Circulaire toepassing Herzieningswet Kadasterwet I

Stukken kunnen in elektronische vorm ter inschrijving worden aangeboden als onderdeel van een elektronisch bericht dat bestaat uit één of meerdere bestanden. Het bericht dient te worden voorzien van de elektronische handtekening van de aanbieder. Dit hoeft geen gekwalificeerde elektronische handtekening te zijn.

In het elektronische bericht dienen in ieder geval te zijn opgenomen:

• a. het verzoek tot inschrijving;

• b. een afschrift van het in te schrijven stuk;

• c. voorzover van toepassing, elektronische afschriften van de bijlagen, of de bewijsstukken waarvan de inschrijving al dan niet wordt voorgeschreven;

• d. de elektronische handtekening van het elektronische bericht en het bijbehorende certificaat;

• e. de elektronische handtekening van het afschrift van het in te schrijven stuk en het bijbehorende certificaat, en

• f. voorzover van toepassing, de elektronische handtekeningen op de elektronische afschriften van de bijlagen, of de bewijsstukken waarvan de inschrijving al dan niet wordt voorgeschreven, alsmede de daarbij behorende certificaten.

Een afschrift van een bijlage kan tezamen met het afschrift van het stuk waar deze bijlage deel van uitmaakt, in een elektronisch bestand of in een afzonderlijk elektronisch bestand worden aangeboden.

In het verzoek tot inschrijving dient met de naam van de betrokken Kadastervestiging en een verwijzing naar het register ‘hypotheken 3’ of ‘hypotheken 4’ aangegeven te worden voor welk register het stuk dat ter inschrijving wordt aangeboden bestemd is.

In het verzoek tot inschrijving dient voorts een dossierkenmerk vermeld te worden, dat voorafgegaan wordt door één van de volgende letters:

• a. in geval van een inschrijving van stukken betreffende feiten die betrekking hebben op een recht van hypotheek: de letter H;

• b. in geval van een inschrijving van stukken betreffende feiten die betrekking hebben op een inbeslagneming: de letter B;

• c. in geval van een inschrijving van stukken betreffende de doorhaling van een recht van hypotheek of een inbeslagneming: de letter D;

• d. in geval van een inschrijving van stukken betreffende feiten die betrekking hebben op een overdracht van een perceel naar één of twee verkrijgers: de letter M, en

• e. in geval van alle overige inschrijvingen: de letter O.

Het elektronische afschrift van het in te schrijven stuk, alsmede de elektronische afschriften van de bijlagen, dienen te voldoen aan de eisen, genoemd in paragraaf 2.2 van de ‘Technische handleiding elektronisch aanleveren’.

Indien dit noodzakelijk is om voldoende raadpleegbaar te zijn of om te voldoen aan de eisen genoemd in paragraaf 2.2 van de ‘Technische handleiding elektronisch aanleveren’, kan het elektronische afschrift van een tekening of een foto verdeeld worden over een aantal doorlopend genummerde deeltekeningen of deelfoto’s. Bij het afschrift dient in dat geval een overzichtstekening gevoegd te worden, waarop de ligging van de deeltekeningen of deelfoto’s ten opzichte van elkaar dient te worden vermeld onder toevoeging van de nummers van de deeltekeningen of de deelfoto’s.

Indien op het elektronische afschrift van een tekening een schaalverhouding is vermeld, dienen daarnaast ook de afmetingen te worden vermeld op grond waarvan deze schaalverhouding van de tekening is berekend.

Indien ter verkrijging van een inschrijving door de aanbieder stukken voor bewijs (hierna: bewijsstukken) dienen te worden aangeboden, die niet hoeven te worden ingeschreven, kunnen die stukken in elektronische vorm worden overgelegd, mits daarbij het volgende in acht wordt genomen:

• – Indien het origineel van het bewijsstuk is voorzien van een elektronische handtekening, dient bij het afschrift van dit stuk een verklaring van een certificatiedienstverlener te worden gevoegd, inhoudende dat de elektronische handtekening op het originele stuk is gebaseerd op een gekwalificeerd certificaat, onder toevoeging van de volgende gegevens:

  • a. de naam van degene die het originele stuk heeft voorzien van een elektronische handtekening, zoals blijkt uit het bij de elektronische handtekening behorende certificaat;

  • b. de identiteitscode van voornoemd certificaat, en

  • c. de naam van de certificatiedienstverlener die voornoemd certificaat heeft afgegeven.

• – Indien het origineel van het bewijsstuk is opgemaakt in papieren vorm, kan een door een notaris of een waarnemend notaris voor eensluidendheid gewaarmerkt elektronisch afschrift worden overgelegd, mits de notaris of de waarnemend notaris tevens een bewijsstuk overlegt waaruit blijkt dat hij bevoegd is om als notaris, dan wel waarnemend notaris op te treden.

Indien in een ter inschrijving aangeboden stuk in elektronische vorm verklaringen zijn opgenomen van een persoon die verklaart notaris of waarnemend notaris te zijn, dient in het verzoek tot inschrijving een bewijsstuk opgenomen te worden, waaruit blijkt dat die persoon bevoegd is om als notaris, dan wel waarnemend notaris op te treden. Dit bewijsstuk mag niet ouder zijn dan twee jaar.

Indien het bewijsstuk wordt geleverd door middel van een specifiek attribuut in het gekwalificeerde certificaat waarop de elektronische handtekening van de notaris of de waarnemend notaris gebaseerd is, dient de certificatiedienstverlener dit attribuut te baseren op inlichtingen van de Koninklijke Notariële Beroepsorganisatie.

Indien een stuk, alsmede een bijlage, in elektronische vorm bij de Dienst wordt aangeboden, dan dient het desbetreffende elektronische afschrift van die documenten voorzien te zijn van een verklaring die inhoudt dat het digitale document een equivalent is van het doorgaans schriftelijke origineel van dat document.

De verklaring, die hierna wordt aangeduid als equivalentieverklaring, wordt op zodanige wijze in het elektronische afschrift opgenomen, dat na omzetting van het desbetreffende elektronische bestand naar een leesbare tekst de verklaring aan de voet van het afschrift verschijnt.

Indien het elektronische afschrift van een tekening of een foto is verdeeld over een aantal doorlopend genummerde deeltekeningen of deelfoto’s, dient de equivalentieverklaring opgenomen te worden aan de voet van de overzichtstekening.

Indien het elektronische afschrift van een bijlage tezamen met het afschrift of het uittreksel van het stuk waarvan de bijlage deel uitmaakt, in een elektronisch bestand is aangeboden, dient dit bestand te worden voorzien van één (gemeenschappelijke) equivalentieverklaring.

Indien het afschrift van een bijlage wordt aangeboden in een apart bestand, dient dit bestand afzonderlijk voorzien te worden van een equivalentieverklaring.

Is het elektronische afschrift van een bijlage voorafgaand aan de inschrijving op basis van artikel 11b, vijfde lid, van de Kadasterwet, bij de Dienst in bewaring genomen, dan hoeft dit afschrift niet voorzien te worden van een equivalentieverklaring. In plaats daarvan dient de equivalentieverklaring aan de voet van het afschrift of het uittreksel van het stuk waarvan de bijlage deel uitmaakt, uitgebreid te worden met een verklaring, inhoudende dat het in bewaring genomen afschrift van de bijlage inhoudelijk een volledige en juiste weergave is van de originele bijlage. In de equivalentieverklaring dient voorts het betrokken depotnummer te worden vermeld.

De equivalentieverklaring dient voorzien te worden van een elektronische handtekening door:

• a. indien het notariële akten en notariële verklaringen betreft: een notaris of een waarnemend notaris;

• b. indien het rechterlijke uitspraken betreft: de desbetreffende griffier, dan wel een notaris of een waarnemend notaris;

• c. indien het een proces-verbaal van inbeslagneming betreft: de desbetreffende deurwaarder of procureur, dan wel een notaris of een waarnemend notaris;

• d. indien het een instelling van een rechtsvordering, of een indiening van een verzoekschrift ter verkrijging van een rechterlijke uitspraak betreft: degene die het ter inschrijving aangeboden stuk voor afschrift heeft getekend, dan wel een notaris of een waarnemend notaris;

• e. indien het andere dan de onder a tot en met d bedoelde stukken betreft: de ondertekenaars van die stukken, dan wel één of meer van hen die daartoe uitdrukkelijk in het stuk zijn gemachtigd, dan wel een notaris of een waarnemend notaris.

Tot de onder e genoemde stukken behoren ook de akten van levering die zijn ondertekend door een tot het opmaken van akten van levering bevoegd verklaarde zaakwaarnemer of scheepsmakelaar. De door een daartoe bevoegde persoon ondertekende stukken mogen elektronisch worden aangeleverd door iedereen die als elektronische aanbieder is geregistreerd.

De equivalentieverklaring dient de vermelding van de naam, de voornamen en de woonplaats met het adres te bevatten van degene die de verklaring voorziet van een elektronische handtekening. Indien de verklaring van eensluidendheid echter wordt ondertekend door een notaris, waarnemend notaris, gerechtsdeurwaarder, griffier dan wel een advocaat of procureur, kan in plaats van de woonplaats met het adres worden vermeld:

• a. de benaming van het ambt en de plaats van vestiging van de notaris of de waarnemend notaris, dan wel de gerechtsdeurwaarder;

• b. de benaming van het ambt en de standplaats van de griffier, of

• c. de benaming van de hoedanigheid van de advocaat of de procureur en de plaats van vestiging van de advocaat of procureur.

Indien het origineel van een stuk dat onderdeel uitmaakt van een in elektronische vorm ter inschrijving aan te bieden stuk, is voorzien van een elektronische handtekening, dienen in de equivalentieverklaring op het afschrift van het eerstgenoemde stuk nog de volgende gegevens toegevoegd te worden:

• a. de naam van degene die het originele stuk heeft voorzien van een elektronische handtekening, zoals blijkt uit het bij de elektronische handtekening behorende certificaat;

• b. de identiteitscode van dit certificaat;

• c. de naam van de certificatiedienstverlener die het certificaat heeft afgegeven.

Na de ontvangst van een ter inschrijving aangeboden stuk in elektronische vorm zendt de bewaarder de aanbieder van dit stuk een bewijs van ontvangst als bedoeld in artikel 18 van Boek 3 van het Burgerlijk Wetboek. Het bewijs van ontvangst wordt opgemaakt zoals is beschreven in § 2.3.8 dan wel § 2.3.9 van de ‘Technische handleiding elektronisch aanleveren’ en wordt door de bewaarder gewaarmerkt en voorzien van een elektronische handtekening.

Na de inschrijving van een stuk in elektronische vorm zendt de bewaarder de aanbieder van het ingeschreven stuk een elektronisch bewijs van inschrijving als bedoeld in artikel 13, tweede lid, van de Kadasterwet. Het bewijs van inschrijving wordt opgemaakt zoals is beschreven in § 2.3.10 van de ‘Technische handleiding elektronisch aanleveren’ en wordt door de bewaarder gewaarmerkt en voorzien van een elektronische handtekening.

Indien de bewaarder overeenkomstig artikel 11a, tweede lid, van de Kadasterwet gebruik maakt van zijn bevoegdheid om een bericht niet te aanvaarden, doet hij hiervan met bekwame spoed doch uiterlijk binnen 24 uur na het tijdstip van ontvangst van het bericht, langs elektronische weg mededeling aan de aanbieder van dat bericht. Deze mededeling voldoet aan § 2.3.6 van de ‘Technische handleiding elektronisch aanleveren’.

Indien de bewaarder voorts overeenkomstig artikel 11a, derde lid, van de Kadasterwet besluit om ook andere berichten van de aanbieder niet te aanvaarden, wordt dit eveneens met bekwame spoed door hem aan de aanbieder meegedeeld door middel van een bericht in papieren vorm.

Naar aanleiding van voornoemde mededeling kan de aanbieder verzoeken om in de gelegenheid te worden gesteld om aan te tonen dat hij in staat is te voldoen aan de eisen die gelden voor het in elektronische vorm toezenden van stukken. De aanbieder kan daartoe bij de bewaarder een door hem gedagtekend en ondertekend verzoek als bedoeld in artikel 11a, vierde lid, eerste zin, van de Kadasterwet indienen.

Na ontvangst van dit verzoek stelt de bewaarder een onderzoek in, waarbij hij door middel van testberichten als bedoeld in hoofdstuk 4 van de ‘Technische handleiding elektronisch aanleveren’ nagaat of de betrokken aanbieder bij het in elektronische vorm toezenden van berichten ter inschrijving van stukken in staat is te voldoen aan de regels, bedoeld in artikel 11a, eerste lid, eerste zin, onder a tot en met f, van de Kadasterwet, en de voorwaarden, bedoeld in deze circulaire.

De bewaarder deelt de aanbieder de uitkomsten van zijn onderzoek mede door middel van een door hem gedagtekende en ondertekende verklaring. In de verklaring vermeldt de bewaarder de uitkomsten van het onderzoek, alsmede of zijn beslissing om ook andere berichten van de aanbieder niet te aanvaarden komt te vervallen en, zo dat niet het geval is, tevens de reden daarvan.

Indien de inschrijving van een stuk dat in elektronische vorm is aangeboden, wordt geweigerd, kan een hernieuwd verzoek tot inschrijving van dat stuk worden gedaan door middel van een verzoek dat de vorm heeft van bijlage 3 bij deze circulaire.

Een hernieuwd verzoek tot inschrijving in elektronische vorm dient voorzien te zijn van de elektronische handtekening van:

• a. de oorspronkelijke aanbieder, dan wel

• b. een persoon die bevoegd is tot het opmaken van het stuk waarop het hernieuwde verzoek tot inschrijving betrekking heeft.

Geschiedt het hernieuwde verzoek tot inschrijving in papieren vorm, dan dient de hernieuwde aanbieding van bijlagen tezamen met de indiening van het verzoek tot hernieuwde inschrijving in papieren vorm plaats te vinden.

De elektronische handtekening, bedoeld in artikel 7e, eerste lid, van de Kadasterwet, dient te worden aangemaakt met de techniek van de digitale handtekening; door de integriteitswaarde van het elektronische bericht overeenkomstig § 3.3 van de ‘Technische handleiding elektronisch aanleveren’ te berekenen en te versleutelen.

Na ontvangst van een elektronisch bericht controleert de bewaarder in de eerste plaats of de elektronische handtekeningen die zijn opgenomen in het bericht en in de daarin opgenomen elektronische bestanden zijn gebaseerd op certificaten die zijn afgegeven door een certificatiedienstverlener die door de ondertekenaar bij de Dienst is aangemeld in het formulier ‘Aanmelding elektronisch aanleveren’.1

Vervolgens controleert de bewaarder aan de hand van een door de certificatiedienstverlener ter beschikking te stellen certificaten-revocatielijst waarop de certificatiedienstverlener bijhoudt welke uitgegeven certificaten zijn ingetrokken, of de betreffende certificaten nog geldig zijn.

Tenslotte controleert de bewaarder of het elektronische bericht ongewijzigd bij de Dienst is aangekomen. De bewaarder ontsleutelt daartoe eerst de ‘gewone’ elektronische handtekening in het elektronische bericht, en vervolgens de digitale handtekeningen die zijn opgenomen in de in dit bericht opgenomen bestanden, op de in § 3.3 van de ‘Technische handleiding elektronisch aanleveren’ beschreven wijze.

De bewaarder maakt in het elektronische gedeelte van de openbare registers een aantekening van elke digitale handtekening waarvan een aan de Dienst verzonden bericht is voorzien. Deze aantekening bevat de volgende gegevens ten aanzien van de ondertekenaar en het certificaat waarop de digitale handtekening is gebaseerd:

• a. de naam van de ondertekenaar, zoals die de bewaarder is gebleken uit het certificaat;

• b. de identiteitscode van het certificaat, en

• c. de naam van de certificatiedienstverlener die het certificaat heeft afgegeven.

Voor de overige eisen die worden gesteld aan het gebruik van de digitale handtekening certificaten wordt verwezen naar hoofdstuk 3 van de ‘Technische handleiding elektronisch aanleveren’.

De cliënten van de Dienst kunnen ingevolge artikel 11a, eerste lid, van de Kadasterwet een verzoek indienen tot vaststelling van een afwijkend uitwisselingsprotocol. Zo’n verzoek houdt in dat een cliënt verzoekt om bij het aanbieden van stukken in elektronische vorm andere standaarden te mogen gebruiken dan in de Kadasterwet en in deze circulaire zijn voorgeschreven.

Een verzoek tot vaststelling van een afwijkend uitwisselingsprotocol kan in papieren vorm worden ingediend bij de hoofdbewaarder.

Het verzoek kan worden toegewezen, mits voldaan is aan de volgende voorwaarden:

• a. het afwijkende uitwisselingsprotocol doet geen afbreuk aan de doelstelling van elektronische gegevensuitwisseling;

• b. het afwijkende uitwisselingsprotocol past bij het gebruik van geavanceerde elektronische handtekeningen, en

• c. de kosten die voortvloeien uit het afwijkende uitwisselingsprotocol worden gedragen door degene die het verzoek indient.

De hoofdbewaarder deelt na ontvangst van het verzoek binnen een redelijke termijn mede of een afwijkend uitwisselingsprotocol zal worden vastgesteld en doet daarbij een opgave van de hieraan verbonden kosten.

Voor de overige eisen voor het elektronisch aanleveren van stukken wordt verwezen naar hoofdstuk 2 van de ‘Technische handleiding elektronisch aanleveren’.

Het afschrift van het stuk dat in papieren vorm ter inschrijving wordt aangeboden, hoeft vanaf 1 september 2005 niet meer te worden gesteld op de door het Kadaster verstrekte formulieren ‘Hypotheken 3’ of ‘Hypotheken 4’. In plaats daarvan kan het afschrift van het in papieren vorm in te schrijven stuk gesteld worden op een wit papier van A4-formaat van standaardkwaliteit, dat voorzien is van een marge van 2 cm aan de boven- en de onderzijde en een marge van 5 cm aan de linkerzijde. Voorst dient – afhankelijk van het register waarin inschrijving dient te geschieden – aan de linker onderzijde binnen de vrij te houden marge van 2 cm de tekst ‘Hypotheken 3’ of de tekst ‘Hypotheken 4’ te worden opgenomen.

Op het afschrift van een stuk dat bestemd is voor de openbare registers voor schepen of luchtvaartuigen dient voorts voor de tekst ‘Hypotheken 3’ of de tekst ‘Hypotheken 4’ voor schepen de afkorting ‘SC’ en voor luchtvaartuigen de afkorting ‘LU’ te worden geplaatst.

Elke pagina van het afschrift dient rechtsboven te worden voorzien van een paginanummer, waarbij de nummering op de eerste pagina van het afschrift aanvangt met nummer 1. Parafering van elke pagina van het afschrift is niet meer nodig.

Indien een stuk in papieren vorm ter inschrijving wordt aangeboden en een tekening of een foto in papieren vorm deel uitmaakt van dit stuk, dient het afschrift van de tekening of de foto te worden opgenomen aan de voet van het afschrift of het uittreksel van het stuk waarvan het deel uitmaakt, boven de verklaring van eensluidendheid.

Indien de tekening of de foto echter een groter formaat heeft dan A4-formaat, dient naast het afschrift of het uittreksel van het stuk waarvan de tekening of de foto deel uitmaakt, een afzonderlijk afschrift van de tekening of de foto te worden aangeboden, dat eveneens voorzien is van een verklaring van eensluidendheid.

Is de tekening of de foto vervaardigd op een groter formaat dan A0-formaat, dan dient het afschrift van die tekening of die foto verdeeld te worden over een aantal doorlopend genummerde bladen op A0-formaat en dient bij het afschrift een overzichtstekening gevoegd te worden. Op de overzichtstekening wordt de ligging van de bladen ten opzichte van elkaar vermeld onder toevoeging van de bladnummers. De verklaring van eensluidendheid dient gesteld te worden aan de voet van het afschrift van het blad met het hoogste nummer.

Indien een stuk, alsmede tekeningen, foto’s en andere stukken die daarvan deel uitmaken, in papieren vorm bij de Dienst wordt aangeboden, dan dient het desbetreffende afschrift van die documenten in papieren vorm voorzien te zijn van een verklaring van eensluidendheid als bedoeld in artikel 11, eerste lid, van de Kadasterwet.

De verklaring van eensluidendheid dient te worden gesteld aan de voet van het afschrift en dient de verklaring te bevatten dat het afschrift eensluidend is met het ter inschrijving aangeboden stuk. In de verklaring dienen voorts de naam, de voornamen en de woonplaats met het adres te worden vermeld van degene die de verklaring ondertekent. Indien de verklaring van eensluidendheid ondertekend wordt door een notaris, waarnemend notaris, gerechtsdeurwaarder, griffier dan wel een advocaat of procureur, kan in plaats van de woonplaats met het adres worden vermeld:

• a. de benaming van het ambt en de plaats van vestiging van de notaris of de waarnemend notaris, dan wel de gerechtsdeurwaarder;

• b. de benaming van het ambt en de standplaats van de griffier, of

• c. de benaming van de hoedanigheid van de advocaat of de procureur en de plaats van vestiging van de advocaat of procureur.

Na de inschrijving van een stuk dat in papieren vorm is aangeboden zendt de bewaarder de aanbieder van het ingeschreven stuk een verklaring van inschrijving als bedoeld in artikel 13, eerste lid, van de wet. De verklaring van inschrijving heeft de volgende vorm:

‘Dit stuk is ingeschreven ten kantore van de Dienst voor het kadaster en de openbare registers te .......... op .............. om ....... uur in register ....... in deel ....... en nummer ......’

Het tijdstip van inschrijving wordt uitgedrukt in uur en minuut.

De aanbieder kan een verzoek tot inbewaringneming indienen bij de bewaarder door middel van het formulier dat de vorm heeft van bijlage 4 bij deze circulaire. Indien de bijlage echter een tekening betreft, die deel uit zal gaan maken van een stuk dat betrekking heeft op de splitsing van een onroerende zaak in appartementsrechten, dient het verzoek tot inbewaringneming gelijktijdig met het verzoek tot vaststelling van een complexnummer te worden gedaan door middel van het formulier dat de vorm heeft van bijlage 5 bij deze circulaire.

Het verzoek tot inbewaringneming dient voorzien te zijn van een exemplaar van de bijlage en een daaraan toegekend uniek kenmerk.

Een afschrift van een bijlage kan in elektronische vorm door de Dienst in bewaring worden genomen, indien de aanbieder dit verzoekt en dit bijdraagt aan een doelmatige inschrijving in de openbare registers of bijwerking van de kadastrale registratie.

Het verzoek tot inbewaringneming van een elektronisch afschrift van een bijlage dient in enkelvoud te worden ingediend.

De aanbieder kan een verzoek tot inbewaringneming van een bijlage in papieren vorm indienen bij de bewaarder tot uiterlijk twee weken voordat het stuk waarvan de bijlage deel uitmaakt, ter inschrijving wordt aangeboden.

Een afschrift van een bijlage in papieren vorm kan door de Dienst in bewaring worden genomen, indien de aanbieder dit verzoekt en dit bijdraagt aan de raadpleegbaarheid van het afschrift van de tekening of de foto in de openbare registers.

Het verzoek tot inbewaringneming van een afschrift van een bijlage in papieren vorm dient in tweevoud te worden ingediend.