Besluit comptabele regelgeving regionale politiekorpsen

In dit besluit wordt verstaan onder:

• a. begrotingsjaar: het kalenderjaar waarvoor de begroting dient;

• b. verslagjaar: het kalenderjaar waarover verslag wordt uitgebracht;

• c. prestaties: het resultaat van de activiteiten waarop de baten en lasten betrekking hebben;

• d. administratie: het systematisch verzamelen, vastleggen en verwerken van informatie ten behoeve van het bestuur en het beheer van de regio en de verantwoording die in dat kader wordt afgelegd;

• e. administratieve organisatie: het stelsel van organisatorische maatregelen gericht op het tot stand brengen en het in stand houden van de administratie.

• 1 De korpsbeheerder stelt financiële informatie op ten behoeve van:

  • a. het regionale besluitvormingsproces ten aanzien van de inzet van financiële middelen voor de beoogde prestaties;

  • b. een doelmatige informatie-uitwisseling tussen de regio’s en het Rijk alsmede tussen de regio’s en eventuele andere gebruikers.

• 2 De financiële informatie omvat de volgende informatiedragers:

  • a. de meerjarenraming;

  • b. de begroting;

  • c. de jaarrekening.

• 3 De normen en beginselen die op het gebied van de externe financiële verslaggeving in het maatschappelijk verkeer als aanvaard worden beschouwd, zijn van overeenkomstige toepassing op de financiële informatievoorziening van de regionale politiekorpsen.

• 1 De meerjarenraming heeft betrekking op het jaar waarvoor de begroting dient, alsmede op ten minste de drie op het begrotingsjaar volgende jaren.

• 2 De begroting is de uitgewerkte eerste jaarschijf van de meerjarenraming.

• 3 De begroting en de meerjarenraming worden op basis van het stelsel van baten en lasten opgesteld.

• 4 De begroting en de meerjarenraming geven duidelijk en stelselmatig inzicht in de geraamde baten en lasten, de geraamde investeringen en de financiering hiervan en de ontwikkeling in de vermogenspositie. Zij vormen een betrouwbare weergave van de financiële gevolgen van de in het beleidsplan geformuleerde uitgangspunten.

• 5 De begroting en de meerjarenraming bestaan uit:

  • a. een overzicht van baten en lasten;

  • b. een overzicht van de geraamde investeringen;

  • c. een geprognosticeerde balans bij de begroting en de meerjarenraming;

  • d. een kasstroomoverzicht;

  • e. gegevens ten aanzien van het vermogen;

  • f. de toelichtingen hierop.

• 6 Bij ministeriële regeling stellen Onze Ministers van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties en van Justitie modellen vast voor de overzichten, bedoeld in het vijfde lid, onderdelen a tot en met d.

• 1 De geraamde baten en lasten worden in de begroting gerangschikt naar kostensoorten, functies en kostendragers. Onze Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties stelt bij ministeriële regeling de kostensoorten, functies en kostendragers vast.

• 2 De geraamde baten en lasten worden in de meerjarenraming gerangschikt naar hoofdgroepen van kostensoorten, functies en kostendragers. Onze Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties stelt bij ministeriële regeling de functies en de hoofdgroepen van kostensoorten en kostendragers vast.

• 3 Onze Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties geeft regels over de wijze van toerekening van kostensoorten naar kostendragers.

• 4 Het opstellen van de begroting en van de meerjarenraming geschiedt met inachtneming van de regels die in hoofdstuk 3 en hoofdstuk 4 zijn vermeld.

• 5 De baten en lasten worden geraamd tegen hun brutobedrag.

• 6 Bij iedere post van de begroting wordt het bedrag van de raming van het voorafgaande jaar en het gerealiseerde bedrag van het daaraan voorafgaande jaar vermeld.

• 1 De begroting en de meerjarenraming bevatten gegevens die inzicht geven in de opbouw van het vermogen, de baten en de lasten van de regio. De gegevens geven in ieder geval inzicht in:

  • a. de verhouding tussen de personele lasten en de totale baten;

  • b. de verhouding tussen de omvang van het eigen vermogen plus de voorzieningen enerzijds en het totaalbedrag van de balans anderzijds. Deze verhoudingen worden uitgedrukt in verhoudingsgetallen.

• 2 Bij ministeriële regeling stelt Onze Minister de technische definities en de in het eerste lid bedoelde verhoudingsgetallen vast, alsmede de bandbreedtes waarbinnen deze verhoudingsgetallen zich dienen te bevinden. Onder verhoudingsgetal wordt verstaan het getal waarin de in het eerste lid genoemde verhoudingen worden uitgedrukt.

• 1 De toelichtingen, bedoeld in artikel 3, vijfde lid, onder f, bevatten in elk geval:

  • a. een uiteenzetting van de financiële toestand van de regio;

  • b. een uiteenzetting omtrent de uitgangspunten van beleid die aan de ramingen ten grondslag hebben gelegen;

  • c. de gegevens waarop de ramingen zijn gebaseerd en, in geval van een aanmerkelijk verschil met de ramingen van het voorafgaande begrotingsjaar, de oorzaak daarvan;

  • d. een overzicht van de geraamde bedragen voor investeringen en de wijze van financiering;

  • e. een overzicht van de geactiveerde investeringen;

  • f. een overzicht van de aangegane en aan te gane geldleningen;

  • g. een overzicht van de reserves;

  • h. een overzicht van de voorzieningen;

  • i. een uiteenzetting van de wijze waarop de baten en lasten zijn toegerekend aan de kostendragers;

  • j. een overzicht van de omvang en samenstelling van de formatie, de verwachte feitelijke bezetting en het aantal post-actieve ambtenaren;

  • k. voor de geraamde lasten, waar dit mogelijk en van belang is, gegevens omtrent te leveren prestaties;

  • l. een dekkingsplan indien er een tekort is;

  • m. een risicoparagraaf.

• 2 Indien op grond van artikel 36, eerste lid, van de Politiewet 1993 bevoegdheden met betrekking tot het beheer van een territoriaal onderdeel zijn gedelegeerd aan een of meer burgemeesters, worden de in het eerste lid bedoelde elementen voor zover het dit territoriaal onderdeel betreft apart tot uitdrukking gebracht.

• 1 Het beleidsplan, de begroting en de meerjarenraming worden met de nodige inlichtingen en bescheiden ten minste vier maanden vóór de aanvang van het jaar waarvoor de begroting moet dienen, door de korpsbeheerder aan het regionale college aangeboden.

• 2 De in het eerste lid bedoelde stukken worden, zodra zij zijn aangeboden, op een centrale plaats binnen de regio ter inzage neergelegd. Hiervan wordt melding gemaakt door een algemene publikatie. Tegen betaling van de kosten wordt een afschrift van de in het eerste lid bedoelde stukken beschikbaar gesteld.

• 3 Het regionale college stelt het beleidsplan en de begroting vast twee maanden vóór aanvang van het jaar waarvoor de begroting moet dienen.

• 4 Het regionale college ziet er op toe dat de begroting in evenwicht is. Het college kan een begroting vaststellen die niet in evenwicht is, indien aannemelijk is dat het evenwicht in de begroting in de eerstvolgende drie jaren tot stand zal worden gebracht.

• 1 Besluiten tot wijziging van de vastgestelde begroting kunnen door het regionale college tot uiterlijk eind van het desbetreffende begrotingsjaar worden genomen.

• 2 Behoudens het derde lid van dit artikel kunnen ten laste van de regio slechts die bedragen worden gebracht die op de begroting beschikbaar zijn.

• 3 In gevallen van dringende spoed kan door de korpsbeheerder een uitgave worden gedaan voordat de desbetreffende begroting door het regionale college is vastgesteld, dan wel een uitgave worden gedaan die niet in de begroting is voorzien. Het regionale college ontvangt van een zodanige uitgave terstond bericht. De korpsbeheerder zendt zo spoedig mogelijk een voorstel tot wijziging van de begroting aan het regionale college waarin de met deze uitgave samenhangende lasten alsnog in de begroting worden opgenomen, voor zover daarin niet reeds is voorzien.

• 1 De jaarrekening geeft een zodanig inzicht dat een verantwoord oordeel kan worden gevormd over:

  • a. de financiële gevolgen van de uitvoering van de begroting in het afgelopen begrotingsjaar;

  • b. de prestaties die bij de begroting van belang werden geacht;

  • c. de verkrijging en aanwending van de financiële middelen en de daaruit voortvloeiende positie in activa en passiva.

• 2 De jaarrekening bestaat uit:

  • a. een staat van baten en lasten;

  • b. een staat van gerealiseerde investeringen;

  • c. een balans;

  • d. een kasstroomoverzicht;

  • e. gegevens ten aanzien van het vermogen;

  • f. de toelichtingen hierop.

• 3 Bij ministeriële regeling stelt Onze Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties modellen vast voor de staten, de balans en het overzicht, bedoeld in het tweede lid, onderdelen a tot en met d.

• 1 De jaarrekening wordt vastgesteld met inachtneming van hetgeen omtrent de financiële toestand op de balansdatum is gebleken in de periode tussen het opmaken van de jaarrekening en de vergadering van het regionale college waarin de jaarrekening wordt vastgesteld.

• 2 De staat van baten en lasten met toelichting geeft getrouw, duidelijk en stelselmatig de grootte van het exploitatiesaldo van het begrotingsjaar en de afleiding uit posten van baten en lasten weer.

• 3 De staat van gerealiseerde investeringen met toelichting vormt een getrouwe, duidelijke en stelselmatige weergave van de in het verslagjaar gerealiseerde investeringsuitgaven.

• 4 De balans met toelichting geeft getrouw, duidelijk en stelselmatig de grootte van het vermogen en zijn samenstelling in actief- en passiefposten op het einde van het begrotingsjaar weer. De balans wordt opgemaakt na verwerking van het exploitatiesaldo.

• 1 De baten en lasten van het begrotingsjaar worden in de jaarrekening opgenomen onverschillig of zij tot ontvangsten of uitgaven in het begrotingsjaar hebben geleid.

• 2 In de staat van baten en lasten worden de baten en lasten, alsmede de nadere splitsing daarvan, op dezelfde wijze gerangschikt als in de begroting.

• 3 Bij iedere post van de staat van baten en lasten wordt het gerealiseerde bedrag van het voorafgaande begrotingsjaar en het begrote bedrag van het verslagjaar opgenomen.

• 4 Afwijkingen tussen de begroting en de realisatie worden toegelicht.

• 1 De staat van gerealiseerde investeringen heeft de dezelfde indeling als de staat van geraamde investeringen bij de begroting.

• 2 Bij iedere post van de staat van gerealiseerde investeringen worden ter vergelijking de geraamde investeringen van het begrotingsjaar opgenomen.

• 3 Afwijkingen tussen de raming en de realisatie worden toegelicht.

• 1 De activa en passiva worden gegroepeerd volgens een door Onze Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties bij ministeriële regeling vastgestelde indeling van de balans.

• 2 Op de balans worden voorzieningen opgenomen tegen:

  • a. verplichtingen waarvan de omvang op balansdatum onzeker is, doch redelijkerwijs is te schatten;

  • b. op de balansdatum bestaande risico’s ter zake van bepaalde te verwachten verplichtingen waarvan de omvang redelijkerwijs is te schatten;

  • c. kosten die in een volgend begrotingsjaar zullen worden gemaakt, mits het maken van die kosten zijn oorsprong mede vindt in het verslagjaar of in een voorafgaand verslagjaar en de voorziening strekt tot gelijkmatige verdeling van lasten over een aantal begrotingsjaren.

• 3 Waardevermindering van een actief wordt niet door de vorming van een voorziening tot uitdrukking gebracht, maar in mindering op het actief gebracht.

• 1 De toelichting op de balans bevat door Onze Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties per balanspost of groep van balansposten bij ministeriële regeling voorgeschreven informatie.

• 2 De toelichting vermeldt tot welke belangrijke, niet in de balans opgenomen verplichtingen de regio voor een aantal toekomstige jaren is verbonden.

• 3 De toelichting bevat een overzicht van de omvang en samenstelling van het personeel in het verslagjaar, opgesteld volgens dezelfde opzet als waarmee het overzicht, bedoeld in artikel 5, eerste lid, onder j, is opgesteld alsmede, voor zover van belang bij de jaarrekening, de overige in artikel 5, eerste lid, bedoelde onderwerpen

• 1 De jaarrekening bevat gegevens die inzicht geven in de opbouw van het vermogen, de baten en de lasten van de regio. De gegevens geven in ieder geval inzicht in:

  • a. de verhouding tussen de personele lasten en de totale baten;

  • b. de verhouding tussen de omvang van het eigen vermogen plus de voorzieningen enerzijds en het totaalbedrag van de balans anderzijds. Deze verhoudingen worden uitgedrukt in verhoudingsgetallen.

• 2 Bij ministeriële regeling stelt Onze Minister de technische definities en de in het eerste lid bedoelde verhoudingsgetallen vast, alsmede de bandbreedtes waarbinnen deze verhoudingsgetallen zich dienen te bevinden. Onder verhoudingsgetal wordt verstaan het getal waarin de in het eerste lid genoemde verhoudingen worden uitgedrukt.

• 1 De jaarrekening wordt na afloop van het begrotingsjaar zo spoedig mogelijk met de nodige inlichtingen en bescheiden door de korpsbeheerder aan het regionale college aangeboden.

• 2 De jaarrekening wordt, zodra zij is aangeboden, op een centrale plaats binnen de regio ter inzage neergelegd. Hiervan wordt melding gemaakt door een algemene publikatie. Tegen betaling van de kosten wordt een afschrift van de jaarrekening ter beschikking gesteld.

• 3 De jaarrekening gaat vergezeld van:

  • a. een door de korpsbeheerder opgemaakt verslag ter verantwoording van het gevoerde beheer,

  • b. een accountantsverklaring,

  • c. een voorstel tot resultaatbestemming, en

  • d. een overzicht van gebeurtenissen na balansdatum voor zover deze betrekking hebben op omstandigheden met belangrijke financiële gevolgen en die van invloed zijn op het beeld dat de jaarrekening oproept.

• 4 De in het derde lid, onder b, bedoelde verklaring houdt in een oordeel omtrent de getrouwheid van de jaarrekening en de rechtmatigheid van het daarin verantwoorde financiële beheer

• 5 De accountant brengt een verslag uit, dat bevindingen bevat over de vraag of de administratie en het beheer voldoen aan de eisen van rechtmatigheid en doelmatigheid.

• 6 Het regionale college stelt de jaarrekening en de bestemming van het resultaat vast uiterlijk 1 juni van het jaar volgend op het begrotingsjaar.

• 7 De vaststelling van de jaarrekening, genoemd in het zesde lid, houdt in het verlenen van decharge aan de korpsbeheerder inzake het door hem gevoerde en in de jaarrekening verantwoorde financiële beheer.

Bij de keuze van de grondslag voor waardering van activa en passiva voor de bepaling van het resultaat zijn de normen, bedoeld in artikel 2, derde lid, en artikel 9, bepalend.

• 1 De waardering van de vaste activa geschiedt tegen de verkrijgingsprijs of de vervaardigingsprijs, verminderd met eventuele afschrijvingen.

• 2 Vlottende activa worden gewaardeerd tegen verkrijgingsprijs, dan wel tegen marktwaarde indien deze op de balansdatum lager is dan de verkrijgingsprijs.

• 3 De verkrijgingsprijs omvat de inkoopprijs en de bijkomende kosten.

• 4 De vervaardigingsprijs omvat de aanschaffingskosten van de gebruikte grond- en hulpstoffen en de overige kosten welke rechtstreeks aan de vervaardiging kunnen worden toegerekend.

• 5 Vorderingen en voorzieningen worden tegen nominale waarde gewaardeerd.

• 6 Waardeverminderingen van activa worden onafhankelijk van het resultaat van het begrotingsjaar in aanmerking genomen.

• 7 Bij de waardering van vaste activa wordt rekening gehouden met een vermindering van hun waarde, indien deze naar verwachting duurzaam is.

• 8 De afboeking overeenkomstig het eerste tot en met het zevende lid wordt ten laste van de staat van baten en lasten gebracht.

• 9 Bij overdracht van activa wordt het verschil tussen de vervangingswaarde verminderd met de gecumuleerde afschrijvingen, en de overdrachtsom, toegevoegd aan de balanspost reserve waardeverschillen.

• 10 Bij ministeriële regeling van Onze Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties wordt vastgesteld op welke wijze de jaarlijkse afboeking van de balanspost reserve waardeverschillen plaatsvindt.

Op vaste activa wordt jaarlijks afgeschreven volgens een stelsel dat op de verwachte toekomstige gebruiksduur is afgestemd.

• 1 Toevoegingen aan voorzieningen komen ten laste van de desbetreffende kostendrager.

• 2 Onttrekkingen aan voorzieningen worden rechtstreeks ten laste van de balanspost voorzieningen gebracht.

• 1 Het regionale college stelt, op voordracht van de korpsbeheerder, met het oog op eisen van doelmatigheid en controle regels vast met betrekking tot de organisatie van de administratie en van het beheer van de vermogenswaarden van de regio.

• 2 Het regionale college stelt, op voordracht van de korpsbeheerder, regels vast met betrekking tot de controle op de administratie en op het beheer van de vermogenswaarden.

• 3 De regels, bedoeld in het tweede lid, voorzien in de aanwijzing van een of meer accountants, belast met het in artikel 14, vierde lid, bedoelde onderzoek, alsmede voorzien zij in een financieringsstatuut, waarin in ieder geval regels zijn opgenomen ten aanzien van:

  • a. de algemene doelstellingen en de te hanteren richtlijnen en limieten van de financieringsfunctie;

  • b. de administratieve organisatie van de financieringsfunctie, waaronder begrepen taken en bevoegdheden, de verantwoordingsrelaties en de bijbehorende informatievoorziening.

• 1 Dit besluit treedt in werking op een bij koninklijk besluit te bepalen tijdstip, dat voor de verschillende artikelen of onderdelen daarvan verschillend kan worden vastgesteld.

• 2 De in artikel 4, eerste, tweede en derde lid, voorgeschreven rangschikking en toerekening naar kostendragers zullen op een door Onze Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties later bekend te maken tijdstip ingaan.

Dit besluit wordt aangehaald als: Besluit comptabele regelgeving regionale politiekorpsen.