Besluit vaststelling beleidsregels en subsidieplafond voor subsidieverlening op grond [...] van Buitenlandse Zaken 2006 (Indonesiëfaciliteit)

Voor een goed begrip van de in deze beleidsregels gebruikte terminologie gelden de volgende begripsbepalingen:

• 1. Onderneming: een rechtspersoon waarbinnen een economische activiteit wordt verricht met winstoogmerk;

• 2. Nederlandse kennisinstellingen: onderwijs- en onderzoeksinstellingen als bedoeld in de Wet op het hoger onderwijs en wetenschappelijk onderzoek en de Wet educatie en beroepsonderwijs, alsmede geheel of gedeeltelijk met overheidsgelden gefinancierde onderzoeksinstituten. Andere instellingen die naar het oordeel van de minister voor Buitenlandse Zaken relevante en kwalitatief evenwaardige onderwijs- of onderzoeksactiviteiten ontplooien kunnen eveneens als Nederlandse kennisinstelling worden aangemerkt.

• 3. Samenwerkingsverband: een niet over rechtspersoonlijkheid beschikkend contractueel samenwerkingsverband, bestaande uit tenminste twee, niet in een groep verbonden natuurlijke personen of rechtspersonen, waaronder in ieder geval één Nederlandse en één Indonesische; bij voorkeur bevat het samenwerkingsverband één Nederlandse kennisinstelling en één Indonesische kennisinstelling. Deelname van het bedrijfsleven aan een samenwerkingsverband geniet de voorkeur;

• 4. Aanvrager: een Nederlandse kennisinstelling, onderneming, semi-overheidsinstantie of niet-gouvernementele organisatie (NGO), die onderdeel uitmaakt van het samenwerkingsverband, beschikt over rechtspersoonlijkheid naar Nederlands recht, statutair in Nederland is gevestigd en tenminste twee jaar bestaat op het moment van indiening van de aanvraag;

• 5. Project: een geheel van activiteiten gericht op de overdracht en uitwisseling van kennis en vaardigheden in het kader van human resources development (HRD) en capaciteitsversterking. De projectduur bedraagt minimaal één en maximaal 3 jaar. Haalbaarheidsstudies, fundamenteel onderzoek, investeringen in onroerend goed en infrastructurele werken, garanties, leningen en kredieten komen niet in aanmerking voor subsidie in het kader van de Indonesiëfaciliteit. Steun aan politieke partijen en politieke belangengroepen is uitgesloten;

• 6. Subsidie-ontvanger: een aanvrager wiens subsidieaanvraag in het kader van de Indonesiëfaciliteit is gehonoreerd.

• 1. Subsidie kan slechts worden verleend aan één van de partijen in het samenwerkingsverband die over rechtspersoonlijkheid naar Nederlands recht beschikt en statutair in Nederland is gevestigd. Op deze subsidieontvanger rusten alle aan de subsidie verbonden verplichtingen, onverschillig welk van de partijen in het samenwerkingsverband feitelijk is belast met de uitvoering van de daarop betrekking hebbende werkzaamheden.

• 2. Indien de minister zich genoopt ziet tot gehele of gedeeltelijke terugvordering van de subsidie zal een terugvorderingactie gericht zijn tegen de subsidieontvanger. Of en hoe deze partij de daarmee gemoeide bedragen kan verhalen op de overige deelnemers in het samenwerkingsverband is een aangelegenheid van de samenwerkingspartners, waar de subsidieverlener geen bemoeienis mee heeft. In een samenwerkingsovereenkomst (zie de paragraaf Aanvraag) dienen de partners afspraken neer te leggen die de nakoming van de verplichtingen van de subsidieaanvrager/ontvanger jegens de minister waarborgen.

• 1. De subsidie bedraagt ten hoogste 80 procent van de subsidiabele projectkosten tot een maximum bedrag van € 600.000. De subsidie dient minimaal 50 procent van de totale projectkosten te bedragen.

• 2. De eigen bijdrage van de partners van het samenwerkingsverband bedraagt ten minste 20 procent.

• 3. De minister hecht er waarde aan dat de eigen bijdrage zoveel mogelijk gelijk wordt verdeeld over de Nederlandse en Indonesische deelnemers in het samenwerkingsverband.

In deze paragraaf is een omschrijving van de projectkosten opgenomen, die in aanmerking kunnen worden genomen bij het bepalen van de omvang van de subsidie. Voor kosten die in redelijkheid niet als noodzakelijk kunnen worden beschouwd, wordt geen subsidie verleend. Conform artikel 4.46, derde lid, van de Algemene wet bestuursrecht (Awb) en artikel 14 van het Subsidiebesluit Ministerie van Buitenlandse Zaken blijven deze kosten bij de subsidieverlening buiten beschouwing.

Voor de begroting van de projectkosten dient de project budget calculation tool gebruikt te worden. Deze is te vinden op www.agentschapnl.nl/indf. Er dient onderscheid gemaakt te worden tussen:

• 1. Inzet van personen in Nederland en Indonesië; Voor de inzet van personen vindt een genormeerde vergoeding plaats op basis van werkelijke salariskosten (conform de lijst die onderdeel uitmaakt van de inhoudelijke en financiële richtlijnen. Daily Subsistence Allowance (DSA) wordt vergoed op basis van de DSA tarievenlijst welke onderdeel is van de financiële richtlijnen bij het indienen van een aanvraag;

• 2. Internationale reiskosten en nationale reiskosten; het budget voor vliegreizen tussen Nederland en Indonesië is gebaseerd op Economy Class tarieven. Deze post wordt beoordeeld in relatie tot de te behalen projectresultaten;

• 3. Levering van goederen en gerelateerde diensten (met uitzondering van bestaande gebouwen en land); hiervoor geldt een maximum van 20% van het gevraagde subsidiebedrag. Kosten voor nazorg en eigendomsoverdracht dienen hierbij inbegrepen te zijn, evenals transport- en verzekeringskosten. Indien de waarde van de goederen meer dan € 25.000 bedraagt, dient bij het Verzoek Aanschaf Goederen (VAG) een marktconformiteitsverklaring te worden overgelegd. De kosten van deze marktconformiteitsverklaring mogen ten laste van het projectbudget komen (onder de post Diversen). In de beschikking wordt, indien van toepassing, de verplichting opgenomen dat overdracht van goederen aan de Indonesische projectpartners plaatsvindt door middel van het ondertekenen door de uitvoerder en de begunstigde van het Protocol transfer of goods te vinden op www.agentschapnl.nl/indf;

• 4. Diensten; onder aan derden verschuldigde kosten vallen ook diensten die gerelateerd zijn aan en van belang zijn voor het project, maar niet door de projectpartners in het samenwerkingsverband kunnen worden uitgevoerd. Indien de waarde van de diensten meer dan € 25.000 bedraagt, dient bij het Verzoek Aanschaf Diensten (VAD) een marktconformiteitsverklaring te worden overgelegd. De kosten van deze marktconformiteitsverklaring mogen ten laste van het projectbudget komen (onder de post Diversen). Kosten van juridische procedures, zoals inbreukprocedures, behoren niet tot de subsidiabele kosten;

• 5. Diversen; hieronder vallen kosten voor visa en inentingen, bankkosten, tolk- en vertaalkosten, kosten voor seminars, marktconformiteitsverklaring en de accountantskosten in verband met de door Agentschap NL verlangde accountantsverklaring in het kader van het project. Voor deze accountantsverklaring wordt een lump sum van € 2.500 vergoed;

• 6. Overhead (maximaal 7,5% van bovengenoemde kosten 1 t/m 5);

• 7. Onvoorzien (maximaal 5% van bovengenoemde kosten 1 t/m 2).

BTW komt niet voor vergoeding in aanmerking.

• 1. Een in statutair Nederland gevestigde en geregistreerde rechtspersoon treedt op als aanvrager van een subsidie in het kader van de Indonesiëfaciliteit.

• 2. Een aanvraag van subsidie wordt opgesteld in de Engelse taal en ingediend met gebruikmaking van een daartoe door de minister vastgesteld aanvraagformulier dat beschikbaar is gesteld op www.agentschapnl.nl/indf. Dit aanvraagformulier maakt integraal onderdeel uit van deze beleidsregels.

• 3. Een aanvraag wordt schriftelijk in vijfvoud ingediend (1 origineel en 4 kopieën) bij de EVD op het volgende adres: EVD, Postbus 20105, 2500 EC Den Haag, of op het bezoekadres: Juliana van Stolberglaan 148, Den haag. Tevens dient 1 elektronische versie te worden ingediend per email (maximaal 1 MB) aan IndonesiaFacility@info.agentschapnl.nl.

• 4. Voor zover de subsidieaanvraag strekt tot bekostiging van activiteiten verricht door andere deelnemers aan het samenwerkingsverband dan de subsidieaanvrager zelf, blijkt dat uit de subsidieaanvraag, onder aanduiding van de desbetreffende partijen en de daarmee gemoeide bedragen.

• 5. De aanvraag omvat een omschrijving van de wijze waarop elk van de partijen bijdraagt aan de werkzaamheden en van de wijze waarop de besluitvorming is georganiseerd.

• 6. De aanvraag omvat voorts een overeenkomst tussen partijen waarin de samenwerking tussen de deelnemers in het samenwerkingsverband is geregeld en op grond waarvan de naleving van de aan de subsidie verbonden verplichtingen jegens de minister is gewaarborgd.

• 7. Bij de aanvraag wordt een verklaring gevoegd van alle partijen in het samenwerkingsverband dat zij op de hoogte zijn van de OESO Richtlijnen voor Multinationale Ondernemingen over MVO en de ILO Verklaring over fundamentele Beginselen en Rechten op het Werk, en dat zij volgens deze richtlijnen zullen handelen.

• 8. Indien de subsidieaanvraag op één of meer onderdelen onvolledig is, wordt de aanvrager in de gelegenheid gesteld de aanvraag alsnog te completeren binnen 7 kalenderdagen na dagtekening van de brief van de EVD waarin de aanvrager van de onvolledigheid in kennis is gesteld. Wanneer deze niet correct of niet tijdig is hersteld, wordt de aanvraag niet in behandeling genomen.

De aanvraagformulieren kunnen worden gedownload op de EVD website: www.agentschapnl.nl/indf. In het aanvraagformulier wordt vermeld welke bescheiden met het formulier moeten worden meegezonden. Op basis van het complete aanvraagformulier, inclusief bescheiden, wordt de aanvraag beoordeeld. Daarom dient het in detail uitgewerkt te zijn. Dit komt onder meer tot uitdrukking in een heldere projectdoelstelling, een omschrijving van de verwachte technische knelpunten en risico's, de voorgestelde aanpak, de fasering van het project, de expertise van de deelnemers en de uiteindelijke perspectieven van het project. Bij het projectvoorstel hoort een begroting.

Indien een aanvraag wordt gehonoreerd, wordt de subsidie ingevolge een beschikking verleend ten behoeve van de uitvoering van de activiteiten als omschreven in de aanvraag. Aangezien die aanvraag mede inzicht biedt in ieders deel in de uitvoering van die activiteiten en de daarmee gemoeide kosten kan uit de beschikking worden afgeleid dat de subsidieontvanger een deel van de middelen volgens de onderlinge budgetverdeling ter beschikking moet stellen van diens partners.

Een aanvraag wordt in ieder geval afgewezen indien aan één van onderstaande ingangscriteria niet is voldaan:

• 1. De aanvrager is een statutair in Nederland gevestigde en geregistreerde rechtspersoon zoals bedoeld in paragraaf 2, onder 4.

• 2. De aanvraag wordt ingediend namens een samenwerkingsverband waarvan behalve de Nederlandse aanvrager ten minste één Indonesische partner die in Indonesië gevestigd en geregistreerd is deel uitmaakt.

• 3. Indien de aanvrager een onderneming is, dient tevens een Nederlandse kennisinstelling deel uit te maken van het samenwerkingsverband.

• 4. Het project valt binnen één van de sectoren zoals genoemd in paragraaf 1.

• 5. De projectduur bedraagt minimaal één jaar en maximaal 3 jaar.

• 6. De geraamde projectkosten bedragen minimaal € 125.000.

• 7. De subsidie bedraagt ten hoogste 80 procent van de subsidiabele projectkosten tot een maximum bedrag van € 600.000.

• 8. De eigen bijdrage van de samenwerkingspartners in de subsidiabele projectkosten bedraagt ten minste 20%.

• 9. De subsidie bedraagt ten minste 50 procent van de totale projectkosten.

• 10. Voor het project dient niet reeds subsidie te zijn ontvangen ten laste van de begroting van het ministerie van Buitenlandse Zaken.

• 11. Het project voorziet in het bekostigen van nieuw te realiseren activiteiten.

• 12. De aanvraag voldoet aan de begripsbepalingen zoals genoemd in paragraaf 2.

Naast de mate waarin een projectvoorstel bijdraagt aan de doelstelling van de Indonesiëfaciliteit, worden aanvragen die voldoen aan de ingangseisen beoordeeld aan de hand van de volgende criteria:

• a. Duurzaamheid van het project

  Het projectvoorstel geeft een inschatting van de duur van en de wijze waarop de samenwerking tussen de partners na afloop van de looptijd van het project wordt voorgezet. Het project voorstel geeft aan hoe de verkregen kennis wordt geïnstitutionaliseerd en op welk manier de resultaten blijvend en daarmee institutioneel duurzaam bijdragen aan de ontwikkeling van de desbetreffende sector(en). Resultaten dienen na beëindiging meetbaar terug te vinden te zijn. De projectactiviteiten dienen stevig ingebed te zijn in lokale, competente Indonesische instituties en mechanismen, bij voorkeur ondersteund door een wettelijk kader. Verder dienen de activiteiten bij voorkeur ingebed te zijn in processen en belangen in Indonesië gericht op de Indonesische behoefte om te voldoen aan internationale verplichtingen en dienen zij te passen in het bredere raamwerk van institutionele samenwerking tussen Nederlandse en Indonesische instituten en organisaties. Uit het projectvoorstel blijkt in hoeverre het complementair of ondersteunend is in relatie met het Nederlandse bilaterale ontwikkelingsprogramma van de Nederlandse ambassade en past binnen het specifiek beleid van de Indonesische overheid. Innoverende projecten die niet direct binnen de hierboven genoemde criteria passen dienen overtuigend gericht te zijn op het ondersteunen van bepaalde, cruciaal geachte veranderingen of modellen.

• b. Vraaggestuurdheid van het project

  De projectactiviteiten dienen op initiatief van de Indonesische partners te worden geïdentificeerd, geformuleerd en uitgevoerd te worden in samenwerking met een of meerdere Nederlandse partners. De rol van de Indonesische counterpart bij formulering en beschrijving van het projectvoorstel dient te worden aangetoond. De Nederlandse aanvrager verzorgt als verantwoordelijke voor de subsidieaanvraag de rapportage. Activiteiten worden uitsluitend in Indonesië uitgevoerd, tenzij absolute noodzaak van training in Nederland wordt aangetoond. Er dient zo veel mogelijk gebruik te worden gemaakt van lokaal aanwezige kennis en expertise.

• c. Mate waarin de projectactiviteiten zijn gericht op kennisontwikkeling en -overdracht

  De projectactiviteiten dienen gericht te zijn op overdracht van kennis en vaardigheden gericht op duurzame structurele verdieping, verbreding en versterking van kennis, expertise en inzetbaarheid van capaciteiten in gekozen uiteenlopende bestuurlijke, productieve of dienstverlenende sectoren. Daarbij zal worden ingezet op onderwijs, training, kennisoverdracht, technologische vernieuwing en ontwikkeling van netwerken.

• d. Verspreiding van projectresultaten, spin-off

  Het projectvoorstel geeft aan op welke wijze innovatieve, nieuwe of aangepaste werkwijzen duidelijk en breed worden gecommuniceerd en geïnformeerd in de Indonesische context, verder dan de directe reikwijdte van het project.

  Het projectvoorstel geeft aan op welke wijze de projectresultaten zo breed mogelijk worden verspreid.

  Het project dient bij voorkeur een breder effect te hebben buiten de directe context waarbinnen de activiteiten worden uitgevoerd.

• e. Kwaliteit projectplan en operationeel plan

  De projectdoelstellingen, de aanpak, de noodzaak van het project en de risico analyse dienen helder beschreven te zijn in het project- en operationeel plan. Het is van belang dat in het projectplan resultaten en verificatiemiddelen zijn opgenomen en dat duidelijk wordt aangegeven in hoeverre de projectactiviteiten bijdragen aan de doelstellingen van de Indonesiëfaciliteit. Het geheel is SMART geformuleerd (Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch en Tijdgebonden).

  De voortzetting van de samenwerking tussen de projectpartners na afloop van de looptijd van het project dient inzichtelijk te worden gemaakt. Duidelijk dient te worden aangegeven hoe het project bijdraagt aan de sociale transformatie van Indonesië. Tenslotte speelt de inzichtelijkheid van het budget bij de beoordeling een rol, is een evenredige verdeling van de eigen bijdrage tussen de projectpartners van belang en is van belang of de gevraagde subsidie in evenredige verhouding staat tot de omvang en resultaten van het project. Bijdragen aan goed bestuur, sociale transformatie en duurzame ontwikkeling worden zo goed mogelijk benoemd.

• f. Kwaliteit van de projectorganisatie

  De kwaliteit van de projectorganisatie wordt aan de hand van het projectplan, de begroting en het financieringsplan beoordeeld. De taken en verantwoordelijkheden tussen de verschillende deelnemers dienen in de samenwerkingsovereenkomst te zijn vastgelegd. De mate van logische en evenwichtige samenstelling van het projectteam speelt een rol bij de beoordeling waarbij de hoeveelheid relevante expertise en ervaring van de deelnemers wordt meegewogen. Ook een rol speelt in welk mate de partners in het verleden al hebben samengewerkt.

• g. Mate waarin een bijdrage wordt geleverd aan armoedebestrijding.

  Het project draagt bij aan duurzame armoedebestrijding in Indonesië en aan de realisatie van de Millenium Development Goals (www.undp.org/mdg). Bij de rangschikking van de projectvoorstellen wordt een zwaar gewicht toegekend aan de mate waarin het project bijdraagt aan de MDGs, met name armoedebestrijding.

• h. De minister hecht er waarde aan dat de eigen bijdrage zoveel mogelijk gelijk wordt verdeeld over de Nederlandse en Indonesische deelnemers in het samenwerkingsverband.

De minister kan afwijzend op een aanvraag beschikken indien één of meer partijen van het samenwerkingsverband:

• a. failliet is of zich in staat van liquidatie bevindt, voor wiens bedrijf een curator is aangesteld, wiens economische activiteiten zijn opgeschort of zich in een vergelijkbare procedure bevindt onder nationale wetgeving en verordeningen;

• b. voorwerp is van een procedure waarin zijn faillissement is aangevraagd, surséance van betaling is aangevraagd, of zich in een vergelijkbare positie bevindt onder nationale wetgeving en verordeningen;

• c. onherroepelijk is veroordeeld voor een delict dat zijn zakelijk handelen betreft;

• d. zich schuldig heeft gemaakt aan ernstig zakelijk wangedrag of wanbeheer;

• e. niet heeft voldaan aan de verplichtingen met betrekking tot het betalen van sociale zekerheidspremies in overeenstemming met de geldende juridische bepalingen van Nederland of Indonesië;

• f. niet heeft voldaan aan de verplichtingen met betrekking tot het betalen van belasting in overeenstemming met de geldende juridische bepalingen van Nederland of Indonesië;

• g. zich met het oog op de aanvraag schuldig heeft gemaakt aan het geven van een onjuiste voorstelling van zaken of bedrog;

• h. veroordeeld is of vervolgd wordt voor criminele activiteiten, inclusief schending van internationaal geaccepteerde mensenrechten of onder sterke verdenking staat van directe of indirecte betrokkenheid bij zulke activiteiten;

• i. reeds subsidie heeft ontvangen voor het project ten laste van de begroting van het ministerie van Buitenlandse Zaken;

• j. de aanvrager onvoldoende aannemelijk maakt over de financiële middelen te beschikken om de volledige eigen bijdrage van het project te kunnen financieren;

• k. het projectvoorstel onvoldoende scoort op één of meerdere beoordelingscriteria.

• 1. De EVD legt de aanvraag gedurende de beoordelingsprocedure voor advies voor aan de Nederlandse ambassade in Jakarta en/of aan een relevant vakdepartement en een extern expert.

• 2. Indien noodzakelijk voor de beoordeling kan de EVD zelfstandig contact opnemen met de projectpartners en hen vragen om een nadere toelichting.

• 3. De minister legt de ingediende aanvragen voor advies voor aan een externe adviescommissie. Deze gemengd samengestelde deskundigencommissie, die tenminste voor de helft, waaronder de voorzitter, bestaat uit personen die niet onder verantwoordelijkheid van de minister werkzaam zijn, adviseert de minister omtrent de rangschikking van de aanvragen. De aanvragen die voldoende scoren op de beoordelingscriteria, genoemd in paragraaf 8, worden gerangschikt. De projecten worden daarbij ten opzichte van elkaar beoordeeld. De minister zal, beginnend met de aanvraag die het hoogst wordt gerangschikt, subsidies verlenen totdat het plafond is bereikt. Hij wijst aanvragen af voor zover het subsidieplafond door het totaal van hoger gerangschikte aanvragen is bereikt, dan wel door verlening van de gevraagde subsidie zou worden overschreden. Voor de goede orde zij vermeld dat aanvragen die naar het oordeel van de minister niet of niet in voldoende mate voldoen aan de maatstaven van deze beleidsregels, niet voor subsidieverlening in aanmerking komen, ook niet indien daardoor het subsidieplafond niet volledig uitgeput zou worden.

• 4. Binnen 13 weken na de sluitingsdatum zal de EVD beslissen over de subsidieaanvraag. Het is mogelijk deze termijn eenmaal met maximaal dertien weken te verlengen. De exacte data publiceert de EVD op de website (www.agentschapnl.nl/indf). Hieraan kunnen geen rechten worden ontleend.

• 1. Wanneer subsidie wordt toegekend, zal de EVD de aanvrager een subsidiebeschikking toesturen waarin verplichtingen staan vermeld die aan de subsidieverlening zijn verbonden. Deze verplichtingen omvatten een overzicht van de resultaten die binnen vastgestelde termijnen behaald moeten zijn. Uitbetaling vindt plaats op basis van behaalde deelresultaten.

• 2. De subsidieontvanger dient binnen 4 weken na het behalen van elk deelresultaat te rapporteren over de behaalde resultaten en de bijbehorende kosten. Indien geen deelresultaten zijn behaald binnen een termijn van een jaar, dient er een tussenrapportage opgeleverd te worden. De rapportages dienen te worden opgesteld volgens het beschikbaar gestelde model (zie www.agentschapnl.nl/indf). De rapportages dienen in het Engels te worden opgesteld.

• 3. Op basis van de voortgangsrapportages bepaald de EVD of het voldoende aannemelijk is dat het betreffende deelresultaat is gerealiseerd. Wanneer hiervan sprake is, betaalt de EVD het subsidiebedrag voor dat resultaat als voorschot aan de aanvrager.

• 4. De aanvrager dient binnen twee maanden na afronding van het laatste resultaat een aanvraag in tot vaststelling van de subsidie. Deze aanvraag gaat vergezeld van de inhoudelijke eindrapportage en de accountantsverklaring. Deze eindrapportage dient te worden ingediend overeenkomstig het beschikbaar gestelde model (www.agentschapnl.nl/indf). De EVD beslist binnen dertien weken over de subsidievaststelling. Deze termijn kan eenmaal met een zelfde periode worden verlengd.