Archiefbesluit 1995

In dit besluit en de daarop berustende bepalingen wordt verstaan onder:

• a. de wet: de Archiefwet 1995;

• b. selectielijsten: selectielijsten als bedoeld in artikel 5 van de wet.

• 1 Bij het ontwerpen en vaststellen van selectielijsten, bij besluiten omtrent de vervanging van archiefbescheiden door reprodukties en bij besluiten omtrent de vervreemding van archiefbescheiden wordt rekening gehouden met:

  • a. de taak van het desbetreffende overheidsorgaan;

  • b. de verhouding van dit overheidsorgaan tot andere overheidsorganen;

  • c. de waarde van de archiefbescheiden als bestanddeel van het cultureel erfgoed; en

  • d. het belang van de in de archiefbescheiden voorkomende gegevens voor overheidsorganen, voor recht- of bewijszoekenden en voor historisch onderzoek.

• 2 Selectielijsten worden vastgesteld voor de duur van ten hoogste twintig jaar.

• 1 De zorgdrager betrekt bij het ontwerpen van een selectielijst ten minste:

  • a. één of meer personen die deskundig zijn ten aanzien van de organisatie en taken van het desbetreffende overheidsorgaan;

  • b. één of meer personen die deskundig zijn ten aanzien van het beheer van de nog niet naar een archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden van het desbetreffende overheidsorgaan;

  • c. de algemene rijksarchivaris;

  • d. indien het archiefbescheiden van een provincie of archiefbescheiden als bedoeld in artikel 40, eerste lid, van de wet betreft, tevens de provinciaal inspecteur;

  • e. indien het archiefbescheiden van een gemeente of waterschap betreft, tevens de provinciaal inspecteur en, indien benoemd, de gemeentearchivaris onderscheidenlijk waterschapsarchivaris.

• 2 Indien gedeputeerde staten van twee of meer provincies gezamenlijk een selectielijst ontwerpen, kan in afwijking van het eerste lid, onderdeel d, volstaan worden met de betrokkenheid van een provinciaal inspecteur.

• 3 Indien de colleges van burgemeester en wethouders van twee of meer gemeenten of de besturen van twee of meer waterschappen gezamenlijk een selectielijst ontwerpen, kan in afwijking van het eerste lid, onderdeel e, volstaan worden met de betrokkenheid van een provinciaal inspecteur en een gemeentearchivaris, onderscheidenlijk waterschapsarchivaris.

• 1 Op de voorbereiding van een selectielijst is afdeling 3.4 van de Algemene wet bestuursrecht van toepassing. Onze minister geeft toepassing aan deze procedure.

• 2 De termijn voor het uitbrengen van een advies door de Raad voor cultuur bedraagt acht weken.

• 3 Zienswijzen kunnen naar voren worden gebracht door een ieder.

Een selectielijst bestaat ten minste uit:

• a. een titel waaruit blijkt op welk overheidsorgaan de selectielijst betrekking heeft;

• b. een opsomming van de taken van dat overheidsorgaan;

• c. een systematische opsomming van categorieën archiefbescheiden, waarin bij iedere categorie is aangegeven of de archiefbescheiden bewaard worden dan wel na welke termijn zij voor vernietiging in aanmerking komen;

• d. een toelichting die in ieder geval bevat:

  • 1°. een verantwoording van de wijze waarop toepassing is gegeven aan artikel 2, eerste lid,

  • 2°. een verslag van de wijze waarop derden en met name de deskundigen, bedoeld in artikel 3, bij het ontwerpen van de selectielijst betrokken zijn en van de inhoud van het met hen gevoerde overleg, en

  • 3°. een verslag van de procedure, bedoeld in artikel 4;

• e. een opsomming van de criteria aan de hand waarvan de zorgdrager archiefbescheiden die ingevolge de selectielijst voor vernietiging in aanmerking komen, van vernietiging kan uitzonderen.

• 1 De zorgdrager besluit tot vervanging van archiefbescheiden door reprodukties slechts indien de vervanging geschiedt met juiste en volledige weergave van de in de te vervangen archiefbescheiden voorkomende gegevens.

• 2 De zorgdrager maakt zowel bij een aanvraag om een machtiging als bedoeld in artikel 7 van de wet, als bij de bekendmaking van een besluit als bedoeld in het eerste lid melding van de wijze waarop toepassing is gegeven aan artikel 2, eerste lid, onderdelen c en d.

• 1 De zorgdrager betrekt bij de voorbereiding van een besluit tot vervreemding van archiefbescheiden deskundigen als bedoeld in artikel 3, eerste lid, indien die archiefbescheiden tengevolge van de vervreemding niet komen te berusten in een archiefbewaarplaats.

• 2 De zorgdrager maakt zowel bij een aanvraag om een machtiging als bedoeld in artikel 8, eerste of derde lid, van de wet, als bij de bekendmaking van een besluit als bedoeld in het eerste lid melding van de wijze waarop de deskundigen, bedoeld in het eerste lid, bij de voorbereiding betrokken zijn en van de inhoud van het met hen gevoerde overleg, alsmede van de wijze waarop toepassing is gegeven aan artikel 2, eerste lid.

De zorgdrager maakt van de vernietiging, vervanging of vervreemding een verklaring op, die ten minste een specificatie van de vernietigde, vervangen of vervreemde archiefbescheiden bevat, alsmede aangeeft op grond waarvan en op welke wijze de vernietiging, vervanging of vervreemding is geschied. Een exemplaar van deze verklaring wordt bewaard door het overheidsorgaan waaronder de archiefbescheiden zouden berusten, indien zij niet waren vernietigd, vervangen of vervreemd.

• 1 De zorgdrager brengt de archiefbescheiden, bedoeld in artikel 12, eerste lid, van de wet in perioden over naar een archiefbewaarplaats, maar niet later dan tien jaar nadat die archiefbescheiden de leeftijd van twintig jaar hebben bereikt.

• 2 De zorgdrager en de beheerder van de archiefbewaarplaats plegen tijdig overleg over de voorgenomen overbrenging van archiefbescheiden.

• 3 De zorgdrager en de beheerder van de archiefbewaarplaats maken van de overbrenging gezamenlijk een verklaring op die ten minste een specificatie van de archiefbescheiden bevat.

Indien de zorgdrager ingevolge artikel 15, eerste lid, van de wet beperkingen aan de openbaarheid van archiefbescheiden stelt, wordt het daartoe strekkende besluit gevoegd bij de verklaring, bedoeld in artikel 9, derde lid.

• 1 De zorgdrager treft zodanige voorzieningen ten aanzien van de door hem opgemaakte archiefbescheiden die ingevolge een voor hem geldende selectielijst voor bewaring in aanmerking komen, dat bij het raadplegen van die archiefbescheiden na ten minste honderd jaar geen noemenswaardige achteruitgang zal zijn te constateren.

• 2 Bij ministeriële regeling worden nadere regels gesteld omtrent de duurzaamheid van de in het eerste lid bedoelde archiefbescheiden.

Bij ministeriële regeling worden regels gesteld met betrekking tot het in geordende en toegankelijke staat brengen en bewaren van archiefbescheiden die ingevolge een selectielijst voor bewaring in aanmerking komen.

• 1 De zorgdrager is verplicht zijn archiefruimten en archiefbewaarplaatsen zodanig te situeren, te bouwen en in te richten alsmede bij verbouwing en verandering van inrichting zodanige maatregelen te treffen dat de zich daarin bevindende archiefbescheiden in geval van een calamiteit zo min mogelijk gevaar lopen.

• 2 De zorgdrager beveiligt zijn archiefruimten en archiefbewaarplaatsen op toereikende wijze tegen brand, inbraak en wateroverlast.

• 3 De zorgdrager is verplicht in zijn archiefruimten en archiefbewaarplaatsen het klimaat zodanig te beheersen en de lucht zodanig te zuiveren dat het natuurlijk verval en de aantasting door milieu-invloeden van archiefbescheiden worden beperkt.

• 4 Bij ministeriële regeling worden in overeenstemming met de Minister van Volkshuisvesting, Ruimtelijke Ordening en Milieubeheer nadere regels gesteld omtrent de bouw, verbouwing, inrichting en verandering van inrichting van archiefruimten en archiefbewaarplaatsen, alsmede omtrent de ingebruikneming van gebouwen of gedeelten van gebouwen als archiefruimte of archiefbewaarplaats.

De zorgdragers, genoemd in de artikelen 23, eerste lid, en 41, eerste lid, van de wet stellen ten aanzien van hun archiefbescheiden beheersregels vast. Zij voorzien in voldoende ruimte voor hun archiefbescheiden en zij stellen voldoende, deskundig personeel aan.

Artikel 13, tweede en derde lid, blijft ten aanzien van bij de inwerkingtreding van dit besluit bestaande archiefruimten en archiefbewaarplaatsen vijf jaar buiten toepassing.

[Red: Bevat wijzigingen in andere regelgeving.]

[Red: Bevat wijzigingen in andere regelgeving.]

Dit besluit wordt aangehaald als: Archiefbesluit 1995.

• 1 De Archiefwet 1995 treedt in werking met ingang van 1 januari 1996.

• 2 Dit besluit treedt op hetzelfde tijdstip in werking, met uitzondering van de artikelen 11, tweede lid, 12 en 13, vierde lid, die in werking treden op een nader bij koninklijk besluit te bepalen tijdstip.