Basisselectiedocument-onderwijsinstelllingen bve-sector
Selectielijst voor het handelen van de onderwijsinstellingen in het beroepsonderwijs
en de volwasseneneducatie
Vanaf 1996
MBO Raad
Doxis Informatiemanagers
versie september 2006
Lijst van afkortingen
AMvB: Algemene maatregel van bestuur
AOC: Agrarisch opleidingscentrum
BPV: Beroepspraktijkvorming
BSD: Basis selectiedocument
BVE: Beroepsonderwijs en volwasseneneducatie
CREBO: Centraal Register Beroepsopleidingen
CvB: College van Bestuur
IBG: Informatie Beheer Groep
IPC: Innovatie- en praktijkcentrum
JO: Jaarlijks onderzoek
KBB: Kenniscentra beroeponderwijs bedrijfsleven
MBO: Middelbaar Beroepsonderwijs
NO: Nader onderzoek
OER: Onderwijs- en examenregeling
OKV: Onderwijs kwaliteitsverbetering
PIVOT: Project Invoering Verkorting Overbrengingstermijn
PKO: Periodiek kwaliteitsonderzoek
RAD: Rijksarchiefdienst
RIO: Rapport Institutioneel Onderzoek
ROC: Regionaal opleidingscentrum
RvT: Raad van Toezicht
SGO: Stichting Geschillencommissies Onderwijs
WEB: Wet educatie en beroepsonderwijs
WvSv: Wetboek van strafvordering
Verantwoording
Wettelijk kader voor de selectie van overheidsarchieven
Ingevolge artikel 3 van de Archiefwet 1995 (Stb. 1995, 276) dient de overheid haar archiefbescheiden in goede, geordende en
toegankelijke staat te brengen en te bewaren. Onder ‘archiefbescheiden’ worden niet
slechts papieren documenten te verstaan, maar alle bescheiden, die, ongeacht hun vorm,
door een overheidsorgaan zijn ontvangen of opgemaakt en naar hun aard bestemd zijn
daaronder te berusten. Ook digitaal vastgelegde informatie valt dus onder de werking
van de archiefwetgeving.
Het in goede en geordende staat bewaren van archiefbescheiden houdt onder meer in
dat een overheidsarchief op gezette tijden wordt geschoond. In dat verband schrijft
de Archiefwet 1995 (Stb. 1995, 276) zowel een vernietigingsplicht (art. 3) als de overbrengingsplicht (art. 12) voor. Beide plichten rusten op degene die de bestuurlijke verantwoordelijkheid draagt
voor het beheer van het desbetreffende archief: de zorgdrager.
De verplichting tot overbrenging bepaalt dat de zorgdrager zijn archiefbescheiden
die niet voor vernietiging in aanmerking komen en ouder zijn dan twintig jaar ter
blijvende bewaring overbrengt naar een archiefbewaarplaats. Wat de archiefbescheiden
van de ministeries en de Hoge Colleges van Staat betreft, is de aangewezen archiefbewaarplaats
het Nationaal Archief in Den Haag. Het Nationaal Archief is een onderdeel van de Rijksarchiefdienst
(RAD). Deze dienst ressorteert onder de Minister van OCW en staat onder leiding van
de Algemeen Rijksarchivaris.
In verband met de selectie van hun archiefbescheiden zijn zorgdragers verplicht hiertoe
selectielijsten op te stellen. In een selectielijst dient te worden aangegeven welke
archiefbescheiden voor vernietiging, dan wel voor blijvende bewaring in aanmerking
komen. Voorts dient een selectielijst de termijnen aan te geven waarna de te vernietigen
bestanddelen dienen te worden vernietigd.
Een selectielijst is naar haar aard een duurzaam instrument. Het ligt in de rede dat
een organisatie een vastgestelde lijst niet eenmalig toepast maar (zonodig in geactualiseerde
vorm) blijft hanteren om de periodieke aanwas van archiefmateriaal te selecteren.
Een selectielijst vormt zo een belangrijk onderdeel van het instrumentarium voor het
beheer van de documentaire informatievoorziening in een overheidsorganisatie.
Bij het ontwerpen van een selectielijst dient krachtens art. 2, lid 1 van het Archiefbesluit 1995 (Stb. 1995, 671) rekening gehouden te worden met:
-
– de taak van het desbetreffende overheidsorgaan;
-
– de verhouding van dit overheidsorgaan tot andere overheidsorganen;
-
– de waarde van de archiefbescheiden als bestanddeel van het cultureel erfgoed;
-
– het belang van de in de bescheiden voorkomende gegevens voor overheidsorganen, recht-
of bewijszoekenden en historisch onderzoek.
Voorts moeten ingevolge art. 3 van het Archiefbesluit 1995 (Stb. 1995, 671) bij het ontwerpen van een selectielijst ten minste betrokken zijn
een deskundige op het gebied van de organisatie en taken van het desbetreffende overheidsorgaan,
een deskundige ten aanzien van het beheer van de archiefbescheiden van dat orgaan
en (een vertegenwoordiger van) de Algemeen Rijksarchivaris.
Wat betreft de geldigheidsduur van de selectielijst wordt uitgegaan van de wettelijke
periode van twintig jaar vanaf de vaststelling. Dit laat uiteraard onverlet dat de
selectielijst (of een bepaald onderdeel daarvan) binnen deze termijn zal komen te
vervallen, indien dit mocht worden bepaald bij de vaststelling (via de aangewezen
archiefwettelijke weg) van een nieuwe dan wel herziene selectielijst.
Doel en werking van het Basis Selectiedocument
Een Basis Selectiedocument (BSD) is een bijzondere vorm van een selectielijst. In
de regel heeft een BSD niet zozeer betrekking op (alle) archiefbescheiden van één
(enkele) organisatie, als wel op het geheel van de bescheiden die de administratieve
neerslag vormen van het overheidshandelen op een bepaald beleidsterrein. Een BSD kan
bestaan uit één of meer selectielijsten.
Een BSD wordt opgesteld op basis van institutioneel onderzoek. In een Rapport Institutioneel
Onderzoek (RIO) worden de taken en bevoegdheden van alle actoren op een beleidsterrein
beschreven. Het niveau waarop geselecteerd wordt, is dus niet dat van de stukken zelf,
maar dat van de handelingen waarvan die archiefbescheiden de administratieve neerslag
vormen. Een BSD is derhalve geen opsomming van (categorieën) stukken, maar een lijst
van handelingen waarbij elke handeling is voorzien van een waardering en indien van
toepassing een vernietigingstermijn.
Het opgestelde ontwerp-BSD wordt voorgelegd aan de Raad van Cultuur en op verschillende
plaatsen ter inzage gelegd. Na eventuele wijziging van het ontwerp-BSD kan worden
overgegaan tot de vaststelling. Het BSD wordt vastgesteld in een gezamenlijk besluit
van de minister belast met het cultuurbeleid (tegenwoordig de minister van OCW) en
de betrokken zorgdrager(s).
Functies van het BSD
-
– Voor de zorgdrager is het BSD van belang voor de bedrijfsvoering als mogelijke basis
voor ordeningsplannen.
-
– Voor de zorgdrager dient het BSD als verantwoording tegenover de recht- en bewijszoekende
burger, die de mogelijkheid heeft tijdens de ter inzage legging invloed uit te oefenen
op het bewaar- en vernietigingsbeleid (Archiefbesluit 1995, art.2, eerste lid, onder d).
-
– Voor de minister belast met het cultuurbeleid (vertegenwoordigd door de Algemeen Rijksarchivaris)
vormt het BSD samen met het verslag van het driehoeksoverleg de verantwoording inzake
het bewaarbeleid vanuit het cultureel-historisch belang (Archiefbesluit 1995, art. 2, eerste lid, onder c).
-
– Voor de Centrale Archief Selectiedienst is het BSD (tezamen met het RIO) het uitgangspunt
voor de Institutionele Toegangen.
De afbakening van het beleidsterrein
Dit BSD is gebaseerd op het Rapport Institutioneel Onderzoek ‘BVE onderwijsinstellingen’
en geldt als aanvulling op het institutioneel onderzoek ‘de draden van de WEB’ (rapport
48). Het heeft uitsluitend betrekking op de taken en de handelingen van de onderwijsinstellingen
vanaf 1996 en die vallen onder de werking van de Wet educatie en beroepsonderwijs.
Doelstellingen van de overheid op het beleidsterrein
Het doel van de onderwijsinstellingen in het beroepsonderwijs en de volwasseneneducatie
is onderwijs te verzorgen gericht op de ontplooiing en theoretische en praktische
beroepsvoorbereiding van haar deelnemers. In de op de onderwijsinstellingen van toepassing
zijnde Wet educatie en beroepsonderwijs wordt het als volgt omschreven:
‘Educatie is gericht op de bevordering van de persoonlijke ontplooiing ten dienste
van het gemeenschappelijk functioneren van volwassenen door de ontwikkeling van kennis,
inzicht, vaardigheden en houdingen op een wijze die aansluit bij hun behoefte, mogelijkheden
en ervaringen alsmede op maatschappelijke behoeften.’ (WEB 1995, art. 1.2.1. eerste lid)
‘Beroepsonderwijs is gericht op de theoretische en praktische voorbereiding voor de
uitoefening van beroepen, waarvoor een beroepskwalificerende opleiding is vereist
of dienstig kan zijn. Het beroepsonderwijs bevordert tevens de algemene vorming en
de persoonlijke ontplooiing van de deelnemers en draagt bij tot het maatschappelijk
functioneren.’ (WEB 1995, art. 1.2.1 tweede lid)
De actoren op het beleidsterrein, voor zover hun selectielijsten in dit BSD zijn
opgenomen
In dit BSD wordt de neerslag van het handelen van de volgende actoren gewaardeerd
op bewaren dan wel vernietigen.
De onderwijsinstelling:
Hier worden bedoeld de instellingen die vanaf 1996 het beroepsonderwijs en de educatie
verzorgen waarop de Wet educatie en beroepsonderwijs van toepassing is, te weten de ROC’s, AOC’s, IPC’s, vakscholen en overige instellingen.
Wanneer er sprake is van de onderwijsinstelling als actor kan de feitelijke uitvoer
van de handeling liggen bij: een geleding binnen de instelling, een commissie of een
functionaris.
College van bestuur en Raad van Toezicht:
Het CvB en de RvT vormen het bestuur van de hiervoor genoemde instellingen. In veel
instellingen functioneert het College van Bestuur onder de Raad van Toezicht en hebben
zij de leiding over de voorbereiding en de uitvoering van het beleid van de instelling
en de coördinatie van de dagelijkse gang van zaken en van het beheer van de instelling.
Commissie van beroep voor examens:
De Commissie behandelt klachten van deelnemers die zijn ingediend naar aanleiding
van beslissingen van de examencommissie dan wel examinatoren. De Commissie wordt door
het bestuur van een onderwijsinstelling ingesteld.
Totstandkoming
Een belangrijk deel van de informatie is verkregen uit de samenwerking met zowel de
MBO Raad als verschillende onderwijsinstellingen. De onderstaande instellingen en
personen hebben meegewerkt aan de totstandkoming:
Helicon opleidingen dhr. P. Koenraadt
Koning Willem I College dhr. H. Iedema
ROC Noorderpoortcollege dhr. A. Vlaardingerbroek
ROC Rijn IJssel mw. E. Bremer
ROC van Amsterdam mw. N. Eekhoudt
ROC van Twente dhr. P. Moekotte
dhr. T. Olthof
Wellantcollege mw. M. van Walt van Praag
MBO Raad: mw. L. van Hekken-Oostrom
dhr. H. Kempers
De bovengenoemde mensen willen wij hartelijk bedanken voor alle waardevolle informatie
die zij hebben aangereikt.
Selectiedoelstelling
Het BSD is opgesteld in overeenstemming met de selectiedoelstelling van de RAD/PIVOT.
Tijdens de behandeling van de ontwerp-Archiefwet 1995 in de Tweede Kamer verwoordde
de Minister van WVC op 13 april 1994 deze doelstelling als volgt: het mogelijk maken
van een reconstructie van de hoofdlijnen van het handelen van de overheid. Door het
Convent van Rijksarchivarissen is de selectiedoelstelling vertaald als ‘het selecteren
van handelingen van de overheid om bronnen voor de kennis van de Nederlandse samenleving
en cultuur veilig te stellen voor blijvende bewaring’.
Selectiecriteria
Uitgaande van de algemene selectiedoelstelling heeft PIVOT in 1998 een (gewijzigde)
lijst van algemene selectiecriteria geformuleerd. Met behulp van die algemene criteria
wordt in een BSD een waardering toegekend aan de handelingen die door middel van het
institutioneel onderzoek in kaart zijn gebracht.
De algemene selectiecriteria van PIVOT zijn positief geformuleerd; het zijn bewaarcriteria.
Is een handeling op grond van een criterium gewaardeerd met B (‘blijvend te bewaren’),
dan betekent dit dat de administratieve neerslag van die handeling te zijner tijd
geheel dient te worden overgebracht naar het Nationaal Archief.
De neerslag van een handeling die niet aan één van de selectiecriteria voldoet, wordt
op termijn vernietigd. De waardering van de desbetreffende handeling luidt dan V (‘vernietigen’),
onder vermelding van de periode waarna de vernietiging dient plaats te vinden. De
neerslag die uit dergelijke handelingen voortvloeit, is dus niet noodzakelijk geacht
voor een reconstructie van het overheidshandelen op hoofdlijnen.
Algemeen selectiecriterium
1. Handelingen die betrekking hebben op voorbereiding en bepaling van beleid op hoofdlijnen
Toelichting: Hieronder wordt verstaan agendavorming, het analyseren van informatie, het formuleren
van adviezen met het oog op toekomstig beleid, het ontwerpen van beleid of het plannen
van dat beleid, alsmede het nemen van beslissingen over de inhoud van beleid en terugkoppeling
van beleid. Dit omvat het kiezen en specificeren van de doeleinden en de instrumenten.
2. Handelingen die betrekking hebben op evaluatie van beleid op hoofdlijnen
Toelichting: Hieronder wordt verstaan het beschrijven en beoordelen van de inhoud, het proces
of de effecten van beleid. Hieruit worden niet per se consequenties getrokken zoals
bij terugkoppeling van beleid.
3. Handelingen die betrekking hebben verantwoording van beleid op hoofdlijnen aan
andere actoren
Toelichting: Hieronder valt tevens het uitbrengen van verslag over beleid op hoofdlijnen aan andere
actoren of ter publicatie.
4. Handelingen die betrekking hebben op (her)inrichting van organisaties belast met
beleid op hoofdlijnen
Toelichting: Hieronder wordt verstaan het instellen, wijzigen of opheffen van organen, organisaties
of onderdelen daarvan.
5. Handelingen die bepalend zijn voor de wijze waarop beleidsuitvoering op hoofdlijnen
plaatsvindt
Toelichting: Onder beleidsuitvoering wordt verstaan het toepassen van instrumenten om de gekozen
doeleinden te bereiken.
6. Handelingen die betrekking hebben op beleidsuitvoering op hoofdlijnen en direct
zijn gerelateerd aan of direct voortvloeien uit voor het Koninkrijk der Nederlanden
bijzondere tijdsomstandigheden en incidenten
Toelichting: Bijvoorbeeld in het geval de ministeriële verantwoordelijkheid is opgeheven en/of
wanneer er sprake is van oorlogstoestand, staat van beleg of toepassing van noodwetgeving.
Overigens kan, ingevolge artikel 5, onder e, van het Archiefbesluit 1995 neerslag van bepaalde, als te vernietigen gewaardeerde handelingen, betreffende personen
en/of gebeurtenissen van bijzonder cultureel of maatschappelijk belang, van vernietiging
worden uitgezonderd.
Naast de algemene criteria kunnen er in een BSD, eveneens binnen het kader van de
selectiedoelstelling, in overleg met de RAD beleidsterrein-specifieke criteria worden
geformuleerd. Deze criteria worden doorlopend genummerd, waarbij wordt aangesloten
bij de zes algemene criteria (dus vanaf 7).
De vernietigingstermijnen van de neerslag van de met ‘V’ (= vernietigen) gewaardeerde
handelingen zijn vastgesteld in overleg met deskundigen van dit ministerie op dit
terrein.
Verslag van de vaststellingsprocedure
In 2005 is het ontwerp-BSD door de BVE Raad namens de BVE-instellingen aan destijds
de Staatssecretaris van OCW aangeboden, waarna deze het ter advisering heeft ingediend
bij de Raad voor Cultuur (RvC). Tijdens het vaststellingsproces heeft er een naamswijziging
plaatsgevonden. De Bve Raad staat vanaf 1 september 2006 bekend als MBO Raad. Dit
is ook in het RIO aangepast.
Van het gevoerde driehoeksoverleg over de waarderingen van de handelingen is een verslag
gemaakt, dat tegelijk met het BSD naar de RvC is verstuurd.
Vanaf 1 juni 2006 lag de selectielijst gedurende acht weken ter publieke inzage bij
de registratiebalie van het Nationaal Archief evenals bij de MBO Raad en bij de rijksarchieven
in de provincie/regionaal historische centra, hetgeen was aangekondigd in de Staatscourant
en in het Archievenblad.
Op 26 juli 2006 bracht de RvC advies uit (arc-2006.03029/6), hetwelk aanleiding heeft
gegeven tot de volgende wijziging in de ontwerp-selectielijst:
– Toevoegen B (5) onderwijsvernieuwingsprojecten bij handeling 40;
Daarop werd het BSD op 6 september 2006 door de Algemene Rijksarchivaris, namens de
minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap vastgesteld (kenmerk C/S&A/06/2013).
Leeswijzer van de handelingen
De handelingen worden beschreven in handelingenblokken. Daarin worden de volgende
items beschreven:
Handelingnr.: Dit is het volgnummer van de handeling. Dit nummer is overgenomen uit
het RIO.
Handeling: Dit is een complex van activiteiten die een actor verricht ter vervulling
van een taak of op grond van een bevoegdheid. In de praktijk komt een handeling meestal
overeen met een procedure of een werkproces.
Periode: Hier staat het tijdvak vermeld gedurende welke jaren de handeling is verricht.
Wanneer er geen eindjaar staat vermeld wordt de handeling nog steeds uitgevoerd.
Grondslag: Dit is de wettelijke basis op grond waarvan de actor de handeling verricht.
Vermeld worden:
de naam (citeertitel) van de wet, de Algemene Maatregel van Bestuur, het Koninklijk
Besluit of de ministeriële regeling;
het betreffende artikel en lid daarvan;
de vindplaats, dwz. de vermelding van Staatsblad of Staatscourant
wijzigingen in de grondslag en het vervallen hiervan.
Wanneer er geen wettelijke grondslag voor een handeling bestaat, kan de bron worden
genoemd waarin de betreffende handeling staat vermeld.
Product: Hier staat het product vermeld waarin de handeling resulteert of zou moeten
resulteren. Opsommingen geven een indicatie van de producten en zijn niet altijd uitputtend.
Vaak wordt volstaan met een algemeen omschreven eindproduct.
Opmerking: Deze aanvullende informatie wordt slechts vermeld wanneer de strekking
van de handeling toelichting behoeft.
Waardering: Waardering van de handeling in B (bewaren) of V (vernietigen).
Indien vernietigen, dan vermelding van de vernietigingstermijn.
Indien bewaren, dan vermelding van het gehanteerde selectiecriterium.
Eventueel een nadere toelichting op de waardering.
Handelingen die voortkomen uit openbaar gezag taken
(52)
Handeling: Het schorsen van een leerling
Grondslag: WEB art. 8.1.1 en art. 8.1.3
Periode: 1996–
Product: Besluit (reglement)
Toelichting: Het bevoegd gezag stelt de inspectie in kennis van het genomen besluit.
Waardering: V5
(53)
Handeling: Het weigeren of verwijderen van een leerling voor een opleiding
Actor: College van Bestuur/Raad van Toezicht
Grondslag: WEB art. 8.1.1 en art. 8.1.3
Periode: 1996–
Product: Besluit (zie 74, reglement)
Toelichting: Het bevoegd gezag stelt de inspectie in kennis van het genomen besluit.
Waardering: V5
(58)
Handeling: Het afnemen van examens
Grondslag: Examenbesluit M.B.O. 1992, art. 2 en WEB, art. 7.4.6
Periode: 1996–
Product: Protocol
Toelichting: Onder protocol wordt verstaan een door de voorzitter en de secretaris
van de examencommissie getekende uitslagenlijst. Als deze niet beschikbaar is binnen
de instelling dienen certificaten, diploma en cijferlijst gelijk te worden gewaardeerd.
Waardering: V30
(63)
Handeling: Het doen van een uitspraak over een beslissing van de examencommissie of
examinatoren
Actor: Commissie van beroep voor examens
Grondslag: WEB, art. 7.5.2
Periode: 1996–
Product: Uitspraak
Waardering: V10 na uitspraak
Handelingen die voortkomen uit wettelijke taken
(1)
Handeling: Het in-/aanstellen van een bestuur of een centrale directie
Grondslag: WEB art. 9.1.4
Periode: 1996–
Product: Benoeming van bestuurs- of directieleden
Waardering: Instellingsbesluiten B4, V7 overig
(2)
Handeling: Het vaststellen van een bestuursreglement en het informeren van de Minister
van OCW hierover.
Grondslag: WEB, art. 9.1.1 en 9.1.7
Periode: 1996–
Product: Bestuursreglement
Waardering: B1
(5)
Handeling: Het opstellen van een jaarverslag
Grondslag: WEB, art. 2.5.4
Periode: 1996–
Product: Jaarverslag
Waardering: B3
(6)
Handeling: Het oprichten van een onderwijsinstelling
Bron: Informatie verkregen van mevr. E. Bremer, bestuurssecretaris ROC Rijn IJssel,
Arnhem
Periode: 1996–
Product: Oprichtingsbescheiden
Toelichting: Het gaat hier om bescheiden als: stichtingsakte(n), statuten, uittreksel
Kamer van Koophandel. Het kan hier ook gaan om het overdragen van het gezag aan een
ander orgaan, zoals bedoeld in art. 9.1.1 tot en met 9.1.3 van de WEB 1995.
Waardering: B4
(8)
Handeling: Het vaststellen (en versturen aan de Minister van OCW) van een eindafrekening
bij opheffing instelling
Grondslag: WEB, art. 2.8.2
Periode: 1996–
Product: Eindafrekening
Waardering: B4 eindafrekening, V7 overig
(9)
Handeling: Het verstrekken van gegevens aan de Minister van OCW aangaande herplaatsing
van deelnemers bij beëindiging dan wel opheffing van de school.
Grondslag: WEB, art. 2.8.2
Periode: 1996–
Product: Overdrachtsdocument
Waardering: V10
(10)
Handeling: Het beheren en uitvoeren van de financiële administratie
Grondslag: WEB, art. 2.8.3
Periode: 1996–
Product: Financieel administratieve bescheiden, grootboeken, bank- en giroafschriften
Waardering: V7
(11)
Handeling: Het opstellen van een begroting
Grondslag: WEB, art. 2.5.2
Periode: 1996–
Product: Begroting
Waardering: V7
(12)
Handeling: Het opstellen van een jaarrekening
Grondslag: WEB, art. 2.5.3
Periode: 1996–
Product: Jaarrekening
Waardering: B3
(13)
Handeling: Het voorbereiden en vaststellen van beleid m.b.t. de formatie van personeel
van de instelling
Grondslag: WEB, art. 4.1.1
Periode: 1996–
Product: Beleidsplan
Waardering: V7
(15)
Handeling: Het uitvoeren van arbeidsvoorwaarden- en personeelsbeleid
Bron: WEB, art. 4.1.2
Periode: 1996–
Product: Personeelsdossiers, uitvoeringsregelingen en procedures
Waardering: V10 na beëindiging dienstverband
(18)
Handeling: Het aanmelden van de klacht bij een Commissie van Beroep
Grondslag: WEB, art. 4.1.6
Periode: 1996–
Product: Correspondentie
Waardering: V5
(19)
Handeling: Het verstrekken van inlichtingen aan de Commissie van Beroep
Grondslag: WEB, art. 4.1.7
Periode: 1996–
Product: Correspondentie
Waardering: V10
(25)
Handeling: Het indienen van een verzoek tot het verzorgen van beroepsopleidingen bij
de Minister van OCW
Grondslag: WEB, art. 6.1.1
Periode: 1996–
Product: Correspondentie
Waardering: B5
(68)
Handeling: Het aanvragen, registreren en afmelden van een beroepsopleiding bij het
CREBO
Grondslag: WEB, art. 6.4.2 en 6.4.4
Periode: 1996–
Product: Correspondentie
Waardering: V7
(26)
Handeling: Het vaststellen van de studieduur van de opleiding met inachtneming van
de studielast.
Grondslag: WEB, art. 7.2.4 en 7.2.7
Periode: 1996–
Product: Studieovereenkomst, studiegids
Waardering: V10
(27)
Handeling: Het vaststellen van een onderwijs- en een examenregeling.
Grondslag: WEB, art. 7.4.8 en Examenbesluit M.B.O 1992, art. 9
Periode: 1996–
Product: Reglement, OER
Toelichting: Het OER wordt jaarlijks voor 1 mei vastgesteld.
Waardering: V7
(28)
Handeling: Het doen van aangifte inzake zedenmisdrijven
Grondslag: WEB, art. 1.3.8; Wet onderwijstoezicht art. 6, WvSv art 127 juncto 141
Periode: 1996–
Product: Procesverbaal
Waardering: V10
(29)
Handeling: Het verstrekken van een vergoeding aan het Kwaliteitscentrum examinering
beroepsopleidingen
Grondslag: WEB, art. 7.4.9g
Periode: 1996–
Product: Beschikking
Waardering: V7
(30)
Handeling: Het verstrekken van inlichtingen aan het Kwaliteitscentrum examinering
beroepsopleidingen
Grondslag: WEB, art. 7.4.9k
Periode: 1996–
Product: Correspondentie
Waardering: V5
(35)
Handeling: Het indienen van het formulier bekostigingsstelling beroepsonderwijs en
een accountantsverklaring bij de Minister
Grondslag: Uitvoeringsbesluit WEB, art. 2.2.7
Periode: 1996–
Product: Formulierenset ‘bekostigingstelling’
Waardering: V7
(36)
Handeling: Het verstrekken van gegevens van het te voeren beleid met betrekking tot
het beroepsonderwijs aan de Minister van OCW
Grondslag: WEB, art. 2.5.5; Beleidsregel gegevensverstrekking, art. 2, Uitvoeringsbesluit
WEB, art. 5.2.2
Periode: 1996–
Product: Correspondentie, waaronder (accountants)rapportages
Waardering: V10
(37)
Handeling: Het verlenen van medewerking aan de Minister van OCW aan onderzoek met
betrekking tot educatie
Grondslag: WEB, art. 2.3.6 ; zie ook AMvB
Periode: 1996–
Product: Correspondentie
Toelichting: De in artikel 2.3.1 bedoelde gemeentebesturen en de instellingen dragen
er zorg voor dat zij beschikken over geordende gegevens ten behoeve van het door Onze
Minister te voeren beleid met betrekking tot de educatie en verlenen desgevraagd medewerking
aan door of namens Onze Minister uit te voeren onderzoek dat geheel of mede op deze
gegevens is gebaseerd.
Waardering: V10
(38)
Handeling: Het verstrekken van persoonsgebonden gegevens aan de IBG
Grondslag: WEB, art. 2.3.6a en 2.3.6b
Periode: 1996–
Product: Deenemersregistratiegegevens
Toelichting: Het gaat hier om de gegevens van deelnemers aan educatieve programma’s
voor opname in het basisregister onderwijs.
Waardering: V7
(42)
Handeling: Het inschrijven van deelnemers
Grondslag: WEB, art. 8.1.1 en 8.1.1a
Periode: 1996–
Product: Inschrijvingsbescheiden
Waardering: V7 na uitschrijven
(43)
Handeling: Het opstellen en sluiten van een onderwijsovereenkomst tussen instelling
en deelnemer
Grondslag: WEB, art. 8.1.3
Periode: 1996–
Product: Onderwijsovereenkomst
Waardering: V7 na uitschrijven
(44)
Handeling: Het controleren op en melden van langdurige afwezigheid
Grondslag: WEB, art. 8.1.7
Periode: 1996–
Product: Verzuimadministratie en correspondentie
Toelichting: De controle heeft betrekking op deelnemers die vallen onder de werking
van de Wet studiefinanciering 2000 of de Wet tegemoetkoming onderwijsbijdrage en schoolkosten.
Waardering: V5
(46)
Handeling: Het melden van langdurig verzuim en/of voortijdig schoolverlaten van niet-leerplichtigen
Grondslag: WEB, art. 8.1.8
Periode: 1996–
Product: Correspondentie
Waardering: V5
(47)
Handeling: Het verstrekken van alle benodigde gegevens ten behoeve van het voorkomen
en bestrijden van voortijdig schoolverlaten
Grondslag: WEB, art. 8.3.2
Periode: 1996–
Product: Correspondentie
Toelichting: De informatie wordt verstrekt aan door de gemeenteraad aangewezen personen.
Waardering: V5
(54)
Handeling: Het zorgen voor en aanbieden van practicumplaatsen aan studenten in opleiding
voor het beroep van leraar
Grondslag: WEB, art. 7.7.1
Periode: 1996–
Product: Correspondentie
Waardering: V5
(55)
Handeling: Het sluiten van een BPV-overeenkomst met het leerbedrijf
Grondslag: WEB, art. 7.2.8
Periode: 1996–
Product: Praktijkovereenkomst
Waardering: V7
(56)
Handeling: Het afnemen van een toets in het kader van de Wet Inburgering Nieuwkomers
Grondslag: WEB, art. 7.4.12 t/m 7.4.16
Periode: 1996–
Product: Toets- en resultatenoverzicht
Toelichting: Het betreft hier alleen het in opdracht van de gemeente uitvoeren van
inburgeringstoetsen. Diploma’s en verslagen aangaande deze toetsen worden uitgereikt
door gemeenten.
Waardering: V30
(57)
Handeling: Het vaststellen van een examenreglement
Grondslag: WEB, art. 7.4.8
Periode: 1996–
Product: Reglement
Waardering: B1
(59)
Handeling: Het overdragen van de examinering van de beroepsopleiding aan een andere
instelling
Grondslag: WEB, art. 7.4.4a
Periode: 1996–
Product: Correspondentie
Waardering: V10
(60)
Handeling: Het verlenen van vrijstelling aan een kandidaat voor examenonderdelen
Grondslag: WEB art. 7.4.3
Periode: 1996–
Product: Document vrijstelling
Waardering: V30
(61)
Handeling: Het instellen van een examencommissie en benoemen van de leden
Grondslag: WEB, art. 7.4.5
Periode: 1996–
Product: Benoemingen, correspondentie
Waardering: B4
(62)
Handeling: Het instellen van een Commissie van beroep voor examens
Grondslag: WEB, art. 7.5.1
Periode: 1996–
Product: Benoemingen, reglement
Waardering: B4
(64)
Handeling: Het zorgdragen voor de kwaliteit van het onderwijs (en het jaarlijks verstrekken
van gegevens daaromtrent)
Grondslag: WEB, art. 1.3.6
Periode: 1996–
Product: (jaar)verslag
Waardering: B3
(65)
Handeling: Het opstellen van regels voor het verrichten van contractactiviteiten
Grondslag: WEB, art. 1.7.1
Periode: 1996–
Product: Reglement
Toelichting: De bedoelde regels worden opgesteld met het oog op het voorkomen van
vermenging van belangen en komen mede voort uit de Nota Helderheid en de Mededingingswet.
Waardering: B5
Handelingen die voortkomen uit overige taken
(3)
Handeling: Het voeren van periodiek overleg.
Bron: Informatie verkregen van mevr E. Bremer, bestuurssecretaris ROC Rijn IJssel,
Arnhem
Periode: 1996–
Product: Agenda’s en verslagen vergaderingen College van Bestuur
Toelichting: Het periodiek overleg kan zijn vastgelegd in de statuten van de instelling.
Waardering: B3 agenda’s en verslagen, V7 overig
(4)
Handeling: Het houden van toezicht op het bestuur en het beheer van de organisatie.
Bron: Informatie verkregen van mevr. E. Bremer, bestuurssecretaris ROC Rijn IJssel,
Arnhem
Periode: 1996–
Product: Agenda’s en verslagen vergaderingen Raad van Toezicht
Waardering: B1 agenda’s en verslagen, V7 overig
(7)
Handeling: Het opstellen van een procuratieregeling/mandateringsregeling
Grondslag: Burgerlijk wetboek
Periode: 1996–
Product: Procuratieregeling/mandateringsregeling
Waardering: B1
(14)
Handeling: Het opstellen van een sociaal jaarverslag
Bron: Informatie verkregen uit interviews met mevr. Van Walt van Praag, secretaris
van het CvB van het ‘Wellantcollege’ te Houten, dhr. Moekotte, hoofd Onderwijs, Innovatie
en Kwaliteit van ‘ROC van Twente’ te Almelo en dhr. Vlaardingerbroek, manager Planning
en Control van het ‘ROC Noorderpoortcollege’ te Groningen
Periode: 1996–
Product: Sociaal jaarverslag
Toelichting: Het sociaal jaarverslag draagt bij aan het sociaal beleid. Het is echter
niet verplicht deze op te stellen.
Waardering: B3
(16)
Handeling: Het aanleggen en bijhouden van een personeelsadministratie.
Bron: Informatie verkregen van mevr. E. Bremer, bestuurssecretaris ROC Rijn IJssel,
Arnhem
Periode: 1996–
Product: Personeelsdossiers
Waardering: V10 na beëindiging dienstverband
(17)
Handeling: Het verzorgen van een salarisadministratie
Bron: Informatie verkregen van mevr. E. Bremer, bestuurssecretaris ROC Rijn IJssel,
Arnhem
Periode: 1996–
Product: Salarisadministratie
Waardering: V7 na beëindigen dienstverband
(20)
Handeling: Het voeren van overleg met de medezeggenschapsraad
Grondslag: Wet Medezeggenschap onderwijs 1992
Periode: 1996–
Product: Correspondentie
Waardering: V10
(21)
Handeling: Het opstellen van een meerjaren huisvestingsplan.
Bron: Informatie verkregen uit interview met dhr. Vlaardingerbroek, manager Planning
en Control van het ‘ROC Noorderpoortcollege’ te Groningen
Periode: 1996–
Product: Beleidsplan
Toelichting: Dit product draagt bij aan het huisvestingsbeleid. Het is echter niet
verplicht dit op te stellen.
Waardering: V10
(22)
Handeling: Het verkrijgen en verkopen van huisvesting.
Bron: Informatie verkregen van mevr. E. Bremer, bestuurssecretaris ROC Rijn IJssel,
Arnhem
Periode: 1996–
Product: Eigendomsbescheiden
Waardering: V10 na verkoop van het betreffende onroerend goed
(23)
Handeling: Het huren en verhuren van panden en of delen daarvan.
Bron: Informatie verkregen van mevr. E. Bremer, bestuurssecretaris ROC Rijn IJssel,
Arnhem
Periode: 1996–
Product: Huurcontracten
Waardering: V10 na beëindiging van de huur
(24)
Handeling: Het realiseren van nieuwbouw, of verbouw van panden
Bron: Informatie verkregen van mevr E. Bremer, bestuurssecretaris ROC Rijn IJssel,
Arnhem
Periode: 1996–
Product: Bescheiden voorkomende uit de realisatie van bouwactiviteiten, zoals: contracten,
tekeningen en agenda’s en verslagen van bouwvergaderingen.
Waardering: V10
(31)
Handeling: Meewerken aan een periodiek kwaliteitsonderzoek (PKO).
Bron: Interview met mevrouw Van Walt van Praag, secretaris van het CvB van het ‘Wellantcollege’
te Houten
Periode: 1996–
Product: Correspondentie
Toelichting: Het PKO vindt eens in de 3 à 4 jaar plaats en is een toetsing van de
kwaliteit van de opleiding en het verzorgde onderwijs. Uit het PKO kan een NO (nader
onderzoek) en een OKV (onderwijs kwaliteitsverbetering) volgen.
Het rapport zelf wordt bewaard bij de Inspectie voor het Onderwijs.
Waardering: V10
(32)
Handeling: Het voeren van overleg met de inspecteur van het onderwijs in het kader
van het periodiek onderzoek
Bron: Interview met mevr. Van Walt van Praag, secretaris van het CvB van het ‘Wellantcollege’
te Houten, dhr. Moekotte, hoofd Onderwijs, Innovatie en Kwaliteit van ‘ROC van Twente’
te Almelo en dhr. Vlaardingerbroek, manager Planning en Control van het ‘ROC Noorderpoortcollege’
te Groningen
Periode: 1996–
Product: Verslag
Toelichting: Het gaat hier om een periodiek gesprek van de inspecteur met de onderwijsinstelling,
waarover de inspecteur rapporteert aan de Minister van Onderwijs.
Waardering: V10
(33)
Handeling: Het meewerken aan incidenteel onderzoek door de inspectie.
Bron: Interview met mevr. Van Walt van Praag, secretaris van het CvB van het ‘Wellantcollege’
te Houten, dhr. Moekotte, hoofd Onderwijs, Innovatie en Kwaliteit van ‘ROC van Twente’
te Almelo en dhr. Vlaardingerbroek, manager Planning en Control van het ‘ROC Noorderpoortcollege’
te Groningen
Periode: 1996–
Product: Verslag
Toelichting: Naast de periodieke onderzoeken kan er om bijzondere redenen en op verzoek
van de inspecteur ook extra overleg plaatsvinden. Dit resulteert in een rapport met
aanbevelingen voor de instelling of een afdeling daarvan. (Zie ook de Wet op het onderwijstoezicht,
art. 11 en art. 15.)
Waardering: V10
(34)
Handeling: Het opstellen van een onderwijsontwikkelingsplan
Grondslag: Regeling bekostiging praktijkleren AOC, art. 8
Periode: 2000 – 2002
Product: Onderwijsontwikkelingsplan
Waardering: B1
(39)
Handeling: Het doen van (aanvullende) bekostigings- en subsidieaanvragen
Bron: Informatie verkregen uit interviews met mevr. Van Walt van Praag, secretaris
van het CvB van het ‘Wellantcollege’ te Houten, dhr. Moekotte, hoofd Onderwijs, Innovatie
en Kwaliteit van ‘ROC van Twente’ te Almelo en dhr. Vlaardingerbroek, manager Planning
en Control van het ‘ROC Noorderpoortcollege’ te Groningen
Periode: 1996–
Product: Aanvraag(formulier)
Toelichting: De richtlijnen bij enkele vormen van subsidie schrijven een andere waardering
voor, in dat geval zijn die richtlijnen aangaande de vernietigingstermijn leidend
voor die aanvragen.
Waardering: V5 na afsluiting
(40)
Handeling: Het uitvoeren van projecten en bijzondere regelingen
Bron: Informatie verkregen uit interviews met mevr. Van Walt van Praag, secretaris
van het CvB van het ‘Wellantcollege’ te Houten, dhr. Moekotte, hoofd Onderwijs, Innovatie
en Kwaliteit van ‘ROC van Twente’ te Almelo en dhr. Vlaardingerbroek, manager Planning
en Control van het ‘ROC Noorderpoortcollege’ te Groningen
Periode: 1996–
Product: Projectadministratie
Waardering: V5 na afsluiting, B5 onderwijsvernieuwingsprojecten
(41)
Handeling: Het vaststellen van een vrijwillige ouderbijdrage
Bron: Informatie verkregen uit interview met mevr. Van Walt van Praag, secretaris
van het CvB van het ‘Wellantcollege’ te Houten
Periode: 1996–
Product: Besluit
Waardering: V7
(45)
Handeling: Het bijhouden van een aanwezigheidsadministratie
Bron: Informatie verkregen uit interview met dhr. Vlaardingerbroek, manager Planning
en Control van het ‘ROC Noorderpoortcollege’ te Groningen
Periode: 1996–
Product: Aanwezigheidsadministratie
Toelichting: Instellingen zijn verplicht een aanwezigheidsadministratie bij te houden
met het oog op de controle op de bekostiging door de accountant.
Waardering: V7
(48)
Handeling: Het informeren van burgemeester en wethouders over in- en uitschrijvingen
van leerlingen ten aanzien van wie de wet van toepassing is, alsmede over door jongeren
afgesloten leerovereenkomsten
Grondslag: Leerplichtwet 1969, art. 18 en Leerplichtregeling art. 4 en 8
Periode: 1996–
Product: Correspondentie
Toelichting: Het hoofd vermeldt zo mogelijk mede het sociaal-fiscaalnummer of onderwijsnummer
van de jongere.
Bij de kennisgeving van de inschrijving, bedoeld in artikel 18 van de wet, vermeldt
het hoofd van de instelling hoeveel dagen per week en op welke dagen van de week de
partieel leerplichtige leerling het onderwijs zal volgen. (Leerplichtregeling, art.
4)
Waardering: V5
(49)
Handeling: Het informeren van burgemeesters en wethouders van de gemeente over relatief
schoolverzuim.
Grondslag: Leerplichtwet 1969, art. 21 en Leerplichtregeling art. 8
Periode: 1996–
Product: Correspondentie
Toelichting: Onder relatief schoolverzuim wordt volgens art. 21 van de Leerplichtwet
verstaan: het verzuim, zonder geldige reden, gedurende een periode van vier opeenvolgende
lesweken meer dan 1/8 deel van de lestijd
Waardering: V5
(50)
Handeling: Het informeren van een daartoe door Onze Minister van Sociale Zaken en
Werkgelegenheid aangewezen onder hem ressorterende ambtenaar over het verrichten van
arbeid door een leerling in strijd met de terzake geldende voorschriften.
Grondslag: Leerplichtwet 1969, art. 23
Periode: 1996–
Product: Correspondentie
Waardering: V5
(51)
Handeling: Het verstrekken van een jaarverslag en statistische gegevens aan de Minister
omtrent de omvang van schoolverzuim onder leerplichtigen
Grondslag: Leerplichtwet 1969, art. 25 & leerplichtregeling 1995, art. 7
Periode: 1996–
Product: Jaarverslag
Toelichting: De neerslag van deze handeling kan deel uitmaken van een meer algemeen
jaarverslag.
Waardering: B3
(66)
Handeling: Het opstellen van klachtenregeling(en)
Bron: Informatie verkregen uit interview met mevr. Van Walt van Praag, secretaris
van het CvB van het ‘Wellantcollege’ te Houten
Periode: 1996–
Product: klachtenregeling
Toelichting: De klachtenregeling(en) heeft/hebben betrekking op klachten van personeelsleden
en/of klachten van deelnemers.
Waardering: B1
(67)
Handeling: Het behandelen van klachten
Bron: Informatie verkregen uit interview met mevr. Van Walt van Praag, secretaris
van het CvB van het ‘Wellantcollege’ te Houten
Periode: 1996–
Product: Correspondentie
Waardering: V10 na afhandeling klacht.
