Regeling subsidies en uitkeringen cultuuruitingen

De verantwoording van uw instelling dient om na te gaan of de subsidie is besteed aan het doel waarvoor deze is verstrekt. Ook wordt nagegaan of aan de eisen uit wetgeving is voldaan en of de subsidievoorwaarden zijn nageleefd (rechtmatigheid). De verantwoordingen zijn voor de minister van OCW daarnaast van belang voor de begrotingsvoorbereiding en -verantwoording aan de Tweede Kamer. Het parlement verlangt inzicht in de realisatie van gestelde beleidsdoelen van OCW. De prestaties van gesubsidieerde instellingen spelen daarbij een cruciale rol.

Het beleidsplan, het daarbij opgenomen prestatieoverzicht en de begroting vormen de uitgangspunten voor de verantwoording van de subsidie. De verplichting om jaarlijks een activiteitenplan en begroting in te dienen is vervallen. Bij ingrijpende (majeure) veranderingen in de uitvoering van het beleidsplan dient u dit wel tussentijds te melden.

Meer dan in het verleden gelden de bepalingen in het Burgerlijk Wetboek (Boek 2 Titel 9) en de Richtlijnen voor de Jaarverslaggeving (in het bijzonder RJ 640) als uitgangspunt voor uw verantwoording. Het aantal aanvullende richtlijnen van de minister van OCW is beperkt. De verplichting om door een toelichting op de balans en de exploitatierekening een adequaat inzicht te verschaffen in de financiële positie en in de besteding van de toegekende subsidie, blijft uiteraard bestaan. De beoordeling van het ministerie richt zich met name op:

• – Tijdigheid en volledigheid m.b.t. de aanlevering van de jaarlijkse verantwoording.

• – Majeure afwijkingen van de positie en functie van uw instelling in het bestel.

• – Het realiseren van (aanvullende) verplichtingen en prestatieafspraken.

• – Dreigende discontinuïteit van de instelling.

• – Het voldoen aan de verplichting om tijdig melding te maken van omstandigheden die van belang kunnen zijn voor een beslissing tot wijziging, intrekking of vaststelling van de subsidie (zie artikel 22 van het Bekostigingsbesluit), waaronder majeure afwijkingen van beleidsplan of prestatieoverzicht.

Bij majeure afwijking van het beleidsplan vindt overleg plaats. Mocht uw instelling minder prestaties leveren of activiteiten niet realiseren, dan is er aanleiding om over te gaan tot verlaging of stopzetting van de subsidie door de minister. Mocht uw instelling een geheel andere koers kiezen, dan kan daarover opnieuw advies aan de Raad voor Cultuur gevraagd worden.

Hieronder vindt u een overzicht van de wijzigingen ten opzichte van het handboek verantwoording cultuursubsidies instellingen uit 2001:

• – In geval van consolidatieplicht kan ook worden volstaan met het toezenden van de afzonderlijke jaarrekeningen van de andere rechtspersonen (steunstichtingen). Consolidatieplicht berust bij de rechtspersoon (hoofd van zijn groep) die beslissende invloed uitoefent op het zakelijke en financiële beleid van de groepsmaatschappijen.

• – Het eigen vermogen wordt onderscheiden in een algemene reserve, bestemmingsfondsen en bestemmingsreserves. Niet bestede OCW-subsidie wordt opgenomen in het Bestemmingsfonds OCW. Nadere toelichting daarover vindt u onder de Toelichting op model I voor de balans.

• – De regeling betreffende de maximering van reserves is vervallen (10%-regel).

• – De specifieke afschrijvingspercentages voor vaste activa zijn vervallen. De vaste activa dienen tegen historische kostprijs gewaardeerd te worden, echter in de toelichting kan aanvullend de actuele waarde opgenomen worden.

• – De specifieke voorschriften t.a.v. voorzieningen zijn vervallen, zo worden de voorzieningen niet meer jaarlijks door de minister goedgekeurd, de richtlijnen van de Raad voor de Jaarverslaggeving blijven van toepassing.

• – De voorgeschreven modellen voor specificaties op de exploitatierekening zijn vervallen.

• – De tweejaarlijkse afrekening van tekorten op behaalde publieksinkomsten is vervallen. De eindbeoordeling vindt plaats na vier jaar. Compensatie tussen de jaren is toegestaan.

• – Het kasstroomoverzicht is niet meer verplicht, maar wordt in RJ 640 wel aanbevolen.

• – Het model voor de categoriale indeling van de exploitatierekening is vervallen. Het model voor de functionele indeling blijft verplicht.

• – Een accountantsverklaring is niet verplicht voor instellingen met een OCW-subsidie lager dan € 125.000,– per jaar, ongeacht de omzet (het totaal der baten).

• – Voor instellingen met een gemiddelde OCW-subsidie lager dan € 50.000,– per jaar kan volstaan worden met de indiening van de exploitatierekening.

• – De verplichting om in de jaarrekening substantiële verschillen tussen begroting en realisatie te verklaren is niet langer aan een vaste norm (5%) gekoppeld.

• – Het controleprotocol en model accountantsverklaring zijn als aparte bijlage bij de Regeling subsidies en uitkeringen cultuuruitingen gevoegd en niet in het Handboek opgenomen.

Voor podiumkunstinstellingen:

• – Het jaarlijks opnemen op de balans van een schuld aan de minister bij een tekort op de behaalde publieksinkomsten is vervallen.

• – Het onderscheid tussen uitvoeringen binnen en buiten de eigen regio is vervallen. Het onderscheid tussen binnen en buiten de standplaats blijft wel bestaan.

De volgende wet- en regelgeving zijn van toepassing op de verantwoording:

• – Burgerlijk Wetboek, Boek 2, Titel 9

• – De richtlijnen van de Raad voor de Jaarverslaggeving

• – Bekostigingsbesluit cultuuruitingen (hierna: Bekostigingsbesluit)

• – Regeling subsidies en uitkeringen cultuuruitingen (hierna: Regeling)

• – Beleidsregel intrekking en verlaging van subsidies bij cultuurinstellingen.

Burgerlijk Wetboek

Krachtens artikel 35 (eerste lid) van het Bekostigingsbesluit, is Titel 9 van Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek (BW 2 Titel 9) overeenkomstig van toepassing op deze verantwoording, met dien verstande dat de winst- en verliesrekening vervangen wordt door een exploitatierekening.

Artikel 35, tweede lid, van het Bekostigingsbesluit, laat aan de minister ruimte om bepalingen van BW 2 Titel 9 of onderdelen daarvan buiten toepassing te verklaren op bepaalde instellingen of categorieën van instellingen. Op basis van deze bevoegdheid zijn de afdelingen 1, 11, 12, 14 en 15 van Boek 2 Titel 9 BW niet van toepassing op de jaarlijkse verantwoording. Afdeling 7 is van toepassing met dien verstande dat het jaarverslag wordt vervangen door een bestuursverslag conform art. 24 lid 3 en 4 van het Bekostigingsbesluit, voorzien van nadere voorschriften.

In dit Handboek wordt de jaarrekening, bedoeld in artikel 24, tweede lid, van het Bekostigingsbesluit en artikel 8a van de Regeling nader uitgewerkt (zie hoofdstuk 4 van dit handboek voor een toelichting op het model voor de balans). Dit gebeurt mede aan de hand van de richtlijnen van de Raad voor de Jaarverslaggeving. Toekomstige wijzigingen in de toepasselijke afdelingen van het Burgerlijk Wetboek Boek 2, Titel 9 zijn uiteraard van toepassing op de verantwoordingen die in dit Handboek zijn voorgeschreven.

Richtlijnen voor de jaarverslaggeving

Voor het opstellen van de jaarrekening en balans neemt u ook de richtlijnen van de Raad voor de Jaarverslaggeving in acht, met name richtlijn 640. Deze richtlijn is in het bijzonder bedoeld voor organisaties zonder winststreven. Toekomstige wijzigingen in de richtlijnen van de Raad voor de Jaarverslaggeving zijn uiteraard van toepassing op de verantwoordingen die in dit Handboek zijn voorgeschreven.

De jaarrekening bestaat uit de financiële en kwantitatieve rapportage over het verslagjaar. Uit de jaarrekening of de begeleidende brief dient te blijken dat de jaarrekening door het bevoegd gezag (het bestuur of de Raad van Toezicht) is goedgekeurd. De jaarrekening omvat de volgende onderdelen:

– Balans

De balans dient opgesteld te worden volgens model I. Op de balansposten geeft u een duidelijke toelichting.

Uitzondering: U hoeft geen balans te verstrekken indien uw subsidie in het verslagjaar minder dan € 50.000,– bedraagt.

Aandachtspunt: Het eigen vermogen wordt onderscheiden in een algemene reserve, bestemmingsfondsen en bestemmingsreserves. Niet bestede OCW-subsidie wordt opgenomen in het Bestemmingsfonds OCW. Nadere informatie daarover vindt u onder de Toelichting model I voor de balans.

– Functionele exploitatierekening

De functionele exploitatierekening dient opgesteld te worden volgens model II. Op de functionele exploitatierekening geeft u een duidelijke toelichting.

– Prestatieoverzicht

Het prestatieoverzicht, als onderdeel van de jaarrekening en accountantscontrole, stelt u op volgens de Toelichting op het prestatieoverzicht. U vermeldt in het model alleen de kwantitatieve gegevens. Een nadere toelichting kunt u geven in het bestuursverslag en eventueel in het activiteitenverslag.

Aandachtspunt: De accountant dient ook de prestatiegegevens te controleren. Dat geldt in elk geval voor zover er een verband bestaat tussen de prestaties en de hoogte van de opbrengsten (baten) en kosten (lasten). Dit verband bestaat er in ieder geval bij voorstellingen en optredens, alsmede bezoeken aan museale instellingen. Er zijn ook prestaties die geen samenhang vertonen met baten of lasten, maar wel in het prestatieoverzicht zijn opgenomen. In het geval deze prestaties niet door de accountant zijn gecontroleerd dient de accountant dit te melden en toe te lichten in zijn verklaring.

Accountantsverklaring

Onder de overige gegevens bij de jaarrekening wordt de accountantsverklaring opgenomen. Uw accountantsverklaring dient opgesteld te worden volgens het model bij de Regeling subsidies en uitkeringen cultuuruitingen (bijlage II). In de Regeling is ook het controleprotocol voor uw accountant opgenomen (bijlage III). Zorg dat uw accountant kan beschikken over het Bekostigingsbesluit, de Regeling, dit handboek, de Beleidsregel, de subsidiebeschikking en overige relevante correspondentie van het ministerie van OCW.

Uitzondering: U hoeft geen accountantsverklaring bij te sluiten indien uw OCW-subsidie in het verslagjaar minder dan € 125.000,– bedraagt (zie artikel 36, vierde lid, van het Bekostigingsbesluit).

Aandachtspunt: De accountant dient kennis te nemen van de subsidiebeschikking en hij dient de naleving van de daarin opgenomen verplichtingen te betrekken bij zijn controle. Niet nageleefde verplichtingen dient hij te melden in zijn verklaring.

Aandachtspunt: In de accountantsverklaring dient de accountant te verwijzen naar de subsidiebeschikking (met vermelding van het kenmerk).

Aandachtspunt: De accountant geeft bij zijn onderzoek ook een oordeel over de opbrengsten van de verleende diensten en verkochte producten aan derden en aan gelieerde rechtspersonen. Deze diensten moeten worden doorberekend tegen tarieven die de directe kosten dekken, verhoogd met een redelijke opslag voor overheadkosten.

Het bestuursverslag, bedoeld in artikel 24, derde lid, van het Bekostigingsbesluit is zakelijk van aard en omvat 1 tot 3 pagina’s. In het bestuursverslag vermeldt u de samenstelling van het bestuur, de directie en eventueel de Raad van Toezicht. Het bestuursverslag wordt ondertekend door het bevoegd gezag (bestuur of Raad van Toezicht) en omvat een reflectie op:

• – Het exploitatieresultaat en de financiële positie van uw instelling.

• – Het al dan niet behalen van de prestaties. Dit dient kort en bondig te zijn, waar mogelijk met cijfers onderbouwd.

• – Zaken die een belangrijke invloed hebben – of gaan hebben – op het functioneren en de continuïteit van uw instelling of op de positie van uw instelling binnen het bestel. Voor zover de continuïteit van uw instelling in gevaar dreigt te komen, dient u de beheersmaatregelen te melden, die het bevoegd gezag dienaangaande heeft getroffen.

Aandachtspunt: Grote afwijkingen ten opzichte van het beleidsplan dient u op grond van artikel 22 van het Bekostigingsbesluit expliciet te melden. Afwijkingen kunnen onder andere betrekking hebben op de aard van de activiteiten, de omvang van de producties, en de geleverde prestaties.

Aandachtspunt: Het bestuursverslag dient door de accountant beoordeeld te worden. De accountant gaat daartoe na of het bestuursverslag niet in strijd is met de jaarrekening. Discrepanties meldt de accountant in zijn rapport van bevindingen bij zijn accountantsverklaring.

Naast het bestuursverslag wordt van u een activiteitenverslag gevraagd (zie artikel 24, eerste en tweede lid, van het Bekostigingsbesluit). Daar waar het bestuursverslag beknopt en zakelijk van aard is, biedt het activiteitenverslag meer ruimte voor artistieke en inhoudelijke informatie. Het activiteitenverslag valt onder de verantwoordelijkheid van de dagelijkse leiding van de instelling en behoeft geen oordeel van het bevoegd gezag of de accountant. Voor het activiteitenverslag gelden geen vormvoorschriften en er is geen beperking qua omvang. Het activiteitenverslag dient een adequaat inzicht te geven in de wijze waarop het beleidsplan is gerealiseerd. In het activiteitenverslag hebt u ruimte om in te gaan op:

• – De verrichte activiteiten, ook in relatie tot de geplande activiteiten.

• – De realisatie van de doelstellingen uit het beleidsplan.

• – Aandachtspunten genoemd in de subsidiebeschikking.

• – Zaken of ontwikkelingen die u zelf onder de aandacht wenst te brengen.

Grote afwijkingen ten opzichte van het beleidsplan moeten op grond van artikel 22 van het Bekostigingsbesluit worden toegelicht. Dit kan onder andere betrekking hebben op de aard van de activiteiten, de omvang van de activiteiten, de geleverde inspanning, het publieksbereik of het gerealiseerde resultaat.

Aandachtspunt: Voor het verwerven van inzicht in het totaal aan internationale culturele activiteiten dient u uw internationale activiteiten te melden bij de Stichting Internationale Culturele Activiteiten of SICA. Op www.sica.nl (kijk bij ‘Buitengaats’) kunt u een invulformulier downloaden en sturen aan: buitengaats@sicasica.nl. Op de site vindt u tevens uitleg over de mogelijkheid gegevens direct (online) in te voeren.

Aandachtspunt: Indien u activiteiten op het gebied van culturele diversiteit ontplooit, geeft u hiervan een afzonderlijk overzicht.

Als u een instellingssubsidie ontvangt en daarnaast een projectsubsidie geldt het volgende:

Projectsubsidies worden altijd verantwoord door middel van een afzonderlijke subsidiedeclaratie (projectverantwoording), echter indien de termijn van indiening dit toelaat (zie artikel 33 van het Bekostigingsbesluit) mag de eindverantwoording van het project door middel van de reguliere jaarverantwoording worden aangeboden (zowel inhoudelijk als financieel). De projectverantwoording dient dan wel afzonderlijk toegelicht en gespecificeerd te worden in uw reguliere jaarverantwoording (jaarrekening).

Als u subsidie van het ministerie van OCW heeft ontvangen voor een project dat zich uitstrekt over een periode van meer dan één jaar, dan dient u zich ook tussentijds te verantwoorden. De projectverantwoording (inhoudelijk en financieel) dient afzonderlijk toegelicht en gespecificeerd te worden in uw reguliere jaarverantwoording.

Aandachtspunt: Indien de verantwoording van uw project door middel van uw jaarrekening geschiedt, hoeft u geen separate accountantsverklaring aan te leveren voor het project.

Aandachtspunt: Een eventueel saldo op de projectsubsidie (positief of negatief) wordt op de balans opgenomen in een afzonderlijke bestemmingsreserve. Daarvan zondert u de nog niet bestede OCW subsidie voor het project af. Deze neemt u op in een bestemmingsfonds OCW met vermelding van de projectnaam. Indien uw instelling een negatief resultaat heeft op zijn totale exploitatie, dient u de specifiek verkregen subsidie voor het project tóch te reserveren in de vorm van een bestemmingsfonds OCW voor het betreffende project.

Algemeen

Gebruik voor het opstellen van de balans model I. Het is niet toegestaan van het model af te wijken. Voor specificaties van de in het model vermelde hoofdposten gelden geen voorschriften. Maak melding van de door u gehanteerde grondslagen voor waardering en resultaatbepaling. Wanneer deze afwijken van de grondslagen van het vorige boekjaar dient u dit toe te lichten.

Vaste activa

Vaste activa kunnen worden verkregen uit eigen middelen of uit middelen van derden (sponsoring of schenking). Vaste activa dienen gewaardeerd te worden op basis van historische kosten. In de toelichting kunt u aanvullend de actuele waarde aangeven.

Als u subsidie ontvangt ten bate van een investering in zaken die kunnen worden aangemerkt als vaste activa, dan vindt verantwoording van de subsidie niet plaats in de exploitatierekening. U neemt de investering dan tegen kostprijs op in de balans. Ontvangen subsidie neemt u in de balans op onder de Langlopende schulden met als subpost ‘Investeringssubsidie’. Deze post ‘Investeringssubsidie’ valt vrij via de exploitatierekening analoog aan de afschrijvingstermijn van de investering.

U kunt activa verkregen uit sponsoring op de balans activeren tegen de waarde op het moment van verkrijging. De daarvoor verkregen sponsoring verwerkt u analoog aan de hierboven beschreven methode als subpost Sponsoring onder de Langlopende schulden.

Vlottende activa

Voorbereidingslasten voor een activiteit (Onderhanden werk) die plaatsvinden in een op het verslagjaar volgend boekjaar kunnen worden geactiveerd, maar alleen voor de variabele lasten. Het is dus niet toegestaan personeelslasten en andere vaste lasten te activeren. Voor doorlopende activiteiten kunnen de lasten worden verdeeld over het lopende en volgende boekjaar. Baseer de verdeling op de looptijd van de activiteit.

Eigen vermogen

Het eigen vermogen dient ingevolge RJ 640 (640.305-313) onderscheiden te worden in een algemene reserve, bestemmingsreserves en bestemmingsfondsen.

– Algemene reserve

Het gedeelte van het eigen vermogen waarover zonder belemmering door wettelijke of statutaire bepalingen kan worden beschikt voor het doel waarvoor de instelling is opgericht, wordt aangeduid als algemene reserve (vrij besteedbaar).

– Bestemmingsreserve

Indien aan een deel van het eigen vermogen een beperktere bestedingsmogelijkheid is gegeven door het bestuur, dan dient dit deel te worden aangemerkt als bestemmingsreserve.

Als u bepaalde bedragen wenst te reserveren voor een specifieke bestemming neemt u deze dan op onder het kopje Bestemmingsreserve met vermelding van de bestemming en licht deze toe. Zoals hierna uiteengezet zondert u het deel niet besteed subsidiegeld daarvan af in een Bestemmingsfonds OCW.

– Bestemmingsfonds

Indien aan een deel van het eigen vermogen een beperktere bestedingsmogelijkheid is gegeven door derden, dan dient dit deel aangemerkt te worden als bestemmingsfonds.

OCW-subsidie die nog niet is besteed aan de doeleinden waarvoor de subsidie is verstrekt (zie artikel 26 van het Bekostigingsbesluit) dient opgenomen te worden in een bestemmingsfonds OCW op de wijze als hieronder toegelicht.

Over de bestemming van de resterende middelen in het bestemmingsfonds OCW zal aan het eind van de betreffende cultuurnotaperiode een beslissing worden genomen. Wanneer de met de minister overeengekomen prestaties in die vier jaar kwalitatief en kwantitatief zijn gerealiseerd, kan de minister besluiten in te stemmen met de aanwending van het saldo in een volgende periode, alleen en voor zover deze middelen besteed worden voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt.

Voorbeeld

Een instelling ontvangt in het betreffende boekjaar € 40.000,– subsidie van OCW en € 30.000,– subsidie van de gemeente. Daarnaast zijn er opbrengsten van € 30.000,– waaronder een legaat van € 2.000,–. De totale baten komen dus uit op € 100.000,–. De totale lasten in het boekjaar bedragen € 90.000,–. Het exploitatiesaldo is € 10.000,–.

Zonder legaat zou u aan het einde van het boekjaar € 4.000,– naar het bestemmingsfonds OCW brengen (= € 40.000,– / € 100.000,– x € 10.000,–). Met legaat is dat een bedrag van € 3.200,– (= € 40.000,– /€ 100.000,– x € 8.000,–).

Aandachtspunt: Als u een instellingssubsidie ontvangt en daarnaast een projectsubsidie geldt het volgende: een eventueel saldo op de projectsubsidie van OCW wordt op de balans opgenomen in een Bestemmingsfonds OCW met vermelding van de naam van het project. Ook als uw instelling een negatief resultaat heeft op zijn totale exploitatie, moet u de specifiek verkregen subsidie voor het project tóch reserveren in de vorm van een Bestemmingsfonds OCW voor het betreffende project.

Voorzieningen

Volg bij het treffen van voorzieningen de bepalingen in artikel 374 BW 2 Titel 9. Volg daarbij tevens de actuele richtlijnen van de Raad voor de jaarverslaggeving (RJ 252).

De richtlijn geeft aan terughoudend te zijn in het treffen van voorzieningen, vooral waar het gaat om reorganisatievoorzieningen en voorzieningen voor meer algemene bedrijfsrisico’s. Die laatste horen thuis onder de algemene reserve en een reorganisatievoorziening kan slechts worden getroffen indien op de balansdatum een voldoende gedetailleerd reorganisatieplan is geformaliseerd.

Kortlopende schulden (geldt alleen voor podiumkunstinstellingen)

Wanneer na vier jaar blijkt dat de norm voor publieksinkomsten gerekend over de gehele cultuurnotaperiode niet is gehaald, dient in de jaarrekening over het laatste jaar van de cultuurnotaperiode een schuld aan het ministerie op de balans te worden opgenomen. De grootte van die schuld wordt berekend door het totale publieksinkomstentekort over 4 jaar te vermenigvuldigen met het quotiënt subsidie OCW/totale subsidie. Voor de bedragen subsidie OCW en totale subsidie in het quotiënt wordt eveneens uitgegaan van ontvangen subsidies over de gehele periode.

Niet in de balans opgenomen rechten en verplichtingen

Onder dit kopje kunt u melding maken van de nog niet vervallen jaartermijnen van de voor deze cultuurnotaperiode toegezegde meerjarige subsidie.

Algemeen

Sluit bij het opstellen van de functionele exploitatierekening aan bij model II. Het is niet toegestaan van dit model af te wijken. Voor specificaties van de in het model vermelde hoofdposten gelden geen voorschriften. Aan de batenkant wordt onderscheid gemaakt tussen opbrengsten en bijdragen. Onder die laatste categorie worden de subsidies van overheden en fondsen begrepen. Opbrengsten kunnen worden beschouwd als eigen inkomsten. Het onderdeel Publieksinkomsten wordt aangemerkt als een directe opbrengst. De lasten worden onderscheiden naar beheerlasten (overhead) en activiteitenlasten. Voor een nadere uitleg van genoemde posten, zie hieronder.

Begrotingskolom

Zorg ervoor dat cijfers in de kolom begroting overeenstemmen met de meerjarenbegroting die de minister heeft goedgekeurd. Het kan voorkomen dat in de loop van de subsidieperiode substantiële wijzigingen in de jaarbegroting optreden ten opzichte van de meerjarenbegroting. In dat geval hanteert u de meest recente jaarbegroting als referentiepunt, aangenomen dat deze begroting bij het departement bekend is en goedgekeurd.

Kleine afwijkingen op de laatst goedgekeurde begroting als gevolg van inflatie behoeven niet vooraf met het departement te worden gecommuniceerd. Waar voor een goed inzicht gewenst, licht u de verschillen tussen uw begroting en de realisatie toe.

Baten

Bij vermelding van de Baten wordt onderscheid gemaakt tussen Opbrengsten en Bijdragen. Onder de laatste categorie worden de subsidies van overheden en fondsen begrepen. Opbrengsten kunnen worden beschouwd als eigen inkomsten.

– Opbrengsten

Bij deze post wordt onderscheid gemaakt tussen directe en indirecte opbrengsten. Directe opbrengsten betreffen inkomsten die direct aan uw activiteiten zijn gerelateerd zoals publieksinkomsten of sponsoring. Indirecte opbrengsten zijn opbrengsten die een afgeleide relatie hebben met de activiteiten van uw instelling, zoals horeca los van uitvoeringen, verhuur van onroerend goed of vergoedingen voor het uitlenen van personeel.

– Bijdragen

Hier vermeldt u de ontvangen subsidies. Onder subsidie OCW CuNo vermeldt u de subsidie die u in het kader van de cultuurnota van OCW hebt ontvangen. Onder Subsidie provincie CuNo en Subsidie gemeente CuNo geeft u een opgave van de cultuurnotasubsidies van provincie en gemeente.

Onder ‘overige subsidies/bijdragen’ geeft u een opsomming van alle subsidies die niet in het kader van de cultuurnota zijn ontvangen, zowel van overheden (internationaal/rijk/provincie/gemeente), als van particuliere of aan de overheid gelieerde fondsen, structureel zowel als incidenteel. Daarnaast vermeldt u onder deze post alle contributies, schenkingen, donaties of legaten, de bijdragen van vriendenstichtingen en incidentele (project-)subsidies van het ministerie van OCW.

Aandachtspunt: In de toelichting geeft u aan of de betreffende subsidies een incidenteel dan wel structureel karakter hebben (RJ 640.416). Daarnaast vermeldt u eventuele subsidievoorwaarden. Tevens geeft u aan in hoeverre subsidieafrekeningen nog niet zijn goedgekeurd door degene die aan u een subsidie heeft verstrekt (RJ 640.418).

Publieksinkomsten (alleen podiumkunstinstellingen)

Voor producerende podiumkunsteninstellingen (exclusief werkplaatsen, productiehuizen en jeugdtheatergezelschappen) geldt de in de subsidiebeschikking opgenomen verplichting, dat de te verkrijgen publieksinkomsten (volgens de hieronder vermelde definitie) ten minste een omvang dienen te hebben van een bedrag gelijk aan 15/85e van de totale cultuurnotasubsidies (van alle overheden samen). Incidentele subsidies vallen buiten deze normstelling.

Het is toegestaan binnen redelijke grenzen tekorten in het ene jaar te compenseren met overschotten in andere jaren. Na 4 jaar volgt een eindbeoordeling. Indien de behaalde publieksinkomsten zijn achtergebleven bij de norm, wordt een deel van de verstrekte subsidie teruggevorderd.

Definitie: Onder publieksinkomsten worden verstaan inkomsten uit kaartverkoop (recettes of uitkopen), horeca tijdens uitvoeringen, verkoop van programma’s, beeld- of geluiddragers, inkomsten uit vergoedingen van radio of televisie en eventueel overige direct aan het publiek gerelateerde inkomsten. Publieksinkomsten uit deze laatste categorie dienen toegelicht te worden.

Aandachtspunt: Sponsorinkomsten worden niet gerekend tot de publieksinkomsten. Uw sponsorinkomsten vermeldt u onder ‘overige inkomsten’.

Lasten

Onder de lasten maakt u onderscheid naar beheerlasten en activiteitenlasten.

– Beheerlasten

Tot de ‘beheerlasten’ worden gerekend alle personele en materiële lasten die samenhangen met het beheer van uw organisatie (overheadlasten). U specificeert de ‘beheerlasten personeel’ bijvoorbeeld naar directie, secretariaat, personeelszaken, financiële zaken en algemene zaken. De ‘beheerlasten materieel’ kunnen worden onderverdeeld in huisvestingslasten, kantoorlasten, algemene publiciteitslasten en afschrijvingslasten.

– Activiteitenlasten

Tot de ‘activiteitenlasten’ behoren lasten die direct samenhangen met de activiteiten van uw instelling. Maak onderscheid tussen personele en materiële lasten. Voorbeelden van materiële lasten die met de activiteiten samenhangen zijn reis- en transportlasten en specifieke publiciteitlasten. Podiumkunstinstellingen specificeren hun personele lasten bijvoorbeeld naar artistieke staf, uitvoerend personeel (acteurs, dansers of musici) en ondersteunend personeel (technici).

Aandachtspunt: Personele lasten omvatten ten minste de bruto salarissen, werkgeversdeel sociale lasten, vakantiegeld en pensioenpremie.

Buitengewone baten en lasten

Vermeld hier de baten en lasten die niet uit de gewone bedrijfsvoering voortvloeien en voorzie deze van een toelichting. Volg hierbij de actuele richtlijnen van de Raad voor de jaarverslaggeving (RJ 270).

Algemeen

Om inzicht te verwerven in de aard en omvang van uw activiteiten, specificeert u de door uw instelling verrichte activiteiten in het boekjaar volgens het model III Prestatieoverzicht. Activiteitensoorten die niet in het overzicht staan vermeld, dient u toe te voegen onder overige activiteiten. Vermeld ook de ramingen uit uw goedgekeurde beleidsplan en de resultaten uit het vorige boekjaar.

Wanneer de resultaten in het boekjaar naar soort en omvang afwijken van de planning, voorziet u de verschillen van een toelichting. In het bestuursverslag geeft u een reflectie op het resultaat en ziet u vooruit naar de mogelijke consequenties voor toekomstige activiteiten.

Podiumkunstinstellingen

Vermeld onder ‘1 voorstellingen/concerten’ de door uw instelling verrichte reguliere uitvoeringen. Het onderscheid naar garantie-uitvoeringen, uitkopen of uitvoeringen op recettebasis is niet verplicht. Specifieke uitvoeringen, zoals orkestbegeleiding bij ballet, koor of opera, jeugduitvoeringen, schooluitvoeringen, cd-opnames, besloten uitvoeringen, educatieve uitvoeringen vermeldt u onder overige activiteiten. Aan dit overzicht worden de spreidingsuitvoeringen ontleend. Een eventuele spreidingsverplichting heeft alleen betrekking op de reguliere activiteiten.

Dit is een publicatie van het Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap. Deze publicatie is opvraagbaar via www.minocw.nl. Voor meer informatie over dit handboek kunt u contact opnemen met:

De heer A.W.F. (Frits) den Haring

Directie Kunsten

a.w.f.denharing@minocw.nl

070 – 412 4399

De heer M.J. (Martijn) Vellekoop

Directie Cultureel Erfgoed

m.j.vellekoop@minocw.nl

070 – 412 2637.

De verantwoording van uw fonds dient om na te gaan of de subsidie is besteed aan het doel waarvoor deze is verstrekt. Ook wordt nagegaan of aan de eisen uit wetgeving is voldaan en of de subsidievoorwaarden zijn nageleefd (rechtmatigheid). De verantwoordingen zijn voor de minister van OCW daarnaast van belang voor de begrotingsvoorbereiding en -verantwoording aan de Tweede Kamer. Het parlement verlangt inzicht in de realisatie van gestelde beleidsdoelen van OCW. De prestaties van gesubsidieerde fondsen spelen daarbij een cruciale rol.

Het beleidsplan, het daarbij opgenomen prestatieoverzicht en de begroting vormen de uitgangspunten voor de verantwoording van de subsidie. De verplichting om jaarlijks een activiteitenplan en begroting in te dienen is vervallen. Bij ingrijpende (majeure) veranderingen in de uitvoering van het beleidsplan dient u dit wel tussentijds te melden.

Meer dan in het verleden gelden de bepalingen in het Burgerlijk Wetboek (Boek 2 Titel 9) en de Richtlijnen voor de Jaarverslaggeving (in het bijzonder RJ 640) als uitgangspunt voor uw verantwoording. Het aantal aanvullende richtlijnen van de minister van OCW is beperkt. De verplichting om door een toelichting op de balans en de exploitatierekening een adequaat inzicht te verschaffen in de financiële positie en in de besteding van de toegekende subsidie, blijft uiteraard bestaan. De beoordeling van het ministerie richt zich met name op:

• – Tijdigheid en volledigheid m.b.t. de aanlevering van de jaarlijkse verantwoording.

• – Majeure afwijkingen van de positie en functie van uw fonds in het bestel.

• – Het realiseren van (aanvullende) verplichtingen en prestatieafspraken.

• – Dreigende discontinuïteit van het fonds.

• – Het voldoen aan de verplichting om tijdig melding te maken van omstandigheden die van belang kunnen zijn voor een beslissing tot wijziging, intrekking of vaststelling van de subsidie (zie artikel 22 van het Bekostigingsbesluit), waaronder majeure afwijkingen van beleidsplan of prestatieoverzicht.

Bij majeure afwijking van het beleidsplan vindt overleg plaats. Mocht uw fonds minder prestaties leveren of activiteiten niet realiseren, dan is er aanleiding om over te gaan tot verlaging of stopzetting van de subsidie door de minister. Mocht uw fonds een geheel andere koers kiezen, dan kan daarover opnieuw advies aan de Raad voor Cultuur gevraagd worden.

Hieronder vindt u een overzicht van de wijzigingen ten opzichte van het handboek verantwoording cultuursubsidies fondsen uit 2001:

• – De meerjarige subsidiebeschikking voor de Cultuurnota wordt voortaan geactiveerd in de balans als ‘Vordering subsidie OCW’ om een beter inzicht te geven in de ruimte die het Fonds heeft om in de cultuurnotaperiode activiteiten uit te voeren zoals opgenomen in het beleidsplan.

• – De subsidiebate van OCW wordt voortaan voor hetzelfde bedrag verantwoord als de activiteitenlasten om een betere ‘matching’ te realiseren.

• – Het resterende deel van een eventuele garantie die door OCW is verstrekt voor de betaling van de door het fonds verleende subsidies wordt vermeld als ‘niet in de balans opgenomen rechten’.

• – De schulden aan subsidieontvangers worden voortaan in de balans of in de toelichting gesplitst in kortlopende (opeisbaar binnen een jaar) en langlopende schulden. In de toelichting wordt voortaan het verloop tussen de beginstand en de eindstand opgenomen. In de toelichting op de post langlopende schulden wordt voortaan aangegeven in welke jaren de schulden naar verwachting tot uitbetaling komen.

• – In geval van consolidatieplicht kan ook worden volstaan met het toezenden van de afzonderlijke jaarrekeningen van de andere rechtspersonen (steunstichtingen). Consolidatieplicht berust bij de rechtspersoon (hoofd van zijn groep) die beslissende invloed uitoefent op het zakelijke en financiële beleid van de groepsmaatschappijen.

• – Het eigen vermogen wordt onderscheiden in een algemene reserve, bestemmingsfondsen en bestemmingsreserves. Niet bestede OCW-subsidie wordt opgenomen in het Bestemmingsfonds OCW. Nadere toelichting daarover vindt u onder de Toelichting op model I voor de balans.

• – De regeling betreffende de maximering van reserves is vervallen (10%-regel).

• – De specifieke afschrijvingspercentages voor vaste activa zijn vervallen. De vaste activa dienen tegen historische kostprijs gewaardeerd te worden, echter in de toelichting kan aanvullend de actuele waarde opgenomen worden.

• – De specifieke voorschriften t.a.v. voorzieningen zijn vervallen, zo worden de voorzieningen niet meer jaarlijks door de minister goedgekeurd, de richtlijnen van de Raad voor de Jaarverslaggeving blijven van toepassing.

• – De voorgeschreven modellen voor specificaties op de exploitatierekening zijn vervallen.

• – Het kasstroomoverzicht is niet meer verplicht, maar wordt in RJ 640 wel aanbevolen.

• – Het model voor de categoriale indeling van de exploitatierekening is vervallen. Het model voor de functionele indeling blijft verplicht.

• – De verplichting om in de jaarrekening substantiële verschillen tussen begroting en realisatie te verklaren is niet langer aan een vaste norm (5%) gekoppeld.

• – Het controleprotocol is aangepast en met het model accountantsverklaring als aparte bijlage bij de Regeling subsidies en uitkeringen cultuuruitingen gevoegd en niet in het Handboek opgenomen.

De volgende wet- en regelgeving zijn van toepassing op de verantwoording:

• – Burgerlijk Wetboek, Boek 2, Titel 9

• – De richtlijnen van de Raad voor de Jaarverslaggeving

• – Bekostigingsbesluit cultuuruitingen (hierna: Bekostigingsbesluit)

• – Regeling subsidies en uitkeringen cultuuruitingen (hierna: Regeling)

• – Beleidsregel intrekking en verlaging van subsidies bij cultuurinstellingen.

Burgerlijk Wetboek

Krachtens artikel 35 (eerste lid) van het Bekostigingsbesluit, is Titel 9 van Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek (BW 2 Titel 9) overeenkomstig van toepassing op deze verantwoording, met dien verstande dat de winst- en verliesrekening vervangen wordt door een exploitatierekening.

Artikel 35, tweede lid, van het Bekostigingsbesluit, laat aan de minister ruimte om bepalingen van BW 2 Titel 9 of onderdelen daarvan buiten toepassing te verklaren op bepaalde fondsen. Op basis van deze bevoegdheid zijn de afdelingen 1, 11, 12, 14 en 15 van Boek 2 Titel 9 BW niet van toepassing op de jaarlijkse verantwoording. Afdeling 7 is van toepassing met dien verstande dat het jaarverslag wordt vervangen door een bestuursverslag conform art. 24 lid 3 en 4 van het Bekostigingsbesluit, voorzien van nadere voorschriften.

In dit Handboek wordt de jaarrekening, bedoeld in artikel 24, tweede lid van het Bekostigingsbesluit en artikel 8a van de Regeling nader uitgewerkt (zie hoofdstuk 4 van dit handboek voor een toelichting op het model voor de balans). Dit gebeurt mede aan de hand van de richtlijnen van de Raad voor de Jaarverslaggeving. Toekomstige wijzigingen in de toepasselijke afdelingen van het Burgerlijk Wetboek Boek 2, Titel 9 zijn uiteraard van toepassing op de verantwoordingen die in dit Handboek zijn voorgeschreven.

Richtlijnen voor de jaarverslaggeving

Voor het opstellen van de jaarrekening en balans neemt u ook de richtlijnen van de Raad voor de Jaarverslaggeving in acht, met name richtlijn 640. Deze richtlijn is in het bijzonder bedoeld voor organisaties zonder winststreven. Toekomstige wijzigingen in de richtlijnen van de Raad voor de Jaarverslaggeving zijn uiteraard van toepassing op de verantwoordingen die in dit Handboek zijn voorgeschreven.

De jaarrekening bestaat uit de financiële en kwantitatieve rapportage over het verslagjaar. Uit de jaarrekening of de begeleidende brief dient te blijken dat de jaarrekening door het bevoegd gezag (het bestuur of de Raad van Toezicht) is goedgekeurd. De jaarrekening omvat de volgende onderdelen:

– Balans

De balans dient opgesteld te worden volgens model I. Op de balansposten geeft u een duidelijke toelichting.

Aandachtspunt: Het eigen vermogen wordt onderscheiden in een algemene reserve, bestemmingsfondsen en bestemmingsreserves. Niet bestede OCW-subsidie wordt opgenomen in het Bestemmingsfonds OCW. Nadere informatie daarover vindt u onder de Toelichting model I voor de balans.

– Functionele exploitatierekening

De functionele exploitatierekening dient opgesteld te worden volgens model II. Op de functionele exploitatierekening geeft u een duidelijke toelichting.

– Prestatieoverzicht

Het prestatieoverzicht, als onderdeel van de jaarrekening en accountantscontrole, stelt u op volgens de Toelichting op het prestatieoverzicht. U vermeldt in het model alleen de kwantitatieve gegevens. Een nadere toelichting kunt u geven in het bestuursverslag en eventueel in het activiteitenverslag.

Aandachtspunt: De accountant dient ook de prestatiegegevens te controleren. Dat geldt in elk geval voor zover er een verband bestaat tussen de prestaties en de hoogte van de opbrengsten (baten) en kosten (lasten). Er zijn ook prestaties die geen samenhang vertonen met baten of lasten, maar wel in het prestatieoverzicht zijn opgenomen. In het geval deze prestaties niet door de accountant zijn gecontroleerd dient de accountant dit te melden en toe te lichten in zijn verklaring.

Accountantsverklaring

Onder de overige gegevens bij de jaarrekening wordt de accountantsverklaring opgenomen. Uw accountantsverklaring dient opgesteld te worden volgens het model bij de Regeling subsidies en uitkeringen cultuuruitingen (bijlage II). In de Regeling is ook het controleprotocol voor uw accountant opgenomen (bijlage III). Zorg dat uw accountant kan beschikken over het Bekostigingsbesluit, de Regeling, dit handboek, de Beleidsregel, de subsidiebeschikking en overige relevante correspondentie van het ministerie van OCW.

Aandachtspunt: De accountant dient kennis te nemen van de subsidiebeschikking en hij dient de naleving van de daarin opgenomen verplichtingen te betrekken bij zijn controle. Niet nageleefde verplichtingen dient hij te melden in zijn verklaring.

Aandachtspunt: In de accountantsverklaring dient de accountant te verwijzen naar de subsidiebeschikking (met vermelding van het kenmerk).

Aandachtspunt: De accountant dient de rechtmatige besteding van het verleende subsidie in zijn controle te betrekken. Hiervoor is het van belang dat eventuele subsidievoorwaarden die het ministerie van OCW heeft gesteld, voor zowel het verlenen als het vaststellen van subsidies, worden nageleefd door de instellingen die door het fonds worden gesubsidieerd.

Het bestuursverslag, bedoeld in artikel 24, derde lid, van het Bekostigingsbesluit is zakelijk van aard en omvat 1 tot 3 pagina’s. In het bestuursverslag vermeldt u de samenstelling van het bestuur, de directie en eventueel de Raad van Toezicht. Het bestuursverslag wordt ondertekend door het bevoegd gezag (bestuur of Raad van Toezicht) en omvat een reflectie op:

• – Het exploitatieresultaat en de financiële positie van uw fonds.

• – Het liquiditeitenbeheer. Geef daarbij aan in welke mate er risico’s zijn verbonden aan de verschillende vormen van belenen en beleggen.

• – Het al dan niet behalen van de prestatieafspraken. Dit dient kort en bondig te zijn, waar mogelijk met cijfers onderbouwd.

• – Zaken die een belangrijke invloed hebben - of gaan hebben - op het functioneren en de continuïteit van uw fonds of op de positie van uw fonds binnen het bestel. Voor zover de continuïteit van uw fonds in gevaar dreigt te komen, dient u de beheersmaatregelen te melden, die het bevoegd gezag dienaangaande heeft getroffen.

Aandachtspunt: Grote afwijkingen ten opzichte van het beleidsplan dient u op grond van artikel 22 van het Bekostigingsbesluit expliciet te melden. Afwijkingen kunnen onder andere betrekking hebben op de aard van de activiteiten, de omvang van de producties, en de geleverde prestaties.

Aandachtspunt: Het bestuursverslag dient door de accountant beoordeeld te worden. De accountant gaat daartoe na of het bestuursverslag niet in strijd is met de jaarrekening. Discrepanties meldt de accountant in zijn rapport van bevindingen bij zijn accountantsverklaring.

Naast het bestuursverslag wordt van u een activiteitenverslag gevraagd (zie artikel 24, eerste en tweede lid van het Bekostigingsbesluit). Daar waar het bestuursverslag beknopt en zakelijk van aard is, biedt het activiteitenverslag meer ruimte voor artistieke en inhoudelijke informatie. Het activiteitenverslag valt onder de verantwoordelijkheid van de dagelijkse leiding van het fonds en behoeft geen oordeel van het bevoegd gezag of de accountant. Voor het activiteitenverslag gelden geen vormvoorschriften en er is geen beperking qua omvang. Het activiteitenverslag dient een adequaat inzicht te geven in de wijze waarop het beleidsplan is gerealiseerd. In het activiteitenverslag hebt u ruimte om in te gaan op:

• – De verrichte activiteiten, ook in relatie tot de geplande activiteiten.

• – De realisatie van de doelstellingen uit het beleidsplan.

• – Aandachtspunten genoemd in de subsidiebeschikking.

• – Zaken of ontwikkelingen die u zelf onder de aandacht wenst te brengen.

Grote afwijkingen ten opzichte van het beleidsplan moeten op grond van artikel 22 van het Bekostigingsbesluit worden toegelicht. Dit kan onder andere betrekking hebben op de aard van de activiteiten, de omvang van de activiteiten, de geleverde inspanning of het gerealiseerde resultaat.

Als u een basissubsidie, zoals bedoeld in artikel 1, lid 1d van het Besluit, ontvangt en daarnaast een incidenteel subsidie, zoals bedoeld in artikel 1, lid 1e van het Besluit, geldt het volgende: Incidentele subsidies worden altijd verantwoord door middel van een afzonderlijke verantwoording, echter indien de termijn van indiening dit toelaat mag de eindverantwoording van het incidentele subsidie door middel van de reguliere jaarverantwoording worden aangeboden (zowel inhoudelijk als financieel). De eindverantwoording van de incidentele subsidie dient dan wel afzonderlijk toegelicht en gespecificeerd te worden in uw reguliere jaarverantwoording (jaarrekening).

Als u een incidenteel subsidie van het ministerie van OCW heeft ontvangen voor een periode van meer dan één jaar, dan dient u zich ook tussentijds te verantwoorden. De verantwoording van de incidentele subsidie (inhoudelijk en financieel) dient afzonderlijk toegelicht en gespecificeerd te worden in uw reguliere jaarverantwoording.

Aandachtspunt: Indien de verantwoording van een incidenteel subsidie door middel van uw jaarrekening geschiedt, hoeft u hiervoor geen separate accountantsverklaring aan te leveren.

Aandachtspunt: Een eventueel saldo op een incidenteel subsidie wordt op de balans opgenomen in een afzonderlijk bestemmingsfonds. Indien uw fonds een negatief resultaat heeft op de totale exploitatie, dient u de specifiek verkregen incidentele subsidie tóch toe te voegen aan het bestemmingsfonds OCW.

Algemeen

Gebruik voor het opstellen van de balans model I. Het is niet toegestaan van het model af te wijken. Voor specificaties van de in het model vermelde hoofdposten gelden geen voorschriften. Maak melding van de door u gehanteerde grondslagen voor waardering en resultaatbepaling. Wanneer deze afwijken van de grondslagen van het vorige boekjaar dient u dit toe te lichten. De vergelijkende cijfers over het vorige boekjaar kunnen zonder aanpassing aan de nieuwe verantwoordingssystematiek worden overgenomen van het vorige boekjaar.

Vaste activa

Vaste activa kunnen worden verkregen uit eigen middelen of uit middelen van derden (sponsoring of schenking). Vaste activa dienen gewaardeerd te worden op basis van historische kosten. In de toelichting kunt u aanvullend de actuele waarde aangeven.

Als u subsidie ontvangt ten bate van een investering in zaken die kunnen worden aangemerkt als vaste activa, dan vindt verantwoording van de subsidie niet plaats in de exploitatierekening. U neemt de investering dan tegen kostprijs op in de balans. Ontvangen subsidie neemt u in de balans op onder de Langlopende schulden met als extra subpost ‘Investeringssubsidie’. Deze post ‘Investeringssubsidie’ valt vrij via de exploitatierekening analoog aan de afschrijvingstermijn van de investering.

U kunt activa verkregen uit sponsoring op de balans activeren tegen de waarde op het moment van verkrijging. De daarvoor verkregen sponsoring verwerkt u analoog aan de hierboven beschreven methode als extra subpost Sponsoring onder de Langlopende schulden.

Vlottende activa

U splitst de post ‘Totaal vorderingen’ in een post ‘Vordering subsidie OCW’ en een post ‘Overige vorderingen’. Voor de post ‘Vordering subsidie OCW’ geldt het volgende: onder deze post neemt u afzonderlijk de toegezegde, nog niet ontvangen (meerjarige) subsidies van OCW op (inclusief toegezegd subsidies voor beheerlasten), zoals vermeld in de subsidiebeschikking en de wijzigingen (inclusief aanvullende subsidieverlening) daarop. Eventuele (beperkende) voorwaarden genoemd in de beschikking dient u te vermelden in de toelichting (bijvoorbeeld goedkeuring van de subsidie door de wetgever).

Tegenover de vordering op OCW verantwoordt u de posten ‘Nog te verlenen subsidies’ (over de hele cultuurnotaperiode) en ‘Nog te realiseren beheerlasten’, waarbij u een onderscheid maakt in een kortlopend en een langlopend deel. Het bedrag van de nog te realiseren beheerlasten bepaalt u op basis van het verhoudingspercentage zoals opgenomen in uw meerjarenbegroting.

Ontvangen voorschotten van OCW komen in mindering op de post ‘Vordering subsidie OCW’ (zie het voorbeeld na de toelichting op model II). Als toelichting meldt u het kenmerk van de subsidiebeschikkingen. In de toelichting op de post ‘Nog te verlenen subsidies’ wordt het verloop van deze post aangegeven. Hierbij maakt u in ieder geval onderscheid naar mutaties in de basissubsidie en mutaties in de incidentele subsidies.

Eigen vermogen

Het eigen vermogen dient ingevolge RJ 640 (640.305-313) onderscheiden te worden in een algemene reserve, bestemmingsreserves en bestemmingsfondsen.

– Algemene reserve

Het gedeelte van het eigen vermogen waarover zonder belemmering door wettelijke of statutaire bepalingen kan worden beschikt voor het doel waarvoor de instelling is opgericht, wordt aangeduid als algemene reserve (vrij besteedbaar).

– Bestemmingsreserve

Indien aan een deel van het eigen vermogen een beperktere bestedingsmogelijkheid is gegeven door het bestuur, dan dient dit deel te worden aangemerkt als bestemmingsreserve.

Als u bepaalde bedragen wenst te reserveren voor een specifieke bestemming neemt u deze dan op onder het kopje Bestemmingsreserve met vermelding van de bestemming en licht deze toe. Zoals hierna uiteengezet zondert u het deel niet besteed subsidiegeld daarvan af in een Bestemmingsfonds OCW.

Bij aanwending van de bestemmingsreserve dient het aangewende bedrag, als activiteitenkosten in de exploitatierekening verantwoord, in mindering te worden gebracht op de bestemmingsreserve. U dient dit tevens als resultaatbestemming te verwerken en de mutatie op de bestemmingsreserve toe te lichten.

– Bestemmingsfonds

Indien aan een deel van het eigen vermogen een beperktere bestedingsmogelijkheid is gegeven door derden, dan dient dit deel aangemerkt te worden als bestemmingsfonds.

OCW-subsidie die nog niet is besteed aan de doeleinden waarvoor de subsidie is verstrekt (zie artikel 26 van het Bekostigingsbesluit) dient opgenomen te worden in een bestemmingsfonds OCW op de wijze als hieronder toegelicht. Het bestemmingsfonds wordt gevormd door resultaatbestemming, nadat de saldi na afloop van de subsidieperiode op de posten ‘Nog te verlenen subsidies’ en ‘Nog te realiseren beheerlasten’ ten gunste van het resultaat zijn verantwoord.

Over de bestemming van de resterende middelen in het bestemmingsfonds OCW zal aan het eind van de betreffende cultuurnotaperiode een beslissing worden genomen. Wanneer de met de minister overeengekomen prestaties in die vier jaar kwalitatief en kwantitatief zijn gerealiseerd, kan de minister besluiten in te stemmen met de aanwending van het saldo in een volgende periode, alleen en voor zover deze middelen besteed worden voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt.

Aandachtspunt: Als u een basissubsidie ontvangt en daarnaast een incidenteel subsidie geldt het volgende: een eventueel positief saldo op een incidenteel subsidie van OCW wordt op de balans opgenomen in een Bestemmingsfonds OCW. Ook als uw fonds een negatief resultaat heeft op de totale exploitatie, dient u een positief saldo op een incidenteel subsidie tóch te reserveren in de vorm van een Bestemmingsfonds OCW.

Voorzieningen

Volg bij het treffen van voorzieningen de bepalingen in artikel 374 BW 2 Titel 9. Volg daarbij tevens de actuele richtlijnen van de Raad voor de jaarverslaggeving (RJ 252).

De richtlijn geeft aan terughoudend te zijn in het treffen van voorzieningen, vooral waar het gaat om reorganisatievoorzieningen en voorzieningen voor meer algemene bedrijfsrisico’s. Die laatste horen thuis onder de algemene reserve en een reorganisatievoorziening kan slechts worden getroffen indien op de balansdatum een voldoende gedetailleerd reorganisatieplan is geformaliseerd.

Nog te verlenen subsidies en Nog te realiseren beheerlasten

Zie hiervoor de toelichting bij de post Vordering subsidie OCW onder de Vlottende activa en het voorbeeld na de toelichting op model II.

Langlopende en kortlopende schulden

Onder ‘Schulden aan subsidieontvangers (subsidieverplichtingen)’ neemt u de subsidies op die u in het boekjaar hebt verleend, voor zover deze subsidies nog niet zijn betaald. Van een subsidieverplichting is sprake indien u het besluit tot verlening van een (meerjarig) subsidie schriftelijk heeft meegedeeld aan de subsidieontvanger. Het betreft hier dus een in rechte afdwingbare subsidieverplichting.

In de toelichting geeft u het verloop aan tussen de beginstand en de eindstand van de schulden aan subsidieontvangers. Hierbij wordt tenminste onderscheid gemaakt in de mutaties in verband met verleende subsidies, vastgestelde subsidies en betalingen op verleende subsidies.

Aandachtspunt: In de balans maakt u onderscheid tussen kortlopende (opeisbaar binnen een jaar) en langlopende subsidieverplichtingen. Het is ook toegestaan het onderscheid tussen kortlopende en langlopende subsidieverplich-tingen op basis van een onderbouwde inschatting in de toelichting te vermelden. Met deze inschatting moet duidelijk worden wanneer de subsidieverplichtingen tot uitstroom van liquiditeiten zullen leiden. De langlopende subsidieverplichtingen dienen in de toelichting te worden uitgesplitst naar de jaren waarin de betaalbaarstelling wordt verwacht.

Aandachtspunt: Indien u subsidieverplichtingen wilt aangaan boven het bedrag waarvoor u door OCW een (meerjarig) subsidie is verleend, dan dient u bij het verlenen van deze subsidies schriftelijk een voorbehoud te maken voor het verkrijgen van subsidie door het ministerie van OCW. Deze voorwaardelijke verplichtingen worden zichtbaar gemaakt als ‘Niet in de balans opgenomen rechten en verplichtingen’. Dit zal vooral spelen aan het einde van de cultuurnotaperiode.

Niet in de balans opgenomen rechten en verplichtingen

Een eventuele garantie die door OCW is verstrekt voor de betaling van door het fonds verleende subsidies, als gevolg van de door OCW toegepaste liquiditeitsvermindering, vermeldt u onder ‘Niet in de balans opgenomen rechten en verplichtingen’. De hoogte van deze garantie wordt na afloop van de cultuurnotaperiode beoordeeld en opnieuw vastgesteld. Voorwaardelijke subsidieverplichtingen worden hier eveneens opgenomen (zie de toelichting op de langlopende en kortlopende schulden).

Algemeen

Sluit bij het opstellen van de functionele exploitatierekening aan bij model II. Het is niet toegestaan van dit model af te wijken. Voor specificaties van de in het model vermelde hoofdposten gelden geen voorschriften. Aan de batenkant wordt onderscheid gemaakt tussen opbrengsten en bijdragen. Onder die laatste categorie worden de subsidies van overheden begrepen. Opbrengsten kunnen worden beschouwd als eigen inkomsten. De lasten worden onderscheiden naar beheerlasten (overhead) en activiteitenlasten. Voor een nadere uitleg van genoemde posten, zie hieronder. De vergelijkende cijfers over het vorige boekjaar kunnen zonder aanpassing aan de nieuwe verantwoordingssystematiek worden overgenomen van het vorige boekjaar.

Begrotingskolom

Zorg ervoor dat cijfers in de kolom begroting overeenstemmen met de meerjarenbegroting die de minister heeft goedgekeurd. Het kan voorkomen dat in de loop van de subsidieperiode substantiële wijzigingen in de jaarbegroting optreden ten opzichte van de meerjarenbegroting. In dat geval hanteert u de meest recente jaarbegroting als referentiepunt, aangenomen dat deze begroting bij het departement bekend is en goedgekeurd.

Kleine afwijkingen op de laatst goedgekeurde begroting als gevolg van inflatie behoeven niet vooraf met het departement te worden gecommuniceerd. Waar voor een goed inzicht gewenst, licht u de verschillen tussen uw begroting en de realisatie toe.

Baten

Bij deze post wordt onderscheid gemaakt tussen opbrengsten en bijdragen. De opbrengsten worden gesplitst naar directe en indirecte opbrengsten.

– Directe opbrengsten

Directe opbrengsten betreffen inkomsten die direct aan uw activiteiten zijn gerelateerd, zoals sponsoring en lager vastgestelde en ingetrokken subsidies. Deze opbrengsten dienen afzonderlijk als opbrengsten te worden verantwoord en mogen niet gesaldeerd worden met de activiteitenlasten. Onder de opbrengsten uit lager vastgestelde en ingetrokken subsidies verantwoordt u alle bedragen die lager zijn vastgesteld dan het bedrag van het oorspronkelijk verleende subsidie.

– Indirecte opbrengsten

Indirecte opbrengsten zijn opbrengsten die een afgeleide relatie hebben met de activiteiten van uw fonds zoals verhuur van onroerend goed of vergoedingen voor het uitlenen van personeel.

– Bijdragen

Hier vermeldt u ontvangen subsidies. Verantwoord het subsidie OCW als bate op hetzelfde moment als de bijhorende activiteitenlast (het verleende subsidie) wordt verantwoord. Op deze wijze vindt een exacte matching van activiteitenlasten en subsidiebaten plaats.

Het ontvangen subsidie van OCW boekt u in mindering op de ‘Vordering subsidie OCW’. Voor het bedrag van de verantwoorde beheerlasten wordt eveneens eenzelfde bedrag aan subsidiebate verantwoord (zie het voorbeeld aan het einde van deze toelichting).

Onder ‘Overige subsidies/bijdragen’ geeft u een opsomming van alle subsidies die niet in het kader van de cultuurnota zijn ontvangen. Daarnaast vermeldt u onder deze post alle contributies, schenkingen, donaties of legaten, de bijdragen van vriendenstichtingen en incidentele subsidies van het ministerie van OCW.

Aandachtspunt: In de toelichting geeft u aan of de betreffende subsidies een incidenteel dan wel structureel karakter hebben (RJ 640.416). Daarnaast vermeldt u eventuele subsidievoorwaarden. Tevens geeft u aan in hoeverre subsidieafrekeningen nog niet zijn goedgekeurd door degene die aan u een subsidie heeft verstrekt (RJ 640.418).

Lasten

Onder de lasten maakt u onderscheid naar beheerlasten en activiteitenlasten.

– Beheerlasten

Tot de ‘beheerlasten’ worden gerekend alle personele en materiële lasten die samenhangen met het beheer van uw organisatie (overheadlasten). U specificeert de ‘beheerlasten personeel’ bijvoorbeeld naar directie, secretariaat, personeelszaken, financiële zaken en algemene zaken. De ‘beheerlasten materieel’ kunnen worden onderverdeeld in huisvestingslasten, kantoorlasten, algemene publiciteitslasten en afschrijvingslasten. Onder de beheerlasten vallen eveneens de kosten die verbonden zijn aan de advisering over subsidieaanvragen, zoals kosten van adviseurs of leden van adviescommissies (vacatiegelden, etc.).

– Activiteitenlasten

Verantwoord de door u verleende subsidies in hun geheel onder ‘activiteitenlasten’ ten laste van het boekjaar waarin u de subsidie heeft verleend, ongeacht het jaar waarin de subsidie wordt betaald. Hierbij is bepalend of de subsidieontvangende partij recht kan doen gelden op een bepaald bedrag (zie het voorbeeld aan het einde van deze toelichting). In het prestatieoverzicht geeft u vervolgens een overzicht van de nog vast te stellen en vastgestelde subsidies (zie ook RJ 640.418).

Aandachtspunt: Personele lasten omvatten tenminste de bruto salarissen, werkgeversdeel sociale lasten, vakantiegeld en pensioenpremie.

Buitengewone baten en lasten

Vermeld hier de baten en lasten die niet uit de gewone bedrijfsvoering voortvloeien en voorzie deze van een toelichting. Volg hierbij de actuele richtlijnen van de Raad voor de jaarverslaggeving (RJ 270).

Voorbeeld

Fonds X ontvangt in 2004 van OCW een subsidiebeschikking voor de periode 2005 tot en met 2008 voor € 40 miljoen, waarop OCW jaarlijks € 10 miljoen zal bevoorschotten. In de beschikking is een aantal voorwaarden opgenomen, waaronder de voorwaarde dat de wetgever voldoende gelden ter beschikking stelt. Na vaststelling van de OCW begroting 2005 en het voldoen aan de voorwaarden in de subsidiebeschikking verantwoordt Fonds X over 2005 een Vordering subsidie OCW van € 40 miljoen tegenover de post ‘Nog te verlenen subsidies’ voor € 36 miljoen en de post ‘Nog te realiseren beheerlasten’ voor € 4 miljoen, uitgaande van een verhoudingspercentage van 10%. De periodieke bevoorschotting van € 10 miljoen door OCW brengt Fonds X vervolgens in mindering op de ‘Vordering subsidie OCW’ en ten gunste van de liquide middelen.

Fonds X verleent aan Stichting Y in 2005 een subsidie van € 2.400.000 voor de jaren 2005, 2006 en 2007, waarop in 2005, 2006 en 2007 € 700.000 wordt betaald en het restant van € 300.000 na indiening van de verantwoording in 2008. Fonds X verantwoordt hiervoor een activiteitenlast van € 2.400.000 in 2005 en tegelijkertijd een kortlopende schuld van € 1.400.000 en een langlopende schuld van € 1.000.000. Daarnaast verantwoordt Fonds X over 2005 een subsidiebate van € 2.400.000 voor 2005 ten laste van de post ‘Nog te verlenen subsidies’. De jaarlijkse betaling van Fonds X aan Stichting Y komt vervolgens in mindering op de kortlopende schuld. De beheerlasten van Fonds X bedragen in 2005 € 1.000.000 euro die na betaling ten laste van de liquide middelen komen. Hiervoor verantwoordt Fonds X over 2005 een subsidiebate voor hetzelfde bedrag, die in mindering wordt gebracht op de post ‘Nog te realiseren beheerlasten’.

Ervan uitgaande dat geen andere mutaties hebben plaatsgevonden en de beginbalans op 0 is gestart, zien de balans en exploitatierekening er aan het einde van het jaar 2005 als volgt uit:

Algemeen

Kwantificeer uw activiteiten in een prestatieoverzicht. Vermeld daarbij naast de realisatie in het betreffende verslagjaar, ook de ramingen uit uw goedgekeurde beleidsplan en de resultaten uit het vorige boekjaar. Dit overzicht omvat in elk geval een compleet overzicht van de subsidie-regelingen of subsidie-instrumenten die bij uw fonds in het verslagjaar van toepassing zijn. Per instrument of regeling geeft u tenminste de volgende gegevens:

• – Omvang beschikbare budget

• – Aantal aanvragen

• – Omvang van het totaal aangevraagde bedrag

• – Aantal verleende subsidies

• – Omvang van de totaal verleende subsidies

• – Aantal en totaalbedrag van de nog vast te stellen subsidies per verleningsjaar (inclusief toelichting op de geplande afloop)

• – Aantal en totaalbedrag van de vastgestelde subsidies per verleningsjaar.

Geef daarnaast een overzicht van en een toelichting op de eigen activiteiten, bijvoorbeeld tentoonstellingen en symposia.

Aandachtspunt: Wanneer de resultaten in het boekjaar naar soort en omvang afwijken van de planning, voorziet u de verschillen van een toelichting. In het bestuursverslag geeft u een reflectie op het resultaat en ziet u vooruit naar de mogelijke consequenties voor toekomstige activiteiten.

De verantwoording van uw instelling dient om na te gaan of de subsidie is besteed aan het doel waarvoor deze is verstrekt. Ook wordt nagegaan of aan de eisen uit wetgeving is voldaan en of de subsidievoorwaarden zijn nageleefd (rechtmatigheid). De verantwoordingen zijn voor de minister van OCW daarnaast van belang voor de begrotingsvoorbereiding en -verantwoording aan de Tweede Kamer. Het parlement verlangt inzicht in de realisatie van gestelde beleidsdoelen. De prestaties van gesubsidieerde instellingen spelen daarbij een cruciale rol.

Het beleidsplan (inclusief de begroting) en het prestatieoverzicht vormen de uitgangspunten voor de verantwoording van de subsidie. De verplichting om jaarlijks een begroting in te dienen is vervallen. Bij ingrijpende (majeure) veranderingen in de uitvoering van het beleidsplan dient u dit wel tussentijds te melden.

Meer dan in het verleden gelden de bepalingen van het Burgerlijk Wetboek (Boek 2 Titel 9) en de Richtlijnen voor de Jaarverslaggeving (in het bijzonder RJ 640) als uitgangspunt voor uw verantwoording. De verplichting om door een toelichting op de balans en de exploitatierekening een adequaat inzicht te verschaffen in de financiële positie en in de besteding van de toegekende subsidie, blijft uiteraard bestaan. De beoordeling van het ministerie richt zich met name op:

• – Tijdigheid en volledigheid m.b.t. de aanlevering van de jaarlijkse verantwoording.

• – Majeure afwijkingen van de positie en functie van uw instelling in het bestel en van het museale functioneren ten opzichte van het beleidsplan.

• – Het realiseren van (aanvullende) verplichtingen en prestatieafspraken.

• – Dreigende discontinuïteit van de instelling.

• – Het voldoen aan de verplichting om tijdig melding te maken van omstandigheden die van belang kunnen zijn voor een beslissing tot wijziging, intrekking of vaststelling van de subsidie (zie artikel 22 van het Bekostigingsbesluit), waaronder majeure afwijkingen van beleidsplan of prestatieoverzicht.

Bij majeure afwijking van het beleidsplan vindt overleg plaats. Mocht uw instelling minder prestaties leveren of activiteiten niet realiseren, dan kan dit leiden tot verlaging of stopzetting van de subsidie door de minister van OCW. Mocht uw instelling een geheel andere koers kiezen, dan kan daarover opnieuw advies aan de Raad voor Cultuur gevraagd worden.

Hieronder vindt u een overzicht van de wijzigingen ten opzicht van het handboek verantwoording cultuursubsidies musea uit 1997:

• – In geval van consolidatieplicht, kan ook worden volstaan met het toezenden van de afzonderlijke jaarrekeningen van de andere rechtspersonen (steunstichtingen).

• – Consolidatieplicht berust bij de rechtspersoon (hoofd van zijn groep) die beslissende invloed uitoefent op het zakelijke en financiële beleid van de groepsmaatschappijen.

• – Het eigen vermogen wordt onderscheiden in een algemene reserve, bestemmingsfondsen en bestemmingsreserves. Niet bestede OCW-subsidie wordt opgenomen in het Bestemmingsfonds OCW. Nadere toelichting daarover vindt u onder de Toelichting op model I voor de balans.

• – De regeling betreffende de maximering van reserves is vervallen (10%-regel).

• – De specifieke afschrijvingspercentages voor vaste activa zijn vervallen. De vaste activa dienen tegen historische kostprijs gewaardeerd te worden, echter in de toelichting kan aanvullend de actuele waarde opgenomen worden.

• – De specifieke voorschriften t.a.v. voorzieningen zijn vervallen. Zo worden de voorzieningen niet meer jaarlijks door de minister van OCW goedgekeurd, de richtlijnen van de Raad voor de Jaarverslaggeving blijven van toepassing.

• – De voorgeschreven modellen voor specificaties op de exploitatierekening zijn vervallen.

• – Het kasstroomoverzicht is niet meer verplicht, maar wordt in RJ 640 wel aanbevolen.

• – Het enkelvoudige model voor de categoriale exploitatierekening blijft verplicht. Het model voor de functionele exploitatierekening is gecombineerd met een categoriale indeling.

• – Een accountantsverklaring is niet verplicht voor instellingen met een OCW-subsidie lager dan € 125.000,– per jaar, ongeacht de omzet (het totaal der baten).

• – Voor instellingen met een gemiddelde OCW-subsidie lager dan € 50.000,– per jaar kan worden volstaan met de indiening van de twee exploitatierekeningen.

• – De verplichting om in de jaarrekening substantiële verschillen tussen begroting en realisatie te verklaren is niet langer aan een vaste norm (5%) gekoppeld.

• – De gelden uit externe bronnen voor aankoopfondsen worden niet opgenomen als eigen vermogen. Hiermee wordt afgeweken van Boek 2, Titel 9.

• – Het controleprotocol en model accountantsverklaringen zijn als aparte bijlage bij de Regeling subsidies en uitkeringen cultuuruitingen gevoegd en niet in dit Handboek opgenomen.

De volgende wet- en regelgeving is van toepassing op de verantwoording:

• – Burgerlijk Wetboek, Boek 2, Titel 9

• – De richtlijnen van de Raad voor de Jaarverslaggeving

• – Bekostigingsbesluit cultuuruitingen (hierna: Bekostigingsbesluit)

• – Regeling subsidies en uitkeringen cultuuruitingen (hierna: Regeling)

• – Beleidsregel intrekking en verlaging van subsidies bij cultuurinstellingen.

Burgerlijk Wetboek

Krachtens artikel 35 (eerste lid) van het Bekostigingsbesluit, is Titel 9 van Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek (BW 2 titel 9) van toepassing op deze verantwoording, met dien verstande dat de winst- en verliesrekening vervangen wordt door een exploitatierekening.

Artikel 35, tweede lid, van het Bekostigingsbesluit, laat aan de minister ruimte om bepalingen van BW 2 titel 9 of onderdelen daarvan buiten toepassing te verklaren op bepaalde instellingen of categorieën van instellingen. Op basis van deze bevoegdheid zijn de afdelingen 1, 7, 11, 12, 14 en 15 van BW 2 titel 9 niet van toepassing op de jaarlijkse verantwoording. Afdeling 7 is van toepassing, met dien verstande dat het jaarverslag wordt vervangen door een bestuursverslag conform art 24 lid 3 en 4 van het Bekostigingsbesluit, voorzien van nadere voorschriften.

In dit Handboek wordt artikel 35 van het Bekostigingsbesluit nader uitgewerkt (zie hoofdstuk 4 van dit handboek voor een toelichting op het model voor de balans). Dit gebeurt mede aan de hand van de richtlijnen van de Raad voor de Jaarverslaggeving. Toekomstige wijzigingen in de toepasselijke afdelingen van het Burgerlijk Wetboek Boek 2, Titel 9 zijn uiteraard van toepassing op de verantwoordingen die in dit Handboek zijn voorgeschreven.

Richtlijnen voor de jaarverslaggeving

Voor het opstellen van de jaarrekening en balans neemt u ook de richtlijnen van de Raad voor de Jaarverslaggeving in acht, met name richtlijn 640. Deze richtlijn is in het bijzonder bedoeld voor organisaties zonder winststreven. Toekomstige wijzigingen in de richtlijnen van de Raad voor de Jaarverslaggeving zijn uiteraard van toepassing op de verantwoordingen die in dit Handboek zijn voorgeschreven.

De jaarrekening bestaat uit de financiële en kwantitatieve rapportage over het verslagjaar. Uit de jaarrekening of de begeleidende brief dient te blijken dat de jaarrekening door het bevoegd gezag (het bestuur of de Raad van Toezicht) is goedgekeurd. De jaarrekening omvat de volgende onderdelen:

– Balans

De balans dient opgesteld te worden volgens model I. Op de balansposten geeft u een duidelijke toelichting.

Uitzondering: U hoeft geen balans op te stellen indien uw subsidie in het verslagjaar minder dan € 50.000,– bedraagt.

Aandachtspunt: Het eigen vermogen wordt onderscheiden in een algemene reserve, bestemmingsfondsen en bestemmingsreserves. Niet bestede OCW-subsidie wordt opgenomen in het Bestemmingsfonds OCW. Nadere informatie daarover vindt u onder de Toelichting model I voor de balans.

– Exploitatierekening

De exploitatierekening dient opgesteld te worden volgens de modellen II en III. Op beide exploitatierekeningen geeft u een duidelijke toelichting.

– Prestatieverantwoording

De prestatieverantwoording, als onderdeel van de jaarrekening en accountantscontrole, stelt u op volgens de Toelichting op de prestatieverantwoording. De prestatieverant-woording toont in een oogopslag de realisatie van het prestatieoverzicht, met name die zaken die kwantitatief zijn uit te drukken. Een nadere toelichting kunt u geven in het bestuursverslag en eventueel in het activiteitenverslag.

Aandachtspunt: De accountant dient ook de prestatiegegevens te controleren. Dat geldt in elk geval voor zover er een verband bestaat tussen de prestaties en de hoogte van de opbrengsten (baten) en kosten (lasten). Dit verband bestaat in ieder geval bij het aantal bezoeken. Er zijn ook prestaties die geen samenhang vertonen met baten of lasten, maar wel in het prestatieoverzicht zijn opgenomen. In het geval deze prestaties niet door de accountant zijn gecontroleerd dient de accountant dit te melden en toe te lichten in zijn verklaring.

Accountantsverklaring

Onder de overige gegevens bij de jaarrekening wordt de accountantsverklaring opgenomen. Uw accountantsverklaring dient opgesteld te worden volgens het model uit de Regeling subsidies en uitkeringen cultuuruitingen. In de Regeling is ook het controleprotocol voor uw accountant opgenomen. Zorg dat uw accountant kan beschikken over het Bekostigingsbesluit, de Regeling, dit handboek, de Beleidsregel, de subsidiebeschikking en overige relevante correspondentie van het ministerie van OCW.

Uitzondering: U hoeft geen accountantsverklaring bij te sluiten indien uw OCW-subsidie in het verslagjaar minder dan € 125.000,– bedraagt.

Aandachtspunt: De accountant dient kennis te nemen van de subsidiebeschikking en hij dient de naleving van de daarin opgenomen verplichtingen te betrekken bij zijn controle. Niet nageleefde verplichtingen dient hij te melden in zijn verklaring.

Aandachtspunt: In de accountantsverklaring dient de accountant te verwijzen naar de subsidiebeschikking (met vermelding van het kenmerk).

Aandachtspunt: De accountant geeft bij zijn onderzoek ook een oordeel over de opbrengsten van de verleende diensten en verkochte producten aan derden en aan gelieerde rechtspersonen. Deze diensten moeten worden doorberekend tegen tarieven die de directe kosten dekken, verhoogd met een redelijke opslag voor overheadkosten.

Het bestuursverslag is zakelijk van aard en omvat 1 tot 3 pagina’s. In het bestuursverslag vermeldt u de samenstelling van het bestuur, de directie en de Raad van Toezicht. Het bestuursverslag wordt ondertekend door het bevoegd gezag en omvat een reflectie op:

• – Het exploitatieresultaat en de financiële positie van uw instelling.

• – Het al dan niet behalen van de prestatieafspraken. Dit dient kort en bondig te zijn, waar mogelijk met cijfers onderbouwd.

• – Zaken die een belangrijke invloed hebben – of gaan hebben – op het functioneren en de continuïteit van uw instelling of op de positie van uw instelling binnen het bestel. Voor zover de continuïteit van uw instelling in gevaar dreigt te komen, dient u de beheersmaatregelen te melden, die het bevoegd gezag dienaangaande heeft getroffen.

Aandachtspunt: Grote afwijkingen ten opzichte van het beleidsplan dient u expliciet te melden. Afwijkingen kunnen onder andere betrekking hebben op de aard van de activiteiten en de geleverde prestaties.

Aandachtspunt: Het bestuursverslag dient door de accountant gecontroleerd te worden. De accountant gaat daartoe na of het bestuursverslag niet in strijd is met de jaarrekening. Discrepanties meldt de accountant in zijn rapport van bevindingen bij zijn accountantsverklaringen.

Naast het bestuursverslag wordt van u een activiteitenverslag gevraagd. Daar waar het bestuursverslag beknopt en zakelijk van aard is, biedt het activiteitenverslag meer ruimte voor museaal-inhoudelijke informatie. Het activiteitenverslag valt onder de verantwoordelijkheid van de dagelijkse leiding van de instelling en behoeft geen oordeel van het bevoegd gezag of de accountant. Voor het activiteitenverslag gelden geen vormvoorschriften en er is geen beperking qua omvang. Het activiteitenverslag dient een adequaat inzicht te geven in de wijze waarop het beleidsplan is gerealiseerd. In het activiteitenverslag hebt u ruimte om in te gaan op:

• – De verrichte activiteiten, ook in relatie tot de geplande activiteiten.

• – De realisatie van de doelstellingen uit het beleidsplan.

• – Aandachtspunten genoemd in de subsidiebeschikking.

• – Zaken of ontwikkelingen die u zelf onder de aandacht wenst te brengen.

Grote afwijkingen ten opzichte van het beleidsplan moeten worden toegelicht. Dit kan onder andere betrekking hebben op de aard van de activiteiten, de omvang van de activiteiten, de geleverde inspanning, het publieksbereik of het gerealiseerde resultaat.

Aandachtspunt: Voor het verwerven van inzicht in het totaal aan internationale culturele activiteiten dient u uw internationale activiteiten te melden bij de Stichting Internationale Culturele Activiteiten of SICA. Op www.sica.nl (kijk bij ‘Buitengaats’) kunt u een invulformulier downloaden en sturen aan: buitengaats@sicasica.nl. Op de site vindt u tevens uitleg over de mogelijkheid gegevens direct (online) in te voeren.

Aandachtspunt: Indien u activiteiten op het gebied van culturele diversiteit ontplooit, geeft u hiervan een afzonderlijk overzicht.

Als u een instellingssubsidie ontvangt en daarnaast een projectsubsidie geldt het volgende:

Projectsubsidies worden altijd verantwoord door middel van een afzonderlijke subsidiedeclaratie (projectverantwoording), echter indien de termijn van indiening dit toelaat (zie de regeling) mag de eindverantwoording van het project met de reguliere jaarverantwoording worden aangeboden (zowel inhoudelijk als financieel). De projectverantwoording dient dan wel afzonderlijk afleesbaar opgenomen te worden in uw reguliere jaarverantwoording (jaarrekening).

Als u subsidie van het ministerie van OCW heeft ontvangen voor een project dat zich uitstrekt over een periode van meer dan één jaar, dan dient u zich ook tussentijds te verantwoorden. De projectverantwoording (inhoudelijk en financieel) dient herkenbaar eveneens afzonderlijk afleesbaar opgenomen te worden in uw reguliere jaarverantwoording.

Aandachtspunt: Indien de verantwoording van uw project door middel van uw jaarrekening geschiedt, hoeft u geen separate accountantsverklaring aan te leveren voor het project.

Aandachtspunt: Een eventueel saldo op de projectsubsidie (positief of negatief) wordt op de balans opgenomen in een afzonderlijke bestemmingsreserve. Daarvan zondert u de nog niet bestede OCW-subsidie voor het project af. Deze neemt u op in een bestemmingsfonds OCW met vermelding van de projectnaam. Indien uw instelling een negatief resultaat heeft op haar totale exploitatie dient u de specifiek verkregen subsidie voor het project tóch te reserveren in de vorm van een bestemmingsfonds OCW voor het betreffende project.

Algemeen

Gebruik voor het opstellen van de balans model I. Het is niet toegestaan van het model af te wijken. Voor specificaties van de in het model vermelde hoofdposten gelden geen voorschriften. Maak melding van de door u gehanteerde grondslagen voor waardering en resultaatbepaling. Wanneer deze afwijken van de grondslagen van het vorige boekjaar dient u dit toe te lichten.

Vaste activa

Vaste activa kunnen worden verkregen uit eigen middelen of uit middelen van derden (schenking of sponsoring, investeringssubsidie). Vaste activa dienen gewaardeerd te worden op basis van historische kosten; herwaardering is niet toegestaan. In de toelichting kunt u aanvullend de actuele waarde melden.

Als u subsidie ontvangt ten bate van een investering in zaken die kunnen worden aangemerkt als vaste activa, dan vindt verantwoording van de subsidie niet plaats in de exploitatierekening. U neemt de investering dan tegen kostprijs op in de balans. Ontvangen subsidie neemt u in de balans op onder de Langlopende schulden met als subpost ‘Investeringssubsidie’. Deze post ‘Investeringssubsidie’ valt vrij via de exploitatierekening analoog aan de afschrijvingstermijn van de investering.

U kunt activa verkregen uit sponsoring op de balans activeren tegen de waarde op het moment van verkrijging. De daarvoor verkregen sponsoring verwerkt u analoog aan de hierboven beschreven methode als subpost Sponsoring onder de Langlopende schulden.

Aandachtspunt: Het is niet toegestaan collectieonderdelen te activeren.

Aandachtspunt: Inzake de per 1 januari 2005 overgedragen bedrijfsinstallaties volgt u de afspraken tussen VRM en OCW. De afspraken zijn uitgewerkt in de beschikking van 16 december 2004, waarin eenmalig middelen aan u worden toegekend.

Vlottende activa

Voorbereidingslasten voor een activiteit (Onderhanden werk) die plaatsvinden in een op het verslagjaar volgend boekjaar kunnen worden geactiveerd, maar alleen voor de variabele lasten. Het is dus niet toegestaan personeelslasten en andere vaste lasten te activeren. Voor doorlopende activiteiten kunnen de lasten worden verdeeld over het lopende en volgende boekjaar. Baseer de verdeling op de looptijd van de activiteit.

Eigen vermogen

Het eigen vermogen dient ingevolge RJ 640 (640.305-313) onderscheiden te worden in een algemene reserve, bestemmingsreserves en bestemmingsfondsen.

– Algemene reserve

Het gedeelte van het eigen vermogen waarover zonder belemmering door wettelijke of statutaire bepalingen kan worden beschikt voor het doel waarvoor de instelling is opgericht, wordt aangeduid als algemene reserve (vrij besteedbaar).

– Bestemmingsreserve

Indien aan een deel van het eigen vermogen een beperktere bestedingsmogelijkheid is gegeven door het bestuur, dan dient dit deel te worden aangemerkt als bestemmingsreserve. Als u bepaalde bedragen wenst te reserveren voor een specifieke bestemming neemt u deze dan op onder het kopje Bestemmingsreserve met vermelding van de bestemming en licht deze toe. Zoals hierna uiteengezet zondert u het deel niet besteed subsidiegeld daarvan af in een Bestemmingsfonds OCW.

– Bestemmingsfonds

Indien aan een deel van het eigen vermogen een beperktere bestedingsmogelijkheid is gegeven door derden, dan dient dit deel aangemerkt te worden als bestemmingsfonds.

OCW-subsidie die nog niet is besteed aan de doeleinden waarvoor de subsidie is verstrekt (zie artikel 26 van het Bekostigingsbesluit) dient opgenomen te worden in een bestemmingsfonds OCW op de wijze als hieronder toegelicht.

Over de bestemming van de resterende middelen in het bestemmingsfonds OCW zal aan het eind van de betreffende cultuurnotaperiode een beslissing worden genomen. Wanneer de met de minister overeengekomen prestaties in die vier jaar kwalitatief en kwantitatief zijn gerealiseerd, kan de minister besluiten in te stemmen met de aanwending van het saldo in een volgende periode, alleen en voor zover deze middelen besteed worden voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt.

Voorbeeld

Een instelling ontvangt in het betreffende boekjaar € 40.000,– subsidie van OCW en € 30.000,– subsidie van de gemeente. Daarnaast zijn er opbrengsten van € 30.000,– waaronder een legaat van € 2.000,–. De totale baten komen dus uit op € 100.000,–. De totale lasten in het boekjaar bedragen € 90.000,–. Het exploitatiesaldo is € 10.000,–.

Zonder legaat zou u aan het einde van het boekjaar € 4.000,– naar het bestemmingsfonds OCW brengen (= € 40.000,– / € 100.000,– x € 10.000,–). Met legaat is dat een bedrag van € 3.200,– (= € 40.000,– /€ 100.000,– x € 8.000,–).

Aandachtspunt: Als u een instellingssubsidie ontvangt en daarnaast een projectsubsidie geldt het volgende: een eventueel saldo op de projectsubsidie van OCW wordt op de balans opgenomen in een Bestemmingsfonds OCW met vermelding van de naam van het project. Ook als uw instelling een negatief resultaat heeft op zijn totale exploitatie, moet u de specifiek verkregen subsidie voor het project tóch reserveren in de vorm van een Bestemmingsfonds OCW voor het betreffende project.

Voorzieningen

Volg bij het treffen van voorzieningen de bepalingen in artikel 374 BW 2 Titel 9. Volg daarbij tevens de actuele richtlijnen van de Raad voor de jaarverslaggeving (RJ 252). De richtlijn geeft aan terughoudend te zijn in het treffen van voorzieningen, vooral waar het gaat om reorganisatievoorzieningen en voorzieningen voor meer algemene bedrijfsrisico’s. Die laatste horen thuis onder de algemene reserve en een reorganisatievoorziening kan slechts worden getroffen indien op de balansdatum een voldoende gedetailleerd reorganisatieplan is geformaliseerd.

Aankoopfondsen

De aankoopfondsen mag u niet opnemen als eigen vermogen, noch mag het door anderen als eigen vermogen worden geïnterpreteerd. Het is extern geld dat is geoormerkt voor aankopen. Daarom wordt afgeweken van BW2, titel 9.

Niet in de balans opgenomen rechten en verplichtingen

Onder dit kopje kunt u melding maken van de nog niet vervallen jaartermijnen van de voor de vigerende cultuurnotaperiode toegezegde meerjarige subsidie.

Algemeen

Sluit bij het opstellen van de exploitatierekening aan bij modellen II en III. Het is niet toegestaan van de modellen af te wijken. Voor specificaties van de in de modellen vermelde posten gelden geen voorschriften.

Begrotingskolom in model II

Zorg ervoor dat cijfers in de kolom Begroting (model II) overeenstemmen met de meerjarenbegroting die de minister heeft goedgekeurd. Het kan voorkomen dat in de loop van de subsidieperiode wijzigingen in de jaarbegroting optreden ten opzichte van de meerjarenbegroting. In dat geval hanteert u de laatst door de minister goedgekeurde jaarbegroting als referentie. Kleine afwijkingen op de laatst goedgekeurde begroting als gevolg van inflatie hoeven niet vooraf met het departement te worden besproken.

Waar dat voor een goed inzicht gewenst is, licht u de verschillen tussen uw begroting en de realisatie toe. Het is toegestaan binnen redelijke grenzen tekorten in het ene jaar te compenseren met overschotten in andere jaren. Aan het eind van de subsidieperiode volgt een eindbeoordeling door het ministerie.

Opzet van model III

Het voorgeschreven model III bestaat in grote lijnen uit een gecombineerd kostensoorten- en kostenplaatsenoverzicht. De in model II opgenomen baten lasten neemt u over in model III, in de kolom Totaal. U rekent de baten en lasten uit de kolom Totaal toe aan de kostenplaatsen (onderverdeeld naar de museale functies). Bij het toerekenen van de lasten houdt u rekening met de omschrijvingen van de museale functies, zoals vermeld in bijlage 2. Het saldo van de kolom Algemeen beheer rekent u ook toe aan de overige functies (zie de pijl in het model).

Voor de verdeling van lasten en baten over de museale functies gebruikt u verdeelsleutels. De controleerbaarheid ten aanzien van het gebruik van sleutels staat voorop. U formuleert uw eigen sleutels, beschrijft en onderbouwt ze in de jaarrekening en hanteert ze consistent over de jaren heen. Zoveel mogelijk kiest u voor objectieve gronden. Baten en lasten die niet zijn toe te rekenen aan de museale functies vermeldt u in de kolom Algemeen Beheer.

Aandachtspunt: In de jaarrekening geeft u in ieder geval een toelichting op de verdeelsleutel voor toerekening van de post Subsidie OCW CuNo en op de toerekening van het saldo Algemeen beheer aan de museale functies.

Behalve de tweedimensionale tabel uit model III maken de musea met elkaar afspraken over het invullen van de ‘derde dimensie’. In de derde dimensie worden beleidsrelevante gegevens opgenomen, die impliciet in de functies zijn verwerkt, maar vanwege maatschappelijke ontwikkelingen en beleidsdoelstellingen bijzondere aandacht vragen.

Baten

Bij de Baten (model II en III) wordt een onderscheid gemaakt naar Opbrengsten en Bijdragen.

– Opbrengsten

Opbrengsten kunnen worden beschouwd als eigen inkomsten. Bij deze post wordt onderscheid gemaakt tussen directe en indirecte opbrengsten. Directe opbrengsten betreffen inkomsten die direct aan uw activiteiten zijn gerelateerd zoals sponsoring en publieksinkomsten (kaartverkoop, horeca tijdens openingstijden, verkoop van beeld- en geluiddragers, etc.). Indirecte opbrengsten zijn opbrengsten die een afgeleide relatie hebben met de activiteiten van uw instelling, zoals horeca buiten de openingstijden, verhuur van onroerend goed of vergoedingen voor het uitlenen van personeel.

– Bijdragen

Hier vermeldt u ontvangen subsidies en andere bijdragen. Onder ‘Subsidie OCW CuNo’ vermeldt u de subsidie die u in het kader van de Cultuurnota van OCW hebt ontvangen. Onder ‘Subsidie provincie CuNo’ en ‘Subsidie gemeente CuNo’ geeft u een opgave van de cultuurnotasubsidies van provincie en gemeente.

Onder ‘Overige subsidies/bijdragen’ geeft u een opsomming van alle subsidies die niet in het kader van de cultuurnota zijn ontvangen, zowel van overheden (internationaal/rijk/provincie/gemeente), als van particuliere of aan de overheid gelieerde fondsen, structureel zowel als incidenteel. Daarnaast vermeldt u onder de post ‘Overige subsidies/bijdragen’ alle contributies, schenkingen, donaties of legaten, de bijdragen van vriendenstichtingen en incidentele (project)subsidies van het ministerie van OCW.

Aandachtspunt: In de toelichting geeft u aan of de betreffende subsidies een incidenteel dan wel structureel karakter hebben (RJ 640.416). Daarnaast vermeldt u eventuele subsidievoorwaarden. Tevens geeft u aan in hoeverre subsidieafrekeningen nog niet zijn goedgekeurd door degene die aan u een subsidie heeft verstrekt (RJ 640.418).

Lasten

In model II neemt u de lasten op naar kostensoorten. In model III neemt u ze op naar zowel kostensoorten als kostenplaatsen.

Aandachtspunt: Salarislasten omvatten ten minste de bruto salarissen, het werkgeversdeel van de sociale lasten, het vakantiegeld en de pensioenpremie.

Buitengewone baten en lasten

Vermeld hier de baten en lasten die niet uit de gewone bedrijfsvoering voortvloeien en voorzie deze van een toelichting. Volg hierbij de actuele richtlijnen van de Raad voor de jaarverslaggeving (RJ 270).

Algemeen

Doel van de prestatieverantwoording is in een oogopslag de realisatie van het prestatieoverzicht te overzien, met name die prestaties die kwantitatief zijn uit te drukken. De prestatie-verantwoording leent zich niet voor uitgebreide toelichting.

Wanneer de prestaties in het verslagjaar kwalitatief of kwantitatief afwijken van de prestaties uit het goedgekeurde prestatieoverzicht, dan voorziet u de verschillen van een toelichting. Dit kan in het bestuursverslag, indien de toelichting omvangrijk is kunt u dit ook doen in het activiteitenverslag.

Aandachtspunt: Indien u in uw prestatieoverzicht bent ingegaan op het aantal bezoekende schoolkinderen en/of schoolgroepen, dient u zowel het aantal kinderen als het aantal groepen (danwel de gemiddelde groepsomvang) te vermelden. Dit om helder te zijn over het aantal kinderen waaruit een gemiddelde schoolgroep bestaat. Vermelding van alleen het aantal kinderen in schoolverband ofwel alleen het aantal groepen volstaat niet.

De prestatieverantwoording dient aan de volgende eisen te voldoen:

• – Over alle prestaties uit het prestatieoverzicht wordt verslag gegeven.

• – Een eventuele toelichting in het prestatieoverzicht zelf beperkt zich tot kerngegevens.

• – De omvang van de prestatieverantwoording is kleiner of gelijk aan die van het prestatieoverzicht.

• – Daar waar in het prestatieoverzicht kwantitatieve gegevens zijn vermeld, vermeldt u in de prestatieverantwoording de gerealiseerde waarden én de streefwaarden uit het prestatieoverzicht.

• – Naast de prestaties vermeldt u expliciet in de prestatieverantwoording of u - naar uw oordeel - aan de verplichtingen uit de subsidiebeschikking hebt voldaan. Het gaat daarbij om verplichtingen met betrekking tot het aantal openingsuren per week, de collectieregistratie (vermeldt het percentage) en het calamiteitenplan.

Dit controleprotocol is bedoeld voor rechtspersonen die krachtens de Wet op het specifiek cultuurbeleid een meerjarige of jaarlijkse instellingssubsidie respectievelijk een projectsubsidie ontvangen en die hun jaarlijkse verantwoording dienen te voorzien van een accountantsverklaring. Dit controleprotocol is van toepassing met ingang van de verantwoording over 2005.

De op basis van de Wet op het specifiek cultuurbeleid ter beschikking gestelde bedragen zijn verstrekt aan het bestuur van de instelling. OCW verwacht van iedere instellingsaccountant een verklaring van getrouwheid en van rechtmatigheid bij de jaarrekening van de subsidie-ontvangende instelling. Het controleprotocol beoogt de verwachtingskloof tussen OCW en de instellingsaccountant ten aanzien van de accountantscontrole te verkleinen. Hiertoe wordt in het controleprotocol aangegeven welke aspecten voor de controle door de instellingsaccountant minimaal van belang zijn. Het bevat geen passages met controletechnische zaken die vanuit het vakgebied van de instellingsaccountant worden geacht bekend te zijn. Desalniettemin wordt de aandacht gevestigd op enkele belangrijke zaken zoals het intern beheer en de juiste naleving van de richtlijnen voor de verslaggeving. In het onderdeel ‘aandachtspunten bij de controle’ geeft het controleprotocol een aantal specifieke werkzaamheden aan, waaronder de controle op de prestatiegegevens, waarvan verwacht wordt dat deze door de instellingsaccountant worden verricht.

Overeenkomstig artikel 8 van de Wet op het specifiek cultuurbeleid kunnen regels gesteld worden met betrekking tot het verstrekken van subsidies op grond van deze wet. Deze regels zijn vastgelegd in het bekostigingsbesluit cultuuruitingen (Besluit) en de Regeling subsidies en uitkeringen cultuuruitingen (de Regeling). In de Regeling staan nadere regels op basis van artikel 48 van het Besluit. Het controleprotocol is, net als het Handboek verantwoording cultuursubsidies instellingen, het Handboek verantwoording cultuursubsidies fondsen en het Handboek verantwoording cultuursubsidies musea, onderdeel van de Regeling. Het object van controle is de verantwoording die de subsidieontvanger verstrekt over het ontvangen subsidie uit hoofde van de cultuurnota. Het is de subsidieontvanger die verantwoordelijk is voor de juistheid, tijdigheid en volledigheid van de verantwoording. Het is de verantwoordelijkheid van de minister de verantwoording te gebruiken voor een verantwoording over het financieel beheer. De minister is daarmede afhankelijk van de handhaving van wet- en regelgeving. De minister heeft daarom een sanctiebeleid ontwikkeld voor de cultuursector onder de titel: Beleidsregel intrekking en verlaging van subsidies bij cultuurinstellingen.

De artikelen 24 en 33 van het Besluit geven aan welke documenten van belang zijn voor de verantwoording van een subsidie op grond van dit Besluit. Hieronder wordt per subsidie aangegeven om welke documenten het gaat. Op grond van artikel 36 van het Besluit dienen de jaarrekening en de subsidiedeclaratie voorzien te zijn van een accountantsverklaring.

De instellingsaccountant neemt in zijn controledossier een risicoanalyse op, waarin expliciet rekening wordt gehouden met de aanwijzingen en aandachtspunten van dit controleprotocol. In het controledossier geeft de instellingsaccountant aan of en zo ja waarom onderwerpen uit dit controleprotocol niet (uitgebreid) zijn gecontroleerd. Dit controledossier vormt de basis voor een review die de departementale accountant kan uitvoeren. Bij een ontoereikende accountantscontrole geldt de procedure onder de maat presterende accountants (OMPA). Deze OCW-regeling is opgenomen in paragraaf 4 van dit controleprotocol.

De instellingsaccountant neemt in zijn controleaanpak mee de in het wettelijk kader aangegeven wettelijke regelingen. Van de instellingsaccountant wordt verwacht dat hij opzet, bestaan en waar mogelijk werking van de bepalingen meeneemt in zijn (rechtmatigheids)oordeel.

De belangrijkste van toepassing zijnde wettelijke bepalingen die speciale aandacht vragen voor het rechtmatigheidsoordeel zijn:

Wet op het specifiek cultuurbehoud:

Artikel 10, vierde lid (alleen voor fondsen): vaststellen van reglementen voor het verstrekken van subsidie door fondsen en verplichtingen die aan de subsidie-ontvanger worden opgelegd.

Bekostigingbesluit:

Artikel 19, onderdeel b: subsidieontvanger is gehouden tot een goed beleid en beheer hetgeen impliceert een deugdelijke administratieve organisatie.

Artikel 20: er moet sprake zijn van een deugdelijke administratie.

Artikel 21: wat betreft een instellingssubsidie is het boekjaar gelijk aan het kalenderjaar.

Artikel 22: inlichtingen verstrekken aan de minister bij omstandigheden die van belang kunnen zijn voor een beslissing tot wijziging, intrekking of vaststelling van de subsidie.

Artikel 23: verzekeringsplicht.

Artikel 24: plicht om jaarlijks een activiteitenverslag op te stellen.

Artikel 26: reservering van niet besteed instellingssubsidiegeld.

Artikel 28: de vergoeding die de instelling betaalt aan gelieerde organisaties dient gebaseerd te zijn op ten hoogste de historische kostprijs.

Artikel 29: ter beschikkingstelling van goederen aan derden of verrichting van diensten voor derden.

Artikel 32: nadere regels door de minister gesteld omtrent aan de verlening van bepaalde categorieën subsidies te verbinden verplichtingen dan wel de bepaling van de minister dat de instelling zich dient te houden aan de sponsorcode.

Artikel 34: verschillenanalyse met de begroting.

Verder zijn van belang de naleving van de Europese aanbestedingsregels, de bepalingen uit de beschikking (waaronder de prestatie-eisen), en de aandachtspunten voor de accountantscontrole zoals genoemd in de Handboeken verantwoording cultuursubsidies.

De instellingsaccountant richt zijn controle zodanig in dat hij met een betrouwbaarheid van 95% de uitspraak kan doen dat in de verantwoording geen onjuistheden voorkomen met een belang dat groter is dan de voorgeschreven toleranties. Voor de strekking van de accountantsverklaring – goedkeurend, met beperking, afkeurend of oordeelonthouding – gelden de volgende toleranties:

Indien de van toepassing zijnde wettelijke bepalingen, prestatie-eisen en overige verplichtingen, zoals vastgelegd in de verleningsbeschikking, niet worden nageleefd kan dit financiële consequenties hebben. Deze consequenties zijn vastgelegd in de Beleidsregel intrekking en verlaging van subsidies bij cultuurinstellingen, welke verwerkt dienen te worden in de jaarrekening. Indien dit niet het geval is, dient dit aangemerkt te worden als een fout of onzekerheid.

Jaarlijkse instellingssubsidies, meerjarige instellingssubsidies of projectsubsidies worden altijd verantwoord door middel van een afzonderlijke subsidiedeclaratie (subsidie- of projectverantwoording), echter indien de termijn van indiening dit toelaat mag de eindverantwoording van het project door middel van de reguliere jaarverantwoording worden aangeboden (zowel inhoudelijk als financieel). De projectverantwoording dient dan wel afzonderlijk toegelicht en gespecificeerd te worden in de reguliere jaarverantwoording (jaarrekening).

In het laatste geval gelden bovenstaande toleranties tevens voor de in de jaarrekening verantwoorde incidentele of projectsubsidies en vallen deze subsidies onder de accountantsverklaring bij de jaarrekening. Er behoeft dan geen aparte accountantsverklaring bij de projectverantwoording afgegeven te worden.

In het geval dat de incidentele of projectsubsidies separaat worden verantwoord door middel van een aparte projectverantwoording, dient hierbij een separate accountantsverklaring afgegeven te worden (zie Bijlage III). Voor de strekking van de accountantsverklaring bij een separate subsidiedeclaratie gelden bovenstaande toleranties voor de rechtmatigheid van de besteding en de exploitatierekening.

De instellingsaccountant gebruikt voor zijn onderzoek naar de getrouwheid en de rechtmatigheid van de bestedingen en opbrengsten de volgende criteria:

• – Onder het begrotingscriterium vallen de bepalingen die zijn opgenomen in het Bekostigingsbesluit cultuuruitingen en de Regeling subsidies en uitkeringen cultuuruitingen. Hieronder valt ook de eis om te voldoen aan de verplichting om tijdig melding te maken van omstandigheden die van belang kunnen zijn voor een beslissing tot wijziging, intrekking of vaststelling van de subsidie (artikel 22 van het Besluit). De gepresenteerde begrotingscijfers in de jaarrekening dienen overeen te stemmen met de laatst goedgekeurde meerjarenbegroting.

• – Het calculatiecriterium betreft de juistheid van de intern gehanteerde tarieven. Het betreft zaken als het in rekening brengen van de juiste bedragen op grond van tarieven dan wel inzake door te belasten bedragen. De accountant dient bij zijn onderzoek ook een oordeel te geven over de opbrengsten van de verleende diensten en verkochte producten aan derden en aan gelieerde rechtspersonen. Deze diensten moeten worden doorberekend tegen tarieven die de directe kosten dekken, verhoogd met een redelijke opslag voor overheadkosten.

  Het toerekenen van kostensoorten aan kostenplaatsen bij museale instellingen valt eveneens onder het calculatiecriterium, waarbij geldt dat de toerekening dient te voldoen aan consistentie en bedrijfseconomische aanvaardbaarheid.

• – Het valuteringscriterium betreft het verantwoorden van baten en lasten aan de periode waarop deze betrekking hebben. Het gaat om de juistheid van het tijdstip van betaling en verantwoording van de verplichting.

• – Het voorwaardecriterium is met name van toepassing op specifieke uitkeringen en subsidies, waaraan bepaalde voorwaarden zijn verbonden. Het voldoen aan deze voorwaarden moet worden getoetst. De aanbestedingsprocedure is een nadere uitwerking van het voorwaardencriterium. Met betrekking tot de controle op de naleving van de voorschriften inzake Europese aanbesteding zijn met name de geldende drempelbedragen en de specifieke criteria voor leveringen en diensten van belang.

• – Bij het volledigheidscriterium gaat het om de volledigheid van alle opbrengsten.

• – Bij het adresseringscriterium gaat het om betaling aan de juiste organisatie/persoon. De instellingsaccountant dient vast te stellen dat er (functie)scheiding bestaat tussen bepaling en betaling van de verplichtingen.

• – Ook de naleving van de wettelijke verplichting tot doelmatigheid is uiteraard een rechtmatigheidsaspect. De signalen van echte ondoelmatigheden oftewel van duidelijke verspillingen valt onder het aanvaardbaarheidscriterium.

• – Bij het leveringscriterium gaat het erom of de juiste tegenprestatie is geleverd/ontvangen.

N.B. Een stelsel van baten en lasten is gericht op alle vermogensbestanddelen. Het verbruik – niet de kasstromen – wordt opgenomen in de exploitatierekening. Aan het stelsel van baten en lasten liggen een aantal bedrijfseconomische beginselen ten grondslag, namelijk: het voorzichtigheidsbeginsel, het realisatiebeginsel, het matchingbeginsel en het beginsel van de bestendige gedragslijn.

Uitgangspunt bij de controle zijn de normen zoals deze ontleend worden aan het Bekostigingsbesluit cultuuruitingen, de Regeling subsidies en uitkeringen cultuuruitingen, de Handboeken verantwoording cultuursubsidies instellingen, de verleningsbeschikking, het controleprotocol, de Beleidsregel intrekking en verlaging van subsidies bij cultuurinstellingen en Boek 2, titel 9 van het Burgerlijk Wetboek, alsmede de Richtlijnen van de Raad voor de Jaarverslaggeving (met name Richtlijn 640).

Het controleprogramma van de instellingsaccountant is gebaseerd op een risicoanalyse. In deze risico-analyse is minimaal rekening gehouden met:

• – De risico’s die voortkomen uit de relevante wet- en regelgeving.

• – De interne organisatie. Hierbij dient de instellingsaccountant onder meer aandacht te schenken aan de interne beheersmaatregelen die binnen de instelling zijn getroffen om de bepalingen uit de relevante wet- en regelgeving na te leven.

De instellingsaccountant heeft een controleprogramma dat gebaseerd is op het verkrijgen van voldoende evidence op basis van 95% betrouwbaarheid.

De Auditdienst van OCW verricht reviews op de uitvoering van de accountantscontrole op gesubsidieerde instellingen. Het controledossier vormt daarvoor de basis. De review heeft tot doel vast te stellen dat de controlewerkzaamheden van de instellingsaccountant hebben geleid tot een deugdelijke grondslag voor het afgeven van de accountantsverklaring.

De volgende punten vormen aandachtspunten bij de controle:

– De accountantsverklaring

Voor de verklaring moet gebruik worden gemaakt van het voorgeschreven Model accountantsverklaring (zie bijlage IIIA). Indien projectsubsidies separaat worden verantwoord en geen onderdeel uitmaken van de jaarrekening, is het model in bijlage IIIB voorgeschreven. In alle andere gevallen geldt dus het model in bijlage IIIA. De instellingsaccountant waarmerkt de jaarrekening of separate projectverantwoording (subsidiedeclaratie). Eisen, die aan de accountantsverklaring worden gesteld, zijn:

• – De verklaring moet volgens het Model accountantsverklaring (IIIA of IIIB) zijn opgesteld.

• – De accountantsverklaring dient te zijn ondertekend met de naam van het samenwerkingsverband van accountants, met de eigen naam van de accountant of beide.

• – Het aantal bijlagen moet overeen komen met het aantal genoemde bijlagen op de verklaring.

• – De bijlagen moeten door de instellingsaccountant worden gewaarmerkt als behorende bij de accountantsverklaring.

N.B. Indien aan bovenstaande punten niet wordt voldaan, dan wordt de accountantsverklaring aan de instelling geretourneerd. De minister accepteert alleen verklaringen die voldoen aan het voorgeschreven model.

– De verleningsbeschikking

De instellingsaccountant neemt van de gehele subsidiebeschikking kennis en betrekt de naleving van de daarin opgenomen verplichtingen in zijn controle. Voorzover de subsidiebepalingen niet zijn nageleefd, maakt de instellingsaccountant daarvan melding in zijn rapport van bevindingen respectievelijk in de accountantsverklaring indien de verklaring niet goedkeurend is. Belangrijke beschikkingsonderdelen, die met name instellingen op het gebied van podiumkunsten betreffen, zijn:

• – Prestatie-overzicht, waarin o.a. de volgende verplichtingen opgenomen zijn:

  • • de verplichting tot realisatie van tenminste een bepaald aantal voorstellingen. Indien deze verplichting is opgenomen, is het noodzakelijk dat de controle hierop en op de kwantitatieve gegevens, als basis voor de bepaling van de naleving van deze verplichting, plaatsvindt.

  • • de verplichting tot spreiding van voorstellingen. Indien bepaald is dat de voorstellingen op een bepaalde wijze gespreid moeten worden over het land, is het noodzakelijk dat de controle daarop en op de kwantitatieve gegevens plaatsvindt.

• – Publieksinkomsten: indien het verwerven van een minimum aan publieksinkomsten als subsidievoorwaarde is gesteld, is het noodzakelijk dat de controle daarop plaatsvindt.

• – Overige verplichtingen.

– De correspondentie met OCW

De instellingsaccountant stelt vast of de instelling de aanwijzingen en/of correcties, die door de Minister van OCW zijn geformuleerd, heeft opgevolgd respectievelijk heeft verwerkt. In de meeste gevallen zijn die aanwijzingen en/of correcties vermeld in de correspondentie over voorgaande jaarrekening(en). De instellingsaccountant stelt de aansluiting vast tussen de subsidietoekenningsbrief (verleningsbeschikking) van OCW en de verantwoording daarvan.

– Het bestuursverslag

In het controledossier legt instellingsaccountant de bevindingen vast met betrekking tot de beoordeling van het bestuursverslag.

– Het controleprogramma

Het controleprogramma is gebaseerd op een risicoanalyse. In het dossier legt de instellingsaccountant vast welke werkzaamheden zijn verricht als basis voor het oordeel dat met een betrouwbaarheid van 95% geen onjuistheden voorkomen in de jaarrekening die groter zijn dan de voorgeschreven toleranties. Naast de getrouwheidsaspecten zijn tevens de rechtmatigheidscriteria onderdeel van het controleprogramma. Een onderbouwing van dit oordeel is opgenomen in een afsluitmemorandum. De bevindingen uit het afsluitmemorandum refereren aan de toelichtingen in de accountantsverklaring respectievelijk het rapport van bevindingen dan wel zijn opgenomen in een managementletter ten behoeve van het bestuur van de instelling.

Met betrekking tot de aandacht die door de instellingsaccountant aan artikel 19 van het Besluit moet worden gegeven, wordt het volgende opgemerkt. Het is geenszins de bedoeling dat door de instellingsaccountant op grond van dit artikel een doelmatigheidsonderzoek wordt gedaan. Van de instellingsaccountant wordt verwacht dat hij zich bij zijn oordeelsvorming laat leiden door de in het maatschappelijk verkeer algemeen aanvaarde uitgangspunten met betrekking tot het financieel beheer. Met andere woorden, een oordeel of de instelling naar behoren de toegewezen subsidiegelden heeft beheerd.

De accountantsverklaring van de instellingsaccountant heeft betrekking op de getrouwheid van de gegevens in de jaarrekening of separate projectverantwoording en op de naleving van de wet- en regelgeving voor zover deze betrekking heeft op de besteding van het subsidie (rechtmatigheid). Een accountantsverklaring hoeft alleen te worden ingediend als de verleende jaarsubsidie van de Minister van OCW groter is dan € 125.000 (artikel 36 van het Besluit). De tekst van de accountantsverklaring is opgenomen in bijlage IIIA of IIIB. In de verklaringen zijn zowel het oordeel over de getrouwheid als over de rechtmatigheid opgenomen.

Het doel van deze procedure is om voor alle betrokken partijen duidelijkheid te verschaffen over wanneer er sprake is van een ontoereikende accountantscontrole en de te nemen stappen in het geval van ontoereikende accountantscontrole.

De eerste stap in deze procedure is het vaststellen of er sprake is van een ontoereikende accountantscontrole. Dit is het geval indien de controle niet voldoet aan de normen, zoals gesteld in het vigerende controleprotocol. Naast de gewenste uitkomst dat de controle door de instellingsaccountant conform de eisen van het controleprotocol is uitgevoerd, zijn er nog andere bevindingen uit de reviews denkbaar. Indien blijkt dat er tekortkomingen in wet- en regelgeving zijn, zullen deze gerepareerd moeten worden. Als blijkt dat onvoldoende of geen gebruik gemaakt kan worden van de ontvangen controle-informatie, of het dossieronderzoek niet tot het gewenste inzicht leidt, kan door OCW/AD worden besloten tot het uitvoeren van eigen controles ter plaatse. De bevindingen uit de reviews worden neergelegd in een rapport van bevindingen. Dit rapport wordt zowel bij een toereikende als een ontoereikende accountantscontrole gestuurd aan het vaktechnisch centrum van het accountantskantoor en aan het bevoegd gezag.

Indien is vastgesteld dat instellingsaccountants hun controlewerkzaamheden ontoereikend (niet conform de eisen van het controleprotocol) hebben uitgevoerd, kunnen de volgende maatregelen worden genomen. In deze te nemen maatregelen, die deels ook een handhavingkarakter hebben, zijn verschillende gradaties te onderkennen, naar gelang de aard en de ernst van de tekortkomingen in de controle en de mate waarin er sprake is van herhaalde tekortkomingen. Er moet eerst worden vastgesteld om wat voor tekortkoming het gaat, waarna de bijbehorende maatregel toegepast kan worden.

A. De instellingsaccountant gelegenheid geven voor herstelactie

Dit is de lichtste maatregel. Deze is aan de orde voor zover tekortkomingen voor de eerste keer worden geconstateerd en naar aard en ernst geen zwaardere maatregel vergen. De accountant bij wie tijdens de dossierreview tekortkomingen in de controle zijn gebleken wordt hiervan op de hoogte gesteld.

Met hem worden afspraken gemaakt om deze tekortkomingen binnen een redelijke termijn op te heffen. Na het verstrijken van deze termijn zal er een herhalingsreview worden uitgevoerd om vast te stellen dat de tekortkomingen naar tevredenheid zijn opgeheven.

B. Jaarlijks aanschrijven van de besturen van accountantskantoren over negatievereviewbevindingen met het verzoek voor verbetering zorg te dragen

Het rapport van bevindingen wordt zowel bij een toereikende als een ontoereikende accountantscontrole gestuurd aan het vaktechnisch centrum van het accountantskantoor en aan het bevoegd gezag.

Voor zover instellingsaccountants geen gehoor hebben gegeven aan de oproep tot herstelactie, of er sprake is van tekortkomingen die herhaaldelijk zijn geconstateerd, of indien het ernstiger tekortkomingen betreft, zullen alle tekortkomingen, gespecificeerd naar opdrachtgever en controlerend accountant, worden doorgegeven aan het bestuur van het accountantskantoor waar de desbetreffende accountant aan is verbonden. De bedoeling hiervan is een signaal te laten uitgaan naar de organisatie waarbinnen de instellingsaccountant werkzaam is.

C. Besturen van accountantskantoren uitnodigen door de departementsleiding

Als het Ministerie van OCW ernstig wordt gehinderd door tekortkomingen in de controle die niet met een herstelactie zijn opgeheven zal een gesprek worden gearrangeerd tussen departementsleiding en de leiding van het kantoor waarbij de accountant werkzaam is. In dit gesprek zullen duidelijke afspraken worden gemaakt om de tekortkomingen structureel op te heffen. Het is aan het bestuur om interne maatregelen te overwegen, gericht op het opheffen van de tekortkomingen, het behoud van de klant en de goede naam.

D. Aanschrijven van de opdrachtgever met het verzoek ervoor te zorgen dat er een accountantsverklaring wordt ingediend die aan de vereisten voldoet

Deze maatregel is aan de orde als de mogelijkheid tot herstel van geconstateerde tekortkomingen niet wordt benut, of bij het zich bij herhaling voordoen van soortgelijke tekortkomingen. Deze tekortkomingen worden in het reviewrapport van bevindingen gemeld aan de instellingsaccountant en de opdrachtgever. Voorwaarde is dat het effect van de tekortkomingen van materieel belang is voor de oordeelsvorming over de verantwoording en/of de rechtmatigheid. De opdrachtgever wordt er in het rapport op gewezen dat het niet opheffen van de tekortkomingen gevolgen kan hebben voor de bedrijfsvoering van de organisatie, bijvoorbeeld door een latere en/of lagere vaststelling van de rijksbijdrage. Het ligt voor de hand dat de opdrachtgever de «zittende» instellingsaccountant de gelegenheid geeft om aan deze verplichting te voldoen. Als dit niet het gewenste effect heeft, kan de opdrachtgever ervoor kiezen om de controlewerkzaamheden door een andere accountant uit te laten voeren. OCW zal dit adviseren in het rapport aan de opdrachtgever. Deze opdrachtgever heeft uiteraard ook de mogelijkheid om jegens de disfunctionerende accountant een procedure voor de tuchtrechter en/of de civiele rechter te starten.

E. Maatregelen richting de opdrachtgever

Voor zover de opdrachtgever zijn accountant niet wil verzoeken om geconstateerde tekortkomingen op te heffen, of een andere accountant wenst te benoemen, zijn maatregelen richting de opdrachtgever aan de orde. Te denken valt hierbij aan zware maatregelen als de weigering of terugvordering van de subsidie, een korting op de subsidie, het verbreken van de subsidierelatie en het gebruik maken van ministeriële bevoegdheden om in te grijpen (bestuurlijke dwang).

F. Indienen van een klacht bij de tuchtrechter

Deze zware maatregel kan als een aanloop worden beschouwd naar een civielrechtelijke procedure jegens de disfunctionerende instellingsaccountant. Een belangrijke overweging om deze maatregel toe te passen is dan ook het hebben geleden van financiële schade. Ook de signaalwerking die hiervan uit gaat naar het accountantsberoep kan een overweging zijn om een klacht bij de tuchtrechter in te dienen. Voorwaarden hierbij zijn dat de review zorgvuldig is uitgevoerd en goed is gedocumenteerd, dat de bevindingen zijn afgestemd met de instellingsaccountant met gelegenheid tot wederhoor en dat de eisen aan de verantwoording en de controle voldoende eenduidig zijn. Het spreekt voor zich dat de regelgeving voldoende helder en duidelijk behoort te zijn, en slechts voor één uitleg vatbaar.

G. Civielrechtelijke vervolging van de instellingsaccountant

Dit is een logische vervolgstap op een geslaagde tuchtrechtelijke procedure als deze was ingegeven door geleden financiële schade.

Daarnaast is het verstandig de geconstateerde tekortkomingen te registreren, in ieder geval per accountant, accountantskantoor, regeling en opdrachtgever. Deze registratie is een belangrijke basis voor de inzet van gerichte toezichtinstrumenten, zoals de selectie van reviews en het uitvoeren van controles ter plaatse in de vorm van zoeklichtonderzoeken. Daarnaast zal aan de hand van de registratie mede worden vastgesteld welke sanctie in een concreet geval van toepassing zou moeten zijn. Jaarlijks zullen de departementale bevindingen in IODAD-verband worden besproken. Naar aanleiding hiervan kan worden besloten om in breder verband acties richting bepaalde accountants of kantoren te treffen, bijvoorbeeld door inschakeling van het NIVRA.

De hierboven opgesomde maatregelen laten zien dat er meerdere mogelijkheden zijn om bij geconstateerde tekortkomingen in de controle door de instellingsaccountant maatregelen te treffen. De volgorde van de maatregelen zal niet altijd hetzelfde zijn. Indien er sprake is van een duidelijk verzuim dat niet wordt hersteld, ligt het eerder voor de hand om onmiddellijk actie richting de instelling te ondernemen, dan wanneer er sprake is van een vaktechnisch verschil van inzicht. In het laatste geval is het zinvol eerst een gesprek met de leiding van het accountantskantoor te organiseren.