Regeling geordende en toegankelijke staat archiefbescheiden

• 1 In deze regeling wordt verstaan onder:

  a. archiefbeheerssysteem:

  een geheel van mensen, methoden, procedures, gegevensverzamelingen, opslag-, verwerkings- en communicatieapparatuur en andere middelen, bestemd tot het beheer van archiefbescheiden;

  b. archiefbescheiden:

  archiefbescheiden als bedoeld in artikel 12 van het Archiefbesluit 1995;

  c. bestand:

  een geheel van gegevens in een zelfde opslagformaat;

  d. besturingsprogrammatuur:

  de programmatuur die bestemd is ter besturing van een informatiesysteem;

  e. conversie:

  het omzetten in of het overzetten van gegevens in een ander opslagformaat;

  f. digitale archiefbescheiden:

  archiefbescheiden die uitsluitend met behulp van besturings- of toepassingsprogrammatuur geraadpleegd kunnen worden;

  g. documentair structuurplan:

  een plan waarin is vastgelegd de wijze waarop de toegankelijkheid van archiefbescheiden is georganiseerd en de wijze waarop archiefbescheiden zijn ingedeeld en gerangschikt;

  h. handeling:

  een complex van activiteiten ter vervulling van een taak of op grond van een bevoegdheid;

  i. migratie:

  het overzetten van gegevens en toepassingsprogrammatuur naar een ander platform;

  j. ontstaan:

  het moment dat archiefbescheiden door een overheidsorgaan worden ontvangen of opgemaakt als naar hun aard bestemd om daaronder te berusten;

  k. opslagformaat:

  de code volgens welke gegevens op een gegevensdrager zijn opgeslagen;

  l. platform:

  geheel van apparatuur en besturingsprogrammatuur waarop de toepassingsprogrammatuur werkt;

  m. structuur:

  het logische verband tussen de elementen van een document of van een archief;

  n. toepassingsprogrammatuur:

  de programmatuur die bestemd is voor de ondersteuning van de uitvoering van een werkproces;

  o. vorm:

  de uiterlijke verschijning waarin de structuur en opmaak zichtbaar zijn;

  p. werkproces:

  de uitvoering van de taak of handeling uit hoofde waarvan archiefbescheiden door een overheidsorgaan worden ontvangen of opgemaakt als naar hun aard bestemd om daaronder te berusten.

• 2 Met de in deze regeling genoemde technische producteisen worden gelijkgesteld technische producteisen die worden gesteld in een andere lidstaat van de Europese Unie dan wel in een staat die partij is bij de overeenkomst inzake de Europese Economische Ruimte, en die ten minste een gelijkwaardige productkwaliteit waarborgen, mits daarbij een geldig rapport wordt overgelegd, waaruit blijkt dat de producten aan die eisen voldoen en dat rapport is opgemaakt door een beproevingslaboratorium dat voldoet aan NEN-EN-ISO/IEC17025.

De zorgdrager zorgt ervoor dat van elk van de archiefbescheiden te allen tijde kan worden vastgesteld:

• a. de inhoud, structuur en vorm bij het ontstaan, één en ander voor zover de inhoud, structuur en vorm kenbaar moesten zijn voor de uitvoering van het betreffende werkproces;

• b. op welk tijdstip en uit hoofde van welke taak of handeling het door het overheidsorgaan werd ontvangen of opgemaakt; en

• c. de samenhang met de andere door het overheidsorgaan ontvangen en opgemaakte archiefbescheiden.

De zorgdrager zorgt ervoor dat de onder hem ressorterende overheidsorganen beschikken over een actueel, compleet en logisch samenhangend overzicht, geordend overeenkomstig het ten tijde van de vorming van het archief daarvoor geldende documentaire structuurplan, van:

• a. de bij dat overheidsorgaan berustende archiefbescheiden; en

• b. de bestanden waarin deze bewaard worden, met daarin tenminste de in artikel 9 bedoelde gegevens, alsmede de verblijfplaats van de archiefbescheiden.

De zorgdrager zorgt ervoor dat het archiefbeheerssysteem de toegankelijke staat van archiefbescheiden waarborgt, zodanig dat:

• a. elk van de archiefbescheiden binnen een redelijke termijn kan worden gevonden, hetzij aan de hand van een onderwerp dat in het stuk is behandeld, hetzij aan de hand van het werkproces uit hoofde waarvan het stuk is ontvangen of opgemaakt, hetzij aan de hand van de afzender, dan wel de datum en het nummer dat door de afzender aan het stuk is gegeven, hetzij aan de hand van het nummer waaronder het stuk bij het ontstaan is geregistreerd; en

• b. elk van de archiefbescheiden binnen een redelijke termijn leesbaar of waarneembaar te maken is.

• 1 Indien een gerede kans bestaat dat, als gevolg van wijziging van besturingsprogrammatuur, toepassingsprogrammatuur of andere apparatuur, niet langer voldaan kan worden aan de artikelen 2, 3 en 4, zorgt de zorgdrager ervoor dat conversie dan wel migratie van digitale archiefbescheiden plaatsvindt.

• 2 Iedere conversie of migratie van digitale archiefbescheiden die niet geschiedt met inachtneming van de artikelen 2, 3 en 4, is een vervanging in de zin van artikel 7 van de Archiefwet 1995.

• 3 De zorgdrager maakt van de conversie of de migratie een verklaring op, die ten minste een specificatie van de geconverteerde of gemigreerde digitale archiefbescheiden bevat en waarin tevens is aangegeven op welke wijze en met welk resultaat getoetst is of na de conversie of migratie aan de artikelen 2, 3 en 4 is of kan worden voldaan.

Digitale archiefbescheiden dienen, uiterlijk op het tijdstip van overbrenging, als bedoeld in de artikelen 12 en 13 van de Archiefwet 1995, te worden opgeslagen volgens de volgende standaarden:

• a. voor character sets: ASCII (ISO/IEC 8859-1) of Unicode (ISO/IEC 10646-1);

• b. voor tekstbestanden: Portable document format (PDF) of SGML dan wel XML vergezeld van een stylesheet (XSL, CSS) dan wel TIFF of PDF met de metadata in een XML-wrapper;

• c. voor CAD/CAM bestanden; Portable document format (PDF) en STEP (Standard for the exchange of product data) als metadata standaard (ISO 10303);

• d. voor images/beelden (bitmapped): Portable document format (PDF) en, indien gebruik gemaakt wordt van compressie: ITU T4 of ITU T6;

• e. voor databases: het oorspronkelijke opslagformaat of ASCII (flatfile, met veldscheidingstekens), vergezeld van documentatie bij voorkeur in XML-DTD over de structuur van de database, tenminste omvattende een compleet logisch datamodel met beschrijving van de entiteiten; queries dienen in de vraagtaal SQL (SQL2) te worden vastgelegd.

De ordening en toegankelijkheid van digitale archiefbescheiden, zoals gerealiseerd door middel van toepassingsprogrammatuur, maken onverbrekelijk onderdeel uit van de archiefbescheiden waarop ze betrekking hebben.

• 1 De zorgdrager zorgt ervoor, dat de functionele eisen ten aanzien van de inhoud, structuur en vorm, bedoeld in artikel 2, worden vastgelegd.

• 2 De zorgdrager zorgt voor de bewaring van de toepassingsprogrammatuur, met inbegrip van de nieuwere versies, voorzover dat nodig is om aan de artikelen 2, 3 of 4 te voldoen.

• 3 In voorkomende gevallen zorgt de zorgdrager ervoor dat hij beschikt over de noodzakelijke licenties met betrekking tot de in het tweede lid genoemde toepassingsprogrammatuur.

• 1 De zorgdrager zorgt voor het vastleggen en het bewaren van tenminste de volgende gegevens:

  • a. de benaming van de toepassingsprogrammatuur waarmee de digitale archiefbescheiden zijn ontvangen en opgemaakt, inclusief het versienummer;

  • b. de beschrijving van het platform, met naam en versie van de besturingsprogrammatuur en met naam en type van de apparatuur;

  • c. de documentatie die aangeeft hoe de toepassingsprogrammatuur heeft gewerkt met inbegrip van de nieuwere versies;

  • d. een beschrijving van de opgeslagen bestanden, omvattende ten minste de volgende gegevens:

    • 1º. de naam van het overheidsorgaan dat de digitale archiefbescheiden heeft ontvangen en opgemaakt en de benaming van het werkproces waarbinnen de digitale archiefbescheiden zijn ontvangen en opgemaakt;

    • 2º. de benaming en omvang van elk opgeslagen bestand;

    • 3º. een specificatie van de digitale archiefbescheiden met begin- en einddatum;

    • 4º. de relatie met andere bestanden;

    • 5º. het opslagformaat;

    • 6º. in voorkomende gevallen de toegepaste compressiemethode;

    • 7º. de datum en het tijdstip van de opslag van het bestand op de gegevensdrager;

    • 8º. in geval van een database: de documentatie over de structuur, tenminste omvattende een compleet logisch datamodel met beschrijving van de entiteiten.

• 2 Op de in het eerste lid bedoelde gegevens zijn deze regeling en de Regeling duurzaamheid archiefbescheiden van overeenkomstige toepassing.

• 1 De artikelen 2, 4, 5, 6 en 8 zijn niet van toepassing op digitale archiefbescheiden in bestanden waaraan sedert 1 januari 1996 geen gegevens zijn toegevoegd of waarin sedert 1 januari 1996 geen gegevens zijn gewijzigd.

• 2 Indien een gerede kans bestaat dat als gevolg van wijziging van besturingsprogrammatuur, toepassingsapparatuur of apparatuur de in het eerste lid bedoelde archiefbescheiden niet binnen een redelijke termijn leesbaar of waarneembaar te maken zijn, zorgt de zorgdrager ervoor dat conversie dan wel migratie van die archiefbescheiden plaatsvindt met inachtneming van de standaarden, genoemd in artikel 6.

• 3 De zorgdrager maakt van de conversie dan wel de migratie, bedoeld in het tweede lid, een verklaring op, die ten minste een specificatie van de geconverteerde dan wel gemigreerde archiefbescheiden bevat en waarin tevens is aangegeven op welke wijze en met welk resultaat getoetst is of na de conversie of migratie de leesbaarheid of waarneembaarheid is gewaarborgd.

• 4 Na verkregen instemming van de Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen dan wel, indien het archiefbescheiden betreft voor de bewaring waarvan een andere dan een rijksarchiefbewaarplaats is aangewezen, na verkregen instemming van gedeputeerde staten, kunnen de artikelen 2, 4, 5, 6 en 8 buiten toepassing blijven ten aanzien van sedert 1 januari 1996 ontvangen en opgemaakte digitale archiefbescheiden in bestanden waaraan sedert de datum van inwerkingtreding van deze regeling geen gegevens zijn toegevoegd of waarin sedert die datum geen gegevens zijn gewijzigd.

• 5 Ten aanzien van archiefbescheiden als bedoeld in het vierde lid waarop de artikelen 2, 4, 5, 6 en 8 met instemming van de Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen dan wel van gedeputeerde staten niet van toepassing zijn, zijn het tweede en het derde lid van overeenkomstige toepassing.

• 6 Aan de instemming, bedoeld in het vierde lid, kunnen voorwaarden worden verbonden.

• 1 Op andere dan de in artikel 10 bedoelde, bij de inwerkingtreding van dit besluit bestaande, digitale archiefbescheiden zijn de artikelen 2, 4, 5 en 8, eerste lid, tot 1 januari 2004 niet van toepassing.

• 2 Indien een gerede kans bestaat dat als gevolg van wijziging van besturingsapparatuur, toepassingsapparatuur of andere apparatuur, de in het eerste lid bedoelde archiefbescheiden niet binnen een redelijke termijn leesbaar of waarneembaar zijn, of niet langer voldaan wordt aan artikel 3, zorgt de zorgdrager ervoor dat conversie dan wel migratie van de archiefbescheiden plaatsvindt met inachtneming van de standaarden, genoemd in artikel 6.

• 3 Artikel 10, derde lid, is van overeenkomstige toepassing.

Deze regeling treedt in werking met ingang van de tweede dag na de dagtekening van de Staatscourant waarin zij wordt geplaatst.

Deze regeling wordt aangehaald als: Regeling geordende en toegankelijke staat archiefbescheiden.