Organisatie-, mandaat- en volmachtbesluit plaatsvervangend secretaris-generaal SZW 2004

In deze regeling en de daarop berustende bepalingen wordt verstaan onder:

• a. directie: een organisatieonderdeel van het ministerie dat ressorteert onder de plaatsvervangend secretaris-generaal;

• b. directeur: een functionaris die leiding geeft aan een directie.

Onder de plaatsvervangend secretaris-generaal ressorteren:

• a. de Accountantsdienst;

• b. de directie Algemene Zaken

• c. het Bureau SG;

• d. de directie Communicatie;

• e. de directie Gemeenschappelijke Organisatie Bedrijfsvoering;

• f. de directie Personeel, Organisatie en Informatie;

• g. de Sociale Inlichtingen- en Opsporingsdienst.

• 1 Elk van de directeuren is verantwoordelijk voor:

  • a. het leiding geven aan de eigen directie;

  • b. het door tussenkomst van de plaatsvervangend secretaris-generaal adviseren van de bewindspersonen ten aanzien van het werkterrein van de eigen directie en het attenderen van hen op politiek of maatschappelijk gevoelige aspecten;

  • c. het coördineren van de beleidsontwikkeling en -uitvoering van de eigen directie met de beleidsontwikkeling en -uitvoering van de andere onderdelen van het ministerie en van andere ministeries;

  • d. het zorgdragen voor een effectieve en efficiënte bedrijfsvoering, met uitzondering van de vaststelling van de formatie, voor periodieke evaluatie daarvan en voor planning en bewaking van de productie van de eigen directie;

  • e. de personeelsaangelegenheden van de onder elk van hen ressorterende functionarissen, voor zover dit niet is voorbehouden aan de secretaris-generaal dan wel de plaatsvervangend secretaris-generaal;

  • f. het zorgdragen voor de administratieve en financiële afhandeling van de uitvoering van de eigen personeelsaangelegenheden, voor zover deze niet is opgedragen aan anderen zoals de directie Personeel, Organisatie en Informatie, de directie Gemeenschappelijke Organisatie Bedrijfsvoering en de Stichting Pensioenfonds ABP;

  • g. het op orde hebben van de administratieve organisatie en informatiebeveiliging;

  • h. het formuleren en uitvoeren van jaarplannen voor de eigen directie binnen de door de secretaris-generaal en de plaatsvervangend secretaris-generaal vastgestelde uitgangspunten;

  • i. het rapporteren aan de plaatsvervangend secretaris-generaal over de uitvoering van de jaarplannen betreffende de eigen directie;

  • j. het, na overeenstemming daarover met de plaatsvervangend secretaris-generaal, aanwijzen van een plaatsvervangend directeur;

  • k. het zorgdragen voor de vastlegging van de organisatie van de eigen directie en de daarbinnen geldende mandaten, volmachten en machtigingen in een Organisatie-, mandaat- en volmachtbesluit voor de eigen directie;

  • l. de behandeling van klachten als bedoeld in artikel 9:1 van de Algemene wet bestuursrecht voor zover deze betrekking hebben op gedragingen van de onder hen ressorterende functionarissen;

  • m. het dynamisch archiefbeheer van zijn directie, te weten postbehandeling, registratie, voortgang- en afdoeningsbewaking, dossierbeheer, informatievoorziening, selectie, vernietiging en overdracht aan de directie Algemene Zaken, alsmede het opstellen, vaststellen en onderhouden van het ordeningsplan van de directie.

• 2 Het bepaalde in het eerste lid, onder k, is niet van toepassing op directeuren die leiding geven aan een directie met een omvang van maximaal 12 fulltime-equivalenten.

De Accountantsdienst is verantwoordelijk voor de uitvoering van de taken van de departementale Accountantsdienst zoals omschreven in de Comptabiliteitswet 2001 en het Besluit taak DAD, alsmede de daarop berustende regelgeving. De Accountantsdienst controleert de financiële verantwoording van de departementsonderdelen en de bedrijfsvoering die daaraan ten grondslag ligt. De Accountantsdienst adviseert op het gebied van financieel beheer.

De directie Algemene Zaken is verantwoordelijk voor:

• a. het beheren en exploiteren van de Haagse vestigingen van het ministerie voorzover daarin niet uitsluitend organisatieonderdelen die ressorteren onder de inspecteur-generaal of het Agentschap SZW gehuisvest zijn en het beheren en exploiteren van de vestigingen van organisatieonderdelen die ressorteren onder de inspecteur-generaal of het Agentschap SZW voorzover zij gebruik maken van de departementale infrastructuur dan wel gehuisvest zijn in een vestiging waar ook andere onderdelen van het ministerie gehuisvest zijn, dan wel indien dit met het Agentschap SZW respectievelijk de inspecteur-generaal is overeengekomen;

• b. het dagelijks beheer van de technische infrastructuur en de kantoorautomatisering voor het ministerie en het technisch beheer van de departementsbrede en directiespecifieke applicaties, alsmede het mede voorbereiden van beleid en geven van advies ten aanzien van de implementatie van nieuwe ontwikkelingen en wijzigingen op genoemde terreinen;

• c. het vervaardigen en beschikbaar stellen van hoogwaardige postale-, grafische- en multimedia-producten en diensten, alsmede het project Hoogvolume;

• d. het adviseren over en het ontwikkelen en implementeren van departementaal beleid op het gebied van documentaire informatievoorziening en het beheren van afgesloten archieven;

• e. het beleid en advisering op het gebied van inkoop, (Europese) aanbestedingen, huisvesting, milieumanagement en materieel beheer;

• f. het uitvoeren van het aspect-controllerschap ten aanzien van materieel beheer;

• g. de persoonlijke beveiliging van de bewindspersonen alsmede hun huisgenoten.

• 1 Het Bureau SG is verantwoordelijk voor de inhoudelijke, logistieke en secretariële ondersteuning van de secretaris-generaal en de plaatsvervangend secretaris-generaal.

• 2 Het Bureau SG draagt zorg voor de directe secretariële, logistieke en protocollaire ondersteuning van de bewindspersonen.

De directie Communicatie is verantwoordelijk voor het ontwikkelen van het departementale voorlichtingsbeleid, het geven van voorlichting aan publiek en pers en het beschikbaar stellen van documentaire informatie. De directie ondersteunt de bewindspersonen en de directies op het gebied van publiciteit en externe optredens en adviseert de beleidsdirecties over de wijze waarop het beleid kan worden gecommuniceerd met de voor hen relevante doelgroepen. De directie draagt zorg voor de ontwikkeling en inbedding van webtechnologie binnen het ministerie conform de departementale standaards.

De directie Gemeenschappelijke Organisatie Bedrijfsvoering is verantwoordelijk voor een efficiënte en kwalitatief goede uitvoering van ondersteunende taken en werkzaamheden op de volgende gebieden:

• a. personeelsbeheer en -administratie;

• b. departementale salarisadministratie;

• c. documentaire informatievoorziening en archivering;

• d. registratie en afhandeling van verplichtingen

• e. kasbeheer en financiële administratie

• f. functioneel beheer van departementale bedrijfsvoeringssystemen.

• 1 De directie Personeel, Organisatie en Informatie is verantwoordelijk voor het adviseren van de secretaris-generaal, de plaatsvervangend secretaris-generaal, de inspecteur-generaal en de directeuren-generaal over het personeels-, organisatie-, informatie- en informatiseringsbeleid, alsmede beleid op het gebied van rechtspositionele aangelegenheden van (ex-)medewerkers van het ministerie, arbeidsomstandigheden, bedrijfsvoering, planning en control op de personele-, informatieve- en organisatorische processen, administratieve organisatie, informatiebeveiliging en medezeggenschap.

• 2 De directie draagt zorg voor het adviseren van organisatieonderdelen bij de implementatie van departementaal beleid op bovengenoemde terreinen, alsmede het adviseren over en het leveren van projectleiding ten behoeve van directiespecifieke veranderingstrajecten.

• 3 De directie draagt zorg voor het adviseren respectievelijk ondersteunen van medewerkers over loopbaanontwikkeling respectievelijk op het terrein van bedrijfsmaatschappelijk werk.

• 4 De directie draagt zorg voor de ondersteuning en het voeren van het secretariaat van de medezeggenschap en het georganiseerd overleg, alsmede het adviseren van de bestuurders op genoemde terreinen.

• 5 De directie draagt zorg voor het behandelen van bezwaarschriften, beroepschriften en zaken van de Nationale ombudsman van (ex-)medewerkers van het ministerie inzake aangelegenheden verband houdend met de dienstbetrekking, met uitzondering van het nemen van beslissingen in bezwaar- en beroepsprocedures.

• 6 De directeur Personeel, Organisatie en Informatie, is onverminderd het bepaalde in artikel 3, eerste lid, onder l, verantwoordelijk voor de behandeling van klachten over de wijze waarop de bemiddelingsorganisatie, bedoeld in artikel 1, onderdeel f, van de Regeling Kinderopvang SZW, uitvoering geeft aan de Regeling Kinderopvang SZW.

• 7 De directeur Personeel, Organisatie en Informatie is verantwoordelijk voor het ontwikkelen van beleid op het gebied van de personele informatievoorziening.

• 8 De directeur Personeel, Organisatie en Informatie is verantwoordelijk voor het ontwikkelen en uitvoeren van ministerie brede opleidings- en leerprojecten, waaraan naast de medewerkers van het ministerie ook andere belanghebbenden kunnen deelnemen.

• 9 De directeur Personeel, Organisatie en Informatievoorziening draagt zorg voor de advisering van de plaatsvervangend secretaris-generaal over de verdeling van de middelen uit de begroting voor ICT.

• 1 De Sociale Inlichtingen- en Opsporingsdienst is – onder gezag van de officier van justitie – verantwoordelijk voor de opsporing van zware strafbare feiten op de beleidsterreinen waarvoor de minister verantwoordelijkheid draagt en de strafbare feiten, welke worden geconstateerd in het kader van genoemde opsporing en welke daarmee verband houden. In het kader van de opsporing van deze strafbare feiten is de Sociale Inlichtingen- en Opsporingsdienst verantwoordelijk voor het voeren van registers als genoemd in de Wet politieregisters en het verwerken van persoonsgegevens binnen het kader van de Wet bescherming persoonsgegevens.

• 2 De Sociale Inlichtingen- en Opsporingsdienst is mede in verband met de opsporing, bedoeld in het eerste lid, belast met het toetsen van voorgenomen wet- en regelgeving op handhaafbaarheid en fraudegevoeligheid, het verzamelen van beleidsrelevante informatie, het opstellen van rapportages (criminaliteitsbeelden, risicoanalyses en onderzoeksevaluaties) en het adviseren van beleidsdirecties daarover.

• 1 Elk van de directeuren is bevoegd om namens een bewindspersoon besluiten te nemen, overeenkomsten aan te gaan en handelingen te verrichten die noch een besluit, noch een privaatrechtelijke rechtshandeling zijn, voorzover zij verband houden met de taken en verantwoordelijkheden van zijn directie, tenzij deze zijn voorbehouden aan een bewindspersoon, de secretaris-generaal of de plaatsvervangend secretaris-generaal, dan wel dit ingevolge artikel 12 onder de volmacht van een andere directeur valt.

• 2 Aan elke directeur wordt mandaat en machtiging verleend tot het nemen van besluiten over en het vaststellen en ondertekenen van stukken die betrekking hebben op:

  • a. de in artikel 3, eerste lid, onder e, genoemde personeelsaangelegenheden;

  • b. de behandeling van klachten als bedoeld in artikel 9:1 van de Algemene wet bestuursrecht, voor zover deze klachten betrekking hebben op gedragingen van de onder elk van hen ressorterende functionarissen.

• 3 De in het eerste lid genoemde bevoegdheid omvat de bevoegdheid tot het verlenen en vaststellen van subsidies en rijksvergoedingen, het aangaan van verbetertrajecten en het korten op bevoorschotting, voor zover het de uitvoering betreft van regelingen op zijn werkterrein.

• 4 De in het eerste lid genoemde bevoegdheid om overeenkomsten aan te gaan is beperkt tot overeenkomsten met een waarde van ten hoogste € 20.000,– per overeenkomst, met dien verstande dat de volgende overeenkomsten mogen worden aangegaan tot een waarde van € 500.000,– per overeenkomst:

  • a. overeenkomsten welke gebaseerd zijn op een mantelovereenkomst;

  • b. overeenkomsten voor het opleiden van medewerkers van de directie;

  • c. overeenkomsten voor het inhuren van personeel voor de uitvoering van werkzaamheden die onder de directe verantwoordelijkheid van het departementale management worden verricht;

  • d. arbeidsovereenkomsten naar burgerlijk recht;

  • e. overeenkomsten met betrekking tot raden en commissies;

  • f. overeenkomsten met betrekking tot onderzoek;

  • g. overeenkomsten als bedoeld in artikel 12.

• 1 De directeur Algemene Zaken is gevolmachtigd tot het aangaan van overeenkomsten met betrekking tot:

  • a. zowel hard- als software van de ICT infrastructuur, zoals netwerkcomponenten, cliënts en servers, de kantoorautomatiseringssoftware, databases en de communicatievoorzieningen, alsmede het technisch beheer daarvan;

  • b. de huisvesting en facilitaire voorzieningen ten behoeve van de Haagse vestigingen van het ministerie;

  • c. de facilitaire dienstverlening die het project Hoogvolume ten behoeve van het Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid, het Ministerie van Volkshuisvesting, Ruimtelijke Ordening en Milieubeheer, het Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport verricht.

• 2 De directeur Communicatie is gevolmachtigd tot het aangaan van overeenkomsten met betrekking tot:

  • a. de organisatie van voorlichtings- en informatiecampagnes en de productie en distributie van voorlichtingsmateriaal;

  • b. systeemontwikkeling, licenties, functioneel beheer en onderhoud van applicaties van voorlichtings- en documentatiesystemen;

  • c. externe advisering in het kader van voorlichtingsprojecten.

• 3 De directeur Gemeenschappelijke Organisatie Bedrijfsvoering is gevolmachtigdtothet aangaan van overeenkomsten met betrekking tot personeelsbeheerssystemen, salarissystemen en systemen voor documentregistratie en -verwerking, voorzover deze noodzakelijk zijn voor een goede uitvoering van de taken en werkzaamheden bedoeld in artikel 8, alsmede met betrekking tot systeemontwikkeling, licenties, functioneel beheer en onderhoud van applicaties van departementale financiële informatiesystemen.

• 4 De directeur Personeel, Organisatie en Informatie is gevolmachtigd tot het aangaan van overeenkomsten met betrekking tot:

  • a. departementsbrede informatievoorziening, waaronder informatiebeveiliging, wet bescherming persoonsgegevens, bepalen van standaards en mantelcontracten;

  • b. de Landsadvocaat inzake advisering en procureurstelling alsmede het instellen van gerechtelijke procedures met betrekking tot beroepschriften van (ex-)medewerkers van het ministerie inzake aangelegenheden verband houdende met de dienstbetrekking;

  • c. de arbodienst, het centraal flankerend beleid ten behoeve van herplaatsers en de opvang van kinderen van medewerkers van het ministerie.

• 1 De directeuren kunnen hun vertegenwoordigingsbevoegdheden in een door hen te bepalen omvang doorverlenen aan onder hen ressorterende functionarissen, met dien verstande dat bevoegdheden met betrekking tot personeelsaangelegenheden slechts kunnen worden doorverleend aan rechtstreeks onder hen ressorterende functionarissen en slechts voor zover het betreft:

  • a. het opmaken, niet zijnde vaststellen, van een beoordeling van medewerkers;

  • b. het houden van manager-medewerker gesprekken;

  • c. verlof van medewerkers;

  • d. kleine beloningen, niet zijnde gratificaties, onder gelijktijdige mededeling daarvan aan de directeur.

• 2 In afwijking van het eerste lid kunnen directeuren bevoegdheden met betrekking tot personeelsaangelegenheden, genoemd in het eerste lid, onder a tot en met d, doorverlenen aan functionarissen die rechtstreeks ressorteren onder rechtstreeks onder hen ressorterende functionarissen voor zover dit noodzakelijk is vanwege de organisatiestructuur van de directie en voorzover de plaatsvervangend secretaris-generaal daar schriftelijk mee instemt.

• 3 Onverminderd het bepaalde in het eerste lid kunnen directeuren, na voorafgaande schriftelijke toestemming van de plaatsvervangend secretaris-generaal, hun vertegenwoordigingsbevoegdheden doorverlenen aan functionarissen van een ander organisatieonderdeel, mits de betreffende functionaris daarmee schriftelijk instemt.

• 4 De (door)verlening van (onder-)mandaat, volmacht en machtiging kan uitsluitend bij een schriftelijk besluit geschieden.

• 1 Deze regeling treedt in werking met ingang van de tweede dag na de dagtekening van de Staatscourant waarin deze regeling wordt geplaatst en werkt terug tot en met 1 januari 2004.

• 2 Deze regeling wordt aangehaald als: Organisatie-, mandaat- en volmachtbesluit plaatsvervangend secretaris-generaal SZW 2004.