Loonadministratiebesluit

• 1 De werkgever is verplicht voor iedere werknemer vóór de eerste loonverstrekking een loonstaat aan te leggen en deze vervolgens bij te houden overeenkomstig de aanwijzingen van het op grond van artikel 2 vastgestelde model.

• 2 De in het eerste lid bedoelde verplichting geldt niet:

  • a. indien reeds op grond van de Uitvoeringsregeling loonbelasting 2001 een zodanige loonstaat dient te worden aangelegd en bijgehouden dan wel

  • b. indien en voor zo lang de werkgever op grond van een besluit van de Minister van Financiën gebruik maakt van zijn bevoegdheid als inhoudingsplichtige voor de Wet op de loonbelasting 1964 (Stb. 1990, 104) tot het vertraagd aanleggen en/of bijhouden van een loonstaat.

Het model van de loonstaat wordt door het Uitvoeringsinstituut werknemersverzekeringen vastgesteld.

• 1 De werkgever is bevoegd een loonstaat bij te houden, welke afwijkt van het op grond van artikel 2 vastgestelde model, mits deze loonstaat ten minste voldoet aan de eisen, waaraan blijkens de modelloonstaat moet worden voldaan.

• 2 De inspecteur der belastingen, onder wiens inspectie de loonboekhouding wordt gehouden, is bevoegd, in overeenstemming met het Uitvoeringsinstituut werknemersverzekeringen, de in het eerste lid genoemde bevoegdheid aan de werkgever te ontnemen, indien naar zijn oordeel de administratie zodanig is ingericht of op zodanige wijze wordt gevoerd, dat een behoorlijke controle niet gewaarborgd is.

De in artikel 3 bedoelde inspecteur kan, in overeenstemming met het Uitvoeringsinstituut werknemersverzekeringen, onder door hem te stellen voorwaarden, goedkeuren dat de werkgever een loonstaat bijhoudt, die niet voldoet aan de eisen van het op grond van artikel 2 vastgestelde model. De goedkeuring kan te allen tijde worden ingetrokken.

De loonstaten, of de bescheiden die in de plaats daarvan moeten worden bijgehouden, moeten worden gehouden ten kantore van de werkgever, waar de loonadministratie wordt gevoerd, tenzij door de in artikel 3 bedoelde inspecteur, in overeenstemming met het Uitvoeringsinstituut werknemersverzekeringen, daartoe een andere plaats is aangewezen, in welk geval zij daar ter plaatse moeten worden bijgehouden.

De werkgever is verplicht het Uitvoeringsinstituut werknemersverzekeringen op diens verzoek en binnen een door dat orgaan schriftelijk te stellen termijn de loonstaten tijdelijk ter beschikking te stellen. Indien het verzoek loonstaten betreft van het lopende kalenderjaar, kan de werkgever volstaan met het toesturen van afschriften van de gevraagde loonstaten.

• 1 De werkgever is verplicht na het einde van het kalenderjaar voor iedere werknemer een jaaropgavekaart in te vullen conform de aanwijzingen van het bij artikel 9 van dit besluit vastgestelde model, tenzij de op de jaaropgavekaart te verstrekken gegevens overeenkomstig daartoe door het Uitvoeringsinstituut werknemersverzekeringen gegeven aanwijzingen worden verstrekt met behulp van geautomatiseerd te verwerken gegevensdragers.

• 2 In afwijking van het eerste lid is het Uitvoeringsinstituut werknemersverzekeringen bevoegd aan een werkgever die naar het oordeel van het Uitvoeringsinstituut werknemersverzekeringen de verplichtingen neergelegd in het Besluit melding sociale verzekeringen correct nakomt, toe te staan een door het Uitvoeringsinstituut werknemersverzekeringen vastgesteld model vereenvoudigde jaaropgave in te dienen, onder daartoe door het Uitvoeringsinstituut werknemersverzekeringen nader te stellen voorwaarden.

Het model van de jaaropgavekaart wordt door het Uitvoeringsinstituut werknemersverzekeringen vastgesteld.

Het Uitvoeringsinstituut werknemersverzekeringen verstrekt de werkgever de bedoelde jaaropgavenkaarten.

Het Uitvoeringsinstituut werknemersverzekeringen is bevoegd van een werkgever, die niet hier te lande is gevestigd en naar het oordeel van het Uitvoeringsinstituut werknemersverzekeringen niet regelmatig zijn werkzaamheden hier te lande uitoefent, binnen de door het Uitvoeringsinstituut werknemersverzekeringen schriftelijk te stellen termijn loonopgaven te vorderen.

• 1 De werkgever is verplicht de jaaropgavekaarten in te leveren in de maand januari van het kalenderjaar, volgende op dat, waarvoor zij gelden.

• 2 Indien de werkgever in de loop van een kalenderjaar zijn bedrijf of beroep definitief staakt, is hij verplicht binnen 14 dagen na die staking de jaaropgavekaarten in te leveren.

• 3 De inlevering van de jaaropgavekaart dient te geschieden bij Uitvoeringsinstituut werknemersverzekeringen.

• 1 Onverminderd het bepaalde in artikel 8, is de werkgever verplicht, over een door het Uitvoeringsinstituut werknemersverzekeringen schriftelijk aan te geven periode:

  • a. opgave te doen van het totaal aan loon van de bij hem in dienst zijnde werknemers;

  • b. opgave te doen van alle gegevens die noodzakelijk zijn voor de vaststelling van het loon van elk van de bij hem in dienst zijnde werknemers. Deze opgave bevat tenminste: naam en voorletter(s); geboortedatum; het aantal gewerkte dagen in de in het verzoek aangegeven periode; de data van de dagen waarop is gewerkt, dan wel, indien dit in het verzoek is aangegeven, het aantal dagen waarover loon is genoten; het voor premieberekening sociale verzekering in aanmerking komende loon, desgevraagd gesplitst per wet, genoten in de in het verzoek aangegeven periode.

• 2 De werkgever is verplicht de in het eerste lid bedoelde opgaven schriftelijk aan het Uitvoeringsinstituut werknemersverzekeringen te doen toekomen binnen 10 dagen na afloop van de periode, waarop deze opgaven betrekking hebben, dan wel binnen een andere door het Uitvoeringsinstituut werknemersverzekeringen schriftelijk te stellen termijn.

• 3 De werkgever is verplicht aan het Uitvoeringsinstituut werknemersverzekeringen uit eigen beweging mededeling te doen van elke verandering in de loonsom gedurende het premiebetalingstijdvak, welke er toe leidt dat het feitelijk verloonde bedrag meer dan 5%, doch ten minste een bedrag van € 2269 hoger is dan het loonbedrag waarop de voorschotnota is gebaseerd.

  Deze mededeling dient te geschieden binnen drie maanden na bedoelde verandering.