Regeling onderwijscontroleprotocol BES 2012

Voor elke onderwijssector is geregeld dat bepaalde informatie (jaarrekening en opgave van bekostigingsgegevens of over besteding van bekostiging) moet zijn voorzien van een controleverklaring. Ook is geregeld dat de minister via een ministeriële regeling aanwijzingen of voorschriften kan geven voor de controle door de instellingsaccountant. Hier is invulling aan gegeven met het onderwijscontroleprotocol BES, hierna te noemen controleprotocol. Het controleprotocol vormt daarmee de schakel tussen enerzijds de wet- en regelgeving en anderzijds de uit te voeren werkzaamheden door instellingsaccountants. Het geeft een toelichting op het te hanteren referentiekader, het accountantsonderzoek en de gewenste accountantsproducten.

In dit controleprotocol wordt de term instellingsaccountant gebruikt. Hiermee wordt bedoeld de deskundige, zoals die in artikel 121, lid 6 van het BW BES Boek 2 is gedefinieerd.

Het controleprotocol is opgesteld naar analogie van de door de NBA uitgegeven ‘Handreiking Controleprotocollen’. De daarin opgenomen uitgangspunten zijn specifiek gemaakt voor de OCW-situatie op de BES-eilanden. Waar mogelijk zijn tekstpassages uit de handreiking in dit controleprotocol overgenomen.

Het controleprotocol heeft betrekking op het volgende controleobject en onderzoeksobject:

• – controle op de jaarstukken:

  • – de inrichting van de jaarstukken*) en de inhoudelijke controle daarop;

  • – controle op de rechtmatige besteding van de rijksbijdrage;

• – onderzoek naar de bekostigingsgegevens;

  • – onderzoek naar de rechtmatige verkrijging van de rijksbijdrage.

Voor de goede orde wordt opgemerkt dat de gegevens zoals bedoeld in artikel 3, lid 8 van de Regeling jaarverslaggeving onderwijs BES (resultatenbox en bestemmingsbox) niet vallen onder de reikwijdte van de accountantscontrole.

*) De jaarstukken bestaan uit de jaarrekening, jaarverslag en overige gegevens, zoals bedoeld in artikel 1 van de Regeling jaarverslaggeving onderwijs BES

De accountantscontrole op de jaarstukken mondt uit in een controleverklaring. Het onderzoek naar de bekostigingsverantwoording, waaronder de leerlingentelling, leidt tot een assurance-rapport. Deze aanduidingen worden in het controleprotocol gehanteerd, hoewel de term ‘verklaring omtrent de getrouwheid of omtrent de juistheid’ in de BES OCW-wet- en regelgeving staat vermeld. De instellingsaccountant maakt voor beide producten gebruik van de in het controleprotocol opgenomen modelteksten. De instellingsaccountant mag ervoor kiezen om ten behoeve van OCW een zogenaamde ‘WG-verklaring’ af te geven, waarbij uitsluitend de naam van de instellingsaccountant met aanduiding w.g. (was getekend) wordt vermeld. De originele ondertekende verklaring/rapport met de persoonlijke handtekening van de instellingsaccountant moet in het archief van de school/instelling worden opgenomen (zie ook Praktijkhandreiking 1103 van de NBA).

Ten aanzien van de in het controleprotocol opgenomen werkzaamheden geldt een rapportagetolerantie. De rapportagetolerantie geeft aan vanaf welke omvang fouten gemeld moeten worden. Het controleprotocol geeft per onderdeel aan welke rapportagetolerantie van toepassing is zodra deze afwijkt van het standaardpercentage van 0,1%. Omdat het uitgangspunt wordt gehanteerd dat geconstateerde fouten zoveel mogelijk moeten worden gecorrigeerd, beperkt de instellingsaccountant zich tot een uitzonderingsrapportage. Hiervoor gebruikt hij een rapport van bevindingen, waarin hij de aard en omvang van de geconstateerde fouten vermeldt. Het rapport van bevindingen is vormvrij. Op het aanbiedingsformulier geeft de instellingsaccountant aan dat er sprake is van een rapport van bevindingen. Het bevoegd gezag/bestuur van de school/instelling stuurt in een dergelijk geval het rapport van bevindingen samen met de controleverklaring en verantwoording naar OCW. Het bevoegd gezag/bestuur kan daarbij aangeven hoe het heeft ge(re)ageerd op de geconstateerde bevindingen. Voor wat betreft het omgaan met geconstateerde fouten wordt verwezen naar de in de hoofdstukken jaarstukken (2) en bekostigingsonderzoek (3) daarover opgenomen toelichting.

Het controleprotocol is van toepassing op de door het ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap (OCW) bekostigde rechtspersonen in de onderwijssectoren Primair Onderwijs (PO), Voortgezet Onderwijs (VO) en Beroepsonderwijs en volwasseneneducatie (BVE), die gevestigd zijn op de BES-eilanden.

Sector PO 1 januari 2012

Voor rechtspersonen bekostigd op grond van de WPO BES is het controleprotocol een leidraad/regeling als bedoeld in artikel 131, lid 4 van de WPO BES.

Sector VO 1 januari 2012

Voor rechtspersonen bekostigd op grond van de WVO BES is het controleprotocol een leidraad die ingevolge artikel 17,lid 6 van het Bekostigingsbesluit WVO BES in een ministeriële regeling wordt vastgesteld.

Sector BVE 1 januari 2012

Voor rechtspersonen bekostigd op grond van de WEB BES is het controleprotocol een leidraad, die ingevolge artikel 2.3.10 van de WEB BES en artikel 5, lid 1 van het Uitvoeringsbesluit WEB BES in een ministeriële regeling wordt vastgesteld.

Het referentiekader voor de controle ligt vast in de wet- en regelgeving. Het controleprotocol treedt niet in de plaats van de oorspronkelijke wet- en regelgeving.

Per onderdeel van het controleobject zijn aanwijzingen opgenomen:

• • een omschrijving van het object (of onderdeel daarvan);

• • het referentiekader: controle- en verslaggevingscriteria;

• • reikwijdte en diepgang van de accountantscontrole:

  • ○ betrouwbaarheid en nauwkeurigheid

  • ○ de minimaal uit te voeren controles.

Voor de controle van de jaarstukken en het onderzoek naar de bekostigingsgegevens zijn verplichte teksten voor de controleverklaring(en) en assurance-rapport(en) opgenomen.

Het controleprotocol bevat:

• • minimale controlewerkzaamheden, die vetgedrukt zijn opgenomen en

• • niet vetgedrukte toelichtingen op deze werkzaamheden.

De beschreven (minimale) controlewerkzaamheden zijn bedoeld als aanvulling op de ’Nadere voorschriften Controle- en overige standaarden’ (NV COS), die voor alle instellingsaccountants van toepassing zijn.

De instellingsaccountant moet controleren of de rijksbijdrage rechtmatig is verkregen (onderzoek bekostigingsverantwoording) en besteed (controle jaarrekening).

Ten aanzien van de verkrijging van de rijksbijdrage stelt hij vast dat de in de bekostigingsverantwoording van de school of instelling opgenomen aantallen voldoen aan de eisen van rechtmatigheid. Dit houdt in dat deze aantallen in overeenstemming zijn met de in de wet- en regelgeving opgenomen bepalingen. Het gaat hier om rechtmatigheid van niet-financiële informatie. De instellingsaccountant geeft een assurance-rapport bij de bekostigingsverantwoording af.

Ten aanzien van de in de jaarstukken van de school of instelling verantwoorde baten, lasten en balansmutaties stelt de instellingsaccountant vast dat deze voldoen aan de eisen van financiële rechtmatigheid. De financiële rechtmatigheid heeft betrekking op publieke middelen. Financiële rechtmatigheid houdt in dat een financiële transactie betrekking hebbende op publieke middelen waarvan de uitkomst in de jaarrekening dient te worden verantwoord in overeenstemming is met de in internationale regelgeving, Nederlandse wetten (waaronder de BES wetten), algemene maatregelen van bestuur en ministeriële regelingen opgenomen bepalingen die de uitkomst van de financiële transactie beïnvloeden.

In dit deel van het controleprotocol staan de jaarstukken 2012 centraal. Met "jaarstukken" wordt in dit controleprotocol bedoeld: de jaarrekening, het jaarverslag en de overige gegevens (artikel 1 van de Regeling jaarverslaggeving onderwijs BES).

De grondslag voor de jaarstukken ligt voor de sector PO in artikel 131 van de WPO BES, voor de sector VO in artikel 175 van de WVO BES en voor de sector BVE in artikel 2.3.1 en 2.3.2 van de WEB BES.

De controleverklaring van de instellingsaccountant bij de jaarrekening betreft de getrouwheid van de grootte en de samenstelling van het vermogen en het resultaat, evenals de naleving van de wet- en regelgeving. Het oordeel omtrent de naleving van wet- en regelgeving vloeit voort uit het voldoen aan de eisen van financiële rechtmatigheid van de in de jaarrekening verantwoorde baten, lasten en balansmutaties. De instellingsaccountant stelt verder vast dat het jaarverslag verenigbaar is met de jaarrekening.

Het begrip omvangsbasis geeft aan tegen welke omvang (bedrag) het percentage goedkeuringstolerantie moet worden afgezet, bijvoorbeeld een bepaalde geldstroom of post in de verantwoording. De te hanteren omvangsbases bij de controle van de jaarstukken zijn afhankelijk van de te controleren massa: de totale publieke middelen en bestedingen van de (geoormerkte) aanvullende subsidies/bekostiging.

Bij zijn oordeelsvorming over de naleving van de wet- en regelgeving streeft de instellingsaccountant naar een hoge mate van zekerheid. De instellingsaccountant richt zijn controle daartoe zodanig in, dat hij met een redelijke mate van zekerheid kan verklaren dat in de jaarrekening geen onjuistheden voorkomen met een belang dat groter is dan de voorgeschreven toleranties.

Indien dit begrip voor het gebruik van statistische technieken gekwantificeerd moet worden, moet uitgegaan worden van een betrouwbaarheid van 95 procent.

Voor de strekking van de controleverklaring gelden de volgende toleranties:

De tolerantie is van toepassing voor het oordeel over de financiële rechtmatigheid en de overige rechtmatigheid, tenzij sprake is van een specifieke controletolerantie.

In het controleprotocol worden geen toleranties meer voorgeschreven voor de getrouwheid. Vanuit OCW is een maximale tolerantie van 2% van het totaal van de baten en 5% van het balanstotaal aanvaardbaar. Het is de verantwoordelijkheid van de instellingsaccountant om deze te bepalen met inachtneming van hetgeen hierover in NV COS is opgenomen.

Voor elke post gelden voor de foutevaluatie bij de oordeelvorming de goedkeuringstoleranties op jaarrekeningniveau zoals opgenomen in de tolerantietabel.

Voor alle in het controleprotocol genoemde posten, exclusief de hieronder opgenomen posten, geldt een standaard rapportagetolerantie van 0,1% (van de totale publieke middelen). De rapportagetolerantie geeft aan vanaf welke omvang fouten gemeld moeten worden aan OCW in het Rapport van Bevindingen. Zie verder omgaan met fouten.

Voor de volgende posten/onderwerpen geldt een specifieke controletolerantie (CT) en rapportagetolerantie (RT):

• • Afhandelingcorrespondentie voorgaande jaren (0% CT, 0% RT)

• • Verklaring omtrent het gedrag (1% CT, 0% RT)

• • Geoormerkte aanvullende subsidies/bekostiging met een bestedingsverplichting (3% CT, 0% RT)

• • Bezoldiging bestuurders (0% CT, 0% RT)

De fouten die bij deze controlewerkzaamheden worden geconstateerd worden door de instellingsaccountant ook betrokken in de foutevaluatie bij de oordeelvorming bij de jaarrekening als geheel.

Van een fout in de verantwoording is sprake indien naar aanleiding van de uitgevoerde controle is gebleken dat een (gedeelte van een) post niet in overeenstemming is met één of meer aspecten van de wet- en regelgeving. Fouten worden in absolute zin opgevat, voor zover het de naleving van de wet- en regelgeving betreft. Saldering van fouten is daarom niet toegestaan.

Van een onzekerheid in het onderzoek is sprake als er onvoldoende (controle-)informatie beschikbaar is om een (gedeelte van een) post als goed of fout aan te merken. Bijvoorbeeld als onzekerheid bestaat over het wel of niet voldoen aan de wet- en regelgeving. Voor een adequate onderbouwing van het oordeel is het noodzakelijk dat de instellingsaccountant fouten en onzekerheden zoveel mogelijk kwantificeert.

Het uitgangspunt is dat geconstateerde fouten zoveel mogelijk door de school/instelling moeten worden gecorrigeerd. Ten aanzien van fouten, die betrekking hebben op rechtmatigheid geldt dat correctie veelal niet mogelijk is omdat de besteding reeds plaats heeft gevonden.

Voor wat betreft het omgaan met geconstateerde fouten geldt voor de accountantscontrole van de jaarstukken:

• • Ten aanzien van het getrouwe beeld van de jaarrekening hoeven scholen en instellingen fouten met een gezamenlijk financieel belang beneden de goedkeuringstolerantie niet te corrigeren en de instellingsaccountant hoeft ze niet te rapporteren. Het effect op de vermogenspositie (de belangrijkste informatievraag voor OCW) is namelijk gering.

• • Met betrekking tot de financiële rechtmatigheid wordt onderscheid gemaakt tussen materiële en niet-materiële fouten. De school/instelling corrigeert voor zover mogelijk geconstateerde fouten. De school/ instelling kan echter dergelijke fouten meestal niet corrigeren. De instellingsaccountant informeert het bestuur en het interne toezichthoudende orgaan hierover conform de geldende beroepsvoorschriften. Materiële fouten (d.w.z. fouten groter dan de goedkeuringstolerantie) hebben invloed op de strekking van de controleverklaring en worden uit dien hoofde in de controleverklaring toegelicht. Ten aanzien van niet-materiële fouten (d.w.z. fouten kleiner dan de goedkeuringstolerantie) stelt de instellingsaccountant een rapport van bevindingen op zoals opgenomen in Accountantsproducten/Rapportering met inachtneming van de geldende rapportagetolerantie.

In het controleprotocol is op het hoogste niveau het referentiekader opgenomen. Met betrekking tot een aantal posten en/of stromen is in dit controleprotocol ook een aantal specifieke criteria opgenomen die voortvloeien uit de wet- en regelgeving.

De beroepsvoorschriften voor instellingsaccountants zoals opgenomen in de Nadere Voorschriften Controle- en Overige Standaarden (NV COS) zijn altijd onderdeel van de controlecriteria.

De instellingsaccountant stelt vast dat de school of de instelling de aanwijzingen heeft verwerkt en/of de correcties heeft opgevolgd waarover DUO eerder met de school of de instelling heeft gecorrespondeerd in een jaarlijkse brief. Indien de aanwijzingen niet zijn verwerkt en/of de correcties niet zijn opgevolgd dan neemt de instellingsaccountant dit op in een rapport van bevindingen zoals vermeld in Accountantsproducten/rapportering.

Schoolbesturen hebben in veel gevallen hun administratie uitbesteed aan een administratiekantoor (AK). De AK’s verrichten ten behoeve van deze schoolbesturen en de onder hen ressorterende scholen veelal de financiële, personele en salarisadministratie en vervaardigen de jaarrekening van de besturen. De scholen leveren daartoe hun primaire vastleggingen (inkoopfacturen, mutaties ten aanzien van in- en uitdiensttredingen en andere mutaties in salarissen) aan de AK’s, de AK’s verrichten hierop controle op o.a. deugdelijkheid en autorisatie en verwerken deze. Op onder andere deze controles en op verwerkingscontroles van AK’s steunen instellingsaccountants bij de controle van de jaarstukken en het onderzoek naar de bekostigingsgegevens.

Bij de toepassing van risicoanalyse bij de accountantscontrole dient de instellingsaccountant voor het bepalen van de aard en omvang van het risico van een afwijking van materieel belang onder andere kennis te verkrijgen van de entiteit en haar omgeving. Onder de entiteit wordt hier, ook in geval van een AK-gerichte aanpak, de organisatie van de school en het schoolbestuur verstaan. De interne beheersingsomgeving wordt in geval van een AK-gerichte aanpak op het niveau van een administratiekantoor (en niet per afzonderlijk schoolbestuur) ingericht. De instellingsaccountant toetst daarom op dit niveau of hij kan steunen op de getroffen maatregelen van interne beheersing. (Een en ander hoeft niet te betekenen dat iedere afzonderlijke school in de systeemcontrole dient te worden betrokken). Bij de toetsing van de maatregelen van IB dient hij rekening te houden met verschillen in de zogenaamde ‘service level agreement’ tussen het AK en de individuele besturen. Ook dient hij na te gaan of de controle van het AK alle rechtmatigheidsaspecten van het controleprotocol raakt. Indien dit niet het geval is zal de instellingsaccountant ook andere controles (dan gericht op het AK) moeten verrichten.

Ongeacht het ingeschat risico van een afwijking van materieel belang en ongeacht de keuze voor hetzij een bestuurgerichte, hetzij een AK-gerichte controleaanpak dient de instellingsaccountant gegevensgerichte werkzaamheden op te zetten en uit te voeren voor elke transactiestroom, post van de jaarrekening en elk onderdeel van de toelichting op de jaarrekening van materieel belang.

De verslaggevingscriteria vloeien voornamelijk voort uit de Regeling jaarverslaggeving onderwijs BES, maar in een aantal gevallen kan ook andere wet- en regelgeving bepalingen bevatten over de wijze waarop een school/instelling verslag doet. De rechtspersoon richt de jaarstukken in op basis van de Regeling jaarverslaggeving onderwijs BES. Voor de instellingsaccountant vormt de regeling een verslaggevingscriterium. De instellingsaccountant stelt vast dat de jaarstukken aan de Regeling jaarverslaggeving onderwijs BES voldoen.

Aanvullende verslaggevingscriteria: RJO BES artikel 3, lid 4 en RJ 660.306

De instellingsaccountant stelt vast dat de opgave van het bedrag van de bezoldiging voor de bestuurders juist en volledig is. Volgens de regeling jaarverslaggeving onderwijs BES artikel 3, lid 4 gaat het om de individuele beloningsgegevens op naamsniveau van bestuurders en gewezen bestuurders en eventuele toezichthouders.

• • Algemeen

• • Rapportering

Algemeen 1 januari 2011

Met betrekking tot het jaarverslag voert de instellingsaccountant de volgende werkzaamheden uit:

• • hij stelt vast dat het jaarverslag aan de wettelijke bepalingen waaronder de RJO BES voldoet en

• • hij stelt vast dat het jaarverslag verenigbaar is met de jaarrekening.

Rapportering 1 januari 2011

De instellingsaccountant neemt, indien niet voldaan is aan de wettelijke bepalingen een tekstpassage hieromtrent op in de controleverklaring onder de ‘Verklaring betreffende overige bij of krachtens de wet gestelde eisen’.

De volgende wet- en regelgeving valt onder de reikwijdte van het oordeel van de instellingsaccountant over de financiële rechtmatigheid:

• • de relevante bepalingen in de onderwijswet- en regelgeving BES, deze zijn in detail opgenomen in bijlage 1;

• • aanbestedingswetgeving (zowel europees, als nationaal: Besluit aanbestedingsregels voor overheidsopdrachten);

• • Wet materieel ambtenarenrecht BES (en daarop berustende regelingen)

De overige van toepassing zijnde wet- en regelgeving, zoals de belastingwetgeving valt dus buiten het kader voor de financiële rechtmatigheid. Deze overige wet- en regelgeving neemt de instellingsaccountant wel mee in zijn werkzaamheden ten aanzien van de getrouwbeeld verklaring in het kader van Standaard 250 Het belang van wet- en regelgeving bij de controle van financiële overzichten.

Hoewel de aanbestedingswetgeving onderdeel uitmaakt van het referentiekader zijn hiervoor geen minimale werkzaamheden beschreven en geldt hiervoor de normale rapportagetolerantie.

De Europese aanbestedingswetgeving is niet rechtstreeks van toepassing op de onderwijsinstellingen op de BES-eilanden. Alleen in geval van specifieke financiering (dus niet bij de lumpsum), bijvoorbeeld een specifieke financiering voor de bouw van een systeem, waarbij de financiering meer dan 50% van de kosten van de opdracht bedraagt, dan treedt artikel 8 Bao in werking.

Toelichting Kader Financiële Rechtmatigheid OCW BES wet- en regelgeving

Het kader bevat bepalingen (gehele regelingen of individuele (delen van) artikelen) uit de wet- en regelgeving BES van OCW voor onderwijsinstellingen.

Opgenomen zijn bepalingen die de uitkomsten van de financiële transactie beïnvloeden. Deze bepalingen geven aan welke uitgaven (en incidenteel: inkomsten) zijn toegestaan.

Het kader vervangt voor de scholen en instellingen niet de gehele wet- en regelgeving. Beoogd is om volledig te zijn, maar het abusievelijk niet opnemen van een bepaling betekent niet dat een school of instelling zich er niet aan hoeft te houden. Wel betekent het dat de instellingsaccountant bij zijn controle kan uitgaan van het kader. Slechts als de instellingsaccountant kennis krijgt van het niet naleven van relevante en materiële, niet opgenomen, bepalingen dient de instellingsaccountant in overeenstemming met de beroepsvoorschriften (Standaard 240 en Standaard 250) te handelen.

Het kader bevat dus niet:

• • bepalingen voor de inrichting van het onderwijs;

• • bepalingen voor het verkrijgen van bekostiging (bekostigingsparameters, aanvragen, termijnen etc.);

• • bepalingen voor derden zoals het openbaar lichaam;

• • bepalingen over hoe OCW om moet gaan met de (rechten van) scholen en instellingen;

• • bepalingen voor het afleggen van verantwoording (voor jaarrekening, jaarverslag, specifieke subsidieverantwoordingen);

• • bepalingen voor het inrichten van administraties.

De bepalingen vallen uiteen in de volgende categorieën:

• • de activiteiten waarvoor kosten mogen worden gemaakt;

• • de toegestane kostensoorten;

• • de maximale hoogte van bepaalde uitgaven;

• • de maximale en minimale hoogte van bepaalde inkomsten;

• • invloed op balansmutaties.

Als er sprake is van algemene bepalingen voor toegestane uitgaven, dan zijn ook de bepalingen opgenomen die de algemene bepalingen beperken, doch niet de bepalingen die een verruiming bieden. Als een instellingsaccountant vast kan stellen (positieve controle) dat de verruimende bepaling van toepassing is, kan hij de uitgaven of inkomsten alsnog goedkeuren.

Soms wordt in een opgenomen bepaling verwezen naar een andere bepaling (artikel). Die is voor de overzichtelijkheid van het kader dan niet opgenomen.

Niet voor alle bepalingen die zijn opgenomen in het kader zijn expliciet minimale werkzaamheden opgenomen. Van de instellingsaccountant wordt verwacht dat hij zijn controle in het kader van de financiële rechtmatigheid zo inricht, dat hij met inachtneming van de gegeven controletolerantie tot een oordeel over de financiële rechtmatigheid kan komen.

De instellingsaccountant stelt op grond van de bekostigings/subsidievoorwaarden vast dat de (geoormerkte) aanvullende bekostiging/subsidie met bestedingsverplichting rechtmatig is besteed. Voor nog te besteden (geoormerkte) aanvullende bekostiging/subsidies uit voorgaande jaren blijven de aanwijzingen uit voorgaande controleprotocollen van kracht (overzicht wet- en regelgeving). In alle gevallen zijn de aanwijzingen in de individuele subsidiebeschikkingen ten aanzien van verantwoorden leidend.

Voor deze post geldt een specifieke controle- en rapportagetolerantie (zie Algemeen voor een toelichting en zie Tolerantietabel voor de betreffende specifieke controle- en rapportagetolerantie).

Het totaalbedrag van de bestedingen van de geoormerkte aanvullende bekostiging/subsidies vormt een afzonderlijke massa waarop de toleranties voor de controle van de bestedingen moeten worden toegepast. Het gaat hierbij om de totale bestedingen, die verantwoord moeten worden in model G onder onderdeel 2, waarvan de besteding in het betreffende kalenderjaar heeft plaatsgevonden. De instellingsaccountant richt zijn controle zodanig in dat hij een redelijke mate van zekerheid kan verkrijgen dat geen onrechtmatige bestedingen voorkomen met een belang dat groter is dan 3% van de totale bestedingen van de (geoormerkte) aanvullende bekostiging/subsidies.

Als deze tolerantie wordt overschreden, maar de tolerantiegrens voor de jaarrekeningcontrole niet, dan heeft dit geen invloed op de controleverklaring bij de jaarrekening. Zie voor een nadere toelichting Algemeen. Het kan eventueel voor de school/instelling wel consequenties hebben voor terugbetalingsverplichtingen, zoals uit de desbetreffende regeling blijkt.

Als de instellingsaccountant bestedingen constateert die in strijd zijn met de subsidievoorwaarden dan wel bekostigingsvoorwaarden en deze hebben mogelijk invloed op de totale omvang van de (geoormerkte) aanvullende subsidies/bekostiging, dan moet de school/instelling deze corrigeren. Indien de instellingsaccountant constateert dat de bekostiging niet rechtmatig is, dan ziet de instellingsaccountant erop toe dat de school/instelling dit corrigeert.

Indien de correctie niet plaatsvindt dan neemt de instellingsaccountant dat op in een rapport van bevindingen zoals vermeld in Omgaan met fouten.

• • Omvang werkzaamheden

• • Overig

Omvang werkzaamheden 1 januari 2012

De instellingsaccountant voert een risicoanalyse uit en legt zijn bevindingen en conclusie vast in zijn dossier.

Bij de uitvoering van de risicoanalyse neemt de instellingsaccountant in acht hetgeen is opgenomen in het onderwerp ‘Steunen op de werkzaamheden van een AK.’

De instellingsaccountant betrekt in deze risicoanalyse onder andere de Standaard 240. In de hierna beschreven controleaanpak wordt uitgegaan van een voor een school normaal laag inherent risico. Op dit moment lijkt hier nog geen sprake van op de BES eilanden. Als er sprake is van verhoogd inherent risico past de instellingsaccountant de omvang van de werkzaamheden aan. Daarnaast heeft de risicoanalyse als doel om tot een uitspraak te komen of de instellingsaccountant bij zijn verdere werkzaamheden kan steunen op de aanwezige interne beheersingsmaatregelen (IB).

De werkzaamheden verricht door een administratiekantoor kunnen niet de door de instellingsaccountant te verrichten werkzaamheden vervangen. De werkzaamheden van het administratiekantoor maken onderdeel uit van de interne beheersingsstructuur van het onderzoeksobject.

Om tot een uitspraak over de kwaliteit van de IB te komen dient de instellingsaccountant werkzaamheden te verrichten. Deze werkzaamheden bestaan uit:

• • minimaal 25 procedure testen of

• • werkzaamheden, op grond waarvan de instellingsaccountant een uitspraak kan doen over de kwaliteit van de interne beheersing van het administratiekantoor.

Bovenstaande werkzaamheden sluiten niet uit hetgeen in Standaard 330 (De wijze van inspelen door de accountant op ingeschatte risico’s), is opgenomen ten aanzien van het gebruik maken van controle informatie die tijdens vorige controles is verkregen.

Indien de instellingsaccountant naar aanleiding van de risicoanalyse en de uitgevoerde werkzaamheden met betrekking tot de werking van de IB tot de conclusie komt dat hij kan steunen op de goede werking van de IB, dient in het onderzoeksdossier vast te liggen op grond waarvan de instellingsaccountant tot deze conclusie komt.

Indien de instellingsaccountant tot de conclusie komt dat hij kan steunen op de goede werking van de IB verricht hij daarnaast nog de volgende minimale werkzaamheden:

• • De instellingsaccountant analyseert de formatieoverzichten en de verzamelloonstaat van de scholen ressorterend onder het bestuur. In deze analyse wordt betrokken: salarisschalen, de omvang en samenstelling van eventuele niet norm-functies binnen de formatie, de betrekkingsomvang van de dienstbetrekkingen en ongebruikelijke beloningen. Deze analyse wordt door de instellingsaccountant uitgevoerd op bestuursniveau.

• • Daarnaast voert de instellingsaccountant een cijferbeoordeling uit op de personele kosten, in relatie tot de begroting en de jaarrekening van het voorgaande jaar. Bij sterke fluctuaties en ongebruikelijke saldi controleert de instellingsaccountant met detailstukken. De cijferbeoordeling vindt plaats op bestuursniveau.

De instellingsaccountant moet het gestelde in Standaard 520 Cijferanalyse in bovenstaande werkzaamheden betrekken.

Overig 1 januari 2012

Aanvullende controlecriteria: Wet materieel ambtenaren recht BES, daarop berustende regelingen en vastgestelde regeling voor salarissen en toelagen bij eilandsbesluit, waaronder CAO ambtenaren BES.

De instellingsaccountant controleert of de instelling de CAO ambtenaren BES en de wet materieel ambtenaren recht BES (waaronder daarop berustende regelingen) naleeft. Van de CAO afwijkende betalingen zijn onrechtmatig als zij in strijd zijn met de wettelijke bepalingen rond aanstelling. Rechtmatig is alles wat binnen de CAO-afspraken valt, zolang deze niet strijdig zijn met de wet.

De instellingsaccountant voert een cijferbeoordeling uit op de materiële kosten, in relatie tot de begroting en de jaarrekening van het voorgaande jaar. Bij sterke fluctuaties en ongebruikelijke saldi controleert de instellingsaccountant met detailstukken. De cijferbeoordeling vindt plaats op bestuursniveau.

Bij bovenstaande werkzaamheden moet de instellingsaccountant hetgeen in Standaard 520 Cijferanalyse is opgenomen betrekken.

Aanvullende controlecriteria:

• * WPO BES: artikel 3, lid 1 onder a, artikel 4, lid 1 onder a en artikel 34, lid 2 onder a, onder 1

• * WVO BES: artikel 80, lid 1 onder a, artikel 83, lid 1 onder a en artikel 84, lid 1 onder a

• * WEB BES: artikel 4.2.1., lid 2 onder a, artikel 4.2.2, lid 1 onder a, artikel 4.3.1.

Voor dit onderwerp geldt een specifieke rapportagetolerantie (zie Algemeen voor een toelichting en zie Tolerantietabel voor de betreffende specifieke controle- en rapportagetolerantie). De instellingsaccountant stelt vast dat de verklaring omtrent het gedrag -met inachtneming van de controletolerantie- is opgenomen in het personeelsdossier voor alle personeelsleden in loondienst bij het bevoegd gezag of de instelling, waarvoor dit wettelijk vereist is. Indien dit niet het geval is dan neemt de instellingsaccountant dit op in een rapport van bevindingen zoals vermeld inAccountantsproducten/rapportering. Hierin vermeldt de instellingsaccountant het aantal ontbrekende verklaringen omtrent het gedrag per categorie personeel (directie, onderwijsgevend personeel en overig personeel) en de reden voor het ontbreken.

Het controleprotocol PO is een leidraad/regeling als bedoeld in artikel 131, lid 4 van de Wet op het Primair Onderwijs BES (WPO BES).

Het controleprotocol bevat de vertaalslag van de bekostigingsvoorwaarden uit de wet- en regelgeving naar de minimale onderzoekswerkzaamheden die ten grondslag liggen aan het afgeven van het assurance-rapport (voorheen accountantsverklaring), zoals genoemd in artikel 132, lid 1 van de WPO BES. Voor de tekst van het assurance-rapport is een format opgenomen dat door de instellingsaccountant moet worden gebruikt. Hiermee wordt tevens het sluitstuk van het toezicht verankerd. Het onderzoek betreft de gegevens die nodig zijn voor de berekening van de rijksbijdrage conform de WPO BES; deze gegevens kunnen ook voor andere beleidsdoeleinden worden gebruikt.

Het onderdeel onderzoek bekostigingsgegevens PO is van toepassing op (artikel 1 van de WPO BES) basisscholen.

De voor het onderzoek van de bekostigingsgegevens relevante wet- en regelgeving bestaat uit:

• – de WPO BES;

• – het besluit bekostiging WPO BES;

• – de brieven die jaarlijks in februari door DUO aan de instellingen worden verzonden over de controle op de bekostigingsgegevens over het afgelopen jaar.

Deze wet- en regelgeving is terug te vinden op www.overheid.nl

De procedure ten aanzien van de bekostigingsgegevens en de uitwisseling van informatie met DUO is beschreven in de folder ‘Leerlingtelling 1 oktober 2012 voor de bekostiging’, deze is te vinden in de administratie van de school. De instelling overlegt aan de instellingsaccountant het gewaarmerkte overzicht geregistreerde tellingen (OGT). De accountant kan op een kopie daarvan zijn correcties aangeven.

In februari 2013 ontvangt het bevoegd gezag van een school een brief van DUO over de informatie uitwisseling met DUO. Het is noodzakelijk dat de instellingsaccountant op de hoogte is van de inhoud van deze brief.

• • Algemeen

• • Assurance-rapport PO

Algemeen 1 januari 2012

De assurance-rapporten voor PO worden opgesteld op bestuursniveau (niveau bevoegd gezag). De aan het oordeel ten grondslag liggende bevindingen moeten echter herleidbaar zijn tot op schoolniveau.

Als de instellingsaccountant op grond van zijn bevindingen een ander dan een goedkeurend assurance-rapport afgeeft, moet hij een afwijkende tekst hanteren. Zie hiervoor Standaard 3000 vanaf paragraaf 51 van de ‘Nadere voorschriften Controle- en overige standaarden (NV COS)’ van de NBA.

Goedkeurend assurance-rapport PO 1 januari 2012

Voorgeschreven tekst voor het goedkeurende assurance-rapport over de juistheid van de bekostigingsgegevens voor scholen voor Primair Onderwijs (1c)

Aan: Opdrachtgever

Assurance-rapport bij de bekostigingsgegevens ten behoeve van de rijksbijdrage 2013, afgegeven ten behoeve van Dienst Uitvoering Onderwijs en de Minister van onderwijs, cultuur en wetenschap.

Opdracht en verantwoordelijkheden

Wij hebben onderzocht of het(de) bijgevoegde, door ons gewaarmerkte overzicht(en) geregistreerde telgegevens van ... (naam po school) ... te ... (zetel) de bekostigingsgegevens ten behoeve van de berekening van de rijksbijdrage 2013, als bedoeld in artikel 66, lid 1 van de wet op het primair onderwijs BES juist weergeeft (weergeven). Het(De) overzicht(en) is (zijn) opgesteld onder verantwoordelijkheid van het bevoegd gezag van de scho(o)l(en). Het is onze verantwoordelijkheid een assurance-rapport inzake de juistheid van het(de) overzicht(en) te verstrekken.

Werkzaamheden

Wij hebben ons onderzoek verricht in overeenstemming met het recht dat geldt in de openbare lichamen Bonaire, Saba en Sint Eustatius, waaronder het onderwijscontroleprotocol BES 2012 en Standaard 3000 Assurance-opdrachten anders dan opdrachten tot controle en beoordeling van historische financiële informatie. Dienovereenkomstig dienen wij ons onderzoek zodanig te plannen en uit te voeren, dat een redelijke mate van zekerheid wordt verkregen dat de opgave geen afwijkingen van materieel belang bevat. Een assurance-opdracht omvat het uitvoeren van werkzaamheden ter verkrijging van assurance-informatie over het(de) overzichten geregistreerde telgegevens.

Wij zijn van mening dat de door ons verkregen assurance-informatie voldoende en geschikt is als basis voor onze conclusie.

Oordeel

Naar ons oordeel zijn de gegevens op het (de) overzicht(en) geregistreerde tellingen ten behoeve van de berekening van de rijksbijdrage 2013 in alle van materieel belang zijnde aspecten juist weergeven in overeenstemming met het onderwijscontroleprotocol BES 2012.

Overige aspecten – beperking in gebruik en verspreidingskring

Ons assurance-rapport is uitsluitend bestemd voor de school, DUO en het Ministerie van OCW en dient niet te worden verspreid aan of te worden gebruikt door anderen.

Plaats, datum

Naam accountantsorganisatie

Naam externe accountant en ondertekening met die naam

Paraaf voor waarmerkingsdoeleinden:

Omdat de betreffende wet- en regelgeving nog niet in werking is getreden, wordt er geen bekostigingsonderzoek gevraagd in de sector VO.

Het controleprotocol bve wordt conform artikel 2.3.10 van de Wet educatie en beroepsonderwijs BES (WEB BES) en krachtens het Uitvoeringsbesluit WEB BES (artikel 5, lid 1) vastgesteld bij ministeriële regeling. Het controleprotocol bevat de vertaalslag van de bekostigingsvoorwaarden uit de wet- en regelgeving naar de minimale onderzoekswerkzaamheden die ten grondslag liggen aan het afgeven van het assurance-rapport (voorheen verklaring omtrent de getrouwheid), zoals genoemd in artikel 2.2.5, lid 5 van de WEB BES. Voor de tekst van het assurance-rapport is een format opgenomen dat door de deskundige moet worden gebruikt. Hiermee wordt tevens het sluitstuk van het toezicht verankerd. Het onderzoek betreft de gegevens die nodig zijn voor de berekening van de rijksbijdrage conform het Uitvoeringsbesluit WEB; deze gegevens kunnen ook voor andere beleidsdoeleinden worden gebruikt.

Het onderdeel onderzoek bekostigingsgegevens bve is van toepassing op (artikel 1.1.1 van de WEB BES) instellingen die beroepsonderwijs verzorgen.

De voor het onderzoek van de bekostigingsgegevens relevante wet- en regelgeving bestaat uit:

• – de WEB BES;

• – het Uitvoeringsbesluit WEB BES;

• – het Besluit samenwerking VO-BVE BES.

Deze wet- en regelgeving is terug te vinden op www.overheid.nl

De procedure ten aanzien van de bekostigingsgegevens en de uitwisseling van informatie met DUO is beschreven in de folder ‘Leerlingtelling 1 oktober 2012 voor de bekostiging’, deze is te vinden in de administratie van de school. De instelling overlegt aan de instellingsaccountant het gewaarmerkte overzicht geregistreerde tellingen (OGT). De accountant kan op een kopie daarvan zijn correcties aangeven.

In februari 2013 ontvangt het bevoegd gezag van een instelling een brief van DUO over de informatie uitwisseling met DUO. Het is noodzakelijk dat de instellingsaccountant op de hoogte is van de inhoud van deze brief.

Algemeen 1 januari 2012

Als de instellingsaccountant op grond van zijn bevindingen een ander dan een goedkeurend assurance-rapport afgeeft, moet hij een afwijkende tekst hanteren. Zie hiervoor Standaard 3000 vanaf paragraaf 51 van de ‘Nadere voorschriften Controle- en overige standaarden (NV COS)’ van de NBA.

Goedkeurend assurance-rapport BVE 1 januari 2012

Voorgeschreven tekst voor het goedkeurende assurance-rapport over de juistheid van de bekostigingsgegevens van instellingen die BOL en/of BBL verzorgen op grond van de WEB BES (3b).

Aan: Opdrachtgever

Assurance-rapport bij de bekostigingsgegevens ten behoeve van de rijksbijdrage 2013 afgegeven ten behoeve van Dienst Uitvoering Onderwijs en de Minister van onderwijs, cultuur en wetenschap.

Opdracht en verantwoordelijkheden

Wij hebben onderzocht of de bijgevoegde, door ons gewaarmerkte opgave(n) van ... (naam bve-onderwijsinstelling) ... te ... (zetel) de bekostigingsgegevens ten behoeve van de berekening van de rijksbijdrage 2013, als bedoeld in artikel 2.2.1, lid 1 van de wet educatie en beroepsonderwijs BES, juist weergeeft (weergeven). Deze bekostigingsgegevens betreffende de deelnemersgegevens op de peildatum 1 oktober 2012. De opgave(n) is (zijn) opgesteld onder verantwoordelijkheid van het bevoegd gezag van de instelling. Het is onze verantwoordelijkheid een assurance-rapport inzake de juistheid van de opgave(n) te verstrekken.

Werkzaamheden

Wij hebben ons onderzoek verricht in overeenstemming met het recht dat geldt in de openbare lichamen Bonaire, Saba en Sint Eustatius, waaronder het onderwijscontroleprotocol BES 2012 en Standaard 3000 Assurance-opdrachten anders dan opdrachten tot controle en beoordeling van historische financiële informatie. Dienovereenkomstig dienen wij ons onderzoek zodanig te plannen en uit te voeren, dat een redelijke mate van zekerheid wordt verkregen dat de opgave(n) geen afwijkingen van materieel belang bevat(ten). Een assurance-opdracht omvat het uitvoeren van werkzaamheden ter verkrijging van assurance-informatie over de bekostigingsgegevens in de opgave(n).

Wij zijn van mening dat de door ons verkregen assurance-informatie voldoende en geschikt is als basis voor onze conclusie.

Oordeel

Naar ons oordeel geeft de opgave(n) van de bekostigingsgegevens ten behoeve van de berekening van de rijksbijdrage 2013 in alle van materieel belang zijnde aspecten juist weer in overeenstemming met het onderwijscontroleprotocol BES 2012.

Overige aspecten – beperking in gebruik en verspreidingskring

Ons assurance-rapport is uitsluitend bestemd voor de instelling, DUO en het Ministerie van OCW en dient niet te worden verspreid aan of te worden gebruikt door anderen.

Plaats, datum

Naam accountantsorganisatie

Naam externe accountant en ondertekening met die naam

Paraaf voor waarmerkingsdoeleinden:

• • Experimentenwet Onderwijs

• • Leerplichtwet BES

• • Wet op het Onderwijs Toezicht (WOT)

• • Wet overige OCW-subsidies (WOOS)

• • Wet primair onderwijs BES (WPO BES)

• • Besluit bekostiging WPO BES

• • Besluit bekwaamheidseisen onderwijspersoneel BES

• • Besluit informatievoorziening WPO BES

• • Besluit kerndoelen WPO BES

• • Uitvoeringsbesluit voorzieningen in de huisvesting PO/VO BES

Opmerking:

In alle gevallen zijn de aanwijzingen in de individuele subsidiebeschikkingen leidend ten aanzien van de wijze van verantwoorden.

• A. Diverse regelingen

  • • Beleidsregel Financieel Toezicht po en vo 2011

  • • Leerplichtregeling BES

  • • Regeling aanvullend getuigschrift zintuiglijke en lichamelijke oefening primair onderwijs BES

  • • Regeling bekostiging personeel PO BES 2010-2011

  • • Regeling bekostiging personeel PO BES 2011-2012

  • • Regeling bekostiging personeel PO BES 2012-2013

  • • Regeling bevoegdheid basisonderwijs voor buitenlandse diploma’s

  • • Regeling gegevenslevering PO/VO BES

  • • Regeling geschillen zorg BES

  • • Regeling jaarverslaggeving onderwijs BES

  • • Regeling lerarenbeurs voor scholing en zij-instroom 2009-2012

  • • Regeling onderwijscontroleprotocol BES 2012

  • • Regeling vakantiedagen funderend onderwijs BES

  • • Regeling vaststelling bedragen materiële instandhouding primair onderwijs BES 2011

  • • Regeling vaststelling bedragen materiële instandhouding primair onderwijs BES 2012

  • • Regeling vaststellen tijdstippen voor- en naschoolse opvang BES

  • • Regeling zomervakantie 2011 en 2012 BES

• B. Regelingen o.g.v de WOOS (niet geoormerkt), die verantwoord moeten worden in model G, rubriek 1

• C. Regelingen o.g.v. de WOOS (met bestedingsverplichting) die verantwoord moeten worden in model G, rubriek 2

• • Experimentenwet onderwijs

• • Leerplichtwet BES

• • Les- en cursusgeldwet

• • Wet op het onderwijstoezicht (WOT)

• • Wet overige OCenW-subsidies (WOOS)

• • Wet sociale kanstrajecten jongeren BES

• • Wet voortgezet onderwijs BES (WVO BES)

• • Bekostigingsbesluit WVO BES

• • Besluit informatievoorziening WVO BES

• • Besluit bekwaamheidseisen onderwijspersoneel BES

• • Besluit bevoegdheidsverklaring leraren BES

• • Besluit eindexamens v.w.o., h.a.v.o., v.s.b.o. BES

• • Besluit kerndoelen onderbouw VO BES

• • Besluit samenwerking VO-BVE BES

• • Besluit scholen v.w.o., h.a.v.o., v.s.b.o. BES

• • Besluit voorschriften onderwijsbevoegdheid vreemde diploma's BES

• • Examenbesluit VO BES

• • Inrichtingsbesluit WVO BES

• • Staatsexamenbesluit Nederlands als vreemde taal BES

• • Staatsexamenbesluit VO BES

• • Uitvoeringsbesluit sociale kanstrajecten jongeren BES

• • Uitvoeringsbesluit voorzieningen in de huisvesting PO/VO BES

Opmerking:

In alle gevallen zijn de aanwijzingen in de individuele subsidiebeschikkingen leidend ten aanzien van de wijze van verantwoorden.

• A. Diverse regelingen

  • • Beleidsregel Financieel Toezicht po en vo 2011

  • • Leerplichtregeling BES

  • • Regelling aanwijzing diploma's BES

  • • Besluit bevoegdheidsverklaring leraren BES

  • • Regeling gegevenslevering PO/VO BES

  • • Regeling geschillen zorg BES

  • • Regeling jaarverslaggeving onderwijs BES

  • • Regeling modellen diploma's VO BES

  • • Regeling modellen diploma's vwo, havo, vsbo VO BES

  • • Regeling onderwijscontroleprotocol BES 2012

  • • Regeling schoolverlatersverklaring BES

  • • Regeling ter uitvoering van voorschriften onderwijsbevoegdheid niet-Antilliaanse diploma's BES

  • • Regeling vakantiedagen voortgezet onderwijs BES

  • • Regeling voorzieningenplanning VO BES

  • • Regeling zomervakantie 2011 en 2012 BES

  • • Uitvoeringsregeling sociale kanstrajecten jongeren BES

• B. Regelingen o.g.v de WOOS (niet geoormerkt), die verantwoord moeten worden in model G, rubriek 1

• C. Regelingen o.g.v. de WOOS (met bestedingsverplichting) die verantwoord moeten worden in model G, rubriek 2

• • Regeling lerarenbeurs voor scholing en zij-instroom 2009-2012

• • Leerplichtwet BES

• • Wet educatie en beroepsonderwijs BES (WEB BES)

• • Wet op het Onderwijs Toezicht (WOT)

• • Wet overige OCenW-subsidies (WOOS)

• • Wet sociale kanstrajecten jongeren BES

• • Wet studiefinanciering BES

• • Besluit bekwaamheidseisen onderwijspersoneel BES

• • Besluit studiefinanciering BES

• • Examenbesluit VO BES

• • Staatsexamenbesluit VO BES

• • Uitvoeringsbesluit sociale kanstrajecten jongeren BES

• • Uitvoeringsbesluit WEB BES

Opmerking

In alle gevallen zijn de aanwijzingen in de individuele subsidiebeschikkingen leidend ten aanzien van de wijze van verantwoorden.

• A. Diverse regelingen

  • • Leerplichtregeling BES

  • • Regeling aanwijzing diploma's BES

  • • Regeling geschillen zorg BES

  • • Regelng jaarverslaggeving onderwijs BES

  • • Regeling normen studiefinanciering BES 2011 en 2012

  • • Regeling onderwijscontroleprotocol BES 2012

  • • Regeling standaarden examenkwaliteit mbo BES

  • • Regeling studiefinanciering BES

  • • Uitvoeringsregeling sociale kanstrajecten jongeren BES

• B. Regelingen o.g.v de WOOS (niet geoormerkt), die verantwoord moeten worden in model G, rubriek 1

• C. Regelingen o.g.v. de WOOS (met bestedingsverplichting) die verantwoord moeten worden in model G, rubriek 2

  • • Regeling lerarenbeurs voor scholing en zij-instroom 2009–2012