Privacyreglement klachtenregistratie en ongevallenregistratie Directoraat-Generaal van de Arbeid

1 In dit reglement wordt verstaan onder ‘persoonsgegeven’, ‘persoonsregistratie’, ‘verstrekken van gegevens uit een persoonsregistratie’, ‘verstrekken van gegevens aan een derde’, hetgeen daaronder wordt verstaan in de Wet persoonsregistraties.

2 In dit reglement wordt verstaan onder:

a. houder:

de minister van Sociale Zaken en Werkgelegenheid;

b. beheerder:

het districtshoofd van de Arbeidsinspectie respectievelijk van de Inspectie van de Havenarbeid, dan wel de directeur Veiligheid van het Directoraat-Generaal van de Arbeid;

c. klachtenregistratie:

de geautomatiseerde verzameling van gegevens die betrekking hebben op een klacht die door een natuurlijk persoon is ingediend bij een district van de Arbeidsinspectie respectievelijk een district van de Inspectie van de Havenarbeid;

d. ongevallenregistratie:

de geautomatiseerde verzameling van gegevens die betrekking hebben op een ongeval van een natuurlijk persoon dat hem in verband met het verrichten van arbeid is overkomen en dat bij een district van de Arbeidsinspectie respectievelijk een district van de Inspectie van de Havenarbeid, dan wel bij de Directie Veiligheid van het Directoraat-Generaal van de Arbeid is aangemeld;

e. geregistreerde:

de natuurlijke persoon wiens gegevens deel uitmaken van de klachtenregistratie of de ongevallenregistratie.

1 Dit reglement is van toepassing op de klachtenregistratie en de ongevallenregistratie van de houder.

2 De aan dit reglement gehechte bijlagen maken deel uit van het reglement.

1 Het doel van de klachtenregistratie is het systematisch vastleggen, opslaan en ter beschikking stellen van gegevens ten behoeve van:

• a. de administratieve verwerking van bij de Arbeidsinspectie of de Inspectie van de Havenarbeid ingediende klachten betreffende arbeidssituaties die volgens de klager gevaarlijk, ongezond, nadelig voor het welzijn of anderszins onbevredigend zijn;

• b. het verschaffen van – al dan niet geaggregeerde – gegevens voor beleidsdoeleinden.

2 Het doel van de ongevallenregistratie is het systematisch vastleggen, opslaan en ter beschikking stellen van gegevens ten behoeve van:

• a. de administratieve verwerking van door de Arbeidsinspectie, de Inspectie van de Havenarbeid, dan wel de Directie Veiligheid ingestelde onderzoeken naar aanleiding van bij het districtshoofd van de Arbeidsinspectie gemelde ongevallen, welke aan werknemers zijn overkomen in verband met het verrichten van arbeid;

• b. het verschaffen van – al dan niet geaggregeerde – gegevens voor beleidsdoeleinden.

1 De houder is verantwoordelijk voor het beheer en het goed functioneren van de klachtenregistratie en de ongevallenregistratie die zich bevinden bij de districten van de Arbeidsinspectie, respectievelijk de districten van de Inspectie van de Havenarbeid, dan wel de Directie Veiligheid en treft daartoe de nodige voorzieningen op het gebied van organisatie en beveiliging.

2 De beheerder is belast met de dagelijkse verantwoordelijkheid voor de in het eerste lid bedoelde werkzaamheden in zijn district respectievelijk directie en draagt daarbij zorg voor de juiste uitvoering van de in dit reglement neergelegde regels.

3 De houder ziet toe op de juiste uitvoering van de taken van de beheerder, bedoeld in het tweede lid.

4 Op voordracht van de beheerder wordt het reglement door de houder aangepast indien wijzigingen nodig zijn van de gegevens, opgenomen in de bij dit reglement behorende bijlagen.

1 In de klachtenregistratie worden uitsluitend persoonsgegevens opgenomen over:

• a. de melder van de klacht;

• b. de werkgever;

• c. de ambtenaar die de klacht onderzoekt.

2 In de ongevallenregistratie worden uitsluitend persoonsgegevens opgenomen over:

• a. de melder van het ongeval;

• b. de werkgever;

• c. de getroffene;

• d. de getuige;

• e. de uitvoerder dan wel de bedrijfsleider;

• f. de ambtenaar die het ongeval onderzoekt.

1 In de klachtenregistratie worden uitsluitend de in bijlage 1 opgesomde gegevens opgenomen.

2 In de ongevallenregistratie worden uitsluitend de in bijlage 2 opgesomde gegevens opgenomen.

1 De in de klachtenregistratie opgenomen gegevens worden verkregen van:

• a. de geregistreerde;

• b. de ambtenaar van de Arbeidsinspectie respectievelijk de Inspectie van de Havenarbeid;

  alsmede uit:

• c. de basisregistratie van vestigingen, en

• d. de Standaardbedrijfsindeling 1978 van het Centraal Bureau van de Statistiek.

2 De in de ongevallenregistratie opgenomen gegevens worden verkregen van:

• a. de geregistreerde;

• b. de ambtenaar van de Arbeidsinspectie respectievelijk de Inspectie van de Havenarbeid dan wel de ambtenaar werkzaam bij de directie Veiligheid;

• c. de directe melder van het ongeval, en

• d. het Landelijk instituut sociale verzekeringen op grond van het bepaalde in artikel 4 van de Beschikking melding ongevallen en beroepsziekten (Stcrt. 1967, 124).

1 Verwijdering van de persoonsgegevens uit de klachtenregistratie en de ongevallenregistratie vindt plaats uiterlijk 3 jaar na afhandeling van de klacht respectievelijk het ongeval.

2 Indien blijkt dat gegevens ten onrechte, onjuist dan wel onvolledig in de in het eerste lid bedoelde registraties zijn opgenomen, draagt de houder zorg voor een zo spoedig mogelijke verwijdering, verbetering of aanvulling van die gegevens. De op grond van dit lid verwijderde gegevens worden vernietigd.

1 Rechtstreekse toegang tot de klachtenregistratie en zelfstandige raadpleging van de daarin opgenomen persoonsgegevens is uitsluitend voorbehouden aan:

• a. de houder;

• b. de beheerder(s) en de door de beheerder(s) aangewezen personen die uit hoofde van hun functie zijn belast met of leiding geven aan het invoeren, wijzigen of verwijderen van die gegevens;

• c. andere, door de beheerder(s) gemachtigde personen, die belast zijn met het onderhoud van de klachtenregistratie en de controle op de juiste werking daarvan;

• d. de personen, werkzaam bij de Arbeidsinspectie respectievelijk de Inspectie van de Havenarbeid, die uit hoofde van hun functie zijn belast met of leiding geven aan de behandeling van klachten.

2 Rechtstreekse toegang tot de ongevallenregistratie en zelfstandige raadpleging van de daarin opgenomen persoonsgegevens is uitsluitend voorbehouden aan:

• a. de personen, bedoeld in het eerste lid, onderdelen a en b;

• b. andere, door de beheerder(s) gemachtigde personen, die belast zijn met het onderhoud van de ongevallenregistratie;

• c. de personen, werkzaam bij de Arbeidsinspectie respectievelijk de Inspectie van de Havenarbeid, dan wel personen, werkzaam bij de Directie Veiligheid, die uit hoofde van hun functie zijn belast met de behandeling van ongevallen.

3 De aanwijzing van de in het eerste en tweede lid bedoelde personen geschiedt door middel van het daarvoor bestemde aanwijzingsformulier, zoals opgenomen in bijlage 3.

1 Uit de klachtenregistratie respectievelijk de ongevallenregistratie worden binnen de organisatie van de houder slechts gegevens verstrekt, aan de personen, bedoeld in artikel 9, eerste en tweede lid, voor zover die gegevens noodzakelijk zijn voor de uitvoering van hun taak.

2 Uit de klachtenregistratie respectievelijk de ongevallenregistratie worden, voor zover zulks:

• -

  voortvloeit uit het doel van de registraties,

• -

  wordt vereist ingevolge een wettelijk voorschrift, of

• -

  geschiedt met toestemming van de geregistreerde,

gegevens verstrekt aan:

• a. het openbaar ministerie, de gemeente- en rijkspolitie;

• b. de verzekeringsmaatschappij van de geregistreerde;

• c. advocaten en andere door de geregistreerde gemachtigde personen of instanties.

3 Uit de klachtenregistratie respectievelijk de ongevallenregistratie kunnen desgevraagd gegevens worden verstrekt aan personen of instanties met een publiekrechtelijke taak, voor zover zij die gegevens behoeven voor de uitvoering van hun taak en de persoonlijke levenssfeer van de geregistreerden daardoor niet onevenredig wordt geschaad.

1 De klachtenregistratie is verbonden met:

• a. uitsluitend het gegeven ‘afkorting naam ambtenaar’ uit de personeelsregistratie;

• b. de gegevens ‘uniek landelijk volgnummer’ en ‘trefwoord naam van de vestiging’ uit de basisregistratie van vestigingen, en

• c. de code van de Standaardbedrijfsindeling 1978 volgens het Centraal Bureau van de Statistiek;

2 De ongevallenregistratie is verbonden met:

• a. uitsluitend het gegeven ‘afkorting naam ambtenaar’ uit de personeelsregistratie;

• b. de gegevens ‘uniek landelijk volgnummer’ en ‘trefwoord naam van de vestiging’ uit de basisregistratie van vestigingen, en

• c. de code van de Standaardbedrijfsindeling 1978 volgens het Centraal Bureau van de Statistiek;

1 De geregistreerde of – indien deze de leeftijd van zestien jaren nog niet heeft bereikt dan wel onder curatele is gesteld – diens wettelijke vertegenwoordiger, kan de houder schriftelijk dan wel mondeling verzoeken om kennisneming van de persoonsgegevens die met betrekking tot hem in de klachten- of de ongevallenregistratie zijn opgenomen.

2 Een verzoek als bedoeld in het eerste lid wordt gericht aan de houder en ingediend bij de beheerder.

3 Het verzoek wordt door de beheerder vastgelegd in een formulier, zoals opgenomen in bijlage 4.

4 Een verzoek om correctie van opgenomen persoonsgegevens kan uitsluitend schriftelijk worden ingediend bij de beheerder en dient gericht te zijn aan de houder onder vermelding van de gewenste correctie.

5 Voordat wordt overgegaan tot behandeling van een mondeling verzoek om kennisneming dient de verzoeker zich ter vaststelling van zijn identiteit te legitimeren door overlegging van een geldig legitimatiebewijs, dan wel een kopie daarvan.

6 Voordat wordt overgegaan tot behandeling van een schriftelijk verzoek om kennisneming of correctie wordt de identiteit van de verzoeker vastgesteld aan de hand van de reeds beschikbare gegevens met betrekking tot naam, adres en woonplaats van de verzoeker.

7 Kennisneming van gegevens wordt als regel verleend door het verstrekken van een afdruk van de gegevens.

1 De geregistreerde of – indien deze de leeftijd van zestien jaren nog niet heeft bereikt dan wel onder curatele is gesteld – diens wettelijke vertegenwoordiger, kan de houder schriftelijk verzoeken om kennisneming van de persoonsgegevens die met betrekking tot hem in het jaar, voorafgaande aan het verzoek, uit de klachten- of de ongevallenregistratie aan derden zijn verstrekt.

2 Artikel 12, tweede tot en met vierde, zesde en zevende lid, is van overeenkomstige toepassing.

1 De beheerder houdt een journaal, zoals opgenomen in bijlage 5, bij, van de gegevensverstrekking aan derden, bedoeld in artikel 10, tweede en derde lid, met uitzondering van de verstrekking van gegevens aan advocaten of andere door de geregistreerde gemachtigde personen en instanties, bedoeld in artikel 10, tweede lid, onderdeel c.

1 Dit reglement ligt ter inzage bij:

• a. het Directoraat Generaal van de Arbeid;

• b. de districtskantoren van de Arbeidsinspectie en de Inspectie van de Havenarbeid, en

• c. de Centrale Directie Voorlichting, Bibliotheek en Documentatie van het ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid.

2 Dit reglement wordt bekend gemaakt in de Nederlandse Staatscourant.

3 Het bepaalde in de vorige leden is van overeenkomstige toepassing ten aanzien van wijziging of intrekking van dit reglement.

4 De mededeling, bedoeld in artikel 19, derde lid van de Wet persoonsregistraties, geschiedt door middel van het daarvoor bestemde formulier, zoals opgenomen in bijlage 6.

1 Dit reglement treedt in werking met ingang van de eerste dag na de datum van bekendmaking in de Nederlandse Staatscourant.

2 Dit reglement kan worden aangehaald als: Privacyreglement klachtenregistratie en ongevallenregistratie Directoraat-Generaal van de Arbeid.