Beleidsregels preventief toezicht op vennootschappen 2005

Voor iedere aanvraag van een verklaring van geen bezwaar dienen meerdere aanvraagformulieren te worden ingevuld.

Formulier A: algemeen aanvraagformulier in geval van oprichting van een rechtspersoon;

Formulier B: aanvraagformulier in geval van oprichting door een natuurlijke persoon;

Formulier C: aanvraagformulier in geval van oprichting door een rechtspersoon;

Formulier F: aanvraagformulier in geval van oprichting door een natuurlijke persoon, die de feitelijke beleidsbepaler c.q. uiteindelijk belanghebbende is bij de op te richten rechtspersoon, voor zover niet reeds een formulier B is ingevuld;

Formulier G: aanvraagformulier in geval van oprichting door een rechtspersoon, die de feitelijke beleidsbepaler c.q. uiteindelijk belanghebbende is bij de op te richten rechtspersoon, voor zover niet reeds een formulier C is ingevuld;

Om een verklaring van geen bezwaar aan te vragen voor oprichting van een naamloze, een besloten vennootschap of een Societas Europaea dient gebruik te worden gemaakt van de aanvraagformulieren A en B en/of C en/of F en/of G. Voor een spoedige administratieve afhandeling is het van belang dat de formulieren volledig zijn ingevuld en ondertekend door de oprichters, de te benoemen bestuurders, de aandeelhouders, en de notaris.

Ingevulde en ondertekende aanvraagformulieren zijn onbeperkt geldig mits de ingevulde gegevens niet zijn gewijzigd.

Elektronische aanvraagformulieren dienen ondertekend door de aanvrager en de notaris in het dossier van de notaris te worden gevoegd en bewaard.

Per aanvraag voor een verklaring van geen bezwaar voor de oprichting van een naamloze vennootschap, een besloten vennootschap of een Societas Europaea, geldt het volgende:

1. Formulier A

Formulier A dient altijd volledig te worden ingevuld en meegezonden; hierop is geen uitzondering mogelijk.

Bij vraag 1.2 van het formulier A dienen de feitelijke werkzaamheden te worden vermeld zoals omschreven dan wel te omschrijven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel.

2. Formulier B

Formulier B dient in zijn geheel te worden ingevuld door de (Nederlandse of buitenlandse) natuurlijk persoon die bij de oprichting is betrokken als oprichter, als aandeelhouder en/of als bestuurder. Wanneer dat meer dan één natuurlijke persoon is, dient per natuurlijk persoon die als oprichter, aandeelhouder en/of bestuurder fungeert, een formulier B te worden ingevuld.

Uitzondering op het volledig invullen:

Indien de natuurlijk persoon voldoet aan de volgende criteria kan volstaan worden met het invullen van de vragen 1.1 tot en met 2.3.

De tot eerste bestuurder te benoemen natuurlijk persoon is bestuurder of werknemer van:

• a. een structuurvennootschap;

• b. een vennootschap waarvan de effecten zijn genoteerd aan een gereglementeerde effectenbeurs in de zin van artikel 1, onderdeel e van de Wet Toezicht Effectenverkeer 1995;

• c. een overheidslichaam;

• d. een rechtspersoon die volgens zijn laatst vastgestelde jaarrekening een eigen vermogen heeft van € 454.000,– of meer;

• e. een dochtermaatschappij van een hiervoor onder a tot en met d genoemde rechtspersoon, mits deze rechtspersoon bij de oprichting 95% of meer van alle aandelen neemt en daarmee de doorslaggevende macht verkrijgt.

Buitenlandse natuurlijke personen die buiten Nederland wonen en verblijven behoeven de vragen 1.1 en 2.1 van de vragenlijst B niet te beantwoorden en de vragen 2.2 en 2.3 slechts voorzover de partner een Nederlandse nationaliteit heeft, in Nederland woont en/of de afgelopen 8 jaar in Nederland heeft gewoond.

3. Formulier C

Formulier C dient in zijn geheel te worden ingevuld door de (Nederlandse of buitenlandse) rechtspersoon die bij de oprichting is betrokken als oprichter, als aandeelhouder en/of als bestuurder. Wanneer dat meer dan één rechtspersoon is, dient per rechtspersoon die als oprichter, aandeelhouder en/of bestuurder fungeert, een formulier C te worden ingevuld.

Bij vraag 1.2 van het formulier C dienen de feitelijke werkzaamheden te worden vermeld zoals omschreven dan wel te omschrijven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel.

Uitzonderingen op het volledig invullen:

In een aantal gevallen kan bij aanvraagformulier C worden volstaan met het invullen van vraag 1.1. t/m vraag 1.5. Deze regel geldt in het geval één van de oprichters is:

• a. een structuurvennootschap;

• b. een vennootschap waarvan de effecten zijn genoteerd aan een gereglementeerde effectenbeurs in de zin van artikel 1, onderdeel e van de Wet Toezicht Effectenverkeer 1995;

• c. een overheidslichaam;

• d. een rechtspersoon die volgens zijn laatst vastgestelde jaarrekening een eigen vermogen heeft van € 454.000,– of meer;

• e. een dochtermaatschappij van een hiervoor onder a tot en met d genoemde rechtspersoon, mits deze rechtspersoon bij de oprichting 95% of meer van alle aandelen neemt en daarmee de doorslaggevende macht verkrijgt;

• f. een bestuurder (rechtspersoon) van een rechtspersoon, zoals hiervoor onder a tot en met d genoemd, die ten aanzien van de op te richten vennootschap zal worden benoemd tot eerste bestuurder. Ook hier geldt: mits de betreffende rechtspersoon genoemd onder a tot en met d, bij de oprichting 95% of meer van alle aandelen neemt en daarmee de doorslaggevende macht verkrijgt.

Buitenlandse rechtspersonen die buiten Nederland zijn gevestigd behoeven vraag 1.3 van de vragenlijst C niet te beantwoorden.

De minister behoudt zich in alle gevallen de bevoegdheid voor toch de volledige invulling van de vragenlijsten B en C te verlangen en hij kan de verstrekte gegevens controleren.

Uitzondering voor wat betreft de ondertekening van de aanvraagformulieren C:

Indien een oprichtende rechtspersoon, zijnde een besloten vennootschap, een naamloze vennootschap of een Societas Europaea, nog niet is opgericht, kunnen daarvoor nog ongetekende ingevulde aanvraagformulieren C worden ingediend . In dat geval dient de oprichtende rechtspersoon, eenmaal zelf opgericht, vóór de oprichting (dus vóór het passeren van de akte) ongewijzigd ingevulde vragenformulieren te ondertekenen die de notaris in het betreffende dossier dient te bewaren. De minister behoudt zich evenwel het recht voor deze vragenformulieren ten behoeve van de misbruiktoets bij de notaris op te vragen.

Indien de oprichtende rechtspersoon niet wordt opgericht dient de notaris zowel de eerder afgegeven verklaring van geen bezwaar van de oprichtende rechtspersoon als van de op te richten rechtspersoon onverwijld terug te sturen.

4. Formulier F en G

De formulieren F en G dienen gebruikt te worden om de gegevens te vermelden van andere dan de in de formulieren B en C genoemde (rechts)personen die bij de oprichting zijn betrokken als feitelijk beleidsbepaler(s) en uiteindelijk belanghebbende(n). Formulier F ziet op natuurlijke personen, formulier G op rechtspersonen. In het algemeen wordt onder de uiteindelijke belanghebbende diegene verstaan die economisch gerechtigd is tot het vermogen van de vennootschap, dan wel diegene die uiteindelijk zeggenschap heeft over het bestuur van de vennootschap. Bij oprichtingen door trustkantoren worden onder uiteindelijke belanghebbenden (ultimate beneficial owners) verstaan, de perso(o)n(en) die

feitelijk zeggenschap heeft of hebben over, of de voordelen geniet(en) die zijn voortgebracht door, de vennootschap of een of meer vennootschappen of rechtspersonen behorende tot de groep waarvan die vennootschap deel uitmaakt.

Uitzonderingen op het volledig invullen

In een aantal gevallen kan bij aanvraag formulier G worden volstaan met het invullen van de vragen 1.1 t/m 1.3, 2.1. en 2.2. De uitzonderingen betreffen de hierboven bij de formulier C onder a. t/m f. vermelde (rechts)personen.

Mede op basis van het gestelde in de Wet toezicht trustkantoren geldt voor aanvragen van trustkantoren tot afgifte van een verklaring van geen bezwaar voor de door hen op te richten vennootschappen een bijzondere administratieve afhandeling. In de toelichting bij deze Beleidsregels wordt hier nader op ingegaan.

Met betrekking tot de termijn van afhandeling zijn de bepalingen van de Algemene Wet Bestuursrecht van toepassing.

In sommige gevallen kan voor de verklaring van geen bezwaar aanspraak worden gemaakt op een spoedprocedure.

Voor alle spoedaanvragen geldt de algemene regel dat gelijktijdig met de aanvraag om een verklaring van geen bezwaar een verklaring van de notaris moet worden bijgevoegd, waarin deze verklaart dat aan de criteria voor een voorrangsbehandeling, zoals die hieronder worden genoemd, wordt voldaan, alsmede dat alle mee te zenden stukken compleet zijn. In de situatie hieronder genoemd onder 2.b. dient eveneens de verklaring van de curator te worden meegezonden.

Op grond van de volgende criteria komen aanvragen, mits bij de aanvraag aangetoond, voor een spoedbehandeling in aanmerking:

• 1. Aanvragen voor een verklaring van geen bezwaar door oprichtende vennootschappen die:

  • a. ter beurze zijn genoteerd aan een gereglementeerde effectenbeurs in de zin van artikel 1, onderdeel e van de Wet Toezicht Effectenverkeer 1995;

  • b. deel uitmaken van een groep waar volgens het laatst verschenen jaarverslag meer dan 100 werknemers in dienst zijn;

  • c. een eigen vermogen hebben van meer dan 13 miljoen euro.

• 2.

  • a. Aanvragen voor een verklaring van geen bezwaar, noodzakelijk voor het verkrijgen van een contract of een project, waarbij aannemelijk wordt gemaakt dat werkgelegenheid wordt geschapen voor minimaal 9 personen;

  • b. Aanvragen voor een verklaring van geen bezwaar waardoor werkgelegenheid in stand wordt gehouden voor minimaal 9 personen (b.v. overname van een failliet bedrijf m.m.v. de curator).

• 3. Aanvragen voor een verklaring van geen bezwaar die noodzakelijk zijn voor de emissie van obligaties (de zogenaamde bond-issues).

• 4. Aanvragen om een verklaring van geen bezwaar voor de oprichting van een dochtermaatschappij van een Nederlandse rechtspersoon, die bestemd is ter uitvoering van een project in het buitenland (de zgn. tendervennootschappen) waarbij als voorwaarde is opgenomen dat in de statuten wordt vermeld dat het niet verkrijgen van het project de ontbinding van de rechtspersoon (de dochtermaatschappij) tot gevolg heeft (artikel 19, eerste lid, onder b, van Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek).

• 5. Aanvragen voor een verklaring van geen bezwaar door Nederlandse of buitenlandse overheidslichamen of daarmee vergelijkbare instanties, waarin gemotiveerd wordt aangeven waarom men een spoedbehandeling verlangt.

• 6. Aanvragen voor een verklaring van geen bezwaar die noodzakelijk zijn voor het afsluiten van belangrijke contracten, waarin wordt aangetoond dat de aanvraag onmogelijk eerder had kunnen worden ingediend.

• 7. Aanvragen voor een verklaring van geen bezwaar op grond van fiscale argumenten voor zover zij zijn ingegeven door veranderde fiscale wetgeving die ertoe kan leiden dat het bedrijfsleven groot nadeel wordt berokkend indien een vennootschappelijke herstructurering niet tijdig kan worden gerealiseerd. Aanvragen op grond van andere fiscale argumenten komen niet voor een spoedbehandeling in aanmerking.

In de procedures bij het afgeven van een verklaring van geen bezwaar kunnen reeds verstrekte gegevens wijzigen. Voor iedere wijziging dient een formulier E te worden ingevuld. Daarbij is het van belang in welke fase de aanvraag zich bevindt. Voor iedere nieuwe aanvraag dienen opnieuw leges te worden voldaan.

De volgende situaties kunnen worden onderscheiden:

• • De verklaring van geen bezwaar is nog niet verleend en er doen zich wijzigingen voor in de gegevens die zijn ingevuld op formulier A, B en/of C.

  Het is slechts mogelijk gegevens te wijzigen nadat een aanvraag in onderzoek is genomen. Voor het wijzigen van de gegevens dient de notaris het formulier waarop de wijziging betrekking heeft tezamen met een formulier E toe te sturen. Op het betreffende formulier dient duidelijk te worden aangegeven welke gegevens gewijzigd worden (bijvoorbeeld door de gewijzigde tekst te arceren).

  De verklaring van geen bezwaar is verleend en er doen zich wijzigingen voor in de gegevens die zijn ingevuld op formulier A,B en/of C.

  Voor het wijzigen van de gegevens dient de notaris het formulier waarop de wijziging betrekking heeft tezamen met een formulier E toe te sturen en de reeds afgegeven verklaring van geen bezwaar bij te voegen. Op het betreffende formulier dient duidelijk te worden aangegeven welke gegevens gewijzigd worden (bijvoorbeeld door de gewijzigde tekst te arceren). Het betreft een nieuwe aanvraag.

  De zogenaamde wijzigingen achteraf zijn derhalve niet meer mogelijk.

• • De oprichting gaat niet door. Dit dient te worden aangegeven middels toezending van een formulier E en indien de verklaring van geen bezwaar reeds is verleend, dient deze te worden bijgevoegd.

  De aanvraag voor een verklaring van geen bezwaar is in een eerder stadium buiten behandeling gesteld, dan wel ingetrokken. Een nieuwe aanvraag dient volledig als bijlage bij het formulier E te worden gevoegd, waarop het B.V.-nummer wordt vermeld .

• • De geldigheidsduur van de verklaring van geen bezwaar is verlopen. Een nieuwe aanvraag dient volledig als bijlage bij het formulier E te worden gevoegd, waarop het B.V.-nummer wordt vermeld.

• • De verklaring van geen bezwaar is verleend, de akte is nog niet verleden en er is sprake van een (tik)fout in de verklaring. De verklaring dient als bijlage bij het formulier E te worden gevoegd.

• • De verklaring van geen bezwaar is verleend, de akte van oprichting of statutenwijziging is verleden en gebleken is dat er in de akte kennelijke spel- en/of schrijffouten of kennelijke misslagen staan vermeld. In die gevallen is het mogelijk dat een akte van rectificatie wordt opgemaakt. De akte van rectificatie dient tezamen met een formulier E te worden ingediend.

• • De verklaring is verleend, de oprichtingsakte is verleden en er is sprake van een aandelenoverdracht binnen een jaar na oprichting, waardoor wijzigingen in de zeggenschap optreden, zoals bedoeld in de SER besluit Fusiegedragsregels 2000. In dat geval dient de notaris ten aanzien van de verkrijgende aandeelhouder(s) compleet ingevulde aanvraagformulieren B en/of C in te sturen tezamen met een formulier E alsmede ten aanzien van de overdragende aandeelhouders op te geven hoeveel aandelen de overdragende aandeelhouder overhoudt.

In artikel 64 en 175 van Boek 2 BW is bepaald dat de akte van oprichting binnen drie maanden na de dagtekening van de verklaring van geen bezwaar moet zijn verleden, op straffe van verval van de verklaring. Op grond van gewichtige redenen kan deze termijn éénmalig met ten hoogste drie maanden worden verlengd. Een verzoek tot verlenging van de geldigheid van een verklaring van geen bezwaar dient schriftelijk en gemotiveerd tezamen met formulier E tien werkdagen vóór het verstrijken van de geldigheidsduur bij de Minister van Justitie, de Dienst Justis, ter attentie van de Afdeling Integriteit Bedrijfsleven te zijn ontvangen. Redenen van overmacht (onvoorziene omstandigheden, die niet zijn gelegen in financiële omstandigheden) kunnen aanleiding zijn om de geldigheidsduur van een verklaring van geen bezwaar éénmaal te verlengen. Indien de termijn waarbinnen de akte moet zijn gepasseerd is verlopen dient een nieuwe verklaring van geen bezwaar te worden aangevraagd middels een formulier E.