scannen documenten is 100% gescand;

• – 100% van de gescande documenten en pagina's komt overeen met het aantal te scannen documenten;

• – 100% van de gescande documenten is op ware grootte via het scherm goed leesbaar;

• – 100% van de documenten wordt bij het releasen naar het DMS voorzien van de juiste generieke kenmerken.

De set van normen voor afwijkingen (klachten) zijn:

• – Leesbaarheid scans, scheef staan, uit het midden staan van scans maximaal 1 klacht per week;

• – Releasen naar DMS m.b.t. routering naar verkeerde afdeling maximaal 1 klacht per week.

De instructie scancontrole is als bijlage 9 bij dit handboek gevoegd.

Nadat de documenten zijn gescand worden deze in de werkvoorraad van de (senior) recordbeheerders geplaatst. De documenten worden uit deze voorraad opgehaald, waarna de registratie en het toevoegen van metadata plaatsvindt. De registratie bestaat een uit aantal hoofdcategorieën: ‘document’, ’toegang’, ‘dossier’, ‘intern’, ‘naw’ en ‘historie’. De verplichte velden zijn dikgedrukt. Deze dienen in ieder geval te worden ingevuld. Hoe meer velden worden ingevuld, op des te meer gegevens het document later terug gevonden kan worden. Na registratie worden de documenten digitaal doorgezet (BPM) naar de behandelende directie.

Een voorbeeld van een registratiescherm en de tabel metadata is als bijlage 10 bij dit handboek gevoegd.

Een doorloopschema ingekomen, interne en uitgaande post is als bijlage 11 bij dit handboek gevoegd.

Bij 4.2 is de situering van de scanlocatie en de inrichting daarvan beschreven. Op de scanunit wordt gebruik gemaakt van de volgende hardware:

• – Drie scanners van het merk Kodak, type i620;

• – Een scanner van het merk Fujitsu, type 5750c;

• – Vier werkstations van het merk Dell, type optiplex 780;

• – Drie beeldschermen van het merk Dell, 19 inch;

• – Een beeldscherm van het merk Lenovo, 22 inch.

De scanners worden op de eerste werkdag van iedere week, volgens de instructies van de leveranciers van deze hardware, door de scanmedewerkers van CEI gereinigd en gecontroleerd op juiste werking. Na reiniging van de scanners wordt een testscan uitgevoerd. Voor het uitvoeren van de testscan en de controle daarop wordt gebruik gemaakt van de door de leverancier van de scanners geleverde test- en controlevellen.

Voor periodiek en storingsonderhoud aan de scanners is een onderhoudscontract afgesloten.

Op de scanunit wordt gebruik gemaakt van de volgende software:

• – Kofax Ascent Capture 7.5 van 1-4-2008 t/m 30-9-2011

• – Kofax Ascent Capture 9.0 vanaf 3-10-2011

Met de leverancier van de scansoftware is een onderhoudscontract afgesloten dat voorziet in updates van de software. Voor storingen kan gebruik worden gemaakt van de helpdeskfunctie.

Een technische beschrijving van de scanners en de scansoftware is als bijlage 12 bij dit handboek gevoegd.

Na verlening van de machtiging, welke tevens een machtiging is om de oorspronkelijke archiefbescheiden te vernietigen, wordt op grond van artikel 8 van het Archiefbesluit 1995 jaarlijks een verklaring van vervanging opgesteld. De verklaring beschrijft op grond waarvan vervanging heeft plaatsgevonden en de wijze waarop dat is gebeurd. Een exemplaar van deze verklaring wordt blijvend bewaard. Het hoofd van de Centrale Eenheid Informatiehuishouding (CEI) is bevoegd tot routinematige vernietiging van de onder de machtiging vallende archiefbescheiden en ondertekening van de verklaring van vervanging. Uit oogpunt van efficiency wordt per vernietigingsperiode (maand) een specificatie opgemaakt van de vervangen archiefbescheiden en toegevoegd aan de verklaring van vervanging.

De daadwerkelijke vernietiging wordt in opdracht van OCW uitgevoerd door Doc-Direkt.

Alle papieren originelen die vallen onder de werking van de machtiging tot vervanging, worden na digitalisering vernietigd. Dit gebeurt niet direct nadat digitalisering heeft plaatsgevonden. De papieren originelen worden nog voor een periode van één maand na digitalisering in een numerieke reeks dagdozen bewaard. Na het verstrijken van deze periode vindt vernietiging plaats. De vernietigingsinterval is als volgt: Scanmaand plus één bewaarmaand is vernietigingsmaand. Bijvoorbeeld documenten gescand in de maand januari worden begin maart vernietigd.

De vernietiging van de dagdozen bestaat uit onderstaande stappen:

• – Selecteer aan de hand van de scanmaand de doosnummers van de te vernietigen dagdozen;

• – Stel een specificatie op van vervangen archiefbescheiden over de vernietigingsperiode;

• – Verstrek via de mail opdracht aan Doc-Direkt om de onderstaande werkzaamheden uit te voeren:

  • • Dagdozen uit de stelling halen;

  • • Inhoud van de dagdozen in de vernietigingscontainer deponeren;

  • • Container af laten voeren;

  • • Afmelden vernietiging met opgave van de aan de vernietiging bestede uren.

Op grond van art. 3.2.b van de Beleidsregel digitale vervanging archiefbescheiden dient de machtiging tot vervanging na vijf jaar opnieuw te worden aangevraagd bij het Nationaal Archief.

De machtiging voor vervanging zal moeten worden geactualiseerd als:

• – Het ministerie van OCW de werkwijze, software of criteria rond het scannen wijzigt;

• – Het ministerie van OCW gaat werken met andere software voor documenten recordmanagement, of de bestaande software ingrijpend aanpast.

Het beheer van het handboek is belegd bij CEI/Document Management. CEI/DM voert jaarlijks een check uit of alle onderdelen, inclusief de bijlagen, van het handboek nog actueel zijn. Eventuele aanpassingen worden in het handboek door CEI/DM doorgevoerd. Na aanpassing en vaststelling door de directeur FM&ICT zal het handboek als een nieuwe versie in E-Doc worden opgeslagen. Indien het handboek op de onderstaande punten ingrijpend dient te worden aangepast zal een nieuwe machtiging voor vervanging worden aangevraagd:

• – Wijzigingen in de werkwijzen rond het scannen;

• – Wijziging van de scansoftware, niet zijnde releases binnen een versie;

• – Wijziging van DM/RMA software, niet zijnde nieuwe releases.

De elementen en kenmerken die van belang zijn bij de beantwoording van de vraag of sprake is van documenten en/of bestanddelen met intrinsieke waarde en die het criterium zijn om niet tot vervanging over te gaan zijn:

• – De uiterlijke vorm van het bestanddeel is van belang voor de kennis van de technologische ontwikkeling;

• – Het bestanddeel heeft esthetische of artistieke waarde;

• – Het bestanddeel heeft unieke of bijzondere uiterlijke kenmerken (zegels, watermerken en dergelijke);

• – Het stuk is zo oud dat het daaraan zeldzaamheidswaarde ontleent;

• – Het stuk heeft aanzienlijke waarde als tentoonstellingsobject;

• – Er bestaat twijfel over de authenticiteit van het bestanddeel, waarbij alleen onderzoek van de originelen uitsluitsel kan geven;

• – Het bestanddeel is van aanzienlijk belang, vanwege de directe relatie met beroemde of historisch belangrijke personen, gebeurtenissen, plaatsen, zaken of voorwerpen;

• – Het bestanddeel is van belang als documentatie voor de oprichting of wettelijke grondslag van een institutie.

Regeling van de Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap, nr. WJZ/98508 (8222), houdende regels op het gebied van informatiebeheer voor het Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap (Regeling informatiebeheer OCW)

De Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap,

Gelet op artikel 14 van het Archiefbesluit 1995,

Besluit:

De eerste postronde komt binnen om 09.00 op kamer 03.091.

De tweede postronde komt binnen om 13.00 op kamer 03.091.

De derde postronde komt binnen om 15.45 op kamer 03.091.

Na de derde postronde blijft de post liggen tot de volgende ochtend. Om 09.00 en 13.00 start de volgende procedure:

• 1. Voor aangetekende stukken wordt door de scanmedewerker of recordbeheerder die de post aanneemt het roze briefje getekend.

• 2. De(senior) recordbeheerders halen de post van hun kolom op van kamer 03.091.

• 3. De (senior) recordbeheerders selecteren de post.

• 4. De inkomende post die niet geregistreerd hoeft te worden krijgt een voorblad en wordt door de (senior) recordbeheerders in de uitbak gelegd.

• 5. De inkomende post die geregistreerd moet worden wordt door de (senior) recordbeheerders scanklaar gemaakt (batch inkomend en inkomend vertrouwelijk).

• 6. De uitgaande en interne post (dit betreft dus geprinte documenten waarop aantekeningen zijn gemaakt) wordt door de (senior) recordbeheerders gecontroleerd op volledigheid en scanklaar gemaakt (batch tussentijds of definitief (bij)scannen).

• 7. De enveloppen van de geregistreerde ingekomen documenten worden gedurende 1 week bewaard op kamer 03.100. Uitzondering: Bij WOB verzoeken en bezwaarschriften wordt de envelop gescand.

• 8. De te scannen post wordt als 1 stapel, met scheidingsbladen ertussen, in de scanmap gedaan.

• 9. De (senior) recordbeheerders leggen deze map in de daarvoor bedoelde bakken in de kast op kamer 03.091.

• 10. De scanmedewerkers halen de te scannen post uit deze bakken.

• 11. De scanmedewerkers voeren de materiële controle op de documenten uit.

• 12. De scanmedewerkers scannen de post en voeren via het vierogen principe de controle op de scans uit.

• 13. De scanmedewerkers draaien per directie Batch Manager zodat de stukken doorgaan naar E-doc.

• 14. Als alle post van 1 kolom gescand is, brengen de scanmedewerkers de gescande post terug naar de (senior) recordbeheerders.

• 15. De (senior) recordbeheerders voorzien de stukken van een stempel met het juiste nummer, datum en afdeling.

• 16. De (senior) recordbeheerders vullen de registratievelden zo compleet mogelijk in en voeren tegelijkertijd de 100% controle uit.

• 17. De (senior) recordbeheerders starten de voortgang.

• 18. Na tussentijds of definitief (bij)scannen wordt de post door de (senior) recordbeheerders gecontroleerd op juiste archivering, volledigheid van metadatering etc. en opgeborgen in dagdozen.

De controle op de materiële staat van de fysieke documenten wordt voordat het scannen plaatsvindt uitgevoerd door de scanmedewerkers van CEI.

Deze materiële controle op de documenten beslaat de volgende onderdelen:

• – leesbaarheid;

• – volledigheid;

  • • aantal pagina’s;

  • • volgorde van de pagina’s;

  • • aanwezigheid van en aantal lege pagina’s;

  • • aantal bijlagen;

• – onvolkomenheden, bijvoorbeeld strepen en/of vouwen, nietjes;

• – authenticiteit;

• – kleurstelling.

De te scannen documenten worden na uitvoering van de bovenstaande controles en het uitvoeren van eventuele reparaties scanklaar gemaakt. De scanmedewerkers documenten of batches voorzien van scanvoorbladen. Voor elk apart stuk moet namelijk een scanvoorblad. Deze scanvoorbladen zijn voorzien van pijlen die de richting aangegeven van hoe de documenten in de invoerla gelegd moeten worden. In een batch te scannen documenten moeten de scanvoorbladen dus allen dezelfde richting uit wijzen.

De scanunit van CEI is gehuisvest op kamer 03.091. Er zijn vier scanplekken ingericht waarmee documenten gescand worden. De hardware bestaat uit drie scanners van het merk en type Fujitsu fi-5750c en één scanner van het merk en type Kodak i620, de software bestaat uit het scanprogramma Ascent Capture 9.0 van Kofax.

• 1. Voor het scannen moet de medewerker scanunit inloggen op de pc die gekoppeld is aan de scanner.

  • a. Na ingelogd te zijn, ga naar Windows Start - Alle Programma’s - Ascent Capture 9.0 - Scan en open deze applicatie.

  • b. Er verschijnt automatisch een volgend scherm. Kies bij de instelling Batch Class vervolgens voor één van de vier batchclasses.

    • i. Inkomende post;

    • ii. Inkomende post vertrouwelijk:

    • iii. Bijscannen tussentijds (als bijlage);

    • iv. Bijscannen definitief (als definitieve versie)

  • c. Leg de batch te scannen documenten, met de voorbladen voorop en met de pijlen in de richting van het invoeren, in de invoerla van de scanner (bij de Fujitsu fi-5750c met de voorkant van het voorblad naar beneden en bij de Kodak i620 met de voorkant van het voorblad naar boven) en klik in de scanapplicatie op Scan. Ook kan je eerst op OK klikken zodat je in de scanapplicatie terecht komt om eventueel aanpassingen aan de instellingen te maken. Vervolgens kan je op de paarse knop klikken om het scannen te starten.

• 2. De kwaliteitscontrole door de scanmedewerkers vindt plaats in de scanapplicatie. De voorbeelden van de gescande pagina’s worden in de scanapplicatie zichtbaar aan de linkerkant van het scherm. De controle wordt uitgevoerd op de rechterzijde van het scherm, de daadwerkelijke scan en is toegespitst op leesbaarheid, volledigheid en authenticiteit (is het digitale document een waarheidsgetrouwe kopie van het papieren document)

  • a. Er wordt gekeken of:

    • i. alle pagina’s zijn gescand (met en zonder tekst)

    • ii. alle pagina’s recht zijn gescand

    • iii. alle pagina’s volledig zijn gescand

    • iv. alle pagina’s foutloos zijn gescand (geen vlekken, strepen, kleurafwijkingen of onterecht lege pagina’s)

  • b. Als er lege pagina’s in de scan aanwezig zijn die niet in het fysieke document voorkomen worden deze verwijderd door de betreffende pagina te selecteren en met een rechter muisklik een menuutje naar voren te halen en op Delete Page te klikken. Als er foute pagina’s zijn moeten deze pagina’s opnieuw gescand worden door de betreffende pagina in de invoerla te leggen en in de scanapplicatie op de juiste plaats in het document op de rechtermuis te klikken en in het menuutje op Insert te klikken. De pagina zal dan op de juiste plaats in het document verschijnen. Ook kan er voor gekozen worden om het hele document opnieuw te scannen.

  • c. Als de kwaliteit goedgekeurd is kan de batch gesloten worden door op het icoontje Close Batch te klikken.

• 3. Het releasen van de batch is een geautomatiseerd proces en hoeft niet handmatig uitgevoerd te worden.

Nadat documenten inkomend, inkomend vertrouwelijk, tussentijds of definitief zijn gescand en geregistreerd worden deze opgeborgen in een dagdoos.

Het scannen geschiedt in kleur. De VRS module bepaalt of de pagina van het betreffende document uiteindelijk in kleur of bitonaal (van 1-4-2008 t/m 30-9-2011) of in grijswaarden (vanaf 3-10-2011) wordt opgeslagen.

De algemene kwaliteitsinstellingen van de scanners bij kleurenscanning zijn:

• • Optische resolutie 300 dpi

• • Kleurprofiel sRGB

• • Double sided scanning;

• • Kleurdiepte 24 bit;

• • OCR quality - High.

• • Bestandsformaat: TIFF

• • Compressie: geen

• • Omzetting naar: PDF versie 1.2 (Van 1-4-2008 tot 30-9-2011)

• • Omzetting naar: PDF/A-1-b versie 1.6 (Van 1-10-2011 tot heden)

De algemene kwaliteitsinstellingen van de scanners bij grijswaarden scanning zijn:

• • Optische resolutie 300 dpi

• • Kleurprofiel sRGB

• • Double sided scanning;

• • Kleurdiepte 8 bit;

• • OCR quality - High.

• • Bestandsformaat: TIFF

• • Compressie: geen

• • Omzetting naar: PDF versie 1.2 (Van 1-4-2008 tot 30-9-2011)

• • Omzetting naar: PDF/A-1-b versie 1.6 (Van 1-10-2011 tot heden)

De algemene kwaliteitsinstellingen van de scanners bij bitonaal scanning zijn:

• • Optische resolutie 300 dpi

• • Kleurprofiel sRGB

• • Double sided scanning;

• • Kleurdiepte 1 bit;

• • OCR quality - High.

• • Bestandsformaat: TIFF

• • Compressie: geen

• • Omzetting naar: PDF versie 1.2 (Van 1-4-2008 tot 30-9-2011)

• • Omzetting naar: PDF/A-1-b versie 1.6 (Van 1-10-2011 tot heden)

Om een goede beeldkwaliteit te kunnen garanderen wordt gebruik gemaakt van Kofax VRS Eilte. Dit pakket wordt aanbevolen wanneer er sprake is van veel ongestructureerde data en niet vooraf vastgestelde documentstandaarden. Het verbetert het OCR proces bijvoorbeeld door enigszins schuin gescande pagina’s recht te trekken en portrait/landscape te herkennen.

VRS is volgens onderstaande overzicht geconfigureerd.

De scancontrole vindt plaats in de scanapplicatie. De voorbeelden van de gescande pagina’s worden in de scanapplicatie zichtbaar aan de linkerkant van het scherm (thumbnails). De controle van de scan wordt uitgevoerd aan de rechterzijde van het scherm, de daadwerkelijke scan en is toegespitst op leesbaarheid, volledigheid en authenticiteit (is het digitale document een waarheidsgetrouwe kopie van het papieren document). Er wordt gecontroleerd of:

• • alle pagina’s zijn gescand (met en zonder tekst);

• • alle pagina’s recht zijn gescand;

• • alle pagina’s volledig zijn gescand;

• • alle pagina’s foutloos zijn gescand (geen vlekken, strepen, kleurafwijkingen of onterecht lege pagina’s).

Indien een scan op een van de bovenstaande punten niet in orde worden bevonden dan kan als volgt worden gehandeld:

• • Als er lege pagina’s in de scan aanwezig zijn die niet in het fysieke document voorkomen worden deze verwijderd door de betreffende pagina te selecteren en met een rechtermuisklik een menutje naar voren te halen en op Delete Page te klikken.

• • Als er foute pagina’s zijn moeten deze pagina’s opnieuw gescand worden door de betreffende pagina in de invoerla te leggen en in de scanapplicatie op de juiste plaats in het document op de rechtermuis te klikken en in het menutje op Insert te klikken. De pagina zal dan op de juiste plaats in het document verschijnen.

• • Ook kan er voor gekozen worden om het hele document opnieuw te scannen.

Vervolgens wordt de scan opnieuw gecontroleerd.