Tijdelijke bijdrageregeling Innovatie Openbaar Bestuur

In deze regeling wordt verstaan onder:

1. de Minister:

de Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties;

2. de Commissie:

de Commissie Innovatie Openbaar Bestuur;

3. een experiment:

een te starten innovatief project van één aanvrager dan wel meerdere aanvragers gezamenlijk, gericht op een betere kwaliteit van dienstverlening aan burgers of op hogere arbeidsproductiviteit van medewerkers;

4. de bijdrage:

het bedrag dat de Commissie, namens de Minister, eenmalig ter beschikking stelt aan een aanvrager ter stimulering van het uitvoeren van een experiment.

• 1 Voor een bijdrage komen in aanmerking: ministeries, provincies, gemeenten, waterschappen, Hoge Colleges van Staat en publiekrechtelijke zelfstandige bestuursorganen.

• 2 Voor de uitvoering van deze regeling geldt een per begrotingsjaar door de Minister vast te stellen bijdrageplafond.

• 3 De Commissie beoordeelt de ingediende aanvragen, bepaalt welke aanvragen zij honoreert en wat de hoogte van de bijdragen is.

• 4 De Commissie kan een bijdrage toekennen van in beginsel maximaal 50% van de werkelijke kosten van een experiment, of een onderdeel daarvan.

• 5 In bijzondere gevallen kan de Commissie een bijdrage vaststellen op een hoger percentage dan 50%.

• 1 Een aanvraag voor een bijdrage dient schriftelijk of elektronisch te worden ingediend bij het secretariaat van de Commissie.

• 2 Een aanvraag die in 2002, 2003 of 2004 wordt ingediend in de periode van 1 juli tot en met 30 september, dingt mee naar een aandeel in 85% van het jaarbudget.

• 3 Een aanvraag die in 2002, 2003, 2004 of 2005 wordt ingediend in de periode van 1 oktober tot en met 29 juni, dingt mee naar een aandeel in 15% van het jaarbudget.

• 4 Een aanvraag die wordt ingediend in de periode van 1 juli tot en met 30 september 2005, dingt mee naar een aandeel in het voor 2006 beschikbare budget.

• 5 De aanvraag dient vergezeld te gaan van een beschrijving en begroting van het experiment waarin in ieder geval is opgenomen: a) de aanleiding tot het experiment, b) het doel van het experiment, c) de wijze waarop het doel wordt gerealiseerd (gefaseerd projectplan), d) de startdatum en duur van het experiment, e) de organisatie van het experiment, f) eventuele samenwerking met andere organisaties, h) de te verwachten resultaten; i) de wijze van rapportage, j) de wijze van evaluatie, k) de financiering van het experiment, l) de inbreng van de aanvrager en eventuele samenwerkingspartners, m) de gevraagde bijdrage, en n) de geraamde kosten.

• 6 De Commissie neemt voor de in het tweede en vierde lid genoemde aanvraag voor 15 november van het desbetreffende jaar een besluit over de hoogte van de bijdrage.

• 7 De Commissie neemt voor de in het derde lid genoemde aanvraag binnen zes weken na ontvangst een besluit over de hoogte van de bijdrage.

Een experiment moet voldoen aan de volgende voorwaarden:

• a. het leidt tot een aantoonbaar betere kwaliteit van dienstverlening aan burgers of het leidt tot een aantoonbare verhoging van de arbeidsproductiviteit van medewerkers;

• b. het heeft als aandachtsgebied vernieuwing van: management en sturing, HRM-beleid, inrichting en werkwijze of processen en technieken, waaronder de inzet van ICT;

• c. het is praktijkgericht;

• d. het valt binnen de doelstellingen en prioriteiten van het meerjarenprogramma van de Commissie;

• e. het is grotendeels uitvoerbaar binnen de termijn van het meerjarenprogramma van de Commissie;

• f. het levert een reproduceerbaar voorbeeld op voor andere overheidsorganisaties;

• g. het kan binnen 2 maanden na toekenning van de bijdrage starten;

• h. het levert binnen 1 jaar bruikbare (tussen)resultaten op;

• i. het is evalueerbaar door een onafhankelijke derde partij;

• j. het speelt zich binnen de kaders van de wetgeving af.

Wanneer de Commissie een aanvraag voor een experiment honoreert, dient de aanvrager zich schriftelijk akkoord te verklaren met de volgende algemene voorwaarden:

• 1. Start- en voortgangsbespreking

  De aanvrager werkt eraan mee dat er zo snel mogelijk na de toewijzing van de bijdrage een gezamenlijke startbespreking plaatsvindt en dat er tenminste 1 keer per jaar een voortgangsbespreking wordt georganiseerd.

• 2. Voortgangsrapportage(s)

  De aanvrager stelt (een) tussentijdse voortgangsrapportage(s) op over de stand van zaken van het experiment vanaf de start of vanaf de voorgaande rapportage. De frequentie van de voortgangsrapportages wordt tussen de Commissie en de aanvrager tijdens de startbespreking overeen gekomen.

• 3. Eindrapportage

  Tenzij anders is overeengekomen, dient het experiment binnen 2 jaar na de feitelijke toewijzing van de bijdrage te worden afgerond. De aanvrager levert binnen 2 maanden na afronding een eindrapportage aan de Commissie waarin de voorbereiding, het verloop en de resultaten van het experiment zijn beschreven en financiële verantwoording over de besteding van de bijdrage wordt afgelegd.

• 4. Evaluatie

  De aanvrager laat het experiment binnen 6 maanden na afronding evalueren door een onafhankelijke derde partij. De Commissie heeft recht op de uitkomsten van de evaluatie.

• 5. Archiefvorming

  De aanvrager legt een overzichtelijk en toegankelijk archief aan, dat de onafhankelijke derde partij kan gebruiken voor de evaluatie van het experiment. Gedurende het experiment krijgt de Commissie op verzoek toegang tot het archief.

• 6. Kennisoverdracht

  De Commissie krijgt de gevraagde informatie over de kennis en ervaring die in het experiment is opgedaan en mag deze als openbare informatie benutten op een website, in nieuwsbrieven en op conferenties. Van deze bepaling kan in overleg met de Commissie worden afgeweken, als de belangen van betrokkenen door de bepaling kunnen worden geschaad.

• 7. Producten

  Producten van het experiment - die in opdracht van de Commissie worden vervaardigd - blijven eigendom van de Commissie. Zij mogen door de aanvrager worden gebruikt voor het informeren van de bij het experiment betrokkenen. Gebruik voor andere doeleinden is alleen mogelijk na voorafgaande toestemming van de Commissie.

  Producten die door de aanvrager - met steun van de Commissie - worden vervaardigd, blijven eigendom van de aanvrager. De Commissie ontvangt daarvan een overeengekomen aantal papieren exemplaren of een elektronisch bestand. Op de producten wordt vermeld dat realisatie (mede) mogelijk is gemaakt door middel van een bijdrage van de Commissie.

• 8. Publiciteit

  Over initiatieven gericht op landelijke publiciteit over het experiment via dag-, week- en vakbladen, radio, televisie, internet en openbare bijeenkomsten, pleegt de aanvrager tevoren overleg met de commissie en vice versa. Indien de aanvrager initiatief neemt tot publiciteit over het experiment, ziet de aanvrager erop toe dat melding wordt gemaakt van de ondersteunende rol van de Commissie.

• 9. Tussentijdse beëindiging

  De Commissie kan ertoe besluiten de steun aan gehonoreerde experimenten tussentijds te beëindigen, indien:

  • a. de aanvrager hier zelf om verzoekt;

  • b. de aanvrager ondanks herhaald verzoek de Algemene Voorwaarden niet nakomt;

  • c. de aanvrager zonder toestemming van de Commissie afwijkt van de overeen gekomen experimentopzet naar inhoud, organisatie en tijdsplanning;

  • d. de aanvrager herhaalde malen en zonder overleg afwijkt van de tijdens de start- of voortgangsbespreking(en) met de Commissie gemaakte werkafspraken;

  • e. de aanvrager de door de Commissie toegekende bijdrage een andere bestemming geeft dan bij de aanvaarding van het experiment was overeen gekomen;

  • f. er tussentijdse wijzigingen in het experiment plaatsvinden waardoor essentiële elementen uit de overeengekomen opzet verdwijnen of in waarde verminderen;

  • g. de uitvoering van het experiment conform de aanvaarde opzet door oorzaken, die buiten de verantwoordelijkheid van de Commissie liggen, redelijkerwijs niet meer, of niet binnen de aanvaarde termijn, mag worden verwacht;

  • h. de uitvoering van het experiment conform de aanvaarde opzet onaanvaardbare vertragingen oploopt als gevolg van oorzaken die niet tot de verantwoordelijkheden van de Commissie mogen worden gerekend;

  • i. de aanvrager handelingen verricht of nalaat waardoor schade wordt berokkend aan de naam en/of doelstelling van de Commissie.

    Wanneer de Commissie overgaat tot beëindiging van het experiment wordt tevens beslist over het al dan niet evalueren van het experiment en over de afwikkeling van de bijdrage van de Commissie. Voordat de Commissie een beslissing neemt over de beëindiging van de bijdrage, krijgt de aanvrager gelegenheid om mondeling of schriftelijk op de bezwaren van de Commissie te reageren.

De bijdrage voor een experiment wordt als voorschot verstrekt tot een maximum van 80% van de toegekende bijdrage.

• 1 De aanvrager toont aan dat het experiment heeft plaatsgevonden conform de overeen gekomen experiment opzet en legt in zijn eindrapportage financiële verantwoording af over de besteding van de ontvangen bijdrage. De financiële verantwoording wordt vorm gegeven conform de Comptabiliteitswet.

• 2 De ontvangst en besteding van de bijdrage worden op zichtbare wijze in de jaarrekening van de desbetreffende overheidsorganisatie opgenomen. Op basis van de werkelijke kosten, die moeten blijken uit de jaarrekening, vindt vaststelling van de bijdrage plaats onder verrekening van het betaalde voorschot.

Deze regeling wordt door de Minister vastgesteld en treedt in werking met ingang van 16 april 2002 en vervalt met ingang van 17 april 2006.

Deze regeling wordt aangehaald als: Tijdelijke bijdrageregeling Innovatie Openbaar Bestuur.