Circulaire procedureregels voor de benoeming van een gezaghebber

• 1. In de Staatscourant maakt de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties bekend in welk openbaar lichaam een vacature voor een gezaghebber is of gaat ontstaan. Daarbij staat de datum aangegeven, waarop sollicitaties uiterlijk moeten zijn gezonden naar het Bureau van de Rijksvertegenwoordiger en wordt melding gemaakt van het feit dat de voor te dragen kandidaat zal worden gescreend.

• 2. Indien de Rijksvertegenwoordiger besluit dat een assessment eventueel deel uit maakt van de sollicitatieprocedure wordt in de tekst van de openstelling van de vacature de volgende zinsnede opgenomen: Een assessment op één of enkele selectiecriteria kan eventueel deel uitmaken van de procedure; oogmerk daarvan zal dan zijn de Rijksvertegenwoordiger over aanvullende informatie te laten beschikken bij de totstandkoming van zijn aanbeveling.

• 3. Naast de publicatie in de Staatscourant stellen het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties en de Rijksvertegenwoordiger een aantal in dit kader relevante publiciteitsmedia in kennis van de opengestelde vacature. Deze publiciteitsmedia hebben hierdoor de gelegenheid ruchtbaarheid te geven aan de ontstane vacature. Oogmerk is dat ook op andere wijze dan via de Staatscourant bekendheid wordt gegeven aan vacatures en sollicitatietermijnen. Zo nodig worden er advertenties geplaatst waarin op de openstelling wordt geattendeerd. In ieder geval wordt de vacature bekend gemaakt via de internetsite www.rijksoverheid.nl, onder ministeries/ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties.

• 4. Aan het openstellen van de vacature gaat de profielschetsvergadering vooraf.

• 1. Voordat de vacature van gezaghebber in een openbaar lichaam wordt opengesteld, verzoekt de Rijksvertegenwoordiger de eilandsraad binnen een daartoe gestelde bindende termijn zijn gevoelen kenbaar te maken met betrekking tot de eisen die aan de te benoemen gezaghebber worden gesteld met betrekking tot de vervulling van het ambt. De eilandsraad bereidt dit voor in samenspraak met het bestuurscollege. De inhoud van het profiel wordt bij voorkeur op basis van bestuurscompetenties vastgesteld.

• 2. De Rijksvertegenwoordiger kan tijdens een bijeenkomst met de eilandsraad, de profielschetsvergadering, over die eisen van gedachten wisselen. Indien het overleg met de eilandsraad niet tot overeenstemming leidt of de eilandsraad binnen de daartoe gestelde termijn geen gevoelen kenbaar heeft gemaakt, geeft de Rijksvertegenwoordiger aan welke eisen hij (in het eerste geval: in afwijking van de eilandsraad) zal hanteren bij zijn selectie en aanbeveling. Van de vergadering wordt een verslag gemaakt.

• 3. Belangstellenden kunnen de profielschets en het verslag van de profielschetsvergadering opvragen bij het Bureau van de Rijksvertegenwoordiger.

• 1. De sollicitatiebrief wordt gericht aan Hare Majesteit de Koningin en binnen de daarvoor gestelde termijn gezonden aan de Rijksvertegenwoordiger. De Rijksvertegenwoordiger bepaalt hoe wordt omgegaan met sollicitaties per e-mail.

• 2. Indien door de eilandsraad een vertrouwenscommissie is ingesteld, mogen persoonlijke gegevens uit de sollicitatie slechts aan de vertrouwenscommissie worden verstrekt indien de kandidaat daartegen geen bezwaar heeft. De Rijksvertegenwoordiger kan ervan uitgaan dat de bij de sollicitatie meegezonden gegevens van sollicitanten ter kennis kunnen komen van de vertrouwenscommissie, tenzij de sollicitant uitdrukkelijk anders heeft aangegeven. Door de sollicitant verstrekte referenties deelt de Rijksvertegenwoordiger niet aan de vertrouwenscommissie mee.

• 3. Sollicitanten ontvangen van de Rijksvertegenwoordiger een ontvangstbevestiging, de profielschets, het verslag van de profielschetsvergadering, een tijdschema van de procedure, alsmede een afschrift van deze procedurebeschrijving.

• 4. Van sollicitanten van wie de Rijksvertegenwoordiger overweegt ze op te nemen in zijn selectie – van in beginsel geschikt geachte kandidaten – worden justitiële antecedenten opgevraagd door de Rijksvertegenwoordiger. Sollicitanten van wie gegevens worden opgevraagd op grond van artikel 28 van het Besluit justitiële gegevens ontvangen van de Rijksvertegenwoordiger het verzoek een toestemmingsverklaring te ondertekenen.

• 1. De Rijksvertegenwoordiger verschaft zich de informatie over de sollicitant welke hij nodig acht (zie ook III.4 en XI). Het inwinnen van referenties vindt slechts plaats met toestemming van de sollicitant, die hiervoor de gegevens over de te raadplegen personen aandraagt.

• 2. De door de Rijksvertegenwoordiger gevraagde en ontvangen inlichtingen, alsmede andere ambtsberichten, komen niet ter beschikking van de vertrouwenscommissie. Wel kan de Rijksvertegenwoordiger aangeven dat informatie uit justitiële registers een rol heeft gespeeld bij zijn uiteindelijke oordeel.

• 3. Bestuursorganen zijn verplicht de gevraagde inlichtingen te verstrekken.

• 1. Na de profielschetsvergadering kan de eilandsraad uit zijn midden een vertrouwenscommissie instellen die is belast met de beoordeling van de door de Rijksvertegenwoordiger geselecteerde kandidaten. In dat geval regelt de eilandsraad de taak, samenstelling en werkwijze van de vertrouwenscommissie, alsmede de geheimhouding. Voor zover het reglement van orde daarin niet voorziet, treft de eilandsraad daarvoor ad-hoc een voorziening. Indien de grootte van de raad daartoe aanleiding geeft, kan de vertrouwenscommissie ook uit de voltallige raad bestaan. De eilandsraad stelt de Rijksvertegenwoordiger van een en ander in kennis. De Rijksvertegenwoordiger wijst de eilandsraad en de vertrouwenscommissie op de regels betreffende geheimhouding.

• 2. De eilandsraad stelt het bestuurscollege in de gelegenheid een eilandgedeputeerde af te vaardigen die als adviseur aan de vertrouwenscommissie wordt toegevoegd. De adviseur heeft geen stemrecht en is evenals de leden van de vertrouwenscommissie gebonden aan de geheimhoudingsplicht.

• 3. De eilandsraad draagt door middel van de verordening tot instelling van de vertrouwenscommissie er zorg voor dat de gesprekken met en de oordeelsvorming over de sollicitanten zullen plaatsvinden in aanwezigheid van en door die eilandsraadsleden die lid zijn van de vertrouwenscommissie.

• 4. Voor zover ambtelijke bijstand gewenst wordt geacht, wordt de griffier daarmee belast. De griffier is evenals de leden van de vertrouwenscommissie gebonden aan de geheimhoudingsplicht.

• 5. De eilandsraad regelt de werkwijze van de vertrouwenscommissie zo dat vóór, tijdens en na het verrichten van de werkzaamheden door de vertrouwenscommissie volstrekte geheimhouding is gegarandeerd. Deze geheimhoudingsplicht geldt voor de leden van de vertrouwenscommissie, de adviseur en de ambtelijke bijstand. De geheimhoudingsplicht van de vertrouwenscommissie geldt ook ten opzichte van andere raadsleden die geen lid van de vertrouwenscommissie zijn of die lid van de vertrouwenscommissie zijn geweest.

• 6. Deze geheimhouding brengt onder meer met zich mee dat geen inlichtingen – schriftelijk of mondeling – kunnen worden ingewonnen over de sollicitanten en dat elk overleg met niet-leden van de vertrouwenscommissie is uitgesloten.

• 7. De eilandsraad treft in overleg met de Rijksvertegenwoordiger ook een voorziening met betrekking tot de wijze waarop de privacybelangen van de sollicitant verder worden beschermd, bijv. bij de bepaling van plaats en tijdstip van de gesprekken en bij het voeren van correspondentie.

Besteedt de eilandsraad of de vertrouwenscommissie naar het oordeel van de Rijksvertegenwoordiger onvoldoende zorg aan de in V omschreven punten, dan zal de Rijksvertegenwoordiger in elk stadium van de procedure kunnen afzien van (verdere) contacten met de vertrouwenscommissie. De Rijksvertegenwoordiger bepaalt in deze situatie hoe verder gehandeld wordt.

Besluit de eilandsraad geen vertrouwenscommissie in te stellen, dan bereidt de Rijksvertegenwoordiger zijn aanbeveling voor zonder inachtneming van de navolgende twee punten.

• 1. De Rijksvertegenwoordiger verstrekt, na overleg met de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties, de vertrouwenscommissie een opgave in alfabetische volgorde van de namen van de geselecteerde sollicitanten. Bij die selectie gaat het om personen die hij in beginsel geschikt acht voor benoeming in de vacature van gezaghebber. Bovendien krijgt de vertrouwenscommissie de beschikking over de naar het oordeel van de Rijksvertegenwoordiger wenselijke persoonlijke gegevens uit de sollicitatie van de geselecteerde, tenzij de geselecteerde heeft laten weten dat verstrekking van die gegevens bij hem bezwaar ontmoet (zie punt III.2).

• 2. De Rijksvertegenwoordiger informeert de geselecteerde sollicitanten over het feit dat zij door hem zijn geselecteerd en dat hij hun namen aan de vertrouwenscommissie heeft doorgegeven. De Rijksvertegenwoordiger stelt tegelijkertijd de niet-geselecteerde sollicitanten schriftelijk op de hoogte van het feit dat zij niet tot zijn selectie behoren.

• 3. Indien een niet-geselecteerde sollicitant zich rechtstreeks tot de vertrouwenscommissie wendt met het verzoek om door haar te worden uitgenodigd, wijst de commissie dit verzoek af. De vertrouwenscommissie stelt de verzoeker en de Rijksvertegenwoordiger zo spoedig mogelijk schriftelijk op de hoogte van haar beslissing.

• 4. De Rijksvertegenwoordiger bepaalt in overleg met de vertrouwenscommissie – een tijdpad waarin staat aangegeven wanneer de verschillende stappen in de totstandkoming van het advies van de vertrouwenscommissie zullen zijn afgerond en – de procedure met betrekking tot geselecteerde sollicitanten die niet woonachtig zijn in het openbaar lichaam zelf.

• 1. De vertrouwenscommissie wint geen inlichtingen in over kandidaten. Overleg met derden is uitgesloten.

• 2. De vertrouwenscommissie voert gesprekken met alle door de Rijksvertegenwoordiger geselecteerde kandidaten.

• 3. Nadat de vertrouwenscommissie haar standpunt over de geschiktheid van de door haar ontvangen kandidaten heeft bepaald, brengt zij schriftelijk en vertrouwelijk verslag uit aan de Rijksvertegenwoordiger. De commissie vermeldt daarbij ten aanzien van iedere kandidaat de motieven die tot haar oordeel hebben geleid. In het verslag aan de Rijksvertegenwoordiger kunnen leden van de vertrouwenscommissie van minderheidsstandpunten blijk geven. In het verslag wordt melding gemaakt als er sprake is van een omstandigheid die de objectiviteit van een lid van de vertrouwenscommissie ten opzichte van een bepaalde kandidaat kan beïnvloeden, zoals bloed- of aanverwantschap of zakelijke belangen. Het – vertrouwelijke – verslag van de beraadslagingen in de vertrouwenscommissie en overige relevante informatie worden meegestuurd.

• 4. De Rijksvertegenwoordiger kan de vertrouwenscommissie om nadere schriftelijke of mondelinge toelichting vragen op de meegedeelde standpunten. De vertrouwenscommissie zelf kan ook vragen in de gelegenheid te worden gesteld de op schrift gestelde opvattingen mondeling toe te lichten. Het gesprek vindt plaats met gesloten deuren en er wordt een vertrouwelijk verslag van gemaakt. Indien er voor de vertrouwenscommissie aanleiding is tot wijziging of aanvulling van haar in eerste instantie gegeven opvattingen, dan wordt de wijziging c.q. aanvulling schriftelijk vastgelegd en bij de stukken gevoegd.

• 5. De beraadslagingen van de vertrouwenscommissie vinden plaats met gesloten deuren. Ten aanzien van de beraadslagingen en alle stukken die aan de vertrouwenscommissie en de Rijksvertegenwoordiger worden gezonden geldt een geheimhoudingsplicht.

• 1. De Rijksvertegenwoordiger zendt een met redenen omklede aanbeveling inzake de benoeming van tenminste twee personen aan de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties binnen vier maanden nadat de gelegenheid tot sollicitatie voor de functie is gegeven.

• 2. De Rijksvertegenwoordiger toetst in zijn beoordeling van kandidaten of zij aan de algemene en bijzondere eisen (zoals verwoord in de profielschets) die het ambt van gezaghebber met zich brengt, voldoen. Bij het opstellen van de aanbeveling betrekt de Rijksvertegenwoordiger de bevindingen van de vertrouwenscommissie. Het op schrift gestelde oordeel van de vertrouwenscommissie voegt hij bij zijn aanbeveling.

• 3. De Rijksvertegenwoordiger stelt elke op de aanbeveling geplaatste kandidaat op de hoogte van het feit dat hij of zij op de aanbeveling staat die aan de minister wordt gezonden. De Rijksvertegenwoordiger stelt de andere geselecteerde sollicitanten schriftelijk op de hoogte van het feit dat zij niet op de aanbeveling zijn geplaatst.

• 4. De Rijksvertegenwoordiger verstrekt bij zijn aanbeveling aan de minister in onderstaande volgorde:

  • – het verslag van de profielschetsvergadering en de profielschets,

  • – de verordening op de vertrouwenscommissie,

  • – de lijst van sollicitanten, waarop de namen van de door de Rijksvertegenwoordiger geselecteerde kandidaten zijn gemarkeerd,

  • – de sollicitatiebrieven en CV’s van de aanbevolen kandidaten met daarachter per kandidaat de opgevraagde informatie, justitiële documentatie en referenties,

  • – het verslag van beraadslagingen en het verslag van bevindingen van de vertrouwenscommissie en

  • – het verslag van zijn gesprek met de vertrouwenscommissie, indien dit heeft plaatsgevonden.

• 5. Ten aanzien van de aanbeveling van de Rijksvertegenwoordiger en de stukken die bij de aanbeveling door de Rijksvertegenwoordiger aan de minister worden gezonden, geldt een geheimhoudingsplicht.

Voorafgaand aan de voordracht zal de voor te dragen kandidaat door de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties worden gescreend. De screening zal bestaan uit naslag bij de AIVD en fiscaal onderzoek.

• 1. Als bij de benoeming van de gezaghebber is afgeweken van de opvattingen van de vertrouwenscommissie informeert de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties door tussenkomst van de Rijksvertegenwoordiger de vertrouwenscommissie over de motieven die aanleiding waren voor deze afwijking van het advies. De vertrouwenscommissie dient over de gegeven motivering geheimhouding te bewaren.

• 2. De minister stelt de niet ter benoeming voorgedragen kandidaten op de aanbeveling schriftelijk op de hoogte van het feit dat zij niet voor benoeming zijn voorgedragen.

• 3. Indien daar bij één van beide partijen behoefte aan bestaat is het mogelijk dat na afloop van de bovenbeschreven procedure een evaluerend gesprek tussen de vertrouwenscommissie en de Rijksvertegenwoordiger plaatsvindt.