Regeling Historisch Centrum Overijssel

In deze gemeenschappelijke regeling wordt verstaan onder:

a. de minister:

de Minister van Onder-wijs, Cultuur en Wetenschappen;

b. de gemeente:

de gemeente Zwolle;

c. archiefbescheiden:

archiefbescheiden als bedoeld in artikel 1, onderdeel c, van de Archiefwet 1995.

• 1 Er is een openbaar lichaam, genaamd Historisch Centrum Overijssel dat gevestigd is in Zwolle.

• 2 Het Historisch Centrum Overijssel is ingesteld met het doel de belangen van de minister en de gemeente bij alle aangelegenheden betreffende de archiefbescheiden die berusten in de rijksarchiefbewaarplaats in de provincie Overijssel en de gemeentelijke archiefbewaarplaats van Zwolle in gezamenlijkheid te behartigen.

• 3 Aan het Historisch Centrum Overijssel zijn daartoe de navolgende werkzaamheden, taken en bevoegdheden van de minister en de gemeente overgedragen:

  • a. de beheerstaken, te onderscheiden in het behouden, bewerken en benutten van de archiefbescheiden die berusten in de in het tweede lid genoemde archiefbewaarplaatsen;

  • b. de taken en bevoegdheden, bedoeld in de artikelen 15, derde lid, 16, tweede lid, 17, 18, 20, 26, tweede lid, 31 en 32 van de Archiefwet 1995;

  • c. het adviseren en het doen van voorstellen aan de minister en de gemeente over de taken en bevoegdheden, die door de minister of de gemeente worden uitgevoerd ingevolge de artikelen 5, 6, 7, 8, 12, 13, 15, eerste en tweede lid, 30 en 32, tweede lid, van de Archiefwet 1995;

  • d. het verrichten van door de minister of de gemeente opgedragen andere taken die verband houden met de behartiging van de belangen, bedoeld in het tweede lid.

• 4 Het Historisch Centrum Overijssel voert bij de behartiging van de belangen, bedoeld in het tweede lid, het archiefbeleid van de minister en de gemeente mede uit.

• 5 Het Historisch Centrum Overijssel stelt zich tevens ten doel het in de archieven ondergebrachte cultureel erfgoed op actieve wijze toegankelijk te maken voor en onder de aandacht te brengen van een breed publiek.

• 6 De minister en de gemeente kunnen gezamenlijk algemene aanwijzingen geven omtrent de wijze waarop het Historisch Centrum Overijssel de belangen, bedoeld in het tweede lid, behartigt.

Het Archief brengt de kosten, bedoeld in de artikelen 14 en 18, zesde lid, van de Archiefwet 1995 in rekening volgens de regels die de minister ingevolge artikel 19 van de Archief-wet 1995 daaromtrent vaststelt.

• 1 Het algemeen bestuur bestaat uit acht leden.

• 2 De minister wijst vier leden aan.

• 3 De raad van de gemeente wijst uit zijn midden vier leden aan, waaronder het lid van het college van burgemeester en wethouders, dat belast is met de portefeuille archiefzaken.

• 4 Het lidmaatschap van de leden, bedoeld in het tweede en derde lid, eindigt op het tijdstip waarop de zittingsperiode van de gemeenteraad afloopt.

• 5 Een persoon waarvan het lidmaatschap ingevolge het vierde lid is geëindigd, kan opnieuw worden aangewezen.

• 6 De minister beslist zo spoedig mogelijk over een aanwijzing als bedoeld in het tweede lid.

• 7 De raad van de gemeente beslist uiterlijk in de tweede vergadering van elke zittingsperiode van de raad over de aanwijzing, bedoeld in het derde lid.

• 8 Indien tussentijds een zetel van een lid van het algemeen bestuur vacant komt, wijst de raad of de minister zo spoedig mogelijk een nieuw lid aan.

• 9 Een lid van het algemeen bestuur dat zijn lidmaatschap ter beschikking heeft gesteld, blijft in functie totdat een nieuw lid is aangewezen.

• 10 Bij het bestaan van één of meer vacatures blijven de resterende bestuursleden bevoegd besluiten te nemen.

• 1 Het voorzitterschap van het algemeen bestuur wordt bij toerbeurt voor een periode van twee jaar vervuld door het lid van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente, dat de portefeuille archiefzaken in zijn beheer heeft, respectievelijk door een daartoe door de minister aangewezen lid.

• 2 Het algemeen bestuur regelt de vervanging van de voorzitter.

• 3 Voor de eerste twee jaar na de datum van de inwerkingtreding van deze regeling fungeert als voorzitter het lid van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente, dat de portefeuille archiefzaken in zijn beheer heeft.

• 1 Aan het algemeen bestuur behoren ter uitvoering van de aan het Historisch Centrum Overijssel toegekende taak alle bevoegdheden die niet aan een ander orgaan zijn opgedragen.

• 2 Aan het algemeen bestuur worden de volgende taken en bevoegdheden toegekend:

  • a. de bevoegdheid van de raad van de gemeente om ingevolge artikel 31 van de Archiefwet 1995 de gemeentelijke archiefbewaarplaats aan te wijzen;

  • b. de bevoegdheid van de minister om de rijksarchivaris in de provincie Overijssel, bedoeld in artikel 26, tweede lid, van de Archiefwet 1995, te benoemen, te schorsen, en te ontslaan;

  • c. de bevoegdheid van de raad van de gemeente om ingevolge artikel 32, derde lid, van de Archiefwet 1995 de gemeentearchivaris te benoemen, te schorsen en te ontslaan.

• 3 Het algemeen bestuur benoemt de directeur, bedoeld in artikel 29, tot rijksarchivaris in de provincie Overijssel en tot gemeentearchivaris van de gemeente.

Het algemeen bestuur verstrekt zo spoedig mogelijk schriftelijk aan de raad van de gemeente en aan de minister de door hen gevraagde inlichtingen.

• 1 Een lid van het algemeen bestuur verstrekt aan de raad van de gemeente, die hem heeft aangewezen zo spoedig mogelijk doch in ieder geval binnen 45 dagen de door een of meer leden van die raad in een vergadering van de raad of schriftelijk aan dat lid gevraagde inlichtingen.

• 2 Een lid van het algemeen bestuur verstrekt aan de minister die hem heeft aangewezen zo spoedig mogelijk doch in ieder geval binnen 45 dagen de door de minister gevraagde inlichtingen.

• 3 De raad en de minister kunnen een lid van het algemeen bestuur dat zij hebben aangewezen, nadat de inlichtingen in een vergadering of schriftelijk zijn verstrekt of dienden te zijn ver-strekt, ter verantwoording roepen voor het door hem in het algemeen bestuur gevoerde beleid.

De raad van de gemeente en de minister kunnen een door hen aangewezen lid van het algemeen bestuur, dat hun vertrouwen niet meer bezit ontslag verlenen.

• 1 Het dagelijks bestuur bestaat uit de voorzitter van het algemeen bestuur, en drie andere leden die uit en door het algemeen bestuur worden aangewezen, zodanig dat de gemeente en de minister ieder met twee leden, inclusief de voorzitter in het dagelijks bestuur zijn vertegenwoordigd.

• 2 Het lidmaatschap van het dagelijks bestuur eindigt zodra men ophoudt lid te zijn van het algemeen bestuur.

Het dagelijks bestuur vergadert zo dikwijls als één of meer leden van het dagelijks bestuur dit nodig oordelen.

Het dagelijks bestuur stelt regels voor zijn vergaderingen vast.

Het dagelijks bestuur is in ieder geval belast met:

• a. de zorg voor de uitvoering van de aan het openbaar lichaam overgedragen bevoegdheden en taken, zoals genoemd in artikel 2, voorzover die niet zijn opgedragen aan het algemeen bestuur;

• b. het voorbereiden, voorzover dit niet aan anderen is opgedragen van al hetgeen in het algemeen bestuur ter overweging moet worden gebracht;

• c. het uitvoeren van de besluiten van het algemeen bestuur, voorzover dit niet aan anderen is opgedragen;

• d. het beheer van de activa en passiva van het Historisch Centrum Overijssel;

• e. de zorg, voorzover deze van het dagelijks bestuur afhangt voor de controle op het geldelijk beheer en de boekhouding van Historisch Centrum Overijssel;

• f. het nemen van alle conservatoire maatregelen zowel in als buiten rechte en het doen van alles wat nodig is ter voorkoming van verjaring van recht of bezit.

• 1 Het dagelijks bestuur of een of meer leden daarvan verstrekt aan het algemeen bestuur zo spoedig mogelijk doch in ieder geval binnen 45 dagen in een vergadering van dat bestuur of schriftelijk de door een of meer leden van het algemeen bestuur gevraagde inlichtingen.

• 2 Het algemeen bestuur kan het dagelijks bestuur of een of meer leden daarvan, nadat de inlichtingen zijn verstrekt of dienden te zijn verstrekt, in een vergadering of schriftelijk ter verantwoording roepen.

• 1 De voorzitter is belast met de leiding van de vergaderingen van het algemeen bestuur en van het dagelijks bestuur.

• 2 De voorzitter is belast met de uitvoering van de besluiten van het dagelijks bestuur.

• 3 De voorzitter tekent de stukken die van het algemeen bestuur of het dagelijks bestuur uitgaan, tenzij hij aan de directeur het tekenen van bepaalde stukken heeft opgedragen.

• 4 De voorzitter vertegenwoordigt het Historisch Centrum Overijssel in en buiten rechte. De vertegenwoordiging kan hij opdragen aan een door hem aan te wijzen gevolmachtigde.

• 1 Het algemeen bestuur kan besluiten dat de leden van het bestuur, voorzover zij niet de functie vervullen van burgemeester of wethouder van de gemeente, of als ambtenaar in rijks- of gemeentedienst werkzaam zijn, een vergoeding ontvangen voor hun werkzaamheden ten behoeve van Historisch Centrum Overijssel.

• 2 De leden van het bestuur, bedoeld in het eerste lid, ontvangen een tegemoetkoming in de kosten, waartoe worden gerekend reis- en verblijfkosten ten behoeve van het bijwonen van de vergaderingen van het algemeen bestuur.

• 3 De in de voorgaande leden bedoelde vergoeding en tegemoetkoming worden door het algemeen bestuur vastgesteld.

• 1 De voor de uitvoering van deze regeling ter beschikking te stellen middelen worden verschaft door de minister en de gemeente, door het verstrekken van jaarlijkse bijdragen.

• 2 De jaarlijkse bijdrage van de minister en de gemeente is gebaseerd op de bij deze regeling behorende en door beide partijen ondertekende investerings- en exploitatiebegroting en bedraagt voor de minister f 3.495.775,- inclusief BTW en voor de gemeente f 2.363.325,- inclusief BTW.

• 3 De in het tweede lid bedoelde bedragen zijn gebaseerd op het loon- en prijspeil per 1 januari 1999 en zullen jaarlijks, voor het eerst per 1 januari 2000, worden aangepast aan de prijsontwikkelingen op basis van het prijsmutatiepercentage voor de netto materiële overheidsconsumptie, zoals jaarlijks opgenomen in het Centraal Economisch Plan en zoals door de gemeente gehanteerd bij de opstelling van haar jaarlijkse begroting.

• 4 Indien de investeringen en de daaruit voortvloeiende lasten in werkelijkheid minder bedragen dan in de in het tweede lid bedoelde investerings- en exploitatiebegroting is voorzien, wordt de door de minister en de gemeente verschuldigde jaarlijkse bijdrage naar rato verminderd.

• 5 Indien het toetreden tot deze regeling van andere bestuursorganen of het sluiten van samenwerkingsovereenkomsten met derden, er toe leidt dat een deel van de lasten voortvloeiende uit de investeringen als bedoeld in de in het tweede lid aangegeven investerings- en exploitatiebegroting, door deze bestuursorganen en/of derden worden gedragen, worden de financiële voordelen die daardoor ontstaan op de door de minister en de gemeente verschuldigde jaarlijkse bijdrage naar rato in mindering gebracht.

• 6 De minister en de gemeente kunnen gezamenlijk de te verstrekken bijdragen wijzigen in relatie tot de aan Historisch Centrum Overijssel te ver-strekken opdracht.

• 7 Indien de minister of de gemeente een bijzondere opdracht verstrekt, waarvan de kosten niet zijn op te vangen in de begroting wordt daarvoor door de minister of de gemeente in aanvulling op de jaarlijkse bijdrage een speciale tevoren overeengekomen vergoeding betaald.

• 1 Het algemeen bestuur stelt regels vast met betrekking tot de organisatie van de financiële administratie en van het kasbeheer en de boekhouding van het Historisch Centrum Overijssel. Deze regels behoeven de instemming van de minister en de gemeente.

• 2 Bij deze regeling wordt bepaald welke ambtenaren van het Historisch Centrum Overijssel met het doen van ontvangsten en betalingen worden belast.

• 3 Het algemeen bestuur stelt regels vast met betrekking tot de controle op de financiële administratie en het kasbeheer. Deze regels behoeven de instemming van de minister en de gemeente.

• 1 Het dagelijks bestuur stelt eenmaal per vier jaar een vierjarig beleidsplan, activiteitenplan en een meerjarenbegroting op.

• 2 Een periode van vier jaren als bedoeld in het eerste lid valt samen met de periode van een cultuurnota als bedoeld in artikel 3 van de Wet op het specifiek cultuurbeleid.

• 3 De minister en de gemeente geven gezamenlijk voor de komende vier jaren aan het Historisch Centrum Overijssel een opdracht met betrekking tot de bereiken resultaten. De minister baseert zich hierbij op de uit te brengen cultuurnota.

• 4 Het dagelijks bestuur zendt de ontwerpmeerjarenbegroting, het ontwerpactiviteitenplan en ontwerpbeleidsplan aan het algemeen bestuur. Het algemeen bestuur stelt ze vast en zendt ze aan de minister en de gemeente.

• 5 De meerjarenbegroting, het meerjarig activiteiten- en beleidsplan behoeven de goedkeuring van de minister en de gemeente.

• 1 Het dagelijks bestuur stelt jaarlijks vóór 1 mei een ontwerpbegroting en een ontwerpactiviteitenplan op voor het volgende kalenderjaar, een en ander met inachtneming van het beleid, bedoeld in artikel 2, vierde lid, en de aanwijzingen, bedoeld in artikel 2, zesde lid. Deze begroting is in overeenstemming met de meerjarenbegroting en het beleidsplan.

• 2 In het activiteitenplan worden de aard en de omvang van de voorgenomen activiteiten beschreven. Daarbij wordt aangegeven welke belangen en resultaten het Historisch Centrum Overijssel met de activiteiten nastreeft, op welke wijze de activiteiten zullen worden uitgevoerd en voor welke doelgroepen zij zijn bestemd.

• 3 De begroting geeft inzicht in de baten en lasten van de activiteiten van dat jaar. De begroting is voorzien van een postgewijze toelichting.

• 4 Het dagelijks bestuur zendt het ontwerpactiviteitenplan en de ontwerpbegroting onverwijld vóór 15 mei toe aan het algemeen bestuur, de raad van de gemeente en de minister.

• 5 Het ontwerpactiviteitenplan en de ontwerpbegroting met toelichting worden door de zorg van de gemeente en de minister voor een ieder ter inzage gelegd en, tegen betaling van kosten, algemeen verkrijgbaar gesteld.

• 6 De raad van de gemeente en de minister kunnen het dagelijks bestuur voor 15 juli van hun gevoelen omtrent de ontwerpbegroting doen blijken.

• 7 Het algemeen bestuur stelt het activiteitenplan en de begroting vast uiterlijk 1 oktober van het jaar, voorafgaande aan dat waarvoor de begroting moet dienen.

• 8 Terstond na de vaststelling wordt daarvan mededeling gedaan aan de raad van de gemeente en de minister.

• 1 Met betrekking tot wijzigingen van de begroting is artikel 20 voor zoveel mogelijk van overeenkomstige toepassing.

• 2 Voor wijzigingen van de begroting, die niet leiden tot wijzigingen van de ingevolge artikel 20, tweede lid te bereiken resultaten en de inhoud van het activiteitenplan is artikel 20, eerste en vierde tot en met zevende lid, niet van toepassing.

De raad van de gemeente en de minister voldoen de verschuldigde bijdrage bij wijze van voorschot in twaalf gelijke termijnen, telkens op de eerste dag van de maand van het betreffende begrotingsjaar.

• 1 Van de inkomsten en uitgaven wordt door het dagelijks bestuur jaarlijks verantwoording gedaan aan het algemeen bestuur door middel van de jaarrekening onder overlegging van een jaarverslag en van de daarbij, op grond van de regels bedoeld in artikel 18, eerste lid, behorende bescheiden, een en ander vergezeld van een verklaring omtrent de getrouwheid en de rechtmatigheid, afgegeven door een accountant als bedoeld in artikel 393 van Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek.

• 2 Het algemeen bestuur stelt de jaarrekening en het jaarverslag vast uiterlijk 1 april, volgend op het jaar waarop deze betrekking heeft en brengt die uit aan de raden van de gemeenten en minister.

• 3 Het dagelijks bestuur stelt de in het eerste lid bedoeld stukken algemeen verkrijgbaar.

De minister en de gemeente kunnen regels stellen over de inrichting van de begroting, het financieel verslag en aandachtspunten voor de accountantscontrole. Het jaarverslag geeft inzicht in de bereikte resultaten als bedoeld in artikel 20, tweede lid.

• 1 Een batig saldo kan worden bestemd voor vorming van of toevoeging aan de reserve. De hoogte van deze reserve wordt bepaald door het algemeen bestuur, gehoord de raad van de gemeente en de minister. Indien en voorzover een batig saldo niet wordt aangewend voor de reserve wordt het saldo naar rato van de jaarlijkse bijdrage uitgekeerd aan de gemeente en de minister.

• 2 De reserve in enig jaar bedraagt niet meer dan vijf procent van de begroting van dat jaar tenzij de minister en de gemeente gezamenlijk een ander percentage vaststellen.

• 3 Na ontvangst van de jaarrekening en het jaarverslag stellen de minister en de gemeenten de definitieve bijdragen vast. Zij delen dit mede aan het RHC.

• 1 Overeenkomstig door het algemeen bestuur vast te stellen regels, die aan gedeputeerde staten worden medegedeeld, draagt het dagelijks bestuur zorg voor de archiefbescheiden van het Historisch Centrum Overijssel.

• 2 De archiefbescheiden van het Historisch Centrum Overijssel die op grond van de Archiefwet 1995 moeten worden overgebracht, komen te berusten in de door het algemeen bestuur als zodanig aangewezen archiefbewaarplaats in Zwolle.

• 3 De directeur is belast met het beheer van de archiefbescheiden, bedoeld in het eerste lid.

• 4 De minister en de gemeente kunnen de staat waarin de onder hun verantwoordelijkheid bij het Historisch Centrum Overijssel berustende archieven zich bevinden onderzoeken.

De bestuursorganen van de gemeente, de minister en het Historisch Centrum Overijssel verstrekken elkaar desgevraagd inlichtingen en gegevens welke zij nodig achten voor de uitoefening van hun taak.

• 1 De bestuursorganen van de gemeente en de minister doen het dagelijks bestuur mededeling van de bij hen in voorbereiding zijnde maatregelen en plannen die voor de behartiging van de belangen, bedoeld in artikel 2, voor het Historisch Centrum Overijssel van belang zijn.

• 2 De bestuursorganen van de gemeente en de minister kunnen bij de in het eerste lid bedoelde mededeling het gevoelen vragen van het dagelijks bestuur. Ook ongevraagd kan het dagelijks bestuur zijn zienswijze daaromtrent aan de gemeente of minister kenbaar maken.

• 1 Het algemeen bestuur beslist omtrent benoeming, schorsing en ontslag van de directeur van het Historisch Centrum Overijssel.

• 2 Het dagelijks bestuur maakt voor de benoeming van de directeur een voordracht op.

• 1 De directeur is belast met de uitvoering van de taken van het Historisch Centrum Overijssel die voortvloeien uit de behartiging van de belangen, bedoeld in artikel 2, derde lid en legt daarover verantwoording af aan het algemeen, respectievelijk het dagelijks bestuur.

• 2 Het algemeen bestuur stelt voor de directeur een instructie vast.

• 3 Het dagelijks bestuur regelt de vervanging van de directeur.

• 1 De directeur staat het algemeen bestuur, het dagelijks bestuur en de voorzitter bij de uitoefening van hun taak terzijde. Hij is in de vergaderingen van het algemeen en dagelijks bestuur aanwezig en heeft daarin een adviserende stem.

• 2 Met inachtneming van artikel 15, derde lid, worden alle stukken, die van het algemeen of het dagelijks bestuur uitgaan door de directeur mede ondertekend.

Het overige personeel wordt in dienst genomen, geschorst of ontslagen door het dagelijks bestuur. Het dagelijks bestuur is bevoegd deze bevoegdheden aan de directeur te mandateren.

De rechtspositieregeling van de gemeente Zwolle, zoals deze thans luidt en in de toekomst na wijziging zal luiden, is op het personeel van overeenkomstige toepassing.

• 1 Gedeputeerde Staten ontvangen tegelijk met de leden van het algemeen en dagelijks bestuur de agenda van de vergaderingen van het algemeen en dagelijks bestuur.

• 2 Op uitnodiging van het algemeen of dagelijks bestuur kan de provinciale inspecteur de vergaderingen van het algemeen of dagelijks bestuur bijwonen. In die gevallen heeft hij een adviserende stem.

Toetreding tot de regeling kan geschieden bij een daartoe strekkend gezamenlijk besluit van de raad van de gemeente, de minister en de toe te treden bestuursorganen of rechtspersoon.

• 1 Uittreding uit de regeling kan geschieden door toezending van een daartoe strekkend besluit van de raad van de gemeente of de minister.

• 2 Het algemeen bestuur regelt de gevolgen van de uittreding. De uittreding gaat in op de eerste dag van het jaar volgende op die waarop door de zorg van het dagelijks bestuur de bekendmaking van de uittreding in de Nederlandse Staatscourant is geschied.

• 3 De kosten van uittreding komen voor rekening van de uittredende partij.

Deze regeling kan worden gewijzigd bij besluit van de raad van de gemeente en de minister gezamenlijk.

Deze regeling kan worden opgeheven bij besluit van de raad van de gemeente en de minister gezamenlijk. Het algemeen bestuur regelt de gevolgen van de opheffing en de liquidatie.

Deze regeling treedt in werking met ingang van de tweede dag na de dagtekening van de Staatscourant waarin zij wordt geplaatst.

Deze regeling kan worden aangehaald als: Regeling Historisch Centrum Overijssel.