Regeling subsidies en uitkeringen cultuuruitingen

De verantwoording van uw instelling dient om na te gaan of de subsidie is besteed aan het doel waarvoor deze is verstrekt. Ook wordt nagegaan of aan de eisen uit wetgeving is voldaan en of de subsidievoorwaarden zijn nageleefd (rechtmatigheid). Daarnaast bieden de kwantitatieve gegevens van instellingen belangrijke beleidsinformatie m.b.t. ontwikkelingen in de sector.

Uitgangspunten voor de verantwoording van de subsidie zijn uw geaccordeerde prestatieoverzicht en meerjarenbegroting en de door de Minister van OCW verleende subsidie.

Met inachtneming van de bepalingen in de Wet Openbaarheid van Bestuur, kunnen de door de instellingen geleverde verantwoordingsgegevens openbaar worden gemaakt.

Hieronder vindt u een overzicht van de wijzigingen ten opzichte van het handboek verantwoording cultuursubsidies instellingen 2005–2008:

• – De handboeken verantwoording cultuursubsidies musea en instellingen zijn geïntegreerd.

• – Door nauwer aan te sluiten bij het Burgerlijk Wetboek 2 titel 9 en de Richtlijnen voor de jaarverslaggeving (RJ) is het aantal specifieke voorschriften voor de inrichting van de jaarrekening verminderd.

• – Aanleveren van de verantwoordingsonderdelen dient elektronisch te geschieden,

• – zie hiervoor de aanwijzingen op www.cultuursubsidie.nl

• – Voor instellingen met een vierjaarlijkse subsidie is indiening van een afzonderlijk activiteitenverslag komen te vervallen. Dit kan omdat het bestuursverslag is uitgebreid met een inzichtelijke kwalitatieve beschrijving van de verrichte activiteiten in het afgelopen jaar.

• – Met uitzondering van instellingen met een vierjaarlijkse subsidie vallend onder het mandaatbesluit FCP geldt voor instellingen met een vierjaarlijkse subsidie, ongeacht de hoogte van het jaarlijkse subsidiebedrag, dat indiening van een accountantsverklaring is vereist.

• – Voor jaarsubsidies of projectsubsidies is een accountantsverklaring niet vereist als het subsidiebedrag lager is dan € 125.000.

• – Voor podiuminstellingen is de publieksinkomsteneis vervallen.

• – Voor sectorinstituten is een afzonderlijk verantwoordingsmodel voor de functionele exploitatierekening toegevoegd (model IId).

• – Aan het model prestatieverantwoording zijn enkele nieuwe onderdelen toegevoegd

• – Het controleprotocol en de modelaccountantsverklaring zijn aangepast.

• – Jaarrekening:

  • • In de model exploitatierekening is onder directe inkomsten een aparte post opgenomen voor de vermelding van sponsorinkomsten

  • • De post overige subsidies/bijdragen is gesplitst in een deel subsidies uit publieke middelen en een deel bijdragen uit private middelen.

  • • Er is geen specifiek voorschrift meer voor de berekening van het bestemmingsfonds OCW.

  • • Het aan het einde van het jaar nog niet bestede deel van een projectsubsidie wordt conform de RJ 221 opgenomen op de balans als vooruitontvangen subsidie (onder de korte schulden).

Uit de jaarrekening of de begeleidende brief dient te blijken dat de jaarrekening door het bevoegd gezag (het bestuur of de Raad van Toezicht) is goedgekeurd. De jaarrekening omvat de volgende onderdelen:

• – Balans

  De balans dient opgesteld te worden volgens model I. Alle balansposten dienen te worden toegelicht

• – Functionele exploitatierekening

  De functionele exploitatierekening dient opgesteld te worden volgens model II (At/m D). In de toelichting op de modellen wordt aangegeven welke variant op uw instelling van toepassing is. Op de functionele exploitatierekening geeft u een toelichting.

Aandachtspunt: Voor zover uw instelling nauwe banden onderhoudt met gelieerde rechtspersonen die een noemenswaardige invloed op uw resultaat en/of het functioneren van uw instelling hebben, is het in afwijking van het RJ, voor de verantwoording aan de Minister van OCW niet verplicht de jaarrekeningen te consolideren. Wel dient u dan de jaarrekeningen van deze gelieerde rechtspersonen mee te zenden, teneinde een goed en volledig inzicht te krijgen in de financiële positie van uw instelling.

Het bestuursverslag, bedoeld in artikel 24, vierde tot en met zevende lid, van het Bekostigingsbesluit cultuuruitingen is zakelijk van aard en wordt ondertekend door het bevoegd gezag (het bestuur of de Raad van Toezicht). Al dan niet in aanvulling op elementen die zijn voorgeschreven in de RJ 640, bevat het bestuursverslag een toelichting op de volgende onderwerpen:

• – De samenstelling van het bestuur, de directie en eventueel de Raad van Toezicht

• – Het exploitatieresultaat en de financiële positie van uw instelling.

• – De realisatie van de voorgenomen prestaties.

• – Een inzichtelijke kwalitatieve beschrijving van de verrichte activiteiten in het afgelopen jaar en aan het einde van de subsidieperiode tevens een beschouwing over de vier kalenderjaren gezamenlijk.

• – De specifieke aandachtspunten genoemd in de subsidiebeschikking

• – Zaken die een belangrijke invloed hebben – of gaan hebben – op het functioneren en de continuïteit van uw instelling of op de positie van uw instelling binnen het bestel.

Aandachtspunt: Voor instellingen met een vierjaarlijkse subsidie kan een afzonderlijk activiteitenverslag tijdens en aan het eind van de subsidieperiode achterwege blijven.

Overeenkomstig artikel 35, vierde lid, van het Bekostigingsbesluit cultuuruitingen (hierna Bekostigingsbesluit), dienen instellingen met een vierjaarlijkse instellingssubsidie jaarlijks een prestatieverantwoording in. De prestatieverantwoording geeft een inzichtelijk kwantitatief overzicht van de activiteiten die zijn verricht in het jaar waarop de jaarrekening betrekking heeft, in relatie tot de voorgenomen activiteiten (prestatieoverzicht). U voorziet uw prestatieverantwoording van een toelichting. De prestatieverantwoording dient opgesteld te worden volgens het model III . U vermeldt in het model alleen de kwantitatieve gegevens.

De jaarlijkse verantwoording wordt conform artikel 37 van het Bekostigingsbesluit door uw accountant voorzien van de volgende producten:

• – De accountantsverklaring bij de jaarrekening

• – Het rapport van bevindingen

• – Het rapport van feitelijke bevindingen bij de prestatieverantwoording (COS4400).

Bij de Regeling subsidies en uitkeringen cultuuruitingen is in bijlage IIA het Controleprotocol Cultuursubsidies instellingen opgenomen. Onderdeel van dit protocol is het verplichte model voor de accountantsverklaring. Wanneer de accountant een rapport van feitelijke bevindingen heeft opgesteld omtrent de naleving van de subsidiebepalingen, voegt u dat bij uw jaarverantwoording.

De Tijdelijke regeling aanvulling eigen inkomsten cultuurinstellingen geldt voor instellingen waaraan over de jaren 2009, 2010, 2011 en 2012 een vierjaarlijkse subsidie is verleend, en dus zowel voor instellingen met een vierjaarlijkse instellingssubsidie (artikel 4a van de wet), als voor aangewezen instellingen waaraan voor vier kalenderjaren subsidie is verstrekt (artikel 4b van de wet). Instellingen als bedoeld in de artikelen 9k, 9m en 9n van de regeling, en instellingen waarvan het beheer door middel van het Mandaatbesluit FCP is overgedragen aan de stichting Fonds voor cultuurparticipatie, zijn echter uitgezonderd.

Voor de wijze waarop in de periode 2009–2012 gerealiseerde extra eigen inkomsten kunnen worden gematcht met subsidie van OCW, raadpleegt u de ‘Tijdelijke regeling aanvulling eigen inkomsten cultuurinstellingen.’ U kunt hierover ook informatie vinden op www.cultuursubsidie.nl.

Als het van OCW ontvangen jaarlijkse subsidiebedrag (exclusief eventuele projectsubsidies) hoger is dan € 125.000, bestaat de verantwoording uit twee onderdelen:

de jaarrekening en het activiteitenverslag. Daarnaast wordt de jaarlijkse verantwoording voorzien van een aantal accountantsproducten.

• – Jaarrekening en accountantsproducten

  Zie Hoofdstuk 2 van dit handboek voor een toelichting op de jaarrekening en de accountantsproducten.

• – Activiteitenverslag

  Het activiteitenverslag (artikel 33 en 34 van het Bekostigingsbesluit) is vormvrij en geeft (kwalitatief en kwantitatief) inzicht in de aard, duur en omvang van de in het kader van de subsidiëring verrichte activiteiten. Het activiteitenverslag vergelijkt verrichte activiteiten met de voorgenomen activiteiten uit het activiteitenplan.

Als het van OCW ontvangen jaarlijkse subsidiebedrag (exclusief eventuele projectsubsidies) lager is dan € 125.000, bestaat de verantwoording uit de volgende onderdelen:

het financieel verslag en het activiteitenverslag. Een accountantsverklaring is hier niet vereist.

• – Financieel verslag

  Het financieel verslag dient opgesteld te worden volgens het model II dat opgesteld is voor de functionele exploitatierekening.

• – Activiteitenverslag

  Zie de toelichting in de voorgaande paragraaf.

Instellingen met een vierjaarlijkse subsidie nemen de eindverantwoording van de projectsubsidie op in de reguliere jaarverantwoording. N.B. Voorwaarde hierbij is dat de einddatum van het project is bepaald op het einde van een subsidiejaar. Een met een projectsubsidie gefinancierd meerjarig project dient u in elke tussenliggende jaarverantwoording op te nemen.

Het verslag van activiteiten van het project kunt u opnemen in het bestuursverslag.

De financiële verantwoording van een projectsubsidie vindt plaats in de reguliere jaarrekening, op zodanige wijze dat de inkomsten en uitgaven met betrekking tot deze activiteit afzonderlijk kunnen worden afgelezen.

Het aan het einde van het jaar nog niet bestede deel van de projectsubsidie wordt conform de RJ 221 opgenomen op de balans als vooruitontvangen subsidie (onder de korte schulden).

Indien de verantwoording van een project door middel van uw jaarrekening geschiedt, hoeft u geen separate accountantsverklaring aan te leveren voor het project.

Voor projectsubsidies die verstrekt zijn aan jaarlijkse instellingen wordt een onderscheid gemaakt tussen projectsubsidies boven- en onder de € 125.000.

Als een van OCW ontvangen bedrag voor een projectsubsidie hoger is dan € 125.000, bestaat de eindverantwoording uit de jaarrekening en het activiteitenverslag en een aantal accountantsproducten (zie Hoofdstuk 3 bij ‘Jaarlijkse subsidie OCW hoger dan € 125.000’).

Als de projectsubsidie lager is dan € 125.000 bestaat de verantwoording uit het financieel verslag en het activiteitenverslag (zie Hoofdstuk 3 bij ‘Jaarlijkse subsidie OCW lager dan € 125.000)’.

Tenzij dit in de initiële beschikking anders is bepaald, dient u de verantwoording van de projectsubsidie te integreren in de jaarlijkse verantwoording op een zodanige wijze dat het project apart is af te lezen. N.B. Voorwaarde hierbij is dat de einddatum van het project is bepaald op het einde van een subsidiejaar. Een met een projectsubsidie gefinancierd meerjarig project neemt u in elke tussenliggende jaarverantwoording op.

Indien u een jaarrekening opstelt dient u het aan het einde van het jaar nog niet bestede deel van de projectsubsidie conform de RJ 221 op te nomen op de balans als vooruitontvangen subsidie (onder de korte schulden).

Aandachtspunt: Een instelling met een jaarlijks subsidiebedrag onder de € 125.000 én een projectsubsidie onder de € 125.000 behoeft dus geen accountantsverklaring te overleggen, ook al zou het totale subsidiebedrag boven de € 125.000 uitkomen.

Aandachtspunt: De eindverantwoording van een (meerjarige) projectsubsidie boven de € 125.000 wordt in het laatste verantwoordingsjaar in ieder geval voorzien van een accountantsverklaring.

Uw internationale activiteiten kunt u melden aan de Stichting Internationale Culturele Activiteiten (www.sica.nl) SICA is het instituut voor internationaal cultuurbeleid. Als netwerk- en expertisecentrum adviseert SICA over alle aspecten van internationale culturele activiteiten. SICA organiseert regelmatig publieksbijeenkomsten, bezoekersprogramma's voor buitenlandse cultuurdeskundigen en publiceert ieder kwartaal het SICAmag.

Het Europees Cultureel ContactPunt (CCP) is onderdeel van de SICA en informeert over het Europese financieringsprogramma Kaderprogramma Cultuur. Daarnaast is SICA de uitvoerende organisatie voor de Netherlands China Arts Foundation. Ook voert SICA het secretariaat van EUNIC Netherlands, de Nederlandse afdeling van de overkoepelende organisatie voor nationale instituten voor cultuur van de Europese Unie.

¹ Bij deze posten staat het u vrij een specificatie te gebruiken naar eigen inzicht, daarom zijn geen subposten vermeld.

Er worden drie museale functies onderscheiden naast het algemeen beheer. Deze functies zijn onderverdeeld in zes taakgebieden. Hieronder treft u daarvan een korte omschrijving ten behoeve van de toerekening van baten en lasten in model III.

• – Publieksfunctie

  Hieronder vallen alle werkzaamheden en uitgaven die rechtstreeks te maken hebben met de taak van musea om het in het museum aanwezige cultureel erfgoed voor publiek toegankelijk te maken. Betekenis geven is daarbij het kernbegrip.

  • a) Vaste opstelling

    De vaste opstelling is dat deel van de collectie dat voor langere tijd1 wordt tentoongesteld en waarin binnen die termijn relatief weinig wijzigingen worden aangebracht. Alle kosten en opbrengsten die verbonden zijn aan het vormgeven, onderhouden en beheren van de vaste tentoonstelling worden aan deze functie toegerekend. Dat geldt ook voor het onderzoek, de communicatie, marketing en educatieve programma’s die ten behoeve van de ontsluiting van de vaste opstelling worden uitgevoerd.

  • b) Tijdelijke presentaties

    De tijdelijke presentaties zijn alle opstellingen die voor kortere tijd2 worden geplaatst. Alle kosten en opbrengsten die verbonden zijn aan het ontwerpen, vormgeven, opstellen, onderhouden en beheren van tijdelijke presentaties worden aan deze functie toegeschreven. Dit is inclusief de kosten die zijn verbonden aan de voor de presentatie verkregen bruiklenen. Dat geldt ook voor het onderzoek, de communicatie, marketing en educatieve programma’s die ten behoeve van de ontsluiting van een tijdelijke presentatie worden uitgevoerd.

• – Collectiefunctie

  Hieronder vallen alle kosten die gemaakt worden ten behoeve van het beheer van de museale collectie.

  • c) Registratie en onderzoek

    Aan deze functie worden de werkzaamheden en de kosten toegerekend die gemaakt zijn in het kader van het onderzoek aan de eigen collectie ten behoeve van registratie, restauratie en conservering. Doel is dat op elk gewenst moment eenduidig en volledig inzicht kan worden verschaft in de collectie, inclusief de kwantitatieve en kwalitatieve staat daarvan.

  • d) Conserveren en restaureren

    Aan de functie conserveren en restaureren worden al die kosten toegerekend die worden gemaakt voor het restaureren en conserveren van de collectie, zowel in de opstellingen als in depot of opslag. Ook alle kosten die worden gemaakt om de collectie kwalitatief op niveau te houden, worden toegerekend aan deze functie.

  • e) Verwerving en afstoten

    De ten behoeve van verwerving en afstoting gemaakte kosten voor werkzaamheden, transport en eventueel de aankoopsom, worden aan deze functie toegerekend.

• – Wetenschappelijke functie

  Hieronder vallen alle kosten die gemaakt worden om de door het museum beheerde collectie in de brede context van het cultureel erfgoed te positioneren.

  • f) Onderzoek en documentatie

    Aan deze functie worden de kosten toegerekend voor onderzoek dat de eigen collectie in breder verband plaatst, wetenschappelijk onderzoek in algemene zin en bijvoorbeeld de uitgave van bestandscatalogi. Ook de kosten en opbrengsten van documentatiecentrum en bibliotheek worden onder deze functie gevat.

• – Lasten algemeen beheer

  Tot de lasten in de kolom ‘Algemeen beheer’ worden gerekend alle personele en materiële lasten die samenhangen met het beheer van uw organisatie (overhead).

Met de jaarlijkse verantwoording kan de Minister van OCW vaststellen of de subsidie op een rechtmatige manier is besteed aan het doel waarvoor deze is verstrekt. Dit houdt in dat het ministerie constateert of aan de eisen uit de wetgeving is voldaan en of de subsidievoorwaarden zijn nageleefd.

Uitgangspunten voor de verantwoording van de subsidie zijn uw geaccordeerde prestatieoverzicht en meerjarenbegroting en de door de Minister van OCW verleende subsidie.

Met inachtneming van de bepalingen in de Wet Openbaarheid van Bestuur, kunnen de door de fondsen geleverde verantwoordingsgegevens openbaar worden gemaakt.

Hieronder treft u een overzicht van wijzigingen ten opzichte van het handboek verantwoording cultuursubsidies fondsen 2005–2008:

• – De Kaderwet zelfstandige bestuursorganen zal gedurende de subsidieperiode worden ingepast in de Wet op het specifiek cultuurbeleid. Vooruitlopend daarop zijn de effecten hiervan verwerkt in dit handboek. Met name de inlevertermijn van de jaarverantwoording is vervroegd van vóór 1 mei naar vóór 15 maart (artikel 43 Kaderwet zelfstandige bestuursorganen)

• – Aanleveren van de verantwoordingsonderdelen dient elektronisch te geschieden, zie hiervoor de aanwijzingen op www.cultuursubsidie.nl

• – Jaarlijkse indiening van een afzonderlijk activiteitenverslag is komen te vervallen. Het bestuursverslag is uitgebreid met een kwalitatieve beschrijving van de verrichte activiteiten in relatie tot de prestatieafspraken. Daarnaast wordt een kwantitatieve prestatieverantwoording gevraagd.

• – Het aan het einde van het jaar nog niet bestede deel van een projectsubsidie wordt conform de Richtlijnen voor de jaarverantwoording (RJ 221) opgenomen op de balans als vooruitontvangen subsidie (onder de korte schulden).

• – Verplichtingen die betrekking hebben op activiteiten die in zijn geheel plaatsvinden in de volgende subsidieperiode dienen gespecificeerd te worden.

• – Aan het model prestatieoverzicht zijn enkele nieuwe onderdelen toegevoegd

• – Controleprotocol en model accountantsverklaring zijn aangepast.

• – Indiening van het accountantsrapport van feitelijke bevindingen

• – Indiening van het rapport van bevindingen/accountantsverslag

De jaarrekening als bedoeld in artikel 35 van het Bekostigingsbesluit wordt opgesteld door het bevoegd gezag (het bestuur of de Raad van Toezicht). De jaarrekening bestaat uit de financiële rapportage over het verslagjaar. Uit de jaarrekening of de begeleidende brief dient te blijken dat de jaarrekening door het bevoegd gezag is goedgekeurd. De jaarrekening omvat de volgende twee onderdelen:

• – Balans met toelichting

  De balans dient opgesteld te worden volgens model I. Alle balansposten dienen te worden toegelicht.

• – Exploitatierekening met toelichting

  De functionele exploitatierekening dient opgesteld te worden volgens model II. Op de functionele exploitatierekening geeft u een toelichting.

Aandachtspunt: Voor zover uw fonds nauwe banden onderhoudt met gelieerde rechtspersonen die een noemenswaardige invloed op uw resultaat en/of het functioneren van uw organisatie hebben, is het in afwijking van de Richtlijnen voor de jaarverslaggeving, voor de verantwoording aan de Minister van OCW niet verplicht de jaarrekeningen te consolideren. Wel dient u dan de jaarrekeningen van deze gelieerde rechtspersonen mee te zenden, teneinde een goed en volledig inzicht te krijgen in de financiële positie van uw fonds.

Het bestuursverslag, bedoeld in artikel 24 vierde tot en met zevende lid van het Bekostigingsbesluit cultuuruitingen, wordt opgesteld door het bevoegd gezag (het bestuur of de Raad van Toezicht). Het bestuursverslag is zakelijk van aard en wordt ondertekend door het bevoegd gezag. Al dan niet in aanvulling op elementen die zijn voorgeschreven in de RJ 640, bevat het bestuursverslag een toelichting op de volgende onderwerpen:

• – De samenstelling van het bestuur, de directie en eventueel de Raad van Toezicht.

• – Het exploitatieresultaat en de financiële positie van uw fonds.

• – Het al dan niet realiseren van voorgenomen activiteiten (prestatieafspraken).

• – Een inzichtelijke kwalitatieve beschrijving van de verrichte activiteiten in het afgelopen jaar en aan het einde van de subsidieperiode tevens een beschouwing over de vier kalenderjaren gezamenlijk, in relatie tot de overeengekomen prestatieafspraken (volgens model III).

• – De specifieke aandachtspunten genoemd in de subsidiebeschikking

• – Zaken die een belangrijke invloed hebben – of gaan hebben – op het functioneren en de continuïteit van uw instelling of op de positie van uw instelling binnen het bestel.

De jaarlijkse verantwoording wordt conform artikel 37 van het Bekostigingsbesluit door uw accountant voorzien van de volgende producten:

• – De accountantsverklaring bij de jaarrekening

• – Het rapport van bevindingen

• – Het rapport van feitelijke bevindingen bij de prestatieverantwoording (COS4400).

Bij de Regeling subsidies en uitkeringen cultuuruitingen is in bijlage IIB het Controleprotocol Cultuurfondsen opgenomen. Onderdeel van dit protocol is het verplichte model voor de accountantsverklaring. Wanneer de accountant een rapport van feitelijke bevindingen heeft opgesteld omtrent de naleving van de subsidiebepalingen, voegt u dat bij uw jaarverantwoording.

Als u naast uw instellingssubsidie in enig jaar een geoormerkte subsidie voor een specifiek doel (=projectsubsidie) ontvangt, geldt het volgende:

Binnen vier maanden na afloop van het project dient u een inhoudelijke verantwoording (activiteitenverslag) en een financiële verantwoording in. Het verdient de voorkeur de projectsubsidie te integreren met de reguliere jaarlijkse verantwoording.

De inhoudelijke verantwoording kan worden opgenomen in het bestuursverslag en de prestatieverantwoording.

De financiële verantwoording van een projectsubsidie vindt plaats in de reguliere jaarrekening op zodanige wijze dat de inkomsten en uitgaven met betrekking tot deze activiteit afzonderlijk worden toegelicht en kunnen worden afgelezen.

Indien de verantwoording van een project binnen uw reguliere jaarrekening geschiedt, hoeft u geen separate accountantsverklaring aan te leveren voor het project.

Als u subsidie van het ministerie van OCW heeft ontvangen voor een project dat zich uitstrekt over een periode van meer dan één jaar, dient u zich tussentijds te verantwoorden (het project opnemen in de tussenliggende jaarverantwoordingen).

Aandachtspunt: Het aan het einde van het jaar nog niet bestede deel van de projectsubsidie wordt conform de RJ 221 opgenomen op de balans als vooruitontvangen subsidie (onder de korte schulden).

Dit controleprotocol heeft betrekking op de accountantscontrole van de financiële verantwoording van rechtspersonen die krachtens de Wet op het specifiek cultuurbeleid een jaarlijkse of een vierjaarlijkse subsidie ontvangen. De Minister van OCW verlangt van de accountant van de instelling een verklaring van getrouwheid en rechtmatigheid bij de jaarrekening. Daarnaast verlangt de Minister dat de werkzaamheden van de accountant zich uitstrekken tot de prestatieverantwoording van de instelling. Het controleprotocol is bedoeld om, aanvullend op de geldende beroepsvoorschriften van het Koninklijk NIVRA en de NOvAA, limitatief vast te leggen welke onderwerpen door de accountant moeten worden gecontroleerd. Het controleprotocol is als bijlage opgenomen in het Handboek Verantwoording Cultuursubsidies Instellingen 2009–2012.

Het referentiekader voor de controle ligt vast in de wet- en regelgeving. Het controleprotocol treedt niet in de plaats van de oorspronkelijke wet- en regelgeving, maar verduidelijkt voor zover nodig de in de oorspronkelijke wet- en regelgeving opgenomen criteria. Het controleprotocol geeft een limitatieve opsomming van de relevante bepalingen die in de controle moeten worden betrokken, met aanwijzingen over de reikwijdte en de diepgang van de accountantscontrole.

De accountant moet controleren of de subsidie rechtmatig is besteed. Hiertoe stelt hij vast dat de in de jaarrekening van de instelling verantwoorde baten, lasten en balansmutaties voldoen aan de eisen van financiële rechtmatigheid. Dit houdt in dat deze bedragen in overeenstemming zijn met de in de relevante wet- en regelgeving opgenomen bepalingen en met de eventueel in de subsidiebeschikking opgenomen aanvullende verplichtingen.

Voor subsidieontvangers/instellingen die een publieke status hebben (rechtspersonen met een wettelijke taak, RWT), is een rechtmatigheidsverklaring in brede zin bij de financiële verantwoording vereist. De omstandigheid dat de instelling overwegend met rijksmiddelen wordt gefinancierd en een rechtspersoon met een wettelijke taak is, heeft invloed op de accountantscontrole. In die gevallen is de reikwijdte van het rechtmatigheidsbegrip breder dan vermeld in dit controleprotocol. Omdat dit rechtmatigheidsbegrip breder is dan het voor OCW noodzakelijke rechtmatigheidsbegrip in het kader van de subsidierelatie, wordt hierop verder niet ingegaan in dit controleprotocol.

Dit controleprotocol is opgesteld met de door het NIVRA uitgegeven ‘Handreiking Controleprotocollen’ (februari 2007) als basis en wordt afgestemd met de werkgroep COPRO van het NIVRA.

De accountantscontrole op de jaarrekening mondt uit in een accountantsverklaring. De accountant maakt gebruik van de bij dit controleprotocol gevoegde modeltekst en betrekt de financiële rechtmatigheid in zijn oordeel. In voorkomende gevallen kan de accountant gebruik maken van de als onderdeel 5 toegevoegde modeltekst voor de financiële verantwoording van een projectsubsidie. In die gevallen betrekt de accountant de naleving van de aan de subsidie verbonden verplichtingen in zijn oordeel.

De accountant mag ervoor kiezen om ten behoeve van OCW een zogenaamde ‘WG-verklaring’ af te geven, waarbij uitsluitend de naam van de instellingsaccountant met aanduiding w.g. (was getekend) wordt vermeld. De origineel ondertekende verklaring/rapport met de persoonlijke handtekening van de accountant moet in het archief van de instelling worden opgenomen (zie ook Praktijkhandreiking 1103 van het NIVRA).

De prestatieverantwoording van de instelling geeft een inzichtelijk kwantitatief overzicht van de activiteiten die zijn verricht in het jaar waarop de jaarrekening betrekking heeft. De prestatieverantwoording maakt deel uit van de jaarlijkse verantwoording en wordt opgesteld volgens model III van het Handboek Verantwoording Cultuursubsidies Instellingen 2009–2012. De accountant toetst de beheersingsmaatregelen van het proces van totstandkoming van de prestatiegegevens, zoals uitgewerkt in onderdeel 3 van dit controleprotocol. De accountant meldt zijn onderzoeksbevindingen in een rapport van feitelijke bevindingen, als bedoeld in COS 4400.

De rapportagetolerantie geeft aan vanaf welke omvang fouten gemeld moeten worden. Het controleprotocol geeft per onderdeel aan welke rapportagetolerantie van toepassing is zodra dit afwijkt van het standaardpercentage van 0,1% van de totale subsidie van OCW. Indien de accountant, bij het uitvoeren van de aanwijzingen in dit controleprotocol, tekortkomingen constateert die de instelling niet herstelt, neemt hij dit op in een rapport van bevindingen. Dit rapport van bevindingen heeft het karakter van uitzonderingsrapportage en is vormvrij.

De instelling stuurt het rapport van feitelijke bevindingen en het eventueel afgegeven rapport van bevindingen samen met de jaarrekening, inclusief de daarbij afgegeven accountantsverklaring, naar OCW. Daarbij kan worden aangegeven hoe het bestuur heeft gereageerd op de bevindingen van de accountant.

Dit controleprotocol geldt voor de cultuursubsidies vanaf 2009 en zal tot en met het verantwoordingsjaar 2012 of tot nader order van toepassing zijn. Het controleprotocol is afgestemd met vertegenwoordigers uit het gesubsidieerde cultuurveld.

Voor de accountantscontrole is de specifieke wet- en regelgeving (incl. eventuele wijzigingen) relevant die in hoofdstuk 3 van het Handboek Verantwoording Cultuursubsidies Instellingen 2009–2012 op de verantwoording van de cultuurinstellingen toepassing is verklaard.

In deze subsidierelatie is verder de volgende algemene regelgeving van toepassing:

• – Wet openbaarmaking uit publieke middelen gefinancierde topinkomens (WOPT),

• – Europese aanbestedingsrichtlijnen,

• – Besluit overheidsaanbestedingen.

Deze procedureregeling beschrijft de maatregelen vanuit OCW in geval uit een onderzoek als bedoeld in bedoeld in artikel 36, derde lid, van het Bekostigingsbesluit cultuuruitingen, tekortkomingen in tekortkomingen in de accountantscontrole blijken. De tekst van de procedureregeling is te vinden op www.ocwduo.nl.

De prestatiegegevens dienen te voldoen aan de onderstaande eisen. Zij zijn:

• (a) op een ordelijke, controleerbare en deugdelijke wijze tot stand gekomen:

  • – de verantwoordelijkheden en bevoegdheden in het proces zijn duidelijk vastgelegd;

  • – het totstandkomingsproces is achteraf reconstrueerbaar;

  • – de prestatiegegevens die als uitkomst van het proces worden opgeleverd stemmen overeen met de niet-financiële informatie zoals die in de verantwoording is opgenomen.

• (b) niet strijdig met de financiële informatie in de verantwoording.

Ordelijk wil zeggen opgezet in overeenstemming met de in de administratieve organisatie en interne controle vastgelegde procedures en functionerend in overeenstemming daarmee. Controleerbaar wil zeggen dat de beschikbare informatie de controlerende instanties van een organisatie in staat stelt om de besluitvorming en de administratieve verwerking hiervan te beoordelen en op werking te toetsen. Deugdelijk betreft de mate waarin de totstandkoming voldoet aan de daaraan te stellen technische en systeemgerichte eisen.

Het onderzoek naar de verantwoording van de prestatiegegevens omvat:

• (a) Het beoordelen van de opzet en bestaan van de informatieverzameling en verwerking van de prestatiegegevens ten behoeve van de oordeelsvorming over de ordelijke, controleerbare en deugdelijke totstandkoming. Daarbij worden de doelstellingen en de beheersmaatregelen die zijn genomen om deze doelstellingen te behalen in kaart gebracht, èn

• (b) het toetsen of deze maatregelen gedurende het jaar daadwerkelijk in de praktijk zijn gebracht. Het behoort niet tot de taak van de accountant om de prestatiegegevens opnieuw te meten en te onderzoeken, omdat daarmee ook een uitspraak zou worden gedaan over de uitkomsten van het proces. Het beoordelen van deze uitkomsten vormt geen onderdeel van de taak van de accountant. De accountant meldt zijn onderzoeksbevindingen in een rapport van feitelijke bevindingen, als bedoeld in COS 4400.

Aan: het bestuur van de Stichting ...

Dit controleprotocol heeft betrekking op de accountantscontrole van de financiële verantwoording van de door het ministerie van OCW gefinancierde cultuurfondsen (hierna te noemen ‘het fonds’) die krachtens de Wet op het specifiek cultuurbeleid een vierjaarlijkse subsidie ontvangen. De Minister van OCW verlangt van de accountant van het fonds een verklaring van getrouwheid en rechtmatigheid bij de jaarrekening.

Daarnaast verlangt de minister dat de werkzaamheden van de accountant zich uitstrekken tot de prestatieverantwoording van het fonds. Het controleprotocol is bedoeld om, aanvullend op de geldende beroepsvoorschriften van het Koninklijk NIVRA en de NOvAA, limitatief vast te leggen welke onderwerpen door de accountant moeten worden gecontroleerd. Het controleprotocol is als bijlage opgenomen in het Handboek Verantwoording Cultuursubsidies Fondsen 2009–2012.

Het referentiekader voor de controle ligt vast in de wet- en regelgeving. Het controleprotocol treedt niet in de plaats van de oorspronkelijke wet- en regelgeving, maar verduidelijkt voor zover nodig de in de oorspronkelijke wet- en regelgeving opgenomen criteria. Het controleprotocol geeft een opsomming van de relevante bepalingen die in de controle moeten worden betrokken, met aanwijzingen over de reikwijdte en de diepgang van de accountantscontrole, zoals uitgewerkt in onderdeel 2 van dit controleprotocol.

De accountant moet controleren of de subsidie rechtmatig is besteed. Hiertoe stelt hij vast dat de in de jaarrekening van het fonds verantwoorde baten, lasten en balansmutaties voldoen aan de eisen van financiële rechtmatigheid. Dit houdt in dat deze bedragen in overeenstemming zijn met de in de relevante wet- en regelgeving opgenomen bepalingen en met de eventueel in de subsidiebeschikking opgenomen aanvullende voorwaarden. Het rechtmatigheidsbegrip houdt bij een fonds in het bijzonder in, dat het fonds de door de minister goedgekeurde reglementen en regelingen juist toepast en daarover verantwoording aflegt.

Omdat een cultuurfonds een publieke status heeft (rechtspersoon met een wettelijke taak, RWT), is een rechtmatigheidsverklaring in brede zin bij de financiële verantwoording vereist. De omstandigheid dat het fonds overwegend met rijksmiddelen wordt gefinancierd en een rechtspersoon met een wettelijke taak is, heeft invloed op de accountantscontrole. Bij een RWT is de reikwijdte van het rechtmatigheidsbegrip nadrukkelijk breder dan vermeld in dit controleprotocol. Omdat dit rechtmatigheidsbegrip breder is dan het voor OCW noodzakelijke rechtmatigheidsbegrip in het kader van de subsidierelatie, wordt hierop verder niet ingegaan in dit controleprotocol.

Dit controleprotocol is opgesteld met de door het NIVRA uitgegeven ‘Handreiking Controleprotocollen’ (februari 2007) als basis en wordt afgestemd met de werkgroep COPRO van het NIVRA.

De accountantscontrole op de jaarrekening mondt uit in een accountantsverklaring. De accountant maakt gebruik van de bij dit controleprotocol gevoegde modeltekst en betrekt de financiële rechtmatigheid in zijn oordeel. In voorkomende gevallen kan de accountant gebruik maken van de eveneens als onderdeel 5 toegevoegde modeltekst voor de financiële verantwoording van een projectsubsidie. In die gevallen betrekt de accountant de naleving van de aan de subsidie verbonden verplichtingen in zijn oordeel.

De accountant mag ervoor kiezen om ten behoeve van OCW een zogenaamde ‘WG-verklaring’ af te geven, waarbij uitsluitend de naam van de accountant met aanduiding w.g. (was getekend) wordt vermeld. De origineel ondertekende verklaring/rapport met de persoonlijke handtekening van de accountant moet in het archief van het fonds worden opgenomen (zie ook Praktijkhandreiking 1103 van het NIVRA).

De prestatieverantwoording van het fonds geeft een inzichtelijk kwantitatief overzicht van de activiteiten die zijn verricht in het jaar waarop de jaarrekening betrekking heeft. De prestatieverantwoording maakt deel uit van de jaarlijkse verantwoording en wordt opgesteld volgens model III van het Handboek Verantwoording Cultuursubsidies Fondsen 2009–2012. De accountant toetst de beheersingsmaatregelen van het proces van totstandkoming van de prestatiegegevens, zoals uitgewerkt in onderdeel 3 van dit controleprotocol. De accountant meldt zijn onderzoeksbevindingen in een rapport van feitelijke bevindingen, als bedoeld in COS 4400.

De rapportagetolerantie geeft aan vanaf welke omvang fouten gemeld moeten worden. Het controleprotocol geeft per onderdeel aan welke rapportagetolerantie van toepassing is zodra dit afwijkt van het standaardpercentage van 0,1% van de totale subsidie van OCW. Indien de accountant, bij het uitvoeren van de aanwijzingen in dit controleprotocol, tekortkomingen constateert die het fonds niet herstelt, neemt hij dit op in een rapport van bevindingen. Dit rapport van bevindingen heeft het karakter van uitzonderingsrapportage en is vormvrij.

Het fonds stuurt het rapport van feitelijke bevindingen en het eventueel afgegeven rapport van bevindingen samen met de jaarrekening, inclusief de daarbij afgegeven accountantsverklaring, naar OCW. Daarbij kan worden aangegeven hoe het bestuur heeft gereageerd op de bevindingen van de accountant.

Dit controleprotocol geldt voor de cultuursubsidies vanaf 2009 en zal tot en met het verantwoordingsjaar 2012 of tot nader order van toepassing zijn. Het controleprotocol is afgestemd met vertegenwoordigers uit het gesubsidieerde cultuurveld.

Voor de accountantscontrole is de specifieke wet- en regelgeving (incl. eventuele wijzigingen) relevant die in hoofdstuk 3 van het Handboek Verantwoording Cultuursubsidies Fondsen 2009–2012 op de verantwoording van de fondsen toepassing is verklaard.

In deze subsidierelatie is verder de volgende algemene regelgeving van toepassing:

• – Wet openbaarmaking uit publieke middelen gefinancierde topinkomens (WOPT),

• – Europese aanbestedingsrichtlijnen,

• – Besluit overheidsaanbestedingen.

Deze procedureregeling beschrijft de maatregelen vanuit OCW in geval uit een onderzoek als bedoeld in artikel 36, derde lid, van het Bekostigingsbesluit cultuuruitingen, tekortkomingen in de accountantscontrole blijken. De tekst van de procedureregeling is te vinden op www.ocwduo.nl.

De accountant stelt vast dat het bestuursverslag verenigbaar is met de jaarrekening en alle voorgeschreven elementen bevat van artikel 24 van het Bekostigingsbesluit cultuuruitingen en hoofdstuk 2, onder ‘bestuursverslag’ van het Handboek Verantwoording Cultuursubsidies Fondsen 2009–2012. Als de accountant tekortkomingen constateert die het fonds niet herstelt, neemt hij dit op in zijn rapport van bevindingen.

Afgegeven ten behoeve van het ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap

Plaats, datum

Naam accountantsorganisatie

Naam externe accountant en ondertekening met die naam

Afgegeven ten behoeve van het ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap

Plaats, datum

Naam accountantsorganisatie

Naam externe accountant en ondertekening met die naam