Regeling bedrijfsvoering en administratieve organisatie Wet inzake de geldtransactiekantoren

In deze regeling en de daarbij horende bijlagen wordt verstaan onder:

• a. de wet: de Wet inzake de geldtransactiekantoren;

• b. de Bank: De Nederlandsche Bank NV;

• c. wisselactiviteiten: het wisselen van munten of bankbiljetten en het uitbetalen van munten en bankbiljetten op vertoon van een creditcard, tegen inlevering van een of meer cheques of tegen inlevering van een of meer onderdelen van het couponblad van een waardepapier aan toonder tegen inlevering waarvan de rente op dit waardepapier kan worden geînd;

• d. geldtransferactiviteiten: het in het kader van een geldelijke overmaking ter beschikking krijgen van gelden of geldswaarden, teneinde deze gelden of geldswaarden al dan niet in dezelfde vorm aan een begunstigde elders betaalbaar te stellen of te doen stellen, dan wel het betalen of betaalbaar stellen van gelden of geldswaarden, nadat deze gelden of geldswaarden elders al dan niet in dezelfde vorm ter beschikking zijn gesteld, waarbij deze geldelijke overmaking een op zichzelf staande dienst is;

• e. gegarandeerde geldtransfer: transacties waarbij geld in Nederland wordt gestort door een opdrachtgever en elders wordt uitbetaald aan een begunstigde;

• f. geadviseerde geldtransfer: transacties waarbij geld elders wordt gestort door een opdrachtgever en in Nederland wordt uitbetaald aan een begunstigde;

• g. administratieve organisatie: het geheel van maatregelen met betrekking tot het systematisch verzamelen, vastleggen en verwerken van gegevens gericht op het verstrekken van informatie ten behoeve van het besturen en doen functioneren van het geldtransactiekantoor alsmede ten behoeve van de verantwoording die daarover moet worden afgelegd;

• h. interne controle: de controle op de oordeelsvorming en activiteiten van anderen voor zover die controle ten behoeve van het bestuur van het geldtransactiekantoor door of namens dat bestuur zelf wordt uitgeoefend;

• i. integere bedrijfsvoering: een zodanige sturing en beheersing van processen van het geldtransactiekantoor dat de risico's op het gebied van integriteit, organisatie en bestuur worden geminimaliseerd door tijdige en juiste identificatie, meting, monitoring en beheersing van die risico's.

• j. integriteitsrisico: de aantasting van de reputatie, alsmede de bestaande of toekomstige bedreiging van vermogen en resultaat van het geldtransactiekantoor als gevolg van een ontoereikende naleving van privaat-, bestuurs-, fiscaal-, of strafrechtelijke verplichtingen, regelgeving of rapportagevoorschriften van toezichthouders, en door het geldtransactiekantoor zelf opgestelde normen, voorschriften of gedragsregels; bij de formulering hiervan wordt door het geldtransactiekantoor zoveel mogelijk rekening gehouden met de ontwikkelingen in de maatschappelijke normen ter zake van integer handelen.

• k. incidenten: voorvallen die een serieus risico vormen voor de integere bedrijfsvoering van het geldtransactiekantoor, voor zover het betreft een gedraging van een aandeelhouder, een commissaris, een bestuurder of een medewerker van het geldtransactiekantoor, van een andere rechtspersoon of natuurlijke persoon die werkzaamheden verricht ten behoeve van het geldtransactiekantoor, of van een derde, alsmede een overtreding van de ingevolge de toezichtwetgeving gestelde regels op het gebied van integere bedrijfsvoering.

Het bestuur van het geldtransactiekantoor is belast met de dagelijkse leiding van de activiteiten van het geldtransactiekantoor en is verantwoordelijk voor:

• a. een zodanige organisatie en beheersing van de bedrijfsprocessen dat daarmee wordt voorzien in een integere bedrijfsvoering;

• b. de opzet en goede werking van een adequate administratieve organisatie;

• c. de opzet en goede werking van het stelsel van procedures en maatregelen met betrekking tot de interne controle;

• d. alle beroepsmatige handelingen van medewerkers van het geldtransactiekantoor of zijn bijkantoren;

• e. de naleving van de wettelijke bepalingen inzake bewaartermijnen van administraties.

• 1 Het bestuur treft in zijn dagelijks beleid maatregelen ter bewustwording, bevordering en handhaving van integer handelen binnen alle lagen van de organisatie.

• 2 Een integere bedrijfsvoering biedt zodanige waarborgen dat het geldtransactiekantoor zich klaarblijkelijk houdt aan wettelijke normen, bestuursrechtelijke normen, maatschappelijke normen en de door hemzelf gestelde normen, voorschriften en gedragsregels, alsmede zodanige waarborgen dat het geldtransactiekantoor zijn verplichtingen jegens zijn klanten of contractuele partijen nakomt.

• 3 Bij de formulering van de door het geldtransactiekantoor zelf opgestelde normen, voorschriften en gedragsregels wordt door het geldtransactiekantoor zoveel mogelijk rekening gehouden met de ontwikkelingen op het gebied van de maatschappelijke normen ter zake van integer handelen.

• 1 Het geldtransactiekantoor beschikt over een actueel beleidsplan waarin de beleidsuitgangspunten ter beheersing van integriteitsrisico's zijn vastgelegd.

• 2 De beleidsuitgangspunten zijn nader uitgewerkt in procedures, regels en normen die binnen alle relevante geledingen van het geldtransactiekantoor bekend worden gemaakt en worden nageleefd.

Het geldtransactiekantoor beschikt op alle lagen van de organisatie over procedures en maatregelen met betrekking tot de interne controle, die ten minste dienen te voorzien in de naleving van:

• a. bij of krachtens de wet, de Wet melding ongebruikelijke transacties, de Wet identificatie bij dienstverlening, de Sanctiewetgeving en de Wet Bescherming Persoonsgegevens gestelde regels;

• b. het beleidsplan;

• c. taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van zowel medewerkers en afdelingen, waarbij deze zodanig zijn verdeeld dat het risico van fouten en het oneigenlijk gebruik van activa of gegevens wordt beperkt.

• 1 Het geldtransactiekantoor beschikt over organisatorische en administratieve procedures waarin de uitwerking en implementatie van het beleid inzake de integere omgang met incidenten is opgenomen.

• 2 Het geldtransactiekantoor zorgt voor een administratieve vastlegging van incidenten.

• 3 Het geldtransactiekantoor informeert de Bank uit eigen beweging en onverwijld omtrent incidenten indien, de ernst, de omvang of de overige omstandigheden van het incident in aanmerking genomen, de Bank redelijkerwijs geïnformeerd behoort te worden.

• 1 Op grond van het beleidsplan vormt het geldtransactiekantoor zich een oordeel over de betrouwbaarheid van de in dienst tredende en van de zittende medewerkers en het geldtransactiekantoor gaat ten minste over tot:

  • a. het inwinnen van inlichtingen omtrent de betrouwbaarheid van de betrokkene bij de werkgevers bij wie betrokkene de laatste vijf jaar werkzaam is geweest. Het geldtransactiekantoor vraagt van betrokkene een volmacht voor het inwinnen van deze inlichtingen;

  • b. het expliciet vragen aan betrokkene naar voorvallen uit het verleden die betekenis kunnen hebben voor het oordeel over de betrouwbaarheid van betrokkene;

  • c. het laten overleggen door betrokkene van een verklaring omtrent het gedrag in de zin van de Wet op de justitiële documentatie.

• 2 De werkzaamheden die zijn verricht ten behoeve van de naleving van het eerste lid en de uitkomsten van die werkzaamheden worden door het geldtransactiekantoor schriftelijk vastgelegd.

• 3 Het eerste en tweede lid zijn van overeenkomstige toepassing in het geval het geldtransactiekantoor een overeenkomst aangaat met derden, zoals bureaus voor werving en selectie, ten behoeve van het aanstellen van medewerkers voor integriteitsgevoelige functies.

• 1 Indien het geldtransactiekantoor wordt gevraagd inlichtingen te verstrekken over een betrokkene, ten behoeve van een andere onder toezicht staande financiële instelling, is het geldtransactiekantoor verplicht schriftelijk de gevraagde inlichtingen te verstrekken en wel zodanig dat over de betrouwbaarheid van de betrokkene een juist en zo volledig mogelijk beeld bestaat.

• 2 Onverminderd het bepaalde in het eerste lid onthoudt het geldtransactiekantoor zich van het doen van uitspraken of het afgeven van verklaringen aangaande de betrouwbaarheid van een medewerker indien zij weet of redelijkerwijs kan vermoeden dat daarmee een onjuist beeld van de betrokken medewerker wordt gegeven.

• 1 Als externe accountant wordt aangemerkt de deskundige, bedoeld in artikel 393, eerste lid van Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek.

• 2 Het geldtransactiekantoor verstrekt een opdracht tot controle of beoordeling van de jaarrekening van het geldtransactiekantoor aan een externe accountant.

• 3 De externe accountant geeft bij zijn rapportage aan of door het geldtransactiekantoor is gehandeld overeenkomstig de wet en de bij of krachtens de wet gestelde eisen, dan wel dat niet is gebleken dat hiermee in strijd is gehandeld.

• 4 Het geldtransactiekantoor verstrekt de Bank onverwijld een afschrift van de door de externe accountant getekende opdrachtbevestigingsbrief.

• 1 Het geldtransactiekantoor machtigt bij zijn opdracht tot onderzoek van de jaarrekening zijn externe accountant schriftelijk om desgevraagd aan de Bank alle inlichtingen te verstrekken die redelijkerwijze nodig zijn voor de juiste uitvoering van de toezichthoudende taak, krachtens de wet aan de Bank opgedragen.

• 2 De Bank stelt het geldtransactiekantoor in de gelegenheid aanwezig te zijn bij het verstrekken van inlichtingen door de externe accountant.

• 1 Het geldtransactiekantoor geeft de externe accountant opdracht tot het doen van specifiek onderzoek naar:

  • a. de handhaving van het 'à tempo registreren van transacties';

  • b. de handhaving van de vereiste functiescheidingen, bedoeld in artikel 9, tweede lid;

  • c. de aansluiting tussen aan de Bank gerapporteerde geldstromen en het overzicht van het verloop gedurende het boekjaar van de liquide middelen in de jaarrekening;

  • d. het verloop van de omvang van de verplichtingen uit hoofde van aangegane gegarandeerde geldtransfers, en;

  • e. de aansluiting tussen de aan de Bank gerapporteerde transacties en de aan het Meldpunt Ongebruikelijke Transacties gerapporteerde transacties blijkende uit de meldingenadministratie.

• 2 feitelijke bevindingen van bovengenoemde onderzoeken worden schriftelijk gerapporteerd aan het geldtransactiekantoor.

• 3 Het geldtransactiekantoor verstrekt de Bank onverwijld een afschrift van de door de externe accountant getekende opdrachtbevestigingsbrief, alsmede van de rapportage naar aanleiding van het specifieke onderzoek van de externe accountant.

Een geldtransactiekantoor dat geldtransferactiviteiten verricht mag op enig moment het totale bedrag van de door opdrachtgevers aan het geldtransactiekantoor in het kader van gegarandeerde geldtransfers ter beschikking gestelde en nog niet uitbetaalde of betaalbaar gestelde gelden of geldswaarden nooit groter laten zijn dan het in de bankgarantie genoemde bedrag.

Indien de inschrijving in het register van een geldtransactiekantoor dat geldtransferactiviteiten verricht op grond van artikel 5 van de wet wordt doorgehaald op verzoek van het geldtransactiekantoor, wordt de bankgarantie van het desbetreffende geldtransactiekantoor door de Bank geretourneerd aan de bank die de bankgarantie heeft afgegeven, nadat een accountant als bedoeld in artikel 20, eerste lid, heeft verklaard dat het geldtransactiekantoor geen gelden uit hoofde van gegarandeerde geldtransfers meer onder zich houdt en dat alle uit dien hoofde ontvangen gelden of geldswaarden zijn uitbetaald aan de bij de gegarandeerde geldtransfers betrokken begunstigden elders.

Het geldtransactiekantoor dat geldtransferactiviteiten verricht informeert de opdrachtgevers van de geldtransfercontracten over:

• a. het bestaan van de bankgarantie;

• b. het bestaan van de mogelijkheid een schriftelijk beroep te doen op de bankgarantie ingeval:

  • (i) definitief surséance van betaling is verleend aan het geldtransactiekantoor,

  • (ii) het geldtransactiekantoor bij in kracht van gewijsde gegane rechterlijke uitspraak in staat van faillissement is verklaard of

  • (iii) het geldtransactiekantoor gedreven wordt door een natuurlijk persoon, ten aanzien van die natuurlijk persoon de definitieve toepassing van de schuldsaneringsregeling is uitgesproken;

• c. dat dit beroep op de bankgarantie binnen acht weken na het zich voordoen van de onder b. genoemde omstandigheden moet worden gedaan bij de curator, respectievelijk de bewindvoerder, dan wel de vereffenaar onder bijsluiting van een kopie van het/de geldtransactiecontract(en) en een schriftelijke verklaring van de derde(n) elders dat de gelden niet zijn uitbetaald dan wel betaalbaar zijn gesteld;

• d. het bestaan van onzekerheid omtrent het betalen aan een opdrachtgever van een gegarandeerde geldtransfer van het volledige bedrag van de gegarandeerde geldtransfer, indien een beroep wordt gedaan op de bankgarantie;

• e. het niet van toepassing zijn van de Collectieve Garantieregeling, als bedoeld in de Wet toezicht kredietwezen 1992.

• 1 Het geldtransactiekantoor dat overeenkomstig artikel 44, eerste lid, van de wet wordt ingeschreven in het register, bedoeld in artikel 2 van de wet, legt voor de eerste dag van de vierde kalendermaand na de datum van inwerkingtreding van de wet een bedrijfsvoering als genoemd in artikel 2, derde lid, onderdeel f van de wet, ter instemming voor aan de Bank.

• 2 Het geldtransactiekantoor voldoet binnen drie maanden na de datum van instemming door de Bank, als bedoeld in het eerste lid, aan de overgelegde voorziene bedrijfsvoering.

Het geldtransactiekantoor dat overeenkomstig artikel 48, tweede lid, van de wet een verzoek tot inschrijving heeft gedaan, voldoet binnen vier maanden na de inschrijving overeenkomstig artikel 2, eerste lid, van de wet, aan de overgelegde voorziene bedrijfsvoering.

De Bank kan deze regeling geheel of gedeeltelijk van overeenkomstige toepassing verklaren op de bij algemene maatregel van bestuur aangewezen andere activiteiten als bedoeld in artikel 1, onderdeel c, onder 4°, van de wet.

Deze regeling kan worden aangehaald als: Regeling bedrijfsvoering en administratieve organisatie Wet inzake de geldtransactiekantoren.

Deze regeling treedt in werking op het moment dat de wet in werking treedt, met uitzondering van hoofdstuk 6A, dat in werking treedt op een nader te bepalen tijdstip.

Deze regeling zal met de bijlagen en de toelichting in de Staatscourant worden geplaatst.