Verordening overdracht protocol

In deze verordening wordt verstaan onder

• a. protocolhouder de notaris dan wel na defungeren de gedefungeerde notaris, of diens rechtverkrijgenden of rechtsvertegenwoordiger(s), dan wel de waarnemer benoemd in de gevallen van artikel 28 onderdelen c, d en e Wet op het notarisambt waarbij een overdracht heeft plaatsgevonden;

• b. protocolontvanger: de notaris die op grond van artikel 15 lid 1 Wet op het notarisambt is aangewezen het protocol en de overige notariële bescheiden over te nemen indien een notaris overlijdt, defungeert of zich vestigt buiten net arrondissement waarin zijn plaats van vestiging is gelegen, de notaris voor wie is waargenomen na beëindiging van de waarneming als bedoeld in artikel 28 onderdeel c indien daarbij een overdracht heeft plaatsgevonden, dan wel de waarnemer benoemd in de gevallen van artikel 28 onderdelen c. d en e Wet op het notarisambt aan wie een overdracht moet plaatsvinden;

• c. overdracht: de overdracht en de overname van het protocol en van de overige notariële bescheiden in de zin van artikel 15 lid 1 en artikel 29 lid 10 Wet op het notarisambt.

De overdracht dient op ordelijke en zorgvuldige wijze te geschieden.

De overdracht dient plaats te vinden zo spoedig mogelijk nadat de verplichting daartoe is ontstaan.

Bij de overdracht onderzoekt de protocolontvanger of alle minuten en overige delen van het protocol aanwezig zijn. De protocolhouder dan wel degene die het protocol onder zich heeft wordt ten minste drie dagen tevoren opgeroepen om bij dat onderzoek tegenwoordig te zijn. Bij het onderzoek moeten de leden van de kamer voor het notariaat desverlangd worden toegelaten. Van het onderzoek wordt door de protocolontvanger een verklaring opgemaakt die door alle aanwezigen wordt ondertekend. Er worden zoveel exemplaren van deze verklaring opgemaakt als noodzakelijk zijn ter overhandiging aan de aanwezigen en aan de kamer voor het notariaat.

Bij de overdracht dient de protocolhouder voorzover mogelijk aan de protocolontvanger alle gegevens te verschaffen die nodig zijn ter verdere behandeling van de lopende zaken. Door protocolhouder en protocolontvanger wordt in dat kader met de meeste spoed een overzicht gemaakt van die lopende zaken. Zo spoedig mogelijk nadat de verplichting lot overdracht is ontstaan brengt de protocolontvanger de cliënten uit de lopende dossiers op de hoogte van zijn overname van het protocol en de lopende dossiers.

• 1 Ook de kantoor- en dossieradministratie – tevens bevattende een lijst van crediteuren – moeten tegelijk met de overdracht dan wel zo spoedig mogelijk daarna worden overgedragen. Voor zover deze niet per de dag waarop de protocolontvanger bevoegd wordt akten te passeren zijn bijgewerkt, moet dit binnen een maand zijn geschied.

• 2 De protocolhouder dient aan de protocolontvanger een verklaring te overleggen dat alle gelden van derden en derdengelden onder beheer van de opvolger zijn gebracht.

De protocolhouder dient ter gelegenheid van zijn defungeren de door hem verrichte werkzaamheden en gemaakte verschonen in rekening te brengen.

Met het oog op de overdracht als in de artikelen 2 tot en met 7 aangegeven is de protocolhouder verplicht zo veel mogelijk de voorbereidende werkzaamheden te verrichten voorafgaand aan de overdracht Is dit niet c.q. niet voldoende geschied en heeft de protocolhouder een maand na de dag van bevoegdheid nog steeds niet aan zijn verplichtingen terzake voldaan, dan u de protocolontvanger bevoegd deze werkzaamheden voor rekening van de protocolhouder te (doen) verrichten.

Met het oog op de voortzetting van de notariële praktijk is de protocolhouder verplicht gedurende maximaal 6 maanden nadat de protocolontvanger de praktijk heeft overgenomen het kantoorpand waarin de notariële praktijk door hem werd gevoerd en de inventaris van die praktijk – waaronder de apparatuur – ter beschikking te stellen van de protocolontvanger, zulks tegen een redelijke vergoeding. Indien het kantoorpand en/of de inventaris worden gehuurd of geleasd dient de protocolhouder zo veel mogelijk te bevorderen dat de protocolontvanger in de huur-/leaseverhouding kan treden. Indien uitsluitend het protocol wordt overgenomen, dient de protocolhouder het kantoorpand zolang ter beschikking te stellen van de protocolontvanger als redelijkerwijs nodig is voor het overbrengen van de tot het protocol behorende zaken naar het kantoor van de protocolontvanger.

De protocolontvanger is verplicht de protocolhouder inzage te verlenen in door laatstgenoemde opgemaakte akten en de daarbij behorende dossiers en andere relevante stukken, indien dit noodzakelijk is in verband met procedures of verzoeken om informatie die tot procedures zouden kunnen leiden dan wel met het oog op de afwikkeling van diens onderneming.

De artikelen 2 tot en met 10 zijn van toepassing indien een notaris is aangewezen om een protocol over te nemen als bedoeld in artikel 15 lid 1 Wet op het notarisambt, indien een waarnemer is benoemd in de in artikel 28 onderdelen c, d en e Wet op het notarisambt bedoelde gevallen alsmede indien de schorsing van een notaris wordt opgeheven.

Een waarnemer benoemd in een in artikel 28 onderdeel c Wet op het notarisambt bedoeld geval, alsmede een waarnemer benoemd ter vervanging van een waarnemer in de in artikel 28 onderdelen c, d en e Wet op het notarisambt bedoelde gevallen kunnen van een of meer van de verplichtingen als vermeld in de artikelen 2 tot en met 4 worden ontheven in het besluit tot benoeming van de voorzitter van de kamer van toezicht.

• 1 Een waarnemer benoemd in een van de gevallen als in artikel 28 onderdelen a en b Wet op het notarisambt aangegeven, is vrijgesteld vin de in deze verordening aan andere waarnemers opgelegde verplichtingen. De protocolhouder dient er in deze gevallen voor te zorgen dat de waarnemer in staat wordt gesteld de waarneming naar behoren te vervullen.

Het bestuur van de KNB is bevoegd om met betrekking tot de in deze verordening behandelde onderwerpen nadere regels te geven. Over het ontwerp daarvan wordt de ledenraad geraadpleegd.

De regels worden zo spoedig mogelijk na vaststelling ter kennis van net ministerie van Justitie gebracht.

Deze verordening wordt aangehaald als Verordening overdracht protocol.

Deze verordening treedt in werking met ingang van 1 oktober 2000 of zoveel later als de termijn van tien dagen na publicatie in de Staatscourant als bedoeld in artikel 91 lid 2 Wet op het notarisambt is verstreken.