Regeling uitvoering integriteitsbeleid EZ

• 1 In deze regeling wordt verstaan onder:

  a. het ministerie:

  het Ministerie van Economische Zaken en de daaronder ressorterende diensten;

  b. medewerker:

  degene die werkzaam is bij het ministerie of onder gezag van de Nederlandse Mededingingsautoriteit;

  c. een hoofd van dienst:

  de secretaris-generaal, de hoofden van de onderscheiden dienstonderdelen en buitendiensten van het ministerie, en de Raad van bestuur van de Nederlandse Mededingingsautoriteit;

  d. nevenwerkzaamheden:

  hetgeen daaronder wordt verstaan in de artikelen 61 en 62 van het Algemeen Rijksambtenarenreglement;

  e. het registratiepunt integriteit:

  het registratiepunt integriteit bedoeld in artikel 20.

  f. een geschenk:

  een vergoeding, beloning, gift of belofte, in welke vorm dan ook, die aan een medewerker in zijn hoedanigheid van ambtenaar wordt aangeboden of gedaan door een derde en die strekt tot zijn privé-voordeel;

  g. een standaard relatiegeschenk:

  een geschenk van geringe waarde dat door een derde routinematig aan zijn relaties pleegt te worden aangeboden;

  h. een compliance officer:

  een medewerker die door de Minister van Economische Zaken is belast met de taken, genoemd in artikel 8a, tweede lid, van deze regeling;

  i. een meldingsplichtige:

  een medewerker die verplicht is tot het melden van zijn financiële belangen;

  j. een restricted list:

  een lijst met één of meer benoemde financiële belangen of categorieën van financiële belangen;

  k. koersgevoelige informatie:

  niet-openbare vertrouwelijke informatie die concreet is en die rechtstreeks of middellijk ziet op de rechtspersoon, vennootschap of instelling waarop de effecten betrekking hebben of op de handel in effecten, en waarvan openbaarmaking significante invloed zou kunnen hebben op de koers van de effecten of op de koers van daarvan afgeleide effecten;

  l. een effect:

  • 1°. een effect in de zin van artikel 1:1 van de Wet op het financieel toezicht, tenzij dit is uitgegeven door een beleggingsmaatschappij met veranderlijk kapitaal als bedoeld in artikel 1, tweede lid, van de Tweede Richtlijn Vennootschapsrecht van de Raad van de Europese Gemeenschappen van 13 december 1976 (77/91/EEG),

    en tevens wordt verhandeld op een beurs waarop van overheidswege toezicht wordt uitgeoefend binnen de Europese Economische Ruimte;

  • 2°. andere rechten, voortvloeiende uit contractsrelaties, voor zover deze rechten worden verhandeld op een beurs waarop van overheidswege toezicht wordt uitgeoefend binnen de Europese Economische Ruimte;

  m. gelieerde derden:

  • 1°. de echtgenoot of partner van de meldingsplichtige, alsmede de personen met wie de meldingsplichtige een gemeenschappelijke huishouding voert;

  • 2°. natuurlijke personen of rechtspersonen namens wie de meldingsplichtige financiële belangen beheert;

  • 3°. rechtspersonen waarin de meldingsplichtige zeggenschap ten aanzien van concrete beleggingsbeslissingen toekomt;

  n. een vrijehandbeheerovereenkomst:

  een schriftelijke overeenkomst, gesloten met een derde, niet zijnde een gelieerde derde, waarin de beslissingsbevoegdheid over afzonderlijke financiële belangen is overgedragen aan die derde, die derde slechts algemene instructies over spreiding van het risico en verdeling over verschillende soorten financiële belangen zal opvolgen, en die instructies niet vaker dan eenmaal per zes maanden kunnen worden gewijzigd.

• 2 Onder het bezitten van financiële belangen wordt mede verstaan:

  • a. het voor eigen rekening en risico doen houden van financiële belangen door een derde;

  • b. het verrichten van effectentransacties.

• 1 De medewerker legt bij zijn indiensttreding bij het ministerie of zijn aanstelling in algemene rijksdienst met tewerkstelling bij het ministerie een eed of een belofte af als bedoeld in artikel 51, eerste lid, van het Rijksambtenarenreglement.

• 2 Hij legt de eed of belofte af ten overstaan van zijn hoofd van dienst, in aanwezigheid van een getuige. Een hoofd van dienst legt de eed of belofte af ten overstaan van de secretaris-generaal of een door deze aangewezen medewerker, in aanwezigheid van een getuige.

• 1 De medewerker doet aan het hoofd van zijn dienst schriftelijk opgave van de nevenwerkzaamheden die hij verricht of voornemens is te gaan verrichten, die de belangen van de dienst voor zover deze in verband staan met zijn functievervullling, kunnen raken.

• 2 Het eerste lid is niet van toepassing op activiteiten als bedoeld in artikel 33b van het Algemeen Rijksambtenarenreglement en werkzaamheden ten behoeve van politieke partijen in de vrije tijd.

De in artikel 3, eerste lid, bedoelde opgave bevat de volgende gegevens:

• a. de naam van de medewerker;

• b. zijn ambtelijke functie;

• c. de aard van de nevenwerkzaamheden;

• d. het verband tussen die werkzaamheden en zijn functievervulling;

• e. de naam van de natuurlijke of rechtspersoon ten behoeve van wie de nevenwerkzaamheden worden of zullen worden verricht.

Het hoofd van dienst toetst of door het verrichten van de nevenwerkzaamheden de goede vervulling van zijn functie door de medewerker of de goede functionering van de openbare dienst, voor zover deze in verband staan met die functievervulling, niet in redelijkheid zou zijn verzekerd.

• 1 Indien de toetsing tot een positieve uitkomst leidt, verleent het hoofd van dienst schriftelijk toestemming voor het verrichten van de gemelde nevenwerkzaamheden.

• 2 Indien en voor zover de toetsing tot een negatieve uitkomst leidt, onderzoekt het hoofd van dienst de mogelijkheid tot het maken van zodanige schriftelijke afspraken met de medewerker, dat de geconstateerde negatieve effecten die zijn verbonden aan het verrichten van die nevenwerkzaamheden worden teniet gedaan. Indien dergelijke afspraken niet mogelijk zijn, verleent het hoofd van dienst geen toestemming voor het verrichten van de gemelde nevenwerkzaamheden. Het besluit wordt schriftelijk aan de medewerker bekendgemaakt, onder vermelding van de motivering.

De medewerker, aan wie toestemming voor het verrichten van de gemelde nevenwerkzaamheden is verleend, meldt elke wijziging van omstandigheden die van invloed kan zijn op de verleende toestemming, terstond aan zijn hoofd van dienst. Het bepaalde in de artikelen 3 tot en met 6 is van overeenkomstige toepassing.

• 1 De hoofden van dienst doen jaarlijks vóór 1 februari aan het registratiepunt integriteit opgave van de in het voorgaande kalenderjaar gemelde nevenwerkzaamheden van de onder hen ressorterende medewerkers en de ter zake genomen besluiten, met gebruikmaking van het formulier dat is opgenomen in de bij deze regeling behorende bijlage 1.

• 2 Tot het tijdstip waarop voor het register van gemelde nevenwerkzaamheden, bedoeld in artikel 21, onder c, een reglement is vastgesteld in de zin van artikel 19 van de Wet persoonsregistraties, vindt de in het eerste lid bedoelde opgave geanonimiseerd plaats.

• 1 De secretaris-generaal van het ministerie van Economische Zaken wijst ten minste één compliance officer aan voor de bij de dienstonderdelen van het ministerie werkzame medewerkers. Voorts wijst de secretaris-generaal ten minste één compliance officer aan voor de leden van de Raad van bestuur van de Nederlandse Mededingingsautoriteit en de onder haar gezag werkzame medewerkers.

• 2 De compliance officers zijn ieder voor het eigen taakgebied belast met:

  • a. het ontvangen en registreren van meldingen als bedoeld in artikel 61a, eerste lid, van het Algemeen Rijksambtenarenreglement;

  • b. het gevraagd en ongevraagd adviseren over en bijstand verlenen bij de uitvoering en handhaving van deze paragraaf door een hoofd van dienst.

• 3 De compliance officers leggen verantwoording af aan de secretaris-generaal en brengen daartoe ten minste eenmaal per jaar aan hem een rapport uit, waaruit blijkt:

  • a. het aantal aanwijzingen van meldingsplichtigen en vaststellingen van restricted lists,

  • b. het aantal ontvangen meldingen,

  • c. het aantal in verband met meldingen gemaakte afspraken,

  • d. welke problemen zijn gerezen bij de uitvoering van deze paragraaf.

• 4 De compliance officers dragen er zorg voor dat de persoonlijke levenssfeer van de meldingsplichtigen zoveel mogelijk wordt gewaarborgd.

• 5 De compliance officers ontvangen ieder voor het eigen taakgebied een afschrift van alle beschikkingen, correspondentie en afspraken met meldingsplichtigen en eventuele onderzoeken en zij archiveren deze in het register waarin zij ook de meldingen registreren.

• 1 Het hoofd van dienst wijst de medewerkers die binnen zijn dienstonderdeel werkzaamheden verrichten waaraan in het bijzonder het risico van financiële belangenverstrengeling of het risico van oneigenlijk gebruik van koersgevoelige informatie is verbonden schriftelijk aan als meldingsplichtige.

• 2 Het hoofd van dienst kan voor een of meer meldingsplichtigen een restricted list vaststellen.

• 1 Van rechtswege zijn de volgende functionarissen voor de duur van hun functievervulling aangewezen als meldingsplichtige:

  • a. de secretaris-generaal, en de plaatsvervangend secretaris-generaal,

  • b. de directeuren-generaal en de directeuren bedoeld in de paragrafen II, III, IV en V, van de bijlage bij het Besluit mandaat, volmacht en machtiging EZ 2010,

  • c. de algemeen directeur en de directeuren van het Agentschap NL,

  • d. de leden van de Raad van bestuur van de Nederlandse Mededingingsautoriteit en de onder haar gezag werkzame medewerkers,

  • e. het hoofd Bureau Bestuursraad,

  • f. de compliance officers.

• 2 Voor de in het eerste lid bedoelde functionarissen geldt een restricted list die bestaat uit alle effecten.

• 1 Een meldingsplichtige meldt het bezit van zijn financiële belangen, indien deze de belangen van de dienst, zover deze in verband staan met zijn functievervulling, kunnen raken.

• 2 In voorkomende gevallen meldt een meldingsplichtige voorts namens welke gelieerde derden hij financiële belangen beheert.

• 1 Het is de meldingsplichtige voor wie een restricted list is vastgesteld verboden de op die restricted list vermelde financiële belangen te bezitten of te verwerven.

• 2 De meldingsplichtige verricht geen effectentransactie indien daardoor de schijn kan worden gewekt dat hij beschikte of kon beschikken over koersgevoelige informatie.

• 3 De meldingsplichtige bevordert dat de met hem gelieerde derden geen financiële belangen bezitten of verwerven, die hij zelf ingevolge deze regeling niet zou mogen bezitten of verwerven.

• 1 De meldingsplichtige verricht meldingen door deze schriftelijk te richten tot zijn hoofd van dienst en toe te zenden aan de betrokken compliance officer.

• 2 De meldingsplichtige maakt voor meldingen gebruik van het in bijlage 3 bij deze regeling opgenomen formulier.

• 3 In afwijking van het eerste lid doen de compliance officers en de leden van de Raad van bestuur van de Nederlandse Mededingingsautoriteit hun meldingen aan de secretaris-generaal en doet de secretaris-generaal zijn meldingen aan de minister.

• 4 Iedere melding geschiedt binnen zes weken nadat het feit dat of de gebeurtenis die gemeld moet worden aan de meldingsplichtige bekend is geworden.

• 1 Het hoofd van dienst kan geheel of gedeeltelijk ontheffing verlenen van artikel 8c of artikel 8e, eerste lid, indien de goede vervulling van de functie van de betrokken medewerker en het goed functioneren van de betrokken dienst in redelijkheid verzekerd blijft.

• 2 Het hoofd van dienst verleent een ontheffing van artikel 8e, eerste lid, voor zover de betrokken medewerker aantoont dat de betrokken financiële belangen krachtens een schriftelijke vrijehandbeheerovereenkomst worden beheerd door een derde en hij geen functies bekleedt binnen de organisatie van die derde.

• 3 Aan een ontheffing kunnen voorschriften worden verbonden.

• 4 Het hoofd van dienst kan een ontheffing intrekken of wijzigen indien:

  • a. de feiten of omstandigheden op grond waarvan de ontheffing werd verleend zijn gewijzigd;

  • b. de medewerker de bij of krachtens artikel 61a van het Rijksambtenarenreglement gestelde regels dan wel een aan de ontheffing verbonden voorschrift niet nakomt.

• 1 Het is de medewerker toegestaan een standaard relatiegeschenk aan te nemen.

• 2 Het is de medewerker niet toegestaan een ander geschenk aan te nemen:

  • a. met een waarde van meer dan € 50;

  • b. met een waarde van € 50 of minder, tenzij het hoofd van zijn organisatie-onderdeel hem daarvoor toestemming heeft verleend.

• 3 Het is de medewerker in geen geval toegestaan geschenken te laten bezorgen op zijn huis- of postadres.

• 1 Indien een medewerker een geschenk wordt aangeboden met een waarde van meer dan € 50 of een ander geschenk dan een standaard relatiegeschenk, met een lagere waarde, doet hij hiervan terstond mededeling aan het hoofd van het organisatie-onderdeel waartoe hij behoort, onder vermelding van de vorm waarin het geschenk is aangeboden, de waarde van het geschenk, voor zover mogelijk, en de naam van de betrokken derde.

• 2 Het hoofd van het organisatie-onderdeel registreert de in het eerste lid bedoelde vermelde gegevens, met gebruikmaking van het registratieformulier dat is opgenomen in de bij deze regeling behorende bijlage 2.

• 1 Het hoofd van het organisatie-onderdeel beslist over het al dan niet mogen aannemen van een ander geschenk dan een standaard relatiegeschenk, met een waarde van € 50 of minder.

• 2 Als het hoofd van het organisatie-onderdeel niet binnen twee werkdagen na de mededeling, bedoeld in artikel 10, eerste lid, schriftelijk aan de medewerker heeft laten weten geen toestemming te verlenen tot het aannemen van het geschenk, wordt de toestemming geacht te zijn verleend.

Indien een geschenk niet wordt aangenomen maakt het hoofd van het organisatie-onderdeel dat bekend aan de aanbieder van het geschenk, onder verwijzing naar het integriteitsbeleid van het ministerie.

Indien de medewerker het geschenk dat niet mag worden aangenomen toch heeft aangenomen, draagt het hoofd van het organisatie-onderdeel, voor zover mogelijk, zorg voor teruggave daarvan, respectievelijk, als het een dienst betreft, voor vergoeding van de kosten van die dienst. Een geschenk dat niet kan worden teruggegeven wordt door het betrokken hoofd voor algemeen gebruik beschikbaar gesteld aan de medewerkers van zijn organisatie-onderdeel.

• 1 De hoofden van de organisatie-onderdelen verstrekken afschriften van de registratieformulieren aan hun hoofd van dienst.

• 2 De hoofden van dienst doen jaarlijks vóór 1 februari aan het registratiepunt integriteit opgave van de in het voorgaande kalenderjaar binnen hun dienst gemelde geschenken die zijn aangeboden aan de onder hen ressorterende medewerkers, door middel van het verstrekken van de in het eerste lid bedoelde afschriften.

• 1 Er is een adviseur integriteit voor het ministerie.

• 2 De adviseur integriteit ressorteert onder de secretaris-generaal.

• 1 De secretaris-generaal wijst een of meer medewerkers aan als adviseur integriteit.

• 2 De aanwijzing geldt voor een periode van ten hoogste twee jaren.

• 3 Ter gelegenheid van de instelling van de adviseur integriteit worden als medewerker, bedoeld in het eerste lid, aangewezen:

  • a. voor zover het effectentransacties betreft: mr. J. Nicaise en drs. J.K. Jonker;

  • b. voor alle overige aangelegenheden: mw. mr. B.C.M. van Buchem en dr. J.C. Portheine.

• 1 De adviseur integriteit heeft tot tot taak:

  • a. het desgevraagd adviseren van een medewerker wiens integriteit in het geding is of dreigt te geraken, over de wijze waarop hij hiermee kan omgaan;

  • b. het desgevraagd adviseren van een medewerker over de wijze waarop hij kan omgaan met kennis over mogelijke integriteitsinbreuken in de organisatie.

• 2 De adviseur integriteit stelt bij het uitoefenen van zijn taak de betrokken medewerker vooraf op de hoogte van het feit dat de vertrouwensfunctie een grens vindt in artikel 162 van het Wetboek van Strafvordering.

De als adviseur integriteit aangewezen medewerkers overleggen onderling periodiek over de uitvoering van hun taak.

De als adviseur integriteit aangewezen medewerkers brengen jaarlijks voor 1 maart aan de secretaris-generaal gezamenlijk een vertrouwelijk en geanonimiseerd verslag uit over het aantal malen dat zij zijn geraadpleegd en de onderwerpen waarover zij hebben geadviseerd in het voorgaande kalenderjaar, met daarbij aangegeven van welke vormen van inbreuk op de integriteit zij eventueel hebben kennisgenomen.

• 1 Er is een registratiepunt integriteit.

• 2 Het registratiepunt integriteit ressorteert onder de directeur Personeel en Organisatie.

Het registratiepunt integriteit heeft tot taak:

• a. het verwerken en bewerken van de opgaven van de hoofden van dienst van de in het voorgaande kalenderjaar gemelde nevenwerkzaamheden en aangeboden geschenken van de onder hen ressorterende medewerkers;

• b. het verwerken en bewerken van de opgaven van de hoofden van dienst van de in het voorgaande kalenderjaar geconstateerde inbreuken op de integriteit door de onder hen ressorterende medewerkers en de in dat kader getroffen maatregelen;

• c. het inrichten en houden van een register van gemelde nevenwerkzaamheden.

• 1 Het registratiepunt integriteit brengt jaarlijks voor 15 maart aan de secretaris-generaal een vertrouwelijk en geanonimiseerd verslag uit over de gemelde nevenwerkzaamheden en geschenken en inbreuken op de integriteit en de in dat kader getroffen maatregelen.

• 2 In het verslag zijn per dienstonderdeel opgenomen:

  • a. het aantal gemelde nevenwerkzaamheden en meldingen van wijziging;

  • b. het aantal malen dat voor nevenwerkzaamheden geen toestemming is verleend;

  • c. het aantal malen dat voor nevenwerkzaamheden toestemming is verleend na het maken van nadere afspraken;

  • d. het aantal gemelde geschenken met een waarde van meer dan € 50;

  • e. het aantal gemelde geschenken met een waarde van € 50 of minder, niet zijnde standaard relatiegeschenken;

  • f. indien meer dan 10% van de geschenken is aangeboden door dezelfde derde: de naam van deze derde;

  • g. het aantal malen dat inbreuk is gemaakt op de integriteit;

  • h. de wijze waarop het betrokken hoofd van dienst de inbreuken heeft behandeld;

  • i. conclusies en aanbevelingen.

Voor de toepassing van de artikelen 3 tot en met 14 fungeert voor de hoofden van dienst de secretaris-generaal als hoofd van dienst respectievelijk hoofd van het organisatie-onderdeel en voor de secretaris-generaal de minister.

In het jaar 2000 wordt de werking van deze regeling geëvalueerd.

Het Besluit instelling vertrouwenspersoon integriteit EZ wordt ingetrokken.

Deze regeling treedt in werking met ingang van de tweede dag na de dagtekening van de Staatscourant waarin zij wordt geplaatst.

Deze regeling wordt aangehaald als: Regeling uitvoering integriteitsbeleid EZ.