Circulaire behandeling van klachten over buitengewoon opsporingsambtenaren

Een klacht over een buitengewoon opsporingsambtenaar moet worden ingediend bij de werkgever van de buitengewoon opsporingsambtenaar. Dit is het bestuursorgaan waarbij de buitengewoon opsporingsambtenaar in dienst is. Klachten die niet bij de werkgever worden ingediend, maar bijvoorbeeld bij de toezichthouder of de direct toezichthouder, moeten zo spoedig mogelijk door de ontvangende instantie naar de werkgever worden doorgezonden (zie ook artikel 2:3 van de Awb).

De werkgever moet de minimumeisen van hoofdstuk 9 Awb in acht nemen bij de behandeling van de klacht. Mocht er door het bestuursorgaan een aanvullende regeling zijn getroffen voor de afhandeling van klachten, dan is die regeling ook van toepassing indien die regeling niet in strijd is met hoofdstuk 9 Awb. Indien de klacht betrekking heeft op gedragingen van de buitengewoon opsporingsambtenaar in de uitoefening van zijn bevoegdheden als buitengewoon opsporingsambtenaar, dan geldt, zoals hiervoor is opgemerkt, artikel 42 BBO naast hoofdstuk 9 Awb.

Een klacht moet gaan over de wijze waarop een buitengewoon opsporingsambtenaar zich jegens de klager of een ander heeft gedragen. Het kan daarbij gaan om feitelijke handelingen of een nalaten. Een klacht hoeft zich niet te beperken tot de rechtmatigheid van de gedraging. Er moet beoordeeld worden of een buitengewoon opsporingsambtenaar zich jegens een klager behoorlijk heeft gedragen, hetgeen een ruimere toetsing is.

Voor de manier waarop een klacht moet worden ingediend, gelden geen formele vereisten. Een klager kan zich bij de behandeling van zijn klacht ook laten bijstaan of door een gemachtigde laten vertegenwoordigen.

Voor de afhandeling van schriftelijke klachten, die voldoen aan de vereisten van artikel 9:4, tweede lid, Awb geldt de procedure van afdeling 9.2 (de behandeling van klaagschriften) van de Awb. De eisen die in artikel 9:4, tweede lid, Awb aan een klaagschrift worden gesteld, zijn de volgende:

• - Het klaagschrift is ondertekend.

• - Het klaagschrift bevat de naam en het adres van de indiener.

• - Het klaagschrift bevat de dagtekening.

• - Het klaagschrift bevat een omschrijving van de gedraging waarover wordt geklaagd.

Ook als een klacht niet aan deze eisen voldoet, zal een klacht behoorlijk moeten worden behandeld en zal zoveel mogelijk moeten worden gehandeld overeenkomstig de procedure van hoofdstuk 9 Awb. In artikel 9:2 is namelijk bepaald dat een bestuursorgaan moet zorgen voor een behoorlijke behandeling van mondelinge en schriftelijke klachten.

De gevallen waarin een bestuursorgaan niet verplicht is een onderzoek naar een klacht in te stellen, staan in artikel 9:8, eerste lid, Awb:

• - De gedraging is al eerder onderzocht op grond van hoofdstuk 9 Awb.

• - De gedraging heeft langer dan een jaar voor indiening van de klacht plaatsgevonden.

• - Tegen de gedraging had door de klager bezwaar kunnen worden gemaakt, dan wel beroep aangetekend.

• - De gedraging is door het instellen van een procedure aan het oordeel van een andere rechterlijke instantie dan de administratieve rechter onderworpen.

• - Tegen de gedraging is een opsporingsonderzoek op bevel van de officier van justitie of een vervolging gaande of de gedraging maakt deel uit van de opsporing of vervolging van een strafbaar feit en terzake van dit feit is een opsporingsonderzoek of vervolging gaande.

• - Het belang van klager of het gewicht van de gedraging is kennelijk onvoldoende.

In deze gevallen is het bestuursorgaan - hier dus de werkgever van de buitengewoon opsporingsambtenaar - vrij om de klacht toch te behandelen. Om te voorkomen dat een strafrechtelijk onderzoek wordt doorkruist door een klachtonderzoek, is het belangrijk om het onderzoek naar een klacht over een buitengewoon opsporingsambtenaar achterwege te laten zo lang ter zake een opsporingsonderzoek of vervolging gaande is, dan wel bijvoorbeeld een beklagprocedure als bedoeld in artikel 12 van het Wetboek van Strafvordering aanhangig is. Het is raadzaam het klachtonderzoek pas daarna te hervatten, al dan niet met het oog op disciplinaire maatregelen.

Als een klacht niet in behandeling wordt genomen, moet dat uiterlijk binnen vier weken na ontvangst van de klacht gemotiveerd schriftelijk aan klager worden meegedeeld.

De werkgever van de buitengewoon opsporingsambtenaar is het bestuursorgaan dat verantwoordelijk is voor een goede klachtafhandeling. Als een klacht niet succesvol langs informele weg kan worden afgehandeld, dan moet de klacht worden afgehandeld volgens de procedure die is neergelegd in afdeling 9.2 van de Awb. Dit betekent dat:

• - Er zo spoedig mogelijk een schriftelijke ontvangstbevestiging moet worden toegezonden, waarin de klager op de hoogte wordt gesteld over het verloop van de klachtenprocedure.

• - De klacht moet worden behandeld door een niet bij de gedraging betrokken persoon.

• - De klager in de gelegenheid moet worden gesteld te worden gehoord. Hiervan kan worden afgezien als klager heeft verklaard geen gebruik te willen maken van dit recht of indien de klacht kennelijk ongegrond is. Telefonisch horen is mogelijk als klager daarmee instemt. Klager en beklaagde moeten in de gelegenheid worden gesteld op elkaars standpunt te reageren.

• - Van het horen wordt een verslag gemaakt dat wordt vastgesteld door de klachtbehandelaar.

• - De klacht wordt binnen zes weken afgehandeld. De beslissing kan ten hoogste vier weken worden verdaagd. Van de verdaging wordt vooraf aan de klager en de beklaagde schriftelijk mededeling gedaan.

• - Op de klacht wordt schriftelijk en gemotiveerd antwoord gegeven.

Het is mogelijk om bij wettelijk voorschrift of bij besluit van het bestuursorgaan te bepalen dat gebruik moet worden gemaakt van een klachtadviesprocedure. Voor de behandeling van klachten over buitengewoon opsporingsambtenaren is dit niet bij wettelijk voorschrift gebeurd. Het is echter mogelijk dat de werkgever, zijnde het bestuursorgaan dat de klachten over buitengewoon opsporingsambtenaren afhandelt, wel van deze mogelijkheid gebruik heeft gemaakt. In dat geval gelden de aanvullende eisen van afdeling 9.3 van de Awb (Aanvullende bepalingen voor een klachtadviesprocedure).

Zoals gezegd, is ook artikel 42 BBO van belang als de klacht gaat over de uitoefening van de bevoegdheden van de buitengewoon opsporingsambtenaar. Zodra de toezichthouder een afschrift van de klacht heeft ontvangen, kan deze een onderzoek instellen naar de klacht. Het onderzoek richt zich op de rechtmatigheid en behoorlijkheid van de uitoefening van de bevoegdheden door de buitengewoon opsporingambtenaar. De toezichthouder formuleert zijn oordeel en doet dit toekomen aan de werkgever. De werkgever handelt de klacht vervolgens af overeenkomstig hoofdstuk 9 Awb en neemt bij de beoordeling van de klacht het oordeel van de toezichthouder in aanmerking. Uiteraard is het belangrijk dat de toezichthouder zijn oordeel binnen zodanige termijn aan de werkgever doet toekomen, dat de klacht binnen zes weken kan worden afgehandeld. Mocht dit niet mogelijk zijn, dan moet de toezichthouder dit zo spoedig mogelijk aan de werkgever laten weten, zodat deze gebruik kan maken van de mogelijkheid van verdaging.

Een klacht mag overigens altijd langs informele weg worden afgedaan. Uit artikel 9:5 Awb blijkt dat zodra een klacht naar tevredenheid van de klager is afgehandeld, de verplichting voor het bestuursorgaan vervalt om hoofdstuk 9 Awb verder toe te passen. Het is dan belangrijk om aan de klager schriftelijk mee te delen dat men ervan uitgaat dat de klacht naar tevredenheid is afgedaan, om een eventueel later verschil van mening hierover te voorkomen.

Als een schriftelijke klacht in behandeling wordt genomen die betrekking heeft op een concrete gedraging van een persoon, moet een afschrift daarvan aan deze beklaagde worden toegezonden. In dit geval is dat de buitengewoon opsporingsambtenaar waarover wordt geklaagd. De beklaagde moet in de gelegenheid worden gesteld om te worden gehoord en te reageren op het standpunt van de klager (hoor en wederhoor). In overeenstemming met de beklaagde, kan worden besloten telefonisch te horen.

De klachtprocedure leidt tot een rechtens niet-bindend oordeel over de wijze waarop een buitengewoon opsporingsambtenaar zich heeft gedragen. Op grond van artikel 9:3 van de Awb kan tegen een besluit inzake de behandeling van een klacht over een gedraging van een bestuursorgaan geen beroep worden ingesteld.

De bevindingen en het oordeel moeten schriftelijk aan klager worden meegedeeld. In de afdoeningsbrief moet worden gewezen op de mogelijkheid om over de gedraging van de buitengewoon opsporingsambtenaar of over de wijze van klachtbehandeling binnen een jaar een klacht in te dienen bij de Nationale ombudsman. Als de klacht gegrond wordt verklaard, verdient het aanbeveling om in de afdoeningsbrief ook in te gaan op de eventuele maatregelen die in verband met de gegrondheid worden genomen.

De werkgever moet een afschrift van de afdoening van de klacht aan de toezichthouder en de direct toezichthouder toezenden. Deze verplichting moet worden gezien als onderdeel van de algemene informatieplicht van de werkgever die is neergelegd in artikel 41, eerste lid, BBO.

Op grond van artikel 9:12a van de Awb moeten schriftelijke klachten worden geregistreerd en jaarlijks geanonimiseerd worden gepubliceerd. Het verdient aanbeveling dat werkgevers aan wie ingevolge artikel 142, eerste lid, onder b, en derde lid, van het Wetboek van Strafvordering een categoriale beschikking is verleend, de informatie over de afhandeling van klachten opnemen in het door hen op te stellen jaarverslag.