Privacy-reglement Cafas en Jeugdspaarwet

• 1 In dit reglement wordt verstaan onder ‘persoonsgegeven’, ‘persoonsregistratie’, ‘houder’, ‘verstrekken van gegevens uit een persoonsregistratie’, ‘verstrekken van gegevens aan een derde’, hetgeen daaronder wordt verstaan in de Wet persoonsregistraties.

• 2 In dit reglement wordt verstaan onder:

  a. houder:

  de Minister van Sociale Zaken en Werkgelegenheid;

  b. beheerder;

  het hoofd van de hoofdafdeling Financieel Administratieve Zaken (FAZ) van de Centrale Directie Financieel-Economische Zaken (CDFEZ) van het Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid; Anna van Hannoverstraat 4, Postbus 90801, 2509 LV Den Haag,

  c. Cafas Relatiebestand:

  de geautomatiseerde verzameling van gegevens ten behoeve van de financiële administratie van het Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid;

  d. Registratie Jeugdspaarwet:

  de geautomatiseerde verzameling van gegevens ten behoeve van de registratie en uitbetaling van premies op grond van de Jeugdspaarwet;

  e. geregistreerde;

  de natuurlijke persoon wiens gegevens deel uitmaken van het Cafas Relatiebestand en de Registratie Jeugdspaarwet.

• 1 Dit reglement is van toepassing op het Cafas Relatiebestand en de Registratie Jeugdspaarwet van de houder.

• 2 De aan dit reglement gehechte bijlagen maken deel uit van het reglement.

• 1 Het doel van het Cafas Relatiebestand is het systematisch vastleggen, opslaan en ter beschikking stellen van gegevens ten behoeve van:

  • a. het registreren van aan te gane en aangegane verplichtingen;

  • b. het registreren van vorderingen en de inning daarvan;

  • c. het registreren van te verrichten betalingen en

  • d. het doen van betalingen.

• 2 Het doel van de Registratie Jeugdspaarwet is:

  • a. het controleren en betalen van declaraties met bewijzen van uitbetaling van spaarpremie en bijbehorende jeugdspaarovereenkomsten, ingediend door of bij krachtens de wet aangewezen spaarinstellingen;

  • b. de controle op de naleving van artikel 6, derde lid, van de Jeugdspaarwet.

• 1 De houder is verantwoordelijk voor het beheer en het goed functioneren van het Cafas Relatiebestand in alle sectoren van het Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid waar gebruik wordt gemaakt van het financieel-informatiesysteem Cafas alsmede voor de werking van de Registratie Jeugdspaarwet binnen de hoofdafdeling CDFEZ/FAZ.

• 2 De beheerder is belast met de dagelijkse verantwoordelijkheid voor de in het eerste lid bedoelde werkzaamheden in zijn directie en ziet toe op een juiste toepassing van het reglement in de sectoren.

• 3 De houder ziet toe op de juiste uitvoering van de taken van de beheerder, bedoeld in het tweede lid.

• 1 In het Cafas Relatiebestand worden over de volgende categorieën personen gegevens opgenomen:

  • a. medewerkers van het van Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid;

  • b. debiteuren en crediteuren;

• 2 In de Registratie Jeugdspaarwet worden gegevens opgenomen van personen aan wie krachtens artikel 8 van de wet door de spaarinstelling spaarpremie is uitbetaald.

• 1 In het Cafas Relatiebestand worden uitsluitend de in bijlage 1 opgesomde gegevens opgenomen.

• 2 In de Registratie Jeugdspaarwet worden uitsluitend de in bijlage 2 opgesomde gegevens opgenomen.

• 1 De in het Cafas Relatiebestand opgenomen gegevens worden verkregen van de geregistreerde.

• 2 De in de Registratie Jeugdspaarwet opgenomen gegevens worden verkregen van de financiële instellingen met wie de geregistreerde de spaarovereenkomst is aangegaan.

• 1 De persoonsgegevens uit het Cafas Relatiebestand worden 4 jaar nadat geen gebruik is gemaakt van de gegevens, verwijderd.

• 2 De persoonsgegevens uit de Registratie Jeugdspaarwet worden verwijderd en vernietigd in het 8e jaar volgende op het jaar waarin het Rijk de uitbetaalde (spaar)premie aan de instelling, die deze premie heeft uitbetaald, heeft vergoed.

• 1 Rechtstreekse toegang tot de gegevens van het Cafas Relatiebestand en de Registratie Jeugdspaarwet hebben

  • a. de beheerder en die personen, werkzaam bij het Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid, die belast zijn met of leiding geven aan invoering, wijzigen en onderhouden van de registratie;

  • b. personen die belast zijn met of leiding geven aan de interne controle en het financieel toezicht van de gevoerde administratie;

  • c. personen die belast zijn met of leiding geven aan de controle-werkzaamheden van de Accountantsdienst (DAD), de Centrale Accountantsdienst (CAD) en de Algemene Rekenkamer (AR).

• 2 De toegang van deze personen wordt geregeld door middel van een gesloten systeem van individuele autorisatie, waarvan een registratie wordt gehouden.

• 1 Alle gegevens van het Cafas Relatiebestand en de Registratie Jeugdspaarwet kunnen binnen de organisatie van de houder slechts worden verstrekt aan:

  • a. personen die belast zijn met of leiding geven aan het invoeren, wijzigen en verwijderen van gegevens met betrekking tot relaties, betaalstukken, vorderingen en verplichtingen;

  • b. personen die belast zijn met of leiding geven aan de interne controle en het financieel toezicht van de gevoerde administratie;

  • c. personen die belast zijn met of leiding geven aan de accountantscontrole

  • d. andere door de geregistreerde gemachtigde personen en instanties.

• 2 Uit het Cafas Relatiebestand kunnen desgevraagd gegevens worden verstrekt aan een incassobureau ten behoeve van de invordering, in opdracht van het Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid, van aan het Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid verschuldigde bedragen.

• 3 Uit het Cafas Relatiebestand kunnen gegevens verstrekt worden aan de landsadvocaat ten behoeve van gerechtelijke procedures inzake het innen van vorderingen.

• 4 Uit het Cafas Relatiebestand kunnen gegevens worden verstrekt aan de Postbank, de bankgirocentrale en de Bank Nederlandse Gemeenten ten behoeve van de toetsing op juistheid van de naam en de daarbij behorende bankrekening- en/of gironummer.

• 5 Uit het Cafas Relatiebestand en de Registratie Jeugdspaarwet kunnen desgevraagd gegevens worden verstrekt aan personen of instanties met een publiekrechtelijke taak, voor zover zij die gegevens behoeven voor de uitvoering van hun taak en de persoonlijke levenssfeer van de geregistreerde daardoor niet onevenredig wordt geschaad.

• 1 Het Cafas Relatiebestand en de Registratie Jeugdspaarwet zijn niet verbonden met andere registraties.

• 1 De geregistreerde of – indien deze de leeftijd van zestien jaren nog niet heeft bereikt dan wel onder curatele is gesteld – diens wettelijke vertegenwoordiger, kan de houder schriftelijk dan wel mondeling verzoeken om kennisneming van de persoonsgegevens die met betrekking tot hem in het Cafas Relatiebestand of Registratie Jeugdspaarwet zijn opgenomen.

• 2 Een verzoek als bedoeld in het eerste lid wordt gericht aan de houder en ingediend bij de beheerder.

• 3 Het verzoek wordt door de beheerder vastgelegd in een standaardformulier.

• 4 Een verzoek om correctie van de opgenomen persoonsgegevens kan uitsluitend schriftelijk worden ingediend bij de beheerder en dient gericht te zijn aan de houder onder vermelding van de gewenste correctie.

• 5 Voordat wordt overgegaan tot behandeling van een mondeling verzoek om kennisneming dient de verzoeker zich ter vaststelling van zijn identiteit te legitimeren door overlegging van een geldig legitimatiebewijs, dan wel een kopie daarvan.

• 6 Voordat wordt overgegaan tot behandeling van een schriftelijk verzoek om kennisneming of correctie wordt de identiteit van de verzoeker vastgesteld aan de hand van reeds beschikbare gegevens met betrekking tot naam, adres en woonplaats van de verzoeker.

• 7 Kennisneming van gegevens uit het Cafas Relatiebestand wordt als regel verleend door het verstrekken van een afdruk van de gegevens.

  Kennisneming van gegevens uit de Registratie Jeugdspaarwet wordt als regel verleend door het verstrekken van een kopie van de vastgelegde gegevens.

• 1 De geregistreerde of – indien deze de leeftijd van zestien jaren nog niet heeft bereikt dan wel onder curatele is gesteld – diens wettelijke vertegenwoordiger, kan de houder schriftelijk verzoeken om kennisneming van de persoonsgegevens die met betrekking tot hem in het jaar, voorafgaande aan het verzoek uit het Cafas Relatiebestand of Registratie Jeugdspaarwet aan derden zijn verstrekt.

• 2 Artikel 12, tweede, derde, zesde en zevende lid, van dit reglement is van overeenkomstige toepassing.

De beheerder houdt een journaal bij van de gegevensverstrekking aan derden, bedoeld in artikel 10, tweede en derde lid met uitzondering van de verstrekking van gegevens aan de landsadvocaat of andere door de geregistreerde gemachtigde personen en instanties, bedoeld in artikel 10, eerste lid, onderdeel d.

De hoofdlijnen van het technisch-organisatorisch beheer van het Cafas Relatiebestand de Registratie Jeugdspaarwet zijn vermeld in bijlage 3.

• 1 Dit reglement ligt ter inzage bij:

  • a. het Bureau Informatie van de Centrale Directie Financieel-Economische Zaken;

  • b. de afdeling Bibliotheek en Documentatie van de Centrale Directie Voorlichting, Bibliotheek en Documentatie (CDVBD) van het Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid;

  • c. de financiële afdelingen van de sectoren belast met gegevensinvoer van financiële gegevens in Cafas.

• 2 Dit reglement wordt bekendgemaakt in de Staatscourant.

• 3 Het bepaalde in de vorige leden is van overeenkomstige toepassing ten aanzien van wijziging of intrekking van dit reglement.

Bij de publikatie van dit reglement wordt ingetrokken:

• a. de beschikking van de minister van Sociale Zaken en Werkgelegenheid van 11 november 1986, nr. 86/0689 (Regeling bescherming persoonlijke levenssfeer bij geautomatiseerde registratie van persoonsgegevens in crediteurenadministratie bij het ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid);

• b. het besluit van de minister van Sociale Zaken van 19 november 1975 (Stcrt. 230; Regeling bescherming persoonlijke levenssfeer Jeugdspaarwet);

• c. het besluit van de minister van Sociale Zaken van 20 november 1975 (Stcrt. 234; Regeling bescherming persoonlijke levenssfeer debiteurenadministratie betreffende terug te betalen (spaar)premies) en

• d. het besluit van de minister van Sociale Zaken van 19 november 1975 (Stcrt. 230; Regeling bescherming persoonlijke levenssfeer algemeen premiespaarwet).

• 1 Dit reglement treedt in werking met ingang van de eerste dag na de datum van bekendmaking in de Nederlandse Staatscourant.

• 2 Dit reglement kan worden aangehaald als: Privacy-reglement Cafas en Jeugdspaarwet.