Regeling duurzaamheid archiefbescheiden

• 1 In deze regeling wordt verstaan onder:

  • a. archiefbescheiden: archiefbescheiden als bedoeld in artikel 11, eerste lid, van het Archiefbesluit 1995;

  • b. NEN: een door de Stichting Nederlands Normalisatie-Instituut uitgegeven norm;

  • c. ICN-kwaliteitseis: een door het Instituut Collectie Nederland uitgegeven kwaliteitseis;

  • d. ISO: een door de International Organization for Standardization uitgegeven norm;

  • e. DIN: een door het Deutsches Institut für Normung uitgegeven norm;

  • f. ANSI: een door het American National Standards Institute uitgegeven norm.

• 2 Met de in deze regeling genoemde technische producteisen worden gelijkgesteld technische producteisen die worden gesteld in een andere lidstaat van de Europese Unie dan wel in een staat die partij is bij de overeenkomst inzake de Europese Economische Ruimte, en die ten minste een gelijkwaardige productkwaliteit waarborgen, mits daarbij een geldig rapport wordt overgelegd, waaruit blijkt dat de producten aan die eisen voldoen en dat rapport is opgemaakt door een beproevingslaboratorium dat voldoet aan NEN-EN-ISO/IEC 17025.

• 1 Indien de zorgdrager voor het opmaken en bewaren van archiefbescheiden materialen gebruikt als bedoeld in de artikelen 3 tot en met 7 voldoen die materialen aan de normen en eisen, die in die artikelen worden gesteld.

• 2 De zorgdrager verlangt van de leverancier van de in het eerste lid bedoelde materialen bewijsstukken, waaruit blijkt dat de te leveren materialen voldoen aan de eisen die daaraan in deze regeling zijn gesteld.

• 1 Papier voldoet aan NEN 2728.

• 2 Inkten en toners voldoen aan ISO 11798.

• 3 In afwijking van het tweede lid voldoen balpennen en balpeninkten aan DIN 16554.2 of ISO 12757-2 en rollerbalpennen en rollerbalpeninkten aan ISO 14145-2.

• 4 Schrijfmachine- en printerlinten bevatten als kleurstof koolstof of gelijkwaardige materialen.

• 5 Indien het papier of de schrijfstoffen van archiefbescheiden chemische of fysische reacties kunnen aangaan met andere materialen wanneer zij met die materialen in dezelfde verpakkingseenheid zouden worden opgeborgen, worden die andere materialen binnen of buiten de verpakkingseenheid afzonderlijk verpakt.

• 1 Omslagen, mappen en hechtmechanieken voor papier voldoen aan ICN-kwaliteitseisen nummers 1, 2 en 12.

• 2 Archiefdozen voor standaardformaten papier voldoen aan ICN-kwaliteitseisen nummer 4 of 13, indien omslagen volgens ICN-kwaliteitseisen nummer 1 of 2 worden toegepast.

• 3 Archiefdozen voor standaardformaten papier voldoen aan ICN-kwaliteitseis nummer 3, indien de archiefbescheiden in onmiddellijk contact komen met het karton.

• 4 Karton voor archiefdozen van andere dan standaardformaten voldoet aan ICN-kwaliteitseisen nummer 10 of16, indien omslagen volgens ICN-kwaliteitseisen nummer 1 of 2 worden toegepast.

• 5 Karton voor archiefdozen van andere dan standaardformaten voldoet aan ICN-kwaliteitseis nummer 11, indien de archiefbescheiden in onmiddellijk contact komen met het karton.

• 6 Etiketten voldoen aan ICN-kwaliteitseis nummer 15.

• 1 Microfilm voor archiefbescheiden is een polyester (polyethyleentereftalaat) halogeenzilverfilm, negatief ontwikkeld, die voldoet aan NEN 3528. Deze film wordt aangeduid als de moederfilm.

• 2 De kwaliteit van de opname van de moederfilm is overeenkomstig Quality Index 10 van ISO 6199, Annex C.

• 3 Van de moederfilm wordt een kopie vervaardigd, die een kwaliteit heeft van ten hoogste 1 target minder volgens ISO 6199 ten opzichte van de moederfilm. Deze film wordt aangeduid als de duplicaatfilm. Bij het kopieerproces vindt geen wisseling van polariteit plaats. Voor het overige is de kwaliteit van de duplicaatfilm gelijk aan die van de moederfilm.

• 4 Moederfilms en duplicaatfims worden beheerd en bewaard als archiefbescheiden.

• 5 De afwerking van de moederfilm en de duplicaatfilm voldoet aan NEN 2154.

• 6 De verpakking van de moederfilm en de duplicaatfilm bevat geen lignine en polyvinylchloride en voldoet aan ANSI IT 9.2, ongeacht het formaat van de films.

• 7 De moederfilm en de duplicaatfilm worden niet ter inzage gegeven.

• 8 Gebruikskopieën worden gemaakt van de duplicaatfilm.

• 1 Zwart-wit films voldoen aan ISO 10602 of ANSI IT 9.1 en aan ANSI PH 1.41.

• 2 De afwerking van zwart-wit films en zwart-wit papier voldoet aan NEN 2148 of ANSI PH 4.8.

• 3 De verpakking van zwart-wit films en zwart-wit papier bevat geen lignine en polyvinylchloride en voldoet aan ANSI IT 9.2.

• 1 Optische schijven voldoen aan ISO 9660 en ISO 10149.

• 2 De verpakking van optische schijven bevat geen polyvinylchloride, is stofvrij en bestaat uit harde kunststof, waaruit geen stoffen kunnen vrijkomen die reacties kunnen aangaan met de verpakte optische schijven.

Archiefbescheiden op optische schijven of elektromagnetische dragers worden overgezet op of in nieuwe dragers, zodra het gevaar dreigt dat de informatie verloren gaat dan wel onleesbaar of niet waarneembaar wordt als gevolg van:

• a. natuurlijke of door de verpakking veroorzaakte veroudering van de gebruikte materialen, of;

• b. het in onbruik raken van apparatuur of programmatuur, die benodigd is om de informatie leesbaar of waarneembaar te maken.

Het gebruik van andere categorieën materialen dan omschreven in de artikelen 3 tot en met 7 is toegestaan, indien :

• a. deze andere materialen voldoen aan artikel 11, eerste lid, van het Archiefbesluit 1995 in verband met de eigenschappen van die materialen of als gevolg van regelmatige conserverende handelingen;

• b. de archiefbescheiden, opgemaakt door middel van deze andere materialen tijdig worden vervangen door reproducties.

Deze regeling treedt in werking met ingang van de tweede dag na de dagtekening van de Staatscourant waarin zij wordt geplaatst.

Deze regeling wordt aangehaald als: Regeling duurzaamheid archiefbescheiden.