Circulaire Dienstreizenproblematiek

Vanaf het moment waarop de fiscale behandeling van reiskostenvergoedingen is gewijzigd is er een discussie gaande over de inzet van privé-vervoermiddelen voor dienstreizen en de hoogte van de vergoeding die daarvoor dient te worden toegekend. Met deze circulaire wordt beoogd die discussie te beëindigen door een scherper beleid ten aanzien van dienstreizen te formuleren.

Dienstreizen vinden plaats in opdracht van het bevoegd gezag. Dit impliceert dat het bevoegd gezag primair in het voor die reizen noodzakelijke vervoer dient te voorzien. Uitgangspunt daarbij is dat dienstreizen met het openbaar vervoer worden ondernomen. Indien dienstreizen naar het oordeel van het bevoegd gezag niet of niet doelmatig met het openbaar vervoer kunnen worden gemaakt dient het bevoegd gezag op andere wijze adequaat dienstvervoer te regelen (dienstauto, taxi, huurauto enz.). Als het beschikbaar stellen van adequaat dienstvervoer niet mogelijk is dienen de werkzaamheden in beginsel te worden aangepast aan de verminderde vervoerscapaciteit. Wanneer dit ook geen optie is kunnen deze dienstreizen met privé-vervoermiddelen worden gemaakt. Op grond van het bepaalde bij artikel 7 van het Reisbesluit binnenland en artikel 2, eerste lid, van de Reisregeling binnenland heeft de ambtenaar die zijn eigen motorvoertuig inzet voor het ondernemen van een dergelijke dienstreis recht op een vergoeding van € 0,28 per kilometer.

Volgens de fiscale wetgeving mag voor het zakelijk gebruik van privé-vervoermiddelen een belastingvrije vergoeding worden toegekend van maximaal € 0,19 per kilometer. Dit betekent dat over hogere kilometervergoedingen in beginsel loonheffingen zijn verschuldigd. Loonheffingen over bovenmatige reiskostenvergoedingen worden niet door de werkgever gecompenseerd. Als gebruik wordt gemaakt van de in de Reiskostenregeling binnenland opgenomen mogelijkheid om kilometervergoedingen van meer dan € 0,19 en kilometervergoedingen van minder dan € 0,19 te salderen kunnen de loonheffingen worden beperkt of zelfs achterwege blijven.

Bij het arbeidsvoorwaardenoverleg over de CAO Rijk 2005–2006 werd door de bonden naar voren gebracht dat onvrede bij medewerkers over het niet compenseren door de werkgever van de financiële gevolgen van de fiscale wetgeving ter zake van reiskostenvergoedingen, het hier en daar ontbreken van adequaat dienstvervoer en de wijze waarop gestreefd wordt naar een minimale inzet van privé-vervoermiddelen, bij een aantal dienstonderdelen tot spanningen heeft geleid.

Naar aanleiding daarvan is in de Arbeidsvoorwaardenovereenkomst sector Rijk 2005–2006 vastgelegd dat samen met de bonden een onderzoek zal worden gedaan naar concrete gevallen waarin structureel sprake is van spanningen tussen het bevoegd gezag en de betrokken ambtenaren. Dit onderzoek is inmiddels afgerond.

Uit dat onderzoek komt naar voren dat met name bepaalde categorieën ambtenaren, gelet op de aard van de werkzaamheden en de omstandigheden waaronder deze moeten worden verricht, zich uit efficiency-overwegingen of in het belang van de klant (moreel) verplicht voelen om voor dienstreizen gebruik te maken van de eigen auto. Voorts is vastgesteld dat in bepaalde situaties het dienstbelang of bedrijfseconomische redenen het bevoegd gezag noodzaken een beroep te doen op de privé-auto van de ambtenaar. In die situaties is het bevoegd gezag met de betrokken ambtenaren van oordeel dat een hogere vergoeding, ter compensatie van de financiële gevolgen van de fiscale wetgeving, gerechtvaardigd is. Niet is gebleken dat het bevoegd gezag ambtenaren direct dan wel indirect heeft gedwongen om voor dienstreizen gebruik te maken van de eigen auto. Tot slot is een veel gehoorde klacht van de uitvoering/salarisadministraties dat de fiscale salderingsregeling veel extra administratieve lasten (voor zowel de werknemer als de werkgever) met zich meebrengt.

In verband met het vorenstaande zal het beleid i.c. de regelgeving met betrekking tot het maken van dienstreizen worden aangepast. Uitgangspunt daarbij blijft dat het opdracht geven en mogelijk maken van dienstreizen een zaak van de werkgever is en dat deze moet voorzien in het voor die reizen adequate vervoer. Het gebruik van privé-vervoermiddelen moet daarom tot bijzondere situaties beperkt blijven.

In verband daarmee zal het toekennen van de in artikel 2, eerste lid, van de Reisregeling binnenland genoemde vergoeding in het vervolg per betreffende ambtenaar dienen te worden onderbouwd en vastgelegd in de administratie.

Het gebruik van privé-vervoermiddelen is geïndiceerd in het geval waarin een dienstreis absoluut noodzakelijk is, deze reis naar het oordeel van het bevoegd gezag niet of niet op doelmatige wijze per openbaar vervoer kan worden gemaakt en voor die reis geen adequaat dienstvervoer beschikbaar is.

Er is sprake van het niet of niet doelmatig per openbaar vervoer kunnen reizen indien bijvoorbeeld een of meer van de volgende omstandigheden zich voordoen:

• a. er rijdt geen openbaar vervoer naar de plaats waar de werkzaamheden moeten worden verricht;

• b. er moet niet draagbare bagage of zeer kostbare apparatuur worden vervoerd;

• c. de afstand tussen de dichtstbijzijnde halte van het openbaar vervoer en de plaats waar de werkzaamheden moeten worden verricht bedraagt meer dan 1 kilometer;

• d. tijdens (een gedeelte van) de reis is de veiligheid van de ambtenaar en/of de meegevoerde bagage in het geding;

• e. de bedrijfsarts is van oordeel dat om medische redenen geen gebruik mag worden gemaakt van het openbaar vervoer;

• f. er moeten verschillende adressen op dezelfde dag worden bezocht die niet in elkaars nabijheid liggen;

• g. het begin of einde van de werkzaamheden maken het gebruik van openbaar vervoer (over een deel van het traject) onmogelijk;

• h. de reisafstand in combinatie met de onzekerheid over de aanwezigheid van de te bezoeken klant maken het gebruik van openbaar vervoer inefficiënt;

• i. een zwaarwegend dienstbelang sluit het gebruik van openbaar vervoer uit.

Indien het gebruik van een privé-vervoermiddel tijdens een dienstreis is geïndiceerd bestaat, ongeacht het daadwerkelijk gebruikte vervoermiddel, voor het traject dat met dat vervoermiddel wordt afgelegd aanspraak op een bruto vergoeding van € 0,37 per kilometer.

Na inhouding van loonheffingen zal dit in de meeste gevallen resulteren in een kilometervergoeding van ongeveer € 0,28 netto.

Vooruitlopend op de aanpassing van de ter zake betrekking hebbende regelgeving verzoek ik u met ingang van 1 augustus 2006 uitvoering te geven aan deze circulaire. De kilometervergoeding van € 0,37 geldt met terugwerkende kracht tot 1 januari 2006.

Het vorenstaande betekent dat voor dienstreizen die tussen 1 januari 2006 en 1 augustus 2006 zijn gemaakt en waarvoor een kilometervergoeding van € 0,28 is toegekend, een nabetaling van € 0,09 per kilometer dient plaats te vinden. Toetsing aan de hiervoor onder a. t/m i. genoemde criteria kan voor die reizen achterwege blijven. De mate waarin deze nabetaling fiscaal belast is hangt af van de mogelijkheid tot saldering met kilometervergoedingen van minder dan € 0,19.

Ten einde alle ambtenaren op gelijke wijze over het vorenstaande te informeren verzoek ik u voor uw berichtgeving gebruik te maken van de als bijlage bij deze circulaire gevoegde tekst.