Statuut agentschap Nationaal Archief

In deze regeling wordt verstaan onder:

• a. minister: Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap,

• b. ministerie: Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap,

• c. het Nationaal Archief: de rijksarchiefdienst, bedoeld in artikel 25, eerste lid, van de Archiefwet 1995, en

• d. directeur van het Nationaal Archief: algemene rijksarchivaris, bedoeld in artikel 25, eerste lid, van de Archiefwet 1995.

Het agentschap Nationaal Archief is een baten-lastendienst als bedoeld in artikel 10, eerste lid, van de Comptabiliteitswet 2001.

Het Nationaal Archief richt de bedrijfsvoering met inachtneming van deze regeling, naar eigen inzicht in, onverminderd het Organisatie- en mandaatbesluit OCW 2005 en onverminderd de bevoegdheid van de secretaris-generaal tot het vaststellen van regelingen die voor het gehele ministerie gelden.

• 1 Het Nationaal Archief heeft tot taak:

  • a. het uitvoeren van de bij of krachtens de Archiefwet 1995 vastgestelde taken, en

  • b. het ondersteunen van de minister in diens bestuurlijke en wetgevende taken.

• 2 De taken, bedoeld in het eerste lid, onderdeel b, omvatten:

  • a. het adviseren van de minister inzake het archiefbeleid en de wetgeving op het terrein van de archieven,

  • b. het verrichten van onderzoek en het ontwikkelen van methoden en technieken op het terrein van de archieven,

  • c. het functioneren als kenniscentrum op het gebied van digitalisering, conservering en beheer van archieven als gedocumenteerde verschijningsvorm van het cultureel erfgoed,

  • d. het namens de minister uitoefenen van diens bevoegdheden op grond van de gemeenschappelijke regelingen met betrekking tot de regionale historische centra, met uitzondering van het benoemen van bestuursleden en het wijzigen van de rijksbijdragen aan de regionale historische centra,

  • e. het beheren van het budget voor de rijksbijdragen aan de regionale historische centra,

  • f. het adviseren over wijzigingen van de rijksbijdragen aan de regionale historische centra, en

  • g. het geven van voorlichting aan het publiek over de Archiefwet 1995, het archiefbeleid van de minister en de collectie van het Nationaal Archief.

Het Nationaal Archief kan marktactiviteiten verrichten, voorzover deze activiteiten onlosmakelijk verbonden zijn met het uitvoeren van de taken, bedoeld in artikel 4. Het betreft de volgende activiteiten:

• a. het verhuren van depotruimte aan derden, met gebruikmaking van restcapaciteit,

• b. het verzorgen van publicaties met betrekking tot archieven,

• c. het adviseren inzake conservering en digitalisering van archieven, of

• d. overige marktactiviteiten, voorzover daarvoor toestemming is verleend door de minister.

• 1 Het Nationaal Archief stelt eenmaal per vier jaar een beleidsplan op waarin de doelstellingen, de daaruit volgende resultaten en de te bereiken doelgroepen op hoofdlijnen worden beschreven. Het beleidsplan wordt vastgesteld door de minister.

• 2 Jaarlijks vóór 1 december dient de directeur van het Nationaal Archief bij de Directeur-Generaal Cultuur en Media een jaarplan in met daarin opgenomen een begroting voor het daarop volgende jaar.

• 3 In het jaarplan worden de aard en de omvang van de voorgenomen activiteiten beschreven. Daarbij wordt aangegeven welke belangen en resultaten het Nationaal Archief met de activiteiten nastreeft, op welke wijze de activiteiten zullen worden uitgevoerd en voor welke doelgroepen zij zijn bestemd.

• 4 De begroting geeft inzicht in de baten en lasten van de afzonderlijk te verrichten activiteiten en op te leveren producten van dat jaar. De begroting is voorzien van een toelichting per begrotingspost.

• 1 Jaarlijks vóór 1 april dient de directeur van het Nationaal Archief bij de Directeur-Generaal Cultuur en Media een jaarrekening en een jaarverslag in die inzicht geven in de geleverde prestaties, waarbij een vergelijking wordt gemaakt met het jaarplan.

• 2 De jaarrekening en het jaarverslag worden opgesteld overeenkomstig de regelgeving van het Ministerie van Financiën. Daarbij wordt zoveel mogelijk aangesloten bij Boek 2, Titel 9, van het Burgerlijk Wetboek.

De Directie Financieel-Economische Zaken ziet erop toe dat de inrichting van de administratieve organisatie van het Nationaal Archief, de daarin opgenomen maatregelen van interne controle en de vastlegging daarvan in een handboek administratieve organisatie voldoen aan de eisen die de Directie Financieel-Economische Zaken daaraan pleegt te stellen.

De Auditdienst onderzoekt of de jaarrekening in overeenstemming is met de van toepassing zijnde verslaggevingsvoorschriften. Daarnaast wordt nagegaan of de in de jaarrekening opgenomen financiële informatie rechtmatig is en deugdelijk wordt weergegeven.

De Directie Personeel en Organisatie verleent aan het Nationaal Archief de volgende diensten:

• a. het verzorgen van de in- en uitvoer van gegevens van de Interdepartementale personeelsadministratie, het betalen van de daaraan verbonden kosten en het desgevraagd verschaffen van inlichtingen dienaangaande,

• b. het doorgeven van belangrijke interdepartementale informatie op het terrein van personeel en organisatie,

• c. het vertegenwoordigen van de minister in personele zaken van het Nationaal Archief bij de rechtbank en de Centrale Raad van Beroep door een daartoe door de minister gemachtigde ambtenaar van de Directie Personeel en Organisatie, en

• d. het behandelen van aanvragen van het Nationaal Archief voor middelen ten behoeve van specifiek personeelsbeleid.

Contacten met de media over archiefzaken, waaronder het verspreiden van persberichten, worden onderhouden door de directeur van het Nationaal Archief, met dien verstande dat contacten met de media over zaken van politiek, bestuurlijk of financieel belang die kunnen leiden tot publicitaire ophef of tot kamervragen, na overleg met de Directie Voorlichting plaatsvinden.

• 1 Bij of krachtens de Archiefwet 1995 voorgeschreven bekendmakingen in de Staatscourant worden verzorgd door het Nationaal Archief.

• 2 De kosten die het Nationaal Archief maakt voor de in het eerste lid bedoelde bekendmakingen, worden bij het ministerie in rekening gebracht.

Het Statuut agentschap rijksarchiefdienst (Stcrt. 1996, 34) wordt ingetrokken.

Dit besluit treedt in werking met ingang van de tweede dag na de dagtekening van de Staatscourant waarin het wordt geplaatst.

Dit besluit wordt aangehaald als: Statuut agentschap Nationaal Archief.