Bevoegdhedenregeling NWO 2013

[Regeling materieel uitgewerkt per 01-01-2019.]
Geraadpleegd op 12-11-2024. Gebruikte datum 'geldig op' 01-02-2017 en zichtdatum 09-11-2024.
Geldend van 15-11-2013 t/m heden

1. Inleiding

De Bevoegdhedenregeling NWO 2013 regelt wie bij NWO bevoegd is om jegens derden verplichtingen aan te gaan, inclusief tekenbevoegdheid, en via welke functionarissen de interne besluitvorming die daar aan voorafgaat, verloopt.

De bevoegdheden zijn steeds gekoppeld aan ofwel een NWO-orgaan – Algemeen Directeur (AD) en gebieds- en stichtingsbesturen – ofwel functionarissen en zijn in dit laatste geval het gevolg van de uitoefening van een functie. De bevoegdheden voor het NWO-bureau zijn samengevat in bijlage 1 met de daarbij behorende maximum bedragen per jaar waarvoor verplichtingen mogen worden aangegaan.

In deze Bevoegdhedenregeling komen de volgende onderwerpen aan de orde:

Hoofdstuk 1: Inleiding met de indeling binnen de NWO-organisatie naar soort besluiten, de reikwijdte van de regeling voor de NWO-organisatieonderdelen (zie bijlage 2), en een begrippenlijst

Hoofdstuk 2 Algemeen bevoegdhedenkader voor de verschillende soorten besluiten

Hoofdstuk 3 Het specifieke bevoegdhedenkader voor Apparaatskosten

Hoofdstuk 4 Het specifieke bevoegdhedenkader voor Beleid

Hoofdstuk 5 Het specifieke bevoegdhedenkader voor bezwaar, beroep bij de rechter, en Wob verzoeken

Hoofdstuk 6 Ondertekeningsbevoegdheid

Hoofdstuk 7 Overige bepalingen.

1.1. Onderverdeling naar soorten besluiten

NWO-besluiten worden voor deze Bevoegdhedenregeling als volgt onderverdeeld:

• Apparaatskosten-besluiten (A-besluiten)
- – Personeels-besluiten
- – Overige A-besluiten
• Beleids-besluiten (B-besluiten)
- – Subsidie-besluiten
- – Overige B-besluiten
• Besluiten inzake bezwaar en beroep alsmede Wob-besluiten

Over onderwerpen die niet in bovenstaand schema zijn ondergebracht, kan alleen het Algemeen Bestuur van NWO besluiten.

1.2. Reikwijdte binnen NWO

Personeelsbesluiten betreffen de NWO-werkgever, en hebben dus als reikwijdte: directie, stafafdelingen, gebieden incl. WOTRO en regieorganen, Technologiestichting STW, de onderzoeksinstituten met uitzondering van de drie B-3 stichtingen (CWI, FOM en NIOZ) en NLeSC voor zover personeel is aangesteld door NWO.

Subsidiebesluiten worden genomen binnen alle organisatieonderdelen met een middelen verdelende bevoegdheid: Algemeen Bestuur, gebiedsbesturen, regieorganen, subsidieorganisaties (onderzoeksorganisaties volgens art. 4.1.1.b NWO Reglement: WOTRO en NLeSC) en de Technologiestichting STW.

Voor het samenwerkingsverband ZonMw wordt verwezen naar de Samenwerkingsovereenkomst Mandaatregeling ZON NWO (bijlage bij NWO Reglement).

De overige A- en B-besluiten hebben als reikwijdte algemeen bestuur en directie en NWO-bureau, i.e., stafafdelingen, gebieden incl. WOTRO, en regieorganen in Den Haag.

Besluiten inzake bezwaar, alsook inzake beroep bij de rechter worden genomen door het Algemeen Bestuur (AB) op basis van een advies van de NWO bezwaarschriftencommissie. Dit geldt voor alle onderdelen van de NWO-organisatie. Ook Wob-besluiten regarderen alle NWO-onderdelen.

Voor wat betreft de samenwerkingsverbanden (met ZON in ZonMw en met SURF in NLeSC) en de daaruit voortvloeiende partiële verantwoordelijkheid – binnen ZonMw voor het MW-gedeelte, en binnen NLeSC voor het NWO-gedeelte – bestaan afzonderlijke afspraken. Echter, hoofdstuk 3 is wel van toepassing op vanuit NWO bij NLeSC aangesteld personeel.

1.2.1. Plaats binnen de geldende regelgeving

De Bevoegdhedenregeling past binnen de kaders van algemene wetgeving (met name Awb), de ZBO-kaderwet, de NWO-wet en het NWO Reglement. Daarmee is de bevoegdhedenregeling ondergeschikt aan voornoemde regelgeving, maar heeft voorrang bij discrepanties met overige NWO-regelgeving.

Eventuele verdere uitwerking van bevoegdheden moet passen binnen de overige NWO-regelgeving en de algemene voor NWO geldende beleidskaders. Waar geen discrepanties aan de orde zijn, geldt dat alle toepasselijke NWO-regelgeving (zoals toepasselijkheid artikel 3.3 NWO Reglement), richtlijnen, of protocollen, naast deze Bevoegdhedenregeling, onverkort van toepassing blijven.

1.3. Begrippen

• Apparaatskosten: Alle kostenposten die voortkomen uit A-besluiten.
• Begroting en budget: Deze bevatten de maximaal toegestane verplichtingen, die jaarlijks mogen worden aangegaan per organisatieonderdeel, en kunnen worden onderverdeeld in ‘beleidsbegroting/-budget’ en ‘apparaatskostenbegroting/-budget.
• Beleidskosten: Alle kostenposten die voortkomen uit B-besluiten, en die samenhangen met de uitvoering van de wettelijke taak van NWO.
• Budgethouder: Te onderscheiden in algemeen budgethouder en gemandateerd budgethouder. Een budgethouder wordt altijd gekoppeld aan een budgetverantwoordelijke. Dezelfde persoon kan nooit zowel de bevoegdheden van budgethouder als van budgetverantwoordelijke uitoefenen.

De algemeen budgethouder is het Algemeen Bestuur. Deze stelt het doel en de omvang van het budget vast, en neemt, waar dit niet anders is geregeld via mandaat, zelf de besluiten.

Het Algemeen Bestuur kan zijn budgethouderschap mandateren binnen de organisatie. Degene die zo’n mandaat ontvangt wordt daarmee gemandateerd budgethouder. Gemandateerd budgethouderschap beperkt zich tot het vastgestelde budget, en kan niet worden doorgemandateerd, tenzij dit expliciet is toegestaan door het Algemeen Bestuur.
• Budgetverantwoordelijke: De budgetverantwoordelijke geeft – door middel van zijn paraaf – autorisatie voor het aangaan van de feitelijke verplichting met een derde binnen het goedgekeurde budget, inclusief de daarbij behorende tekenbevoegdheid. Doorgaans wordt een functionaris die hiërarchisch gezien direct onder de gemandateerde budgethouder is gepositioneerd, aangewezen als budgetverantwoordelijke.
• Besluiten: Deze zijn onder te verdelen in interne en externe besluiten.

Intern besluit

De interne besluitnemer toetst of het interne besluit: a. voldoet aan de inhoudelijke beleidskaders, en b. in geval het te nemen besluit kosten met zich brengt, deze kosten binnen het goedgekeurde budget passen (budgettoets).

Binnen NWO vormt zo’n besluit vaak een voorwaarde voor het kunnen nemen van een extern besluit.

Extern besluit

Dit is elk besluit met rechtsgevolgen voor derden, ongeacht of sprake is van een publiekrechtelijke dan wel een privaatrechtelijke vorm waarin de aangegane verplichtingen zijn opgenomen. Degene die een extern besluit neemt, toetst of het besluit binnen de geldende regelgeving blijft (rechtmatigheidstoets).
• Besluitmandaat: De verkregen bevoegdheid om de in het mandaat omschreven interne en/of externe besluiten te nemen.
• Mandaat inclusief volmacht: Onder mandaat is in deze regeling ook ‘volmacht’ begrepen.

Bij een mandaat kent een bestuursorgaan (mandaatgever) bepaalde bevoegdheden waar hij over beschikt, toe aan een ander (mandataris/mandaatnemer). Het bestuursorgaan kan zijn bevoegdheden op een bepaald onderdeel mandateren zonder meer (algemeen mandaat) of slechts voor specifieke gevallen (bijzonder mandaat).

Alleen met toestemming van de mandaatgever, mag de gemandateerde (de mandaatontvanger) zijn mandaat ook weer aan een ander overdragen d.m.v. submandaat.
• NWO-bureau: De bureaus van alle organisatieonderdelen met een middelen verdelende bevoegdheid in Den Haag, alsmede de centrale stafafdelingen van NWO. De bureaus van de Technologiestichting STW, de FOM-organisatie, en de samenwerkingsverbanden ZonMw en NLeSc worden niet tot het NWO-bureau gerekend.
• Organisatieonderdelen: Alle in de bijlage opgenomen organisatieonderdelen.
• Register: Het overzicht waarin de mandatarissen en hun bevoegdheden zijn opgenomen.
• Stuurgroep: Een door het Algemeen Bestuur ingestelde commissie die de verantwoordelijkheid krijgt voor de opstelling en uitvoering van een specifiek subsidie-instrument en wordt aangewezen als gemandateerd budgethouder voor dat instrument.
• Tekenbevoegdheidvoor geleverde prestatie(s): Deze tekenbevoegdheid – door middel van een paraaf – moet onderscheiden worden van de autorisatie voor een feitelijke besteding door de budgetverantwoordelijke. Deze bevoegdheid gaat niet samen met de tekenbevoegdheid van een budgetverantwoordelijke.

2. Algemeen bevoegdhedenkader voor de verschillende soorten besluiten

2.1. Verdeling wettelijke bevoegdheden

Aan het Algemeen Bestuur behoort krachtens de NWO-instellingswet de bevoegdheid tot regeling en bestuur van de organisatie (art. 4 Instellingswet). Dit betekent dat het Algemeen Bestuur zowel de eindverantwoordelijkheid heeft voor het binnen NWO gevoerde (wetenschappelijke) beleid als voor de daarbij behorende apparaatskosten. M.a.w. het Algemeen Bestuur is algemeen budgethouder.

2.1.1. Gemandateerde bevoegdheden voor beleid

Bij reglement wordt vastgesteld voor welke wetenschapsgebieden er gebiedsbesturen zijn en welke de bevoegdheden zijn van de onderscheiden gebieden (art. 9 Instellingswet)). Ingevolge het reglement stellen de gebiedsbesturen voor hun gebied (wetenschappelijk) beleid vast (artikel 3.2.1 Reglement).

Om dit beleid te kunnen (uit)voeren, wijst het Algemeen Bestuur middelen toe en verleent een gebiedsbestuur en daarmee gelijk gestelde NWO-onderdelen (WOTRO, regieorgaan, samenwerkingsverband) mandaat om subsidies te verstrekken ten behoeve van onderzoeksprojecten en onderzoekprogramma’s binnen het toegewezen gebied/de toegewezen taak, en om het daarbij behorende beleid op te stellen en uit te voeren. Dit met inachtneming van het NWO Reglement en door het Algemeen Bestuur te geven richtlijnen, het instellingsplan en de NWO begroting. Daarmee zijn de besturen van deze NWO-onderdelen gemandateerd budgethouder binnen het hen toegewezen gebied/de toegewezen taak.

Omdat een gebiedsdirecteur optreedt als secretaris van zijn/haar gebiedsbestuur, is deze gebiedsdirecteur de budgetverantwoordelijke voor beleidsbesluiten. Alhoewel de AD de secretaris is van het Algemeen Bestuur, is de budgetverantwoordelijkheid voor Centrale Programma’s belegd bij een ander lid van de Algemene Directie, te weten bij de Directeur BOO (zie ook onder 2.2.1).

2.1.2. Gemandateerde bevoegdheden voor apparaatskosten

De algemeen directeur (AD) is belast met de leiding van het bureau van de organisatie (art. 8.3 Instellingswet). Dat impliceert dat de gebiedsdirecteuren binnen de hiërarchie van het NWO-bureau direct onder de algemeen directeur zijn gepositioneerd.

Om die reden heeft het Algemeen Bestuur de AD aangesteld als gemandateerd budgethouder voor de apparaatskosten, en is elke gebiedsdirecteur budgetverantwoordelijke voor besluiten die apparaatskosten met zich brengen.

Figuur 1: Schematische weergave van de wettelijke bevoegdheden:

2.1.3. Gemandateerde bevoegdheden aan de besturen van de NWO-stichtingsbesturen

Op grond van hun statuten hebben de besturen van de NWO-stichtingen, waarbinnen de NWO-onderzoeksinstituten zijn ondergebracht, een zelfstandige bevoegdheid voor het voeren van onderzoeksbeleid. Deze statuten kunnen enkel met instemming van het Algemeen Bestuur gewijzigd worden. De statutaire bevoegdheden van de stichtingsbesturen heeft het Algemeen Bestuur aangevuld bij via afzonderlijk met elk van deze besturen afgesloten convenant. De besturen van deze stichtingen zijn gemandateerd budgethouder voor alle door hen genomen besluiten binnen de voor ‘hun’ stichting door het Algemeen Bestuur goedgekeurde begroting. Het Algemeen Bestuur blijft eindverantwoordelijke als algemeen budgethouder. Voor zover Statuten en convenant geen bevoegdheden verstrekken, zoals voor bepaalde P-besluiten, geldt onderhavige Bevoegdhedenregeling (zie 3.1.2).

2.2. Overige kaders

2.2.1. Soorten Mandaat

Als hoogste orgaan binnen de organisatie houdt en beheert het Algemeen Bestuur alle bevoegdheden, die daarbinnen worden uitgeoefend. Het Algemeen Bestuur bepaalt dus wie een deel van die bevoegdheden namens het Algemeen Bestuur mag uitoefenen. Dit gebeurt bij algemeen of bijzonder mandaat. Deze bevoegdhedenregeling gaat over de algemene financiële mandaten (budgethouderschap + budgetverantwoordelijkheid), de bevoegdheid om besluiten te nemen met rechtsgevolgen voor derden (externe besluiten), en tekenbevoegdheid.

Het Algemeen Bestuur kan zijn financiële bevoegdheden op twee manieren mandateren. Ofwel het Algemeen Bestuur behoudt zelf het budgethouderschap en wijst een budgetverantwoordelijke aan die daarmee bevoegd wordt autorisatie te geven voor het aangaan van de feitelijke verplichting met een derde binnen het goedgekeurde budget, zoals bij de Centrale Programma’s (zie 4.1.1), ofwel het Algemeen Bestuur verstrekt een compleet financieel mandaat door zowel het budgethouderschap te mandateren als een budgetverantwoordelijke aan te wijzen. Zoals deze Bevoegdhedenregeling laat zien, kiest het Algemeen Bestuur ervoor om enkel andere organen van NWO: AD, gebiedsbestuur/WOTRO of stichtingsbestuur onderzoeksinstituut, aan te wijzen als gemandateerd budgethouder. Voor een aanwijzing als budgetverantwoordelijke komt dan doorgaans die functionaris in aanmerking die direct onder de aangewezen gemandateerde budgetverantwoordelijke is gepositioneerd, zoals bij de Decentrale Programma’s waar de gebiedsdirecteur de budgetverantwoordelijke is voor de toegekende subsidies (zie 4.1.2). Indien meerdere functionarissen zijn aangesteld op het niveau direct onder de gemandateerde budgethouder, zal de algemeen budgethouder expliciet één van deze functionarissen moeten aanwijzen als de budgetverantwoordelijke.

Daarnaast kan het Algemeen Bestuur zijn bevoegdheid om – interne en/of externe – besluiten te nemen en/of zijn tekenbevoegdheid mandateren. In dat geval is sprake van respectievelijk een besluitmandaat en een tekenmandaat.

2.2.2. Submandaat

Alleen indien en voor zover dat bij een verstrekt mandaat door de mandaatgever expliciet is bepaald, mag een mandaatnemer dit mandaat geheel of deels doormandateren. Men spreekt dan van een submandaat.

Algemeen en bijzonder (sub)mandaat

Een budgetverantwoordelijke kan slechts in uitzonderlijke gevallen, en slechts na akkoord van de budgethouder, binnen zijn organisatieonderdeel schriftelijk een gesubmandateerd budgetverantwoordelijke aanwijzen. Dit onder expliciete vermelding van het (deel)budget waarvoor de aangewezen functionaris verantwoordelijkheid draagt (en uiteraard voor zover de door de budgethouder aan de budgetverantwoordelijke opgelegde kaders daarvoor ruimte bieden), waar van toepassing tevens onder vermelding van het soort gevallen waarvoor het submandaat geldt. Dit betekent dat de gesubmandateerde budgetverantwoordelijke tot het toegestane bedrag en, waar van toepassing, voor bepaalde gevallen tekenbevoegdheid heeft voor het aangaan van de feitelijke verplichting met een derde.

Daarnaast heeft de budgetverantwoordelijke de bevoegdheid tot het aanwijzen van een onder hem staande functionaris, die tekenbevoegdheid krijgt voor akkoord van de geleverde prestatie op de factuur. Deze bevoegdheid kan de budgetverantwoordelijke zelf niet uitvoeren, omdat tekenbevoegdheid voor autorisatie van de feitelijke besteding en tekenbevoegdheid voor akkoord van de geleverde prestatie niet samen gaan.

Deze (sub)mandaten zijn niet in deze regeling opgenomen, maar dienen wel opgenomen te worden in het Register. Daarom is de primaire budgetverantwoordelijke verplicht het hoofd Financiën van elke submandatering een kopie te verstrekken ten behoeve van het Register.

2.2.3. Wijze van verlenen van (sub)mandaten

Voor zover (sub)mandaten niet al zijn verleend bij wet of deze Bevoegdhedenregeling, worden deze schriftelijk verleend. De krachtens wet of deze Bevoegdhedenregeling geldende mandaten zijn in bijgevoegde bevoegdhedentabel (bijlage 1) opgenomen. Bij vaststelling van deze Bevoegdhedenregeling bevestigt en bekrachtigt het Algemeen Bestuur de hierbij verleende mandaten. Het Algemeen Bestuur is als enige bevoegd tot herroeping of intrekking daarvan. In geval het Algemeen Bestuur een mandaat intrekt, komen binnen dat mandaat verleende submandaten automatisch te vervallen. Een submandaat kan daarnaast ook worden herroepen of ingetrokken door de rechtmatige verlener van dit submandaat. Herroeping en intrekking van (sub)mandaten dient de (sub)mandaatgever schriftelijk te melden aan het Hoofd Financiën als beheerder van het Register.

2.2.4. Verbod van (de schijn van) belangenverstrengeling

Een bevoegd functionaris is niet bevoegd tot het nemen of ondertekenen van een besluit of overeenkomst waarbij hij zelf belanghebbende is, dan wel een persoonlijk belang heeft.

2.2.5. Mandatenbeheer

De stafafdeling Financiën voert het beheer en de controle uit over de binnen NWO geldende respectievelijk afgegeven (sub)mandaten.

Een aan een NWO-orgaan toegekende bevoegdheid blijkt uit de combinatie van:

a. het benoemingsbesluit van de bestuursvoorzitter of, in geval van de AD, zijn/haar aanstellingsbesluit;
b. een mandaatformulier, met handtekening- en paraaf van de bestuursvoorzitter/AD.

Een aan een functionaris toegekende bevoegdheid blijkt uit de combinatie van:

a. het op functieniveau toegekende mandaat waarvan een kopie is opgenomen in het Register;
b. de functie van de medewerker volgens de centrale personeelsadministratie;
c. een mandaatformulier, met handtekening- en paraaf van de functionaris/mandaatnemer.

Bij waarneming van een functie aangevuld met de vastlegging van deze waarneming in de centrale personeelsadministratie.

2.2.6. Vervangingsregeling

Bij afwezigheid/vakantieperioden van een ge(sub)mandateerde vindt vervanging van bevoegdheden op horizontaal niveau binnen hetzelfde organisatieonderdeel plaats. Een plaatsvervangend directeur of stafhoofd is steeds bevoegd tot vervanging, mits het in 2.2.5, sub c, bedoelde formulier met zijn handtekening en paraaf in het Register is opgenomen.

3. Het besluitenkader voor apparaatskosten (A-Besluiten)

Binnen het door het Algemeen Bestuur goedgekeurde budget is de AD gemandateerd budgethouder voor A-besluiten, en zijn de directeuren en stafhoofden van de organisatieonderdelen budgetverantwoordelijke, elk voor het budget beschikbaar voor het eigen organisatieonderdeel.

De directeuren en stafhoofden hebben als budgetverantwoordelijke de bevoegdheid (intern) autorisatie te geven voor het aangaan van de feitelijke verplichting met een derde binnen het goedgekeurde budget. Met het geven van deze (interne) autorisatie neemt de budgetverantwoordelijke een intern besluit. De budgetverantwoordelijke is niet bevoegd tot het nemen van externe A-besluiten, inclusief ondertekening. Deze bevoegdheid is elders binnen de organisatie belegd.

De AD is bij wet aangewezen als hoofd van het NWO-bureau en heeft daarmee een eigen wettelijke bevoegdheid tot het nemen en ondertekenen van A-besluiten. Echter, deze bevoegdheden heeft de AD gemandateerd aan de hoofden van de stafafdelingen, elk voor die aangelegenheden waarover de stafafdeling gaat. Dat betekent dat de hoofden van de stafafdeling er verantwoordelijk voor zijn dat de door hen te nemen externe besluiten genomen worden binnen de daarvoor geldende algemene kaders.

Waar budgetverantwoordelijkheid en besluit- en tekenbevoegdheid niet samenvallen, is een paraaf voor akkoord van zowel de (gemandateerde) budgetverantwoordelijke als de door de budgetverantwoordelijke geconsulteerde functionaris of zijn plaatsvervanger binnen de betrokken stafafdeling een vereiste, alvorens het hoofd van de betrokken stafafdeling/de besluitbevoegde tot tekening (en verzending) mag overgaan. Het is wel de bedoeling dat een budgetverantwoordelijke, nu deze niet tevens bevoegd is tot het nemen van het betreffende externe besluit, de betrokken stafafdeling tijdig inschakelt bij zijn interne besluitvorming. Vanuit de betrokken stafafdeling kan dan het aankoop-, inhuur- of aanstellingsproces begeleid worden en de budgetverantwoordelijke geadviseerd, op basis van de geldende kaders, zodat de budgetverantwoordelijke een intern besluit neemt dat aansluit bij de algemene kaders waarbinnen de stafafdelingen moeten opereren.

3.1. P-besluiten

P-besluiten betreffen de NWO-werkgever, en hebben dus als reikwijdte: directie, stafafdelingen, gebieden incl. WOTRO en regieorganen, STW, de onderzoeksinstituten met uitzondering van de drie B-3 stichtingen (CWI, FOM en NIOZ), en voor zover personeel bij NLeSC is aangesteld door NWO, NLeSC.

Budgetverantwoordelijkheid betreft steeds enkel het voor het eigen organisatieonderdeel goedgekeurde budget. Zo bevat het budget van de gebieden een post voor personeelsuitgaven (salarissen, betalingen aan uitzendbureaus voor geleverde diensten en/of personeel) ten behoeve van het gebiedsbureau. Dat betekent dat de gebiedsdirecteur in zijn rol van budgetverantwoordelijke autorisatie dient te geven voor de feitelijke aan te gane verplichtingen ter zake.

Het hoofd P&O heeft voor opleidingen een besluitmandaat gegeven aan de directeuren van de gebieden, de regieorganen, WOTRO en BOO, alsmede aan de stafhoofden voor een maximum van € 1.000 per medewerker per jaar.

3.1.1. NWO-bureau en NLeSC

De algemeen directeur heeft zijn besluit- en tekenbevoegdheden voor personele aangelegenheden gesubmandateerd aan het hoofd P&O. Echter, het hoofd P&O heeft geen besluit- en tekenbevoegdheid met betrekking tot:

– Medewerkers van wie de functie is ingedeeld in schaal 15 en hoger
– Beslissingen op bezwaar (zie verder onder hoofdstuk 5)
– De waardering van functies, en
– Personeelswijzigingen van de stafafdeling P&O.

Voor alle overige P-besluiten geldt, zoals gezegd, dat de directeuren en hoofden van de overige organisatieonderdelen budgetverantwoordelijkheid dragen voor de door hen genomen besluiten over personele aangelegenheden, terwijl het hoofd P&O de desbetreffende verplichtingen met derden aangaat.

3.1.2. ASTRON, SRON, NSCR en STW

De directeuren van ASTRON, SRON en NSCR en STW zijn de budgetverantwoordelijken voor personele aangelegenheden en hebben de bevoegdheid om P-besluiten te nemen krachtens dit mandaat binnen het voor ‘hun’ instituut/stichting vastgestelde budget. een en ander met uitzondering van:

a. besluiten ten aanzien van de directies van de instituten en STW zelf1
b. besluiten op bezwaar en het voeren van verweer bij de behandeling van beroepschriften
c. de waardering van functies
d. het opleggen van disciplinaire maatregelen
e. het tussentijds beëindigen van tijdelijke aanstellingen en het verlenen van ontslag aan medewerkers met een dienstverband voor onbepaalde tijd.

Besluiten genoemd onder a, b en c blijven voorbehouden aan de AD. Besluiten genoemd onder d en e vallen binnen de door het AD aan het hoofd P&O van NWO ge(sub)mandateerde bevoegdheden.

3.2. Overige A-besluiten

De A-besluiten hebben als reikwijdte algemeen bestuur en directie, stafafdelingen, gebieden incl. WOTRO, en regieorganen in Den Haag.

De besturen van de organisatieonderdelen nemen de apparaatskosten op in hun jaarlijks bij het Algemeen Bestuur in te dienen begroting. Het Algemeen Bestuur stelt als algemeen budgethouder deze begroting vast.

Het AB heeft het budgethouderschap voor de apparaatskosten zoals opgenomen in het goedgekeurde budget, gemandateerd aan de AD. Dat betekent dat de AD kan schuiven tussen de verschillende posten voor apparaatskosten binnen de goedgekeurde begroting. Echter, overschrijdingen van dan wel verschuivingen tussen beleidskosten- en apparaatskostenbegroting kunnen slechts plaatsvinden met toestemming van het Algemeen Bestuur.

De externe besluitbevoegdheid en de daarbij behorende tekenbevoegdheid voor apparaatskosten ligt bij de stafhoofden waarbij de volgende verdeling van bevoegdheden geldt:

– Voor personele apparaatskosten, incl. niet voortvloeiend uit een P-besluit	hoofd stafafdeling P&O
– Voor ICT-goederen	hoofd stafafdeling I&A
– Voor materiële goederen en bijbehorende servicecontracten	hoofd stafafdeling FB
– Voor inhuur adviesdiensten en overige categorieën apparaatskosten	directeur IFI; AD

Interne bestellingen

Het bestellen van interne diensten en faciliteiten is slechts mogelijk met expliciete schriftelijke toestemming van de budgetverantwoordelijke, onder beschrijving van de omvang en aard van de te plaatsen bestelling(en).

4. Het besluitenkader voor beleidsaangelegenheden (B-besluiten)

4.1. S-besluiten

S-besluiten worden genomen binnen alle organisatieonderdelen met een middelen verdelende taak: algemeen bestuur, gebiedsbesturen, regieorganen, subsidieorganisaties (onderzoeksorganisaties volgens art. 4.1.1.b NWO Reglement: WOTRO en NLeSC) en de Technologiestichting STW.

De algemene kaders voor S-besluiten zijn gegeven in de NWO-regeling subsidies. Hieruit blijkt dat bepaalde besluiten zijn voorbehouden aan het AB.

Overschrijdingen van het goedgekeurde beleidsbudget en/of gebruik voor een ander doel dan geoormerkt mag enkel plaatsvinden met voorafgaande goedkeuring van het AB. In geval van onderbesteding van geoormerkte middelen, kunnen de resterende middelen binnen het gebied blijven indien deze middelen op een later tijdstip alsnog kunnen worden ingezet overeenkomstig de bestemming. In overige gevallen vallen de resterende middelen weer terug naar het AB.

4.1.1. AB-besluiten inzake Centrale Programma’s

Bij centrale programma’s is het Algemeen Bestuur de budgethouder en de directeur BOO de budgetverantwoordelijke (financieel mandaat). Het Algemeen Bestuur heeft de directeur BOO de bevoegdheid verstrekt om externe subsidiebesluiten te nemen, nadat het Algemeen Bestuur het (interne goedkeurings)besluit heeft genomen dat de verplichting mag worden aangegaan.

4.1.2. Gemandateerde Subsidiebesluiten

Het Algemeen Bestuur stelt als budgethouder het budget van een gebied vast (c.q. keurt de begroting goed van regieorganen en subsidieorganisaties) voor een lopend jaar.

Binnen het goedgekeurde budget zijn de besturen van de gebieden en andere onderdelen met een subsidietaak gemandateerd budgethouder, en is de directeur van het betrokken gebied, regieorgaan of stichting (WOTRO en de STW) budgetverantwoordelijke. Dit betekent dat deze besturen besluiten over de programmabrochures en de te honoreren aanvragen binnen het toegestane budget. De directeuren hebben de bevoegdheid om vervolgens de externe subsidiebesluiten te nemen, nadat het gebiedsbestuur het (interne goedkeurings)besluit heeft genomen dat de verplichting mag worden aangegaan.

Het bovenstaande geldt mutatis mutandis ook voor stuurgroepen: voor een specifiek subsidie-instrument zijn zij gemandateerd budgethouder en is een directeur (van een gebied of BOO) budgetverantwoordelijke.

4.2. Overige B-besluiten

De overige B-besluiten hebben als reikwijdte algemeen bestuur en directie, stafafdelingen, gebieden incl. WOTRO en regieorganen.

4.2.1. Algemeen

Ook voor overige B-besluiten geldt dat het Algemeen Bestuur en de besturen van de organisatieonderdelen met een subsidietaak de gemandateerd budgethouder zijn, en de directeur BOO respectievelijk de directeuren van de gebieden, regieorganen en de subsidie verlenende stichtingen de budgetverantwoordelijke (financieel mandaat). Deze besturen kunnen op het eigen gebied zowel interne als externe B-besluiten nemen.

Bij elk intern B-besluit dat niet ook een S-besluit is, behoort het bestuur aan te geven of de betrokken directeur besluitbevoegdheid heeft voor het nemen van het externe B-besluit in kwestie (zoals voor het tekenen van contracten/MoU’s of het aangaan van samenwerkingsverbanden) in het kader van de uitvoering van het (intern) genomen bestuursbesluit, en zo nee, op welke wijze anderszins uitvoering dient te worden gegeven aan dit bestuursbesluit. Bij de gebiedsreglementen hebben de gebiedsdirecteuren een algemene tekenbevoegdheid verkregen.

5. Het besluitenkader voor bezwaar, beroep bij de rechter en Wob verzoeken

Reikwijdte: de gehele NWO-organisatie met uitzondering van ZonMw en NLeSC

5.1. Bezwaarschriften

Het beslissen op bezwaarschriften is voorbehouden aan het Algemeen Bestuur in collegialiteit, met uitzondering van het beslissen op bezwaarschriften gericht tegen P-besluiten. Voor deze laatste beslist de AD ingevolge een algemeen mandaat van het Algemeen Bestuur.

5.2. Beroep bij de rechter

Het voeren van verweer bij de afhandeling van beroepschriften bij de rechter alsmede de ondertekening van alle uitgaande post die op bezwaar of beroep betrekking hebben, is eveneens door het Algemeen Bestuur gemandateerd aan de AD.

5.3. Wob-besluiten

Voor zover Wob-verzoeken worden ingediend binnen het NWO-bureau, is de AD gemandateerd door het Algemeen Bestuur om op deze verzoeken te beslissen. Wob-verzoeken betreffende het NWO-bureau moeten dan ook worden gericht aan de AD. Deze kan zijn beslisbevoegdheid in Wob-zaken submandateren.

Wanneer bij een van de onderzoeksinstituten of de STW een Wob-verzoek wordt ingediend, beslist het desbetreffende bestuur hierover, maar niet dan nadat het Algemeen Bestuur heeft ingestemd met de wijze waarop dit Wob-verzoek zal worden afgehandeld.

6. Ondertekening

De ondertekenaar van uitgaande post vermeldt onder zijn handtekening zijn naam en functie.

Verder geldt het volgende:

• Bij alle A-besluiten waarvoor de stafhoofden een besluit- en tekenmandaat hebben, tekent het hoofd van de desbetreffende stafafdeling met: ‘namens de Algemeen Directeur’. Bij besluitneming aangaande ‘secundaire personeelsuitgaven’ waarvoor de directeuren van de NWO-onderdelen een submandaat hebben ontvangen, tekenen de directeuren met: ‘namens de Algemeen Directeur’.
• Bij alle B-besluiten waarvoor een directeur van een decentraal NWO-onderdeel een besluit- en tekenmandaat heeft, tekent deze met: ‘namens het bestuur [Naam bestuur]’.
• Bij alle B-besluiten waarvoor de directeur BOO een besluit- en tekenmandaat heeft, tekent deze met: ‘namens het Algemeen Bestuur van NWO’.
• Bij besluiten op bezwaar, beroep bij de rechter en Wob-verzoeken uitgezonderd Wob-verzoeken ingediend bij de onderzoeksinstituten, tekent de AD met: ‘namens het Algemeen Bestuur’, en een orgaan of functionaris die gesubmandateerd is voor de afhandeling van een specifiek Wob-verzoek, met: ‘namens het Algemeen Bestuur, namens de Algemeen Directeur’.

De Algemene wet bestuursrecht (Awb) eist dat aan de ontvanger van een besluitbrief afkomstig van een bestuursorgaan duidelijk wordt gemaakt hoe bij het genomen besluit de gehele bevoegdheidsketen loopt vanaf het hoogst bevoegde gremium (het Algemeen Bestuur) tot en met de functionaris die de besluitbrief feitelijk ondertekent. Voor alle B-besluiten, inclusief S-besluiten, dient daarom in de voet van bedoelde besluiten de volgende tekst te worden opgenomen:

‘Het gebiedsbestuur/STW/het hoofd P&O is bevoegd dit besluit te nemen krachtens een mandaat van het Algemeen Bestuur van NWO. Zie voor de volledige NWO-bevoegdhedenregeling www.nwo.nl/bevoegdhedenregeling’.

7. Inwerkingtreding en vervallen regelingen

7.1 Deze regeling kan worden aangehaald als ‘Bevoegdhedenregeling NWO 2013’, en treedt in werking op de datum waarop deze regeling is vastgesteld door het Algemeen Bestuur en is gepubliceerd in de Staatscourant, te weten: 15 november 2013.
7.2 Alle lopende mandaten die niet zijn opgenomen in de ‘Bevoegdhedenregeling’ komen te vervallen bij de inwerkingtreding van deze regeling, en dus, voor zover deze passen binnen deze regeling, zullen deze opnieuw (schriftelijk) moeten worden verleend, met kopie aan de Registerbeheerder.

, 30 oktober 2013

Bijlage 1. Bevoegdhedentabel voor het NWO-bureau Den Haag

De tabel laat zien welke organen/functionarissen een verantwoordelijkheid hebben t.a.v. het te nemen externe besluit.

Externe besluitbevoegdheid met max. bedrag per beslissing mits binnen budget	Algemeen Directeur	Directeur BOO	Directeur IFI	Gebiedsdirecteuren ALW, CW, EW, GW, MaGW, N	Stafhoofd
Apparaatskostenbesluiten
Personeelsbesluiten
– Personeelsbesluiten t/m S 14, inclusief alle inhuur ter vervanging van NWO-personeel					Hoofd P&O
– Personeelsbesluiten vanaf S 15	X
– Kleine uitgaven (trainingen)	< 1 k€	< 1 k€	< 1 k€	< 1 k€	< 1 k€
Overige Apparaatskosten
ICT-uitgaven					Hoofd I&A
Goederen & facilitaire diensten					Hoofd FB
Kleine (niet ICT) uitgaven	< 2 k€	< 2 k€	< 2 k€	< 2 k€	< 2 k€
Inhuur adviesdiensten en overige categorieën apparaatskosten	X		< 100K€
Beleidsbesluiten
Subsidiebesluiten / Toekenningen		X		X
Overige Beleidskosten		X		X
WOB-verzoeken, besluiten bezwaar en beroep
Bezwaar, Beroep, WOB	X

Voor de stichtingen NLeSC, STW, FOM en de NWO-instituten gelden separate bevoegdheden.

Bijlage 2. NWO organisatieonderdelen in schema

Algemeen Bestuur en Algemene Directie	• Algemeen Bestuur (AB) • Algemene Directie onder leiding van de algemeen directeur (AD)

Stafafdelingen Bestuur en directie worden ondersteund door de centrale stafafdelingen.	• Beleidsontwikkeling en -ondersteuning • Voorlichting en Communicatie • Personeel en Organisatie • Financiën • Informatievoorziening en Automatisering • Facilitair Bedrijf

Wetenschapsgebieden Krachtens wet zijn er wetenschapsgebieden ingesteld.	• Aard- en Levenswetenschappen (ALW) • Chemische Wetenschappen (CW) • Exacte Wetenschappen (EW) • Geesteswetenschappen (GW) • Maatschappij- en Gedragswetenschappen (MaGW) • Medische Wetenschappen (MW), ondergebracht bij ZonMw • Natuurkunde (N), grotendeels via Stichting FOM • Technische Wetenschappen (TW), ondergebracht bij de Technologiestichting STW

Stichtingen	• WOTRO Science for Global Development • Stichting Fundamenteel Onderzoek der Materie (FOM), waaronder ressorteren: onderzoeksinstituten Nikhef, AMOLF en DIFFER • ASTRON Netherlands Institute for Radio Astronomy • Centrum voor Wiskunde & Informatica (CWI) • NIOZ Koninklijk Nederlands Instituut voor Zeeonderzoek • Nederlands Studiecentrum Criminaliteit en Rechtshandhaving (NSCR) • SRON Netherlands Institute for Space Research • De Technologiestichting STW

Samenwerkingsverbanden	• NLeSC Netherlands eScience Center (i.s.m. SURF) • ZonMw

Regieorganen De zogeheten regieorganen voeren speerpunten van (ministerieel) beleid uit.	• Netherlands Genomics Initiative (NGI, tot 1 januari 2014) • Nationaal Initiatief Hersenen & Cognitie • Regieorgaan Praktijkgericht Onderzoek (RAAK, op te richten in 2013) • Regieorgaan Onderwijsonderzoek (op te richten in 2013)

Onder de directies worden verstaan de general directors en managing directors van SRON en ASTRON, de directeur van NSCR en de directeur van STW. ^ [1]