Regeling Regionaal Historisch Centrum 'Gelders Archief'

In deze gemeenschappelijke regeling wordt verstaan onder:

a. de minister:

de Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen;

b. de gemeenten:

de gemeenten Arnhem, Renkum, Rheden en Rozendaal;

c. archiefbescheiden:

archiefbescheiden als bedoeld in artikel 1, onderdeel c, van de Archiefwet 1995.

• 1 Er is een openbaar lichaam, Gelders Archief dat gevestigd is in Arnhem.

• 2 Het Gelders Archief is ingesteld met het doel de belangen van de minister en de gemeenten bij alle aangelegenheden betreffende de archiefbescheiden, collecties, individuele documenten en dergelijke die berusten in de rijksarchiefbewaarplaats in de provincie Gelderland en in de gemeentelijke archiefbewaarplaatsen van Arnhem, Renkum, Rheden en Rozendaal in gezamenlijkheid te behartigen.

• 3 Aan het Gelders Archief zijn daartoe de navolgende werkzaamheden, taken en bevoegdheden van de minister en de gemeenten opgedragen:

  • a. de beheerstaken, te onderscheiden in het behouden, bewerken en benutten van de archiefbescheiden die berusten in de in het tweede lid genoemde archiefbewaarplaatsen;

  • b. de taken en bevoegdheden, bedoeld in de artikelen 15, derde lid, 16, tweede lid, 17, 18, 20, 26, tweede lid, 31 en 32 van de Archiefwet 1995;

  • c. het adviseren en het doen van voorstellen aan de minister en de gemeenten over de taken en bevoegdheden, die door de minister of de gemeenten worden uitgevoerd ingevolge de artikelen 5, 6, 7, 8, 12, 13, 15, eerste en tweede lid, 30 en 32, tweede lid, van de Archiefwet 1995;

  • d. het verrichten van door de minister of de gemeenten opgedragen andere taken die verband houden met de behartiging van de belangen, bedoeld in het tweede lid.

• 4 Het Gelders Archief voert bij de behartiging van de belangen, bedoeld in het tweede lid, het archiefbeleid van de minister en de gemeenten mede uit.

• 5 De minister en de gemeenten kunnen met het Gelders Archief afspraken maken over de wijze waarop invulling wordt gegeven aan de in het derde lid genoemde taken en bevoegdheden.

• 6 De minister en de gemeenten kunnen gezamenlijk algemene aanwijzingen geven omtrent de wijze waarop het Gelders Archief de belangen, bedoeld in het tweede lid, behartigt.

• 7 De minister en de raden van de gemeenten dragen er zorg voor dat het openbaar lichaam te allen tijde beschikt over voldoende middelen om zijn verplichtingen te voldoen. Dit met inachtneming van artikel 16, achtste lid.

Het Gelders Archief brengt de kosten, bedoeld in de artikelen 14 en 18, zesde lid, van de Archiefwet 1995 in rekening volgens de regels die het algemeen bestuur ingevolge artikel 19 van de Archiefwet 1995 daaromtrent vaststelt.

• 1 Het algemeen bestuur bestaat uit 6 leden.

• 2 De minister wijst 3 leden aan.

• 3 De raad van de gemeente Arnhem, de voorzitter inbegrepen, wijst uit zijn midden of uit de kring van wethouders 2 leden aan.

• 4 De raden van de gemeenten Renkum, Rheden en Rozendaal, de voorzitters inbegrepen, wijzen uit hun midden of uit de kring van wethouders gezamenlijk 1 lid aan.

• 5 Het lidmaatschap van het algemeen bestuur eindigt op het tijdstip waarop de zittingsperiode van de gemeenteraad afloopt.

• 6 Het lidmaatschap van de leden die door de raden van de gemeenten zijn aangewezen, eindigt tevens bij beëindiging van het lidmaatschap van de raad of het college van B&W waaruit het lid is aangewezen.

• 7 Een persoon waarvan het lidmaatschap ingevolge het vijfde lid is geëindigd, kan opnieuw worden aangewezen.

• 8 De raad van de gemeente beslist uiterlijk in de tweede vergadering van elke zittingsperiode van de raad over de aanwijzing, bedoeld in het derde en vierde lid.

• 9 Indien tussentijds een zetel van een lid van het algemeen bestuur vacant komt, wijzen de raden of de minister zo spoedig mogelijk een nieuw lid aan.

• 10 Een lid van het algemeen bestuur dat zijn lidmaatschap ter beschikking heeft gesteld, blijft in functie totdat een nieuw lid is aangewezen.

• 11 Bij het bestaan van één of meer vacatures blijven de resterende bestuursleden bevoegd besluiten te nemen.

• 1 Het voorzitterschap van het algemeen bestuur wordt bij toerbeurt voor een periode van twee jaar vervuld door een door de gemeenten aangewezen lid, onderscheidenlijk door een daartoe door de minister aangewezen lid, volgens een door het algemeen bestuur vastgesteld rooster.

• 2 Het algemeen bestuur regelt de vervanging van de voorzitter.

• 1 Aan het algemeen bestuur behoren ter uitvoering van de aan het Gelders Archief toegekende taak alle bevoegdheden die niet aan een ander orgaan zijn opgedragen.

• 2 Aan het algemeen bestuur worden de volgende taken en bevoegdheden toegekend:

  • a. de bevoegdheid van de raden van de gemeente om ingevolge artikel 31 van de Archiefwet 1995 de gemeentelijke archiefbewaarplaats(en) aan te wijzen;

  • b. de bevoegdheid van de minister om de rijksarchivaris in de provincie Gelderland, bedoeld in artikel 26, tweede lid, van de Archiefwet 1995, te benoemen, te schorsen, en te ontslaan;

  • c. de bevoegdheid van de raden van de gemeenten om ingevolge artikel 32, derde lid, van de Archiefwet 1995 de gemeentearchivaris te benoemen, te schorsen en te ontslaan.

• 3 Het algemeen bestuur kan de directeur, bedoeld in artikel 29, tot rijksarchivaris in de provincie Gelderland en tot gemeentearchivaris van Arnhem, Renkum, Rheden en Rozendaal benoemen.

• 4 Aan de bevoegdheden van het algemeen bestuur worden geen beperkingen opgelegd ingevolge artikel 31 van de Wet gemeenschappelijke regelingen, mits het totaal van de aangegane verplichtingen binnen de goedgekeurde begroting valt. Voor het aangaan van verplichtingen door het algemeen bestuur buiten de goedgekeurde begroting wordt vooraf toestemming gevraagd aan de raden van de gemeenten en aan de minister, ingevolge de artikelen 18 en 19.

Het algemeen bestuur verstrekt zo spoedig mogelijk schriftelijk aan de raden van de gemeenten, aan de colleges van B&W en aan de minister de door hen gevraagde inlichtingen.

• 1 Een lid van het algemeen bestuur verstrekt aan de raad van de gemeente, die hem heeft aangewezen zo spoedig mogelijk doch in ieder geval binnen 45 dagen de door een of meer leden van die raad in een vergadering van de raad of schriftelijk aan dat lid gevraagde inlichtingen.

• 2 Een lid van het algemeen bestuur verstrekt aan de minister die hem heeft aangewezen zo spoedig mogelijk doch in ieder geval binnen 45 dagen de door de minister gevraagde inlichtingen.

De minister en de raden van de gemeenten kunnen een door hen aangewezen lid van het algemeen bestuur, dat hun vertrouwen niet meer geniet, ontslag verlenen.

• 1 Het dagelijks bestuur bestaat uit de voorzitter van het algemeen bestuur en de leden van het algemeen bestuur.

• 2 Het lidmaatschap van het dagelijks bestuur eindigt zodra men ophoudt lid te zijn van het algemeen bestuur.

• 3 Artikel 4, tiende en elfde lid is van overeenkomstige toepassing.

Het dagelijks bestuur vergadert zo dikwijls als één of meer leden van het dagelijks bestuur dit nodig oordelen.

Het dagelijks bestuur stelt regels voor zijn vergaderingen vast.

Het dagelijks bestuur is in ieder geval belast met:

• a. de zorg voor de uitvoering van de aan het openbaar lichaam opgedragen bevoegdheden en taken, zoals genoemd in artikel 2, voor zover die niet zijn opgedragen aan het algemeen bestuur;

• b. het voorbereiden, voor zover dit niet aan anderen is opgedragen van al hetgeen in het algemeen bestuur ter overweging moet worden gebracht;

• c. het uitvoeren van de besluiten van het algemeen bestuur, voor zover dit niet aan anderen is opgedragen;

• d. het beheer van de activa en passiva van het Gelders Archief;

• e. de zorg, voor zover deze van het dagelijks bestuur afhangt, voor de controle op het geldelijk beheer en de boekhouding van Gelders Archief;

• f. het nemen van alle conservatoire maatregelen zowel in als buiten rechte en het doen van alles wat nodig is ter voorkoming van verjaring van recht of bezit.

• 1 De voorzitter is belast met de leiding van de vergaderingen van het algemeen bestuur en van het dagelijks bestuur.

• 2 De voorzitter is belast met de uitvoering van de besluiten van het dagelijks bestuur.

• 3 De voorzitter tekent de stukken die van het algemeen bestuur of het dagelijks bestuur uitgaan, tenzij hij aan de directeur het tekenen van bepaalde stukken heeft opgedragen.

• 4 De voorzitter vertegenwoordigt het Gelders Archief in en buiten rechte. De vertegenwoordiging kan hij opdragen aan een door hem aan te wijzen gevolmachtigde.

• 1 Het algemeen bestuur kan besluiten dat de leden van het algemeen of dagelijks bestuur, voor zover zij niet de functie vervullen van burgemeester of wethouder van de gemeente, of als ambtenaar in rijks- of gemeentedienst werkzaam zijn, een vergoeding ontvangen voor hun werkzaamheden ten behoeve van Gelders Archief.

• 2 De leden van de besturen, bedoeld in het eerste lid, ontvangen een tegemoetkoming in de kosten, waartoe worden gerekend reis- en verblijfkosten ten behoeve van het bijwonen van de vergaderingen van het algemeen bestuur.

• 3 De in de voorgaande leden bedoelde vergoeding en tegemoetkoming worden door het algemeen bestuur vastgesteld en opgenomen in de jaarlijkse begroting.

• 1 De minister en de raden van de deelnemende gemeenten verschaffen het Gelders Archief middelen voor de uitvoering van deze regeling door het verstrekken van incidentele bijdragen en jaarlijkse bijdragen op basis van een goedgekeurde begroting. Bij de aanvang van het Gelders Archief zijn de bedragen zoals in de bijlage gespecificeerd.

• 2 De bijdragen van de minister en de deelnemende gemeenten kunnen jaarlijks worden aangepast in verband met de ontwikkeling van lonen en prijzen met een percentage, zoals dit door de minister in de loop van het begrotingsjaar voor het geheel van zijn bijdrage wordt vastgesteld. De deelnemende gemeenten volgen in deze de minister in de aanpassing van hun bijdragen.

• 3 Het Gelders Archief kan bij de vaststelling van de begroting een percentage opnemen als voorlopige raming van het door de minister vast te stellen percentage als bedoeld in het tweede lid.

• 4 Bij de start van het Gelders Archief en voor de uitvoering van deze regeling kunnen door de verschillende partners vermogensbestanddelen worden ingebracht waarover nadere afspraken gemaakt worden.

• 5 De minister en de raden van de gemeenten kunnen gezamenlijk de te verstrekken bijdragen wijzigen in relatie tot de taken van het Gelders Archief.

• 6 De huurovereenkomst binnen de staat (Rijksarchiefdienst-Rijksgebouwendienst) zal met ingang van de datum van inwerkingtreding van deze regeling worden omgezet in een huurovereenkomst tussen de Rijksgebouwendienst en het Gelders Archief. Voor zo ver mogelijk worden de voorwaarden uit de aanvankelijke huurovereenkomst gerespecteerd en overgenomen in de vervangende huurovereenkomst.

• 7 De bijdrage wordt verleend onder de voorwaarden, bedoeld in artikel 4:34, eerste lid, van de Algemene wet bestuursrecht.

• 8 Indien de minister of de gemeente een bijzondere taak opdragen als bedoeld in artikel 2, derde lid, onderdeel d, waarvan de kosten niet zijn op te vangen in de begroting, wordt daarvoor door de opdrachtgever in aanvulling op de jaarlijkse bijdrage een tevoren overeengekomen vergoeding betaald.

• 1 Het dagelijks bestuur stelt eenmaal per vier jaar een vierjarig beleidsplan en een meerjarenbegroting op.

• 2 Een periode van vier jaren als bedoeld in het eerste lid valt samen met de periode van een cultuurnota als bedoeld in artikel 3 van de Wet op het specifiek cultuurbeleid.

• 3 Het dagelijks bestuur zendt het ontwerpbeleidsplan en de ontwerpmeerjarenbegroting aan het algemeen bestuur. Het algemeen bestuur stelt ze vast. Dertien maanden voorafgaand aan de periode waarop het beleidsplan en de meerjarenbegroting betrekking hebben, worden deze toegezonden aan de minister en de raden van de gemeenten.

• 4 De minister en de gemeenten maken, binnen twee maanden na ontvangst van de in het derde lid genoemde stukken, gezamenlijk afspraken met het Gelders Archief over te behalen resultaten voor de komende vier jaren.

• 1 Het dagelijks bestuur stelt jaarlijks vóór 1 mei een ontwerpbegroting en een toelichting op voor het volgende kalenderjaar, een en ander met inachtneming van het archiefbeleid, bedoeld in artikel 2, vierde lid, de algemene aanwijzingen, bedoeld in artikel 2, vijfde lid en met inachtneming van de afspraken, bedoeld in artikel 17, vierde lid.

• 2 In de toelichting worden de aard en de omvang van de voorgenomen activiteiten beschreven. Daarbij wordt aangegeven welke belangen en resultaten het Gelders Archief met de activiteiten nastreeft, op welke wijze de activiteiten zullen worden uitgevoerd en voor welke doelgroepen zij zijn bestemd.

• 3 De begroting geeft inzicht in de baten en lasten van de activiteiten van dat jaar. De begroting is voorzien van een postgewijze toelichting

• 4 Het dagelijks bestuur zendt de ontwerpbegroting met toelichting onverwijld toe aan het algemeen bestuur, de raden van de gemeenten en de minister.

• 5 De ontwerpbegroting met toelichting wordt door de zorg van de gemeenten en de minister voor een ieder ter inzage gelegd en, tegen betaling van kosten, algemeen verkrijgbaar gesteld.

• 6 De raden van de gemeenten en de minister kunnen het dagelijks bestuur voor 1 juni van hun gevoelen omtrent de ontwerpbegroting en toelichting doen blijken.

• 7 Het algemeen bestuur stelt de begroting met toelichting vast uiterlijk 1 juli van het jaar, voorafgaande aan dat waarvoor de begroting moet dienen.

• 8 Terstond na de vaststelling wordt aan de raden van de gemeenten en de minister de begroting ter goedkeuring toegezonden.

Met betrekking tot wijzigingen van de begroting is artikel 18 inhoudelijk en procedureel, met uitzondering van de daarin genoemde data, van overeenkomstige toepassing.

• 1 De gemeenten en de minister voldoen de verschuldigde bijdrage bij wijze van voorschot in twaalf maandelijkse termijnen.

• 2 In afwijking van het eerste lid kunnen de gemeenten en de minister de bijdragen bij wijze van voorschot voldoen in door hen nader te bepalen termijnen.

• 1 Het algemeen bestuur brengt jaarlijks aan de minister en de raden van de gemeenten voor 1 april een financieel verslag uit, dat vergezeld gaat van een verklaring omtrent de getrouwheid en de rechtmatigheid, afgegeven door een accountant als bedoeld in artikel 393 van Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek.

• 2 Het algemeen bestuur draagt er zorg voor dat medewerking wordt verleend aan door of namens de accountant(s) van de gemeenten of de accountant van de minister in te stellen onderzoeken naar de door de accountant, bedoeld in het eerste lid, verrichte (controle)werkzaamheden.

• 3 Het algemeen bestuur brengt jaarlijks een verslag uit aan de minister en de raden van de gemeenten van de werkzaamheden, het gevoerde beleid in het algemeen en de doelmatigheid en doeltreffendheid van zijn werkzaamheden en werkwijze in het bijzonder in het afgelopen kalenderjaar.

• 4 Het algemeen bestuur stelt de in het eerste en derde lid bedoelde stukken algemeen verkrijgbaar.

• 1 Een batig saldo kan worden bestemd voor vorming van of toevoeging aan de reserve. De hoogte van deze reserve wordt bepaald door het algemeen bestuur, gehoord de raden van de gemeenten en de minister. Voor zover een batig saldo niet wordt aangewend voor de reserve wordt het saldo naar rato van de jaarlijkse bijdrage uitgekeerd aan de gemeenten en de minister.

• 2 De reserve in enig jaar bedraagt niet meer dan tien procent van de gezamenlijke bijdragen van de minister en de gemeenten van dat jaar tenzij de minister en de raden van de gemeenten gezamenlijk een ander percentage vaststellen.

Na ontvangst van het financieel verslag en het jaarverslag stellen de minister en de raden van de gemeenten de (definitieve) bijdragen vast. Zij delen dit mede aan het Gelders Archief.

• 1 Het algemeen bestuur stelt regels vast met betrekking tot de organisatie van de financiële administratie en van het kasbeheer en de boekhouding van het Gelders Archief. Deze regels behoeven de goedkeuring van de minister en de gemeenten.

• 2 Bij deze regels wordt bepaald welke ambtenaren van het Gelders Archief met het doen van ontvangsten en betalingen worden belast.

• 3 Het algemeen bestuur stelt regels vast met betrekking tot de controle op de financiële administratie en het kasbeheer. Deze regels behoeven de goedkeuring van de minister en de gemeenten.

De minister en de gemeenten kunnen, binnen het kader van de onderhavige regeling, gezamenlijk nadere regels stellen over het financieel en materieel beheer, over de inrichting van de begroting, het financieel verslag, jaarverslag en aandachtspunten voor de accountantscontrole.

• 1 Overeenkomstig door het algemeen bestuur met inachtneming van de Archiefwet 1995 vast te stellen regels, die aan gedeputeerde staten worden medegedeeld, draagt het dagelijks bestuur zorg voor de archiefbescheiden van het Gelders Archief.

• 2 De archiefbescheiden van het Gelders Archief die op grond van de Archiefwet 1995 moeten worden overgebracht, komen te berusten in de rijksarchiefbewaarplaats in de provincie Gelderland.

• 1 Het Gelders Archief verstrekt desgevraagd aan de minister en de gemeenten de voor de uitoefening van hun taak benodigde inlichtingen. De minister en de gemeenten kunnen inzage vorderen van zakelijke gegevens en bescheiden, voor zover dat voor de vervulling van hun taak redelijkerwijs nodig is.

• 2 Het Gelders Archief stelt de minister en de gemeenten te allen tijde in de gelegenheid toezicht te houden op het bepaalde bij of krachtens de Archiefwet 1995 ten aanzien van de archiefbescheiden die berusten in de rijksarchiefbewaarplaats in de provincie Gelderland en de gemeentelijke archiefbewaarplaatsen van de gemeenten.

• 1 De bestuursorganen van de gemeenten en de minister doen het dagelijks bestuur mededeling van de bij hen in voorbereiding zijnde maatregelen en plannen die voor de behartiging van de belangen, bedoeld in artikel 2, voor het Gelders Archief van belang zijn.

• 2 De bestuursorganen van de gemeenten en de minister kunnen, bij de in het eerste lid bedoelde mededeling, het gevoelen vragen van het dagelijks bestuur. Ook ongevraagd kan het dagelijks bestuur zijn zienswijze daaromtrent aan de gemeenten of minister kenbaar maken.

• 1 Het algemeen bestuur beslist omtrent benoeming, schorsing en ontslag van de directeur van het Gelders Archief.

• 2 Het dagelijks bestuur maakt voor de benoeming van de directeur een voordracht op.

• 1 De directeur is belast met de uitvoering van de werkzaamheden, taken en bevoegdheden van het Gelders Archief die voortvloeien uit de behartiging van de belangen, bedoeld in artikel 2, derde lid, voor zover die uitvoering niet is opgedragen aan het algemeen bestuur, dagelijks bestuur of de voorzitter.

• 2 Het algemeen bestuur stelt voor de directeur een instructie vast.

• 3 Het dagelijks bestuur regelt de vervanging van de directeur.

• 1 De directeur staat het algemeen bestuur, het dagelijks bestuur en de voorzitter bij de uitoefening van hun taak terzijde. Hij is in de vergaderingen van het algemeen en dagelijks bestuur aanwezig en heeft daarin een adviserende stem.

• 2 Met inachtneming van artikel 14, derde lid, worden alle stukken, die van het algemeen of het dagelijks bestuur uitgaan door de directeur mede ondertekend.

Het overige personeel wordt in dienst genomen, geschorst of ontslagen door het dagelijks bestuur. Het dagelijks bestuur is bevoegd deze bevoegdheden aan de directeur te mandateren.

De rechtspositieregeling van de gemeente Arnhem, zoals deze thans luidt en in de toekomst na wijziging zal luiden, is op het personeel van overeenkomstige toepassing, tenzij het algemeen bestuur van het Gelders Archief een op onderdelen anders luidende regeling vaststelt. Een dergelijke afwijkende regeling behoeft de instemming van de centrales voor overheidspersoneel.

• 1 Gedeputeerde staten ontvangen tegelijk met de leden van het algemeen en dagelijks bestuur de agenda van de vergaderingen van het algemeen en dagelijks bestuur.

• 2 Een door gedeputeerde staten aan te wijzen ambtenaar kan, op uitnodiging, de vergaderingen van het algemeen of dagelijks bestuur bijwonen. In die gevallen heeft hij een adviserende stem.

Toetreding tot de regeling kan geschieden bij een daartoe strekkend gezamenlijk besluit van de raden van de gemeenten, de minister en de toe te treden bestuursorganen of rechtspersonen.

• 1 Uittreding uit de regeling kan geschieden door toezending van een daartoe strekkend besluit van de raad van één van de gemeenten of de minister.

• 2 Het algemeen bestuur regelt de gevolgen van de uittreding. De uittreding gaat in op de eerste dag van het jaar volgend op de datum waarin door de zorg van het dagelijks bestuur de bekendmaking van de uittreding in de Nederlandse Staatscourant is geschied.

• 3 De kosten van uittreding komen voor rekening van de uittredende partij.

Deze regeling kan worden gewijzigd bij besluit van de raden van de gemeenten en de minister gezamenlijk.

Deze regeling kan worden opgeheven bij besluit van de raden van de gemeenten en de minister gezamenlijk. Het algemeen bestuur stelt een liquidatieplan op dat voorziet in de verplichting van de raden van de gemeenten en de minister om alle rechten en plichten van het openbaar lichaam over de deelnemers te verdelen op een in het plan te bepalen wijze.

Deze regeling treedt in werking met ingang van de tweede dag na de dagtekening van de Staatscourant waarin zij wordt geplaatst.

Deze regeling kan worden aangehaald als: Regeling Regionaal Historisch Centrum `Gelders Archief'.