Vaststelling selectielijst voor archiefbescheiden van provinciale organen 2000

Deze selectielijst in de zin van artikel 5 van de Archiefwet 1995 is opgezet, uitgaande van de bij alle provinciale administraties voorkomende onderdelen: commissaris, provinciale en gedeputeerde staten, griffie, water-staat, planologische dienst en archiefinspectie, dan wel een organisatiemodel dat deze taken op overeenkomstige wijze uitvoert. Voor onderdelen, die slechts in een of enkele provincies voorkomen of voorkwamen (bij voorbeeld een provinciaal museum, psychiatrisch ziekenhuis, stoombootdienst of landbouwdienst) is deze lijst eveneens toepasbaar.

Voorts vallen ook de organen van gemeenschappelijke regelingen, aan welke één of meer provincies deelnemen, onder de werking van de lijst. Hun besturen hebben de samenstellende werkgroep daartoe opdracht gegeven; zij voeren namelijk provinciale taken uit.

Het Havenschap Delfzijl/Eemshaven heeft zelf een selectielijst doen ontwerpen. Het Recreatieschap de Biesbosch volgt krachtens zijn gemeenschappelijke regeling de regelingen van een van de inliggende gemeenten.

Sinds de invoering van de Archiefwet 1995 per 1 januari 1996 geldt de commissaris niet meer als provinciaal orgaan, voorzover het zijn taken omschreven in artikel 182 van de Provinciewet betreft. Aangezien deze lijst aan de nieuwe wet moet voldoen is deze niet meer van toepassing op deze archiefbescheiden van de commissaris. Totdat er voor de taken van de commissaris ex artikel 182 van de Provinciewet een afzonderlijke lijst wordt vastgesteld blijft op grond van het overgangsartikel in het Archiefbesluit 1995 de oude Vernietigingslijst archiefbescheiden provinciale en interprovinciale organen 1989/1994 van kracht. Voor zijn andere taken blijft de commissaris wel als provinciaal orgaan gelden en vallen de archiefbescheiden ook onder deze selectielijst.

Aangezien de provinciale organen hun archiefbescheiden, ouder dan 50 jaar (volgens de Archiefwet 1962) respectievelijk 20 jaar (volgens de Archiefwet 1995) behoudens uitzonderingen niet meer zelf beheren, is het niet meer nodig een datum, vóór welke de lijst niet meer toepasbaar is in de titel op te nemen. Daar vernietigbare stukken niet meer naar de rijksarchiefbewaarplaats overgebracht mogen worden, moet de lijst wel voor vernietigbare archiefstukken ouder dan 30 jaar toepasbaar blijven. Deze termijnen komen hier en daar voor. Deze selectielijst kan worden aangehaald als: Selectielijst archiefbescheiden provinciale organen 2000.

Zoals boven reeds aangeduid moest de bestaande vernietigingslijst opgesteld op grond van de Archiefwet 1962 vervangen worden door een selectielijst in de zin van de Archiefwet 1995. Daartoe is op basis van de Vernietigingslijst 1989/1994, gepubliceerd in de Nederlandse Staatscourant nummer 110 van 14 juni 1994, door de oorspronkelijke werkgroep een selectielijst vervaardigd. Op- en aanmerkingen van de kant van de provinciale organen, zowel mondeling als schriftelijk zijn in twee vergaderingen besproken en verwerkt. Op grond van de procedure voorgeschreven in de Algemene wet bestuursrecht heeft het ontwerp in de maanden april - juni 1998 bij alle provincies en organen van gemeenschappelijke regelingen ter inzage gelegen. Daarop zijn geen reacties binnen gekomen. Vervolgens is het ontwerp op 29 juli 1998 door het Inter Provinciaal Overleg, de opdrachtgever van de werkgroep, aan de minister van onderwijs, cultuur en wetenschappen aangeboden. In juli - september 1999 heeft het ontwerp op grond van artikel 4, tweede lid, van het Archiefbesluit 1995 nogmaals ter inzage gelegen op het ministerie van onderwijs, cultuur en wetenschappen en de vestigingen van de Rijksarchiefdienst. Ook daarop zijn geen reacties binnengekomen. Vervolgens is de selectielijst om advies toegezonden aan de Raad voor Cultuur, en door de bijzondere commissie archieven besproken in september 1999. De Raad adviseerde de minister om op grond van eerdere afspraken tussen de minister en het veld van historici een deskundige van het Koninklijk Nederlands Historisch Genootschap de lijst te doen beoordelen. Dit heeft in januari 2000 plaatsgehad. De Raad verzocht daarop de minister om de lijst met inachtneming van de opmerkingen van de deskundige vast te stellen. Deze opmerkingen zijn door de werkgroep zoveel mogelijk verwerkt in de hiernavolgende paragrafen.

De belangrijkste verschillen tussen deze selectielijst en de vroegere vernietigingslijst zijn:

• a. De algemene toelichting is opnieuw geredigeerd en aangevuld als hoofdstuk te bewaren archiefstukken, conform de archiefwetgeving sinds de invoering van de Archiefwet 1995.

• b. Eveneens conform de nieuwe wetgeving zijn de archiefbescheiden van de commissarissen der Koningin gevormd krachtens zijn grondwettelijke taak als rijksorgaan uit de lijst verwijderd. Zolang niet in een aparte selectielijst voor deze taken is voorzien blijft daarvoor dus de Vernietigingslijst archiefbescheiden provinciale en interprovinciale organen 1989/1994 van kracht.

• c. Een aantal wijzigingen op details is aangebracht ten vervolge op de gebruikerservaringen, inspraakrondes en wijzigingen in de wetgeving.

De taak van de provinciale organen is in algemene zin omschreven in de provinciewet. Naast een groot aantal taken die bij bijzondere wetten aan de provincies zijn opgelegd, bepaalt het provinciale bestuur zelf wat behoort tot de huishouding van de provincie. Dit betekent dat de taken niet in elk van de 12 provincies gelijk behoeven te zijn, en dat zijn zij ook niet. In 1994 en volgende jaren heeft een aantal provincies een zgn. kerntakendiscussie gevoerd. Deze discussie werd met name ingegeven door het voornemen de efficiency te verbeteren en te bezuinigen. Zoveel mogelijk wettelijke en niet-wettelijke taken werden opgesomd en kritisch gewogen. Een van de resultaten van deze takendiscussie bestaat uit een opsomming in een bijlage van geïnventariseerde taken. Die van de provincies Drenthe, Noord-Holland en Utrecht is hieronder samengevat. De systematiek van deze kerntakendiscussie volgde niet geheel die van de Basisarchiefcode van de VNG.

De verhouding van de provinciale organen tot andere overheidsorganen is nauwkeurig omschreven in de Grondwet, de Provinciewet en, voorzover het om andere wettelijke taken gaat, in de betreffende bijzondere wetgeving.

De bijzondere waarde van de provinciale archiefbescheiden als bestanddeel van het cultureel erfgoed is gelegen in het feit, dat de taken op bovenlokaal niveau worden uitgevoerd, en bijgevolg informatie opleveren betreffende een groter deel van het Nederlandse grondgebied dan de individuele gemeenten, en in een meer samenhangend verband, dan andere overheidsorganen met een beperkte taakopdracht, die een gehele provincie of zelfs een groter werkterrein hebben, bijvoorbeeld gerechtelijke instellingen, politie, onderdelen van rijkswaterstaat.

Evenals bij de overige overheidsorganen is er bij het ontwerp van de lijst van uitgegaan, dat iedere bestuurslaag ernaar streeft in het bijzonder de archiefbescheiden voortvloeiende uit de eigen taken te bewaren. Archiefbescheiden betreffende rijkstaken en taken van lagere overheidsorganen waarmee de provincies slechts zijdelings bemoeienis hebben gehad zijn in principe in het hoofdstuk te vernietigen archiefbescheiden opgenomen, met inachtneming van relevante bewaartermijnen. Daar de gemeenten en waterschappen en de politie hun eigen archiefwettelijke bewaarplicht hebben, zijn ook de archiefbescheiden betreffende de toezichthoudende taken van de provincie in het algemeen als vernietigbaar aangemerkt.

Hiermee is tevens aangegeven wat het belang is van de archiefbescheiden voor de provinciale organen zelf en het historisch onderzoek. Recht- en bewijszoekenden zullen zich op de hoogte moeten stellen, welke wettelijke bevoegdheden de provincie precies heeft of had, ten einde daarvan bijvoorbeeld op grond van de Wet openbaarheid van bestuur profijt te kunnen trekken. De opstellers van deze lijst hebben nauwkeurig nagegaan of aan dergelijke archiefbescheiden een voldoende lange bewaartermijn is toegekend.

Met het belang van het historisch onderzoek is rekening gehouden onder meer door het bewaren van de categorieën g en h van hoofdstuk I, paragraaf 6, van meer stukken dan op grond van de Kieswet noodzakelijk is, hoofdstuk II punt 58, van een steekproef uit de psychiatrische patiëntendossiers, hoofdstuk II punt 87 en van de gemeenterekeningen van vóór 1924, hoofdstuk II punt 90.

Volgens de systematiek van deze selectielijst kunnen de archiefbescheiden betreffende alle taakgebieden vallen binnen de omschrijvingen van dit hoofdstuk I, paragraaf 6 en hoofdstuk II 1 tot en met 37. De punten 38 tot en met 93 van hoofdstuk II, voor vernietiging in aanmerking komende stukken, passen slechts op specifieke taakgebieden. Uit deze taakgebieden dienen zoals gezegd de archiefbescheiden van de categorieën opgesomd in dit hoofdstuk I onder paragraaf 6 te worden bewaard. Als vernietigbaar worden vooral beschouwd bescheiden betreffende de routinematige uitvoering van de taak.

Indien in hoofdstuk II van deze lijst geen stukken betreffende een bepaald taakgebied zijn vermeld, dan betekent dat, dat betreffende die taak alleen de stukken omschreven in de genoemde punten 1 tot en met 37 voor vernietiging in aanmerking komen. Dit geldt ook voor nieuwe taken: komen er stukken voor die niet onder de punten 1 tot en met 37 vallen, dan dienen zij te worden bewaard, totdat eventueel de selectielijst is aangepast. Deze opzet is gekozen, omdat het niet zinvol leek om bij iedere afzonderlijke taak de punten 1 tot en met 37 te herhalen.

Voor de systematiek van hoofdstuk II is in hoofdzaak gebruik gemaakt van de onderwerpsindeling van de Basisarchiefcode voor de gemeentelijke, regionale en provinciale admini-straties van de Vereniging van Nederlandse Gemeenten, 9e druk (1992).

In principe zijn niet in hoofdstuk II opgenomen de stukken, waarvan de vernietiging is voorgeschreven in andere wettelijke voorschriften, daar deze voorschriften op een andere wijze kunnen worden gewijzigd dan door middel van een selectielijst. Op het moment van samenstelling van deze lijst (1997) gaat het om de Kieswet, die ruimte laat om meer te vernietigen, dan in de opzet van deze lijst past. Zie verder hoofdstuk II punt 58. Verder kan een ex-psychiatrische patiënt vanaf 5 jaar na zijn ontslag vernietiging van zijn dossier eisen, op grond van het Besluit patiëntendossier Bopz. Zie verder hoofdstuk II punt 87.

De vernietigings- en verwijderingsplicht in de Wet Persoonsregistraties overlapt hoofdstuk II punt 7 of is op provinciale registraties niet (meer) van toepassing.

De volgende categorieën archiefbescheiden dienen, ook als hun onderwerpen op grond van hoofdstuk II voor vernietiging in aanmerking lijken te komen, te worden bewaard:

• a. bescheiden, welke een samenvatting zijn van gegevens, zoals bij voorbeeld jaarverslagen, overzichten en statistieken, voorzover deze voorkomen in het archief van het dienstonderdeel, dat in hoofdzaak met de behandeling van de desbetreffende materie is belast;

• b. bescheiden, die voorschriften (provinciale verordeningen of andere regelingen) inhouden, dan wel de totstandkoming of de wijziging ervan betreffen, voorzover zij voorkomen in het archief van het dienstonderdeel, dat in hoofdzaak met de behandeling van de desbetreffende materie is belast;

• c. bescheiden betreffende precedenten;

• d. bescheiden betreffende incidentele gevallen, welke aanleiding waren tot het treffen van regelingen van algemene aard;

• e. bescheiden, houdende gegevens, die het gevoerde beleid en de uitvoering van de taak kunnen karakteriseren;

• f. bescheiden, welke in het logisch verband van de te bewaren bescheiden niet gemist kunnen worden;

• g. bescheiden van bijzonder belang voor de kennis van karakteristieke regionale of provinciale omstandigheden;

• h. overige bescheiden van bijzonder historisch belang in verband met bijzondere gebeurtenissen of gerelateerd aan personen die op enig gebied van bijzondere betekenis zijn geweest;

• i. bescheiden die door een calamiteit verloren gegane stukken kunnen vervangen; door een calamiteit kunnen stukken op het bewaarniveau verloren zijn gegaan; ongeacht of dat bescheiden van een provinciaal of ander overheidsorgaan of een privaatrechtelijke instelling betreft zal men in overleg met relevante instanties een nieuw bewaarniveau moeten afspreken.

Voor de hantering van deze lijst door organen van gemeenschappelijke regelingen, moet overal waar provincie staat, gelezen worden: orgaan van de gemeenschappelijke regeling, waar gedeputeerde staten staat: dagelijks bestuur, commissaris: voorzitter en griffier: secretaris. Hoofdstuk II punt 25 strekt dan ook niet tot vernietiging van het gehele archief van een orgaan van een gemeenschappelijke regeling, integendeel.

De in hoofdstuk II gestelde termijnen zijn de termijnen na afloop waarvan vernietiging uiterlijk na een jaar moet plaatsvinden, met dien verstande dat deze termijn aanvangt op 1 januari van het jaar, volgende op de beëindiging dan wel afhandeling van een zaak.

Het begrip 'stukken' is identiek aan het begrip 'archiefbescheiden', bedoeld in artikel 1, onder c, van de Archiefwet 1995. Onder 'stukken betreffende' worden, met inachtneming van het gestelde in paragraaf 6 van dit hoofdstuk, verstaan alle tot de omschreven categorieën behorende archiefbescheiden.

Ook bescheiden, die niet door een centraal of decentraal archiefbeherend bureau worden bewaard, maar door een afdelingssecretariaat of een functionaris, zijn archiefbescheiden in de zin van de Archiefwet 1995. Dit geldt ook voor al dan niet centraal beheerde digitale gegevens, die qua functie en inhoud onder artikel 1 van de Archiefwet 1995 vallen.

Kaarten en tekeningen zijn bescheiden, waarvan alleen de oorspronkelijke bij de besluitvorming en/of realisering gediend hebbende exemplaren, al of niet als zodanig gewaarmerkt, bewaard blijven of vernietigd worden met de overige bescheiden van de zaak, waartoe zij behoren. In de meeste gevallen komt de calque of het digitale equivalent (CAD) daarvan dus voor vernietiging in aanmerking, zodra de daarmee vervaardigde tekening is vastgesteld of goedgekeurd. Daar dit basismateriaal echter in tegenstelling tot het daarmee vervaardigde archiefexemplaar goed reproduceerbaar is en men het bovendien kan bijwerken, doet men er verstandig aan dit materiaal met grote voorzichtigheid te behandelen en pas tot vernietiging over te gaan als het ook door de technische tekenaars niet meer gebruikt behoeft te worden. Bij voorgenomen vernietiging van deze stukken moet men ook nagaan of er inderdaad van alle voor bewaring in aanmerking komende tekeningen exemplaren in het archief aanwezig zijn.

De vernietiging van in hoofdstuk II van de lijst genoemde bescheiden betreft steeds de originele door het desbetreffende dienstonderdeel ontvangen of opgemaakte stukken. Dubbelen (dat wil zeggen kopieën en afschriften) van deze stukken behoeven derhalve niet gedurende de voorgeschreven termijn te worden bewaard. Zij kunnen worden vernietigd, met uitzondering van de gevallen, waarin de originelen ontbreken, dan wel op de dubbelen aantekeningen zijn geplaatst die niet op het origineel voorkomen, maar wel van belang zijn voor de afhandeling van de zaak. In dergelijke gevallen is wel sprake van archiefbescheiden in de zin van de Archiefwet 1995 en deze stukken moeten dan worden beoordeeld aan de hand van de criteria in deze lijst vermeld.

Geparafeerde of vastgestelde concepten (minuten) mogen worden vernietigd, tenzij er redenen zijn om dat niet te doen (vergelijk punt 4 van hoofdstuk II).

Stukken waarvan de tekst, maar niet het ontwikkelingsstadium gelijk is aan stukken, die in het archief van een ander dienstonderdeel of in commissiearchieven voorkomen, moeten worden bewaard in het archief van het dienstonderdeel, dat in hoofdzaak met de behandeling van de desbetreffende materie is belast. Dit dienstonderdeel, dat met de permanente of langdurige bewaring van bepaalde categorieën stukken is belast, wordt als het 'bewaarniveau' aangeduid. Dit begrip moet men overigens met de nodige voorzichtigheid hanteren.

Uitgaande van het klassieke griffie-dienstenmodel, daterende van vóór de reorganisaties vanaf circa 1985 moet men met het volgende rekening houden.

Wanneer het om stukken gaat waarvan een door gedeputeerde staten ondertekend exemplaar naar een geadresseerde buiten het provinciaal apparaat is verzonden, zal het bewaarniveau doorgaans het door de griffier beheerde deel van het archief zijn, daar dit het juridisch meest waardevolle ontwikkelingsstadium bevat, bij voorbeeld van vergunningen. De dossiers bij de andere dienstonderdelen vormen als het ware het spiegelbeeld en zijn dan ook in principe bij de dienstonderdelen vernietigbaar.

De bij de dienstonderdelen berustende dossiers kunnen echter belangrijke gegevens bevatten, die niet in het griffiearchief voorkomen. Deze bij de dienst berustende dossiers kunnen onbegrijpelijk worden, wanneer men de volgens het begin van deze alinea vernietigbare stukken verwijdert. In dergelijke gevallen moet men dus in beide archieven de complete dossiers bewaren. Het hangt van de organisatie van het provinciaal bestuur af, of zich dit geval voordoet of niet; zendt de dienst bij ieder advies aan gedeputeerde staten alle eraan ten grondslag liggende stukken mee, dan is het dienstarchief voor een aanmerkelijk groter deel vernietigbaar, dan wanneer alleen een advies zonder meer wordt verzonden.

Sinds de reorganisaties vanaf circa 1985 is de situatie gewijzigd; het griffie-dienstenmodel heeft plaatsgemaakt voor een meer functioneel ingericht sectorenmodel; voor de archiefvorming zijn daarbij in hoofdzaak twee verschillende organisatiemogelijkheden mogelijk, namelijk:

• 1. één bepaalde sector is belast met het gehele archiefbeheer voor alle sectoren; in dit geval kan er slechts één plaats zijn waar de archiefbescheiden volledig worden bewaard, en is die plaats dus tevens het bewaarniveau. Ook is het mogelijk dat de bewaring van het dynamische deel van de archiefbescheiden over verschillende plaatsen binnen de organisatie wordt verspreid (gedecentraliseerd), terwijl het feitelijke beheer en de verzorging van de archiefbescheiden onder één sector berust; ook in dit geval is dit sectorniveau tevens het bewaarniveau;

• 2. een volledig decentraal archiefbeheer: iedere sector heeft een eigen onderdeel archiefbeheer: de op centraal niveau (gedeputeerde staten, managementteam, directieraad of hoe de ambtelijke top ook heet) genomen besluiten worden in dossiers verwerkt, die na afloop van de centrale behandeling al naar gelang van onderwerp worden verspreid over de diverse sectoren; ook in dit geval is er per onderwerp van bestuur theoretisch slechts één dossier, dat voor bewaring in aanmerking kan komen. Bij andere sectoren, dan die welke in hoofdzaak met de uitvoering van een bepaalde taak is belast, doet zich in de praktijk uiteraard wel dubbelvorming voor op beleidsterreinen die elkaar raken of gedeeltelijk overlappen; in die gevallen moet men dus per onderwerp van bestuur het bewaarniveau vaststellen. De plaats van de griffier in dit geheel doet voor de bepaling van het bewaarniveau niet of nauwelijks terzake.

Archieven van commissies werden in zowel de oude als de nieuwe organisatiemodellen vaak als afzonderlijke eenheden decentraal beheerd. Bij de stukken, voortvloeiend uit hun activiteiten kan het bewaarniveau soms onduidelijk zijn. Hierbij kan men een aantal gevallen onderscheiden:

• a. Het voorzitterschap en het secretariaat berusten bij een bepaald provinciaal orgaan; dit provinciaal orgaan is het bewaarniveau en alle stukken van leden van de commissie die bij een ander orgaan werkzaam zijn kunnen worden vernietigd, tenzij hoofdstuk II, punt 1c van toepassing is.

• b. Het voorzitterschap en het secretariaat berusten bij een ander overheidsorgaan, bij voorbeeld een andere provincie, een rijksdienst of een gemeente; dit andere orgaan is het bewaarniveau, en de stukken kunnen worden vernietigd, als zij in deze lijst voorkomen (bijvoorbeeld in hoofdstuk II punt 3) en niet op grond van een ander punt bewaard moeten worden (bijvoorbeeld hoofdstuk II punt 1c).

• c. Het voorzitterschap en het secretariaat berusten bij een privaatrechtelijk orgaan (bijvoorbeeld een gesubsidieerde instelling); dit orgaan is op zichzelf het bewaarniveau, en op grond van hoofdstuk II punt 3 komen de stukken in de provinciale archieven voor vernietiging in aanmerking; het kan echter zijn, dat deze stukken deel uitmaken van een aangelegenheid waarvan de stukken moeten worden bewaard; in dat geval moeten zij op grond van hoofdstuk II punt 1c van vernietiging worden uitgezonderd; dit is des te meer van belang, omdat privaatrechtelijke organen niet de verplichting hebben hun archiefbescheiden blijvend te bewaren.

Indien voorzitterschap en secretariaat niet bij hetzelfde orgaan (provinciaal of niet-provinciaal) berusten, zal men naar bevind van zaken te werk moeten gaan en zo nodig met andere instanties moeten overleggen.

Het archiefbeheer is bij de commissies (hieronder tevens te verstaan werkgroepen en andere overlegsituaties) niet altijd even duidelijk geregeld. Vaak zijn de exemplaren van notulen, verslagen en (kopieën van) correspondentie bij vrijwel alle deelnemers identiek. In dat geval moet de afdeling, die het centrale archief van de griffie, waterstaat etc. beheert, de meest volledige serie stukken overnemen, met zo mogelijk de originele parafen, handtekeningen van voorzitter en/of secretaris. Het overgenomen archief is dan aan te merken als commissiearchief, en alle andere stukken zijn dubbelen.

Vernummering hoofdstuk II ten opzichte van vernietigingslijst 1989/1994 -> 2000