Vaststelling subsidieplafond en beleidsvoornemen i.v.m. activiteiten ter bevordering van de betrekkingen met Azië

De doelstelling van de Azië-faciliteit is het bevorderen van betrekkingen met een aantal Aziatische landen, door middel van het stimuleren van HRD-activiteiten in een zo breed mogelijk scala van vakgebieden en gesteund door Nederlandse vakdepartementen. Op deze wijze gaan Nederlandse organisaties op velerlei niveaus betrekkingen aan met Aziatische partners die niet alleen een uitstraling hebben naar andere sectoren, maar ook bijdragen aan versterking van sociale en politieke banden, en van economische samenwerking.

In het kader van de Azië-faciliteit wordt onder Human Resources Development verstaan het geheel van activiteiten gericht op overdracht en uitwisseling van kennis en vaardigheden, inclusief de ontwikkeling van kennisinfrastructuur, teneinde bij te dragen aan een structurele verdieping, verbreding en versterking van de inzetbaarheid van werknemers in uitleenlopende bestuurlijke, productieve of dienstverlenende sectoren. Te denken valt aan trainingen en stages; ook wetenschappelijke en technologische samenwerking met als doel kennisoverdracht en -ontwikkeling, kan deel uitmaken van HRD. Fundamenteel onderzoek wordt onder de Azië-faciliteit niet gesubsidieerd.

Haalbaarheidsstudies komen niet voor subsidiëring in aanmerking, tenzij aantoonbaar noodzakelijk voor het welslagen van kennisuitwisseling/training. Activiteiten die aansluiten bij het beleid van meerdere Nederlands vakdepartementen verdienen de voorkeur.

Trainingsactiviteiten dienen bij voorkeur in het betrokken Aziatische land plaats te vinden. Indien trainingsactiviteiten in Nederland voorzien zijn, dient de noodzaak hiertoe aangetoond te worden. Trainingsactiviteiten kunnen bijv. in Nederland plaatsvinden als benodigde trainingsfaciliteiten alleen hier voorhanden zijn of als kennismaken met Nederlandse opleidingsinstituten, maatschappelijke organisaties en/of bedrijfsleven onderdeel uitmaken van het trainingsprogramma.

Om te voorkomen dat activiteiten op een ad hoc basis geschieden, is de minimumduur van een project in het kader van de Azië-faciliteit gesteld op 6 maanden, de maximumduur op 2 jaar. Op deze wijze wordt het projectmatige karakter van de Azië-faciliteit behouden, waarbij het wel de bedoeling is dat de projecten een langduriger samenwerking tot gevolg hebben.

Projectvoorstellen die voor financiering uit de Azië-faciliteit in aanmerking willen komen, dienen door tenminste twee verschillende categorieën Nederlandse partijen te worden uitgevoerd, in samenwerking met tenminste twee typen partijen in het desbetreffende land. Zowel aan de Nederlandse als aan de Aziatische kant behoort tenminste één van hen een onderwijs-, trainings- of onderzoeksinstelling Onder onderwijs-, trainings- of onderzoeksinstelling in Nederland wordt in deze regeling verstaan: onderwijsinstellingen als bedoeld in de Wet op het hoger onderwijs en wetenschappelijk onderwijs en de Wet educatie en beroepsonderwijs; de mede met publieke middelen gefinancieerde onderzoeksinstituten (zoals de grote technologische instituten, de instituten van de KNAW, de instituten van de DLO, de instituten van de NWO, TNO); en verder elke door Senter als zodanig aangemerkte instelling, niet zijnde een onderneming. te zijn. De andere partij, in beide landen, dient een onderneming of maatschappelijke instelling te zijn, (semi)overheidsinstanties en niet-gouvernementele organisaties (NGO's) inbegrepen. Om mee te tellen als zelfstandige partij, mogen partners onderling niet verbonden zijn door een meerderheidsbelang. Het minimum aantal kernorganisaties in een project is derhalve vier; eventuele overige partners kunnen uiteenlopend van karakter zijn. Eén van de Nederlandse organisaties, hiertoe door de andere projectpartners gemachtigd, treedt op als hoofduitvoerder voor Senter/Nuffic. Deze subsidie-ontvangende partij is verantwoordelijk voor de uitvoering van het project. De hier beschreven samenstelling van projectconsortia, ook al omvat een consortium meer dan vier partners, staat bekend als de `2+2 formule'.

Gedurende de afgelopen jaren zijn op diverse terreinen met landen in de Aziatische regio intensieve samenwerkingsprogramma's ontstaan, veelal geïnitieerd door de verschillende vakdepartementen. In het kader van de Azië-faciliteit is voor het jaar 2001, gelet op de financiële omvang van de regeling, besloten de keuze van de landen waar een project kan plaatsvinden, te beperken tot China. Bij deze keuze heeft niet alleen het economisch belang van China voor Nederland c.q. de Nederlandse economie een rol gespeeld, maar ook de belangstelling die er in China bestaat voor Nederland op onder meer technisch, economisch, sociaal, onderwijs-wetenschappelijk en bestuursgebied.

Senter/Nuffic is het aanspreekpunt voor informatie over deze regeling.

De Azië-faciliteit is een tenderregeling waarvoor in het voorjaar aanvragen kunnen worden ingediend. Na de sluitingsdatum van het tijdvak waarin aanvragen kunnen worden ingediend, zullen de projectvoorstellen beoordeeld en gerangschikt worden.

Aanvragen die voldoen aan de gestelde vereisten, worden gerangschikt op basis van onderstaande criteria en voor advies voorgelegd aan de Werkgroep Azië-faciliteit.

In de projectselectie speelt het advies van het betrokken vakdepartement en de Nederlandse ambassade in het betreffende Aziatische land een belangrijke rol.

De aanvraagprocedure doorloopt de volgende fases:

1. Aanloopfase, waarin potentiële aanvragers informatie inwinnen over de mogelijkheid hun ideeën als projectvoorstel in te dienen;

2. Indienfase waarin, vóór de gestelde sluitingsdatum, projectvoorstellen worden ingediend bij Senter/Nuffic;

3. Beoordelingsfase, bestaande uit vier delen:

• Volledigheidstoets, waarbij Senter/Nuffic bekijkt of de aanvraag volledig en beoordeelbaar is. Indien de aanvraag niet volledig is, krijgt de aanvrager de mogelijkheid om gedurende een beperkte periode (max. 2 weken) de aanvraag te completeren. Indien de aanvrager er niet in slaagt om de aanvraag te completeren voor de uiterste indiendatum, kan de aanvraag niet in behandeling worden genomen. De aanvraag kan dan bij een volgende ronde opnieuw worden ingediend.

• Beoordeling van de volledige projectvoorstellen door de relevante vakdepartementen, die schriftelijk advies uitbrengen aan Senter/Nuffic over de haalbaarheid van de voorstellen op hun vakgebied en tevens beoordelen of de voorstellen passen binnen het nationale beleid;

• Gelijktijdige toetsing van het thema van de projectvoorstellen door de Nederlandse ambassade in het land waar de voorgestelde activiteiten zullen worden uitgevoerd, waarbij de ambassade de relevantie van het projectvoorstel voor het Aziatische land en het Nederlandse beleid beoordeelt, en de Aziatische projectpartners toetst aan de criteria;

• Beoordeling van de projectvoorstellen door Senter/Nuffic die aan de hand van onderstaande beoordelingscriteria en met de informatie van de vakdepartementen en ambassades een rangorde in de voorstellen aanbrengt.

• Adviseringsfase, waarin de Werkgroep Azië-faciliteit, op grond van de rangorde en de dossiers aangeleverd door Senter/Nuffic, advies uitbrengt over goedkeuring of afwijzing van projectvoorstellen. Tevens doet zij, binnen de mogelijkheden van deze regeling, voorstellen over het ondersteuningspercentage.

• Besluitvormingsfase, waarin de directeur Azië en Oceanië namens de Minister van Buitenlandse Zaken een besluit neemt over toekenning van subsidiegelden. De subsidieverlening vindt plaats in volgorde van afnemende waardering voor de voorstellen, totdat het beschikbare kasbudget volgens de planning is uitgeput of zou worden overschreden.

• Berichtgevingsfase, waarin Senter/Nuffic de aanvragers en de betrokken ambassades op de hoogte brengt van de uitslag en namens het ministerie van Buitenlandse Zaken beschikkingen opstelt voor de hoofduitvoerders. Indien relevant stelt de Nederlandse ambassade de Aziatische autoriteiten in kennis van de gehonoreerde projecten.

De kwaliteit van de projectvoorstellen wordt beoordeeld aan de hand van onderstaande vier categorieën criteria waaraan punten zijn toegekend. Hierbij speelt het advies van het betrokken vakdepartement en de betrokken ambassade een belangrijke rol. Een projectvoorstel dient de aangegeven structuur te volgen.

Voor het betrokken land relevant maatschappelijk thema

• Zowel een trainings/technologische component als een economisch/maatschappelijke component

• Betrokkenheid tenminste 1 onderwijs/trainings/onderzoeksinstelling en 1 onderneming/maatschappelijke instelling aan beide zijden (zgn. `2+2 formule')

• Thema sluit aan bij het beleid van één of meerdere Nederlandse vakdepartementen

• Structurele ontwikkeling van kennisinfrastructuur en menselijke hulpbronnen

• Wederzijdse uitwisseling van kennis

• Economische spin-off en/of uitstraling naar andere sectoren of maatschappelijke issues

• Leidend tot duurzame samenwerking

• Methodologie en aanpak

• Helder omschreven projectdoelstelling(en)

• Helder omschreven werkplan

• Helder gedefinieerde producten/output

• Uitgewerkte projectorganisatie, inclusief afspraken over taken en verantwoordelijkheden tussen partners

• Samenwerkingsovereenkomst tussen deelnemende partners

• Uitgewerkt financieringsplan met deelbegrotingen per partner

• Haalbaarheid bijdragen van derden

• Expertise projectmanager

• Inhoudelijke expertise teamleden

• Relevante ervaring in Azië

Totaalscore 100

Binnen 4 maanden na de uiterste indiendatum ontvangen aanvragers bericht over de uitslag. Indien noodzakelijk kan deze periode verlengd worden met een door de Minister van Buitenlandse Zaken aan te geven termijn. Senter/Nuffic brengt de aanvragers op de hoogte van de uitslag en stelt namens het ministerie van Buitenlandse Zaken beschikkingen op met de hoofduitvoerders.

De uitvoering van een project in het kader van de Azië-faciliteit geschiedt onder verantwoordelijkheid van de hoofduitvoerder. Hierbij is het projectvoorstel richtinggevend. In latere fases van het project kan het voorstel worden aangevuld door specifieke werkplannen die ter goedkeuring aan Senter/Nuffic worden voorgelegd. De uitvoerder rapporteert tenminste halverwege het project, maar minimaal halfjaarlijks aan Senter/Nuffic over de inhoudelijke en financiële voortgang van het project conform de rapportagerichtlijnen. Gedurende de projectuitvoering voert Senter/Nuffic het overall-beheer. Dit houdt onder andere in:

• toezicht op de uitvoering;

• beoordeling van rapportages;

• afhandeling van voorschotaanvragen en eindafrekeningen;

• behandeling van eventuele contractuele wijzigingen;

• voeren van correspondentie en overleg met betrokken Ministeries en organisaties;

• bijhouden van databestanden;

• bijhouden van kasverwachtingen en -overzichten;

• opstellen programmarapportage.

Een project wordt formeel beëindigd nadat Senter/Nuffic een subsidievaststellingsbeschikking heeft doen uitgaan namens het ministerie van Buitenlandse Zaken op basis van de door de uitvoerder ingediende eindrapportage volgens de richtlijnen en een eindafrekening.

Mede aan de hand van de conclusies in de projectverslagen ten aanzien van de doelmatigheid van een project en de mate waarin het heeft bijgedragen aan de doelstelling van de Azië-faciliteit, zal in 2002 de Azië-faciliteit zelf extern geëvalueerd worden.

De bijdrage uit de Azië-faciliteit is afhankelijk van de aard van de partners. Voor kennisinstellingen is de maximale subsidie 100% van de declarabele projectkosten. Voor ondernemers Onder ondernemer wordt hier verstaan een natuurlijke of rechtspersoon, niet zijnde een rechtspersoon die krachtens publiekrecht is ingesteld, die een onderneming in stand houdt. Hiermee wordt aangesloten bij het communautaire mededingingsrecht en bij artikel 87, eerste lid, EG-Verdrag bedraagt de subsidie 50% van de declarabele projectkosten doch ten hoogste NLG 220.371, met dien verstande dat de subsidie tezamen met in de drie voorafgaande kalenderjaren door een bestuursorgaan of door de Commissie van de Europese Gemeenschappen verstrekte subsidies waarvoor geen goedkeuring is gevraagd aan de Commissie, niet meer bedraagt dan NLG 220.371. Ingevolge de Mededeling van de Commissie van de Europese Gemeenschappen inzake de `de minimis'-steun hoeft steun tot een bepaalde absolute limiet, die redelijkerwijs beschouwd kan worden niet onder artikel 87, lid 1 van het EG-verdrag te vallen, niet langer van tevoren te worden aangemeld op grond van artikel 88, derde lid van het verdrag. Dit zogenoemde `de minimis'-bedrag is bepaald op EUR 100.000 per onderneming en betreft alle activiteiten waarvoor steun wordt verleend uit hoofde van de de minimis-regeling voor een periode van drie jaar. Aan de `de minimis'-regeling is een controleverplichting verbonden. Telkens zal moeten worden nagegaan of met de voorgenomen subsidieverlening het per onderneming toegestane maximale steunbedrag van EUR 100.000, overeenkomend met een bedrag van NLG 220.371, over een periode van drie kalenderjaren niet zal worden overschreden. Het voorgaande doet overigens niet af aan de mogelijkheid voor de begunstigde om andere steun te ontvangen uit hoofde van door de Commissie goedgekeurde regelingen.

In alle gevallen geldt een totaal maximum van NLG 1 miljoen (EUR 454.000) per project. Binnen deze restricties adviseert de Werkgroep Azië-faciliteit over het percentage van de ondersteuning per partner na afweging van de opgevoerde activiteiten, het beschikbare budget, het eventuele commerciële perspectief van de samenwerking en de mogelijkheden voor financiering uit andere bronnen, privaat dan wel publiek. Financiering van een deel van de projectkosten door de Aziatische partners is uiteraard ook mogelijk en kan zelfs tot aanbeveling strekken, echter op voorwaarde dat individuele deelnemers aan projecten (cursisten, trainees, stagiairs) niet zelf bijdragen in de kosten.

Per aanvrager, niet zijnde een ondernemer, geldt eveneens een maximum subsidiebedrag van NLG 1 miljoen (EUR 454.000) per kalenderjaar. Projectvoorstellen komen niet voor steun vanuit de Azië-faciliteit in aanmerking, indien voor (een deel van) de kosten reeds door een ander Nederlands bestuursorgaan of de Commissie van de Europese Gemeenschappen subsidie is verstrekt. Aanvragers zijn verplicht te melden of voor het project of delen van het project elders reeds subsidie en/of krediet is aangevraagd of verkregen. Ondernemers zijn verplicht te melden wanneer faillissement of surseance van betaling is aangevraagd.

In alle gevallen geldt dat Senter/Nuffic de subsidie voor alle partners in het project uitkeert aan de hoofduitvoerder die verantwoordelijk is voor doorgeleiding naar de betrokken partners. De hoofduitvoerder is door de andere projectpartners gemachtigd om als aanspreekpunt voor Senter/Nuffic op te treden.

Van de toegekende subsidie kan maximaal 20% worden aangewend voor de financiering van voor de training noodzakelijke hardware en direct daaraan gerelateerde diensten. Infrastructuur (gebouwen e.d.) valt hier niet onder.

Uitsluitend de volgende kosten kunnen in een projectbegroting worden opgenomen:

• Tijdsbesteding van Nederlandse projectmedewerker(s) in Nederland;

• Tijdsbesteding van Nederlandse projectmedewerker(s) in Azië;

• Internationale reiskosten tussen Nederland en Azië;

• Dagelijkse onderhoudstoelage (DSA);

• Reiskosten tussen steden in het buitenland;

• Levering van goederen en direct daaraan gerelateerde diensten;

• Diverse projectgerelateerde kosten;

• Onvoorzien.

Projectkosten die gemaakt of betaald zijn vóór de datum van indiening van het project komen niet voor subsidie in aanmerking. Voor de verschillende begrotingsposten is een bovengrens gesteld. Begrotingsposten moeten in principe gelijk zijn aan of lager zijn dan de volgende tariefgrenzen:

• Tijdsbesteding van een Nederlandse projectmedewerker in Nederland: bruto maandsalaris x 3,25 : 21,67 dagen (maximaal NLG 1800,- EUR 817 per werkdag). De tarieven voor Nederlandse tijdsbesteding zijn gebaseerd op een maximum van 5 werkdagen per week, 8 uur per werkdag; Tijdsbesteding van een Nederlandse projectmedewerker in Azië: bruto maandsalaris x 3,25 : 30,4 (maximaal NLG 1310,-of EUR 594 per kalenderdag). De tarieven voor buitenlandse tijdsbesteding zijn gebaseerd op een maximum van 7 kalenderdagen per week, 8 uur per kalenderdag. eiskosten tussen Nederland en Azië kunnen worden opgenomen conform Tourist Class PEX-tarief. Bij declaratie dienen zowel de rekening als de kopieën van de tickets overgelegd te worden. Dagelijkse onderhoudstoelagen kunnen worden opgenomen conform VN-standaarden (DSA) voor verblijfsperioden tot maximaal 60 aangesloten dagen. Deze tarieven kunnen bij Senter worden opgevraagd. Peildatum is de datum van indiening. Bij een verblijf langer dan 60 aaneengesloten dagen geldt een afwijkend maandtarief dat bij Senter kan worden opgevraagd. De dollarkoers wordt door Senter per kwartaal vastgesteld.

• Reiskosten tussen steden in het buitenland komen voor vergoeding in aanmerking op basis van tweede klasse openbaar vervoer. (Lokale reiskosten dienen uit de dagelijkse onderhoudstoelage gedekt te worden.)

• Goederen/diensten: maximaal 20% van het totaal van de kostenposten waarover een bijdrage uit de Azië-faciliteit wordt verstrekt, kan worden gebruikt voor de aanschaf van hardware noodzakelijk voor kennisuitwisseling en trainingen. Kosten voor nazorg en eigendomsoverdracht dienen hierbij inbegrepen te zijn, evenals transport- en verzekeringskosten. Voor aanschaf van goederen en direct gerelateerde diensten voor een bedrag van meer dan NLG 50.000 (EUR 22.690) dient vooraf toestemming aan Senter/Nuffic gevraagd te worden. Marktconformiteit voor aanschaf van goederen en direct gerelateerde diensten voor een dergelijk bedrag dient eerst te worden aangetoond en ter goedkeuring aan Senter/Nuffic te worden voorgelegd door het overleggen van tenminste drie concurrende offertes. Indien van toepassing, vindt overdracht van goederen aan de Aziatische projectpartners plaats door middel van het ondertekenen van een protocol door de penvoerder en de begunstigde. Onder penvoerder wordt de in paragraaf 3.4 genoemde hoofduitvoerder verstaan. Onder de begunstigde wordt de in het ontvangende land gesitueerde partij verstaan, die in het project optreedt als begunstigde, afnemer is van de diensten in het kader van het project en gebruiker en eigenaar wordt van het onder het project geleverde. Een model overdrachtsprotocol wordt als bijlage bij het beschikkingsbesluit gevoegd.

• Onder diverse projectgerelateerde kosten vallen kosten die door derden ten behoeve van het project in rekening kunnen worden gebracht. Dit betreft in ieder geval kosten voor visa en inentingen, bankkosten, tolk- en vertaalkosten, en accountantskosten in verband met de door Senter/Nuffic verlangde accountantsverklaring(en) in het kader van het project;

• Onvoorziene kosten kunnen, indien als post opgenomen in de projectbegroting, maximaal 5% van het totaal van de voorgaande kostenposten beslaan.

• De Azië-faciliteit vergoedt geen BTW.