Statuut agentschap rijksarchiefdienst

In deze regeling wordt verstaan onder:

a. de minister:

de Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen;

b. het ministerie:

het Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen;

c. de rijksarchiefdienst:

de rijksarchiefdienst, bedoeld in artikel 25, eerste lid, van de Archiefwet 1995;

d. de Bestuursraad:

de Bestuursraad van het ministerie;

e. het Bewindsliedenoverleg:

het overleg tussen de bewindslieden en de Bestuursraad van het ministerie;

f. de Directie Cultureel Erfgoed:

de Directie Cultureel Erfgoed van het ministerie;

g. de Directie Personeel en Organisatie:

de Directie Personeel en Organisatie van het ministerie;

h. de Directie Voorlichting en Bibliotheek:

de Directie Voorlichting en Bibliotheek van het ministerie;

i. de Directie Financieel-Economische Zaken:

de Directie Financieel-Economische Zaken van het ministerie;

j. de Accountantsdienst:

de Accountantsdienst van het ministerie;

k. de Bijzondere Commissie:

de Bijzondere Commissie, bedoeld in artikel 113, eerste lid, van het Algemeen Rijksambtenarenreglement, van het ministerie.

De rijksarchiefdienst heeft de status van agentschap.

In afwijking van de gebruikelijke verhoudingen die gelden voor een ambtelijke dienst van het ministerie, richt de rijksarchiefdienst met inachtneming van dit statuut alle aangelegenheden die betrekking hebben op de financiële huishouding, het personeel, de organisatie, de informatievoorziening, de huisvesting en de voorlichting, naar eigen inzicht en onder eigen verantwoordelijkheid in.

• 1 Naast de bij of krachtens de Archiefwet 1995 vastgestelde taken heeft de rijksarchiefdienst tevens tot taak de minister te ondersteunen in diens bestuurlijke en wetgevende taken.

• 2 De taken, bedoeld in het eerste lid, omvatten:

  • a. het beheer, te onderscheiden in behouden, bewerken en benutten, van de in de rijksarchiefbewaarplaatsen berustende archiefbescheiden;

  • b. het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden van het Rijk en van de in artikel 41, eerste lid, van de Archiefwet 1995 bedoelde overheidsorganen;

  • c. het verrichten van onderzoek en het ontwikkelen van methoden;

  • d. het bijdragen aan het archiefbeleid van de minister en aan wetgeving op het terrein van de archieven.

Indien de rijksarchiefdienst diensten en produkten aan derden aanbiedt, houdt dat verband met de taken, bedoeld in artikel 4, en geschiedt dat in concurrentie met andere aanbieders, onverminderd artikel 14 van de Archiefwet 1995.

• 1 Met betrekking tot de door de rijksarchiefdienst in een bepaalde periode te leveren prestaties ter uitvoering van de taken bedoeld in artikel 4 alsmede met betrekking tot de daartoe door de minister ter beschikking te stellen middelen maken de hoofden van de rijksarchiefdienst en de Directie Cultureel Erfgoed schriftelijke afspraken, managementcontract te noemen.

• 2 De schriftelijke afspraken, bedoeld in het eerste lid, betreffen in ieder geval de wijze waarop en de mate waarin diensten en produkten, als bedoeld in artikel 5, aan derden worden aangeboden.

• 3 Het managementcontract wordt afgesloten voor een periode van vier jaar, waarbij de ingangsdatum van het managementscontract samenvalt met de ingangsdatum van de Cultuurnota, tenzij door de partijen genoemd in het eerste lid anders wordt besloten.

• 4 Voor het jaar 1996 wordt een managementcontract gesloten voor de periode van één jaar.

• 5 Het hoofd van de rijksarchiefdienst is verantwoordelijk voor de doel- en rechtmatigheid van de uitgaven die worden gedaan ter uitvoering van het managementcontract.

• 1 Het hoofd van de rijksarchiefdienst dient uiterlijk op 1 januari van het jaar dat voorafgaat aan het eerste jaar van een af te sluiten managementcontract bij het hoofd van de Directie Cultureel Erfgoed een offerte in terzake van dat managementcontract.

• 2 Over de offerte voeren het hoofd van de Directie Cultureel Erfgoed en het hoofd van de rijksarchiefdienst overleg, waarbij in ieder geval wordt afgesproken welke onderwerpen bij de jaarlijkse begrotingsvoorbereidingen van het ministerie zullen worden betrokken en welke eisen aan de begrotingsinrichting zullen worden gesteld.

• 3 Het resultaat van het in het tweede lid bedoelde overleg wordt verwerkt in het begrotingsartikel voor de rijksarchiefdienst van het begrotingsvoorstel voor het jaar dat samenvalt met het eerste jaar van het managementcontract.

• 4 Op basis van besluitvorming in het Bewindsliedenoverleg over het budgettaire kader van het in het derde lid bedoelde jaar, stellen het hoofd van de Directie Cultureel Erfgoed en het hoofd van de rijksarchiefdienst een concept-managementcontract op.

• 5 Het concept-managementcontract wordt uiterlijk op 1 juli van het jaar dat voorafgaat aan het eerste jaar van het managementcontract, opgesteld.

• 6 Zo spoedig mogelijk na de begrotingsbehandeling in de Tweede Kamer wordt het concept-managementcontract vastgesteld, nadat eventuele wijzigingen voortvloeiend uit de begrotingsbehandeling daarin zijn verwerkt.

• 1 Jaarlijks vóór 1 april dient het hoofd van de rijksarchiefdienst bij het hoofd van de Directie Cultureel Erfgoed een jaarrekening en een jaarverslag in dat inzicht geeft in de geleverde prestaties, waarbij een vergelijking wordt gemaakt met de afspraken uit het managementcontract.

• 2 Bij het opstellen van de jaarrekening wordt zoveel mogelijk aangesloten bij Boek 2, Titel 9, van het Burgerlijk Wetboek met dien verstande dat onder winst- en verliesrekening dient te worden verstaan exploitatierekening, waarop de bepalingen met betrekking tot de winst- en verliesrekening van het Burgerlijk Wetboek van overeenkomstige toepassing zijn.

De Directie Financieel-Economische Zaken ziet erop toe dat de inrichting van de administratieve organisatie van de rijksarchiefdienst, de daarin opgenomen maatregelen van interne controle en de vastlegging daarvan in een handboek administratieve organisatie voldoen aan de eisen die de Directie Financieel-Economische Zaken daaraan pleegt te stellen.

De Accountantsdienst stelt jaarlijks vast of de opzet van de administratie van de rijksarchiefdienst voldoet aan de minimale eisen van interne controle en of de organisatie functioneert overeenkomstig de vastgelegde procedures.

• 1 De Bestuursraad behoudt met betrekking tot het personeel en de organisatie van de rijksarchiefdienst de volgende bevoegdheden:

  • a. het vaststellen van de kaders en voorwaarden voor het personeelsbeleid en -beheer voorzover die rechtstreeks voortvloeien uit het kabinetsbeleid;

  • b. het voeren van interdepartementaal overleg betreffende personeelsbeleid en -beheer;

  • c. het benoemen van functionarissen bij de rijksarchiefdienst op het niveau van schaal 15 en hoger;

  • d. het vaststellen van de niveaus van functies bij de rijksarchiefdienst van schaal 15 en hoger;

  • e. het voeren van overleg met de Bijzondere Commissie over aangelegenheden van algemeen belang voor de bijzondere rechtstoestand van alle ambtenaren van het ministerie;

  • f. het voeren van overleg met de Bijzondere Commissie over specifieke maatregelen van algemeen belang voor de ambtenaren van de rijksarchiefdienst;

  • g. het toepassen van artikel 96, eerste en tweede lid, van het Algemeen Rijksambtenarenreglement inzake onvrijwillig ontslag, indien de mogelijkheid tot herplaatsing van de desbetreffende ambtenaar ook buiten de rijksarchiefdienst moet worden onderzocht.

  • h. het toepassen van de artikelen 97b en 99 van het Algemeen Rijksambtenarenreglement inzake onvrijwillig ontslag.

  • i. het toepassen van het Algemeen Rijksambtenarenreglement en het Bezoldigingsbesluit Burgerlijke Rijksambtenaren 1984 ten aanzien van het hoofd van de rijksarchiefdienst.

• 2 De benoemingen, bedoeld in het eerste lid, onder c, vinden plaats op voordracht van het hoofd van de rijksarchiefdienst.

• 3 De naar aanleiding van het in het eerste lid, onder e, bedoelde overleg te nemen maatregelen gelden ook voor het personeel van de rijksarchiefdienst, tenzij na overleg met de Bijzondere Commissie anders wordt bepaald.

• 4 Het overleg, bedoeld in het eerste lid, onder f, vindt plaats in aanwezigheid van vertegenwoordigers van de rijksarchiefdienst.

Indien de Bestuursraad aangelegenheden die de rijksarchiefdienst mede betreffen, aan de Bijzondere Commissie voorlegt, bespreekt de Bestuursraad die aangelegenheden voordien met het hoofd van de rijksarchiefdienst.

Voorstellen van het hoofd van de rijksarchiefdienst met betrekking tot de in artikel 11 genoemde onderwerpen, worden aan de Bestuursraad voorgelegd door tussenkomst van het hoofd van de Directie Cultureel Erfgoed.

De rijksarchiefdienst neemt zelfstandig deel aan het personeelsoverleg Personeel en Organisatie, PAC, Cultuur, Inspectie en Cƒi.

Het hoofd van de rijksarchiefdienst hoort het hoofd van de Directie Personeel en Organisatie, alvorens ten aanzien van een ambtenaar een van de volgende besluiten te nemen:

• a. het stopzetten van de bezoldiging bij opzettelijke nalatigheid, bedoeld in artikel 14 van het Algemeen Rijksambtenarenreglement;

• b. het verlenen van buitengewoon verlof van lange duur in het algemeen belang, bedoeld in artikel 34d van het Algemeen Rijksambtenarenreglement;

• c. het toekennen van bijzondere voorzieningen, bedoeld in de artikelen 43 tot en met 45 van het Algemeen Rijksambtenarenreglement;

• d. het opleggen van de verplichting tot schadevergoeding, bedoeld in artikel 66 van het Algemeen Rijksambtenarenreglement;

• e. het toekennen van een geldelijke tegemoetkoming, bedoeld in artikel 69 van het Algemeen Rijksambtenarenreglement, indien die tegemoetkoming meer bedraagt dan € 10.000;

• f. het opleggen van disciplinaire straffen, bedoeld in Hoofdstuk VIII van het Algemeen Rijksambtenarenreglement;

• g. het schorsen van een ambtenaar in zijn ambt en het inhouden van de bezoldiging, bedoeld in de artikelen 90 tot en met 92 van het Algemeen Rijksambtenarenreglement, of

• h. het onvrijwillig ontslaan, bedoeld in de artikelen 98, eerste lid, sub a tot en met e en sub g en i, van het Algemeen Rijksambtenarenreglement.

Het hoofd van de rijksarchiefdienst hoort het hoofd van de Directie Cultureel Erfgoed bij de benoeming van rijksarchivarissen in de provincie.

De Directie Personeel en Organisatie verleent aan de rijksarchiefdienst de volgende diensten:

• a. het met medewerking van het RCC-Assist ten behoeve van de rijksarchiefdienst verzorgen van de in- en uitvoer van gegevens van de Interdepartementale personeelsadministratie en Interpers, het betalen van de daaraan verbonden kosten en het desgevraagd verschaffen van inlichtingen dienaangaande;

• b. het doorgeven van belangrijke interdepartementale informatie op het terrein van personeel en organisatie;

• c. het vertegenwoordigen van de minister in personele zaken van de rijksarchiefdienst bij de rechtbank en de Centrale Raad van Beroep door een daartoe door de minister gemachtigde ambtenaar van de Directie Personeel en Organisatie en

• d. het behandelen van aanvragen van de rijksarchiefdienst voor middelen ten behoeve van specifiek personeelsbeleid.

De rijksarchiefdienst kan gebruikmaken van het budget ten behoeve van het centrale programma van het ministerie voor bedrijfsgerichte opleidingen en van het budget ten behoeve van het programma van het Directoraat-Generaal voor Culturele Zaken van het ministerie voor onderzoek en internationale betrekkingen.

Wanneer voor de rijksarchiefdienst een ondernemingsraad als bedoeld in hoofdstuk II van de Wet op de ondernemingsraden wordt ingesteld, wordt het hoofd van de rijksarchiefdienst aangemerkt als bestuurder als bedoeld in artikel 1, eerste lid, onder e, van die wet.

Het hoofd van de rijksarchiefdienst adviseert het hoofd van de Directie Cultureel Erfgoed met betrekking tot de prioriteitstelling terzake van inves-teringen in de rijksarchiefgebouwen.

Contacten met de media over archiefzaken worden onderhouden door het hoofd van de rijksarchiefdienst, met dien verstande dat contacten met de media over archiefzaken van aanmerkelijk politiek, bestuurlijk of financieel belang na overleg met het hoofd van de Directie Cultureel Erfgoed plaatshebben.

Persberichten worden opgesteld door de rijksarchiefdienst en verspreid door de Directie Voorlichting en Bibliotheek.

• 1 De rijksarchiefdienst geeft na overleg met de Directie Cultureel Erfgoed en de Directie Voorlichting en Bibliotheek voorlichting aan het publiek over de Archiefwet 1995 en het archiefbeleid.

• 2 De rijksarchiefdienst geeft met ondersteuning van de Directie Voorlichting en Bibliotheek voorlichting aan het publiek over de rijksarchiefdienst.

• 1 Bij of krachtens de Archiefwet 1995 voorgeschreven publicaties in de Staatscourant en publicaties op het terrein van de rijksarchiefdienst ten behoeve van het officiële publicatieblad van het ministerie worden verzorgd door de rijksarchiefdienst.

• 2 De kosten die de rijkarchiefdienst maakt voor de in het eerste lid bedoelde publicaties, worden bij de Directie Voorlichting en Bibliotheek in rekening gebracht.

De rijksarchiefdienst kan kosteloos gebruik maken van de dienstverlening door de Afdeling Documentatie en Bibliotheek van de Directie Voorlichting en Bibliotheek.

[Red: Wijzigt de regeling Organisatie- en mandaatregeling Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen 1992]

Het besluit van de Minister van Welzijn, Volksgezondheid en Cultuur van 7 juli 1992, kenmerk CDWJZ-U-921234, wordt ingetrokken.

Twee jaar nadat deze regeling in werking is getreden zal het functioneren van de rijksarchiefdienst als agentschap door de minister worden geëvalueerd.

Deze regeling treedt in werking met ingang van de tweede dag na de dagtekening van de Staatscourant waarin zij wordt geplaatst en werkt terug tot en met 1 januari 1996.

Deze regeling wordt aangehaald als: Statuut agentschap rijksarchiefdienst.