Bevoegdhedenregeling COA

Bij de uitoefening van zijn taken moet een functionaris vaak besluiten nemen, besluiten goedkeuren of goedkeuring verlenen. De bevoegdheden tot het nemen van dergelijke besluiten of goedkeuringen zijn vastgelegd in deze bevoegdhedenregeling. De bevoegdheden zijn gekoppeld aan functionarissen en zijn het gevolg van de uitoefening van een functie.

Deze bevoegdheden zijn samengevat in de bevoegdhedentabellen.

Het COA verricht zowel civielrechtelijke rechtshandelingen (zoals het aangaan van een overeenkomst) als bestuursrechtelijke rechtshandelingen (het nemen van beschikkingen of publiekrechtelijke besluiten).

Krachtens artikel 8, lid 6, van de Wet COA van 20 mei 2010 dient het bestuur in zijn Reglement onder meer te voorzien in regeling van de vervanging van de voorzitter bij diens schorsing of ontstentenis en in regeling van delegatie en mandaat van bevoegdheden van het bestuur.

De Bevoegdhedenregeling COA voorziet in uitvoering van deze opdracht van de wetgever. Zij vindt haar grondslag in artikel 8, lid 6, van de Wet COA en in artikel 2, lid 1, van het Reglement voor het bestuur van het COA, waarvan deze regeling deel uitmaakt.

De Bevoegdhedenregeling COA bevat een beschrijving van de bevoegdheden die door het bestuur kunnen worden uitgeoefend en waarvoor mandaat, dan wel volmacht is verleend aan functionarissen binnen het COA. Het bestuur is bevoegd tot vaststelling, wijziging en intrekking van deze bevoegdhedenregeling.

Deze regeling wordt aangehaald als “Bevoegdhedenregeling COA”.

Met de inwerkingtreding van deze bevoegdhedenregeling vervalt de Bevoegdhedenregeling COA van 18 juli 2014. Deze Bevoegdhedenregeling COA is vastgesteld door het bestuur op 28 april 2015, goedgekeurd door de staatssecretaris op 24 juni 2015 en treedt in werking met ingang van 1 juli 2015.

Naast de civielrechtelijke en bestuursrechtelijke bevoegdheden, ziet het COA toe op de interne beheersing. De interne beheersing heeft betrekking op de rechtmatigheid en doelmatigheid van de uit te voeren handelingen om tot een uiteindelijke rechtshandeling te kunnen komen. Er wordt onderscheid gemaakt tussen de functies beschikken, registreren, controleren en bewaren:

• • Het onafhankelijk controleren, registeren en bewaren is verankerd in de Administratieve Organisatie; Bij toekenning van al deze bewarende bevoegdheden is functiescheiding cruciaal. Functionarissen in bevoegdhedenniveau I t/m V mogen interne beheersingsbevoegdheden toekennen aan medewerkers.

• • De beschikkende bevoegdheid is geregeld via de volmachten/(onder)mandaten, zoals vastgelegd in deze bevoegdhedenregeling.

Tabel bevoegdhedenniveaus en lijnmanagers

De tabel met de bevoegdhedenniveaus omvat de functies, die zijn ingedeeld in bevoegdhedenniveaus I t/m VI. De functies in bevoegdhedenniveau I t/m V zijn lijnmanager. Deze en de overige in deze tabel genoemde functies hebben een volmacht op de operationele gebieden inkoop, (ver)koop en (ver)huur, financiën en/of personeel. De verleende volmachten staan in hoofdstuk 3 t/m 6.

Het COA neemt een groot aantal besluiten in de zin van de Algemene wet bestuursrecht.

Van een publiekrechtelijke rechtshandeling is sprake indien het bestuursorgaan de bevoegdheid tot het handelen ontleent aan een speciaal voor het openbaar bestuur bij of krachtens de wet geschapen bevoegdheid, waarbij de handeling gericht moet zijn op de rechtsgevolg(en). Mandaat = de bevoegdheid om namens een bestuursorgaan deze besluiten te nemen.

De mandaten zijn toegekend aan een functie. Gemandateerde bevoegdheden mogen alleen door de gemandateerde functionarissen die dit mandaat hebben verkregen, worden uitgeoefend. Bij afwezigheid van een dezer functionarissen dient een andere gemandateerde functionaris die bevoegdheid uit te oefenen. Art. 10:3, lid 3, van de Algemene wet bestuursrecht bepaalt, dat mandaat tot het beslissen van bezwaar aan een ander moet worden verleend dan aan degene die krachtens mandaat in eerste instantie heeft besloten.

Het COA neemt besluiten die voortvloeien uit:

• • de Regeling verstrekkingen asielzoekers en andere categorieën vreemdelingen 2005 (Rva 2005);

• • de Regeling Eigen Bijdrage Asielzoekers (REBA);

• • de Regeling verstrekkingen bepaalde categorieën vreemdelingen (Rvb);

• • het Faciliteitenbesluit opvangcentra inclusief de Regeling onderwijshuisvestings-budgetten asielzoekers (OHBA);

• • de COA klachtenregeling voor bewoners en derden (Staatscourant 2003);

• • Aansprakelijkheden en schadevergoedingen en klachtenprocedures bij de Nationale Ombudsman.

Het COA neemt tevens besluiten die namens de minister aan het COA gemandateerd zijn, te weten besluiten in het kader van beëindigen leefgelden aan ex-amv, bijdragen aan gemeenten in het kader van de Regeling Opvang Asielzoekers (ROA) en de Wet gemeentelijke zorg voor houders van een voorwaardelijke vergunning tot verblijf (zorgwet VVTV).

Het COA neemt daarnaast besluiten ten aanzien van:

• • De Wet openbaarheid van bestuur (Wob). De Wob regelt het recht op informatie van de overheid. Een Wob-verzoek gaat over het beleid van een bestuursorgaan, of over de voorbereiding en uitvoering ervan. Het COA neemt besluiten over Wob-verzoeken en beslissingen op bezwaar die tegen een Wob-besluit worden ingediend.

• • Aanvragen vallend onder de Algemene wet bestuursrecht en besluiten op bezwaar in het kader van overige aanvragen vallend onder de Algemene wet bestuursrecht.

De bevoegdheid tot standpuntbepaling over een integriteitsschending valt onder de mandaatregeling en is conform de regeling uitsluitend belegd bij de voorzitter van het bestuur, en bij de minister als het één van de bestuursleden betreft.

Voorzitter van het bestuur

De voorzitter van het bestuur is bevoegd om alle voorkomende besluiten te nemen namens het bestuur, uitgezonderd de besluiten die belegd zijn bij het gehele bestuur, en met inachtneming van het in paragraaf 2.1 genoemde artikel 10:3, lid 3, van de Algemene wet bestuursrecht en artikel 4 (Wijze van besluitvorming) van het Reglement voor het bestuur van het COA.

Bestuur

Het bestuur vergadert in beginsel wekelijks, met inachtneming van artikel 4 van het Reglement voor het bestuur van het COA. Het bestuur is bevoegd om alle voorkomende besluiten te nemen, met inachtneming van het in paragraaf 2.1 genoemde artikel 10:3, lid 3, van de Algemene wet bestuursrecht.

Het bestuur is conform het Reglement voor het bestuur van het COA bevoegd tot het nemen van besluiten over:

• • Subsidieaanvragen (offertes en begrotingen);

• • Indienen van voorstellen en ad hoc offertes inclusief bij het Europees vluchtelingenfonds (EVF), asielmigratiefonds (AMF) en Europese subsidieaanvragen;

• • Een projectcontract;

• • Een bestuursovereenkomst of samenwerkingsovereenkomst.

De voorzitter van het bestuur en de leden van het bestuur zijn vervolgens afzonderlijk bevoegd tot het ondertekenen van deze besluiten of overeenkomsten.

Lid van het bestuur

De leden van het bestuur zijn bevoegd om alle voorkomende besluiten te nemen namens het bestuur, uitgezonderd de besluiten die belegd zijn bij het gehele bestuur of uitsluitend bij de voorzitter van het bestuur, en met inachtneming van het in paragraaf 2.1 genoemde artikel 10:3, lid 3, van de Algemene wet bestuursrecht en artikel 4 van het Reglement voor het bestuur van het COA.

Unitmanager

Aan de unitmanagers is de bevoegdheid gemandateerd tot:

• • Het schriftelijke afhandelen van een klacht van een bewoner of derde.

Unitmanager Huisvesting

Aan de unitmanager Huisvesting is de bevoegdheid gemandateerd tot:

• • Het nemen van beschikkingen ten aanzien van het Faciliteitenbesluit inclusief de Regeling onderwijshuisvestingsbudgetten asielzoekers (OHBA).

Unitmanager Uitvoering

Aan de unitmanager Uitvoering zijn de bevoegdheden gemandateerd tot:

• • Het nemen van maatregel 1 t/m 9 van het Reglement Onthouding Verstrekkingen (ROV);

• • Het nemen van een overplaatsingsbesluit;

• • Het nemen van een besluit op een verzoek om vergoeding van buitengewone kosten;

• • Het nemen van een besluit ingevolge de Regeling Eigen Bijdrage Asielzoekers (REBA);

• • Het schriftelijke afhandelen van een klacht van een bewoner of derde.

Locatiemanager en manager Bijzondere Opvang

Aan de locatiemanagers en managers Bijzonder Opvang zijn de bevoegdheden gemandateerd tot:

• • Het nemen van maatregel 1 t/m 6 van het Reglement Onthouding Verstrekkingen (ROV);

• • Het nemen van een overplaatsingsbesluit;

• • Het nemen van een besluit op een verzoek om vergoeding van buitengewone kosten;

• • Het nemen van een besluit ingevolge de Regeling Eigen Bijdrage Asielzoekers (REBA).

Manager Diensten

Aan de managers Diensten is de bevoegdheid gemandateerd tot:

• • Het nemen van maatregel 1 t/m 6 van het Reglement Onthouding Verstrekkingen (ROV).

Strategisch adviseur Juridische Zaken en senior bedrijfsjurist van de unit Staf

Aan de strategisch adviseur Juridische Zaken en de senior bedrijfsjurist van de unit Staf zijn de bevoegdheden gemandateerd tot:

• • Het nemen van maatregel 1 t/m 6 van het Reglement Onthouding Verstrekkingen (ROV);

• • Het nemen van een overplaatsingsbesluit;

• • Het nemen van een besluit tot toelating tot de Opvang;

• • Het nemen van een besluit tot continuering van de Opvang;

• • Het nemen van een besluit op een verzoek om vergoeding van buitengewone kosten;

• • Het nemen van een besluit tot beëindiging van de Opvang;

• • Het nemen van een besluit ingevolge de Regeling Eigen Bijdrage Asielzoekers (REBA);

• • Het nemen van een besluit op bezwaar in het kader van de beëindiging van de leefgelden ex-amv (alleenstaande minderjarige vreemdeling);

• • Het nemen van een besluit op een aanvraag in het kader van de Regeling verstrekkingen bepaalde categorieën vreemdelingen (Rvb);

• • Het nemen van besluiten op bezwaar in het kader van terugvordering van openstaande schulden inzake de Regeling Eigen Bijdrage Asielzoekers (REBA) van uitgestroomde asielzoekers;

• • Het nemen van een primair besluit in alle verzoeken op grond van de Wet openbaarheid van bestuur (Wob), na afstemming met de voorzitter van het bestuur; Politiek-gevoelige besluiten worden uitsluitend genomen met goedkeuring door de voorzitter van het bestuur.

• • Het nemen van een primair besluit op alle overige aanvragen op grond van de Algemene wet bestuursrecht (Awb);

• • Het nemen van een besluit omtrent de ontvankelijkheid van een bezwaarschrift;

• • Het nemen van een besluit op bezwaar in het kader van de Algemene wet bestuursrecht (Awb) voor zover het primaire besluit in dezelfde kwestie niet ook door hem/haar is genomen;

• • Het nemen van een besluit op bezwaar in het kader van een verzoek op grond van de Wob, na afstemming met de voorzitter van het bestuur, en voorzover het primaire besluit in dezelfde kwestie niet door hem/haar is genomen; Politiek-gevoelige besluiten worden uitsluitend genomen met goedkeuring door de voorzitter of een van de leden van het bestuur;

• • Het nemen van besluiten met betrekking tot aansprakelijkheden en schadevergoedingen;

• • Het vertegenwoordigen van het COA in bestuursrechtelijke procedures;

• • Het nemen van een besluit op een klacht en namens het COA optreden in klachtenprocedures bij de Nationale Ombudsman, na afstemming met de voorzitter van het bestuur.

Bedrijfsjurist van de unit Staf

Aan de bedrijfsjuristen van de unit Staf zijn de bevoegdheden gemandateerd tot:

• • Het nemen van maatregel 1 t/m 6 van het Reglement Onthouding Verstrekkingen (ROV);

• • Het nemen van een overplaatsingsbesluit;

• • Het nemen van een besluit tot toelating tot de Opvang;

• • Het nemen van een besluit tot continuering van de Opvang;

• • Het nemen van een besluit op een verzoek om vergoeding van buitengewone kosten;

• • Het nemen van een besluit tot beëindiging van de Opvang;

• • Het nemen van een besluit ingevolge de Regeling Eigen Bijdrage Asielzoekers (REBA);

• • Het nemen van een besluit in het kader van de beëindiging van de leefgelden ex-amv (alleenstaande minderjarige vreemdeling) eerste aanleg;

• • Het nemen van een besluit in het kader van vaststellen van de Regeling Opvang Asielzoekers (ROA) bijdrage aan de gemeente;

• • Het nemen van een besluit op een aanvraag in het kader van de Regeling verstrekkingen bepaalde categorieën vreemdelingen (Rvb);

• • Het nemen van besluiten op bezwaar in het kader van terugvordering van openstaande schulden inzake de Regeling Eigen Bijdrage Asielzoekers (REBA) van uitgestroomde asielzoekers.

• • Het nemen van een primair besluit in alle verzoeken op grond van de Wet openbaarheid van bestuur (Wob), na afstemming met de voorzitter van het bestuur; Politiek-gevoelige besluiten worden uitsluitend genomen met goedkeuring door de voorzitter van het bestuur.

• • Het nemen van een primair besluit op alle overige aanvragen op grond van de Algemene wet bestuursrecht (Awb);

• • Het nemen van een besluit omtrent de ontvankelijkheid van een bezwaarschrift;

• • Het vertegenwoordigen van het COA in bestuursrechtelijke procedures;

• • Het nemen van een besluit op een klacht en namens het COA optreden in klachtenprocedures bij de Nationale Ombudsman, na afstemming met de voorzitter van het bestuur.

Jurist van de unit Staf

Aan de juristen van de unit Staf zijn de bevoegdheden gemandateerd tot:

• • Het nemen van maatregel 1 t/m 6 van het Reglement Onthouding Verstrekkingen (ROV);

• • Het nemen van een overplaatsingsbesluit;

• • Het nemen van een besluit tot toelating tot de Opvang;

• • Het nemen van een besluit tot continuering van de Opvang;

• • Het nemen van een besluit op een verzoek om vergoeding van buitengewone kosten;

• • Het nemen van een besluit tot beëindiging van de Opvang;

• • Het nemen van een besluit ingevolge de Regeling Eigen Bijdrage Asielzoekers (REBA);

• • Het nemen van een besluit op een aanvraag in het kader van de Regeling verstrekkingen bepaalde categorieën vreemdelingen (Rvb);

• • Het nemen van een besluit in het kader van de beëindiging van de leefgelden ex-amv (alleenstaande minderjarige vreemdeling) eerste aanleg;

• • Het vertegenwoordigen van het COA in bestuursrechtelijke procedures.

Unitmanager Administratie & Inkoop, teamhoofd en de senior medewerker ondersteuning van de unit Administratie & Inkoop, team Grootboek, Regelingen & Salarisadministratie (GRS)

Aan de unitmanager Administratie & Inkoop en de senior medewerkers ondersteuning van de unit Administratie & Inkoop zijn de bevoegdheden gemandateerd tot:

• • Het nemen van een besluit op een aanvraag in het kader van de Regeling verstrekkingen bepaalde categorieën vreemdelingen (Rvb);

• • Het vaststellen van de bijdragen aan gemeenten in het kader van de Wet gemeentelijke zorg voor houders van een voorwaardelijke vergunning tot verblijf (zorgwet VVTV);

• • Het vaststellen van de bijdragen aan gemeenten in het kader van de Regeling Opvang Asielzoekers (ROA);

• • Het nemen van besluiten in het kader van terugvordering van openstaande schulden inzake de Regeling Eigen Bijdrage Asielzoekers (REBA) van uitgestroomde asielzoekers.

• • Voor de verdeling en uitbetaling aan gemeenten van de bijdragen bestemd voor de maatschappelijke begeleiding van inburgeringsplichtige asielgerechtigden en uitgenodigde vluchtelingen.

Het doen van een melding bij de politie

Medewerkers kunnen een melding doen bij de politie van het vermoeden van een strafbaar feit. Onderzoek door de politie volgt en kan leiden tot het doen van aangifte door het slachtoffer.

Het doen van aangifte en het optreden in straf- of voegingszaken is binnen COA als volgt belegd middels een machtiging (aanwijzing) namens het bestuur:

Het doen van aangifte

De volgende functionarissen hebben namens het bestuur de bevoegdheid om aangifte te doen bij de politie namens het COA, waarbij COA als organisatie slachtoffer is van een strafbaar feit:

Voorzitter van het bestuur, lid van het bestuur, unitmanager, strategisch auditor, strategisch controller, locatiemanager, manager Diensten en manager Bijzondere Opvang.

Het bovenstaande sluit niet uit dat medewerkers die slachtoffer zijn van een strafbaar feit, aangifte kunnen doen uit eigen naam, ofwel als privé persoon.

Het optreden namens het COA in strafzaken en voegingszaken

De bevoegdheid om namens het COA op te treden in strafzaken en in voegingszaken bij een strafrechtelijk geschil komt toe aan de strategisch adviseur Juridische Zaken. Het optreden in deze zaken door de strategisch adviseur Juridische Zaken van de unit Staf vindt plaats na en in overleg met de functionaris die aangifte heeft gedaan. Gezien de expertise van de strategisch adviseur Juridische Zaken, de complexiteit van de materie en de gewenste COA-brede uniformiteit is dit centraal belegd bij het daartoe gespecialiseerde team Juridische Zaken van de unit Staf.

In het inkoopproces van het COA worden op verschillende momenten verplichtingen met externe partijen aangegaan. Hiervoor dient men de geldende inkoopprocedures te volgen, zoals vastgelegd in het inkoopbeleid en de inkoopprocessen. Deze verplichtingen zijn bindend en mogen uitsluitend worden aangegaan door de functionaris(sen) binnen het COA die daartoe volmacht hebben verkregen. De toegekende volmachten geven inzicht aan COA-medewerkers en ook de leverende partij wie wanneer verplichtingen kan en mag aangaan namens het COA. Dit impliceert ook dat geen van de medewerkers voor of namens het COA verplichtingen kan en mag aangaan welke het daarvoor vastgestelde drempelbedrag overstijgen.

Inkopende functionarissen dienen de geldende inkoopprocedures te volgen en zorg te dragen dat de inkopen voldoen aan alle relevante nationale en internationale wet- en regelgeving en tot stand komen in overeenstemming met de richtlijnen en gedragscodes die zijn vastgelegd in het inkoopbeleid van het COA. Ten aanzien van auto’s dienen altijd de door de Rijksoverheid vastgestelde inkoopregels te worden gehanteerd. De bevoegde, gevolmachtigde functionarissen dienen alle opdrachten vast te leggen en autoriseren in schriftelijke overeenkomsten. Het verstrekken van een opdracht vindt plaats op basis van vooraf opgestelde objectieve, transparante en non-discriminatoire criteria gericht op de realisatie van de inkoopdoelstellingen van het COA.

De inkoopbevoegdheid binnen het COA is ingedeeld in twee categorieën:

• 1. Het afsluiten van overeenkomsten.

• 2. Het aangaan van verplichtingen, plaatsen en bewaken van bestellingen/opdrachten.

Zowel in het (ver)koop- als (ver)huurproces van het COA worden op verschillende momenten verplichtingen met externe partijen aangegaan. Deze verplichtingen zijn bindend en moeten door de juiste functionarissen binnen het COA worden aangegaan conform de geldende procedures. Van belang is om voor COA-medewerkers duidelijk te maken wie wanneer verplichtingen kan en mag aangaan namens het COA en om bevoegdheden van COA-medewerkers inzichtelijk te maken aan de ontvangende partij. Medewerkers kunnen en mogen namens het COA geen verplichtingen inzake (ver)koop en (ver)huur aangaan, die het daarvoor vastgestelde drempelbedrag overstijgen.

Het bestuur geeft een opdracht of goedkeuring voor het uitvoeren van een besluit over:

• • (grote) investeringsprojecten/functionele aanpassingen;

• • onderhoudswerkzaamheden;

• • sluitingsprojecten/ontmanteling;

• • sluitingsprojecten/beheersfase locatie leeg;

in een zo vroeg mogelijk stadium, voorafgaand aan het starten van deze projecten, op een zodanig tijdstip dat er nog geen onomkeerbare bestuurlijke en/of commerciële verplichtingen zijn aangegaan. Het bestuur is bevoegd tot het nemen van het besluit, met inachtneming van artikel 4 van het Reglement voor het bestuur van het COA en het in paragraaf 2.1 genoemde artikel 10:3, lid 3, van de Algemene wet bestuursrecht. Conform artikel 4, lid 3, onder c, van het Reglement voor het bestuur van het COA is instemming van de minister is vereist voor een besluit over het aangaan van meerjarige exploitatieovereenkomsten en/of investeringen, waarvan het geldelijk belang een bedrag van € 10.000.000,–, incl. BTW, te boven gaat.

(Ver)koop/(ver)huur binnen het COA is ingedeeld in vier categorieën:

• 1. (Ver)koop onroerend goed;

• 2. (Ver)koop goederen;

• 3. (Ver)huur onroerend goed;

• 4. (Ver)huur goederen.

Hieronder worden de categorieën voor het aangaan van verplichtingen beschreven.

Het bestuur stelt de budgetspelregels vast, waarin de algemene richtlijnen voor budgettoekenning en budgetbeheer zijn beschreven. Wijzigingen van de budgetspelregels worden bekrachtigd door een besluit van het bestuur. Het bestuur is de hoofdbudgethouder.

Het bestuur geeft de budgetten af aan de budgethouders, de functionarissen in bevoegdhedenniveau IV, te weten de unitmanagers. De budgethouder heeft daarmee de bevoegdheid om te beschikken over het budget.

De budgethouder legt elk kwartaal verantwoording af aan het bestuur over de uitputting en besteding van het budget. De toegekende budgetten aan de budgethouders zijn vastgelegd in een bijlage bij de prestatieafspraken.

Onverminderd zijn eigen verantwoordelijkheid kan de budgethouder jegens hem hiërarchisch ondergeschikte lijnmanagers in bevoegdhedenniveau V machtigen tot de uitvoering van budgetbevoegdheid van aan zijn budget verbonden werkzaamheden.

De lijnmanager van de unit Huisvesting in bevoegdhedenniveau V met budgetbevoegdheden kan een jegens hem ondergeschikte senior projectregisseur Huisvesting, vastgoedregisseur en/of projectregisseur Huisvesting in bevoegdhedenniveau VI machtigen tot de uitvoering van budgetbevoegdheid van aan zijn budget verbonden werkzaamheden. Deze functionarissen in bevoegdhedenniveau V en VI die budgetbevoegdheid hebben, zijn deelbudgethouder.

Overige bepalingen:

• • De lijnmanager kan, binnen de vastgestelde beleidskaders, nadere schriftelijk vast te leggen voorwaarden verbinden aan de budgetbevoegdheden van de deelbudgethouder.

• • Budgetbevoegdheden kunnen niet worden doorgegeven anders dan hier vermeld.

• • De (deel)budgethouder is verantwoordelijk voor een doelmatige en rechtmatige aanwending van de beschikbaar gestelde budgetten.

• • De (deel)budgethouders zijn rechtstreeks verantwoording verschuldigd aan de hiërarchisch bovengelegen lijnmanager over de uitgevoerde bevoegdheden. De budgethouder blijft altijd eindverantwoordelijk.

• • Voor projecten geldt dat per project de budgethouder wordt bepaald bij het indienen en goedkeuren van het projectvoorstel.

Budgetten hebben een taakstellend karakter. Dit betekent dat hoofdbudgethouder, budgethouders, deelbudgethouders en projectbudgethouders er door middel van sturing en bijsturing voor zorgdragen dat budgetoverschrijdingen worden voorkomen. Zij zijn verplicht alles te doen wat voor een goede uitoefening van de budgetfunctie noodzakelijk is.

Onder de verantwoordelijkheid van de gemachtigde functionarissen vindt de inkoop/beoordeling van de behoeftestelling plaats conform de vastgelegde procedures. Onder verantwoordelijkheid van de gemachtigde budgethouder vindt de beoordeling op budgetruimte, rechtmatigheid en doelmatigheid plaats.

Bij een positieve beoordeling voert de daarvoor gemachtigde functionaris de vrijgavestrategie uit van de aanvraag tot bestelling (ATB). De gemachtigde geeft de aanvraag tot bestelling (ATB) vrij in SAP. Bij het verstrekken van opdrachten buiten centrale overeenkomsten van € 50.000,– en hoger vindt medegoedkeuring door de afdeling Inkoop plaats. Bij de FI-factuur geeft de gemachtigde akkoord voor betaling door accordering van de factuur voor ‘akkoord betaling’.

De procedure tot betaalbaarstelling van facturen is in het kort als volgt. Als voorwaarde voor betaling geldt dat de kwantiteit en kwaliteit van de ontvangen goederen/diensten overeenkomen met wat is besteld. Dit blijkt uit de prestatieverklaring. De daartoe bevoegde medewerker geeft de prestatieverklaring af.

De betaalbaarstelling vindt geautomatiseerd plaats, door de bestelling, de prestatieverklaring en de factuurgegevens met elkaar te vergelijken. Als eventuele afwijkingen binnen de afgesproken tolerantiegrenzen blijven, vindt de betaalbaarstelling van de factuur plaats door de unit Administratie & Inkoop.

De grenzen voor het betaalbaar stellen van facturen zijn als volgt:

• • bevoegdhedenniveau I voorzitter van het bestuur onbeperkt;

• • bevoegdhedenniveau II bestuur onbeperkt;

• • bevoegdhedenniveau III lid van het bestuur onbeperkt;

• • bevoegdhedenniveau IV tot € 750.000,–;

• • bevoegdhedenniveau V tot € 125.000,–;

• • bevoegdhedenniveau VI tot € 50.000,–.

Ter verduidelijking: voor het tekenen van facturen boven € 750.000,– is altijd (mede)ondertekening door de voorzitter of een lid van het bestuur vereist.

Het werkelijk betalen aan de crediteur vindt plaats door de daartoe gemachtigde functionarissen met de volmacht tot betalen conform paragraaf 5.6.

De voorzitter en de leden van het bestuur zijn bevoegd tot het tekenen van de salarisbetaling.

Met het oog op interne bestuurbaarheid en de maatschappelijke omgeving waarbinnen het COA opereert, is het financieringsbeleid gebaseerd op transparantie en eenvoud. Binnen de gestelde randvoorwaarden streeft het COA hierbij naar minimalisatie en stabilisatie van de rentekosten. Leningen en deposito’s worden in alle gevallen afgesloten bij het ministerie van Financiën, waarvoor het ministerie van Veiligheid en Justitie garant staat en waardoor derhalve geen aparte instemming van de minister benodigd is voor het aangaan van de lening of deposito. Het daadwerkelijk aantrekken van een lening en afsluiten van een deposito is mogelijk nadat de procedures zijn nageleefd. Toetsing vindt plaats door de rentecommissie die bestaat uit lid van het bestuur met de CFO portefeuille, de strategisch controller en senior beleidsadviseur met aandachtsgebied treasury. Medewerkers die geen vast dienstverband hebben bij het COA hebben hiertoe geen volmacht. De eindverantwoordelijkheid is belegd bij het bestuur. Het bestuur, of de leden daarvan afzonderlijk zijn bevoegd tot het aangaan van leningen en deposito’s tot een bedrag van € 10 mln. Tot het aangaan van leningen of deposito’s vanaf een bedrag van € 10 mln is het bestuur bevoegd. Het COA beschikt over een door het bestuur vastgesteld Treasurystatuut.

Unit Staf, in casu de strategisch controller en de senior beleidsadviseur met aandachtgebied treasury zijn verantwoordelijk voor het beheren van de geldstromen van en naar het COA. Daaronder valt ook het beheer van de betalingen. De betalingen dienen op juiste, tijdige en volledige wijze te worden uitgevoerd, zodat crediteuren, centra, werknemers en asielzoekers tijdig en volledig worden betaald.

Het autoriseren van de betalingen vindt plaats conform de procesbeschrijving ‘Uitvoeren betalingen’ en de instructie betaalbaar stellen in Rabo Cash Management. Betalingen worden ingelezen in Rabo Cash management en vervolgens volgt het beoordelen, goedkeuren en autoriseren van de betaling door de gemachtigde medewerker. Het bestuur geeft volmacht af voor het beoordelen, goedkeuren en autoriseren van de betalingen aan:

• • de unitmanagers Staf, Huisvesting, HRM, ICT, Plaatsing, Uitvoeringsprocessen;

• • de senior beleidsadviseurs financiën;

• • de bestuursadviseurs;

• • de directiesecretarissen van de unit Staf.

De senior beleidsadviseur die de treasury functie uitoefent heeft geen volmacht tot betalingsbevoegdheid. Medewerkers die geen vast dienstverband hebben bij het COA krijgen geen volmacht tot betalingsbevoegdheid. De volmacht wordt toegekend op persoonsniveau aan een aantal medewerkers in de betreffende functies.

De voorzitter van het bestuur en de leden van het bestuur zijn bevoegd tot het uitvoeren van het bankbeheer en zijn tekenbevoegd.

De senior beleidsadviseurs financiën van de unit Staf met een vast dienstverband bij het COA zijn bevoegd tot het uitvoeren van het centrale bankbeheer.

Het bankbeheer voor de units en locaties maakt hier onderdeel van uit. Twee stafmedewerkers van de unit Administratie & Inkoop zijn gemachtigd voor uitvoeren van het bankbeheer voor de units en locaties. De bevoegdheden voor het bankbeheer van de twee stafmedewerkers van de unit Administratie & Inkoop betreffen:

• • Behandelen van aanvragen en opheffen van pinpassen en pincodes van locatiemanagers en unitmanagers Uitvoering ten behoeve van de unit- en locatiekassen;

• • Wijzigen van bestedingslimieten op de bankpassen, na akkoord van de unitmanager Uitvoeringsprocessen en de senior beleidsadviseur met aandachtsgebied treasury van de unit Staf;

• • Het uitvoeren van toekenning, beheer en intrekking van creditcards inclusief bestedingslimieten, uitsluitend na advies van de senior beleidsadviseur van de unit Staf die de treasury functie uitoefent, over toekenning alsmede de maandelijkse limiet; en uitsluitend na accordering door de voorzitter van het bestuur;

• • Beheren van het volmacht- en bankpasregister van de units en locaties en het creditcardregister.

De bevoegdheid tot het tekenen van de verklaring derdenbeslag aan de deurwaarder, in het kader van een derdenbeslag voor een asielzoeker die in de opvang verblijft, is belegd bij:

• • de unitmanager Administratie & Inkoop;

• • teamhoofd bewonersadministratie van de unit Administratie & Inkoop;

• • teamhoofd debiteuren- en crediteurenadministratie van de unit Administratie & Inkoop.

De bevoegdheid tot het tekenen van de verklaring derdenbeslag op het salaris van een medewerker is belegd bij de senior salarisadministrateur.

De bevoegdheid tot het tekenen van een voorschot op het salaris aan een medewerker is belegd bij de unitmanager Administratie & Inkoop, op basis van het personele besluit, te weten de accordering door de betreffende lijnmanager van (de hoogte van) het voorschot.

Onder ‘afboeken boekwaarden Materiële Vaste Activa (MVA)’ wordt verstaan het boeken van de afwaardering indien de verkoopopbrengst lager is dan de boekwaarde van de Materiële Vaste Activa. Voor de waarderingsgrondslagen is het handboek ‘Investeringen’ van kracht. Voor het boeken van de afwaardering geldt deze procedure. De bevoegdheid ligt bij de voorzitter van het bestuur en de leden van het bestuur.

De strategisch adviseur Juridische Zaken en de senior bedrijfsjurist van de unit Staf zijn gevolmachtigd tot het vertegenwoordigen van het COA in civielrechtelijke procedures.

Lijnmanagers en leidinggevenden dienen te handelen binnen de wettelijke kaders, de grenzen van arbeidsrechtelijke wetgeving, de CAO Welzijn & Maatschappelijke Dienstverlening, de COA personeelsregelingen, de vastgestelde personele beleids- en beheerskaders en de vastgestelde budgettaire kaders en budgetspelregels.

Het bestuur is bevoegd tot:

• • het vaststellen van personeelsregelingen;

• • het vaststellen van de personele beleids- en beheerskaders waarbinnen functionarissen hun in deze bevoegdhedenregeling opgenomen bevoegdheden op personeelsgebied kunnen uitoefenen;

• • het vaststellen van de organisatie- en functiestructuur en de functieniveaus, en het toekennen van volmachten en ondermandaten;

De voorzitter van het bestuur is belast met en heeft volmacht tot:

• • het overleg met de ondernemingsraad.

• 1. De lijnmanager heeft volmacht tot het uitvoeren van het personeelsbeleid binnen zijn/haar organisatieonderdeel binnen de grenzen van arbeidsrechtelijke wetgeving, de CAO Welzijn & Maatschappelijke Dienstverlening, de COA personeelsregelingen, de vastgestelde personele beleids- en beheerskaders en de budgettaire kaders. Onder lijnmanager wordt verstaan: elke leidinggevende tot en met bevoegdhedenniveau V van deze bevoegdhedenregeling.

• 2. De lijnmanager heeft volmacht binnen de kaders tot het afdoen van alle personele aangelegenheden en het ondertekenen van daartoe strekkende besluiten ten aanzien van alle medewerkers werkzaam bij het desbetreffende organisatieonderdeel met inachtneming van het gestelde in de bevoegdhedenregeling en de bevoegdhedentabel. Deze bevoegdheden hebben geen betrekking op personele aangelegenheden voor zover de beslissingsbevoegdheid is voorbehouden aan het bestuur.

• 3. Herplaatsing. De volmacht tot het uitvoeren van personele aangelegenheden ter zake van herplaatsing is belegd op bevoegdhedenniveau IV, voorafgegaan door een besluit van het bestuur.

De lijnmanager dient schriftelijk1 toestemming te verkrijgen van (de voorzitter van) het bestuur in geval van een besluit m.b.t. personeelsleden binnen het organisatieonderdeel waaraan hij/zij leiding geeft betreffende:

• • ontslag, anders dan op basis van wederzijds goedvinden of ontslag door de werknemer zelf 2;

• • toekenning van wachtgeld (anders dan bij herplaatsingskandidaten) of een beëindigingsvergoeding;

• • schorsing.

In de situaties als in de vorige zin bedoeld, is de lijnmanager gehouden advies in te winnen bij de personeelsadviseur van de unit HRM. In situaties van ontslag en toekennen van wachtgeld, is de lijnmanager gehouden advies in te winnen bij de unitmanager HRM en de strategisch controller van de unit Staf, voorafgaand aan het starten van de ontslagprocedure, waarbij de lijnmanager inzicht geeft in de (meerjarige) kosten van het voorgenomen besluit. Indien het medewerkers van unit HRM betreft, vraagt de unitmanager HRM altijd advies aan de unitmanager Staf. (De voorzitter van) het bestuur geeft geen toestemming zonder kennis te hebben genomen van dit schriftelijke dan wel mondelinge advies.

Personele besluiten met financiële consequenties hoger dan € 75.000,– dienen altijd vergezeld te gaan van voorafgaande schriftelijke toestemming door (de voorzitter van) het bestuur. Per 1 januari 2103 is de Wet normering bezoldiging topfunctionarissen publieke en semipublieke sector (WNT) van kracht. Dit betekent o.a. dat de beloning van bestuurders en hoogste leidinggevenden in de publieke en semipublieke sector wettelijk aan een maximum is gebonden, en dat een ontslagvergoeding voor bestuurders en hoogste leidinggevenden maximaal € 75.000,– bedraagt.

De lijnmanager dient schriftelijk toestemming te verkrijgen van de voorzitter van het bestuur bij het nemen van een besluit op basis van een advies van één van de bezwarencommissies (de bezwarencommissie Sociaal Plan COA, de klachtencommissie COA voor klachten van medewerkers over het handelen of bejegenen van hun lijnmanagers, de klachtencommissie ongewenst gedrag), dat is gegeven op een bezwaar van een van diens medewerkers.

Besluitvorming indiensttreding tijdens een personeelsstop

Tijdens een personeelsstop is het nemen van een besluit tot indiensttreding voor bepaalde tijd voor een periode van meer dan 6 maanden of een besluit tot indiensttreding voor onbepaalde tijd uitsluitend belegd bij bevoegdhedenniveau I voorzitter van het bestuur en bevoegdhedenniveau III lid van het bestuur.

Ter verduidelijking: Aanname op een vacature van interne sollicitanten met een vast COA contract is te allen tijde toegestaan zonder toestemming van het bestuur.