Procedureregels bij de benoeming van een commissaris van de Koningin

• 1. In de Staatscourant wordt bekend gemaakt in welke provincie een vacature is of gaat ontstaan. Daarbij staat de datum aangegeven, waarop sollicitaties uiterlijk moeten zijn ingestuurd.

• 2. Vanwege het streven van de Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties om vrouwen méér dan tot nu toe aan te moedigen naar het ambt van commissaris van de Koningin te solliciteren en daarmee de huidige ondervertegenwoordiging van vrouwen in het ambt te verminderen, wordt in de tekst van de openstelling van de vacature de volgende zinsnede opgenomen: Vanwege de ondervertegenwoordiging van vrouwen in het ambt van commissaris van de Koningin gaat bij gelijke geschiktheid de voorkeur uit naar een vrouw.

• 3. Naast de publicatie in de Staatscourant zendt het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties aan een aantal in dit kader relevante publiciteitsmedia een persbericht van de voor sollicitatie opengestelde vacature. Oogmerk is dat ook op andere wijze dan via de Staatscourant bekendheid wordt gegeven aan vacatures en sollicitatietermijnen. In ieder geval wordt de vacature bekend gemaakt via de internetsite van het ministerie (www.minbzk.nl).

• 4. Aan het openstellen van de vacature gaat de profielschetsvergadering (zie II) vooraf. Het is van belang dat belangstellenden de gelegenheid hebben zich vóór afloop van de sollicitatietermijn op de hoogte te stellen van specifieke eisen die provinciale staten aan het ambt stelt.

• 1. Voordat de vacature van commissaris van de Koningin in een provincie wordt opengesteld overlegt de Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties met de staten over de eisen die aan de te benoemen commissaris worden gesteld met betrekking tot de vervulling van het ambt.

• 2. Indien zijn overleg met de staten niet tot overeenstemming leidt, geeft de minister in de profielschetsvergadering aan welke eisen hij in afwijking van de staten zal hanteren bij zijn oordeel over de geschiktheid van kandidaten.

• 3. Belangstellenden kunnen de profielschets en het verslag van de profielschetsvergadering opvragen bij de afdeling kabinetszaken van het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (tel. 070-4266514).

• 1. De sollicitatiebrief wordt gericht aan Hare Majesteit de Koningin en binnen de daarvoor gestelde termijn gezonden aan de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties.

• 2. Sollicitanten ontvangen van de minister een ontvangstbevestiging, de profielschets en het verslag van de profielschetsvergadering, het tijdschema van de procedure en een afschrift van deze circulaire.

• 1. Na de profielschetsvergadering (zie II) stellen de staten uit hun midden een vertrouwenscommissie in, belast met de beoordeling van de kandidaten. De staten regelen de taak, samenstelling en werkwijze van de vertrouwenscommissie, alsmede de geheimhouding. Voorzover het reglement van orde daarin niet voorziet, treffen de staten daarvoor ad hoc een voorziening. De staten stellen de Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties hiervan in kennis.

• 2. De staten dragen door middel van de verordening tot instelling van de vertrouwenscommissie er zorg voor dat de gesprekken met en de oordeelsvorming over de sollicitanten zullen plaatsvinden in aanwezigheid van en door die statenleden die lid zijn van de vertrouwenscommissie.

• 3. Voorzover ambtelijke bijstand gewenst wordt geacht, wordt bij voorkeur de griffier daarmee belast.

• 4. De staten regelen de werkwijze van de vertrouwenscommissie zo dat vóór, tijdens en na het verrichten van de werkzaamheden door de vertrouwenscommissie volstrekte geheimhouding is gegarandeerd. De geheimhoudingsplicht van de vertrouwenscommissie geldt ook ten opzichte van statenleden die geen lid van de vertrouwenscommissie zijn (geweest).

• 5. De staten treffen ook een voorziening met betrekking tot de wijze waarop de privacybelangen van de sollicitant verder worden beschermd, bijv. bij de bepaling van plaats en tijdstip van de gesprekken en bij het voeren van correspondentie.

• 6. De vertrouwenscommissie neemt bij haar werkzaamheden het bepaalde in VII in acht.

Besteden de staten of de vertrouwenscommissie naar het oordeel van de Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties onvoldoende zorg aan de in IV omschreven punten, dan bepaalt de minister hoe verder gehandeld wordt.

• 1. De Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties verstrekt de vertrouwenscommissie een opgave in alfabetische volgorde van degenen die naar het ambt van commissaris van de Koningin hebben gesolliciteerd, vergezeld van zijn oordeel over kandidaten die hij in beginsel geschikt acht voor benoeming. Hij voegt afschriften van de sollicitatiebrieven van laatstbedoelde kandidaten bij.

• 2. De minister informeert desgevraagd de vertrouwenscommissie over de criteria die hij heeft gehanteerd bij zijn selectie van kandidaten. Indien de vertrouwenscommissie daarom verzoekt, geeft de minister zijn oordeel over andere kandidaten. Hij verstrekt de commissie desgevraagd afschriften van de sollicitatiebrieven van deze kandidaten.

• 3. De minister informeert de door hem geselecteerde sollicitanten over het feit dat zij door hem zijn geselecteerd en dat hun namen aan de vertrouwenscommissie zijn doorgegeven. De minister stelt tegelijkertijd de niet-geselecteerde sollicitanten schriftelijk op de hoogte van het feit dat zij niet tot zijn selectie behoren.

• 4. Een niet-geselecteerde sollicitant kan zich rechtstreeks tot de vertrouwenscommissie wenden met het verzoek om door haar te worden uitgenodigd. De vertrouwenscommissie beslist zo spoedig mogelijk op het verzoek en stelt verzoeker schriftelijk op de hoogte van haar beslissing.

• 1. De vertrouwenscommissie verschaft zich de door haar nodig geachte informatie over de kandidaten. Het inwinnen van referenties vindt slechts plaats met toestemming van de sollicitant, die hiervoor de gegevens over de te raadplegen personen aandraagt.

• 2. Bestuursorganen zijn verplicht de gevraagde inlichtingen te verstrekken.

• 3. De vertrouwenscommissie voert gesprekken met de door de minister geselecteerde kandidaten en eventueel overige op de lijst van sollicitanten voorkomende kandidaten, die hetzij zich eigener beweging tot de commissie hebben gewend, hetzij door de commissie worden uitgenodigd. Indien de commissie besluit een door de minister geselecteerde kandidaat niet te ontvangen, worden de minister en de kandidaat door haar schriftelijk van de beslissing op de hoogte gesteld.

• 4. Nadat de vertrouwenscommissie haar standpunt over de geschiktheid van de door haar ontvangen kandidaten heeft bepaald, brengt zij schriftelijk verslag uit van haar bevindingen aan de staten. Zij doet het verslag aan de staten vergezeld gaan van een concept-aanbeveling van ten minste twee kandidaten die naar haar oordeel voor de benoeming in aanmerking komen. De commissie vermeldt daarbij ten aanzien van iedere kandidaat de motieven die tot haar oordeel hebben geleid. Tevens geeft de commissie een beredeneerde volgorde van de kandidaten aan. In het verslag aan de staten kunnen leden van de vertrouwenscommissie van minderheidsstandpunten blijk geven.

• 5. De beraadslagingen in de staten over de bevindingen van de vertrouwenscommissie vinden plaats met gesloten deuren. Ten aanzien van de beraadslagingen en de stukken die aan de staten worden gezonden geldt een geheimhoudingsplicht.

• 1. De staten zenden een aanbeveling inzake de benoeming aan de Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties binnen vier maanden nadat de gelegenheid tot sollicitatie voor de functie is gegeven.

• 2. Bij het opstellen van de aanbeveling betrekken de staten de bevindingen van de vertrouwenscommissie. Het op schrift gestelde oordeel van de vertrouwenscommissie wordt bij de aanbeveling gevoegd.

• 3. Overeenkomstig artikel 61, vijfde lid, van de Provinciewet omvat de aanbeveling twee personen. In bijzondere, door de staten te motiveren gevallen, kan worden volstaan met een aanbeveling waarop één persoon staat vermeld.

• 4. In het licht van haar totstandkomingsgeschiedenis moet artikel 61, vijfde lid, als volgt worden uitgelegd:

  • (a) Het uitgangspunt is de aanbeveling van twee personen, de meervoudige aanbeveling;

  • (b) Alleen in bijzondere gevallen mogen de staten een enkelvoudige aanbeveling vaststellen. Van een bijzonder geval kan alleen sprake zijn bij herindeling en bij aan overmacht grenzende situaties, bijvoorbeeld de omstandigheid dat een kandidaat overlijdt of ernstig ziek wordt, of wanneer een kandidaat zich terugtrekt zodat de facto maar één kandidaat overblijft;

  • (c) In geen geval mogen politieke, beleidsmatige of bestuurlijke overwegingen een leidraad voor de staten vormen om af te wijken van het wettelijk vereiste dat de aanbeveling twee personen omvat;

  • (d) De minister zal bij ontvangst van een enkelvoudige aanbeveling de door de staten gegeven motivering toetsen op de aanwezigheid van een bijzonder geval, zoals in het artikel bedoeld. Onverlet de algemene bevoegdheid van de minister om van de aan hem gedane aanbeveling gemotiveerd af te wijken (zie IX), zal hij op een enkelvoudige aanbeveling die niet voldoet aan de criteria van een bijzonder geval geen acht slaan.

• 5. De staten stellen elke op de aanbeveling geplaatste kandidaat op de hoogte van het feit dat hij of zij op de aanbeveling staat die aan de minister wordt gezonden. De staten stellen andere door de commissie ontvangen sollicitanten schriftelijk op de hoogte van het feit dat zij niet op de aanbeveling zijn geplaatst.

• 6. De staten verstrekken bij de aanbeveling de profielschets en het verslag van de profielschetsvergadering, het verslag van bevindingen en de concept-aanbeveling van de vertrouwenscommissie, het verslag van de beraadslagingen van de statenvergadering waarin de aanbeveling is vastgesteld, alsmede overige voor de beoordeling van de aanbeveling relevante informatie.

• 7. Ten aanzien van de beraadslagingen in de staten over het verslag van de vertrouwenscommissie en de stukken die aan de staten worden gezonden dan wel die door de staten aan de minister worden gezonden geldt een geheimhoudingsplicht. Het besluit tot vaststelling van de aanbeveling kan desgewenst in het openbaar - zonder dat daarover beraadslaagd wordt - worden vastgesteld. De aanbeveling van de staten is openbaar.

• 1. De Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties volgt in zijn voordracht in beginsel de aanbeveling van de staten, met inbegrip van de daarop gehanteerde volgorde, tenzij zwaarwegende gronden aanleiding tot afwijking gegeven.

• 2. Als bij de benoeming van de commissaris is afgeweken van de aanbeveling, informeert de minister de staten schriftelijk over de motieven die aanleiding waren voor deze afwijking.

• 3. De minister stelt de niet ter benoeming voorgedragen kandidaat op de aanbeveling op de hoogte van het feit dat hij niet voor benoeming is voorgedragen.