Besluit materieelbeheer 1996

• 1 In dit besluit wordt verstaan onder:

  • a. niet-geldelijke zaken: zaken, niet zijnde geld of geldswaardige papieren, die benodigd zijn voor het functioneren van de rijksdienst, dan wel die door het Rijk in bewaring zijn genomen.

  • b. materieelbeheer: de zorg voor niet-geldelijke zaken vanaf het moment van ontvangst tot aan het moment van afstoting.

  • c. centrale-voorraadbeheerder: een aangewezen persoon als bedoeld in artikel 19, vierde lid, van de Comptabiliteitswet.

  • d. centrale voorraad: een voorraad roerende niet-geldelijke zaken beheerd door een centrale-voorraadbeheerder.

  • e. risicobeheer: de zorg voor het beperken van de risico's van schade voor het Rijk en van aansprakelijkheidsstelling van het Rijk die voort kunnen vloeien uit het materieelbeheer;

  • f. Onze ministers: Onze betrokken ministers, ieder voor zover het hem aangaat.

• 2 Dit besluit is niet van toepassing op de archieven van het Rijk.

Ten behoeve van een rechtmatig en doelmatig materieelbeheer leggen Onze ministers met inachtneming van de bepalingen van dit besluit de beschrijving van de administratieve organisatie met betrekking tot het materieelbeheer vast en dragen zorg voor de toepassing van de in die administratieve organisatie vastgelegde procedures. Daarbij wordt rekening gehouden met het toepassen van een voldoende functiescheiding.

• 1 Centrale voorraden die benodigd zijn voor het functioneren van de rijksdienst, dienen zodanig te worden aangehouden dat de continuïteit van de bedrijfsvoering voldoende gewaarborgd is en geen ondoelmatige voorraden ontstaan.

• 2 Centrale voorraden worden zodanig beheerd dat kwaliteits- en kwantiteitsverlies zoveel mogelijk worden voorkomen.

• 1 Van centrale voorraden wordt een voorraadadministratie bijgehouden.

• 2 Aan een voorraadadministratie moeten in elk geval kunnen worden ontleend:

  • a. de aard van de in voorraad gehouden zaken in een bij elke zaak passende eenheid;

  • b. de aanwezige hoeveelheden, alsmede de voorraadmutaties;

  • c. de aanschafprijzen;

  • d. de leveranciers;

  • e. per afnemer (een organisatie-onderdeel of een derde) de hoeveelheid die van elke zaak is geleverd;

  • f. de locatie waar de voorraad wordt aangehouden;

  • g. de namen van de centrale-voorraadbeheerders en van de beschikkende functionarissen.

• 3 Afgifte van zaken uit een centrale voorraad kan slechts geschieden door de betrokken centrale-voorraadbeheerder in opdracht van daartoe bevoegde functionarissen.

• 4 Ten minste eenmaal per jaar wordt door middel van een fysieke aanwezigheidscontrole nagegaan of een centrale voorraad in overeenstemming is met de bijgehouden voorraadadministratie. Van de resultaten van die controle wordt een proces-verbaal opgemaakt.

• 5 Na afloop van elk jaar legt een centrale-voorraadbeheerder verantwoording af over het door hem in het voorafgaande jaar gevoerde voorraadbeheer overeenkomstig de door Onze betrokken minister vastgestelde procedure.

• 6 In afwijking van het vijfde lid wordt de procedure tot het afleggen van verantwoording door een centrale-voorraadbeheerder bij een hoog college van staat en bij het Kabinet van de Koning niet vastgesteld door Onze Minister van Binnenlandse Zaken, maar door de op grond van artikel 19, vijfde lid, van de Comptabiliteitswet tot aanwijzing van een centrale-voorraadbeheerder bevoegde functionaris.

De artikelen 3 en 4 zijn met betrekking tot centrale voorraden:

• a. die worden beheerd door de Dienst der Domeinen op grond van het Besluit beheer overtollige rijksgoederen, of

• b. die door het Rijk in bewaring zijn genomen,

slechts van toepassing voor zover dat doelmatig is met het oog op het doel waartoe deze voorraden worden beheerd.

• 1 Van bepaalde door Onze ministers aan te wijzen roerende zaken wordt, zodra deze binnen een dienstonderdeel in gebruik zijn gesteld, geadministreerd de plaats waar deze zich dienen te bevinden en wie daarover het dagelijks beheer voert of wie daarvan dagelijks gebruik maken. Onze ministers kunnen bepalen dat ook andere gegevens omtrent deze zaken worden geadministreerd.

• 2 Van de zaken, bedoeld in het eerste lid, wordt op niet vooraf aangekondigde momenten de daadwerkelijke aanwezigheid gecontroleerd. De resultaten hiervan worden in een proces-verbaal vastgelegd.

• 1 Van bepaalde door Onze ministers aan te wijzen roerende zaken worden, zodra deze in gebruik zijn gesteld, het onderhoud en de storingen geadministreerd.

• 2 Van bepaalde door Onze ministers vast te stellen roerende zaken met een investeringskarakter worden de jaarlijkse en cumulatieve afschrijvingen geadministreerd.

• 1 Onze ministers zijn belast met een doelmatig risicobeheer.

• 2 Onze ministers houden gegevens bij:

  • a. met betrekking tot voorgevallen schaden en aansprakelijkheidsstellingen;

  • b. die van belang kunnen zijn ter beperking van schade en aansprakelijkheidsstelling in de toekomst.

• 3 De in het tweede lid bedoelde gegevens worden op verzoek van Onze Minister van Financiën aan hem overgelegd.

• 4 De risico's van schade voor het Rijk en van aansprakelijkheidsstelling van het Rijk worden niet verzekerd.

• 5 Na schriftelijke toestemming van Onze Minister van Financiën kan in bepaalde gevallen van het vierde lid worden afgeweken.

• 6 In bepaalde gevallen kan in overleg tussen Onze ministers en Onze Minister van Financiën worden besloten, dat de afwikkeling van een schade of een aansprakelijkheidsstelling namens het Rijk door Onze Minister van Financiën geschiedt.

Bij ministeriële regeling kunnen nadere regels worden gesteld met betrekking tot het materieelbeheer.

Onze ministers gaan na of op het moment van inwerkingtreding van dit besluit verzekeringen zijn gesloten in strijd met artikel 8, vierde en vijfde lid, en treffen zo nodig maatregelen tot beëindiging van deze verzekeringen.

• 1 Dit besluit treedt in werking met ingang van 1 januari 1996.

• 2 Dit besluit wordt aangehaald onder de titel: "Besluit materieelbeheer 1996".