Opmaken van formulieren inzake terugboekingen

Met ingang van 1 januari 1983 is de Instructie debiteurenadministratie (IDA) in werking getreden. In deze instructie zijn onder meer voorschriften gegeven inzake de administratieve verwerking van invorderings- en tegenopdrachten op de inspecties.

De voorschriften met betrekking tot het opmaken en vaststellen van terugboekingen, welke thans zijn opgenomen in de inmiddels vervallen Instructie Tegenformulieren, zullen worden opgenomen in de onderscheidene instructies. Zie ook de aanschrijvingen Vpb’69-270, Div.B-42 en SIR-20. In afwachting van de opname in de diverse boekwerken volgt hierna een overzicht van voornoemde bepalingen.

1.1. Onder terugboekingen worden verstaan: verminderingen, kwijtscheldingen en teruggaven verleend bij of voortvloeiende uit arresten van de Hoge Raad, uitspraken van een Gerechtshof, beschikkingen van de Minister of de Staatssecretaris van Financiën, van de directeur of van de inspecteur.

2.1. Van het bedrag van de terugboekingen geeft de inspecteur kennis aan de belanghebbende en aan de ontvanger. Ten aanzien van uitspraken van gerechtshoven handelt de inspecteur op dezelfde wijze zodra aangenomen kan worden dat de uitspraak niet tengevolge van een beroep in cassatie geheel of ten dele zal worden vernietigd.

2.2. Van ambtshalve verleende verminderingen doet de inspecteur eveneens mededeling aan de belanghebbende en aan de ontvanger. Indien deze verminderingen worden verleend naar aanleiding van de niet-ontvankelijk verklaring van een reclamant, verzoeker of aangever, dan neemt de inspecteur de mededeling op in de uitspraak die de niet-ontvankelijkverklaring inhoudt.

2.3. Van andere verminderingen geeft de inspecteur aan de belanghebbende en aan de ontvanger kennis door toezending van een afschrift van de uitspraak.

3.1. Op de formulieren inzake terugboekingen worden de bedragen in aaneengesloten cijfers vermeld.

3.2. Op de formulieren inzake terugboekingen welke betrekking hebben op aanslagen die aanvankelijk voorlopig werden vastgesteld, worden mede aanslagnummer(s) van die voorlopige aanslag(en) vermeld.

3.3. Op het voor de ontvanger bestemde exemplaar van formulieren wegens terugboekingen wordt het nummer van de post- of bankrekening van de belanghebbende vermeld, indien dit uit de stukken blijkt.

4.1. De inspecteur, dan wel een door hem aangewezen ambtenaar, ondertekent de formulieren inzake terugboekingen.

4.2. Van de aanwijzingen alsmede van veranderingen in de aanwijzingen inzake de bevoegdheid tot ondertekenen geeft de inspecteur, onder bijvoeging van de handtekeningen in tweevoud, kennis aan de ontvangers wie het aangaan.

5.1. Bij de te ondertekenen formulieren worden alle daarop betrekking hebbende bescheiden gevoegd. De ambtenaar die ingevolge punt 4.1 belast is met het ondertekenen, plaatst ten bewijze dat aan het vorenstaande is voldaan en als bewijs dat overeenstemming bestaat tussen het bedrag vermeld in het formulier en dat van de minuut van de beschikking, bij laatstbedoeld bedrag zijn paraaf.

6.1. De verdere behandeling van de formulieren inzake terugboekingen vindt plaats overeenkomstig het bepaalde in § 1.3 en hoofdstuk II van de Instructie debiteurenadministratie.

7.1. Indien een tegenopdracht betreffende een terugboeking in het ongerede is geraakt, kan de ambtenaar die deze heeft opgemaakt ter vervanging daarvan een nieuw formulier opmaken. In dit geval wordt op het duplicaat vermeld dat het strekt ter vervanging van het in ongerede geraakte exemplaar.