Verantwoording en monitoring van het schoolbudget in het primair onderwijs

Met de invoering van het schoolbudget per 1 augustus 2001 is een belangrijke stap gezet in de richting van een vereenvoudigd bekostigingsstelsel voor het primair onderwijs. Het MOA-budget is daarbij samengevoegd met de budgetten voor nascholing en integraal personeelsbeleid alsmede met een aantal extra middelen die met ingang van 1 augustus 2001 beschikbaar worden gesteld voor integraal personeelsbeleid, bestuur en management en de bestrijding van arbeidsmarktknelpunten. De bestedingsverplichtingen van de afzonderlijke budgetten zijn komen te vervallen en het aldus ontstane schoolbudget wordt volledig toegekend in geld. Naar aanleiding van het akkoord dat in juni is bereikt tussen centrales voor overheids- en onderwijspersoneel en de minister van onderwijs, cultuur en wetenschappen in verband met de uitwerking van de maatregelen naar aanleiding van het rapport van de werkgroep Van Rijn en verlenging van de CAO sector onderwijs (PO, VO, BVE) 2000-2002, zijn aan het schoolbudget wederom extra middelen toegevoegd. In het overleg over het schoolbudget zijn verder afspraken gemaakt over een verhoging van het ’normale’ verzilveringstarief, de invoering van een structurele extra mogelijkheid om op 1 februari extra formatierekeneenheden te verzilveren of over te dragen en een verplichting voor scholen om medewerking te verlenen aan een opzet voor de verantwoording en monitoring van de besteding van het schoolbudget. In het vervolg van deze publicatie wordt uiteengezet op welke wijze de verantwoording en monitoring van de besteding van het schoolbudget zal plaatsvinden.

Door de toenemende bestedingsvrijheid die ontstaat als gevolg van bovenstaande ontwikkelingen ontstaat er gelijktijdig een groeiende behoefte aan een instrumentarium waarmee op een bepaald moment (einde van het kalenderjaar) en op globale wijze, dus niet op detailniveau, beoordeeld kan worden of scholen de rijksbijdrage op een rechtmatige en doelmatige wijze besteden. Dit sluit tevens aan bij de wens van de Kamer en de werkgeversorganisaties om nader inzicht in de financiële positie van scholen of schoolbesturen te verkrijgen. Om die reden is als onderdeel van bovenstaande afspraken overeengekomen om voor de registratie van de verantwoording van het schoolbudget aansluiting te zoeken bij de eisen die aan een jaarrekening worden gesteld.

De monitor moet inzicht geven in de doelen waarvoor het schoolbudget wordt ingezet om onder meer de effectiviteit van de inzet van de schoolbudgetten op landelijk niveau te kunnen beoordelen vanuit de optiek van een adequate personeelsvoorziening. De monitor bestaat uit twee onderdelen. In de eerste plaats het ”Informatieformulier schoolbudget” dat tegelijk met de indiening van de AVR aan Cfi moet worden teruggezonden. Daarnaast zal gebruik worden gemaakt van een representatieve steekproef.

Omdat het schoolbudget reeds is toegekend sluiten de administratieve voorschriften ten behoeve van de monitoring ervan zo veel mogelijk aan bij de bestaande praktijk of komen deze in plaats van overbodig geworden voorschriften. De monitoring vraagt een registratie van de besteding van het budget en een opgave van de besteding verdeeld over een (beperkt) aantal categorieën die enerzijds aansluiten bij de doelstellingen die zijn geformuleerd bij de introductie van het schoolbudget (zie Gele Katern nummer 11 van 11 april 2001 en 18b van 15 augustus) en anderzijds gebaseerd zijn op voor de meeste administraties herkenbare en werkbare begrippen.

Bij de registratie van de besteding van het schoolbudget wordt aangesloten bij de vereisten die aan een Jaarrekening (JR) worden gesteld. Uitgangspunt is dat de verantwoording en rechtmatigheidcontrole via de aanvraag vaststelling rijksvergoeding (AVR) lopen en dat er overeenstemming is met de JR-vereisten. Zodoende leidt de registratie van de besteding van het schoolbudget per saldo niet tot meer uitvoeringslasten. Een verdere doorgroei naar de JR ligt voor de hand naarmate de bestedingsvrijheid de komende jaren verder toeneemt. Leidraad hierbij is de Regeling Financieel jaarverslag scholen voor voortgezet onderwijs, gepubliceerd in het Gele Katern nummer 31a van 15 december 1999.

De wijze waarop de verantwoording plaatsvindt is uitgewerkt op basis van de volgende uitgangspunten:

• het schoolbudget voor het schooljaar 2001 - 2002 vormt het begin van een nieuwe, vereenvoudigde wijze van bekostiging. Het zal nog worden uitgebreid en mogelijk is het een aanzet om te komen tot lumpsum financiering;

• het schoolbudget zal het komende schooljaar naar verwachting verder worden uitgebreid. (o.a. met het schoolprofielbudget en een deel van de BGZ-vergoeding);

• de opgave van de besteding van het budget zou mogelijk moeten zijn door middel van een ’druk op de knop’ en leidt in principe niet tot verzwaring van het administratieve proces;

• het bestuur en de schoolleiding zijn vrij in de besteding van de middelen binnen de genoemde doelstellingen.

Jaarlijks wordt bij de AVR een opgave tenminste op bestuursniveau over de besteding van het schoolbudget gevraagd. Een opgave per school is ook mogelijk en heeft de voorkeur. De opgave geeft inzicht in de uitgaven van het schoolbudget van het afgelopen jaar vermeerderd met het nog niet uitgegeven budget van de voorgaande jaren. Voor het kalenderjaar 2001 moeten de volgende eventueel aanwezige reserves worden meegenomen:

• middelen voor nascholing;

• middelen voor nascholing van het management PO ter voorbereiding op integraal personeelsbeleid;

• verzilverde overschotten op de tot 1 augustus 2001 toegekende budgetten (bijvoorbeeld MOA en schoolspecifieke knelpunten).

Consequentie van deze opgave is dat in de administratie de besteding van het schoolbudget te traceren moet zijn.

Op basis van het bovenstaande is een formulier opgesteld dat kan worden gebruikt ter toelichting van de besteding van het schoolbudget. Dit formulier ”Informatieformulier schoolbudget” zal tegelijk met de AVR formulierenset aan u worden toegezonden.